PENDAHULUAN

Sebagai seorang profesional saya dituntut memberikan kontribusi pemikiran, untuk

merumuskan beberapa hal kritikal, berkaitan dengan strategi bisnis dan sistem informasi

dari organisasi kerja tempat aya bekerja. Untuk itu saya melakukan pengamatan

(investigasi) untuk mengidentifikasi beberapa hal antara lain :

1. Siapa saja pelanggan yang memerlukan produk atau layanan jasa dari

instansi anda

2. Siapa saja pesaing yang memiliki kegiatan bisnis sejenis.

3. Jelaskan keunggulan mereka dibanding perusahaan/instansi anda

4. Apakah Visi, Misi dan Tujuan Organisasi ?

5. Jelaskan sejauh mana perusahaan anda telah memberdayakan sistem

informasi, untuk keunggulan bisnis dan produk/layanan yang dihasilkan.

6. Identifikasi aset Teknologi Informasi (hardware, software, data dan jaringan

komputer/telekomunikasi)  yang dimiliki oleh perusahaan anda. Apakah aset

tersebut telah dimanfaatkan secara baik (optimal) untuk membantu pencapaian

tujuan perusahaan/organisasi

TUJUAN DAN MANFAAT

Makalah ini dibuat untuk mengetahui sejauh mana peran serta teknologi informasi

dalam membantu perusahaan menjalankan usaha dan strategi bisnisnya. Selain itu untuk

melihat sejauh mana pengguna teknologi informasi itu digunakan secara maksimal dan

tujuan lainnya sebagai salah satu tugas yang harus dipenuhi dalam perkuliahan program

MAKSI.

Tulisan ini saya buat semoga bermanfaat bagi para pembaca, terlebih khusus bagi

pihak manajemen perusahaan sebagai masukan-masukan dalam mengambil kebijakan

untuk masa yang akan datang

PEMBAHASAN

Saya menncoba melakukan pengamatan dan investigasi didalam perusahaan untuk

mengetahui dan menjawab pertanyaan-pertanyaan di atas, yang antara lain :

1.  Siapa saja pelanggan yang memerlukan produk atau layanan jasa dari instansi anda?

PT. Vision Indonesia adalah salah satu dari sekian banyak perusahaan yang

bergerak di bidang alas kaki atau sepatu dan sandal. Perusahaan ini tidak membuat sepatu

atau sandal dengan merek sendiri melainkan hanya mengerjakan sepatu dan sandal

berdasarkan pesanan dari buyer/ mereka yang memiliki merek sendiri. Perusahaan ini

tergolong perusahaan manufaktur karena perusahaan ini mampu membuat dan mengolah

produk dari bahan mentah menjadi barang jadi, walau demikian perusahaan ini terkadang

seperti perusahaan jasa yang cenderung hanya menerima pengerjaannya saja. Produk yang

dihasilkan tidaklah dipasarkan langsung kepada pemakai akhir selaku konsumen,

pelanggan yang memerlukan layanan jasa dan produk PT. Vision Indonesia antara lain :

a. Carvil Abadi, salah satu merek sepatu dan sandal yang besar di Indonesia, mereka

adalah pelanggan paling lama dan paling setia menggunakan jasa perusahaan ini.

b. Hitec, perusahaan sepatu sekaligus pemegang merek yang sama. Pelanggan kami

ini memasarkan produknya di luar negeri, dengan kata lain barang kami ini kami

ekspor ke beberapa negara dimana HITEC memiliki kantor-kantor perwakilannya.

c. GFI, perusahaan sepatu dengan merek sepatu ”EAGLE” sebagai salah satu

pelanggan yang memasarkan barangnya di dalam negeri.

2. Siapa saja pesaing yang memiliki kegiatan bisnis sejenis

Banyak pesaing yang memiliki atau menjalankan kegiatan bisnis sejenis, mulai dari

pesaing yang tergolong besar, sama dengan perusahaan kami saat ini, sampai pada

perusahaan yang lebih kecil dari kami. Adapun beberapa pesaing tersebut digolongkan

dalam beberapa kelompok antara lain :

A. Pesaing yang kapasitasnya lebih besar

Pesaing ini lebih besar dalam banyak hal, mulai dari kapasitas produksi, luas lahan

usaha, besarnya modal kerja, jumlah karyawan. Mereka itu antara lain :

1. PT. KMK Global Sport, selain luasnya area usaha hingga mempunyai 2

pabrik yang berlokasi di sekitar Tangerang dan 1 parik yang berlokasi di

Sukabumi. Jumlah karyawannya pun mencapai puluhan ribu, dan didukung

dengan mesin-mesin yang cukup banyak dan berteknologi tinggi.

