BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Persediaan merupakan bagian yang penting dalam manajemen operasi karena membutuhkan modal atau dana yang cukup besar. Dana mempengaruhi penyerahan barang barang pada para pelanggan. Pengaturan persediaan berpengaruh terhadap semua fungsi bisnis. Perusahaan yang sudah mapan dan maju biasanya sudah bisa mengatur manajemen persediaan untuk menunjang barang dan jasa yang mereka jual kepada perusahaan. Kadang jika perusahaan itu tidak bisa mengatur persediaannya entah itu produk mereka sendiri atau barang setengah jadi dan barang mentah kadang juga bisa menghambat proses dari pembuatan barang tersebut atau kadang juga bisa menghambat pelaksanaan jasa yang ditawarkan oleh perusahaan. Inilah mengapa manajemen persediaan atau Inventory Management itu penting. Maka dari itu penulis tertarik untuk membahas tentang ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN MEDAN. PERSEDIAAN PADA PERUSAHAAN INDAH TRASO

1

B. Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang tersebut di atas, maka rumusan masalah pada penelitian ini adalah : Bagaimana pengaruh persediaan terhadap service level permintaan barang jadi (paving block) di Perusahaan Indah Traso Medan. Bagaimana hubungan antara tingkat persediaan dengan biaya persediaan (inventory cost). C. Batasan Masalah Adapun batasan masalah pada penelitian ini adalah:

Data yang digunakan adalah data Bulan Januari sampai Desember 2010. Permintaan paving block diasumsikan berdistribusi normal. D. Tujuan Penelitian Tujuan umum yang diharapkan dari penelitian ini adalah menentukan model

pengendalian persediaan di dalam meningkatkan permintaan konsumen. Sedangkan tujuan khusus penelitian ini adalah :

Meramalkan jumlah persediaan paving blok pada masa yang akan datang berdasarkan permintaan pelanggan pada masa yang lalu.

Mencari solusi optimal dengan menggunakan model persediaan yaitu metode Continuous Review System (Metode Q). 2

Merancang model persediaan yang sesuai dengan kondisi Perusahaan Indah Traso Medan. E. Manfaat Penelitian Bagi perusahaan, manfaat penelitian ini adalah : Memberikan masukan pada perusahaan untuk mencari solusi optimal dalam hal

persediaan paving block. Dengan penelitian ini diharapkan dapat dijadikan informasi untuk bahan pertimbangan dalam penentuan kebijakan persediaan kedepan sehingga akan lebih efektif dan efisien. Bagi peneliti, manfaat penelitian ini adalah memperkaya konsep atau teori yang menyokong perkembangan ilmu pengetahuan, khususnya terkait dengan masalah pengendalian persediaan pada Perusahaan Indah Traso Medan. F. Sistematika Penulisan Adapun sistematika penulisannya adalah : BAB I PENDAHULUAN A. Latar belakang B. Perumusan Masalah C. Batasan Masalah D. Tujuan Penelitian 3

E. Manfaat penelitian F. Sistematika Penulisan BAB II BAB III BAB IV LANDASAN TEORI PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN PENUTUP

4

BAB II LANDASAN TEORI TEORI PENDUKUNG UMUM A. Persediaan Pengertian Persediaan Persediaan (inventory) dalam konteks produksi dapat diartikan sebagai sumber daya menganggur (idle resource). Sumber daya menganggur ini belum digunakan karena menunggu proses lebih lanjut. Yang dimaksud dengan proses lebih lanjut dapat berupa kegiatan produksi pada sistem manufaktur, kegiatan pemasaran pada sistem distribusi ataupun kegiatan konsumsi seperti pada sistem rumah tangga. Setiap perusahaan yang menyelenggarakan kegiatan produksi akan memerlukan persediaan bahan baku. Dengan tersedianya persediaan bahan baku maka diharapkan sebuah perusahaan industri dapat melakukan proses produksi sesuai kebutuhan atau permintaan konsumen. Selain itu dengan adanya persediaan bahan baku yang cukup tersedia di gudang juga diharapkan dapat memperlancar kegiatan produksi perusahaan dan dapat menghindari terjadinya kekurangan bahan baku. Keterlambatan jadwal pemenuhan produk yang dipesan konsumen dapat merugikan perusahaan dalam hal ini image yang kurang baik. Beberapa pendapat mengenai pengertian dari persediaan adalah :

