12/2/2015

1

Proses Bisnis dan Informasi

Suryo Widiantoro, ST, MMSI, M.Com(IS)

1

Topik bahasan1. Membangun kasus bisnis

2. Proses pengembangan sistem

3. Pengembangan Sistem Informasi

4. Alternatif pengadaan sistem

2

12/2/2015

2

3

Tujuan kasus bisnis Membangun argumen dan bukti yang kuat dan

terintegrasi

Membuktikan bahwa sistem informasi memberi nilaitambah pada organisasi

Memeriksa sistem yang tidak memberi tambahan nilai

Mengusulkan sistem dan menentukan apakah sistembaru akan dijalankan atau tidak

Sistem yang sudah ada akan terus dibiayai perusahaanatau tidak

4

12/2/2015

3

Pertentangan produktivitasProduktifitas SI

sulit untukdiperlihatkankarena faktor:

1. Pengukuran

2. Jeda waktu

3. Redistribusi

4. Mismanajemen

5

Membangun kasus bisnis yang suksesArgumen yang digunakan dalam kasus bisnis SI:

1. Perlunya kejelasan jenis SI yang sesuai dengan misidan tujuan serta strategi untuk mencapainya

2. Kekuatan kompetitif dari SI terhadap bisnisperusahaan (model Porter 5 forces)

3. Data mengenai keuntungan dan kerugianimplementasi sistem (analisis rugi-laba)

6

12/2/2015

4

Analisis rugi-laba1. Mengidentifikasi kerugian yang mungkin timbul

2. Mengidentifikasi keuntungan yang mungkindiperoleh

3. Menghitung analisis rugi-laba:

BEP

NPV

4. Mengukur investasi yang dikeluarkan

7

Mengubah penghematan waktu ke nilai finansial, contoh:

8

12/2/2015

5

9

Proses pengembangan sistem Analisa dan perancangan sistem

merancang, membangun, dan memeliharan sistem informasi

Mengikuti pendekatan standar

Systems analyst—seseorang yang melakukan pekerjaananalisis sistem.

Memerlukan keahlian teknis dan bisnis/manajemen

Permintaan akan systems analysts yang ahli sangat tinggi. Wall Street Journal named systems analyst the third-best job for 2010.

U.S. Bureau of Labor Statistics ranks systems analysts near the top of all professions for job stability, income, and employment growth through 2016.

10

12/2/2015

6

Software kustom dan paket Sistem yang bertujuan biasanya dibeli dalam bentuk pake

(off-the-shelf).

Kebutuhan yang spesifik biasanya tidak bisa dipenuhi olehsoftware paket (off-the shelf).

11

Software kustom Dikembangkan sendiri secara in-house atau

dilepas secara contracted/outsourced kepadavendor yang khusus membuatnya

Kelebihan software kustom: Customizability – dapat dikustomisasi

Sesuai dengan operasi bisnis, budaya, dll.

Problem specificity – sesuai dengan masalah

Perusahaan hanya membayar untuk fitur yang benar-benar dibutuhkan.

12

12/2/2015

7

Software paket (off-the-shelf) Software yang sudah dipaketkan

Membantu proses bisnis yang umum yang tidakmembutuhkan sesuatu penyesuaian yang spesifik

Kelebihan:

Lebih murah (relatif)

Lebih mudah diperoleh

Tidak membutuhkan penyesuaian khusus

13

Gabungan kustom dan paketTerdapat berbagai sumber untuk sistem informasi

14

12/2/2015

8

15

Pengembangan SI Proses terstruktur

melalui tahapan-tahapan tertentu

Problem decomposition Masalah dipecah

menjadi bagian yang lebih kecil dansederhana

Peran Systems Analyst: Membantu

menentukankebutuhan

Mengelola proyek

16

12/2/2015

9

Tahapan proses pengembangan sistem Systems development life cycle (SDLC)

Pengembangan sistem melalui sebuah siklus

Saat selesai, sebuah sistem akan menuju tahapperawatan/maintenance yang paralel dengan proses pengembanganawal.

17

Tahap 1: perencanaan sistem Identifikasi, merencanakan, dan menentukan sebuah

pengembangan.

Pendekatan yang memungkinkan: Proses perencanaan sistem informasi yang formal

Proses Ad hoc untuk mengidentifikasi proyek yang potensial

Gunakan kriteria evaluasi untuk mengklasifikasi danmemeringkat proyek potensial.

Analyst bekerja bersama user dan manajer potensial.

