tugasdokumentasi ok

of 15 /15
TUGAS MANAJEMEN DOKUMENTASI KUNCI JAWABAN SOAL-SOAL DIKTAT DRS.TJARNO HADIYONO, MM NAMA : TUGIMAN NIM : 09101160053 SEMESTER : 7 TINGKAT SARTA 1 Tes Formatif 1

Author: mantugi

Post on 07-Aug-2015

129 views

Category:

Documents


1 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

TUGASMANAJEMEN DOKUMENTASIKUNCI JAWABAN SOAL-SOAL DIKTAT DRS.TJARNO HADIYONO, MM

NAMA : TUGIMAN NIM : 09101160053 SEMESTER : 7 TINGKAT SARTA 1

Tes Formatif 11. Apa yang dimaksud dengan konsep manajemen? 2. Sebutkan 3 macam pengertian manajemen dokumentasi menurut pendapat Mac Donough & Garret? 3. Jelaskan 2 macam kegiatan didalam fungsi planning dan jelaskan satu persatu? 4. Jelaskan dengan rinci tentang mata anggaran masukan dan mata anggaran keluaran? 5. Jelaskan konsep manajemen menurut pendekatan konsep 6 M? 6. Uraikan secara lengkap maksud konsep manajemen dengan pendekatan 5W +1H? 7. Jelaskan pengertian dokumentasi dalam arti sempit, luas, dank has? 8. Jelaskan perbedaan antara Visi dan Misi de4ngan uraian menurut pendapat anda? 9. Sebutkan macam-macam tujuan dan berikan beberapa contohnya? 10. Jelaskan perbedaan antara tujuan denga sasaran?

Jawaban :1. Konsep manajemen adalah suatu rencana aktivitas yang telah dibuat dan disepakati bersama untuk dijadikan pedoman dalam melaksanakan suatu pekerjaan dengan konsep 5W + H (What, Where, When, Who, Why, dan How) 2. Menurut Mac Donough & Garret dokumentasi yaitu: a) Dalam arti sempit : Semua data dan fakta dicatat b) Dalam arti luas : Semua data dan fakta sebagai produk karya kemudian dikumpulkan, dicatat, direkam, digolongkan jika masih belum lenggkap ditelusuri, disimpan, dan akhirnya didistribusikan kepada yang memerlukan. c) Dalam arti khas : mengandung unsur peristiwa, Pendapat seseorang, Pengalaman, Data penemuan baru, dan hasilnya dijadikan sebagai pengambilan keputusan 3. 2 kegiatan di dalam fungsi planning adalah kegiatan tujuan hal-hal yang masih umum mis: pembuatan gedung sekolah yang harus selesai dalam rempo waktu 1 tahun dan kegiatan sasaran (hasil yang ingin dicapai secara sepesifik) apa-apa yang dibutuhkan untuk sampai kepada tujuan umum/rencana umum mis: siapa yang mengerjakanya, jumlah tenaga kerja, jumlah bahan atau material, jumlah mesin, kebutuhan tenaga kerja(poangan, sandang, papan) untuk penyelesaian pembangaunan gedung sekolahan. 4. Mata anggaran masukan adalah jumlah dana anggaran yang ada dalam kas sedangkan mata anggaaran keluaran adalah jumlah dana anggaran yang digunakan dalam proses produksi. 5. Konsep 6 M yaitu: Man (manusia), Money (dana), Methode (caranya), Material (bahan), Machine (mesin/alat), Market (pasar) 6. Maksud pendekatan manajemen dengan pendekatan 5W + 1H yaitu : What : apa yang akan kita kerjakan Where : menunjukan tempat pekerjaannya When : menunjukan waktu kapan pengerjaannya Who : menunjukan siapa yang akan mengerjakaannya Why : menunjukan mengapa pekerjaan itu harus dikerjakan

