tinjauan manajemen pjm jan 2012

Tinjauan Manajemen

Desember 2011

Pusat Jaminan Mutu Universitas Brawijaya Malang 2011

i

Lembar Pengesahan

1. Jenis Berkas : Tinjauan Manajemen

2. Nama Unit : Pusat Jaminan Mutu

3. Nama Institusi : Universitas Brawijaya

4. Penanggungjawab : Prof. Dr. Ir. Mohammad Bisri, MS. (Sekretaris PJM)

5. Tim Penyusun : a) Prof. Dr. Ir. Mohammad Bisri, MS. (Sekretaris PJM)

b) Yudie Wiro Eko Setyawan, SSi. (Wakabid Pelayanan Umum)

6. Periode : Desember 2011

Malang, 3 Januari 2012

Ketua PJM,

Ttd

Prof. Dr. Ir. Soebarinoto

NIP. 194205271976031001

ii

Daftar Isi

I. Pelaksanaan ________________________________________________________ 1

II. Lingkup Pembahasan _________________________________________________ 1

III. Hasil dan Tindak Lanjut _______________________________________________ 2

3.1 Evaluasi Program Kerja dan Capaian Sasaran Mutu 2011 _____________________________ 2

3.2 Evaluasi Kepuasan Stakeholders dan Penanganan Keluhan ___________________________ 4

3.3 Tindak Lanjut atas Temuan AIM UKPPA Siklus 3 ___________________________________ 6

3.4 Tindak Lanjut atas Temuan Second Stage Assessment ISO 9001:2008 _________________ 6

3.5 Penyusunan Program Kerja dan Sasaran Mutu _____________________________________ 7

3.6 Continual Improvement ______________________________________________________12

IV. Lampiran __________________________________________________________ 13

Lampiran 1. Daftar Hadir Tim PJM __________________________________________________13

Lampiran 2. SK Rektor tentang Tim PJM _____________________________________________15

Lampiran 3. Capaian Sasaran Mutu PJM _____________________________________________18

Lampiran 4. Daftar Keluhan dan Penanganan Keluhan Pelanggan PJM Tahun 2011 __________20

Lampiran 5. Daftar Temuan AIM UKPPA Siklus 3 untuk PJM _____________________________23

Lampiran 6. Stage 2 Assessment Report QMS ISO 9001:2008 ___________________________24

Lampiran 7. Notulen Rapat Rutin PJM Tahun 2011_____________________________________26

1

I. Pelaksanaan

Hari, tanggal : Selasa, 20 dan 27 Desember 2011

Jam : 13.30 s.d 16.00 WIB

Tempat : Ruang PJM, Kantor Pusat Lantai 3

Peserta : Tim PJM (Lampiran 1)

II. Lingkup Pembahasan

2.1 Evaluasi Program Kerja dan Capaian Sasaran Mutu 2011

Sesuai dengan Surat Keputusan Rektor UB No.181/SK/2011 (Lampiran 2), tugas PJM

adalah (1) Mengembangkan SPMI dan pelaksanaan auditnya, sehingga memenuhi persyaratan

sertifikasi ISO 9001:2008; (2) Meningkatkan kualifikasi akreditasi program studi (APS); (3)

Melaksanakan Monitoring dan Evaluasi Internal (Monevin) Program Hibah Kompetisi (PHK).

Sasaran Mutu PJM disusun untuk tahun 2008 hingga 2011, merupakan beberapa

indikator kinerja (key performance indicator/KPI) yang telah ditetapkan target-target

capaiannya untuk setiap akhir tahun.

2.2 Evaluasi Kepuasan Stakeholders dan Penanganan Keluhan

Stakeholders PJM terdiri dari stakeholders utama dan stakeholders lain. Stakeholders

utama adalah pimpinan UB (Rektor dan para Pembantu Rektor), sedangkan stakeholders lain

adalah pihak-pihak yang terkait dengan program dan kegiatan PJM, baik internal maupun

eksternal. Keluhan yang terekam selama tahun 2011 dan tindak lanjutnya.

2.3 Tindak Lanjut atas Temuan AIM UKPPA Siklus 3

Audit Internal Mutu (AIM) bagi unit kerja penunjang pelaksana akademik (UKPPA) Siklus

3, yang dilaksanakan menjelang Second Stage Assessment ISO 9001:2008. PJM merupakan

auditee dalam AIM UKPPA Siklus 3 tersebut.

2.4 Tindak Lanjut atas Temuan Second Stage Assessment ISO 9001:2008

Setelah AIM UKPPA Siklus 3, PJM juga menjadi auditee saat Second Stage Assessment

ISO 9001:2008 dalam rangka sertifikasi Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008 untuk

seluruh unit kerja di UB.

2.5 Penyusunan Program Kerja dan Sasaran Mutu

Penyusunan program kerja merupakan agenda tahunan PJM untuk menetapkan program

dan sub program (kegiatan) yang akan dijalankan di tahun 2012. Selain itu, sasaran mutu PJM

berakhir di tahun 2011, sehingga tinjauan manajemen ini juga membahas penyusunan dan

penetapan sasaran mutu PJM untuk tahun 2012 hingga 2014.

2.6 Continual Improvement

Merupakan resume hasil tinjauan manajemen yang dapat dijadikan acuan untuk

peningkatan kinerja dan pengembangan program PJM di tahun-tahun mendatang, khususnya

dalam menetapkan program kerja dan sasaran mutu.

2

III. Hasil dan Tindak Lanjut

3.1 Evaluasi Program Kerja dan Capaian Sasaran Mutu 2011

Program Kerja PJM di tahun 2011, sesuai SK Rektor, terdiri dari tiga hal, yaitu

pengembangan SPMI di UB, pendampingan akreditasi PS dan pelaksanaan Monevin PHK. Untuk

itu, lingkup penjelasan selanjutnya sesuai dengan tiga hal tersebut.

Pelaksanaan SPMI UB dalam rangka menyiapkan penjaminan mutu eksternal: akreditasi

nasional, sertifikasi ISO 9001:2008 tentang Sistem Manajemen Mutu berbasis proses, sertifikasi

ISO 17025 tentang Laboratorium dan Pelayanan Prima. Pusat Jaminan Mutu Universitas

Brawijaya dalam membangun SPMI mempunyai model yang khas Universitas Brawijaya, yaitu

sistem manajemen yang menggabungkan sistem penjaminan mutu Dikti, sistem manajemen

mutu ISO 9001:2008, sistem akreditasi, sistem Monev PHK Dikti dan sistem pelayanan prima.

Dengan maksud jika penjaminan mutu eksternal dilakukan, SPMI UB telah siap

melaksanakannnya tanpa harus menyiapkan secara tergesa-gesa (sistem manajemen mutu dan

budaya mutu telah melekat pada semua unit kerja).

Hasil implementasi SPMI Universitas Brawijaya yang telah dilaksanakan sejak tahun 2007

(dimulai dari audit internal mutu akademik siklus 1) sampai dengan tahun 2011 (audit internal

mutu siklus 9 untuk Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA) dan siklus 3 untuk Unit Kerja

Penunjang Pelaksana Akademik (UKPPA), telah berdampak baik dalam pelaksanaan manajemen

mutu di setiap unit kerja, hal ini terbukti dengan diraihnya Pelayanan Prima terbaik (rangking I)

pada 11 Agustus 2011 diantara Perguruan Tinggi terpilih di seluruh Indonesia yang

penilaiannya dilakukan oleh KEMENDIKNAS. Pada tahun 2012 Universitas Brawijaya akan dinilai

oleh KEMENPAN mewakili Perguruan Tinggi untuk dinilai sebagai nominasi dalam rangka

mendapatkan penghargaan CITRA PELAYANAN PRIMA dari Presiden Republik Indonesia.

Namun demikian hasil penilaian oleh KEMENDIKNAS pada 11 Agustus 2011 tersebut, ada

kelemahan dalam implementasi Pelayanan Prima di UB, yaitu Indeks Kepuasan Masyarakat

(IKM) yang nilainya masih kurang baik (74,44 bandingkan dengan nilai IKM Universitas

Padjadjaran 80,40). Oleh karena itu perbaikan nilai tersebut harus ditingkatkan dengan jalan

pelatihan tentang cara meningkatkan IKM di seluruh unit kerja dilingkungan Universitas

Brawijaya. Selain mendapatkan penghargaan Pelayanan Prima, Universitas Brawijaya telah

mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008 dan SNI ISO 9001:2008 untuk seluruh unit kerja sejak

tanggal 14 November 2011 dengan nomor sertifikat JKT60003728. Assesment dilakukan oleh

Lembaga LRQA pada tanggal 27, 28 Juni 2011, 11 sampai dengan 14 Oktober 2011 dan 17

sampai dengan 19 Oktober 2011. Sertifikasi ISO 17025 untuk Laboratorium Sentral Ilmu Hayati

(LSIH) masih dalam proses penilaian.

Sebagai bentuk evaluasi terhadap implementasi SPMI di UB, maka diadakan Audit

Internal Mutu (AIM), hal ini juga merupakan hal yang disyaratkan oleh BAN-PT dan SMM ISO

9001:2008. AIM di UB dimulai pada akhir tahun 2007, dengan auditee atau teraudit hanya unit

kerja pelaksana akademik (UKPA) saja, sehingga disebut Audit Internal Mutu Akademik (AIMA).

AIMA bergulir sebanyak 7 siklus, yaitu siklus 1 tahun 2007, siklus 2 dan 3 tahun 2008, siklus 4

dan 5 tahun 2009, siklus 6 dan 7 tahun 2010. Selanjutnya di tahun 2011, mulai melibatkan unit

kerja penunjang pelaksana akademik (UKPPA) dalam kegiatan audit internal, maka sejak tahun

2011 AIMA berubah menjadi AIM. Sejak tahun 2011 tersebut, bergulir dua macam siklus AIM

yang berbeda, yaitu AIM UKPA yang melanjutkan siklus tahun sebelumnya, yaitu siklus 8 dan 9.

Serta AIM UKPPA yang memulai dari siklus 1, 2 dan 3. Dalam pelaksanaan AIM, PJM dibantu

oleh kelompok auditor internal UB yang saat ini jumlahnya mencapai 126 orang.

3

Secara umum, dengan adanya AIM, UB telah mampu mendorong terciptanya paradigma

budaya mutu di lingkungan UB. Hal ini terlihat dari lingkup audit yang diawali dari pembenahan

organisasi, tupoksi dan dokumen hingga dapat ditingkatkan menjadi lingkup kinerja sesuai

standar BAN-PT. AIM UKPA juga membantu PS dan pengelola PS (fakultas dan jurusan) dalam

mempersiapkan diri menghadapi akreditasi BAN-PT, sedangkan AIM secara keseluruhan telah

mengantarkan UB memperoleh sertifikat SMM ISO 9001:2008.

Pendampingan akreditasi Program Studi telah menunjukkan hasil yang cukup baik, dari

46 PS yang didampingi telah menyusun borang akreditasi 44 PS, 20 PS telah mengirim borang

tersebut ke BAN-PT. Hasilnya 2 PS S1 mendapatkan nilai A; 4 PS S2 mendapatkan nilai A,

masing-masing 1 PS S2 mendapatkan nilai B dan C. Sedangkan 1 PS S3 mendapatkan nilai A

dan 3 PS S3 mendapatkan nilai B. Dengan perkembangan pendirian PS baru yang cukup banyak

dari yang semula Agustus 2010 sebanyak 33 PS S1; 21 PS S2 dan 7 PS S3 dan pada bulan

Desember 2011 menjadi 69 PS S1 (naik 209 %); 45 PS S2 (naik 214 %); 18 PS S3 (naik

257%), maka akan sangat mempengaruhi Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi (AIPT). Hasil

analisis menunjukkan jumlah Diploma dan PS S1, S2 dan S3 yang telah terakreditasi sampai

dengan bulan Desember 2011 adalah 26,90%, padahal salah satu syarat untuk bisa mengikuti

AIPT adalah minimal 75% Diploma, PS S1, S2 dan S3 harus sudah terakreditasi. Oleh karena itu

dibutuhkan kerja keras semua pihak untuk mempercepat jumlah Diploma dan PS yang

diakreditasi.

Monitoring dan evaluasi internal (Monevin) PHK merupakan kegiatan evaluasi terhadap

pelaksanaan PHK untuk menjaga agar pelaksanaan PHK konsisten terhadap perencanaannya.

Dalam implementasinya, Monevin PHK di UB menggunakan panduan berupa Manual Prosedur

(MP) Monevin PHK, panduan ini dipergunakan untuk kegiatan Monevin PHK On Going yang

perlu diacu oleh pimpinan unit dan pelaksana penerima PHK, reviewer internal PHK, pengelola

program hibah kompetisi serta PJM di lingkungan UB.

Implementasi PHK di UB sudah baik, hal ini ditunjukkan dengan kesungguhan tim

pelaksana PHK dalam mencapai indikator kinerja program yang telah dijanjikan, walaupun

masih ada beberapa kendala, khususnya terkait pembiayaan program. Hal ini perlu komitmen

pimpinan untuk membuat kebijakan yang dapat membantu pelaksanaan PHK dengan baik.

Secara umum pelaksanaan program sudah sesuai dengan jadwal yang direncanakan,

dengan kemajuan yang bervariasi sesuai kendala dan keaktifan tim. Beberapa kendala yang

ditemui dalam pelaksanaan PHK antara lain:

1. Komunikasi yang kurang optimal antara pimpinan unit kerja penerima PHK, sehingga

kegiatan yang bersifat institusional kurang berjalan dengan baik.

2. Keterlambatan turunnya dana hibah, sehingga menggunakan dana mandiri.

Berdasarkan penilaian yang diberikan oleh reviewer internal, menunjukkan bahwa semua

pelaksana program hibah kompetisi telah memenuhi target skor minimal yang ditetapkan (skor

300). Walaupun demikian, ada program hibah yang kinerjanya dinilai masih kurang yaitu PHK-I

Tema B dan PHK PKPD. Untuk PHK-I Tema B, peran pimpinan institusi masih perlu lebih

dioptimalkan, khususnya koordinasi yang kurang baik antar pimpinan PS dalam membantu

pelaksanaan kegiatan. Sedangkan untuk PHK PKPD, rendahnya capaian indikator kinerja (baik

utama maupun pendukung/ tambahan) menyebabkan reviewer internal memberikan nilai

rendah. Selain itu, capaian kemajuan fisik kegiatan juga sangat rendah, bahkan kemajuan fisik

beberapa program kegiatan masih 0%.

Proses kegiatan Monevin PHK Akhir Tahun 2011, yang dilaksanakan oleh PJM, telah

berjalan lancar. Namun masih ada ketidaksesuaian dengan perencanaan awal. Misalnya, jadwal

4

kegiatan Monevin yang bergeser karena adanya keterlambatan penyerahan laporan oleh

grantee. Hal ini berdampak pada proses kegiatan berikutnya.

Menindaklanjuti hasil Monevin Tengah Tahun 2011 dan hasil Monev Dikti pada tanggal

17-18 Oktober 2011, maka untuk Monevin Akhir Tahun 2011 ada perubahan sistem Monevin

PHK dengan menambahkan checklist kegiatan Monevin dan checklist capaian indikator, capaian

fisik dan serapan dana seperti pada Kerangka Acuan Monitoring dan Evaluasi Tahunan PHK-I

Ditjen Dikti Tahun 2011 serta Panduan Monevin PHK-I Ditjen Dikti Tahun 2011.

Secara keseluruhan, PJM telah melaksanakan program kerja dengan kerja keras dan

penuh tanggung jawab, untuk memenuhi target yang ditetapkan dalam sasaran mutu. Namun

begitu, target capaian sasaran mutu tidak terpenuhi, rata-rata capaian sasaran mutu PJM di

akhir tahun 2011 adalah 94%, hal ini disebabkan karena satu program tidak mencapai target,

yaitu program bidang akreditasi nasional, khususnya capaian jumlah PS yang terakreditasi. Hal

ini, bukan merupakan kurangnya kinerja PJM, tetapi karena adanya kebijakan pimpinan UB

yang menyebabkan rasio PS terakreditasi menjadi rendah. Capaian sasaran mutu PJM secara

rinci dapat dilihat di Lampiran 3.

3.2 Evaluasi Kepuasan Stakeholders dan Penanganan Keluhan

Pelaksanaan evaluasi kepuasan stakeholders PJM mengacu kepada Manual Prosedur

Evaluasi Kepuasan Pelanggan PJM (00009 02016). Sesuai MP tersebut, telah ditetapkan bahwa

standar minimal tingkat kepuasan, untuk pimpinan adalah 85%, sedangkan untuk stakeholders

lain adalah 75%.

Evaluasi Kepuasan Pimpinan UB terhadap kinerja PJM diperoleh berdasarkan isian

kuisioner kepuasan Rektor dan para Pembantu Rektor. Hasil rekapitulasi kuisioner tersebut

diperoleh rata-rata tingkat kepuasan pimpinan sebesar 89,42%, hal ini merupakan nilai yang

sangat berarti bagi PJM, karena ini berarti PJM perlu dipertahankan keberadaan dan kinerjanya.

Gambar 1. Tingkat Kepuasan Pimpinan UB terhadap Kinerja PJM

Kepuasan stakeholders lain dibagi menjadi dua bagian, yaitu internal dan eksternal.

Untuk stakeholders internal, diperoleh dari rata-rata tingkat kepuasan unit kerja (UKPA dan

UKPPA) terhadap pelaksanaan kegiatan/program PJM, misalnya: AIM, Monevin PHK dan

pendampingan akreditasi PS.

93,83

86,67

92,1790,89

80,00

85,00

90,00

95,00

100,00

Rektor PR-1 PR-2 PR-3 Rerata

Tin

gkat

Kep

uasan

(%

)

Pimpinan UB

Standar Minimal

Tingkat Kepuasan

5

Dari hasil rekapitulasi umpan balikstakeholders internal diperoleh tingkat kepuasan

sebesar 87,42%. Nilai ini masih di atas standar minimal 75%. Hal ini menunjukkan bahwa

stakeholders internal (dosen dan karyawan) memberikan apresiasi yang baik terhadap kinerja

PJM, khususnya melalui kegiatan-kegiatan di lingkungan internal UB. Namun demikian, terdapat

beberapa kritik dan masukan terhadap PJM yang perlu ada tindak lanjut dan perbaikan untuk

masa mendatang. Masukan dan kritik yang perlu mendapat perhatian adalah dalam hal

kerapian dan ketertiban manajerial, serta kompetensi fasilitator/fungsionaris PJM dalam

menjalankan tugas.

