Bagaimana menulis press release?

Menulis press release adalah aktivitas public relations agar organisasinya tetap eksis di media. Kelebihan press release adalah mampu menjangkau publik yang banyak dengan selembar tulisan sehingga menjamin konsistensi pesan. Namun dibalik kelebihan tersebut terdapat satu kelemahan bahwa cara seperti ini sudah terlalu sering dipakai. Wartawan sudah terlalu sering mendapatkan press release dan hanya sebagian kecil yang benar-benar digunakan.

Greener (1995) mengungkapkan bahwa sekitar 96 persen press release dibuang ke keranjang sampah. Beberapa alasan yang dikemukakan antara lain :

a. Kurang relevan

b. Disampaikan kepada pihak yang salah

c. Kurang nilai berita

d. Release terlalu terkesan menjual

Untuk itu sebelum menulis press release terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan ole PR yaitu :

a. Relevansi

Yaitu kualitas yang harus dibangun pada tahap memilih publikasi yang cocok. Tidak ada alasan yang membenarkan seorang PR untuk mengirimkan press release kepada Arab News yang mengabarkan jenis pie baru yang berbahan baku babi atau mengirimkan release kepada Eskimo News bahwa perusahaan anda menjual kulkas. Materi release harus relevan bagi pembaca yang dipilih atau release yang dibuat akan masuk ke keranjang sampah.

b. Nilai Pemberitaan

Agar release dimuat oleh media, maka cerita dalam release tersebut harus menarik perhatian pembaca. Memiliki relevansi langsung terhadap kepentingan mereka dan menyatakan sesuatu yang belum mereka ketahui.

c. Gaya Menulis

Gaya menulis yang baik bukanlah sesuatu yang dimiliki dalam sekejap. Penulisan kreatif bukan bakat yang mudah didapat pada masyarakat kita dan seni jurnalistik sangatlah sulit untuk dibangun. Untuk itu PR harus membiasakan diri untuk menulis. Ketekunan dalam menulis akan membentuk gaya tulisan PR yang menarik perhatian wartawan.

d. Menjual

Menjual bukanlah sebuah kata yang bisa diungkapkan secara jelas kepada wartawan. Kebanyakan wartawan menolak staf penjualan dan pemasaran yang terlalu antusias. Pembicaraan pemasar pada

umumnya terlalu melebih-lebihkan sesuatu. Karena itu jangan tergoda untuk memberikan seorang wartawan iklan, brosur, selebaran, alat promosi atau bahkan daftar harga yang terpisah.

Setelah mengetahui apa yang perlu dan apa yang tidak boleh dilakukan dalam membuat press release, maka selanjutnya PR harus mengetahui apa yang harus dilakukan agar press release yang telah dibuat dapat dimuat oleh media.

Pertama, buatlah sesingkat mungkin. Cobalah untuk menyingkat seluruh cerita, paling banyak delapan paragraf bahkan kalau memungkinkan lebih sedikit dari itu. Jangan takut untuk memotong bagian-bagian yang tidak perlu serta pengulangan kata dan frase.

Kedua, pastikan bahwa inti cerita terdapat pada paragraph pertama. Paragraph pertama harus tidak lebih dari dua kalimat dan merupkan ringkasan dokumen sehingga wartawan tidak perlu membaca lebih jauh lagi untuk mengetahui apakah dia harus memuatnya atau tidak.

Ketiga, jika menggunakan bahasa Inggris maka gunakan bahasa Inggris yang sederhana dan sering dipakai. Pembaca akan menyukai pendekatan secara langsung karena lebih jelas dan mudah dimengerti. Hindari kata-kata yang panjang.

Keempat, perhatikan layout. Selalu cantumkan judul dan tanggal pada bagian atas. Selalu ketik dengan spasi satu setengah atau dua. Pakailah marjin yang lebar untuk memberi ruang catatan. Pastikan nomor telepon tertulis dengan jelas.

Kelima, gunakan kutipan untuk meningkatkan kredibilitas. Akan tetapi jangan gunkan di awal paragraf. Kutipan ditambahkan pada akhir paragraf.

