Tips Membangun SOP

Adrinal Tanjung

Kementerian PAN dan RB

2013

• Organisasi harus memiliki sebuah

aturan baku dalam penentuan

prosedur atau proses yang

diwujudkan dalam bentuk SOP.

HARUS DIPAHAMI

• Teamwork dapat

dibangun dengan

melibatkan keseluruhan

anggota untuk

menyusun dan

merumuskan SOP.

SOP dimulai dari

mereka, dibuat,

diverifikasi, hingga

disimulasikan oleh

mereka sendiri.

Penulisan SOP harus cukup informatif

sehingga seseorang yang memiliki

pengalaman atau pengetahuan terbatas

dapat sukses menjalankan prosedur

meski tanpa supervisi penuh.

Tips membuat SOP

Tips membuat SOP

Brainstorming

and Discussion

Jadikan apa yang

telah dibicarakan

menjadi acuan

perumusan dan

gambaran tentang

bagaimana arah yang

akan dibuat

Tips membuat SOP

Observation and

Assesment

Lakukan pengamatan dan

penilaian atas prosedur

maupun proses yang akan

disusun SOP-nya

Tips membuat SOP

Interview and verification

Rumusan yang

diperoleh dari diskusi

dan curah pendapat

didalami, sehingga

gambaran lebih nyata

akan diperoleh.

Tips membuat SOP

Trial, review, and authorization

Setiap SOP harus

mengalami uji coba

untuk menilai /

melihat prosedur di

dalam pelaksanaan

aktivitas.

Tahapan Ujicoba

Tahapan ini juga memberi panduan tentang

kajian komprehensif sebelum diimplementasikan

dan bisa dilakukan pengesahan.

• Simulasikan proses maupun prosedur untuk

menghindari terlewat atau terulangnya

langkah (step).

• Setelah menuliskan semua hingga ke format

flowchart, lalukan simulasi hingga

menghasilkan sebuah proses/ prosedur yang

utuh.

Tahapan Ujicoba

• Pada tahap simulasi, Anda

akan dapat menemukan

kekurangan atau

berlebihnya langkah.

• Sahkan SOP yang

telah dibuat sebagai

pembakuan. SOP

yang telah

sempurna bisa

dibuat pembakuan

dengan

menandatangani

lembaran yang

sudah tersedia oleh

pihak yang ditunjuk

organisasi.

Tips membuat SOP

Socialization

Sosialisasi adalah

proses transfer

pemahaman atau

pengetahuan ke

pihak lain tentang

sesuatu.

Tahapan Sosialisasi

• Menyampaikan materi SOP kepada semua

pengguna dalam organisasi.

• Mendokumentasikan proses sosialisasinya

dengan membuat dan mengisi form sosialisasi.

Dalam form sosialisasi tercantum siapa yang

menyampaikan sosialiasasi serta yang hadir

dan mengikuti briefing-nya. Form sosialisasi

berfungsi sebagai kelengkapan bukti bahwa

semua pengguna telah mengikuti dan

memahami apa yang disampaikan.

Tips membuat SOP

Implementation

Praktikan SOP dengan

prinsip melaksanakan

yang tertulis untuk

menguji kesesuaian

dengan kondisi aktual di

lapangan. Sehingga kita

bisa menakar dan

mengukur seberapa tepat

SOP dapat digunakan.

Tips membuat SOP

Evaluation and Improvement

Evaluasi adalah

sebuah pintu

menuju

penyempurnaan

dan perbaikan

berkelanjutan.

Tahapan Evaluasi

Lakukan kajian atas SOP setelah

diimplementasikan, apakah yang tertulis

dengan fakta lapangan telah sesuai dan

tidak ada perbedaan.

Tahapan Evaluasi

Buat perbaikan jika dibutuhkan, karena

SOP bukan sesuatu yang idealistik dan tabu

untuk dibuat perubahannya. Perbaikan

dibutuhkan sebagai bagian dari

penyesuaian. SOP sangat terbuka terhadap

berbagai penyesuaian dan perubahan.

Semua bergantung pada dinamika

organisasi.

Tahapan Evaluasi

Update setiap terjadi perubahan SOP.

Dalam SOP updating, urutan proses harus

selalu diperhatikan. Updating bersifat vital

karena tanpanya semua SOP akan

kedaluwarsa dan mengalami ketertinggalan

dengan fakta.

Tahapan Evaluasi

Gunakan checksheet untuk memastikan

step dilaksanakan sesuai dengan perintah.

Checksheet atau form adalah bagian dari

sebuah aktivitas referensi pada poin

prosedur, yang digunakan sebagai bagian

dari lampiran.

Tahapan Evaluasi

checksheet akan mampu mengorganisasi sebuah

file dengan hasil kegiatan yang ber-SOP. Ingat

bahwa checksheet bukanlah SOP, tetapi menjadi

sebuah bagian pelengkap dari SOP. Beberapa

contoh format checksheet maupun form isian

disertakan sebagai bagian kelengkapan

pembuatan SOP. Dalam praktik di lapangan,

setiap organisasi memiliki kebutuhan beragam

tentang checksheet/form.

Panduan

menuliskan SOP

Panduan menuliskan SOP

• Informasi disampaikan

secara jelas.

• Ditulis secara ringkas,

jelas, berurutan, step by

step, dan formatnya

mudah dibaca.

• Menggunakan kalimat aktif

dan berkonsep sekarang.

• Menceritakan apa yang

telah dilaksanakan.

Panduan menuliskan SOP

• Informasi diberikan secara jelas

dan tidak berpersepsi ganda.

• Menggunakan flowchart untuk

mengilustrasikan urutan proses

sebelum mendeskripsikannya.

Panduan menuliskan SOP

• Menggunakan konsep 5W + 1H.

• Mengadakan Pelatihan / Simulasi .

Panduan menuliskan SOP

Kontak Person

Adrinal SE, AK. Kepala Bidang Penyusunan Sistem dan Prosedur

Pemerintahan

Kementerian PAN & RB

Hp. 0813-806 97 225

Email: adrin_ilham@yahoo.com

Website: www.adrinaltanjung.com