tips memimpin rapat dengan baik

7/25/2019 Tips Memimpin Rapat Dengan Baik

1/15

Tips Memimpin Rapat Dengan Baik

Wednesday, February 13th 2013. | neka Tips| 7371 x dibaca

!a"i ini, b"#g pak$s#dikin.%#mmemp#sting sebuah tema ringan tetapi menarik. sting

itu saya beri 'udu" (Tips Memimpin Rapat Dengan Baik). T#pik ini men'adi sangat penting

karena rapat yang berte"e$te"e ada"ah rapat yang tidak baik, memb#sankan, dan tidake*sien.

Berdasarkan penga"aman dan pengamatan ketika mengikuti rapat di berbagai tempat,

ada berbagai ma%am m#de" dan %ara rapat. da rapat yang %epat se"esai dengan agenda

dan materi rapat yang 'e"as, tetapi ada 'uga raat yang sangat berte"e$te"e dan se"esainya

pun sangat "ama. +ntuk yang terakhir, rapat tidak mempunyai agenda dan materi rapat

yang 'e"as. asi" rapatnya pun pasti berbeda. Rapat dengan agenda yang 'e"as maka

pr#sedur rapatnya %enderung sangat sistematis dan hasi"nya pun 'e"as. -ementara rapat

dengan agenda dan materi rapat yang tidak 'e"as maka suasana rapat men'adi tidak

sistematis, #er"ap, berte"e$te"e, memb#sankan dan tidak 'e"as kapan tuntasnya.

-ehingga sangat 'auh untuk disebut sebagai rapat yang baik.

-atu ha" "agi, dengan mendasarkan pada penga"aman dan pengamatan, tidak semua

pimpinan /meskipun #rang pandai dapat memimpin rapat dengan baik. !epandaian

sese#rang, 'abatan yang tinggi serta status s#sia" yang baik tidak serta merta men'amin

mereka mahir da"am memimpin rapat. Da"am kehidupan saya, ada dua #rang teman

da"am kateg#ri ini. Dua #rang teman saya ini ada"ah pimpinan di sebuah kant#r,

berpendidikan tingkat "an'ut /-2 dan -3, inte"ek dan berstatus s#sia" tinggi. Tetapi da"am

memimpin rapat, mereka terhitung tidak mahir. Tiap ka"i memimpin rapat maka se"a"u

berte"e$te"e, tidak se"esai$se"esai, #e"ap antara satu materi rapat dengan materi rapat

yang "ain, dan seperti debat kusir.

Maka berdasarkan penga"aman dan pengamatan itu, tidak semua pimpinan dapatmemimpin rapat dengan baik. Bahkan dapat dikatakan, mereka bukan"ah pemimpin

rapat yang baik.

Tips Memimpin Rapat Dengan Baik

gar dapat memimpin rapat dengan baik, maka harus memperhatikan tipsnya. da

beberapa ha" penting yang harus diperhatikan #"eh pemimpin rapat. Memperhatiikan ha"$

ha" penting tersebut ada"ah untuk menghindari rapat yang berte"e$te"e dan

memb#sankan. gar rapat men'adi e*sien, berhasi" dan berstatus sebagai rapat yang

baik, maka pemimpin rapat hendaknya memperhatikan ha"$ha" sebagai beriut

Buat"ah agenda rapat yang rin%i dan 'e"as

Tentukan pri#ritas pembahasan dari yang pa"ing penting

Bahas"ah satu persatu setiap materi rapat se%ara urut berdasarkan pri#ritas yang te"ah

ditentukan

Benar$benar mem#kuskan pembahasan pada materi rapat agar tidak me"ebar dan

menyimpang

Batasi usu" dan saran hanya pada materi rapat yang sedang dibahas untuk menghindari

#er"ap
http://www.pak-sodikin.com/category/aneka-tips/http://www.pak-sodikin.com/http://www.pak-sodikin.com/http://www.pak-sodikin.com/category/aneka-tips/