2. PT. Nikomas, Perusahaan ini dipercaya pihak ADIDAS untuk mengerjakan

brand yang mereka miliki, sehingga setidaknya ada jaminan kelangsungan

order yang banyak dan berkesinambungan.

3. PT. ADF, perusahaan yang berada di Balaraja, Tangerang ini juga

merupakan pesaing kami yang besar dan telah lama berdiri, dan ordernya

yang melimpah membuat perusahaan baru saja selesai membuat anak

perusahaan di daerah Legok, Tangerang.

4. PT. Poong Won, perusahaan ini walaupun merupakan salah satu pesaing,

namun kami pernah mendapatkan order dari mereka, dikarenakan kapasitas

mereka yang terbatas pada saat itu.

B. Pesaing yang kapasitasnya hampir sama

Pesaing dengan golongan ini memiliki kapasitas dan kemampuan yang hampir

atau bahkan sama dengan perusahaan kami, perusahaan tersebut antara lain ;

1. PT. Mulia Jaya Sentosa, perusahaan ini saat ini merupakn rekanan kami

untuk mengerjakan beberapa order kami karena kerterbatasan kapasitas

produksi kami saat ini.

2. PT. Simko Prima, sebagai salah satu perusahaan yang pernah mendapatkan

kepercayaan dari pihak ADIDAS dalam mengerjakan ordernya, perusahaan

ini mulai meningkat.

3. PT. Cahaya, perusahaan ini juga menjadi rekanan pihak CARVIL ABADI

untuk mengerjakan produk-produknya. Sehingga persaingan dengan

perusahaan ini cukup ketat, termasuk dari segi kualitas dan kuantitas

produksinya.

C. Pesaing yang kapasitasnya dibawah kami.

Dua kelompok pesaing diatas menjadi fokus perhatian yang cukup besar, walau

demikian kelompok pesaing yang satu ini juga tidak boleh dianggap remeh, karena

mereka bisa saja mengimbangi bahkan mendahului kami disuatu saat nanti.

Perusahaan tersebut antara lain :

1. PT. Tuin Abadi, dari segi kapasitas perusahaan ini masih tergolong kecil,

mereka hanya bisa menerima pesanan produk sepatu atau sandal setengah

jadi. Perusahaan ini belum bisa membuat produk jadi karena keterbatasan

modal dan mesin, walau demikian kami sampai saat ini memberikan

sebagian order pada mereka.

2. PT. Gunung Mutiara, perusahaan ini juga menjadi subcont dari perusahaan

kami. Mereka mengerjakan produk setengah jadi dan kami

menyelesaikannya menjadi barang jadi berupa sandal atau sepatu.

3. Jelaskan keunggulan mereka dibanding perusahaan/instansi anda

Untuk perusahaan yang memiliki kapasitas lebih besar dari perusahaan kami,

mereka memiliki banyak keungguluan seperti :

a. system material handling yang sudah terorganisir dengan baik, sehingga

mendukung kecepatan dalam penyediaan bahan, barang dan persediaan

lainnya. System tentunya telah mereka lengkapi dengan tenaga kerja yang

kompeten serta dukungan teknologi informasi, seperti hardware yang

memadai, software inventory yang baik (ERP)

b. kapasitas produksi mereka yang besar yang mampu menerima order yang

besar, mesin-mesin mereka baru dan lebih bersih sehingga menjadi daya

tarik tersendiri bagi buyer untuk memberikan atau menambah jumlah

ordernya.

4.  Apakah Visi, Misi dan Tujuan Organisasi ?

Visi dan misi perusahaan adalah merupakan suatu tujuan, harapan atau cita-cita

yang ingin dicapai sebuah perusahaan dimasa yang akan datang. Menentukan visi dan misi

sama artinya dengan menentukan mutu dalam bentuk program dalam setiap fungsi

organisasi. Dengan adanya visi dan misi perusahaan diharapkan mampu menjadi haluan

kerja setiap departemen dan memicu semangat seluruh karyawan perusahan untuk dapat

mencapai tujuan organisasi dengan lebih cepat, mudah dan tepat. Visi dan misi perusahaan

juga berperan sebagai acuan atau pedoman dalam setiap pengambilan keputusan dalam

perusahaan. Dengan harapan setiap keputusan dan tindakan dalam perusahaan memiliki

satu tujuan yang jelas dan khusus seperti yang tertuang dalam Visi dan Misi Perusahaan.