Gambar 2. Tingkat Kepuasan Stakeholders Internal PJM

Sedangkan dari hasil rekapitulasi umpan balik stakeholders eksternal diperoleh tingkat

kepuasan sebesar 93,85%. Nilai tersebut juga masih jauh di atas standar minimal tingkat

kepuasan 75%. Hal ini menunjukkan bahwa stakeholders eksternal (khususnya PTN dan PTS)

sangat membutuhkan bimbingan dalam bentuk pelatihan, magang, studi banding dan lain-lain

untuk dapat mengimplementasikan SPMI di institusi masing-masing. Selain itu, stakeholders

eksternal juga merasakan bahwa layanan publik yang disediakan PJM sangat sesuai dengan

kebutuhan untuk pengembangan SPMI di PTN dan PTS mitra.

Masukan dan kritik yang didapat dari stakeholders eksternal terkait layanan yang

diberikan PJM, terutama dalam hal sistem layanan dan sarana kegiatan.

Gambar 3. Tingkat Kepuasan Stakeholders Eksternal PJM

91,09

84,11

95,56

78,91

87,42

60,00

65,00

70,00

75,00

80,00

85,00

90,00

95,00

100,00

AIM Monevin PHK

Refreshing KPM

Workshop SPMI-ISO

Rerata

Tin

gkat

Kep

uasan

(%

)

Kegiatan PJM

Standar Minimal Tingkat Kepuasan

88,59

99,96

93,00 93,85

70,00

75,00

80,00

85,00

90,00

95,00

100,00

Pelatihan Magang Studi Banding Rerata

Tin

gkat

Kep

uasan

(%

)

Jenis Layanan

Standar Minimal Tingkat Kepuasan

6

Berdasarkan kompilasi keluhan stakeholders yang direkam PJM sepanjang tahun 2011,

terdapat 27 keluhan terhadap pelaksanaan program kerja PJM. Paling banyak keluhan tentang

proses AIM. Namun demikian, PJM telah berusaha untuk menindaklanjuti setiap keluhan yang

masuk. Dari 27 keluhan tersebut, hanya dua yang masih belum selesai ditindaklanjuti. Hal ini

harus menjadi perhatian di tahun 2012, untuk segera dapat menyelesaikan keluhan tersebut

(Lampiran 4).

3.3 Tindak Lanjut atas Temuan AIM UKPPA Siklus 3

Sebagai tindak lanjut atas temuan AIM UKPPA siklus 3 telah dilakukan oleh masing-masing

Wakil Bidang di PJM. Hasil tindak lanjut bisa dilihat dalam laporan audit siklus 3 yang telah di

closed oleh auditor (Lampiran 5).

3.4 Tindak Lanjut atas Temuan Second Stage Assessment ISO 9001:2008

Berdasarkan Stage 2 Assessment Report untuk SMM ISO 9001:2008 Universitas

Brawijaya, khususnya bagian PJM (Lampiran 6), diperoleh satu ketidaksesuaian minor dan tiga

observasi, sebagai berikut:

1. Sebuah ketidaksesuaian minor terjadi dalam proses AuditInternal: Tidak ada persyaratan

untuk memastikan waktu (deadline) pelaporan hasil audit, dan waktu untuk merespon

temuan (klarifikasi). Ringkasan hasil audit tidak didukung oleh form borang klarifikasi, dan

Tindak lanjutnya tidak menyertakan adanya verifikasi tindakan.

2. Tabel kompetensi auditor tidak diperbarui, misalnya: ditemukan bahwa Prof. Diana Arfiati

adalah auditor untuk Fakultas Ekonomi di 15 Juni 2011, tetapi pada saat audit tidak ada

bukti bahwa Prof. Diana Arfiati memenuhi syarat sebagai auditor internal.

3. Pertemuan rutin telah dilakukan setiap minggu dan berbagai hal telah dibahas, namun

kepuasan pada pegawai pada pelatihan yang dilakukan PJM tahun 2011 belum masuk

dalam notulen rapat.

4. Status dan pentingnya area yang akan diaudit dapat dianggap sebagai masukan untuk

program audit, seperti juga hasil audit sebelumnya.

Untuk memperbaiki temuan NC minor tersebut, maka Wakabid AIM dan anggota telah

melakukan kajian dan merumuskan program kerja dan sasaran mutu bidang AIM sesuai saran

dari Auditor LRQA (dapat dilihat di bagian selanjutnya), yaitu menetapkan batas waktu

penyerahan laporan hasil AIM dan batas waktu auditee untuk memberikan klarifikasi terhadap

temuan AIM (Temuan 1). Selain itu, Wakabid AIM dan anggota juga menyiapkan evaluasi

kompetensi auditor internal, yang nantinya akan digunakan untuk menetapkan para auditor

internal yang layak dan tidak layak untuk melakukan AIM, evaluasi tersebut juga diperoleh dari

hasil umpan balik auditee terhadap auditor (Temuan 2).

Mengenai diskriminasi dalam AIM (Temuan 4), yaitu perlu atau tidaknya AIM untuk unit

kerja yang dianggap sudah sesuai persyaratan, maka Wakabid AIM dan anggota serta Tim PJM

yang lain sepakat, bahwa AIM akan tetap dilakukan untuk semua unit kerja (UKPA dan UKPPA),

baik yang sudah bagus terlebih lagi untuk yang masih kurang bagus. Pertimbangannya adalah

untuk mengantisipasi menurunnya semangat dalam membudayakan mutu di semua unit kerja

di UB. Untuk itu, AIM yang akan datang akan dibedakan lingkupnya, antara unit kerja yang

sudah bagus dengan unit kerja yang kurang bagus.

7

Sistem evaluasi kepuasan untuk stakeholders PJM (pimpinan, stakeholders internal dan

stakeholders eksternal) akan diperbaiki lagi sesuai kebutuhan dan kedalaman evaluasi. Borang

evaluasi kepuasan dan umpan balik akan diperbaiki dan dilakukan untuk siapa saja yang terlibat

dalam kegiatan PJM (Temuan 3).

3.5 Penyusunan Program Kerja dan Sasaran Mutu

Dalam menyusun Program Kerja PJM 2012 dan Sasaran Mutu PJM 2012-2014, masing-

masing Wakabid dan anggota diharuskan menyusun konsep terlebih dahulu, kemudian pada

rapat pleno PJM tanggal 20 dan 27 Desember 2011 dilakukan finalisasi dan penetapan oleh

seluruh tim PJM.

Berdasarkan hasil rapat pleno PJM tersebut telah disusun Program Kerja PJM 2012

sebagai berikut:

No. Kegiatan Jan

Peb

Mar

Apr

Mei

Jun

Jul

Agt

Sep

Okt

Nop

Des

PIC/Peserta

1 Management Representative

MR

1.1 Evaluasi kepuasan pimpinan terhadap kinerja PJM

V V

1.2 Tinjauan manajemen (management review)

V V

1.3 Evaluasi kinerja Personil PJM, termasuk staf

V

1.4 Update pemetaan kompetensi Tim PJM

V

1.5 Menindaklanjuti Temuan Audit Internal dan Audit Ekternal (khusus untuk PJM)

V V

2 Bidang Pelayanan Umum

2.1 Updating website: http://pjm.ub.ac.id

V AK

2.2 Pengadaan Barang PJM V YWES

2.3 Manajemen Aset PJM V V V V V V V V V V V V WFA

2.4 Administrasi Keluhan <insidental>

V V V V V V V V V V V V WFA, Tim PJM

2.5

Penyediaan Technical Assisstance (TA) dan Tenaga Ahli bidang SPMI, AIM, Monevin PHK dan Akreditasi PS <insidental>

V V V V V V V V V V V V YWES, Tim PJM, outsourching

2.6 Penyediaan Narasumber untuk Workshop/Seminar/Lokakarya <insidental>


2.7 Fasilitasi Benchmark (Studi Banding dan Konsultasi) tentang SPMI <insidental>


2.8 Magang <insidental> V V V V V V V V V V V V YWES, Tim PJM

2.9 Sertifikasi Auditor Internal Mutu UB

V Wakabid Pelayanan Umum, Wakabid AIM

2.10 Pelatihan Menyusun Dokumen Akreditasi PS, bagi Ketua PS dan Tim

V

Wakabid Pelayanan Umum, Wakabid Akreditasi Nasional

8

No. Kegiatan Jan

Peb

Mar

Apr

Mei

Jun

Jul

Agt

Sep

Okt

Nop

Des

PIC/Peserta

2.11

Pelatihan Perancangan SPMI dan Sertifikasi Auditor Internal Mutu PT untuk Stakeholder Eksternal

V V V V V Wakabid Pelayanan Umum

2.12 Pelatihan Menyusun Dokumen Akreditasi PS untuk Stakeholder Eksternal

V V Wakabid Pelayanan Umum

3 Bidang Pengembangan SPMI

3.1

Melakukan review dan revisi SPMI UB yang ada (kelembagaan, dokumentasi, database) termasuk dokumen rekaman dan MP

V Wakabid Pengembangan SPMI

3.2 Mendampingi Evaluasi Kepuasan pelanggan UB

V Wakabid Pengembangan SPMI

3.3

Menguatkan GJM UJM dalam melakukan ED rutin dan pemutakhiran PDPT (survey profil, peran dan fungsinya)

V V Wakabid Pengembangan SPMI

3.4 Melakukan audit internal PJM V V Wakabid Pengembangan SPMI & MR

3.5 Melakukan revisi atas temuan audit internal dan sosialisasi ke semua unit kerja+website UB

V

Wakabid Pengembangan SPMI & Wakabid AIM

3.6

Penyusunan konsep standar organisasi dan pembimbingan mahasiswa Pasca Sarjana (Pasca Sarjana, Fakultas, Komite Penjaminan Mutu)


3.7 Pengembangan IT-based procedure (kerjasama dengan UPPTI)

V V Wakabid Pengembangan SPMI & UPPTI

3.8

Standarisasi kualifikasi Dosen dan Tenaga Kependidikan (kerjasama dengan LP3 dan BAU)

V V Wakabid Pengembangan SPMI, LP3 & BAU

3.9 Evaluasi & Laporan kegiatan pengembangan SPMI UB


4 Bidang AIM

4.1

Koordinasi perumusan ruang lingkup AIM, penyusunan materi sosialisasi dan borang, serta evaluasi auditor internal mutu UB

V Wakabid AIM

4.2 Workshop peningkatan kompetensi auditor UKPA & UKPPA

V Wakabid AIM

4.3 Sosialisasi AIM UKPA Siklus 10 dan UKPPA Siklus 4

V Wakabid AIM

4.4 Refreshing AIM UKPA Siklus 10 dan UKPPA Siklus 4

V Wakabid AIM

9

No. Kegiatan Jan

Peb

Mar

Apr

Mei

Jun

Jul

Agt

Sep

Okt

Nop

Des

PIC/Peserta

4.5 AIM UKPA Siklus 10 & Evaluasi Pelaksanaan

V Wakabid AIM

4.6 AIM UKPPA Siklus 4 & Evaluasi Pelaksanaan

V Wakabid AIM

4.7 Pelaporan AIM UKPA Siklus 10 dan AIM UKPPA Siklus 4

V Wakabid AIM

4.8 Workshop Hasil AIM UKPA Siklus 10 dan AIM UKPPA Siklus 4

V Wakabid AIM

4.9

Koordinasi perumusan ruang lingkup AIM, penyusunan materi sosialisasi dan borang, serta evaluasi auditor internal mutu UB

V Wakabid AIM

4.10 Workshop peningkatan kompetensi auditor UKPA & UKPPA

V Wakabid AIM

4.11 Sosialisasi AIM UKPA Siklus 11 dan UKPPA Siklus 5

V Wakabid AIM

4.12 Refreshing AIM UKPA Siklus 11 dan UKPPA Siklus 5

V Wakabid AIM

4.13 AIM UKPA Siklus 11 & Evaluasi Pelaksanaan

V V Wakabid AIM

4.14 AIM UKPPA Siklus 5 & Evaluasi Pelaksanaan

V V Wakabid AIM

4.15 Pelaporan AIM UKPA Siklus 11 dan AIM UKPPA Siklus 5

V Wakabid AIM

4.16 Workshop Hasil AIM UKPA Siklus 11 dan AIM UKPPA Siklus 5

V Wakabid AIM

5 Bidang Akreditasi Nasional

5.1 Rapat Koordinasi Monitoring Ijin Program Studi (termasuk vokasi) dan Status Akreditasi

V V V V V V V V V V V V

Wakabid Akreditasi & Anggota, PD-1& Sekretaris Program, BAAK, Tim EPSBED

5.2 Monitoring Pengembangan SIDEA

V V V V V V V V V V V V

Wakabid Akreditasi & Anggota, Tim Pengembang SIDEA dan PD-1

5.3

Pelatihan Pengisian Dokumen Akreditasi (Buku IIIA, IIIB dan ED), termasuk persiapan surveillance

V V V

Wakabid Akreditasi & Anggota, Wakabid Pelayanan Umum, Tim Akreditasi PS dan Fakultas terkait

5.4 Rapat koordinasi Asesor Internal UB, GJM, PD-1 dan PD-2

V V

Wakabid Akreditasi & Anggota, Tim Asesor Pendamping UB, Tim GJM, PD-1,

10

No. Kegiatan Jan

Peb

Mar

Apr

Mei

Jun

Jul

Agt

Sep

Okt

Nop

Des

PIC/Peserta

PD-2

5.5

Penyusunan Dokumen Akreditasi (Buku IIIA, IIIB dan ED) (Konsinyering), bagi PS/vokasi yang telah siap

V V

Wakabid Akreditasi & Anggota, Tim Asesor Pendamping UB, Tim Akreditasi PS dan Fakultas terkait

5.6 Desk Evaluation Borang Akreditasi

V V V V V V V V V V V V Tim Asesor Pendamping UB

5.7 Visitasi PS Penyusun Akreditasi V V V V V V V V V V V V Tim Asesor Pendamping UB

5.8 Pendampingan visitasi akreditasi

V V V V V V V V V V V V Tim Asesor Pendamping UB

5.9 Kompilasi data dan pelaporan V V Wakabid Akred. Nas& Anggota

5.10 Penyampaian Laporan kepada Rektor

V V Wakabid Akred. Nas& Anggota

6 Bidang Monevin PHK

6.1 Monevin PHK Tengah Tahun 2012

V V V V V V Wakabid Monevin PHK

6.2 Monevin PHK Akhir Tahun 2012

V V V Wakabid Monevin PHK

7 Bidang ISO dan Akreditasi Internasional

7.1 Surveillance ISO 9001:2008 ke-1 Tahun 2012

V V V V V V Wakabid ISO & Akreditasi Internsl

7.2 Surveillance ISO 9001:2008 ke-2 Tahun 2012

V V V V V V Wakabid ISO & Akreditasi Internsl

7.3 Akreditasi Internasional V V V V V V V V V V V Wakabid ISO & Akreditasi Internsl

7.4

Pengembangan Public Service untuk awareness dan persiapan sertifikasi ISO 9001 perguruan tinggi (kerjasama dengan Wakabid Pelayanan Umum)

V V V V V V

Wakabid ISO & Akreditasi Internasional, Wakabid Pelayanan Umum

7.5 Pendampingan dan Monitoring Sertifikasi ISO 17025 (Laboratorium Uji)

V V V V V V V V V V V V Wakabid ISO & Akreditasi Internsl

7.6 In house training “Lead Auditor” ISO 9001:2008

V Wakabid ISO & Akreditasi Internsl

Sedangkan Sasaran Mutu PJM untuk 2012-2014 adalah sebagai berikut:

No. Indikator Kinerja Baseline

2011

Target Capaian

2012 2013 2014

1 Management Representative

1.1 Tingkat kepuasan pimpinan terhadap kinerja PJM (%)

80 80 85 90

1.2 Tingkat kepuasan stakeholder selain pimpinan terhadap kinerja PJM (%)

80 80 85 90

2 Bidang Pelayanan Umum

2.1 Evaluasi kepuasan stakeholder terhadap website PJM (persen jumlah orang yang

- 70 80 85

11


2011

Target Capaian

2012 2013 2014

memberikan tingkat kepuasan 80%)

2.2 Tingkat kesesuaian hasil pengadaan barang PJM (%)

58 70 80 85

2.3

Evaluasi kepuasan terhadap layanan Technical Assisstance (TA), Narasumber, layanan Studi Banding dan Konsultasi, layanan magang, layanan pelatihan (persen jumlah orang yang memberikan tingkat kepuasan 80%)

80 82 85 87

3 Bidang Pengembangan SPMI

3.1 Kepuasan pelanggan (%) 70,4 75 80 85

3.2 Penguatan implementasi SPMI & peran GJM /UJM

Kegiatan insidental

terutama saat audit dan akreditasi

ED UB, 100% fakultas; 50%

PS melalui SIDEA

ED UB 100%fakultas

& PS

ED UB 100%fakultas

& PS

3.3 Standarisasi kualifikasi SD Organisasi Sesuai BANPT

Konsep Standar Dosen

Konsep Standar

Ruang kuliah

Konsep standar

pengelolaan Lab.

3.4 Implementasi SPMI di laboratorium Manual

prosedur softcopy

Pengembangan IT-based procedure

Peningkatan kepuasan pe-layanan Lab.

Peningkatan kinerja Lab.

3.5 Implementasi SPMI di PS Pasca Sarjana

Kelembaga-an Komite

Penjaminan Mutu (KPM)

Penyusunan standar

Monev Monev rutin

4 Bidang AIM

4.1 Jumlah Auditor diseluruh Universitas (orang)

126 146 166 186

4.2 Tingkat Kepuasan Auditee terhadap pelaksanaan AIM (%)

80 80 85 90

4.3 Tingkat Kepuasan Auditor terhadap pelaksanaan AIM (%)

80 80 85 90

4.4 AIM untuk Manajemen Laboratorium (%) 0 35 70 100

5 Bidang Akreditasi Nasional

5.1 Ijin Operasional PS (unit/unit) na 116/145 145/145 145/145

5.2 Tingkat Kepuasan PS terhadap proses pendampingan akreditasi (%)

80 80 85 90

5.3 Jumlah PS yang mengirimkan dokumen akreditasi ke BAN-PT

22/53 64/64 45/45 13/13

6 Bidang Monevin PHK

6.1 Tingkat kepuasan grantee terhadap pelaksanaan Monevin PHK (%)

80 82 84 86

6.2 Jumlah grantee yang memenuhi skor Monevin PHK minimal 300 (%)

50 75 75 100

6.3 Jumlah PHK yang dihentikan (%) 0 0 0 0

7 Bidang ISO dan Akreditasi Internasional

7.1

Penerapan ISO, berdasarkan Kepuasan Pendampingan, temuan Audit & Surveillance, Pemberian Informasi dan Workshop ISO (%)

70 75 80 85

7.2

Akreditasi PS Internasional, berdasarkan Kepuasan pendampingan unit kerja, pemberian Informasi dan Workshop Akreditasi Internasional, Kesesuaian

na 60 70 75

12


2011

Target Capaian

2012 2013 2014

capaian jumlah PS terakreditasi (%)

7.3 Layanan Publik (pelatihan dan konsultasi ISO), berdasarkan Kepuasan pelanggan, jumlah peminat layanan, dll (%)

na 70 75 80

7.4

Sertifikasi ISO17025, berdasarkan Kepuasan pendampingan, temuan Audit & Surveillance, Layanan Informasi dan pelatihan (%)

60 70 75 80

7.5 Kinerja Bidang ISO dan Akreditasi Internasional sesuai penilaian pimpinan (%)

80 85 90 95

3.6 Continual Improvement

Perbaikan secara berkelanjutan dilakukan secara terus menerus dengan jalan melakukan

komunikasi internal atau rapat rutin setiap hari selasa. Membahas program kerja, sasaran mutu

dan implementasinya, mengevaluasi dan menindaklanjuti serta meningkatkan mutu secara

berkelanjutan. Beberapa hasil rapat rutin bisa dilihat pada Lampiran 7.