2/15

&andai mengatur aktu, termasuk 'ika ada peserta rapat yang bi%aranya berte"e$te"e

saat mengemukakan pendapat

indari mend#minasi pembi%araan

4unakan bahasa yang 'e"as dan ka"imat yang santun

5atat se"uruh usu", saran dan sanggahan dari peserta rapat /dide"egasikan kepada

n#tu"en

Terakhir, ba%akan hasi" rapat dan ingatkan kemba"i untuk me"aksanakan sega"a sesuatu

yang sudah dihasi"kan da"am rapat

Demikian"ah Tips Memimpin Rapat Dengan Baik sem#ga bermanaat. Dan 'ika nda

sebagai pemimpin rapat, %#ba"ah me"aksanakan Tips Memimpin Rapat Dengan Baik

diatas agar tidak berte"e$te"e dan memb#sankan.

khirnya, sekiranya pemba%a pak$s#dikin.%#m hendak menambahkah dengan tips yang

"ain si"ahkan dimasukkan da"am #rm k#mentar yang te"ah tersedia dibaah artike"TipsMemimpin Rapat Dengan Baik ini.

Cara agar rapat di kantor tak lagi bikin bosanOnline:Minggu, 15 Juli 2012 | 10:46 wib ET

(Ilustrasi/istimewa)
http://www.pak-sodikin.com/gerakan-anti-putus-sekolah/http://www.pak-sodikin.com/gerakan-anti-putus-sekolah/


3/15

Berita Terkait

Ide bisnis bisa datang dari kehidupa sehari-hari

Jangan sibuk meminta solusi, tapi bentuk solusi itu sendiri!

Mau jadi pebisnis tanpa harus berbisnis? Bisa kok

Liburan dan bersenang-senang bisa bikin Anda makin sukses

Berapapun pendapatan Anda, sisihkan buat investasi

+ lebih banyak

Saat individu berkumpul untuk rapat, potensi terobosan-terobosan baru menjadi tidak

terbatas. Ide brilian dapat tercipta, keputusan cerdas muncul dan permasalahan yang

kompleks menjadi lebih simpel. Sayangnya, tidak semua perusahaan menyadari hal

tersebut.

Kita mungkin mengalami sendiri bagaimana rapat di kantor berlangsung membosankan.

Parahnya, rapat terkadang menghilangkan komposisi terpenting, yaitu partisipasi.

Kompetensi dan keinginan dari partisipan untuk berkontribusi pada setiap rapat

menentukan keberhasilan rapat. Namun apa yang membuat mereka benar-benar

terlibat?

Dikutip dari 99 Percent, terdapat dua hal yang harus lakukan untuk membuat rapat

menjadi lebih menyenangkan.

Pertama, tentu saja persiapan. Peserta rapat sebaiknya mempersiapkan diri dengan

pengetahuan, wawasan, dan pengalaman yang berhubungan dengan topik rapat,

sehingga dapat bertukar pikiran secara efektif. Jika pada saat rapat masih membahas

dan menjelaskan sesuatu yang belum dipahami, dapat dikatakan rapat tidak akan

berjalan dengan baik.

Kedua, pendekatan. Jika peserta rapat yang diundang tidak terikat secara emosional

dan rasional terhadap topik, tujuan dan hasil rapat, mereka tidak akan berpartisipasi

secara proaktif. Apakah topik yang dibicarakan menarik? Apakah hal ini penting untuk

mereka atau hanya Anda? Apakah kehadiran mereka karena menginginkan sesuatu

yang didapat atau hanya pekerjaan mereka?

Yang menarik adalah bagaimana persiapan dan pendekatan yang dilakukan sebelum

rapat dimulai. Hal inilah yang menyebabkan mengapa cara mengundang rapat
http://kabarbisnis.com/read/2846720http://kabarbisnis.com/read/2846561http://kabarbisnis.com/read/2846474http://kabarbisnis.com/read/2846407http://kabarbisnis.com/read/2846271http://kabarbisnis.com/read/2831632http://kabarbisnis.com/read/2846720http://kabarbisnis.com/read/2846561http://kabarbisnis.com/read/2846474http://kabarbisnis.com/read/2846407http://kabarbisnis.com/read/2846271http://kabarbisnis.com/read/2831632


4/15

merupakan kunci memancing keterlibatan mereka pada saat rapat. Ada alternatif untuk

membuat undangan rapat lebih menarik bagi mereka.