Adapun visi dan misi PT. Gamsaro Indonesia adalah sebagai berikut :

a. Visi : Menjadi perusahaan jasa pembuatan alas kaki yang besar dan

bermutu.

b. Misi : Melayani permintaan pengerjaan alas kaki secara

berkesinambungan dari perusahaan-perusahan sepatu yang besar

di seluruh wilayah Indonesia.

Sesuai dengan tujuan awal PT. Gamsaro Indonesia dibuat adalah untuk

menampung kapasitas yang berlebih dari perusahaan induknya, sehingga perusahaan ini

juga dapat menampung order-order dari perusahaan lainnya baik yang kapasitas

produksinya berlebih maupun yang tidak berlebih.

5.  Jelaskan sejauh mana perusahaan anda telah memberdayakan sistem informasi, untup

keunggulan bisnis dan produk/layanan yang dihasilkan.

Perusahaan saat ini telah memberdayakan layanan email lebih optimal, sehingga

informasi-informasi itu bisa dengan cepat diketahui oleh bagian-bagian yang

memerlukannya, dibanding dengan beberapa tahun lalu, informasi dan pelaporan yang ada

di lakukan secara manual sehingga sering terjadi keterlambatan informasi.

Banyak divisi yang telah dilengkapi dengan perangkap computer untuk membantu

pengolahan data hasil produksi, hal ini membantu pembautan laporan yang akurat, cepat

dan tepat guna.

Layanan messenger pun telah digunakan pada setiap perangkat computer sehingga

hal ini mendukung komunikasi yang cepat dan efektif, juga memberikan efisiensi

penggunaan telepon karena bisa menggunakan voice call. Beberapa buyer kami pun

menggunakan layanan serupa, sehingga tidak hanya komunikasi internal saja yang efektif,

komunikasi eksternal pun bisa lebih baik dan lebih lancar, sehingga bila ada persoalan-

persoalan yang berhubungan dengan produksi bisa langsung ditangani. Tak hanya buyer,

pengecekan pengiriman barang, rencana produksi atau rencana pengiriman dari supplier-

supplier pun dapat langsung diketahui dengan menggunakan layanan email maupun

messenger.

Pengiriman gambar untuk contoh barang yang akan di order ke supplier pun

menjadi lebih mudah dan dapat mengurangi kesalahan pencocokan warwa (matching

color) karena mereka dapat melihat langsung, dan mencetak sendiri di tempat mereka,

demikian pula dengan menerima sampel dari buyer dan sebaliknya. Info, klaim, tagihan

dapat lebih cepat diinformasikan dan ditanggapi, sehingga keluhan-keluhan dari para

pelanggan/ buyer dan supplier dapat ditanggapi dengan cepat. Hal ini memberikan

keuntungan tersendiri dalam proses bisnis dan memberikan kepuasan bagi mereka.

6.  Identifikasi aset Teknologi Informasi (hardware, software, data dan jaringan

komputer/telekomunikasi)  yang dimiliki oleh perusahaan anda. Apakah aset tersebut telah

dimanfaatkan secara baik (optimal) untuk membantu pencapaian tujuan

perusahaan/organisasi (jelaskan jawaban anda)

Saat perusahan memiliki aset 30 unit komputer 5 unit notebook, 5 buah printer

deskjet, 3 buah printer laser, semuanya tiu digunakan untuk melakukan pengolahan data,

pembuatan laporan, dan lain sebagainya. Kebanyakan dari komputer tersebut masih

menggunakan software dan aplikasi yang standar, namun demikan untuk bagian akunting,

memiliki software pengelolaan laporan keuangan, software mudah penggunaanya dan

memberikan manfatat yang sangat baik. Pembuatan laporan keuangan menjadi semudah

membalikkan telapak tangan, tidak perlu lagi melakukan posting data yang biasanya

menimbulkan kekeliruan, ada data yang terlewat, atau ada yang salah posting. Dengan

software ini resiko kesalahan data menjadi berkurang, selama prosedur penjurnalannya

benar.