13

IV. Lampiran

Lampiran 1. Daftar Hadir Tim PJM

15

Lampiran 2. SK Rektor tentang Tim PJM

18

Lampiran 3. Capaian Sasaran Mutu PJM

No Indikator Target Capaian

2008 Target 2009

Capaian

2009 Target 2010

Capaian

2010 Target 2011

Capaian

2011

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

1 UB menjalankan sistem penjaminan mutu yang didukung oleh keberadaan

manual mutu dan implementasinya

100

- SPM yang dikembangkan di tingkat

universitas

SPM

Akademik SPMI SPMI SPMI SPMI SPMI SPMI

- Unit kerja tingkat fakultas yang mengembangkan SPM (unit, %)

12 100

12 100

12 100

12 100

14 100

12 100

14 100

- Unit kerja tingkat jurusan yang

mengembangkan SPM (unit, %)

37

97

39

100

39

100

40

100

36

100

42

100

36*

100

- Unit kerja penunjang pelaksana akademik (unit, %)*

1/19 (5)

5/19 (26)

5/19 (26)

11/19 (58)

10/19 (52)

19/19 (100)

17* (100)

- Institusi yang dilayani PJM untuk studi banding, magang dan diklat dll. (PT)

6 11 11 20 31 40 49

2 Lingkup Penerapan ISO di UB* 100

- Sistem Manajemen Mutu ISO

9001:2008 PJM

PJM, 3

Satker

PJM, 3

Satker

4 satker,

Fak. & Jur.

10 satker,

Fak. & Jur. UB UB

- Perbaikan Berkelanjutan ISO 9004 - - - - - PJM -

- Pengujian Laboratorium ISO 17025 - LSIH LSIH LSIH LSIH LSIH LSIH

3 Implementasi Sistem Penjaminan Mutu di seluruh unit kerja dengan bukti

laporan audit

100

- Unit kerja tingkat fakultas yang mengikuti Audit Internal Mutu (unit,

%)

12

100

12

100

12

100

13

100

13

100

13

100

14

100

- Unit kerja tingkat jurusan yang mengikuti Audit Internal Mutu (unit,%)

37 97

39 100

39 100

40 100

36 100

42 100

36 100

- Unit kerja penunjang pelaksana

akademik yang mengikuti Audit Internal Mutu (unit, %)*

0

0

0

0

0

0

19

100

10

52

19

100

17*

100

- Jumlah penerima hibah yang diputus Dikti

0 0 0 0 0 0 0

19

No Indikator Target Capaian

2008 Target 2009

Capaian

2009 Target 2010

Capaian

2010 Target 2011

Capaian

2011

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

4 Standarisasi Akreditasi PS S-1, S-2, S-3* 70,15

Jumlah PS S-1 terakreditasi A untuk PS perpanjangan

16/29 29/32 16/33 20/32 18/33 24/32 21/29

Jumlah PS S-1 terakreditasi B untuk PS

baru 2/5 7/9 7/9 11/11 7/9 15/12 4/38

Jumlah PS S-2 terakreditasi A 7/17 7/26 0/21 0/21 0/21 4/21 4/47

Jumlah PS S-3 terakreditasi A 0/10 0/10 1/9 1/12 1/9 3/13 2/23

Status AIPT B A A A A A A

5 PJM UB menerima dana tahunan peningkatan mutu internal serta

akreditasi, secara terus menerus (xRp

1.000.000,-)

1.200 1.500 1.080 1.600 1.800 1.750 2.154

(100)

Rata-rata capaian indikator 93,7% 88% 86% 94%

20

Lampiran 4. Daftar Keluhan dan Penanganan Keluhan Pelanggan PJM Tahun 2011

No Nama Pelanggan Unit Kerja Tgl Bidang

Layanan Uraian Keluhan

Status Keluhan

Solusi Status

Penanganan

1. HPT PJM 10 Januari 2011

Pelaksanaan AIM Batch II

Merasa kurang mendapatkan informasi dari PJM terkait Pelaksanaan Audit sehingga Tingkat Kepatuhan hanya 15 %

New Membuat email khusus atau YM yang bisa dihubungi sewaktu-waktu apabila ada pertanyaan Dilakukan pendampingan oleh anggota PJM perwakilan fakultas

Closed

2. Bu Ani PJM 10 Januari 2011


Merasa tidak dihargai oleh auditee (FIB)

New Dilakukan klarifikasi Closed

3. Marsoedi UB Malang 14 Januari 2011

PJM Kurang tambahan waktu untuk visitasi

New Perlu tambahan waktu hingga ada praktek visitasi yang dapat dilakukan

Closed

4. Dian tariningsih UNMAS Denpasar

14 Januari 2011

PJM Bahan Materi Pelatihan Pak Sony perlu diperbanyak

New Materi dikopikan ke setiap peserta

Closed

5. Khoidar Amirus UNIMAL Lampung

14 Januari 2011

PJM Kurang informasi mengenai jadwal kegiatan dan narasi kegiatan

New Pemberitahuan jadual kegiatan dan narasi kegiatan dapat disampaikan lebih awal

Closed

6. Dewi Kusuma ningsih

UNIMAL Lampung

14 Januari 2011

PJM Peserta kurang persiapan sehingga kurang optimal dalam mengikutio pelatihan

New Dikirimkan undangan, susunan acara, dan note mengenai hal yang perlu disiapkan agar bisa lebih optimal

Closed

7. Pak Dawam FP Ka. PS S-2 FP Ilmu Tanah

14 Januari 2011

PJM Surat Pemberitahuan telat diterima New Surat Pemberitahuan diperawal

Closed

8. Auditor2 PJM 13 Februari 2011


HR sebaiknya based on PS (tingkat kesulitannya berbeda kalau yang seperti sekarang), lebih baik seperti BAN PT

New Telah dipertimbangkan untuk audit kinerja berikutnya

Closed

9. Pak Joko Ketua PS

Hubungan internasional

5 Mei 2011 Asesor

pendamping

Penilaian borang akreditasi yang

dilakukan asesor memakan waktu yang terlalu lama (1 bulan)

New Asesor Pendamping diganti

dengan Prof. Surachman

Closed

10. Bu Endang PJM 5 Mei 2011 AIM UKPPA Pengurangan nilai karena kelengkapan MP tidak sama untuk tiap tim Auditor

New Dilakukan meta audit Closed

11. Bu Endang PJM 5 Mei 2011 Sekretariat PJM tidak punya kopi dari disposisi rektor

new Surat disposisi harus digandakan

Closed

21



Status Keluhan

Solusi Status

Penanganan

12. Ela Saparianti Dosen THP

PJM 7 Juni 2011

Ketua PJM Dokumen SPMI UB edisi 2011 secara resmi belum diketahui

New Dokumen SPMI UB terlambat direvisi sedikit, terutama tentang sampul dan bisa didownload di website PJM

Closed

13. Ela Saparianti Dosen THP

PJM 7 Juni 2011

Ketua PJM Check list AIM UKPA Siklus 8 berbeda dengan isi manual mutu tahun 2010

New Tidak ada perbedaan sama sekali. Keluhan segera dijawab minimal tanggal 13 Juni 2011

informal melalui email

Closed

14. Ela Saparianti UJM THP

PJM 7 Juni 2011

Ketua PJM PJM mengaudit sebatas memenuhi persyaratan dokumen

New Audit dimulai dari pengembangan sistem. Jika sistem sudah baik baru kinerja.

Closed


PJM 7 Juni 2011

Ketua PJM Sosialisasi sasaran mutu universitas di level jurusan masih kurang

New Sosialisasi dilakukan secara terstruktur melalui Rapat Koordinasi PR I dengan PD

Closed


PJM 7 Juni 2011

Ketua PJM Waktu instruksi penyusunan sistem SPMI terbatas

New Pendampingan dan memberikan template. PJM menyesuaikan jadwal pengembangan sistem sesuai kebijakan rektor tentang sertifikasi ISO 9001 pada bulan September 2011

Closed

17. Ketua Jurusan Fisika

PR I dan PJM

9 Juni 2011

Wakabid Pelayanan Umum PJM

Kecewa telah datang pada rapat yang diundang PR I, ternyata batal dan belum ada tindak lanjutnya

New Surat Permohonan maaf PR I atas kekurang telitian sekretariat PJM

closed

18. Rusdi Tjahjono Sekretariat 20 Juni 2011

Sekretariat Belum mendapat HR Monevin New HR diambil di PJM Closed

19. Endang

Arisoesilaningsih

PJM 24 Juni

2011

Wakabid AIM 1) Masih banyak variasi diantara

auditor untuk membuat laporan AIM, 2) kasihan teraudit mencari auditor untuk melakukan verikasi atas temuan

New 1) Sudah ada refreshing dan

simulasi audit 2) Closing temuan dapat

dilakukan saat AIM berikutnya

Closed

20. Endang Arisoesilaningsih

PJM 24 Juni 2011

Wakabid Pelayanan Umum

1) Padatnya kegiatan PJM menyebabkan email tidak sempat dibalas hingga 3-8 hari, 2) File yang dibuat Khaqim setahun

New 1) Selanjutnya akan dibalas dalam waktu 1 hari, 2) sudah dibuat template, untuk selanjutnya akan

Closed

22



Status Keluhan

Solusi Status

Penanganan

lalu tidak mudah dilacak saat Khaqim tidak ada

dibriefing

21. Endang Arisoesilaningsih & Aida

PJM 24 Juni 2011

Wakabid AIM Mekanisme pembuatan status temuan menjadi Closed, bervariasi antar auditor. Ada yang mengclosed temuan setelah perbaikan dan melaporkan pada atasan langsung, ada yang mencari tanda tangan

auditor untuk mengubah status closed.

New Closing temuan bisa dilakukan pada saat AIM berikutnya

Closed


PJM 5 Juli 2011 Wakabid Akreditasi Nasional

Mekanisme pembayaran asesor internal Akreditasi PS tidak jelas, sehingga ada asesor yang belum dibayarkan setelah lebih dari sebulan visitasi berlalu, kasus PS S2 Biologi Reproduksi, Administrasi Publik dan Administrasi Bisnis.

New Yang sudah dibayarkan pada asesor adalah program percepatan saja. Sedangkan yang reguler belum.

Closed


PJM 5 Juli 2011 Pimpinan Belum ada surat resmi pe-Nonaktif-an Drs.Djaelani sebagai Bendahara PJM.

New Sudah diseleseikan. Surat Sudah dikirim ke Pak Djaelani

Closed

24. Setyawan dan Didik Suprayoga

UB 28 Juni 2011

PJM Fakultas Telah mengalokasikan anggaran banyak untuk pengembangan SMM sertifikasi ISO, namun tidak ada kejelasan kontribusi pendanaan dari universitas. Program sertifikasi menjadi program universitas.

New Perlu Koordinasi lagi dengan PR II untuk menyeleseikan masalah oleh Pak Bisri dan Pak Bari Sudah ada alokasi bantuan operasional 15jt per Fakultas

Closed

25. Marsoedi PJM 19 Juli 2011

PJM Kegiatan banyak sedangkan publikasi terbatas

new Dibentuk tim publikasi internal PJM melalui surat tugas tim publikasi PJM

Open

26. Mastuti PJM 9 Agustus 2011

Wakabid Monevin

Pelaksanaan monevin tidak sesuai kode etik reviewer, karena reviewer

melakukan Don’ts. Reviewr mendapat surat sebagai reviewer tapi tidak diundang refreshing.

new Untuk monevin selanjutnya akan ada klasifikasi reviewer

berdasarkan kompetensi dan kesediaan

Open


PJM- BAAK

5 Desember 2011

Wakabid Akreditasi

Dalam pengiriman Surveillance Akreditasi PS S2 Biologi, PJM tidak terlibat. Langsung dikirim BAAK

new Terlibat dalam menyiapkan rekomendasi perlunya surveillance akreditasi

Closed

23

Lampiran 5. Daftar Temuan AIM UKPPA Siklus 3 untuk PJM

Audit ke : 3 Auditor :

1. Tri Wahono

2. Syaifuddin

3.

Tanda tangan Ketua Auditor :

Tanggal : 28 September

2011 Auditee :

Muhammad Bisri

Soebarinoto Tanda tangan Auditee :

No. Temuan

Kategori Temuan

dan Status

Temuan

Bidang yang

diaudit Uraian Ketidaksesuaian Tindakan Perbaikan

Target Waktu Selesai

Verifikasi Status Akhir

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

1. KTS/New MM Kompetensi personil yang mempengaruhi mutu produk, Auditor masih ada yang kurang mampu menjalankan tugas.

Pembekalan materi audit internal dan rekruitmen auditor internal baru, serta melakukan pemantauan berkala.

60 hari

Telah dilakukan workshop Peningkatan Kompetensi Auditor Internal UB, pada tanggal 13 dan 17 Januari 2012.

Closed

2. OB MM Penyempurnaan sistem penjaminan mutu

akreditasi program studi. Terutama pada aspek pencegahan.

Perbaikan MP Pendampingan

Akreditasi PS, khususnya dalam prosedur monitoring kemajuan penyusunan dokumen akreditasi PS. Ada prosedur untuk melaporkan hasil monitoring.

10

Okt 2011

- MP sudah direvisi.

- Akan dilakukan pelatihan menyusun dokumen akreditasi bagi PS-PS yang masuk dalam program pendampingan akreditasi pada tanggal 23, 24 dan 30 April 2012

Closed

3. OB MM Penyempurnaan matriks bisnis proses, terutama tindakan koreksi dan pencegahan.

Perbaikan Manual Mutu PJM 10 Okt 2011

Tindakan korektif sudah ada di aktivitas masing-masing bidang, dan tertulis pada MP nya

Closed

4. KTS/New MM Rekaman kegiatan ISO belum bisa ditunjukkan. Kemajuan pemahaman belum terekam dengan baik. Rekaman kompetensi auditor belum bisa ditunjukkan. Kemajuan efektivitas implementasi ISO di UB belum terekam. Sinkronisasi sistem di UB dan unit kerja masih perlu diperbaiki (Kebijakan, sasaran mutu masih belum sinkron).

- Membuat form untuk mengukur efektifitas implementasi ISO 9001:2008 di UB.

- Updating matriks kompetensi auditor internal UB.

- Melakukan sinkronisasi sistem manajemen mutu di UB dan di PJM

10 Okt 2011

Efektifitas implementasi ISO 9001 dapat dilihat pada laporan hasil dan evaluasi AIM UKPA Siklus 10 dan AIM UKPPA Siklus 4. Sudah dilakukan updating matriks kompetensi auditor internal UB. SMM di UB sudah diupayakan untuk sinkron

Closed

24

Lampiran 6. Stage 2 Assessment Report QMS ISO 9001:2008

Assessor: Dede Gunawan (ID 04315)/ Firdha Basbeth (New Assessor)

Assessment of: Pusat Jaminan Mutu (PJM) Auditee(s): Prof Dr. M. Bisri, and staff

Audit trails and sources of evidence: Interview with management and staff, Internal Quality Audit Accreditation - BAN PT monitoring PJM Program Y 2007-2012

Evaluation and conclusions: PJM mainly has three main tasks: to develop internal quality assurance, maintain and improve university accreditation, and to monitor and evaluate the fund and grants received for research purposes. There is a significant improvement on the development of quality assurance indicated by the number of internal audits commenced, and the numbers of programs which has been accredited by the government with A classification. There are room for improvement in PJM highlighted below: 1. A minor non conformity was raised to address issues in the process of Internal Audits (see

findings log).

2. The table of auditor competency was not updated, it was found that Prof Dr Diana Arfiati was an auditor to Fakultas Ekonomi in June 15

th 2011, however at the time of the audit there was no

evidence that Prof Diana qualified as an internal auditor.

3. Routine meeting has been conducted every week and various matters have been discussed, however attendant’s satisfaction on training conducted in PJM in 2011 was not captured in the minutes of meeting.

4. The status and importance of the areas to be audited can be considered as an input to the audit

program, as well as results of previous audits.

25

Assessment Findings Log - SUB REPORT ISO 9001:2008

Grade Status Finding Corrective Action Review

Process / aspect

Date Reference Clause

1 2 3 4 5 6 7 8

Minor NC

New There was no requirements has been set to ensure that time to reporting audit result, and time to response corrective actions are taken without undue delay.

The audit summary was not supported by the audit forms which define corrective actions and their causes, and Follow-up activities were not including the verification of the actions. Some evidences are: audit conducted in June 15, 2011 to Faculty of Economy, and June 17, 2011 to Jurusan Ekonomi

Action plan has to be made by auditee and send to LRQA within 90 days from closing meeting. The action plan consist of investigation of root cause problem and corrective action to be taken.

PJM 18 Oct 11

1110JKADGX/FBZ16

8.2.2

26

Lampiran 7. Notulen Rapat Rutin PJM Tahun 2011

N O T U L E N Agenda : Rapat Rutin Hari/tgl : Selasa, 4 Januari 2011 Pukul : 13.00 -15.00 Tempat : Ruang PJM-UB lt.3 Kantor Pusat Undangan : Anggota PJM Hadirin : SBR, JM, MSD, SR, MB, EA, ATSH, LEF, SRU, AW, BDP, HNU, MAS, YWES. Uraian : PPID

- Bidang keluhan pengguna jasa layanan dibawah kendali PPID dan Humas dan akan launching oleh Rektor pada hari Rabu 5 Januari 2011.

- MAS dan BDP mewakili PJM dalam struktur PPID membantu untuk mengembangkan Complaint Handling Mechanism.

- PPID segera menyiapkan dokumen terkait persiapan ISO LSSR

- PJM belum menerima laporan kegiatan LSSR selama 2 minggu terakhir, oleh sebab itu PJM harus lebih aktif lagi dalam memantau perkembangan LSSR

Akreditasi - Saat ini UB merintis untuk memenuhi standar akreditasi internasional. Dengan demikian, dibutuhkan

status setiap unit kerja yang ada di UB. Pada awalnya PJM diminta untuk terlibat aktif didalam persiapan akreditasi internasional namun untuk sementara kegiatan tersebut bukan prioritas utama PJM karena :

- Tahun 2011 PJM mempersiapkan akreditasi ISO untuk unit kerja PJM. - Konsentrasi PJM pada akreditasi nasional diseluruh UB dengan program percepatan

akreditasi. - Unit kerja yang telah menyusun persiapan akreditasi Internasional adalah FE, THP FTP, FIA dan FK.