How : menunjukan bagaimana cara pengerjaannya 7. Pengertian dokumentasi dalam arti sempit, luas dan khas menurut Mac Donough & Garret yaitu: Dalam arti sempit : Semua data dan fakta dicatat Dalam arti luas : Semua data dan fakta sebagai produk karya kemudian dikumpulkan, dicatat, direkam, digolongkan jika masih belum lenggkap ditelusuri, disimpan, dan akhirnya didistribusikan kepada yang memerlukan. Dalam arti khas : mengandung unsure peristiwa, Pendapat seseorang, Pengalaman, Data penemuan baru, dan hasilnya dijadikan sebagai pengambilan keputusan 8. Visi adalah tujuan yang diharapkan pada masa dating sedangkan misi adalah penjabaran dari visi atau cara-cara yang digunakan untuk mencapai tujuan 9. Macam-macam tujuan yaitu: Tujuan Jangka Panjang : tujuan yang ingin dicapai dalam jangka waktu lebih dari satu tahun anggaran. Tujuan Jangka Pendek : tujuan yang ingin dicapai dalam jangka waktu kurang dari satu tahun anggaran. Tujuan Jangka Menengah :tujuan yang ingin dicapai dalam tempo jangka waktu 6 bulan 10. Tujuan adalah sesuatu yang ingin kita capai melalui pendekatan waktu jangka panjang, pendek, menengah sedangkan sasaran adalah efektif dari tujuan dalam arti sesuai dengan tujuan awal.

Tes Formatif 21. 2. 3. 4. 5. Jelaskan pengertian dokumentasi menurut pendapat anda sendiri? Jelaskan ruang lingkup didalam manajemen dokumentasi? Jelaskan perbedaan antara data/fakta dengan informasi? Apa yang dimaksud dengan istilah dokumentalis Jelaskan perbedaan antara information service personal dengan information system personal? 6. Jelaskan peranan dokumentasi 7. Jelaskan aspek-aspek dalam dokumentasi 8. Jelaskan apa yang dimaksud dengan data administrative berikut contohnya 9. Jelaskan 6 dimensi dalam dokumentasi 10. Dalam Negara yang sedang dilanda krisis, dimensi mana saja yang sangat dan yang paling besar pengaruhnya, serta jelaskan menurut pendapat anda

Jawaban :1. Dokumentasi adalah suatu fakta baik berupa catatan tertulis dengan tangan, secara elektronik, gambar (foto), simbol-simbol kuno pada prasasti (batu), rekaman kaset video, dan benda-benda sejarah lainnya. Serta memiliki hubungan dengan kegiatan sosial, politik, budaya kehidupan manusia dan mempunyai kekuatan hukum secara sah dan dilindungi.

2. Ruang lingkup dokumentasi adalah segala kegiatan sosial, politik, budaya kehidupan manusia 3. Data/fakta adalah adalah suatu peristiwa/kenyataan yang dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya, sedangkan informasi adalah suatu laporan setelah melalui proses pengelolaan data/fakta atau dapat juga dikatakan informasi adalah kumpulan fakta-fakta atau data-data. 4. Dokumentalis yaitu orang yang bekerja di bidang dokumentasi 5. Information service personal adalah orang yang melayani tamu atau recepsionis. Sedangkan information sistem personal yaitu orang yang mengelola dokumentasi serta mempunyai keahlian dibidang komputerisasi baik sebagai programmer maupun sistem analist. Sehingga bias membuat analisa baik melalui variable independen maupun dependen serta dapat memberikan suatu kesimpulan. 6. Peranan dokumentasi yaitu ; sebagai alat bantu ingatan, bahan pembuktian, pengangambilan keputusan, sebaqgai barometer dalam organisasi (alat ukur) 7. Aspek-aspek dokumentasi yaitu: sebagai wadah, naskah atau kumpulan data, dan organisasi 8. Data administrative adalah data yang berhubungan dengan masalah administrasi atau ketata usahaan contohnya:Input 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Absen Siswa Nilai Siswa Kartu Alat KTP STNK Katalog STTB NPWP SIM Daftar menu makanan Ouput Daftar Kehadiran Buku Raport Inventarisasi Alat Jumlah Penduduk Jumlah pemilik kendaraan Jumlah Buku Perpustakaan Jumlah Tamatan Jumlah Wajib Pajak Jumlah Pengendara Jenis-Jenis Makanan