Ada juga seperangkat kamera CCTV yang dipasang di gedung produksi, kamera

pengawas ini memberikan manfaat dalam mengawasi pekerjaan di dalam gedung produksi,

sehingga pihak manajemen lebih mudah dalam menganalisa kendala yang ada karena dapat

dipantau sekaligus dalam satu layar. Kamera pangawas ini juga menjadi alat pengawas

terhadap pencurian yang terjadi baik terjadi saat jam kerja atau di luar jam kerja.

Bagian development juga memiliki sebuah software khusus, yaitu software untuk

menggambar pola sepatu berbagai ukuran lalu dihubungkan langsung dengan sebuah mesin

pemotong yang dinamakan mesin Crispin. Keberadaan hardware dan software berteknologi

tinggi ini sangat membantu bagain ini untuk memodifikasi pola-pola sepatu dengan cepat

dan dengan ukuran yang presisi.

Semua komputer sudah dihubungan satu dengan yang lainnya. Ada yang hanya

menggunakan jaringan lokal (local Network), ada juga yang menggunakan jaringan

internet. Jaringan lokal berguna untuk menggunakan printer bersama, berbagai data dalam

satu bagian atau antar bagian, dan untuk messenger lokal.

Saat ini penggunaan semua fasilitas yang mendukung sistem infomasi untuk kelancaran

usaha dan pengembangan strategi bisnis ini menurut saya belum semuanya digunakan

dengan optimal. Penggunaan fasilitas baik hardware dn software tadi harus diimbangi

dengan tenaga kerja yang mengusasi bidang atau alat tersebut. Pada kenyataan pengguna

alat tersebut belum begitu mahir menggunakan alat tersebut dan belum mahir

mengoperasikan software tersebut. Penggantian tenaga kerja karena turn over yang terjadi

menjadi salah satu penyebabnya, karena ketika pemakai yang sudah mahir menggunakan

alat tersebut ingin keluar atau mengundurkan diri, ilmu atau cara penggunaan alat tersebut

belum sempat diajarkan kepada penggantinya.

Belum adanya program pelatihan bagi pengguna baru juga menjadi hambatan

dalam mengoperasikan alat dan software khusus tadi. Pihak manajemen masih memandang

biaya untuk pelatihan mahal, sehingga metode yang digunakan adalah transfer ilmu secara

biasa.

Fasilitas seperti internet pun terkadang disalahgunakan, sehingga hasilnya tidak

maksimal, sering pegawai bermain internet pada jam kerja yang mengakibatkan

berkurannya kinerja pegawai tersebut. Penggunaan internet pada saat bersamaan oleh

beberapa pegawai juga mengakibatkan turunnya kecepatan internet terssebut sehingga

hubungan bisnis dengan buyer dan supplier terkadang terhambat karena adanaya gangguan

tersebut. Penggunaan secara bersamaan untuk tujuan kerja tidaklah menjadi masalah,

namun yang menjadi persoalan adalah digunakan untuk tujuan pribadi.

KESIMPULAN

Kondisi perusahaan saat ini sudah cukup bagus jika dibandingkan dengan

perusahan kecil yang menjalankan bisnis yang sejenis, karena penerapan teknologi

informasi untuk mendukung strategi bisnis sudah baik. Hal ini dibuktikan dengan

meningkatnya order dari buyer, sehingga kapasitas menjadi overload dan menggunakan

beberapa pasaing sebagai mitra dalam mengerjakan order tersebut.

Namun jika dibandingkan dengan perusahan sejenis yang lebih besar, masih ada

kekurangannya seperti pada program atau software untuk mengontrol persediaan /

inventory yang belum dimiliki perusahaan saat ini.

Penyimpangan yang membuat penggunaan fasilitas teknologi informasi belum

begitu maksimal, karena masih banyak yang menyalah gunakan fasilitas yang diberikan

perusahaa. Disamping itu tenaga kerja/ penggunanya masih ada yang belum mahir, oleh

karena itu penulis menyarankan agar diberikan pelatihan secra berkala terhadap pengguna

teknologi infomasi agar semua fasilitas tersebut dapat digunakan secara maksimal. Kedua,

pengawasan terhadap penggunaan fasilitas yang tidak sesuai untuk tujuan pekerjaan harus

lebih diperketat, bisa dengan pembatasan layanan menggunakan software tertentu, atau

juga diberikan sanksi bagi yang melanggar agar memiliki efek jera.