Untuk akreditasi internasional FK telah didanai oleh HAPEC sehingga yang perlu difikirkan adalah pendanaan unit kerja lain yang sumber dananya dari internal UB.

- BAN-PT meminta data akreditasi dan EPBED seluruh PS di UB pada pertengahan bulan Februari 2011. - Untuk peningkatan akreditasi UB maka PJM memerlukan data dari monev akreditasi. Dari data tersebut

akan dilakukan pendampingan akreditasi secara optimal. - Dalam penyusunan dokumen akreditasi PS diusulkan dana sebesar 25 s.d. 30 jt rupiah per-PS. - Pertengahan bulan Januari 2011 draft proposal dana bantuan persiapan dokumen akreditasi harus

sudah jadi. - Asessor akreditasi internal UB diatur dan dipilih oleh PJM sesuai dengan kualifikasi yang telah

ditentukan. - Monev akreditasi tahun 2011 dilakukan setiap bulan.

ISO - Tahun ini PJM mempersiapkan sertifikasi ISO, - Untuk persiapan ISO non akdemik belum di audit - Untuk ISO : persiapan sertifikasi, pengembangan sistem, sertifikasi, surveillence - Kalo tahun ini assesment, surveillence baru bisa dilaksanakan tahun depan. - Tahun ini persiapan akreditasi internasional

AIM - Berdasar dari audit sebelumnya maka laporan audit seharusnya diberikan kepada auditee sehingga dari

kegiatan audit tersebut auditee mendapat masukan terhadap perbaikan kinerja unit kerja. - Auditor dan asessor internal UB seharusnya dibawah SPI dan ada anggota PJM yang masuk didalam

strukutural SPI - Rektor menitipkan pengusulan pendirian program studi baru, diharapkan bantuan kerjasama PJM

dengan LP3. Dengan demikian tugas tersebut masuk dalam program Wakabid Umum. - AIM siklus ke-8 untuk UKPA sedangkan siklus ke-1 dan 2 AIM UKPPA dilakukan bulan Januari, 3 tahun

sekali. - Mengusulkan ada wakil PPs untuk menjadi anggota PJM.

Rekomendasi - Perlu dijadwalkan sertifikasi asessor internal untuk persiapan akreditasi PS selama 3 hari pada bulan

Februari dengan fasilitator SRU, JM dan Unti Ludigdo. - Rapat keluhan pengguna jasa layanan dengan mengundang PPID, PPTI, BAPSI dan Humas hari Jum’at

pukul 14.00-selesai. - Rapat pjm membahas tentang konsep akreditasi setelah acara Dies tanggal 5 Januari 2011

end

27

N O T U L E N Agenda : Rapat Rutin Hari/tgl : Selasa, 11 Januari 2011 Pukul : 13.00 -15.00 Tempat : Ruang PJM-UB lt.3 Kantor Pusat Undangan : Anggota PJM Hadirin : SBR, JM, MSD, SR, MB, EA, ATSH, LEF, SRU, AW, BDP, HNU, MAS, YWES. Uraian : Tindak lanjut MR sebelumnya

- Review AIM batch II 2010 - Permintaan pelatihan dari Universitas Mahasaraswati (UNMAS) - Persiapan percepatan akreditasi

Hasil rapat - Mengidentifikasi kinerja assessor akreditasi berdasarkan laporan PS untuk pendampingan percepatan

akreditasi.

- Status akreditasi yang perlu dipertegas maknanya adalah kadaluarsa(status akreditasi sudah tidak dapat digunakan), mendesak(sudah meluluskan tetapi belum diakreditasi dan PS yang mau meluluskan namun belum diakreditasi)

- Asessor pendamping yang ditunjuk untuk percepatan akreditasi adalah assessor yang ditetapkan berdasarkan SK Rektor dan ditambah dengan assessor akselerasi (penambahan tim monev akreditasi PJM dan assessor yang ditunjuk PJM )

- Kriteria penetepan assessor akselerasi (assessor yang dtunjuk PJM dan Tim Monev) berdasarkan komitmen dari masing-masing assessor karena assessor tersebut sebagai evaluator secara kontinyu dengan pendekatan personal yang baing karena assessor merupakan penentu nilai akreditasi.

- Mengirimkan borang kesediaan assessor kepada assessor yang telah ditetapkan. - Dana bantuan percepatan akreditasi akan dibagi menjadi 2 yaitu 20 Juta untuk PS dan 10 juta untuk tim

pendamping dan tim monev. Untuk tim pensuplai data (BAAK, BAK, BAU, BAPSI, perpustakaan, PPTI) diberi 1 juta/biro sedangkan untuk fakultas-fakultas diberi 2 juta per fakultas.

- Penetuan PIC sebagai pembuat alur scenario alur program percepatan : - PIC PS S1 tanggal 17 Januari 2011 adalah SR dan MAS. - PIC PS S1 Tanggal 20 Januari 2011 adalah SR. - PIC PS S1 Tanggal 21 Januari 2011 adalah JM dan BDP. - PIC PS S2 Tanggal 27 Januari 2011 adalah SRU dan AW. - PIC PS S2 Tanggal 28 Januari 2011 adalah SR dan HNU. - EPSBED : PIC EPSBED 10 Februari 2011 adalah JM dan EA - EPSBED : PIC EPSBED S3 11 Februari 2011 adalah SR dan SRU

- Menyusun ulang jadwal dan fasilitator pelatihan Monevin PHK. Rekomendasi

- Tanggal 18 Januari 2011 hari Selasa pukul 12.00 -16.00 WIB akan dilaksanakan Pelatihan Asessor Internal UB oleh Asessor BAN-PT (SRU, JM, SR)

- Senin 17 Januari 2011 pukul 8.30 PJM mengundang FIB (PD1) sebagai auditee dan diklarifikasi oleh LEF, AW, SBR.

- 10 dan 11 Februari 2011 akan dilakukan program percepatan EPSBED - Anggota PJM akan mengikuti pelatihan Monevin PHK berjumlah 3 orang yaitu MSD, BDP, HNU

N O T U L E N Agenda : Rapat Rutin Hari/tgl : Selasa, 18 Januari 2011 Pukul : 13.00 -15.00 Tempat : Ruang PJM-UB lt.3 Kantor Pusat Undangan : Anggota PJM Hadirin : SBR, JM, MSD, SR, MB, EA, ATSH, LEF, SRU, AW, BDP, HNU, MAS, YWES. Uraian :

- Borang EPSBED menggambarkan penilaian tentang rencana-rencana yang akan dilakukan oleh PS guna mengontrol jalannya continues improvement dalam PS.

- Borang PS menggambarkan kondisi yang ada pada saat sekarang.

end

28

- Borang pengelola : menggambarkan kondisi keseluruhan terhadap rencana yang telah dibuat - Keralistikan visi misi: kejelasan pentahapan dan strategi yang jelas mengenai program menuju visi misi

dan juga dapat melihat butir mutu lain sebagai indiakator penunjang pengambilan keputusan. - Tata pamong : mampu meng-handle kegiatan dan keterkaitan antar unit sehingga ujung tombaknya

pada quality ensurence. - Pembuatan statement dalam menilai harus berdasar pada fakta - Penilaian dilakukan dengan men sinkronkan setiap borang yang ada. - Menjelaskan sistem penilaian setiap butir mutu dalam matriks penilaian.

N O T U L E N Agenda : Rapat Rutin Hari/tgl : Selasa, 28 Januari 2011 Pukul : 13.00 -15.00

Tempat : Ruang PJM-UB lt.3 Kantor Pusat Undangan : Anggota PJM Hadirin : SBR, JM, MSD, SR, MB, EA, ATSH, LEF, SRU, AW, BDP, HNU, MAS, YWES. Uraian : SPMI

- Komite penjaminan mutu pasca sarjana dan SPI 23-25 Januari 2011 - Dokumen sudah disusun, namun belum dibukukan - Seharusnya setiap kegiatan yang melibatkan seluruh PJM ada laporannya - Memilih dan mengklasifikasikan MP yang masih relevan agar tidak ditemukan temuan. - Training SPMI untuk institusi pada tanggal 16 – 20 Februari 2011. - Laporan tahunan belum disosialisasikan, masing-masing wakabid membuat laporan kegiatan selama

satu tahun. - Perlu dibuatkan format laporan

ISO

- OTK UB sudah menyebutkan/mencantumkan LSSR +ISO UKPPA - Pusat Informasi dan Keluhan (PIK) harus segera dimasukkan kedalam OTK - Wakabid ISO sebaiknya berkoordinasi dengan wakabid AIM

PPID - Perkembangan penanganan keluhan pelanggan tidak mulus - Ada keterlambatan respon terhadapa keluhan sehingga perlu ada review agar terjadi peningkatan

respon Akreditasi

- Terima kasih atas dukungan tim akreditasi, banyak (25) PS belum terakreditasi. Akhir tahun 2011 PS yang belum terakreditasi A ditargetkan 50% PS tersebut yang mendapat akreditasi A. Saat ini jumlah PS terakreditasi A sebanyak 25%, sehingga total PS yang nantinya terakreditasi A adalah 75%.

- Monev kemajuan PS S1 dan tindak lanjut kegiatan program percepatan akreditasi memberikan motivasi, .

- visit ke masing-masing fakultas dijadwalkan dan suratnya dibuat hari ini (28 Januari 2011) dalam rangka fasilitasi dan konsultasi Borang IIIA – IIIB. Dok IIIB sama untuk S1, S2 dan S3.

- Peta potensi yang mendapat status A - Ada kelemahan pengelolaan anggaran, kendala monitor ISO 9001:2008 - Selasa, 1 Februari 2011 Pak tunggul presentasi teknis pelaksanaan audit ISO. Monevin PHK - 3 unit pasca PHK I diundang datang untuk klarifikasi. - Hari ini dikirim sms pemberitahuan 7 hari

Audit - Kegiatan beruntun, kegiatan audit

UBAQA - EA mengundurkan diri, kalau usulan ada anggota PJM perwakilan anggota PJM. Simon. - Undangan rapat anggota SPI Rabu siang tanggal 2 februari 2011 untuk menjadi auditor.

end

end

29

N O T U L E N Agenda : Rapat Rutin Hari/tgl : Selasa, 1 Pebruari 2011 Pukul : 13.00 -15.00 Tempat : Ruang PJM-UB lt.3 Kantor Pusat Undangan : Anggota PJM Hadirin : SBR, JM, MSD, SR, MB, EA, ATSH, LEF, SRU, AW, BDP, HNU, MAS, YWES. Uraian : Berdasarkan rapat sebelumnya

- Selasa, 1 Februari 2011 Pak tunggul presentasi teknis pelaksanaan audit ISO SBR

- Pengahargaan dari ILAH untuk PJM - Peringkat UB di dunia berdasarkan webometrik turun.

ISO - Prosedur audit mengikuti AIM namun penerpandan materi disesuaikan dengan ISO - Hal mendesak yang perlu dilakukan adalah audit karena statusnya urgen - Perlu ada penjelasan awal /sosialisasi audit ISO agar auditee tidak mengulur waktu dalam

mempersiapkan dokumen audit. - Auditee ISO untuk UKPPA berjumlah 19. - Lingkup audit ISO : organisasi, tupoksi, Keberadaan MR, dokumen, audit internal. - Materi , lingkup audit, contoh membuat manual mutu, membuat audit internal. - Ada unit kerja yang belum mengumpulkan manual mutu. - Mempresentasikan visi SPMI UB dalam rangka sertifikasi ISO , AIPT dan sesecara keseluruhan.

MONEVIN - Monevin akreditasi diperlukan agar ada tindaklanjut dari kegiatan program percepatan akreditasi

sehingga akreditasi UB dapat nilai maksimal. AIM

- Nilai AIM disesuaikan dengan MP AIM Batch II. Rekomendasi

- Senin, Februari 2011 jam 11.00 – 12.00 WIB, dilaksanakan monevin akreditasi dengan mengundang PR I

- Selasa, 8 Februari 2011: sosialisasi audit ISO kepada UKPPA UB. - 8 Januari 2011 14.00 penjelasan audit ISO kepada UKPPA dengan mengundang auditee dan PR II - Rabu dan Kamis, 23-24 Februari 2011 training sertifikasi auditor audit internal mutu pasca sarjana. - Audit akan dilaksanakan pada tanggal 28 Februari 2011 - HNU, MSD, ATSH (2 hari : Selesai tanggal 3 Februari 2011) berkoordinasi guna pelaksanaan audit ISO

non akademik.

N O T U L E N Agenda : Rapat Rutin Hari/tgl : Selasa, 22 Pebruari 2011 Pukul : 13.00 -15.00 Tempat : Ruang PJM-UB lt.3 Kantor Pusat

Undangan : Anggota PJM Hadirin : SBR, JM, MSD, SR, MB, EA, ATSH, LEF, SRU, AW, BDP, HNU, MAS, YWES. Uraian :

- Berdasar atas undangan dari Malcolm baldridge maka PJM akan mengirimkan SBR, PR 1, MB, AW untuk menghadiri pelatihan ISO.

- Membahas sistem nilai pada bobot ubaqa - Pembahasan hasil AIM dari 2007 hingga 2010 yang akan dilaporkan kepada Rektor. - UKPA yang selalu memperoleh nilai diatas 80 baik audit sistem maupun audit kepatuhan dari tahun

2007 hingga 2010 adalah FE, FPT dan FP. - Fakultas Hukum, FPIK, FISIP dan PPS harus dilakukan tindakan terhadap rendahnya nilai UBAQA ada

tindaklanjutnya - Sejak hari ini digunakan istilah siklus. - Jika audit sistem sudah mantap maka PJM UB hanya melakukan 1 kali audit dalam setahun sesuai

dengan ketentuan ISO

end

30

- Kurangnya pemahaman MR akan manfaat SPMI sehingga MR pada UKPA kurang memperhatikan - Selasa 1 Maret 2011 minggu depan menanyakan ke Rektor mengenai kesediaan UB dalam pengiriman

tim PJM dalam pelatihan ISO Malcolm Baldridge. - Persiapan ISO - Bulan juli surveillance ISO untuk PJM - Maret BAAK dan BAPSI Surveillance dan tidak bisa dibaltalkan - Minggu ketemu bu maria dengan dihadiri PR 1 ntk membahas surveillance ISO - Nilai AIM keluar setelah validasi dari ketua AIM dan MR - Fak. Pertanian dan Peternakan, sebaiknya tidak dinilai rendah karena ada merger di unit tersebut,

sehingga effortnya patut dihargai lebih tinggi. Oleh sebab itu diambil nilai rata-rata dari masing PS yang termerger.

- PS yang dimasukkan dalam penilaian Akreditasi minimal telah berdiri selama 2 tahun - Penilaian 50 dinialai karena telah mngumpulkan akreditasi atau sedang meenyelesaikan, nilai 25 karena

tidak mengumpulkan sama sekali. - Nilai blank jika tidak mengikuti program percepatan atau tidak terdaftar dalam EPSBED - Kasus kenotariatan karena sudah mengumpulkan ke bant dengan borang lama, tidk divisitasi karena

tidak ada dana, setelah ada dana ternyata masa akreditasinya hamper habis.

- Perlu diperhatikan penilaian akreditasi terhadap unit kerja yang telah mengirimkan dokumen ke BAN-PT - Bagi unit kerja yang belum mengumpulkan harus segera dihub by phone. - Rektor dan didampingi PR I memanggil PS.kebidanan karena permasalahan PS Kebidanan yang tidak

memiliki dosen tetap - Menagih laporan AIM batch II dengan menghubungi ketua auditor - Wakabid aim menyelesaikan screening nilai UBAQA kemudian hari kamis di koreksi oleh wakabid AIM

lalu di periksa oleh MR - Yang belum mengumpulkan borang akreditasi akan diundang PJM tanggal - Perlu ada kriteria mengenai “belum mengumpulkan borang akreditasi” pada program percepatan - Wkabid aim : - Modul pelatihan berubah karena ada borang baru dan ada antara contoh audit dengan modul berbeda

contohnya adalah sistem koding - Presentasi perbaikan modul baru karena ada masukan dari berbagai pihak sehingga perlu ada pelatihan

mengenai modul tersebut. - Komite penjaminan mutu meminta refreshing SPMI - Dikti meminta adanya komite Program magister dan program doctor, oleh sebab itu di UB kita telah

memiliki Komite penjaminan mutu sehingga perlu diperhatikan mengenai tupoksinya.

N O T U L E N Agenda : Rapat Rutin Hari/tgl : Selasa, 1 Maret 2011 Pukul : 13.00 -15.00 Tempat : Ruang PJM-UB lt.3 Kantor Pusat Undangan : Anggota PJM Hadirin : SBR, MSD, SR, MB, EA, ATSH, LEF, SRU, AW, BDP, HNU, MAS, YWES. Uraian :

- Disposisi Rektor untuk Malcolm Baldrige : Rektor merekomendasikan hanya 2 orang saja. Namun PJM akan mengusulkan 3 orang untuk studi banding Malcolm Baldrige dan Malaysia, mengingat .

- Pada bulan Maret ada undangan terakait Malcolm baldrige di Surabaya dengan biaya pendaftaran Rp. 2 000.000,00 , namun materi pelatihan tidak sesuai dengan kebutuhan PJM UB.

- Dimalaysia itu penting karena ada unsur studi bandingnya, sehingga lebih aplikatif - Yang dipilih adalah orang yang lebih banyak meluangkan waktu di PJM - Malcolm Yang dijakarta dipending saja. - Yang ditunjuk untuk ke Malaysia adalah MB, YWES, - Maju ke PR 1 meminta agar SBR berangkat bersama MB dan YWES - Komponen penilaiannya AIM I 25% AIM II 45% EPSBED 5 % dan akreditasi 25% - UBAQA dimasukkan kelompok jurusan yang lama - Kedepan jadwal audit dan laporannya diselesaikan tepat waktu - Standar pemberian hadiahnya adalah 10 besar Fakultas 10 besar Jurusan dan 5 besar PS baru, dan

disyaratkan nilai diatas - Kedepan untuk masing2 jurusan tidak lagi mendapatkan hadiah namun dana fresh untuk penunjang

akreditasi sehingga parameternya adalah PS yang terakreditasi A akan mendapatkan dana fresh tersebut.

end

31

- Minimal 2 kali pernah terakreditasi sehingga akan disebut PS lama - Fakultas ada 5 besar dan 1 diberi harapan, jurusan lama 10 besar , UKPPA 5 besar, PS baru 5 juara

dimasing2 kategori mendapat server dan sisanya untuk UKKPA yang kekurangan. - Pengumuman UBAQA akan ditindaklanjuti oleh Prof. Bari - MAS tidak bersedia dan digantikan oleh Dr. Sinta Hadiyantina SH., S.Hum, AW digantikan PKH Dr.