9. 6 dimensi dalam dokumentasi yaitu : 1. Dimensi lingkungan : personalia, keuangan dan saran. 2. Dimensi srategi : pelayanan, pelanggan, georafi, dan tujuan 3. Dimensi Program : administrasi, geografis, distribusi, promosi, produksi, dan pemasaran, mesin. 4. Dimensi Stuktural Organisasi : distribusi fungsi, proses komunikasi, dan authority atau kewenangan. 5. Dimensi perilaku : aspek prilaku, aspek hubungan antar individu, aspek prilaku antar kelompok, aspek hubungan antar kelompok. 6. Dimensi Teknologi : hadware dan sofware 10. Yang paling besar pengaruhnya yaitu: 1. Dimensi lingkungan : banyaknya PHK yang dilakukan oleh banyak Perusahaan 2. Dimensi Program : administrasi yang kacau balau , 3. Dimensi Prilaku : lebih mementingkan diri sendiri

Tes Formatif 31. Jelaskan apa yang dimaksud dengan laporan keuangan (Financial Statmen) 2. Sebutkan dokumen sumber menurut akuntansi serta jelaskan fungsinya masingmasing 3. Sebutkan jurnal menurut akuntansi serta jelaskan fungsinya masing-masing 4. Jelaskan tentang siklus akuntansi menurut pendapat anda sendiri 5. Apa yang dimaksud dengan surat berharga baik saham dan obligasi 6. Tanggal 1 september 1999 dibelki kendaraan dengan tunai Rp. 72.000.000,sedangkan umur ekonomisnya 10 tahun. Diminta berapa besarnya penyusutan kendaraan apa bila pembukuan per 31 Desember 1999 7. Apa yang dimaksud dengan Bank Garented dalam eksport dan import 8. Jelaskan pengertian tentang disago saham 9. Jelaskan tentang laporan arus kas (Cash Flow) 10. Jelaskan perbedaan antara chek dengan giro

Jawaban :1. Laporan keuangan (Financial Statement) adalah suatu laporan keuangan dari suatu lembaga biasanya terjadi pada perusahaan mengenai perkembangan bisnis selama satu priode 2. Dokumen sumber menurut akuntansi dibagi 2 yaitu : Berdasarkan sifatnya 1. Bukti internal dipergunakan oleh lembaga itu sendiri 2. Bukti eksternal dibuat dengan pihak luar Berdasarkan bentuk fisiknya : 1. Bukti kas masuk (Cash Recipt) 2. Bukti kas keluar (Cash Payment) 3. Nota Kontan (Notes) 4. Faktur (Invoice) 5. Nota Kredit (Credit Notes) 6. Bukti Memorial (memorandom) 3. Jurnal akuntansi adalah suatu buku harian yang harus dikerjakan setiap hari secara kronologis Fungsinya yaitu untuk mengetahui penerimaan kas, pengeluaran kas, penjualan, pembelian, memorial. 4. Siklus akuntansi yaitu: Dokomen Sumber Jurnal Buku Besar

Neraca Lajur Laporan Keuangan (lapooran Laba Rugi, Neraca, Laporan perubahahn Modal, Laporan Arus Kas)5. Surat berharga saham (Marketable Security/Share) adalah dokumen investasi atau surat bukti atas pemilikan modal didalam suatu perusahan dengan tujuan secar5a teratur setiap tahun memperoleh deviden sedangakan obligasi adalah dokumen investasi atau surat bukti meminjamkan sejumlah dana kepada perusahaan dengan tujuan secara rutin memperoleh interest dengan jumlah yang sama tanpa terpengaruh terhadap naik turunnya keuntungan perusahaan.

6.

(

)

7. Bank Garanted dalam ekspor dan import adalah proses jual beli barang antar Negara di mana pembeli dan penjual harus memiliki dana yang disimpan dibank negaranya masing-masing. 8. Disagio saham adalah selisih nilai nominal saham dengan harga jual saham dimana nilai harga jual saham lebih rendah dibandingkan dengan nilai nominal saham 9. Laporan arus kas (Cash Flow) adalah laporan tentang penerimaan dan pengeluaran kas, dari kegiatan oprasi perusahaan, investasi, financial dalam kurun waktu satu peroiode. 10. Chek adalah alat bayar yang berlaku dalam transaksi jual beli secara tunai yang diperoleh dari bank sedangkan giro adalah dokumen penimpanan sejumlah dana di bank dengan bunga yang akan diperoleh dalam kurun waktu tertentu

Tes Formatif 41. Jelaskan apa yang dimaksud dengan perpustakaan 2. Jelaskan apa yang dinamakan fikski serta contohnya 3. Apa yang dimaksud dengan non fiksi jelaskan 4. Apa yang dimaksud dengan audio visual berikut contohnya 5. Jelaskan istilah call number berilah satu buah contoh 6. Apa fungsi buku induk 7. Yahya Manurung, bagaimana cara melakukan indeks nama pengarang 8. Jelaskan tentang anotasi buku 9. Sebutkan satu persatu tentang perlengkapan perpustakaan 10. Apa fungsmi kartu peminjam buku.