1. Katakan pada mereka apa pentingnya rapat ini.

Mengapa rapat ini penting? Orang akan merasa sesi rapat ini akan menjadi penting dan

berarti bagi mereka jika mereka dapat menerima dengan hati. Seorang pakar

kepemimpinan, Patrick Lencioni mengemukakan bahwa drama dan konflik membuat

orang lebih antusias. Mengapa pertemuan yang diadakan akan menjadi sesuatu yang

besar bagi perusahaan? Apa yang akan terjadi kalau kita salah melakukan keputusan?

Apakah ada hal lain yang dapat membuat pertemuan ini begitu penting? Bagaimana

anda mengundang mereka kedalam frame rapat ini akan menentukan seberapa jauh

partisipan akan berpartisipasi pada rapat.

2. Katakan pada mereka mengapa Anda mengundang mereka.

Orang ingin menjadi yang terpilih. Keterampilan dan pengalaman apa yang membuat

mereka sesuai dengan agenda rapat yang anda adakan. Gunakan undangan anda

sebagai peluang untuk menarik mereka kedalam framework anda. Apa yang akan terjadi

saat anda meminta mereka menjelaskan kondisi, tantangan dan saran dari sudut

pandang mereka? Bagaimana hal tersebut akan berdampak pada solusi dan hasil

rapat?

Jika kita dapat mengubah cara partisipan hadir dalam rapat, kita juga dapat

mentransformasi cara berpikir mereka. Dengan mengundang partisipan yang benar-

benar penting dan memiliki tujuan yang sama, kita akan membuat rapat sebagai momen

spesial di mana semua pemikiran kreatif akan tercipta melalui kolaborasi.

So, kini bagaimana cara Anda membuat rapat lebih efektif? Apa strategi Anda untuk

mengundang partisipan rapat?

Jangan sibuk meminta solusi, tapi bentuk

solusi itu sendiri!

Online:Senin, 14 April 2014 | 07:42 wib ET


5/15

Berita Terkait

Ide bisnis bisa datang dari kehidupa sehari-hari

Mau jadi pebisnis tanpa harus berbisnis? Bisa kok

Liburan dan bersenang-senang bisa bikin Anda makin sukses

Berapapun pendapatan Anda, sisihkan buat investasi

Kiat bijak yang ingin hidup layak tapi gaji cekak

+ lebih banyak

HAMPIR semua orang pernah mengalami kesulitan yang mendesak kita untuk

melakukan perbuatan yang nekat yang cenderung negatif. Hidup ini memang banyak

kesulitan. Sering orang hidup tanpa tujuan. Seperti saat seseorang berpindah-pindah

pekerjaan hanya untuk mendapatkan gaji besar.

Nah, apakah menjadi kutu loncat adalah sebuah solusi? Tidaklah mudah untuk menjadi

kutu loncat karena setiap perusahaan memiliki prosedur dan budaya sendiri. Jika terus

berpindah, kita hanya akan berputar-putar di lapisan bawah di banyak perusahaan

berbeda karena harus memulai karir dari bawah lagi.

Dalam kehidupan sehari-hari kita juga melakukan hal yang sama. Kita sering gali lubang

tutup lubang bukan? Kita tidak berani berkata,Berhenti! Saya mau mengubah gaya

hidup saya! Saya harus mencari jalan keluar. Banyak manusia yang hidup dengan

menggedor tembok saja berulang kali, meminta tolong pada Tuhan. Tetapi tidak

berusaha membuat pintu, membuat solusi atau jalan keluar.