5

a. Persediaan adalah segala sesuatu atau sumber daya-sumber daya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan baik internal maupun eksternal. b. Persediaan adalah bagian utama dari modal kerja, merupakan aktiva yang pada setiap saat mengalami perubahan. c. Inventory atau persediaan barang sebagai elemen utama dari modal kerja merupakan aktiva yang selalu dalam keadaan berputar, dimana secara terusmenerus mengalami perubahan. TEORI PENDUKUNG KHUSUS A. Alasan Diadakannya Persediaan Semua perusahaan yang melaksanakan proses produksi pada prinsipnya akan menyelenggarakan persediaan bahan baku untuk kelangsungan proses produksi dalam perusahaan tersebut. Beberapa hal yang menyebabkan suatu perusahaan harus menyelenggarakan persediaan bahan baku, adalah: a. Bahan yang akan digunakan untuk pelaksanaan proses produksi perusahaan tersebut tidak dapat dibeli atau didatangkan secara satu persatu dalam jumlah unit yang diperlukan perusahaan serta pada saat barang tersebut akan dipergunakan untuk proses produksi perusahaan tersebut. b. Apabila perusahaan tidak mempunyai persediaan bahan baku, sedangkan bahan baku yang dipesan belum datang maka pelaksanaan proses produksi dalam perusahaan tersebut akan terganggu. 6

c. Untuk menghindari kekurangan bahan baku tersebut, maka suatu perusahaan dapat menyediakan bahan baku dalam jumlah yang banyak. Tetapi persediaan bahan baku dalam jumlah besar tersebut akan mengakibatkan terjadinya biaya persediaan bahan yang semakin besar pula. B. Fungsi Persediaan Fungsi utama persediaan yaitu sebagai penyangga, penghubung antar proses produksi dan distribusi untuk memperoleh efisiensi. Fungsi lain persediaan yaitu sebagai stabilisator harga terhadap fluktuasi permintaan. Lebih spesifik, persediaan dapat dikategorikan berdasarkan fungsinya sebagai berikut : a. Persediaan dalam Lot Size Persediaan muncul karena ada persyaratan ekonomis untuk penyediaan (replishment) kembali. b. Persediaan Cadangan Pengendalian persediaan timbul berkenaan dengan ketidakpastian. Persediaan cadangan mengamankan kegagalan mencapai permintaan konsumen atau memenuhi kebutuhan manufaktur tepat pada waktunya. c. Persediaan Antisipasi Persediaan dapat timbul mengantisipasi terjadinya penurunan persediaan (supply) dan kenaikan permintaan (demand) atau kenaikan harga.

7

d. Persediaan Pipeline Sistem persediaan dapat diibaratkan sebagai sekumpulan tempat (stock point) dengan aliran di antara tempat persediaan tersebut. persediaan setengah jadi dan persediaan transportasi disebut persediaan pipeline. Persediaan pipeline merupakan total investasi perubahan dan harus dikendalikan. e. Persediaan Lebih Yaitu persediaan yang tidak dapat digunakan karena kelebihan atau kerusakan fisik yang terjadi. C. Jenis-Jenis Persediaan Persediaan dapat dikelompokkan menurut jenis dan posisi barang tersebut, yaitu : a. Persediaan bahan baku (raw material), yaitu persediaan barang-barang berwujud yang digunakan dalam proses produksi.. b. Persediaan komponen-komponen rakitan (purchased parts), yaitu persediaan barang-barang yang terdiri dari komponen-komponen yang diperoleh dari perusahaan lain yang dapat secara langsung dirakit atau diasembling dengan komponen lain tanpa melalui proses produksi sebelumnya. c. Persediaan bahan pembantu atau penolong (supplies), yaitu persediaan barangbarang yang diperlukan dalam proses produksi, tetapi tidak merupakan bagian atau komponen barang jadi.