Jawaban :1. Perfpustakaan adalah tempat koleksi sumber belajar ang meliputi buku fiksi dan non fiksi dan dilengkapi dengan alat bantu mengajar yang berupa audio visual. 2. Fiksi adalah buku-buku bacaan seperti cerita pendek (cerpen), cerita bergambar (cergam) dengan tujuan menghindarkan kesulitan dalam berfikir, atau menghindari (to escape) sehingga bias mengikuti jalan cerita. 3. Non fiksi adalah buku-buku yang bersi tentang ilmu pengetahuan dan teknologi, biografi yaitu menceritakan dirinya sendiri, referensi yaitu meliputi kamus, direktori/edisi (buku telephon), atlas, kliping, buklet. 4. Audiovisual adalah alat bantu seperti Transparansi, kaset, VCD, film, slide, disket, bola dunia, patung tubuh manusia berikut bagian-bagiannya dan lain-lain. 5. Call number adalah nomor panggilan buku yang terletak di punggung buku dengan nomor kode sebagai berikut: 6. Fungsi buku induk adalah untuk mengetahui nomor urut, judul buku, nama pengazzrang, penerbit, tahun terbitan, jilid, harga tanggal penerimaan. 7. Cara pengindekskanya menjadi Manurung Yahya

8. Anotasi buku adalah hampirsama dengan catalog tetapi ditambah dengan cerita ringkasan isi buku. 9. Perlengkan perpustakaan yaitu: Buku Induk Fiksi dan Non Fiksi, Buku Induk Audio Visual, buku Induk majalah, Buku Induk Koran, Buku Peminjaman. 10. Fungsi kartu peminjam buku adalah untuk mepermudah seseorang dalam meminjam buku

Tes Formatif 51. Jelaskan pengertian arsip 2. Jelaskan fungsi arsip 3. Jelaskan arsip menurut etimologi 4. Jelaskan pengertian arsip menurut terminology 5. Sebutkan 3 unsur pokok kearsipan 6. Apa bedanya antara file, record dan arcive 7. Jelaskan peran arsip 8. Bagaimana cara mengindeks tentang Prof.Dr.Joni Sihombing MM 9. Sebutrkan sistem penyimpanan arsip 10. Pengertian arsip menurut The Liang Gie

Jawaban :1. Arsip adalah suatu dokumen penting yang mengandung informasi, mengandung sejarah dan mempunyai nilai ilmiah. 2. Fungsi arsip adalah sumber informasi, sumber penelitian, sumber sejarah , sumber ingatan, dan sumber komunikasi. 3. Pengerftian arsip menurut etimologi yaitu bahasa belanda ARCHIEF Bahasa Inggris ARCHIVE yang berarti permulaan yang kemudian berkembang menjadiTA ARCHIA (catatan). ARCHEION berarti gedung pemerintahan, dalam bahasa latin ARCHIVUM atayu ARCHIUM yang berarti arsip. 4. Pengertian arsip menurut terminology adalah naskah yang dibuat oleh lem,baga Negara atau badan dalam bentuk dan corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan kegitan kebangsaan. 5. 3 unsur pokok kearsipan yaitu: 1. Naskah, atau kumpulan naskah 2. Wadah, gedung atau tempat 3. organisasi 6. Bedanya file, record, arcive yaitu; a. File (early archive) adalah arcive aktif yang masih terdapat di unit kerja dan masih selalu dipergunakan. b. Record (permanen file/in aktif) adalah arsip yang kegunaannya sudah menurun dalam proses kegiatan administrasi sehari-hari. c. Archive (permanent record yaitu arsip statis yang terdapat di arsip nasional atau daerah.