Orang yang memberikan pertolongan juga bisa bosan jika kita minta tolong terus

menerus. Yang mulanya iba, makin lama menjadi makin sebal dengan kita. Karena

itulah, jangan sampai kita hanya berputar-putar saja dan harus bisa keluar dari masalah
http://kabarbisnis.com/read/2846720http://kabarbisnis.com/read/2846474http://kabarbisnis.com/read/2846407http://kabarbisnis.com/read/2846271http://kabarbisnis.com/read/2846016http://kabarbisnis.com/read/2846561http://kabarbisnis.com/read/2846720http://kabarbisnis.com/read/2846474http://kabarbisnis.com/read/2846407http://kabarbisnis.com/read/2846271http://kabarbisnis.com/read/2846016http://kabarbisnis.com/read/2846561


6/15

yang mendera kita. Kalau hanya berputar-putar saja, maka kita hanya akan berakhir di

titik semula.

Pada akhirnya kita harus mau bertekad keras untuk mengadakan perubahan nyata

dalam kehidupan. Kita harus fokus pada apa yang dimiliki. Entah itu bakat, peluang atausumber daya. Buatlah pintu perubahan itu dari sekarang!

Kita bisa pelajari bagaimana Coco Chanel membangun hidupnya dan bisnisnya dari nol.

Ia tidak memiliki ayah secara resmi karena ibunya yang bekerja sebagai buruh cuci

hamil di luar nikah. Di Perancis, ia dibesarkan di sebuah kesusteran dan merasa

menderita di sana karena harus tumbuh dalam lingkungan yang penuh disiplin ketat.

Akhirnya ibunya menikah dengan Albert Chanel yang hanya seorang pedagang kecil

keliling. Singkatnya, keluarga ini hidup dalam keterbatasan.

Chanel muda pernah bekerja sebagai pengelim baju dan kemudian menjadi penyanyi di

sebuah klub. Di sini, ia mendapatkan nama Coco, yang diambil dari judul sebuah lagu

yang sering ai bawakan dan disukai para pendengarnya.

Chanel kemudian memasuki dunia fashion setelah menjadi istri simpanan seorang pria

yang bekerja di militer. Seiring dengan berjalannya waktu, Chanel memproduksi produk

parfum yang kita kenal sebagai Chanel Number 5 yang botolnya 4 persegi yang diilhami

dari desain kapel gereja.

Kata Chanel, Jangan hanya menggedor tembok saja! Tapi Anda juga harus membentuk

suatu pintu dari gedoran tembok itu. Filosofi hidupnya itu membuatnya terangkat dari

kemiskinan masa kecilnya.

Patut kita sadarai bahwa semua kesuksesan dan kekayaan itu berasal dari titik nol, dari

bawah. Semuanya menggunakan keringat, darah dan air mata. Jangan lupa peran

passion yang luar biasa.

Selain itu, dalam menjalani kehidupan ini, jangan hanya sibuk menggedor saja, karena

Anda juga harus membentuk solusi dari masalah yang dihadapi. Dan jangan lupa bedoa

agar Tuhan memberikan petunjuk mengenai pintu yang cocok dan sesuai dengan

masalah Anda.


7/15


8/15

Teknik membuka rapat

Teknik membuka rapat yaitu sebagai berikut

!alimat pembuka harus menarik atau memikat

!alimat pembuka berisi kalimat yang membangkitkan motivasi para pendengar

secara cermat.

!alimat pembuka berisi uraian secara umum tentang materi/topik yang akan

dibahas.

Berikan penegasan atau penekanan pada tujuan dari pembicaraan. "elain itu, hal-

hal yang dianggap penting perlu diulang-ulang agar terserap dengan jelas oleh para

pendengar

#unakan kalimat yang singkat jelas, tetapi langsung mearik perhatian para

pendengar

$ada awal pembicaraan dapat dipakai beberapa teknik seperti

$enggunaan data

$enggunaan data dapat digunakan untuk menarik perhatian pendengar. $enggunaan

data adalah segala in%ormasi yang berkaitan dengan pokok masalah. &ata yang ada

dapat berbentuk angka dan dituangkan dalam bentuk tabel atau gra%ik.