8

d. Persediaan barang setengah jadi atau barang dalam proses (work in process), yaitu persediaan barang-barang yang merupakan keluaran dari tiap-tiap bagian dalam proses produksi atau yang telah diolah. D. Pengendalian Persediaan Pengertian Pengendalian Persediaan Pengendalian adalah suatu proses yang dibuat untuk menjaga supaya realisasi dari suatu aktivitas sesuai dengan yang direncanakan. Pengendalian bahan baku yang diselenggarakan dalam suatu perusahaan, tentunya diusahakan untuk dapat menunjang kegiatan-kegiatan yang ada dalam perusahaan yang bersangkutan. Keterpaduan dari seluruh pelaksanaan kegiatan yang ada dalam perusahaan akan menunjang terciptanya pengendalian bahan baku yang baik dalam suatu perusahaan. Pengendalian persediaan merupakan fungsi manajerial yang sangat penting bagi perusahaan, karena persediaan fisik pada perusahaan akan melibatkan investasi yang sangat besar pada pos aktiva lancar. E. Tujuan Pengendalian Pesediaan Pengendalian persediaan pada divisi yang berbeda memiliki tujuan yang berbeda pula. Adapun tujuan pengendalian persediaan adalah : a. Pemasaran ingin melayani konsumen secepat mungkin sehingga menginginkan persediaan dalam jumlah yang banyak.

9

b. Produksi ingin beroperasi secara efisien, hal ini mengimplikasikan order produksi

yang tinggi akan menghasilkan persediaan yang besar (untuk mengurangi setup mesin). c. Rekayasa (engineering) menginginkan persediaan minimal untuk mengantisipasi jika terjadi perubahan rekayasa/engineering. F. Model Pengendalian Persediaan 1. Model Persediaan Deterministik Untuk menentukan kebijaksanaan persediaan yang optimum, dibutuhkan informasi mengenai parameter-parameter berikut : a. Perkiraan kebutuhan b. Biaya-biaya persediaan c. Lead time Dalam model persediaan deterministik parameter-parameter yang berpengaruh terhadap sistem persediaan dapat diketahui dengan pasti. Rata-rata kebutuhan dari biayabiaya persediaan diasumsi diketahui dengan pasti. Lamanya lead time juga diasumsikan selalu tetap. Karena semua parameter bersifat deterministik maka tidak dimungkinkan adanya kekurangan persediaan. Salah satu model yang sangat popular di dalam sistem deterministik adalah model Economic Order Quantity (EOQ). Model EOQ ini merupakan dasar dari berbagai pengembangan metode-metode persediaan.

10

2. Model Persediaan Probabilistik Permasalahan dalam persediaan probabilistik adalah adanya permintaan barang tiap harinya tidak diketahui sebelumnya, informasi yang diketahui hanya berupa pola permintaannya yang diperoleh berdasarkan data masa lalu. Dalam sistem pengendalian persediaan bersifat probabilistik, terdapat 2 metode Order Point Policy (OPP) yaitu : a. Metode Q Pada metode ini persediaan dengan jumlah pemesanan tetap dan jarak waktu pemesanan selalu berubah-ubah. Pada metode ini pemesanan kembali dilakukan pada saat dimana persediaan mencapai suatu titik pemesanan kembali (reorder point). Beberapa yang perlu diperhatikan pada model Q adalah : Lot Order Economic adalah jumlah pembelian yang ekonomis untuk dilaksanakan pada setiap kali pesan. Persediaan keamanan (safety stock) adalah sejumlah bahan sebagai persediaan cadangan jika perusahaan berproduksi melebihi rencaha yang telah ditetapkan. Waktu ancang-ancang (lead time) adalah waktu yang dibutuhkan untuk memesan bahan sampai bahan tersebut tiba. Ciri-ciri pengendalian persediaan dengan metode Q adalah : Jumlah barang yang dipesan untuk setiap pemesanan adalah sama. Pemesanan kembali dilakukan apabila persediaan telah mencapai titik pemesanan kembali. 11

