Mata Kuliah : Model-Model Perusahaan Tugas : Otomasi Proses Bisnis QA PT. BEHAESTEX

1. Studi Kasus Quality Assurance (QA) PT. BEHAESTEXPT. BEHAESTEX Gresik ingin melakukan beberapa perubahan dan penerapan teknologi pada salah satu bagian proses perusahaan. Proses bisnis perusahaan yang ingin dirubah dan dilakukan peremajaan adalah bagian quality assurance (QA). Quality assurance bertugas untuk melakukan pengecekan dan pengontrolan produk baik sarung maupun garment yang dikirim dari bagian produksi. Proyek dilakukan pada pertengahan tahun 2010 dibawah pengawasan bagian EDP perusahaan, dan berlangsung selama 2 bulan. Tahap-tahap yang dilakukan selama melaksanakan proyek antara lain : a. Pengecekan alur kerja QA b. Melakukan analisa alur kerja QA dibawah pengawasan bagian EDP c. Otomasi proses bisnis QA d. Perancangan Design dan Mockup e. Pembuatan Aplikasi f. Implementasi Secara umum proses bisnis QA PT. BEHAESTEX sebelum dilakukan otomasi, sebagai berikut :

Gambar 1. Gambaran umum Proses Bisnis QA PT. BEHAESTEX

1

Model-Model Perusahaan

Mata Kuliah : Model-Model Perusahaan Tugas : Otomasi Proses Bisnis QA PT. BEHAESTEX

2. Proses Bisnis QA PT. BEHAESTEXProses bisnis QA pada perusahaan PT. BEHAESTEX pada awalnya masih mengandalkan para staff untuk melakukan pengecekan dan pendataan baik barang masuk dan keluar. Beberapa permasalahan akhirnya sering timbul baik kesalahan manusia maupun kesalahan teknis akibat semua proses masih dilakukan secara manual.

Gambar 2. Alur Proses Bisnis QA PT. BEHAESTEX

Alur proses QA dapat dilihat pada gambar 2. Pada gambaran alur tersebut terdapat 3 bagian dalam proses QA yang berperan penting sebelum dilakukan otomasi yaitu checking, quality control dan splitting. Setiap bagian memiliki peran dalam proses secara manual,

2

Model-Model Perusahaan

Mata Kuliah : Model-Model Perusahaan Tugas : Otomasi Proses Bisnis QA PT. BEHAESTEX

dikarenakan barang yang masuk dan keluar berjumlah ribuan dan pencatatan masih dilakukan secara manual. Pencatatan yang sering dilakukan oleh bagian QA antara lain pendataan barang, pengecekan barang, retur barang dan barang yang lolos quality control. Dari proses diatas, dapat diambil kesimpulan proses bisnis dapat dipermudah dan pekerjaan dapat dipercepat dengan penerapan sentralisasi data barang dan penerapan teknologi untuk mempercepat pengecekan barang dan pemisahan barang dengan sistem barcode.

3. Permasalahan sebelum Otomasi Proses Bisnis QASolusi otomasi yang dipilih perusahaan berfungsi untuk menata ulang dan memperbaharui alur kerja serta beberapa permasalahan yang sering terjadi, permasalahan tersebut antara lain : a. Data barang masuk dan keluar QA yang sering tidak sesuai. b. Kurang terkontrolnya produk yang lulus quality control dan yang diretur ke bagian produksi. c. Penumpukan pekerja/ staff yang bekerja pada tiap proses, tapi minim kontribusi kerja. d. Pencatatan manual yang mengakibatkan penumpukan data produk dan pendataan barang yang berulang.

Gambar 3. Alur Proses Bisnis QA PT. BEHAESTEX setelah Otomasi

3

Model-Model Perusahaan

Mata Kuliah : Model-Model Perusahaan Tugas : Otomasi Proses Bisnis QA PT. BEHAESTEX

4. Otomasi Proses Bisnis QAOtomasi yang dilakukan untuk memudahkan dan mempercepat proses pekerjaan pada bagian QA perusahaan, antara lain : a. Sentralisasi Data Barang b. Pengabungan staff pemisahan dan staff pengecekan barang menjadi checking barang c. Mempercepat proses pengecekan barang masuk dan keluar menggunakan sistem barcode d. Menghilangkan atau meminimalisasi pencatatan manual.

Otomasi Proses Bisnis QA PT. BEHAESTEXStaff Checking Simpan Data Barang Checking Barang Quality Control

Pendataan Barang

Pengiriman Barang Scan Lolos QC dan Retur Barang Mengecek Kualitas Barang Scan Data Barang Pengece kan Retur Barang Pemisahan Barang

Lolos QC Server

Lolos

Bagian Produksi Tidak Bagian Packing Penerimaan Retur Barang

Gudang

Pengiriman Retur Barang

Gambar 3. Gambaran Umum Otomasi Proses Bisnis QA PT. BEHAESTEX

5. Tantangan OtomasiTantangan yang dialami ketika penerapan proses otomasi, antara lain : a. Realisasi otomasi terkendala oleh pegawai yang belum biasa beralih ke sistem yang baru b. Pendataan ulang dan pengkodean baru setiap tipe produk. c. Banyak pegawai yang komplain karena dipindah ke bagian lain, imbas dari pengabungan dua bagian (staff pengecekan dan staff pemisahan barang) menjadi satu bagian (staff Checking Barang).Model-Model Perusahaan

4

Mata Kuliah : Model-Model Perusahaan Tugas : Otomasi Proses Bisnis QA PT. BEHAESTEX

6. Hasil OtomasiHasil yang telah dirasakan setelah proses otomasi, antara lain : a. Waktu pengerjaan pada proses QA jauh lebih cepat. b. Data produk tercatat dengan baik. c. Tidak ada pencatatan data barang ganda, baik pada bagian QA maupun bagian produksi. d. Mempercepat pengecekan barang yang diretur maupun yang masuk pada proses packing. e. Kinerja pegawai lebih teroptimalisasi, karena pengecekan dan pemisahan barang terpusat. f. Terjadi keseimbangan antara barang masuk dan barang keluar dari proses QA.

5

Model-Model Perusahaan

Mata Kuliah : Model-Model Perusahaan Tugas : Otomasi Proses Bisnis QA PT. BEHAESTEX

7. Lampiran Detail Rancangan Alur Kerja QA

6

Model-Model Perusahaan

Mata Kuliah : Model-Model Perusahaan Tugas : Otomasi Proses Bisnis QA PT. BEHAESTEX

7

Model-Model Perusahaan