Herawati. Akreditasi

- Yang blm msuk msh banyak, shg harus dipanggil. Dan yang sudah jg akan dipanggil karena harus segera dikirim

- Klo ada yang bagus akan dikirim april - Dibuatkan timetable untuk mengundang maisng2 PS untuk membahas akreditasi didampingi PR I - Penilaiannya tidak perlu dilaporkan karena akan berdampak psikologi. - Kamis SBR, MB dan SR bertemu rektor membahas hasil akreditasi dan UBAQA. - Institusi lain bapsi dan baak harus diundang agar sesuai dengan tupoksinya - Bapsi & baak akan diundang ketika rapat membahas kemajuan akreditasi.

ISO - Telah dibentuk tim sertifikasi ISO yang berfungsi untuk mempersiapkan sertifikasi ISO Intstusi.

- Untuk memenuhi persyaratan ISO maka kedepan MR UB hanya ada ditingkat Rektorat yaitu PR I. - Kedepan AIM dan ISO jadi satu. - Pembentukan tim sertifikasi ISO UB. - Audit belum siap unit kerjanya malah minta pendampingan, mau dilanjutkan audit internal namun agak

beda sistem auditnya yang berupa saran perbaikan - Besok ditelp masing2 unit kerja 19 unit kerja ada 3 5 yang dicoret karena tidak ada unit kerjanya - Besok menggali menegetahui kendala2 unit kerja dalam menyusun dokumen. - Pendampingan dilakukan selama 2 minggu dan seharusnya sudah ada nilai kepatuhannya baru

dilakukan audit. - Asessement 1 juni - Memperbaiki manual mutu secara substansi - Mengaudit standar format, isi - Menyiapkan lingkup audit mutu siklus 9 UKPA dengan mengaudit format, mengaudit isi, awal juni - Perwakilan UKPA yang ada di PJM mendorong Dekan dan MR untuk mempersiapkan AIM - Untuk k FISIP akan dijawab melalui surat oleh MR.

Monevin - Tugas banyak sekali, - Diperlukankenaikan standar biaya - 14.30 – 15.30 mengundang SPI koordinasi tentang pengembangan audit sitstem penjaminan mutu

internal. PJM MSD LEF MSD MB, Semua SPI senin 7 maret 2011

N O T U L E N Agenda : Rapat Rutin Hari/tgl : Selasa, 8 Maret 2011 Pukul : 13.00 -15.00 Tempat : Ruang PJM-UB lt.3 Kantor Pusat Undangan : Anggota PJM Hadirin : SBR, EA, ATSH, SRU, AW, BDP, YWES. Uraian : MR sebelumnya

- Pengumuman UBAQA akan ditindaklanjuti oleh SBR. Uraian

- 8 Maret 2011, MR koreksi dokumen AIM Batch I dan Batch II 2011. - Meta audit UBAQA - Dalam MP AIM dimuat tentang detail checklist. - AIM pada siklus tahun 2011 dan selanjutnya auditor tidak diperkenankan melakukan audit kepatuhan

sebelum menyelesaikan audit sistem/ desk evaluasi - Unit kerja yang telah menindaklanjuti borang tindakan koreksi merupakan tanggung jawab PJM pada

audit pada siklus berikutnya sehingga PJM tidak memasukkan perbaikan tersebut pada laporan UBAQA pada siklus audit.

- Meta audit : Jika nilai audit tidak sesuai dengan laporan temuan maka nilai audit yang digunakan adalah nilai yang diputuskan bersama.

- Hasil meta audit akan dikumpulkan paling lambat pada tanggal 11 Maret 2011.

end

32

Rekomendasi - 9 Maret 2011 pukul 13.00 pelaksanaan meta audit terhadap Fakultas dipimpin oleh SBR

N O T U L E N Agenda : Rapat Rutin Hari/tgl : Selasa, 15 Maret 2011 Pukul : 13.00 -15.00 Tempat : Ruang PJM-UB lt.3 Kantor Pusat Undangan : Anggota PJM Hadirin : SRU, MSD, EA, ATSH, LEF, AW, BDP, YWES. Uraian :

- LSSR masih dibawah PJM dahulu karena OTK masih dibahas. - Membahas persiapan raker

- Meta audit insyaallah bs diselesaokan - Setelah meta audit, jika hasil meta audit berkaitan dengan nilai maka perlu dibicarakan kompilasi

penilaiannya - Kamis hasil meta audit harus dikumpulkan. - Pada audit yang akan datang maka jumlah auditor tergantung dari jumlah auditee yang ada pada

jurusan dan fakultas - Ada briefing ditingkat top managemen hingga ke bawah agar terjadi singkronisasi sehingga mudah

dalam mencapai tujuan - Diperlukan pelatihan - Berdasarkan assessment sebelumnya maka perlu dibedakan proses pendampingannya sehinga

dibedakan menjadi 2 yaitu biro dan non biro - Membahas jadual pelaksanaan sertifikasi ISO

N O T U L E N Agenda : Rapat Rutin Hari/tgl : Selasa, 22 Maret 2011 Pukul : 13.00 -15.00 Tempat : Ruang PJM-UB lt.3 Kantor Pusat Undangan : Anggota PJM Hadirin : SBR, MB, SR, MSD, EA, ATSH, AW, SRU, BDP, YWES. Uraian : AIM

- prosedur audit diperbaiki, setelah audit perlu dilakukan meta audit namun kedalaman dan ketajaman metaaudit akan dibahas kemudian.

- Pembelajaran meta audit ini bisa dimasukkan dalam pelatihan SPMI UB - MSD koreksi nilai FISIP, Sosiologi, Ilkom,Psikologi dan akan dikumpulkan paling lambat 24 Maret 2011

Akreditasi - Laporan dari Akreditasi adalah telah membuat surat kepada Rektor tentang hasil akreditasi. hasilnya

memprihatinkan. - Hanya 4 Program Studi yang layak untuk dikirim ke BAN karena nilai diatas 360. - PS dengan nilai antara 300 – 360 hanya 8 PS. sisanya dibawah 300. - Diskusi antara pak surachman dan pak bisri yaitu Rektor mengirim surat kepada setiap pimpinan

Fakultas yang nilainya masih rendah / belum memenuhi target. dengan harapan Dekan fakultas masing-masing lebih memperhatikan terhadap PS yang nilainya belum memnuhi target. dan asesor pendamping dapat terus berjalan secara efektif

- Perlu di fikirkan tentang mengakreditasi PS UB yang ada diluar kota (non domili) seperti yang ada di Jakarta dan kediri.

- dengan adanya komunikasi dekan dan rektor maka diharapkan segala kendala2 yang ada tidak lagi menjadi kendala dimasa yang akan datang terkecuali kendala yang menyebabkan PS-PS tersebut tidak maju-maju database (80%), administrasi EPSBED nya dan data EPSBED tidak update dan Izin (75%), SDM (95%), dana (50%). setiap komponen masalah perlu difikirkan solusinya.

- dalam report akreditasi ke rektor hendaknya jangan terlalu dibuat optimis sehingga permasalahan yang ada di akreditasi benar-benar tersampaikan kepada rektor dan dapat ditindaklanjuti.

end

end

33

- para assessor PJM , bambang guritno dan ketua PJM hari jum’at jam 10.00 25 maret 2011 menghadap rektor karena jika harus menunggu sampai ke tgl 30 maret 2011 terlalu lama.

ISO - kesiapan unit kerja tidak sama dan sepadan sehingga perlu dilakukan training ISO - Pelatihan ISO di perpustakaan pusat tanggal 25 maret 2011 pengenalan ISO, 1dan 2 April 2011

training auditor sehingga diharapkan ada penambahan Auditor internal ISO berjumlah 14 orang. - audit internal iso per unit kerja perlu dipersiapkan. - lingkup pelatihan perlu ditetapkan targetnya, MM dan dokumen wajib - diharapkan sistem ISO embedded dengan SPMI. - materi pak tri harus diperiksa oleh tim ISO PJM. - 23 maret 2011 singkronisasi materi pelatihan ISO. - Minggu ini LLOYD akan mengirimkan penawaran harga.

Keluhan pelanggan - proses penanggapan keluhan perlu disingkronisasi dengan pihak terkait agar proses penanggapannya

dapat terkendali dengan baik. - setelah raker, perlu dilakukan pertemuan antara PPID dengan PJM guna membahas hambatan-

hambatan PPID.

- keluhan yang bersifat kebijakan sulit diatasi. - keluhan sudah lebih dari 3 ratus namun yang dapat diselesaikan kurang dari 50 %. - April akan ada pelatihan penanganan keluhan pelanggan yang akan dilaksanakan oleh PPID. - spanduk keluhan pelanggan perlu didokumentasikan.

N O T U L E N Agenda : Rapat Rutin Hari/tgl : Selasa, 29 Maret 2011 Pukul : 13.00 -15.00 Tempat : Ruang PJM-UB lt.3 Kantor Pusat Undangan : Anggota PJM Hadirin : SR, MSD, EA, ATSH, LEF, AW, SRU, DRM, ASL, HRW, YWES Uraian :

- Review dari perkembangan baru, ada SK baru untuk masa kerja 2011/2012. dengan SK baru maka ada 4 orang baru yang menggantikan anggota PJM lama.

- Perlu ada setting ulang perihal strukur organisasi PJM - Karena ada kesalahan dalam SK baru maka akan ada SK baru dengan nomer yang baru. - Diharapkan anggota baru berperan aktif dalam mengikuti pelatihan yang di adakan oleh PJM terkait

dengan sertifikasi Auditor Internal UB. - Penjelasan sejarah PJM, Struktur organisasi, tupoksi dan SMM. - SERDOS itu mengusulkan dosen ke DIKTI. tapi sekarang prosedur SERDOS adalah dari DIKTI turun k

Universitas dengan pedoman data ESBED. Dan data ESBED tidak up date sehingga banyak data dari DIKTI yang tidak sesuai dengan Jumlah dan kondisi dosen yang ada.

- menjelaskan data perkembangan Akreditasi PS UB sementara ini. - Sebelum pendampingan rata-rata PS belum menyelesaikan borang. setelah pendampingan, semua

sudah selesai namun belum maksimal nilainya - problem pendampingan adalah banyak assessor external yang sibuk keluar negeri/kota sehingga

program pendampingan menjadi terhambat/tidak berjalan efektif dan diperlukan pengganti . - memanggil PS yang asessornya keluar kota/negeri dan di bantu oleh SR dan SRU. - Perlu dipikirkan program khusus bagi fakultas untuk meningkatkan kinerja fakultas dan jurusan dan

alokasi dana untuk itu sangat diperlukan untuk penelitian dan pengabdian. - tahun 2011-2012 merintis laboratorium (LSSR), PJM harus membentuk tim untuk membantu LSSR. - Untuk persiapan ISO, telah dibentuk tim organisasi dan tupoksi untuk membenahi benang kusut

organisasi agar tidak terjadi tumpang tindih. - SK Kalab perlu mendapat perhatian karena banyak kalab yang memiliki SK tidak sesuai dengan aturan

yang ada. seharusnya Kalab mendapatkan SK dari rektor, namun kalab mendapatkan SK dari dekan. - temuan PJM terbesar adalah Rasio dosen tetap untuk UB tak satupun unit kerja pelaksana akademik

mendapat nilai 4. - Setelah audit, maka perlu diperlukan peta masalah yang terbesar/paling banyak. kemudian dilaporkan

ke PR I dan PR I akan menindaklanjuti ke LP3 untuk menyelesaikan permasalahan tersebut. - Hadiah UBAQA akan diberikan pada 5 Fakultas nilainya diatas 80, 12 tertinggi untuk PS, 5 tertinggi PS

baru.

end

end

34

N O T U L E N Agenda : Rapat Rutin Hari/tgl : Selasa, 5 April 2011 Pukul : 13.00 -15.00 Tempat : Ruang PJM-UB lt.3 Kantor Pusat Undangan : Anggota PJM Hadirin : MB, SR, MSD, EA, ATSH, LEF, AW, SRU,BDP, DRM, ASL, HRW, YWES. Uraian : - Penjelasan daftar Auditor Internal UKPPA siklus VIII oleh mas wiro. - Dari AIM UKPPA masih banyak biro yang belum siap untuk di audit. - penetapan tanggal Audit UKPPA yaitu :

BAU : 25 April di Audit oleh BAPSI : 25 April LPPM : 25 April LP3 : 25 April SPI : 25 April

LSIH : 25 April - Auditor dibicarakan kemudian - Data PS yang nilai dan habis masa ijin operasionalnya lebih dari 300 akan dipanggil - distribusi dosen diperbaiki Karena banyak penempatan dosen yang sama merangkap di PS lain. - Ka PS Pasca tidak memiliki sumber daya manusia sehingga tidak maksimal - operator atau sumber daya manusia dimasing-masing fakultas harus dipaksa dengan mengundang dan

menanyakan target. - permasalahan Ijin operasional harus segera diselesaikan. - akreditasi Jika tidak ditangani khusus maka akan berantakan - akreditasi 2012 harus selesai diurus dan dibuatkan - 15 april harus sudah ada nilai baru dari assessor dan direkap. pak soni harus memantau per minggu. - sebaiknya ada peta “ siapa dan minta dibantu apa?” - ada beberapa yang sudah diberangkatkan, dan itu juga harus di urus. - yang sudah finalisasi dapat uang. seharusnya yang sudah mengirimkan ke ban mendapatkan uang finalisasi. - PJM masih banyak utang - jika ada sebaiknya dibagi - seharusnya dana TPHK yang dibagi adalah yang udah membuat laporan atau yang telah mengumpulkan - membuat surat ke seluruh brawijaya mengenai kesalahan penilaian UBAQA. - menyusun distribusi auditor internal ISO 2011 UKPPA UB. - seharusnya di buat MP ntuk audit internal ISO UKPPA Rekomendasi - Selasa, 12 April 2011 training auditor internal ISO pukul 12.00 WIB. - Kamis 14 April 2011 pukul 13.30 WIB di lantai 8 koordinasi ijin operasional . Mengundang PD I seluruh UB

dan pasca, PR I, BAAK, LP3, tim EPSBED.

N O T U L E N Agenda : Rapat rutin Hari/tgl : Selasa, 12 April 2011

Pukul : 13.00 – 15.00 Tempat : Rektorat lantai III koridor PJM. Peserta : Anggota PJM dan TW. Hadirin : MB, MSD, EA, LEF, AW, SRU, DRM, ASL, HRW, SH, YWES. Uraian : Berdasarkan rapat sebelumnya - Kamis 7 April 2011 pukul 13.30 WIB di lantai 8 koordinasi ijin operasional . Mengundang PD I seluruh UB

dan pasca, PR I, BAAK, LP3, tim EPSBED . - Selasa, 12 April 2011 training auditor internal ISO pukul 12.00 WIB. ATSH

- menjelaskan mengenai sistem audit ISO - menjelaskan prinsip-prinsip manajemen mutu ISO 9001 - Menjelaskan persyaratan standar SMM - Nilai butir audit perlu dibuat dengan segera,.

end

35

- Perlu diperjelas lingkup MP dan IK. Uraian

- Prosentase penilaian untuk audit ISO UKPPA Manual Mutu 30%, MP Wajib 10%, MP dan IK 50 % ,Audit internal 10%

- Membuat - MP audit internal mutu (borang-borang) UKPPA UB - MP Penilaian

- Pengiriman surat pemberitahuan lingkup audit harus tercatat sesuai identitas penerima agar tidak terjadi kesalahfahaman ketika dilakukan audit.

- Audit sistem dilakukan dengan visitasi. - Kategori temuan sama dengan audit UKPA yaitu KTS dan observassi. Jika ada nilai kurang dari

maksimum artinya adalah KTS. - Bidang yang diaudit adalah Manual mutu, MP wajib, MP dan IK, Audit Internal. - Dokumen UKPPA untuk audit dikumpulkan ke PJM dalam bentuk soft copy 3 hari sebelum visitasi. - nomor temuan harus sama dengan nomor dalam borang klarifikasi - Prosedur audit adalah opening, audit dan closing meeting. - Pertanyaan untuk top manajemen

- Sejak kapan top manajemen berkomitmen dan menerapkan sistem manajemen mutu ? - Bagaimana rekaman tinjauan manajemen dilakukan? - Apakah ada SK tim implementasi ISO? - Bagaimana program kerja implementasi pengembangan SMM? - Apa manfaat yang diharapkan dari penerapan sistem SMM?

- Pertanyaan pada MR - Bagaimana proses SMM dilakukan (jawabannya ada di program) - menanyakan MM dan MP.

- - Pendaftaran pelatihan SPMI harus dipastikan penutupannya guna mempersiapkan perencanaan

pelatihan. Rekomendasi

- Lingkup audit dan prosentase nilai internal mutu ISO akan dikirim melalui surat ke masing-masing UKPPA pada tanggal 13 April 2011

- Audit SMM untuk UKPA (Fakultas dan Jurusan) akan dilakukan pada minggu pertama Mei

N O T U L E N Agenda : Rapat rutin Hari/tgl : Selasa, 19 April 2011 Pukul : 14.00 – 16.00 WIB Tempat : Rektorat lantai III koridor PJM. Peserta : Anggota PJM Hadirin : MB, MSD, LEF, AW, BDP, ASL, H dan SH Uraian :

- Membenahi dokumen-dokumen PJM dan UB guna persiapan menghadapi audit external ISO. - Manual Mutu PJM yang mengaudit internal adalah MB - MP Pengendalian dokumen dan rekaman dilakukan oleh BDP - MP pengendalian produk tidak sesuai adalah LEF - MP tindakan korektif dan pencegahan diaudit oleh LEF - MP audit internal PJM dilakukan oleh AW - MP Keluhan pelanggan dan MP mengukur keluhan pelanggan diaudit oleh YWES - MP profil PJM di audit oleh BDP - MP layanan konsultasi PJM oleh YWES - MP Pelatihan dan magang baik dari PJM maupun pihak luar yang akan berhubungan dengan

PJM oleh AW - MP Pendampingan akreditasi oleh - MP pengadaan barang oleh MSD - MP Monevin PHK oleh MSD

- Definisi-definisi dalam MP perlu diperjelas baik isi maupun sumbernya. - Semua dokumen dan MP akan dikendalikan oleh wakabid. SPMI.

end

36

- Perlu di klarifikasi/diperjelas: yang sangat perlu dikendalikan dokumennya atau isinya dan bagaimana mengendalikan isi dokumen.