-

Besarnya reorder point sama dengan jumlah pemakaian selama waktu ancangancang ditambah dengan persediaan keamanan. - Interval waktu antara pemesanan tidak sama, tergantung pada jumlah barang persediaan. b. Metode P Pada metode ini sistem persediaan dengan jarak waktu pemesanan tetap, sedangkan

jumah bahan yang dipesan selalu berubah-ubah. Ciri-ciri pengendalian persediaan dengan metode P adalah : Jumlah barang yang dipesan tidak tetap tergantung pada jumlah persediaan di gudang. Interval waktu pemesanan tetap. Jumlah yang dipesan sama dengan persediaan maksimum dikurangi dengan persediaan yang ada di gudang, kemudian ditambah dengan permintaan yang diharapkan selama waktu ancang-ancang. Persediaan keamanan dilakukan untuk menghadapi fluktuasi kebutuhan dalam masa pemesanan. 3. Model Persediaan Stokastik a. Reorder Point Model (Q,r)

12

Pada sistem ini berdasarkan kebijaksanaan jumlah atau ukuran pemesanan (order) yang tetap dan periode waktu yang berbeda-beda. Prosedur utama dari sistem ini adalah kapan saja persediaan turun sampai titik pemesanan kembali (reorder point), maka sebuah pemesanan secara otomatis ditempatkan dengan jumlah atau ukuran yang tetap. Jadi masalah pokok pengendalian persediaan dengan Reorder Point Model adalah bagaimana menentukan titik pemesanan kembali dan menentukan jumlah atau ukuran persediaan (Q) yang optimal. Penentuan titik pemesanan kembali (reorder point) mencakup penentuan persediaan pengamannya (safety stock). b. Periodic Review Model (R, T) Sistem pengendalian ini merupakan sistem pengendalian persediaan yang didasarkan kebijaksanaan periode waktu pemesanan yang tetap tetapi dengan jumlah atau ukuran pemesanan yang bervariasi, yang dihitung dengan mengurangi secara langsung jumlah persediaan yang ada dari jumlah persediaan sebelumnya yang telah ditentukan atau dengan perkataan lain sejumlah pesanan akan ditempatkan untuk membawa posisi persediaan atau sejumlah persediaan sampai ke posisi R yang telah ditentukan. Jadi masalah pokok pada sistem ini adalah bagaimana menentukan periode atau jangka waktu antar pemesanan yang optimal dan menentukan berapa jumlah persediaan yang diinginkan pada awal siklus (R) yang optimal. -Kebijakan-kebijakan Metode Q Bahan yang tersedia dalam menjamin kelancaran proses produksi dan biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan adalah seminimal mungkin, maka tindakan yang perlu 13

dilakukan adalah menentukan Economic Order Quantity (EOQ), Safety Stock (SS), Reorder Point (ROP), Average Inventory Level, Order Quantity, dan Total Cost (TC). a. Menentukan jumlah bahan baku yang ekonomis (EOQ) Setiap perusahaan industri, dalam usahanya untuk melakukan proses produksinya yaitu dengan melakukan pembelian. Dalam melakukan pembelian bahan baku yang harus dibeli untuk memenuhi kebutuhan selama satu periode tertentu agar perusahaan tidak kekurangan bahan baku dan juga bisa mendapatkan bahan tersebut dengan biaya seminimal mungkin. Biaya-biaya yang timbul sehubungan dengan adanya pembelian dan persediaan bahan baku (carrying cost dan ordering cost) setelah dihitung maka dapat ditentukan jumlah pembelian yang optimal atau disebut EOQ, yaitu jumlah kuantitas bahan yang dapat diperoleh dengan biaya minimal atau sering dikatakan sebagai jumlah pembelian yang optimal. Pembelian dalam jumlah yang optimal ini untuk mencari berapa jumlah yang tepat untuk dibeli dalam setiap kali pembelian untuk menutup kebutuhan yang tepat ini, maka akan menghasilkan total biaya persediaan yang paling minimal. Perbaikan produktivitas sehubungan dengan persediaan bahan terletak pada upaya penurunan biaya yang timbul karena persediaan. Biaya yang timbul karena persediaan terdiri dari : 1. Biaya pengadaan (ordering cost) 2. Biaya penyimpanan (carrying cost) per unit. 3. Biaya kehilangan, kerusakan dan biaya alternatif.