Anekdot

Anekdot merupakan cerita singkat sesuatu yang lucu dan mengesankan sehingga


9/15

dapat menarik perhatian.

Membuat pertanyaan

$embicara yang diawali dengan pertanyaan akan membuat pendengar merasa ikut

dilibatkan.

Mengungkapkan sesuatu yang unik dan istimewa

$eribahasa, kata bijak, dan kutipan dari kitab suci.

Teknik menutup rapat, yaitu sebagai berikut

Menyusun ringkasan atau kesimpulan

!alimat penutup

Berikut ini, beberapa ketentuan tentang cara seseorang menutup pembicaraan,

yaitu

!alimat penutup harus diucapkan pembicara karena merupakan hal penting yang

akan diingat oleh para pendengar sehingga berkesan.

$ada akhir pembicaraan tidak perlu dikemukakan bahwa pembicara berniat

mengakhiri pembicaraan dengan mengungkapkan kalimat yang berlebihan.

$ersiapkan dengan sebaik-baiknya kalimat penutup pembicaraan.

Beberapa cara untuk membuat kalimat penutup pembicaraan, yaitu


10/15


11/15

$engendalian rapat gabungan bebas terbatas dan ketat

$emimpin rapat harus mempunyai si%at yang adil, tidak memihak, jujur,berwibawa, dan tegas.

$emimpin rapat harus mampu mengatur lalu lintas jalannya rapat.

$emimpin rapat dapat mengelola secara terarah dalam mencapai tujuan rapat.

$emimpin rapat berusaha agar seluruh peserta rapat memiliki kesempatan untukmemberikan gagasan.

$emimpin rapat memimpin rapat menurut prosedur perusahaan dan tata cara

pertemuan.

*ungsi pemimpin rapat, antara lain sebagai berikut

"ebagai pengarah

"ebagai %asilitator

"ebagai +ayar pemantul

"ebagai penengah atau katalisator

"ebagai motivator

"ebagai pengumpul dan penentu keputusan


12/15

al-hal yang harus memperhatikan hal-hal berikut

Mendengarkan dengan seksama dan penuh perhatian terhadap pertanyaan yang

diajukan pendengar

Menunggu pendengar menyelesaikan pertanyaannya (tidak memotong pertanyaan

pendengar)

Menjawab pertanyaan dengan singkat, jelas, namun mencapai sasaran

Menjawab pertanyaan dengan jujur dan objekti%, bila pembicara tidak mengetahui

jawabannya secara pasti lebih baik berterus terang

Menjawab pertanyaan disertai dengan bukti dan contoh agar jawaban pembicara

dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya

$embicara hendaknya tidak emosional bila terdapat pertanyaan yang bersi%at

menguji kepandaian pembicara

!etika menjawab pertanyaan hendaknya pandangan mata ditujukan kepada

pendengar.


13/15

!ualitas $ribadi yang &isukai

-etiap pribadi memi"iki karakter yang sangat ariati dengan berbagai ma%am

kua"itas peni"aian dari masing$masing manusia. Tentunya hasi" peni"aiannya tidak'auh dari ni"ai 'e"ek, "umayan, bagus dan sangat bagus. -emakin bagus kua"itas

pribadi sese#rang, semakin besar pe"uang sese#rang untuk disukai. Berikut ini

merupakan 10 kua"itas pribadi yang disukai

Tulus

!etu"usan menempati peringkat pertama sebagai siat yang pa"ing disukai #"eh

semua #rang. !etu"usan membuat #rang "ain merasa aman dan dihargai karena

yakin tidak akan dib#d#hi atau dib#h#ngi. 6rang yang tu"us se"a"u mengatakan

kebenaran, tidak suka mengada$ada, pura$pura, men%ari$%ari a"asan atau

memutarba"ikkan akta. &rinsipnya, 78a 'ika 8a dan Tidak 'ika Tidak7. Tentu akan "ebih

idea" bi"a ketu"usan yang se"embut merpati itu diimbangi dengan ke%erdikan seek#ru"ar. Dengan begitu, ketu"usan tidak men'adi ke"uguan yang bisa merugikan diri

sendiri.