Analyst membangun sebuah business case.

18

12/2/2015

10

Tahap 2: analisis sistem Designers memperoleh pemahaman akan proses saat

ini. Tugas:

1. Mengumpulkan kebutuhan sistem (Systems Requirements)

2. Membuat model data (Modeling Data)3. Membuat model proses dan lojik (Modeling

Processes and Logic) Analysts membangun satu atau lebih rancangan yang

memungkinkan. Analysts mengevaluasi alternatif rancangan sistem.

19

Requirements collection— proses pengumpulan danpengelolaan informasi dari user, manajer, pelanggan, proses bisnis, dan dokumen untuk memahamibagaimana sebuah sistem informasi yang diusulkanseharusnya berfungsi.

Teknik yang digunakan: wawancara

kuesioner

observasi

Analisis dokumen

Joint application design (JAD)

20

12/2/2015

11

Pemodelan Data

Data—fakta yang menjelaskan orang, obyek, ataukejadian.

Systems analysts harus memahami data apa yang dibutuhkan sistem informasi untukmenyelesaikan suatu tugas tertentu.

Perangkat Data modeling digunakan untukmengumpulkan dan menjelaskan data.

contoh: entity-relationship diagrams (ERD)

21

Entity-Relationship Diagram

Boxes—data entities.

Ellipses—attributes.

Lines— relationships

22

12/2/2015

12

Data Flow Model

Boxes—processes.

Lines—data flows between processes.

23

Tahap 3: perancangan sistem Detil dari pendekatan yang telah dipilih (hasil analisis

sistem) kemudian dielaborasi.

Elemen yang harus dirancang termasuk hal-hal dibawah ini:

Human–computer interface

Databases and files

Processing and logic

24

12/2/2015

13

Human-computer interface (HCI)

Titik pertemuan/kontak antara sebuah sistem dan user

Data entry form—dokumen bisnis yang berisi data yang telah ditentukan, biasanya termasuk beberapa data tambahan dapat dimasukkan.

Management report—dokumen bisnis yang berisi hanyadata yang telah ditentukan untuk dapat dilihat dandicetak secara online.

25

Designing Forms

Forms adalahdokumen bisnis.

Berisi beberapadata

Mengumpulkandata tambahan

26

12/2/2015

14

Designing Reports

Reports adalah dokumen bisnis yang berisi hanya data yang telah ditentukan untuk dilihat atau dicetak.

27

Designing Databases and Files

Database design adalah bentuklengkap dan detildari model konseptual.

28

12/2/2015

15

Designing Processing and Logic

Processing and logic operations—langkah danprosedur yang mengubah input data mentahmenjadi informasi baru atau termodifikasi.

Representasi dari pemrosesan lojik: Pseudocode

Structure charts

Decision trees

Programming code

29

Tahap 4: implementasi sistem Transormasi dari rancangan menjadi sebuah

sistem informasi yang berfungsi software programming dan testing

Menyiapkan organisasi untuk menggunakansistem informasi yang baru system conversion, documentation,

user training, dan support

30

12/2/2015

16

Software Programming and Testing

Programming adalah proses mengubah rancangan sistemmenjadi sistem komputer yang berfungsi

Processing dan testing harus berjalan secara paralel.

Tests dilakukan sebelum sistem diselesaikan.

31

System Conversion

Instalasi sistem yang baru

32

12/2/2015

17

Documentation

Dokumentasi sistem informasi

Detil dari cari kerja internal sistem yang dibuat

Ditulis oleh programmers

Dokumentasi yang berkaitan dengan user

Ditulis oleh technical writers profesional

Panduan user dan referensi

Pelatihan dan tutorial user

Prosedur instalasi dan arahan troubleshooting

33

User Training and Support

Self-paced training dan tutorial tidak terlalu mahal. One-on-one training membutuhkan banyak biaya.

Ongoing education mungkin diperlukan (system support).

34

12/2/2015

18

System Maintenance

Biasanya dimulai saat software diinstal

Tahap Maintenance adalah saat dimana sistemsecara sistematis diperbaiki dan/atauditingkatkan.

Bagian terbesar dari pekerjaan system development terjadi di tahapan ini.

35

Prototyping

Membangun secara cepat, denganperbaikan berulang-ulang

Pendekatan Trial-and-error

Pendekatan lain: Agile Methodologies

Extreme Programming

Rapid Application Development (RAD)

Object-oriented analysis and design

36

12/2/2015

19

37

End-User Development End-user development adalah hal biasa dikerjakan oleh

manajer yang menguasai teknologi yang inginmeningkatkan decision making dan business intelligence.