14

Kuantitas pesanan (order quantity) atau EOQ dapat diperoleh dengan menggunakan rumus :

Q = EOQ =

2 DA H + iP

Dimana : D Q A H i P = = = = Jumlah kebutuhan bahan (unit / tahun) Besar order pada setiap pemesanan dari vendor Biaya pengadaan / pemesanan Biaya penyimpanan = = Bunga uang (% / tahun) Harga perolehan item

b. Menentukan safety stock (persediaan pengaman) Suatu perusahaan industri perlu mempunyai jumlah bahan baku yang selalu tersedia dalam perusahaan untuk menjamin kontinuitas usahanya. Persediaan bahan baku ini biasa disebut persediaan pengaman atau safety stock. Persediaan pengaman adalah merupakan suatu persediaan yang dicadangankan sebagai pengaman dari kelangsungan proses produksi perusahaan. Safety Stock diformulasikan dengan rumus :

SS = Zxdx L

15

Dimana : SS Z d L = = = = Safety Stock Safety Factor Standar deviasi Lead Time

c. Menentukan Reorder Point (ROP) Reorder point adalah titik dimana harus dilakukan pemesanan ulang. Besarnya ROP dihitung dengan menambahkan jumlah persediaan pengaman dengan jumlah pemakaian selama lead time.ROP = SS + (DxL )

d. Menghitung Average Inventory Level (Rata-rata tingkat persediaan) Dalam manajemen persediaan rata-rata level inventory merupakan salah satu parameter yang penting dan sering digunakan. Rata-rata tingkat persediaan dapat diformulasikan dengan :I = SS + (Qx 1 2 )

e. Menghitung Total Inventory Cost (TC) TC = Total Biaya Pengadaan + Total Biaya Penyimpanan + Total Biaya Alternatif DA 1 1 + Q ( H ) + Pi Q 2 Q 16

TC =

BAB III PEMBAHASAN Dalam pembahasan ini kita mengambil contoh pada Perusahaan Indah Traso Medan. Perusahaan Indah Traso yang berdiri pada tahun 1990 merupakan perusahaan yang bergerak di bidang industri yang memproduksi paving block, batako dinding, bodem dan 17

kanstin. Selain itu, perusahaan tersebut juga menyediakan berbagai jenis batu alam dan aksesoris bangunan yang khusus didatangkan dari Pulau Jawa seperti batu koral sikat, batu palimanan, batu hijau, batu marmot, batu templek, batu andesit, batu bogos, batu paras jogja, batu candi, batu candi merah dan lain-lain. Proses pembuatan paving block, batako dinding dan kanstin dikerjakan menggunakan mesin cetak press, sedangkan bodem dikerjakan secara manual. Paving block yang diproduksi perusahaan ini adalah paving block ketebalan 6 cm dan panjang 20 cm, paving block ketebalan 8 cm, paving block ketebalan 10 cm, paving block segi enam ketebalan 6 cm dan paving block segi enam ketebalan 8 cm. Sekarang jumlah mesin yang digunakan Perusahaan Indah Traso sebanyak dua mesin, dimana masing-masing mesin dijalankan oleh seorang operator dan dibantu tiga orang untuk mengaduk bahan baku dan mengangkut produk jadi ke tempat pengeringan dan penyimpanan. Untuk setiap satu mesin mampu memproduksi 5000 pcs paving block atau 1600 pcs batako dinding atau 400 pcs kanstin pada setiap harinya. Permintaan paving block pada periode tahun 2010 menunjukkan permintaan yang berfluktuasi dan sulit diprediksi atau dapat dikatakan sebagai probabilistic demand. Perusahaan ini kadang-kadang mengalami stock out (kekurangan persediaan) pada saat ada permintaan, stock out tersebut terlihat pada bulan Januari 2010.