- Membuat borang audit internal UKPPA dan segera dikirim. - Diperlukan mekanisme pengendalian produk dan MP yang ada disesuaikan dengan mekanisme

pengendalian produk. - MP Audit Internal ISO UKPPA perlu dibenahi kesesuaian prosedurnya agar aplikatif.

Rekomendasi

- Masa audit internal ISO UKPPA maksimal 2(dua) minggu dan tanggal 4 Mei 2011 semua auditor telah mengumpulkan laporan audit dan nilai.

- Diperlukan rapat koordinasi Tim ISO guna menyiapkan dokumen Universitas Brawijaya.

N O T U L E N

Agenda : Rapat rutin Hari/tgl : Selasa, 3 Mei 2011 Pukul : 13.30 – 15.30 WIB Tempat : Rektorat lantai III koridor PJM. Peserta : Anggota PJM Hadirin : MB, EA, MSD,SRU, LEF, AW, BDP, ASL, H, SH dan YWES. Uraian :

Berdasar pada rapat sebelumnya. - Masa audit internal ISO UKPPA maksimal 2(dua) minggu dan tanggal 4 Mei 2011 semua auditor telah

mengumpulkan laporan audit dan nilai. - Diperlukan rapat koordinasi Tim ISO guna menyiapkan dokumen Universitas Brawijaya.

Rapat

- MR mengusulkan format rapat baru : masing-masing ketua bidang menyampaikan hal-hal pokok berkenaan dengan tupoksi masing-masing bidang.

- Setiap wakil bidang memiliki sasaran mutu dan program kerja yang akan melaporkan atau membahas kendala-kendala dan kemajuan program masing-masing bidang.

- Penjelasan sasaran mutu akreditasi. - Wakabid Pelayanan Umum mencatat berbagai kendala-kendala pelaksanaan pendampingan akreditasi. - Agar data akreditasi valid dan terkontrol maka diperlukan surat pemberitahuan kepada masing-masing

fakultas melaporkan setiap permasalahan akreditasi sehingga PJM mendapat informasi secara akurat, dengan harapan PJM dapat melakukan tindakan preventif terhadap permasalahan yang ada.

- Hasil pendampingan akreditasi : 10 dari 40 PS telah selesai, sehingga wakabid akreditasi perlu memikirkan teknis menyelesaikan permasalahan.

- Struktur organisasi PJM akan berdampak pada penerimaan honorarium - Penerimaan honorarium berdasar pada

- Gaji pokok. - Absensi. - Masa kerja. - Jabatan.

- Wakabid AIM : sasaran mutu terkait dengan AIM UKPA dan AIM UKPPA UB. - Output dari AIM UKPA 2010 : telah dipetakan berdasarkan permasalahan umum yang ada pada butir

mutu UB baik Fakultas maupun Jurusan setiap unit kerja. Kelemahan umum dari AIM UKPPA adalah audit internal, sehingga diperlukan pendampingan pada UKPPA

- Wakabid ISO : Sasaran mutu terkait dengan sertifikasi ISO UB. - Penjelasan jadwal audit ISO stage 1 dan stage 2 dari auditor eksternal. - Pembagian pendampingan implementasi SMM ISO 9001:2008. - Karena PJM akan menghadapi audit UKPPA maka PJM harus solid dalam melakukan persiapan dokumen

dan audit internal. - Audit internal ISO PJM akan dilakukan oleh TW.

Rekomendasi - Rabu 4 Mei 2011 tim ISO rapat konsolidasi ISO membahas dokumen universitas. - Rabu 4 Mei 2011 pukul 14.00 melaporkan hasil AIM UKPPA kepada Rektor.

end

37

- Melaporkan hasil AIM UKPA kepada Rektor dengan mendiskripsikan setiap kelemahan butir mutu UB pada unit kerja pelaksana akademik dengan tembusan kepada setiap UKPA UB.

- 23-31 Mei 2011 melaksanakan AIM UKPPA. - Refreshing auditor internal UKPA : Rabu, 1 Juni 2011 - 10 – 17 Juni Melaksanakan AIM UKPA 2011 siklus VIII - Semua ketua bidang segera mengumpulkan sasaran mutu dan rencana kerja.

N O T U L E N Agenda : Rapat Konsolidasi Tim Sertifikasi ISO Hari/tgl : Rabu, 4 Mei 2011 Pukul : 13.30 - 15.00 Tempat : Ruang Pertemuan Rektor Kantor pusat UB Lantai 7. Undangan : Tim Sertifikasi ISO (PR I, PR II, SPI, PJM, PPIK, BAU, BAPSI, BAK, BAAK, Jur. THP FTP)

Hadirin : BS, MS, MSD, MB, ALA, ATSH, EA, AW, TW, TD, R, SU, WSA Uraian : PR I

- Terima kasih atas kehadiran Bapak/Ibu, pertemuan hari ini akan membahas persiapan sertifikasi ISO Univesitas Brawijaya.

- Berdasarkan laporan PJM tentang AIM UKPPA, dari hasil penilaian audit tersebut diperoleh nilai akhir dari seluruh UKPPA. Ada Unit yang nilai sangat bagus sekali dengan memperoleh nilai maksimal namun banyak unit kerja dengan nilai dibawah nilai rata-rata.

MB - Hari merupakan kali pertama berkumpulnya tim ISO. Untuk pertemuan pertama ini kami hanya

mengundang tim inti dahulu untuk menyamakan persepsi mengenai persiapan UB menghadapi sertifikasi ISO baik stage 1 maupun stage 2.

- Penjelasan jadwal sertifikasi ISO stage 1 dan stage 2 - Pembacaan nilai AIM UKPPA - Dok Visi misi, statuta, OTK dan Renstra mohon segera ditetapkan karena akan berpengaruh pada

dokumen Fakultas dan Jurusan. - PPIK nantinya akan mengendalikan semua dokumen UB.

ALA - Untuk mempersiapkan Visi-misi, OTK, Statuta dan Renstra, tim perumus sudah lembur beberapa hari ini

bersama Rektor dan tim. - Untuk informasi : Visi-misi sudah selesai, Renstra minggu depan akan segera diserahkan ke Senat ,

Statuta hari ini akan selesai, OTK akan selesai minggu ini, dan Program Kerja sudah ada yang baru hingga 2014.

- Ada format baru untuk OTK dan Statuta, pertengahan Mei seluruh dokumen harus sudah dikirim ke Jakarta.

MB - Semua dok UB harap dikumpulkan di EA, formatnya akan diselaraskan dengan standar dokumen UB. - Checklist pertanyaan berkenaan dengan ISO harus segera dipersiapkan.

EA - Jika draft Visi-misi, OTK, Renstra UB sudah selesai sebaiknya segera diperbanyak dan di sosialisasikan

ke Fakultas dan jurusan karena Visi-misi, OTK, Renstra Fakultas dan Jurusan harus mengacu pada dokumen universitas.

- Diusahakan UB memenuhi standar minimal terlebih dahulu WSA

- Pedoman pendidikan UB minggu depan akan selesai. - Berkenaan dengan reward, jika sudah mendapatkan Sertifikat ISO maka apa reward yang akan kami

terima? Karena dengan persiapan ISO, BAAK sudah menghabiskan banyak dana bahkan hingga mencari dana talangan.

- Beberapa kali surveillance ISO kami masih belum merasakan efek positif secara signifikan dalam sistem manajemen.

EA - BAAK, Perpustakaan, Humas akan mendapat alokasi dana yang sangat besar lebih dari hadiah yang

telah dipersiapkan oleh PJM dalam AIM UKPPA. PR I

- MB sudah menjelaskan tugas tim sertifikasi ISO, jadi mohon dilaksanakan dengan baik. - Terima kasih.

end

38

Kesimpulan - Dilakukan sosialisasi jadwal dan dokumen audit untuk sertifikasi ISO 9001:2008 kepada PD1 UB. - Semua dokumen Universitas harap diserahkan kepada Dr. Endang Arisoesilaningsih guna review

dokumen UB. - Pengiriman dokumen Visi-Misi, Statuta, OTK dan Renstra pertengahan Mei akan dikirim ke Jakarta. - Sosialisasi dokumen Visi-misi, Statuta, OTK dan Renstra kepada Unit Kerja Pelaksana Akademik melalui

pengiriman file dokumen kepada UKPA.

N O T U L E N Agenda : Persiapan borang Akreditasi. Hari/tgl : Senin, 9 Mei 2011 Pukul : 09.00-12.00 Tempat : Ruang Pertemuan Rektor Kantor pusat UB Lantai 7.

Undangan : PJM, Tim akreditasi Sosiologi, Sastra Jepang, THP dan Kenotariatan Hadirin : MB, SR, AW, Uraian : MB

- 46 PS di Brawijaya yang ikut percepatan akreditasi namun 9 di antaranya sudah mengirimkan borang. pemantauan akreditasi dilakukan oleh PJM secara terus-menerus. Harapannya, mutu pendidikan di UB bisa terjaga.

SR, AW. - PJM mengundang PS dengan nilai dokumen akreditasi 0 guna mencari solusi.

Sosiologi :

- Borang akreditasi telah disusun namun borang evaluasi diri belum selesai - Data pada pengisian borang PS harus sesuai dengan data Fakultas. - Kesulitan data pendukung : penelitian Dosen, ijazah, CV. Banyak data-data di Fakultas ada namun di

jurusan tidak ada padahal home-basenya di jurusan. - Tim EPSBED Fakultas dan jurusan hingga saat ini telah melakukan koordinasi karena belum

terlesesaikannya permasalahan data-data. - Anggaran ternyata dikelola oleh Fakultas, padahal idealnya dikelola oleh jurusan. - Targetnya adalah A, jika belum memenuhi syarat hendaknya tidak dikirim dulu. - Banyak dosen kontrak, ada dosen dari fakultas lain, Bagaimanakah sistem pendataan rasio dosen

dengan mahasiswa?

Solusi : - CV dosen, ijazah dosen dll. seharusnya ada pada database bagian personalia, harapannya sistem data

dapat dikendalikan lebih baik sehingga ketika akreditasi bisa mengakses data tanpa harus meminta lagi ke dosen terkait.

- Dosen tetap tidak harus dari dalam Fakultas namun jika dosen mengajar di fakultas lain maka harus sesuai dengan bidang keahliannya.

- Pelaksanaan penelitian bisa melibatkan mahasiswa. Satra Jepang :

- Untuk pendampingan sudah ada assesor internal Fakultas, jika nilainya belum memenuhi standar nilai yang berlaku hendaknya tidak dikirim ke PJM.

- Ada perubahan Visi misi pada buku pedoman pendidikan sastra jepang. - Jumlah dosen tetap masih belum memenuhi standar karena rata-rata dosen mengajar 22 sks.

Disamping itu, sebagian dosen masih menyelesaikan studi bahkan masih ada juga dosen S-1. - Padahal tahun ini lulus 38 orang, bulan agustus. - Sebenarnya Sastra Jepang punya banyak prestasi dan juara dalam berbagai lomba bahasa dll. - standar sarana : masih menunggu dari Fakultas. THP - Kegiatan akreditasi saat ini dipegang oleh Pak Harjoko. Beberapa anggota tim akreditasi telah memiliki

overload tugas karena memiliki tugas lain yang sangat banyak sehingga ada penambahan anggota tim. Dengan demikian diharapkan pengerjaan data fakultas lebih cepat dan minggu ini ditargetkan dapat menyelesaikan narasi.

- Tim akreditasi PS juga sedang mengerjakan keuangan yang seharusnya pengelolaan keuangan tidak pada tingkat PS sehingga harus direkayasa seolah-olah PS mengelola keuangan sebagai contoh : pengelolaan gaji.

end

39

- Data penelitian belum semua terunggah sehingga harus mencari sendiri. Jika sudah selesai rencananya mengundang tim PJM. solusi :

- Tim akreditasi harus sering berkoordinasi dengan dekanat. - Sebaiknya melibatkan mahasiswa, semua pihak (tim-tim kecil maupun besar dalam jurusan) guna lebih

memudahkan. Melibatkan tim-tim kecil maupun besar, jika terdapat kendala maka segera menghubungi Dekan, assessor atau PJM.

- Pada bulan ini ditarget penyelesaian borang akreditasi Kenotariatan

- Borang akreditasi sudah lengkap, namun tidak sesuai dengan format baru. - Tim akreditasi lama banyak mengundurkan diri sehingga membentuk tim baru dengan anggota baru

sehingga memerlukan adaptasi. - Perkembangan : sedang melengkapi data tentang penelitian data dosen, dan seputar itu. harapannya

data dapat diselesaikan bulan ini. Rekomendasi

- Jika mengalami hambatan atau data yang kurang segera menghubungi dekan agar cepat terproses, jika diperlukan dapat menghubungi PJM.

N O T U L E N Agenda : Rapat rutin PJM Hari/tgl : Selasa, 10 Mei 2011 Pukul : 13.30-16,00 Tempat : Rektorat UB lantai III koridor PJM Peserta : Anggota PJM Hadirin : MB, SR, MSD, EA, ATSH, LEF, AW, SRU, BDP, DRM, ASL. Uraian : MB

- Rapat hari ini tiap-tiap wakabid menjelaskan sasaran mutu yang telah dijanjikan karena untuk manual mutu.

Akreditasi : - AW

- sudah bertemu dengan tim EPSBED untuk melihat izin operasional dan sudah melihat perkembangan akreditasi.

- Program studi update ( 10-05-2011): - S1 : 74 - S2 : 44 - S3 : 16 - D4 : 0 - D3 : 17 - Sp-1 : 13 - Sp-2 : 0 - Profesi : 3. - Non domisili Kediri : 9 (S1) - Non domisili Jakarta : 5 (S2), 3 (S3)

- Kenotariatan FH bermasalah karena home-base dosen kurang, harusnya 6. - Jika kita membuka PS baru yang namanya tidak ada di daftar Prodi baru DIKTI maka saat

mendaftar online di DIKTI akan diberi keterangan LO (learning outcome). - Ada PS perpajakan dan perencanaan pembangunan (FIA) yang sudah menerima mahasiswa pada

tahun 2010, tapi baru mengurus izin pada tahun 2011. - Masalah izin operasional harus segera diselesaikan. - KKI tidak mengizinkan Emergency Medicine FK, padahal dia sudah menerima mahasiswa dan

meluluskan mahasiswa selama 20 tahun. Diusulkan ke PR 1 sebagai temuan yang harus ada solusinya.

- S2 Keteknikan Pertanian FTP sudah mengirim form 1,2,3 ke DIKTI dan masih proses. - S3 teknologi (industry) pertanian dalam proses gabung dengan FTP Karna dahulu masih

menginduk ke Fak.Pertanian. - DIKTI salah ketik nama ilmu sosiologi harusnya sosiologi. - Tentang SK komunikasi dulu sudah mengirim tapi masih ada yang kurang

end

40

- PJM mengundang S3 Kajian wanita, S3 kajian lingkungan dan pembangunan PPS guna memberi penjelasan tentang Ijin Opersional PS.

ISO - Tanggal 23 - 30 Mei 2011 PJM sudah harus sudah melaksanakan AIM siklus II UKPPA. - Pendampingan implementasi SPMI ISO UKPA & UKPPA (stage I & II ) dilaksnakan bulan mei – oktober

2011. - AIM siklus VIII UKPA tanggal 10 - 17 Juni 2011 dan auditornya belum ditetapkan. diharapkan tim AIM

dan tim ISO segera melakukan koordinasi. - Klausul nomer 7 dan nomer 8 dimasukkan dilingkup audit siklus VIII UKPA karena pada audit siklus

sebelumnya belum masuk dalam ruang lingkup audit. - 4 Besar UBAQA UKPPA : Peringkat 1 adalah BAK, peringkat 2 adalah Poliklinik, Peringkat 3 adalah SPI

dan peringkat 4 adalah JPC. - LSIH tidak mendapat hadiah karena LSIH sudah mendapat bantuan dana ISO yang besar dari

universitas. - Penyampaian jadwal refressing pelatihan auditor internal di PPS. - Dalam pelaksanaan audit perlu diperhatikan CROSS REFERENCE masing-masing klausul. - Hal-hal yang perlu diperhatikan dlam pelaksanaan pendampingan UKPPA : Klarifikasi temuan,

pelaksanaan audit internal, keberadaan Top Manajemen dan MR dan perbaikan atas temuan.

N O T U L E N Agenda : Rapat Ijin Opersional Hari/tgl : Selasa, 10 Mei 2011 Pukul : 08.00 – 12.00 Tempat : Rektorat UB lantai III koridor PJM Peserta : Anggota PJM Hadirin : MB, EA, SR, Arif (EPSBED), Uraian : SR

- Harapannya kita bisa mengurus ijin operasional PS tepat waktu. Pak Arif Epsbed

- Ada beberapa PS yang ijin opersionalnya tidak bisa diproses dan akan menghambat proses akreditasi. - Perpanjangan ijin yang terakhir adalah 55 ijin PS yang diperpanjang. - Ada beberapa PS memerlukan proses perpanjangan khusus. tidak bisa online. Misal :

- program spesialis yang harus diajukan secara manual - Profesi dokter memerlukan rekomendasi dari kolegium asosiasi profesi. - Jika terjadi masalah antara lain hombase dosen bermasalah.

- Sebelum pendirian PS harus memperhatikan waktu wajib lapor. Apakah dimulai dari waktu menerima maba atau waktu terbitnya ijin.

- Home base dosen harus dimiliki. Karena S2 sipil belum memiliki home-base dosen maka tidak bisa diperpanjang dan harus diproses dulu.

- Pengajuan banyak yang belum diproses karena permasalahan home-base dosen. Hukum

- Hukum belum melakukan Pelaporan karena ada dosen yang home-basenya keliru. - Hukum kenotariatan Tim akreditasinya juga masih baru. Prosesnya masih nunggu ijin operasional.

Pertanian - PS yang belum melakukan pelaporan:

- S2 Ilmu Ekonomi Pertanian : 20091, 20082, 20072, 20062 - Pengolahan Tanah dan Air : 20082, 20091 - Sosiologi : 20082 - Agronomi 20091,20082 - Ilmu pertanian : 20082

Peternakan - S2 ilmu ternak : home base dosen masih 5 orang - S3 Ilmu Ternak : masih 0, (belum ada daftar perubahan home base, di SK-nya)

Teknik - S2 Sipil, Mesin, Pengairan : SK untuk Home Base dosen, harus dilampiri dengan format perubahan. - S2 sipil : Belum punya home-base sehingga tidak bisa diperpanjang.

Kedokteran - Untuk spesialis tidak bisa online, mengajukan secara manual ke Jakarta.

end

41

- Emergency medicine belum ada kolegiumnya, jadi tidak bisa diakui, walaupun kenyataannya dibutuhkan. Harus ada perjuangan.