Menggunakan tool seperti MsAccess, sales manager dapatmembangun aplikasiuntuk melacak sales.

38

12/2/2015

20

Alternatif membangun sistem sendiri

Membangun sistem sendiri secara in-house adalah pilihan, apabila kita tidak menghadapi:

Situasi 1: Staf TI terbatas

Jumlahnya sedikit.

Sudah mengerjakan tugas lain.

Tidak mampu membangun sistem tanpa penambahanstaf baru.

Situasi 2: Staf TI terbatas keahliannya

Banyak organisasi meminta orang luar untuk mengelolaWeb sites mereka.

Take advantage of specialized skills.

39

Situasi 3: Staf TI kelebihan beban kerja.

Tidak ada waktu untuk mengerjakan semua sistem baru.

Situasi 4: masalah dengan kinerja staf TI

Yang umum dijumpai adalah:

Pergantian staf

Perubahan kebutuhan

Perkembangan teknologi

Batasan anggaran

40

12/2/2015

21

External Acquisition Membeli sistem yang ada dari vendor luar seperti

IBM, HP Enterprise Services, atau Accenture

Mirip dengan proses penentuan mobil apa yang sesuai dengan kebutuhan kita Perlu ada analisis awal :

Berapa dana yang ada?

Apa fungsi dasar yang dibutuhkan?

Berapa jumlah user?

41

Tahapan dalam External Acquisition Proses tenderuntuk mendapatkan sistem terbaik

untuk harga terendah yang dimungkinkan.

1. Systems planning and selection

2. Systems analysis

3. Development of a request for proposal

4. Proposal evaluation

5. Vendor selection

Dua tahap pertama mirip dengan SDLC.

42

12/2/2015

22

Membuat Request for Proposal (RFP)

RFP—dokumentasi yang menjelaskan detil kebutuhansistem (system requirements) yang dikirim kepada vendor Undangan untuk ikut tender proyek

Biasanya dalam bentuk iklan koran atau Web site

43

44

Areas covered in an RFP

12/2/2015

23

Proposal evaluation—sebuah penilaian terhadapproposal yang diterima dari vendor.

Bisa saja termasuk demonstrasi sistem

Perbandingan sistem Tes standar untuk membandingkan sistem berbeda yang

ditawarkan

System benchmark yang dilakukan

Response time given a specified number of users

Time to sort records

Time to retrieve a set of records

Time to produce a given record

Time to read in a set of data

45

Vendor Selection

Biasanya lebih dari satu sistem yang memenuhi kriteria.

Menentukan satu yang paling baik

Perlu ada ranking sistem yang masuk

Sistem dengan ranking terbaik yang dipilih.

Pendekatan Formal—menggunakan sistem penilaianuntuk kriteria

Pendekatan non-formal :

Checklists

Subjective processes

46

12/2/2015

24

Managing Software LicensingSoftware licensing is the permissions and rights that

are imposed on applications.

Legal and ethical implications of using unlicensed software

For organizations using proprietary software:

Shrink-wrap licenses (for off-the-shelf software)

Click-wrap licenses (for downloaded software_

Enterprise licenses

Volume licenses

Software asset management

Helps organizations to better manage the software infrastructure and avoid legal problems

47

Application Service Providers (ASP) Problems

Managing the software infrastructure is a complex task.

High operating costs

Scalability issues

ASPs provide software as a service (SaaS) Reduced need to maintain or upgrade software

Variable fee based on actual use of services

Ability to rely on a provider’s expertise

48

12/2/2015

25

Outsourcing Systems Development Outsourcing systems development—Turning over

responsibility for some or all of an organization’s IS development and operations to an outside firm.

Your IS solutions may be housed in their organization.

Your applications may be run on their computers.

They may develop systems to run on your existing computers (within your organization).

49

Why Outsourcing?

Cost and quality concerns—higher quality or lower cost systems may be available through outsourcing.

Problems in IS performance—IS departments might have problems meeting acceptable standards.

Supplier pressure—aggressive sales force convinces senior management to outsource IS functions.

Simplifying, downsizing, and reengineering— focusing on core competencies.

50

12/2/2015

26

Financial factors—liquidation of IT assets.

Organizational culture—external IS groups are devoid of political ties.

Internal irritants—external IS group may be better accepted by other organizational users.

51