DASAR-DASAR PENULISAN NASKAH PUBLIC RELATIONS

Penulisan Press Release (Siaran Pers)

Pada suatu saat, ada kebutuhan untuk memberitahu khalayak tentang kejadian atau perkembangan baru, menyangkut institusi tempat kita (public relations) bekerja atau insitusi yang kita wakili kepentingannya (klien). Pada waktu yang lain, mungkin saja ada sesuatu yang baru yang harus diperkenalkan kepada orang banyak, boleh jadi produk baru mungkin pula suatu institusi yang baru dibentuk, peraturan yang baru diberlakukan, atau seseorang yang perlu diperkenalkan kepada publik. Bantuan wartawan dan medianya kerapkali dibutuhkan untuk meluruskan informasi yang tersiar secara resmi tetapi mengandung kekeliruan atau ketidakjelasan. Bahkan besar kemungkinan, bantuan wartawan dan media massa menjadi penting karena ada bantahan yang harus disiarkan setelah di lingkungan khalayak beredar informasi yang tersiar secara resmi namun sama sekali salah, atau membantah serta meluruskan rumor yang mengandung ketidakbenaran. Wartawan dan media massa sering juga “dipergunakan” sekadar untuk membuat agar publik tetap tahu akan keberadaan suatu insitusi, menjaga citra dan kredibilitas.

Jadi, tujuan pembuatan siatan pers adalah sebagai berikut:

• Memberitahu khalayak tentang kejadian atau perkembangan baru

• Memperenalkan sesuatu yang baru kepada orang banyak

• Meluruskan informasi yang tersiar secara resmi tapi mengandung kekeliruan atau ketidakjelasan.

• Membantah atau meluruskan rumor yang mengandung ketidakbenaran

• Membuat agar publik tetap tahu akan keberadaan suatu institusi, atau manjaga citra dan kredibilitas.

Contoh: (Lihat bahan fotocopy dari Soemirat)

Penulisan press release ini menggunakan rumus Piramida Terbalik. Maksudnya bagian yang paling penting diletakkan di bagian awal tulisan. Semakin ke bawah semakin kurang penting isinya yang biasanya merupakan pelengkap berita utama saja..

Contoh Siaran Pers

PEMBUKAAN ABN AMBRO BANDUNG (Judul)

1). Paragraf 1: Pembukaan ABN ANBRO Bank (What) di Bandung (Where) dilakukan hari ini (15 Okt) (When) oleh Bapak Karma Swanda ata nama Gubernur Jawa Barat (Who) didampingi Duta Beasr Kerajaan Belanda dan Wakil Presdir ABN AMRO Bank untuk Asia, Australiadan Afrika. Bank telah memberikan perangkat jasa-jasa perusahaan selama hampir satu tahun (Why), sekarang bank melayani perangkat penuh jasa-jasa perorangan dan peruahaan (How).

Catatan: Paragraf pertama ini adalah LEAD (kepala tulisan) dari keseluruhan tulisan. Di dalamnya terkandung 5W + 1 H.

2). Paragraf 2: ABN MRO Bank adalah salah satu bank. dstnya. . . .

3). Paragraf 3: Gedung bank yang baru di Jalan Jawa dstnya. . . . . . .

Cara Menulis Press Release

Press Release, siaran pers, atau rilis adalah informasi –biasanya berupa naskah berita– yang dibuat oleh Public Relations (PR) atau Hubungan Masyarakat (Humas) suatu organisasi, perusahaan, atau instansi yang disampaikan kepada media massa untuk dipublikasikan dalam media massa tersebut.

Teknik penulisannya sama dengan penulisan naskah nerita. Dengan kata lain, naskah siaran pers sama dengan naskah berita berita –khususnya berita langsung (straight news).

Rilis –sebagaimana berita—berisi fakta atau rekonstruksi peristiwa dengan kandungan elemen berita 5W+1H: What (Apa yang terjadi), Who (Siapa pelaku atau orang yang terlibat dalam kejadian itu), Why (Kenapa hal itu terjadi), When (Kapan kejadiannya), Where (Di mana terjadinya), dan How (Bagaimana proses kejadiannya).

Rilis pun mesti mengandung News Values atau nilai berita (aktual, faktual, penting, dan menarik) sehingga layak muat (fit to print).

Struktur tulisannya terdiri dari judul (head), teras berita (lead), dan isi berita (body).

Prinsip penulisan rilis mengedepankan fakta terpenting (model piramida terbalik, inverted pyramid) serta tidak mencampurkan fakta dan opini.

Teknik Penulisan

Judul berita harus kalimat lengkap, minimal Subjek + Predikat, dan menggunakan kalimat aktif.