Klasifikasi produk pada perusahaan ini adalah make to stock, dimana kegiatan produksi dilakukan untuk mengisi persediaan yang jumlahnya ditentukan berdasarkan peramalan terhadap potensi permintaan pelanggan terhadap produk jadi. Untuk

18

mengantisipasi kekurangan persediaan khususnya akibat fluktuasi permintaan yang sering di luar batas antisipasi normal maka persediaan pengaman (safety stock) ditentukan. Safety stock yang semakin besar memungkinkan kehabisan persediaan semakin kecil, tetapi akibatnya adalah holding safety stock-nya semakin besar sehingga tujuan yang ingin dicapai adalah mencari keseimbangan antara holding cost tambahan karena adanya safety stock dan perkiraan dari biaya kehabisan persediaan. Tingkat optimal dari safety stock adalah bila biaya total persediaannya minimum. Berdasarkan kondisi sistem persediaan pada perusahaan ini, dimana permintaan paving block selalu kontinyu dan berfluktuasi, maka pemecahan masalah pada penelitian ini menggunakan metode pengendalian persediaan Order Point Policy dengan metode Q (Continuous Review Method). Widiawaty Winata dan Bachtiar Saleh Abbas (2008) dalam penelitiannya menyatakan bahwa masalah yang dihadapi perusahaan adalah sering terjadinya kekurangan persediaan karena peramalan masih kurang tepat, perencanaan kebutuhan bahan yang meliputi titik pemesanan kembali, jumlah, dan tingkat safety stock masih belum tepat sehingga menyebabkan terhambatnya produksi. Metode yang digunakan untuk menyelesaikan masalah ini adalah metode peramalan yang disesuaikan dengan pola data historis penjualan perusahaan adalah metode peramalan pemulusan eksponensial, kemudian membuat perencanaan kebutuhan bahan baku dengan continuous review system atau metode Q. Hadi Sumadibrata dan Ismail Bin Mohd (2009) dalam penelitiannya menyatakan bahwa performansi perusahaan dapat ditingkatkan dengan mengontrol sistem inventorinya secara tepat. Untuk memecahkan masalah permintaan yang bersifat probabilistik kontinyu

19

adalah menggunakan model Q. Model ini bertujuan untuk meminimisasi biaya inventori dengan menemukan jumlah order optimal, reorder point dan level safety stock.

BAB IV PENUTUP A. KESIMPULAN Adapun kesimpulannya adalah sebagai berikut :

20

a. Persediaan adalah segala sesuatu atau sumber daya-sumber daya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan baik internal maupun eksternal. b. Persediaan adalah bagian utama dari modal kerja, merupakan aktiva yang pada setiap saat mengalami perubahan. c. Inventory atau persediaan barang sebagai elemen utama dari modal kerja merupakan aktiva yang selalu dalam keadaan berputar, dimana secara terus-menerus mengalami perubahan. Pengendalian adalah suatu proses yang dibuat untuk menjaga supaya realisasi dari suatu aktivitas sesuai dengan yang direncanakan. Pengendalian persediaan merupakan fungsi manajerial yang sangat penting bagi perusahaan, karena persediaan fisik pada perusahaan akan melibatkan investasi yang sangat besar pada pos aktiva lancar.

B. SARAN Semoga dengan adanya analisis sistem pengendalian persediaan pada perusahaan Indah Traso Medan perusahaan dapat meningkatkan produksi nya, dan perusahaan harus dapat menanggulangi pada saat kekurangan persediaan.

21

DAFTAR PUSTAKA Ahyari, Agus. 2003. Efisiensi Persedian Bahan. Yogyakarta : BPFE. Arikunto, Suharsimi. 2009. Manajemen Penelitian. Jakarta: Rineka Cipta.

22

Firdaus, Ahmad. 2008. Analisis Perencanaan Persediaan Bahan Baku (Studi Kasus PD Gunung Mas Jambi). Jurnal Ilmiah Universitas Batanghari Jambi, Vol. 8 No. 2. Ginting, Rosnani. 2007. Sistem Produksi. Edisi Pertama. Yogyakarta: Graha Ilmu. Gitosudarmo, Indrio. 2002. Manajemen Keuangan Edisi 4. Yogyakarta: BPFE. Hadiguna, Rika Ampuh. 2009. Manajemen Pabrik, Pendekatan Sistem untuk Efisiensi dan Efektivitas. Edisi 1. Jakarta: Bumi Aksara. Handoko, T. Hani. 2008. Dasar-Dasar Manajemen Produksi dan Operasi. Edisi Pertama. Yogyakarta : BPFE. Prasetyawan, Yudha, Arman Hakim Nasution. 2008. Perencanaan dan Pengendalian Produksi. Edisi Pertama. Yogyakarta: Graha Ilmu.

23