7. Peran arsip yaitu suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sisxtematis karena mem[punyai suaztu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepazt diemukan kembali. 8. D ( Joni Sihombing MM, Prof.Dr.) 9. Sistem penyimpanan arsip yaitu Sistem Abjad, Sistem Pokok Masalah atau Subyek, Sistem Nomor, Sisxtem Wilayah, Sistem Tanggal. 10. Menurut Thze Liang Gie arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat seacara cepat ditemukan kembali.

Tes formatif 61. 2. 3. 4. 5. Jelaskan apa yang dinamakan meusium Jelaskan jenis klasifikasi benda purbakala Jelaskan cara penyimpanan benda-benda tersebut Apa sebenarnya tujuan dari museum Jelaskan kenapa bangsa kita terhadap museum masih kurang mendapat perhatian baik dari organisasi maupun dari para individu 6. Perlengkapan apa saja yang diperlukan oleh meusium jelaskan? 7. Bagaimana pemeliharaan dan pengamanan benda purbakala yang berupa barangbarang perhiasan jelaskan 8. Buatlah denah museum yang baik menurut pendapat anda dan jelaskan maksud dari denah tersebut . 9. Bagaimana cara pengaturan terhadap pengunjung agar keselamatan dan keamanan bias di capai 10. Sebutkan meusium- meusium mana saja yang pernah anda ketahui

Jawaban :1. Museum adalah suatu organisasi baik pemerintah mamupun swasta yang melakukan koleksi dan pengelolaan tentang barang-barang yang memiliki nilai sejarah. 2. Klasifikasi benda purbakala yaitu 3. Cara penyimpanan benda-benda tersebut diletakan di tempat-tempat yang telah ditentukan berdasarkan sistem pengorganisasian Benda meusium yaitu berdasarkan Wilayah, Alphabet, Nomor, Penggolongan dan Jenis Benda Purbakala 4. Tujuan dari meusium adalah untuk mengenalkan hasil cipta ras karsa dan karya para pendahulu kita dimasa lampau 5. Sebab bangsa kita masih kurang mengerti tidak mau menghargai hasil kerja keras pendahulunya dan lebijh disibukan mencari nafkah untuk kebutuhan keluarganya dibandingkan berkunjung ke meusium. 6. Perlengkapan yang diperlukan oleh meusium adalah patung , keramik, peralatan perang dari berbagai Negara dan kerajaan nusantara, duplikat candi-candi; Peralatan kerajinan tangan misalnya tenun; berbagai macam perhiasan baik batu,

perunggu, emas, dan perak; Hasil budaya atau kesenian berupa ala-alat music, wayang kulit ahtau wayang golek dari kayu ; Berbagai macam peralatan dapur 7. Ditempatkan di tempat yang mudah diawasi dan diberi pengamanan sisitv serta terletak didalam kaca 8. Denah Museum Indonesia

Keterangan Denah: 1. Gedung Museum Indonesia 2. Bale Panjang 3. Bale Bunder 4. Bale Kambang 5. Bale Nyepi 6. Menara Air 7. Soko Tujuh 8. Kori Agung 9. Candi Bentar 10. Bale Bengong 11. Pintu Belakang 12. Pintu Timur 13. Loket Pintu Masuk 14. Kolam Air 15. Jembatan Situbanda 18. Jalan Setapak 19. Halaman Rumput Luas Bangunan Yang Disewakan Luas Tanah : 20.100 m Bale Panjang L = 12,80 m : P = 22,80 m

Sebuah ruangan tertutup dan full AC, dilengkapi dengan panggung kecil. Dapat digunakan untuk acara seminar, gathering, reuni, dan wedding. Memiliki kapasitas untuk 600 orang (berdiri) atau 200 orang (duduk) Bale Bundar : P = 13,48 m L = 13,40 m Sebuah ruangan terbuka. Dapat digunakan untuk acara seminar, gathering, reuni, dan wedding. Kapasitas menyesuaikan dengan kebutuhan. Soko Tujuh : 12,95 m Sebuah ruangan terbuka. Dapat digunakan untuk arisan, reuni, dll. Kapasitas 50 orang.

9. Menyediakan tour gate danperaturan-peraturan dalam musium 10. Museum Gajah, museum Fatahilah, museum Wayang, museum Batik, museum Monas, museum Satria Mandala, museum Pahlawan

Denah museum seni rupa dan keramik