- Home base dosen untuk Sp tidak cukup. - Profesi dokter dan Ners, harus ada surat rekomendasi dari kolegium. - Prosesnya cukup susah. Perlu ada “surat sakti”. Perlu tim lobi. - S2 Keperawatan dan Kebidanan. Diminta Dikti untuk dibuka. Tetapi kondisi di lapangan peraturan

sarana dll belumj siap. Karena itu seharusnya perlu ada kekhususan, agar bisa terlaksana. Perikanan

- NIDN (No Induk Dosen) untuk dosen tidak tetap bisa dibuat berdasar surat kontrak/ SK. Tapi tidak bisa menjadi dosen home-base.

- Perubahan nama PS : sebaiknya buat proposal baru. PPS

- PSLP: Pelaporan, harusnya dimulai dari 20081 bukan 20082 - Kajian wanita belum melaporkan laporan rutin dari awal berdiri. - Home base dosen PPS juga belum selesai karena berbagai masalah.

VOKASI - Harus bekerja keras karena asih banyak yang belum punya ijin operasional.

N O T U L E N Agenda : Rapat rutin Hari/tgl : Rabu, 18 Mei 2011 Pukul : 13.30 – 16.00 WIB Tempat : Gedung rektorat lantai 3 koridor PJM Peserta : Anggota PJM Hadirin : SBR, MSD, EA, SRU, LEF, DRM, SDH Uraian : Berdasar MR sebelumnya

- AIM UKPPA lebih mendesak dari pada AIM UKPA Rapat rutin

- Jadwal audit internal UKPPA telah telah disusun dan disetujui tim PJM. - Berdasarkan rapat terdahulu, lingkup AIM siklus II AIM UKPPA adalah :

- tindakan perbaikan AIM UKPPA siklus I,. - Audit Internal yang dikoordinasi oleh MR. - tinjauan manajemen .

- MP PJM tidak banyak perubahan namun ada penambahan borang Manajemen Review - Membahas Jadwal Audit UKPPA siklus 2 tanggal 6 -13 Juni 2011. - Mengirimkan surat rektor guna menyampaikan jadwal pendampingan, membahas materi, dan

mengumumkan hasil audit UKPPA hari Senin, 23 Mei 2011 pukul 08.30 WIB di PJM. Dijelaskan oleh LEF, MSD. Yang mengundang adalah PR I sebagai MR, sertifikat ditandatangani oleh PR II dan yang diundang PR II dan PR III.

Akreditasi - Laporan hasil akreditasi masih belum ada perubahan. - 5 PS yang telah menyerahkan borang akreditasi ke Ban-PT akan di beri bantuan kepada tim pembuat

borang PS sebesar Rp. 2.000.000. - Seharusnya ada quality plan sehingga semua produk dapat dikendalikan kualitasnya. Terjadinya

penambahan PS ini merupakan indicator dari kurang komitmennya Top manajemen terhadap quality plan.

- Ada PS-PS yang sudah dekat dengan deadline sehingga harus dibuat program khusus dan segera mengundang PS-PS fakultas guna membahas akreditasi PS.

MP - Membahas Daftar ketidaksesuaian hasil tindakan koreksi dan pencegahan MP Monevin PHK - Mohon di klarifikasi antara MP dan pelaksanaan bisnis sehingga seluruh borang yang ada di MP di

gunakan sesuai dengan situasi lapangan. - Definisi dalam MP masih harus disesuaikan dengan isi. - Pada saat audit UKPA, basis audit ditetapkan pada Fakultas dan melibatkan Ka.PS dimana tim untuk

audit Fakultas adalah auditor internal SPMI PJM dan tim audit untuk Ka. PS adalah tim auditor dari Komite Pasca Sarjana

end

42

Rekomendasi - Mengundang 15 biro beserta BAAK dan Perpustakaan guna penjelasan sertifikasi ISO hari Senin, 23 Mei

2011 pukul 08.30 - 09.30 WIB - Audit internal PJM mohon diselesaikan dan sasaran mutu segera dikumpulkan ke Wakabid Pelayanan

Umum.

N O T U L E N Agenda : Rapat rutin Hari/tgl : Rabu, 24 Mei 2011 Pukul : 13.30 – 16.00 WIB Tempat : Gedung rektorat lantai 3 koridor PJM Peserta : Anggota PJM Hadirin : SBR, MSD, EA, ATSH, LEF, BDP, SRU, H, ASL, DRT.

Uraian : ISO

- Sesuai dengan mandat Rektor yang menunjuk PJM sebagai koordinator pelaksanaan sertifikasi ISO 9001:2008. Oleh sebab itu perlu dibuat pengajuan pendanaan kegiatan tersebut.

AIM - Lingkup audit siklus IX akan segera dirancang. - Pelaksanaan AIM UKPPA mundur karena adanya libur bersama, 10 – 17 Juni 2011 dengan auditee

meliputi jurusan dan Fakultas. Sedangkan AIM UKPPA tanggal 6-14 Juni 2011. - Membahas jadwal pelaksanaan AIM UKPA siklus VIII - Setelah auditor selesai mengaudit auditee, auditor hendaknya segera mengirim borang temuan ke PJM

dan auditee mengirim borang klarifikasi ke PJM melalui email. - Segera dikirim borang kesediaan auditor AIM UKPA Siklus VIII kemudian direkap. - Membahas jadwal AIM UKPPA siklus II - Refreshing auditor ISO AIM UKPA siklus VIII tanggal 31 Mei 2011 pukul 13.00 dikoordinasi oleh ATSH. - Sebaiknya PJM hanya mengundang auditor yang komitmen. - Auditor dari komite pasca sarjana belum bisa digunakan sebagai auditor karena menurut pengamatan

tentor sertifikasi auditor internal masih belum siap. Rekomendasi

- Mengajukan pendanaan sertifikasi ISO 9001:2008 sebesar 3 milyar rupiah. Dana tersebut diambil dari dana rektor bukan dana PJM karena kegiatan tersebut adalah kegiatan rektor.

N O T U L E N Agenda : Rapat rutin Hari/tgl : Selasa, 5 Juli 2011 Pukul : 13.30 – 16.15 WIB Tempat : Gedung rektorat lantai 3 ruang PJM Peserta : PJM Hadirin : SBR, MSD, EA, ATSH, SRU, BDP,DRM, ASL, HRW, YWES. Keluhan Pelanggan

- PJM harus melakukan konsolidasi terkait keluhan pelanggan, baik prosedur pembagian HR dan lain- lain terutama menanggapi keluhan dari banyak pihak

- Bertambahnya kegiatan PJM dalam membantu program rektor menuntut Diusulkan adanya sekretaris 1 dan sekretaris 2

- Karena perkembangan SPMI sudah establish maka tidak tahu berbuat apa - Konsolidasi tupoksi - Persamaan persepsi mengenai laporan audit, closing temuan, (perlu prosedur temuan perbaikan) - MR lama perlu memberi masukan kepada MR baru - Perkembangan PJM sangat cepat sehingga perlu adanya konsolidasi anggota PJM - MR sudah merancang sistem sehingga sistem akan melekat pada masing2 wakil bidang. - PJM mengalami kesulitan pos anggaran sehingga diharpkan wakabid bidang memilki rancangan

anggaran

end

end

43

- Kendala masalah keuangan harus segera dibenahi baik sistem maupun teknis. - Mengundang PR II, BAK dan PJM untuk mencari jalan keluar perihal pendanaan karena banyak

keluahan dari unit kerja pelaksana ISO. - Laporan AIM 2010 sudah didraft dan dibaca wakabid AIM tinggal pencetakan - Skedul audit aim siklus 9 segera dipersiapkan, dan lingkup audit - Pendanaan PPS dimintakan oleh PJM karena unit kerja kesulitan dalam meminta dana ke rektor

Akreditasi - Sebagian besar unit kerja telah mengisi borang dan sudah banyak yang tidak kosong, dan ada juga unit

kerja di tidak aktif - GJM perlu diberdayakan terkait dengan akreditasi dan perlu adanya pelatihan assessor - Perlu adanya tindak lanjut dari temuan ISO, sehingga harus dibuatkan program - SPMI melihat lagi anggaran ntk - Borang kinerja tidak perlu diunggah world wide untuk kepentingan UB agar tidak dicontoh universitas

lain - Laporan UBAQA tidak berdasarkan nilai namun sudah embedded dalam ISO dan hadiahnya dibagikan

kepada seluruh unit kerja namun unit kerja yang terkena sampling akan mendapat hadiah lebih besar. - Temuan yang ada pada unit kerja lain bisa jadi menjadi temuan pada unit kerja lainnya

- Unit kerja telah dewasa dalam mensikapi temuan - Temuan AIM harus dianalisis mengenai temuan open dan berapa lama opennya. - Minggu depan akan dikunjungi DIKTI guna Pelayanan prima. - Mahasiswa diminta akan terlibat dalam ISO dan pelayanan prima - Overload sehingga memerlukan tambahan ruang pelatihan dan rapat.

N O T U L E N Agenda : Koordinasi Kesiapan akreditasi Hari/tgl : Senin, 11 Juli 2011 Pukul : 13.30 – 16.15 WIB Tempat : Gedung rektorat lantai 6 ruang pertemuan Peserta : Assessor internal dan Ka. PS Hadirin : SBR, SR, SRU, AW, MB, EA

- Dr. Abd. Rachman Budiono - Prof. Iwan Triyuwono - Dr. Ir. Damanhuri - Dr. Ir. Rini Astuti - Moch. Dawam - M. Luthfi Rayes - Dr. Puguh Suryowardoyo

Uraian : Berdasarkan MR Sebelumnya

- Perlu dilakukan pertemuan konsolidasi antara assessor dengan Ka.PS membahas kesiapan akreditasi. Il mu Hukum

- Kenotariatan telah mengirim EPSBED namun ijin operasional masih kadaluarsa/ Kenotariatan belum menerima ijin operasional dari tim EPSBED UB.

Fakultas Pertanian - Ijin operasional telah dikirim oleh Pak Arif (EPSBED) namun DIKTI mengirimkan kembali, Prof.

Surachman meminta Pak Arif untuk menelusuri status ijin operasional tersebut. - PS S2 Sosiologi FP diharapkan segera menyiapkan re-akreditasi karena sudah hampir habis masa

berlakunya. FT

- PS Arsitektur lingkungan binaan, borangnya telah dikirim ke assessor (Prof. Trinil) dan sedang diperiksa. - FT membutuhkan data keuangan(pemasukan) untuk mengisi data borang akreditasi - Perlu penjelasan dan pembahasan antara PD II fakultas dengan PR II agar ada panduan yang sama

tentang pengelolaan keuangan (diusulkan ada pertemuan khusus) - Status mahasiswa untuk kelas jauh masih belum ada kesepakatan kepemilikannya baik S1, S2, S3

maupun double degree dan perlu diperjelas siapa yang menangani permasalahan tersebut. FK

- PDG dan MMRS nilai akreditasi dari assessor telah memenuhi standar untuk dikirim ke DIKTI - Belum melampirkan Renop FK karena masih dibuat

Sastra Jepang + Ilmu Kelautan akan meluluskan mahasiswa namun nilai akreditasi masih kurang

end

44

- Segera mengirimkan borang akreditasi bulan Juli - Jika bermasalah dengan ijin operasional harap mengundang tim EPSBED dan BAAK - Keteknikan pertanian masih revisi - S2 ITP masih terus komunikasi dengan Pak Unti L. - Ilmu politik tidak ada yang menggarap - Sastra jepang sudah mengirim (ada di pak munawar) --check

- PKH masih menunggu renop - PPS home base dosen kurang minta ijin ke fakultas

Rekomendasi - Pak Arif harus menelusuri status ijin operasional Fakultas Pertanian. - Diusulkan ada pertemuan khusus antara PDII Fakultas Teknik dengan PR II mengenai panduan

pengelolaan keuangan. - Harus ada pertemuan yang membahas mengenai status mahasiswa kelas jauh

N O T U L E N Agenda : Rapat rutin Hari/tgl : Selasa, 12 Juli 2011 Pukul : 13.30 – 16.00 WIB Tempat : Gedung rektorat lantai 3 ruang PJM Peserta : PJM Hadirin : SBR, MB, SR, MSD, EA, ATSH, AW, BDP, DRM, ASL, HRW, SH, YWES. SBR

- Masing-masing bidang audit melaporkan kegiatan dan keluhan - UB mempersiapkan pelayanan prima guna memperbaiki pelayanan, baik sarana prasarana maupun non-

sarana prasarana - Desain rapat hari ini berubah dengan rapat sebelumnya dimana wakabid harus melaporkan program

kegiatan, pendanaan dan keluhan. - Jika top manajemen tidak ada maka akan dipimpin MR, jika MR tidak ada maka dapat dipimpin oleh

wakabid SPMI. - Anggaran telah displit berdasarkan bidang berbasis bidang kerja

Pelayanan PRIMA - Tim pelayanan prima Kemen. PAN. akan survey dan audit dalam waktu 1 minggu namun tidak . - Presentasi pelayanan prima oleh Prof. Dr. Ir. M Bisri, MS. - Akan ada penilaian tentang pelayanan prima dari Kemenpan berkenaan dengan pelayanan prima yang

akan dilakukan dalam waktu 1 minggu namun waktu dan lokasi penilaian dirahasiakan. - Kemenpan hanya 3 nominasi yaitu UI, Univ. Negeri Jakarta dan UB. - Bidang layanan yang akan dinilai adalah fisik, teknologi informasi, SDM, sarana dan prasarana, keluhan

pelanggan, riset dan pelayanan masyarakat. - Ada komentar : adanya pelayanan prima membuat biaya semakin naik. - Pak Bambang : Pelayanan prima perlu proses, bukan sekedar dari eksternal (peraturan) tapi dari internal

(kondisi setiap orang) - Pak Tunggul : Apa ini bidang PJM? - Pengelola bidang pelayanan prima pada awalnya dikelola PPID, diharapkan nantinya terintegrasi pada

semua unit kerja. Pelayanan prima pada AIM yang akan datang dapat menjadi ruang lingkup audit SPMI

dan ISO. - ISO, akreditasi merupakan alat motivasi pelayanan prima.

PHK - Pemaparan rencana kegiatan oleh MSD - Direktur PHK telah menjadi PD II namun surat resmi pengunduran diri belum diterima oleh PHK.

Akreditasi - Penyelesaian borang akreditasi masih belum memuaskan karena sebagian permasalahan masih

disebabkan oleh miskomunikasi jurusan dan fakultas. - Kendala penyelesaian borang akreditasi Ketidak pahaman penyusun borang oleh sebab itu akan

melaksanakan pelatihan pengisian borang akreditasi. - Perlu ada rangking PS-PS yang menjadi prioritas pendampingan. - Perlu ada pengelompokan permasalahan - Pendanaan akreditasi belum - Perlu ada pelatihan persamaan persepsi penyusunan borang akreditasi - Banyak pimpinan manajemen yang kurang paham dengan permasalahan akreditasi.

end

45

- Perlu ada penjelasan ke PD II mengenai penggunaan keuangan (Standar 6) - Perlu dibuatkan MP Pengiriman borang akreditasi. - Minggu depan MP pengiriman borang harus ditayangkan, didalam MP harus dicantumkan kewajiban PD I

dalam pengisian borang akreditasi AIM

- Berdasarkan kelemahan AIM Batch I dan II, maka wakabid SPMI perlu membenahi sistem. - Hadiah untuk UKPPA yang diatas nilai 75 telah diusulkan. - Perlu ada persamaan persepsi mengenai manual mutu baik internal PJM maupun unit kerja lain. - Lingkup AIM 2011 siklus 9 adalah materi ISO dan standar 6 akreditasi.

ISO - PJM telah membicarakan pendanaan ISO namun dalam pelaksanaannya masih banyak kesulitan. - Temuan ISO harus segera ditindaklanjuti.

SPMI - EA menjelaskan sistem dokumen. - Materi dari TW harus discreening

Rekomendasi:

Akreditasi

- Perlu monitoring yang lebih intensiveyang lebih konsen pada penyelesaian borang akreditasi - Tim akreditasi manghadap ke PR I kemudian mengundang PD II untuk membahas pengelompokan

permasalahan borang. - Mengundang PD I,BAAK, EPSBED yang mengundang adalah PR I guna membahas permasalahan

akreditasi. ISO

- Rapat dengan PJM dan PRI dan PR II agar yang mebuat SPJ untuk ISO dan pendampingan adalah BAK. SPMI

- Jum’at jam 09.00 Mengundang PD I, PD II dan GJM untuk rapat koordinasi memperbaiki ISO, alokasi anggaran, penguatan GJM/UJM. Materi TW harus di screening PJM.

N O T U L E N Agenda : Rapat rutin Hari/tgl : Selasa, 19 Juli 2011 Pukul : 13.30 – 16.00 WIB Tempat : Gedung rektorat lantai 3 ruang PJM Peserta : PJM Hadirin : SR, MSD, EA, ATSH, LEF, AW, SRU, BDP, DRM, ASL, HRW, SH, YWES. EA

Rapat sebelumnya : membahas agenda dan permasalahan masing-masing bidang. Akreditasi

- Diperlukan komunikasi yang efektif antara ketua PS dan pendamping. Dan diharapkan pendamping berperan aktif dalam proses pendampingan.

- Perlu dilakukan koordinasi dengan assessor yang benar-benar care dengan permasalahan akreditasi - Seluruh assessor hendaknya diseleksi dan dipilih yang memiliki kokmitmen. - SRU : Permasalahannya adalah assessor banyak kerjaan sehingga perlu ada penjadwalan yang efektif. - Tim penyusun borang akreditasi harus benar-benar mengerti sehingga harus ada pelatihan pemahaman. - Asessor masing-masing unit kerja harus terlibat dalam pembuatan borang meskipun hanya sebagai

pengarah karena tidak semua tim penyusun borang mengerti. - Harus ada pemilahan antara PS yang harus dikirim 2011 atau tahun berikutnya karena akan

berpengaruh pada kelengkapan data. - PS harus aktif dalam menangani borang akreditasi. - Sesuai MP PJM, Monev akreditasi hendaknya dilakukan 2 bln sekali, maka seharusnya tim akreditasi

melakukan jadwal monev sesuai dengan MP. Jika masa monev terlalu cepat/sering maka MP tersebut harus dirubah.

- Permasalahan : Pelaksanaan koordinasi dengan PD II banyak tidak hadir dan jika hadir banyak yang tidak menyampaikan kebawah.

- Setiap anggota PJM mohon mengingatkan unit kerjanya agar proses pelaksanaan akreditasi lebih cepat. - Rapat koordinasi akreditasi dan ijin operasional harus mengundang kaur akreditasi di BAAK

end

46

- Dalam manual mutu topuksi anggota PJM perlu ditambahkan dengan pendampingan akreditasi pada masing-masing unit kerja.

PPS : - PMKW telah membentuk tim penyusun borang dan membuat standar namun tidak berlanjut, yang

bermasalah adalah komitmen pimpinan. - Membutuhkan pendamping untuk mengarahkan tim penyusun borang.