Teras sebaiknya mengedepankan subjek/pelaku –who does what; siapa melakukan apa, kapan, di mana, kenapa, dan bagaimana; isi berupa penjelasan unsur why dan how.

Tips

• Pelajari gaya bahasa media yang menjadi target pengiriman rilis.

• Tulislah siaran pers dengan gaya media tersebut.

• Pilih judul yang positif (aktif), bukan pasif.

• Paragraf pertama (lead) harus jelas dan ringkas.

• Gunakan bahasa jurnalistik –ringkas dan lugas, kalimat dan paragraf pendek-pendek, hindari anak kalimat.

• Tulislah fakta & data saja, bukan opini/pandangan.

• Ketiklah hanya pada satu sisi kertas.

• Selalu beri tanggal.

• Selalu cantumkan nama kontak dan nomor telepon bagian akhir naskah.

• Gunakan kertas surat resmi & cantumkan label “Siaran Pers” di bawah logo/sebelum naskah.

• Pelajari editorial policy, frekuensi penerbitan, tanggal/tenggat terbit, deadline, daerah sirkulasi, serta jangkauan dan segmen pembaca.

• Teknis pengiriman rilis bisa melalui mail, faks, pos, bisa ditujukan kepada wartawan yang sudah dikenal, dan jangan lupa kofirmasi via telepon

Press Release, Bukan Berita Biasa.

Oleh L.R. Baskoro

Pada dasarnya press release (siaran pers) adalah sebuah berita. Tapi, berbeda dengan berita pada umumnya, press release memiliki tujuan-tujuan tertentu. Ia dibuat oleh sebuah organisasi, oleh tim –misalnya Divisi public relation- dengan tujuan tertentu. Karena itu bisa disebut sifatnya tidak netral –subyektif. Dengan demikian, pers release memang “bukan berita biasa.” Tujuan press release, antara lain, adalah: memberi informasi baru (produk, promosi, kebijakan, keputusan dll), mengklarifikasi suatu hal, dan membentuk pencitraan (perusahaan, lembaga, maupun perorangan).

Memberi informasi baru, misalnya, mengabarkan terjadinya perubahan dalam struktur Direktorat Jenderal Anggaran

Mengklarifikasi, misalnya, memberi informasi hal yang benar atas suatu pemberitaan yang dinilai tidak benar dan merugikan –termasuk yang belum beredar di media resmi (Tapi sudah ramai diperbincangkan, misalnya, lewat facebook, twitter dll).

Pencitraan, misalnya, memberitakan kegiatan atau aktivitas perusahaan, lembaga dalam kegiatan sosial sehingga diketahui publik dan positif di mata publik.

Karena pada dasarnya press release adalah sebuah berita, maka kaidah-kaidah press release juga mengikuti “kaidah universal” berita. Dia mesti memiliki unsur 5 W (What, Where, When, Why, Who) dan 1 How. Yakni, apa yang terjadi (What); di mana peristiwa itu terjadi (Where); kapan peristiwa itu terjadi (When); Kenapa bisa terjadi (Why); Siapa saja yang terlibat dalam peristiwa itu (Who), dan bagaimana runtutan detail kejadiannya (How).

Tanpa mengikuti kaidah ini, maka sebuah press release bisa gagal dalam memenuhi tujuannya. Ia gagal karena tidak memenuhi syarat berita.

Membuat Press Release Tepat Sasaran

1. Identifikasi Sasaran dan Media

Pembuat press release mesti mengidentifikasikan kepada siapa siaran pers tersebut akan disampaikan. Kepada media jenis apa saja siaran press diharapkan dimuat (cetak, online, televisi, majalah dll). Pada hari apa, pekan apa, bulan apa, siaran press itu diharapkan akan muncul. Semua identifikasi “peta media” ini akan membuat tujuan pembuatan press release lebih mudah tercapai.

Dengan identifikasi media ini, misalya, tim PR, jika perlu, bisa membuat strategi pemberitaan. Apakah serentak dimuat, sambung menyambung dsb? Dengan demikian bisa dirancang pula, apakah undangan atau pertemuan (press conference) dilakukan bersamaan dengan semua media, dibedakan berdasarkan jenis media dan sebagainya, kendati tujuannya sama: menyebarkan informasi dari sisi perspektif perusahaan/lembaga.