Rendah Hati

Berbeda dengan rendah diri yang merupakan ke"emahan, kerendahan hati 'ustru

mengungkapkan kekuatan. anya #rang yang kuat 'ianya yang bisa bersikap

rendah hati. 9a seperti padi yang semakin berisi semakin menunduk. 6rang yang

rendah hati bisa mengakui dan menghargai keunggu"an #rang "ain. 9a bisa membuat

#rang yang diatasnya merasa #ke dan membuat #rang yang dibaahnya tidakmerasa minder.


14/15

Setia

!esetiaan sudah men'adi barang "angka dan sangat tinggi harganya. 6rang yang

setia se"a"u bisa diper%aya dan dianda"kan. Dia se"a"u menepati 'an'inya, mempunyai

k#mitmen yang kuat, re"a berk#rban dan tidak suka berkhianat.

Bersikap Positi

6rang yang bersikap p#siti se"a"u berusaha me"ihat sega"a sesuatu dari ka%amata

p#siti, bahkan da"am situasi yang buruk seka"ipun. Dia "ebih suka membi%arakan

kebaikan daripada keburukan #rang "ain, "ebih suka bi%ara mengenai harapan

daripada keputusasaan, "ebih suka men%ari s#"usi daripada rustasi, "ebih suka

memu'i daripada menge%am, dsb.

!eria

!arena tidak semua #rang dikaruniai tempramen %eria, maka ke%eriaan tidak harus

diartikan ekspresi a'ah dan tubuh, tapi sikap hati. 6rang yang %eria ada"ah #rang

yang bisa menikmati hidup, tidak suka menge"uh dan se"a"u berusaha meraih

kegembiraan. Dia bisa mentertaakan situasi, #rang "ain, 'uga dirinya sendiri. Dia

punya p#tensi untuk menghibur dan mend#r#ng semangat #rang "ain.

Tanggung "a#ab

6rang yang bertanggung 'aab akan me"aksanakan kea'ibannya dengan sungguh$sungguh. !a"au me"akukan kesa"ahan, dia berani mengakuinya. !etika menga"ami

kegaga"an, dia tidak akan men%ari kambing hitam untuk disa"ahkan. Bahkan ka"au

dia merasa ke%ea dan sakit hati, dia tidak akan menya"ahkan siapapun. Dia

menyadari baha dirinya sendiri"ah yang bertanggung 'aab atas apapun yang

dia"ami dan dirasakannya.

Perca$a Diri

Rasa per%aya diri memungkinkan sese#rang menerima dirinya sebagaimana adanya,

menghargai dirinya dan menghargai #rang "ain. 6rang yang per%aya diri mudahmenyesuaikan diri dengan "ingkungan dan situasi yang baru. Dia tahu apa yang

harus di"akukannya dan me"akukannya dengan baik.

Ber%i#a Besar

!ebesaran 'ia dapat di"ihat dari kemampuan sese#rang memaakan #rang "ain.

6rang yang ber'ia besar tidak membiarkan dirinya dikuasai #"eh rasa ben%i dan

permusuhan. !etika menghadapi masa$masa sukar dia tetap tegar, tidak

membiarkan dirinya hanyut da"am kesedihan dan keputusasaan.


15/15

&as$ 'oing

6rang yang :;asy 4#ing: menganggap hidup ini ringan. Dia tidak suka membesar$

besarkan masa"ah ke%i". Bahkan berusaha menge%i"kan masa"ah$masa"ah besar. Dia

tidak suka mengungkit masa "a"u dan tidak mau khaatir dengan masa depan. Dia

tidak mau pusing dan stress dengan masa"ah$masa"ah yang berada di"uar

k#ntr#"nya.

&mpati

;mpati ada"ah siat yang sangat mengagumkan. 6rang yang berempati bukan sa'a

pendengar yang baik, tapi 'uga bisa menempatkan diri pada p#sisi #rang "ain. !etika

ter'adi k#n

tips memimpin rapat dengan baik

Documents