2. Isi Press Release

Siaran pers yang bagus, pertama-tama ia harus clear/jelas dan menarik. Jelas dalam pengertian menyangkut, informasi yang diberikan (angka, urutan peristiwa, nama narasumber kompeten, tata bahasa baik dan efektif, alinea yang tidak bertele-tele) dan menarik, dalam arti masalah yang disampaikan, dan teknik penulisan. Pengertian menarik di sini juga berkaitan dengan “nilai sebuah berita” yakni menyangkut: pertama kali terjadi, angka atau suatu jumlah yang besar, nama besar, lembaga, pertama kali terjadi, unik dll.

Karena itu, sebelum membuat press release, tim penulis mesti merumuskan masalah yang akan disampaikan, sumber-sumber yang diwawancarai untuk “menguatkan” isi press release, dan data-data yang disampaikan. Sebelum diedarkan isi press release mesti dicek berkali-kali, baik isi, data, kalimat per kalimat, istilah-istilah, dan nama narasumber agar tidak terjadi kekeliruan sekecil apa pun.

3. Format Press Release

Press release sebaiknya dibuat dengan format hardnews atau pemberitaan dengan sistem piramida terbalik. (Unsur berita paling penting berada dalam alinea paling atas, dan semakin ke bawah berisi informasi tambahan).

Dengan format ini, maka memudahkan media untuk memangkas tanpa menghilangkan esensinya jika press release itu dinilai terlalu panjang. Press release sebaiknya ringkas, maksimal 1 sampai 1, 5 halaman dan jika ia dibagikan kepada wartawan lebih baik dibuat dalam dua spasi dengan tujuan memudahkan dan memberi ruang wartawan memberi catatan atas data-data yang disampaikan dalam press release tersebut.

Judul sebuah press release mesti menarik, tapi tidak bombastis, dan sebaiknya tidak lebih dari tiga atau empat kata. Cantumkan pula dalam press release tersebut, siapa yang dihubungi jika ada pertanyaan lebih lanjut (dari tim PR) atau telepon narasumber penting, atau juga rujukan (situs berita, buku dsb) jika media memerlukan informasi atau hal-hal yang berkaitan dengan isi press release tersebut.

4. Menyampaikan Press Release.

Press release bisa disampaikan dengan mengirimkan langsung ke media yang dituju, menggelar pertemuan (jumpa pers) atau gabungan keduanya. Hal yang harus diperhatikan: waktu pertemuan/jumpa pers. Jika jumpa pers, sebaiknya pagi hari dengan waktu yang tidak panjang dan narasumber yang kompeten pasti hadir.

Dalam keadaan tertentu, sebuah lembaga kadang harus mengeluarkan press release dan tak mungkin mengundang wartawan. Dalam kondisi demikian, yang terpenting press release tersebut dikirim beberapa jam sebelum tenggat (deadline) media tersebut dan dipastikan telah diterima media bersangkutan.

5. Hal-hal terlarang

Ada sejumlah hal-hal yang mesti dihindarkan berkaitan dengan pembuatan siaran pers atau jumpa pers ini. Antara lain:

(a) Jika press release dikirimkan via faks atau email, pastikan nama media sesuai yang dituju (jangan sampai tertulis Kompas dikirim ke Koran Tempo). Jika mengenal wartawannya, tujukan pula khusus pada wartawan tersebut.

(b). Jika jumpa pers diadakan di luar kantor, pilih tempat yang mudah dijangkau wartawan.

(c). Jangan membeda-bedakan wartawan atau media. Terkenal, terkemuka atau tidak, perlakukan sama

(d). Tepat waktu dan jangan molor.

(e). Hindari pembicaraan satu arah, biarkan terjadi tanya jawab

(f). Hindari jawaban No Comment!

(g). Jika wartawan menanyakan hal di luar materi jumpa pers dan tidak ingin dijawab saat itu, sampaikan dengan bijak, misalnya, “nanti setelah acara ini saya sampaikan.”

(h). Jangan membatasi wartawan yang datang atau mengusir wartawan yang tidak diundang. Selama ia jelas dari media dan memiliki kepentingan atas informasi itu persilakan masuk. Jika bukan media, katakan ini khusus untuk media.

(i). Jangan lakukan jumpa pers mendadak, kecuali keadaan darurat dan itu mesti diterangkan dengan bertatap muka. ***