Kenotariatan - Masih dalam proses perbaikan setelah dikoreksi oleh assessor. - Perlu pendampingan dalam menyusun borang akreditasi karena tim penyusun borang akreditasi selalu

berganti. - Jika ada permasalahan mohon dikoordinasikan dengan PD I. - S2 dan S3 belum melaporkan statusnya sehingga PJM belum memiliki data tersebut.

Teknik - PS dan fakultas ada lose komunikasi/ berjalan sendiri-sendiri padahal data dalam borang saling

berkaitan - Data yang kosong harus segera dikejar baik oleh PS maupun tim penyusun borang.

PKH

- Borang telah direvisi dan dikembalikan ke assesor (pak Djalal), artinya borang tersebut dapat dikirim. Perikanan

- MSP sudah divisit 3 minggu yang lalu, namun gap data dan masa pengumpulan borang terlalu jauh. - Perlu ada pendekatan yang baik dengan assessor agar kesan pertama baik. - MSD harus memantau dan mengingatkan unit kerja. - Tim PJM yang ada diunit kerja masing-masing sebaiknya berberan aktif membantu kontribusi. dalam

menyelesaikan borang akreditasi. Kedokteran

- PDG sudah siap kirim. - MMRS sudah menyelesaikan borang tinggal menunggu dari assessor. - Target : Semua borang akreditasi akan dikirim pada bulan Juli,

Pertanian - Pengelolaan tanah dan air : bermasalah karena kebijakan pusat masih belum jelas akan ditutup atau

tidak sehingga pengisian borang menunggu tahun ajaran baru agar memiliki data karena jika dipaksakan harus megisi borang pada tahun ini akan berdampak pada banyaknya borang yang kosong.

- Asessor yang tidak aktif harus digantikan dengan assessor yang aktif FISIP

- Sosiologi ada permasalahan yang tidak diketahui detail permasalahannya. - Top manajemen sudah komitmen dengan mengumpulkan

SPMI - EA menjelaskan jadwal pelatihan SPMI - 26 – 30 Juli 2011 akan ada pelatihan SPMI dari luar 14 orang dan 4 orang dari PJM - Temuan AIM UKPA dan UKPPA dapat di closed oleh masing-masing unit kerja setelah temuannya

diperbaiki. - Borang laporan temuan hanya di lengkapi hingga pada kolom 8 (Uraian Ketidaksesuaian dan Saran) - Perlu ada penjelasan detail ISO kepada unit kerja karena mereka banyak yang tidak memahami dengan

materi sebagai berikut : - Penjelasan temuan ISO - Penjelasan klausul ISO - Memperbaiki temuan ISO pada masing-masing unit kerja

- ATSH dan TW review manual mutu UB dan PJM - Akan dilakukan pelatihan sertifikasi auditor ISO Sertifikasi mengingat perlunya penambagan jumlah

auditor internal ISO. Pretest dan post-test berbeda dengan pelatihan sertifikasi auditor sebelumnya karena kompetensi auditornya sangat spesifik.

- Diharapkan setiap unit kerja ada 2 perwakilan calon auditor ISO untuk memenuhi target jumlah auditor ISO.

ISO - Komitmen top manajemen fakultas belum maksimal sehingga perlu eksekutif briefing.

Monevin PHK - Mengirimkan surat permintaan interim, agar grantee mengirim laporan. - IMHERE b1 batch 3 sudah hampir selesai. - Mohon diklarifikasi mengenai ketiadaan monevin pasca PHK

AIMYY]=== - Lingkup AIM adalah implementasi ISO dan standar 6 BANT-PT - 26 Juli 2011 presentasi rencana jadwal AIM siklus 9 2011

Rekomendasi Akreditasi

47

- Diperlukan pelatihan pemahaman borang akreditasi bagi tim penyusun borang agar memiliki kualifikasi khusus.

- SBR dan MB menghugungi PR I guna mempertemukan antara PD II Teknik dan BAAK membhas kele ngkapan borang akreditasi.

- Segera membuat MP berkaitan dengan akreditasi mulai dari perolehan data hingga penerimaan HR penyusun borang dan assessor mendapat data karena PJM susah mendapat.

- Mengklarifikasi permasalahan unit kerja masing-masing. ISO

- Mengajukan pendanaan untuk pelatihan sertifikasi auditor internal ISO - Eksekutif briefing bagi top manajemen pada tanggal 8 Agustus 2011

Monevin - Workshop hasil monevin PHK 18 Agustus 2011 yang dihadiri oleh grantee TPHK-IMHERE, PJM, rektorat.

N O T U L E N Agenda : Rapat rutin Hari/tgl : Selasa, 2 Agustus 2011 Pukul : 13.30 – 16.00 WIB Tempat : Gedung rektorat lantai 3 ruang PJM Peserta : PJM Hadirin : SBR, MB, MSD, ATSH, LEF, AW, SRU, DRM, ASL, HRW, SH, YWES. MR Sebelumnya

- Laporan dari setiap bidang bisnis PJM. Monevin

- Sudah dilakukan penetapan kepala reviewer, namun ada yang tidak bersedia sehingga reviewer cadangan otomatis masuk kecuali SRU karena tidak bersedia

- Reviewer menerima 2 dari 4 laporan grantee, sehingga sembari menunggu laporan, dapat memanggil grantee.

- I-MHERE batch I kamis 9.30 atau jum’at 8.30 mengundang grantee, karena dalam jadwalnya tanggal 4 atau 5 Agustus 2011 seharusnya sudah dapat diselesaikan.

- SBR dan MB diminta tim monevin memberi masukan agar laporan dapat segera dikirim. Ketua dan sekretaris PJM memberi saran untuk membuat janji dengan grantee kemudian meminta grantee mengumpulkan tim penyedia data sehingga seluruh kekurangan dapat didiskusikan bersama.

- Mohon masukan : PHK tema C kegiatannya bersambung , apakah perlu visitasi ke lokasi atau hanya pemaparan saja? - Selama ini reviewer belum pernah melakukan visitasi sehingga hanya berdasarkan laporan tertulis

saja. - LEF diminta mengkonfirmasi Fakultas Kedokteran agar dapat didatangi.

Akreditasi - Kekurangan data akreditasi telah didata, tindakan selanjutnya adalah konfirmasi kepada PS yang

bermasalah. - Ada kekurangan laporan EPSBED dan surat pemberitahuan kepada PS telah dikirim. - Ada kekurangan yang diluar kemampuan UB sehingga harus menunggu proses DIKTI. - Tanggal 19 Agustus ada desk evaluasi dari DIKTI sehingga mohon PS yang telah menyelesaikan borang

akreditasi segera mengirimkan dokumennya. - Mendata ulang jumlah PS terbaru Fakultas, Jurusan/PS untuk evaluasi AIPT, yang baru dan lama,

prosentase yang baru dan dalam yang mendapat nilai A. ISO

- Pemaparan workshop penguatan GJM SPMI SMM ISO 9001 yang diarahkan pada audit - Menjelaskan sistem dan simulasi audit kepada GJM (penguatan GJM) - Menyampaikan temuan dan penjadwalan ulang pendampingan implementasi dokumen kepada UKPPA.

Pelayanan Prima

- Fokus pelayanan prima adalah pelayanan terhadap stakeholder (mahasiswa) - MP yang ditarget sesuai waktu.

AIM - Lingkup Audit : implementasi ISO dan standar 6 - Dalam refreshing Auditor perlu di beri pemberi pembekalan lebih mengenai lingkup audit agar lebih

matang. - Membuat SK tim AIM : MB, ATSH, TW.

end

48

Rekomendasi Monevin

- Koordinasi dengan LPPM selasa tanggal 9 Agustus 2011 pukul jam 13.00. Akreditasi

- Senin 14.00 bertemu PDI, tim epsbed, BAAK, membahas kekurangan Akreditasi - Senin 8 Agustus 2011 mengundang PS yang memiliki kekurangan dan meminta klarifikasi penyelesaian

kekurangan. - Setiap rapat rutin bidang akreditasi membuat grafik perkembangan akreditasi.

ISO - Penguatan GJM tanggal 4-5 Agustus 2011 - Koordinasi dengan LLOYD untuk menanyakan jadwal dan mengkonfirmasi unit yang akan diaudit pada

stage II untuk UKPA. AIM

- Mendesign lingkup audit ISO agar lebih spesifik sehingga auditee dan auditor tidak rancu. - Mendesign lingkup audit, LEF, jum’at 5 Agustus 2011 pukul 13.30.

N O T U L E N Agenda : Rapat rutin Hari/tgl : Selasa, 9 Agustus 2011 Pukul : 13.30 – 15.00 WIB Tempat : Gedung rektorat lantai 3 ruang PJM Peserta : PJM Hadirin : MB, EA, ATSH, AW, DRM, ASL, HRW, SH, YWES. MR Sebelumnya

- SBR melaporkan kegiatan perancangan Penjaminan Mutu bersama dengan 57 Perguruan Tinggi. - Disarankan setiap PT Membuat standart sendiri, di audit sendiri sesuai dengan benchmark, evaluasi

diri. - DIKTI akan membentuk tim monev penjaminan mutu dan reviewer SPMI, sehingga kedepan akan

ada monev khusus untuk penjaminan mutu perguruan tinggi. - Dari 3200 PT di Indonesia hanya 150 PT saja yang memiliki penjaminan mutu internal .

- Laporan kegiatan masing-masing bidang. Uraian : Monevin

- Kegiatan monevin sebaiknya melibatkan SPI. Akreditasi

- S1 FK tahun depan akan memiliki instrumen akreditasi FK (BAN-PT) tersendiri, tertanggal 10 Februari 2010

- Instrument baru ini untuk Program studi pendidikan dokter , profesi dokter, dokter gigi dan akuntansi. - Perlu ada pendekatan khusus dengan DIKTI terkait dengan permasalahan akreditasi. - Permasalahan akreditasi yang permasalahannya ada pada DIKTI perlu ada pendekatan khusus.

ISO - Seluruh anggota baru harus ikut dalam refreshing auditor. - Perlu ada persamaan persepsi untuk anggota PJM agar dalam menyampaikan informasi kepada unit

kerja tidak ada perbedaan. AIM

- Lingkup audit siklus 9 2011 : - PTK Siklus 8 - Temuan ISO stage 1 bagi teraudit - Implementasi dokumen MM berbasis 9001:2008 - Audit kinerja standar 6 BAN-PT

SPMI - Perlu ada analisa jumlah auditor aktif. - Auditor yang tidak aktif sebaiknya tidak digunakan lagi. - Perlu dibuatkan database auditor untuk memudahkan dalam mengevaluasi kinerja auditor. - MB dan AW belum melaporkan pelaksanaan pelatihan dari Malcolm Baldrige - Membuat acara penyusunan dokumen SPMI FK UNRAM tanggal 17-21 Agustus 2011 - Khusus SPI semua anggota harus ikut dalam pelatihan auditor.

Wakabid Pelayanan Umum

end

49

- Pengadaan barang yang diajukan PJM tidak semua disetujui termasuk lemari cabinet sehingga perlu mengusulkan kembali.

Rekomendasi - PJM mengundang SPI dan Sudarminto Setyo Yuwono untuk membahas integrasi SPI - Membuat daftar evaluasi auditor - HR reviewer hendaknya ditambahkan mengingat sudah 10 tahun belum ada peningkatan. - 22 Agustus 2011 workshop SPMI ISO-SMM 9001:2008 untuk anggota PJM sedangkan untuk UKPPA

tanggal 23 Agustus 2011 - Rapat PJM hari Selasa tanggal 23 Agustus 2011 diundur pada hari Rabu 24 Agustus 2011.

N O T U L E N Agenda : Rapat rutin Hari/tgl : Selasa, 16 Agustus 2011

Pukul : 13.30 – 15.00 WIB Tempat : Gedung rektorat lantai 3 ruang PJM Peserta : PJM Hadirin : SBR, MB, MSD, EA, ATSH, AW, BDP, DRM, ASL, SH, YWES. SBR

- Hasil dari pertemuan di Bogor diharapkan semua PT dapat membuat sistem penjaminan mutu dengan memodifikasi standar sendiri, membuat dan melaksanakan audit berdasarkan lingkup yang telah ditentukan secara internal.

MB - Pemaparan sistem pelayanan PJM dengan mengunggah alur garis besar prosedur pada website PJM. - Perlu pendampingan terhadap bidang AIM mengingat pelakasanaan AIM siklus 9 sangat dekat. - MP Perlu ada kodenya - Rapat rutin selasa merupakan rapat pleno PJM dengan tujuan utama adalah laporan dari kegiatan setiap

bidang. Monevin

- Laporan dari FK masih belum ada perkembangan. - Konsolidasi PJM, SPI dan PHKI

- Rencana visit eksternal monev jenis PKPD kedokteran diperkirakan tanggal 19 -22 Agustus 2011. - Perlu ada simulasi visitasi hari jumat 19 Agustus 2011 - Perlu dilakukan koordinasi dengan reviewer internal FK mengenai simulasi visitasi - Lingkup monevin yang akan dilakukan oleh SPI adalah keuangan, pengadaan dan SDM - Usulan PJM mengenai keterlibatan SPI dalam tim monevin akan dibahas pada rapat hari ini (16

Agustus 2011). - Reviewer I-MHERE sebaiknya hanya 2 mengingat salah satu dari tiga reviewer tidak aktif. - COMDEV dan OUTREACH harus segera diundang untuk melaporkan secara lisan capaian kegiatannya

agar reviewer tidak perlu mereview laporan hardcopy maupun softcopy. - Dalam laporan PHK I harus tercantum secara eksplisit hasil dan keberlanjutan programnya bagi

universitas. Akreditasi

- Hasil monitoring 1 minggu tanggal 9 – 16 Agustus 2011 - Berdasarkan monitoring mingguan : permasalahan Ijin operasional S1 telah selesai, namun

permasalahan S2 dan S3 belum. - Pelaksanaan proses akreditasi yang dilakasanakan LP3 perlu dilakukan monev. - Tim akreditasi perlu berkoordinasi dengan LP3, PD I, Vokasi dan EPSBED guna membahas proses

akreditasi. - HR assessor dan PS yang telah divisit hendaknya segera didistribusikan.

SPMI - Langkah awal pembenahan bidang SPMI : merevisi MP Kepuasan Pimpinan dan Satuan Kerja. - MP Kepuasan Pimpinan dan Satuan Kerja untuk jurusan belum selesai karena masih terlalu rumit. - Dokumen Universitas akan direview oleh TW. - Komite penjaminan mutu seharusnya mengundang PJM untuk menyusun standar habis lebaran

AIM - Tim aim rapat hari kamis (LEF, HRW, DMN, ATSH, BDP, TW dan MB) membahas bobot audit dan - Membahas implementasi klausul ISO dalam lingkup Audit siklus 9 - Penjelasan AIM UKPA Siklus 9 2011 Tanggal 19 agustus 2011 pukul 9.30 – 11.00 dan pukul 13.30 –

14.30 dengan mengundang Fakultas, Jurusan, MR, GJM dan UJM.

end

50

- Rencana audit seharusnya didesain pada awal tahun. ISO

- Persiapan assessment 2 - Untuk kepentingan AIM Siklus 9 Wakabid ISO dan Wakabid AIM demerger karena memiliki lingkup kerja

yang sama.

N O T U L E N Agenda : Rapat rutin Hari/tgl : Selasa, 13 September 2011 Pukul : 13.30 – 16.00 WIB Tempat : Gedung rektorat lantai 3 ruang PJM Peserta : PJM

Hadirin : - AIM harus berorienstasi pada ISO, stage II yang akan dilaksanakan 3-13 Oktober - Dokumen audit Standar 6 harus diserahkan ke PJM dalam bentuk CD atau via email (tidak diunggah) - MB menjelaskan :

- Sistem pelaksanaan pelatihan auditor - Jadwal Pelatihan auditor - Jadwal AIM Siklus 9 - Lingkup audit Manual Mutu

- Tindak lanjut : mohon menyampaikan lingkup audit pada masing-masing fakultas. - Pertanian : SRU dan ATSH - FPIK : Surachman dan MSD - FH : EA dan SH

N O T U L E N Agenda : Rapat rutin Hari/tgl : Selasa, 4 Oktober 2011 Pukul : 13.30 – 16.00 WIB Tempat : Gedung rektorat lantai 3 ruang PJM Peserta : PJM Hadirin : SBR, MB, SU, EA, ATSH, AW, BDP, DRM, ASL, HRW, YWES Monevin

- Dari 5 Hibah : Skor MP monevin dan sistem monevin mendapat penilaian yang sangat memuaskan sehingga pihak auditor tidak mengeluhkan permasalahan sistem monevin.

- Kendala : pelaporan - Laporan monevin sudah dikirim seminggu yang lalu, dari hasil rekap PKPD : - PHK PKPD Paling disoroti adalah kerjasama UNIMAL dan menurut auditornya adalah UNIMAL tidak

komitmen - Pelaporan kegiatan PHK harus segera dimiinta mengingat Monevin Akhir Tahun akan segera

berakhir. ISO

- Penjelasan jadwal asessment ISO stage II di UB. - Pembagian pendamping Fakultas/ Jurusan/ PS.

Wakabid Umum - Penjelasan jadwal Pelatihan Trunojoyo tanggal 6, 7 dan 8 Oktober 2011

N O T U L E N Agenda : Rapat rutin Hari/tgl : Selasa, 1 Nopember 2011 Pukul : 13.30 – 16.00 WIB

end

end

end

51

Tempat : Gedung rektorat lantai 3 ruang PJM Peserta : PJM Hadirin : SBR, MB, SU, EA, ATSH, AW, BDP, DRM, ASL, HRW, YWES AIM

- UKPPA sudah mengumpulkan semua laporan - Banyak auditor yang menilai baik namun kesulitan dalam membuat laporan. - Ketua auditor mendapat beban yang berat - Melaporkan laporan temuan audit ke Dekan - Mengundang PDI dan GJM untuk mengisi Borang Tindakan Koreksi dan perbaikan temuan atas ISO

ISO - LRQA telah mengirimkan laporan audit - Merumuskan Predikat dalam sertifikat ISO “Provision of higher education academic services (under

graduated and post graduated programme including academic supporting activities)” - Training unit kerja yang belum ter sampling harus segera dilaksanakan - Sebelum survellance unit kerja harus audit internal (otonomi fakultas dan jurusan untuk menyiapkan

ISO)

- ATSH and TW: Siapkan Action plan dan tindak lanjut. Khususnya untuk PS S-2 dan Laboratorium. Surveillence bulan maret.

Akreditasi - Perkembangan PS, pendampingan akreditasi menggunakan sistem IT - Diperlukan kerja sama dengan banyak pihak; PJM, Asesor, BAPSI, EPSBED, BAAK - Usulan : Borang AIM berasal dari standar Akreditasi untuk mempermudah penyusunan dokumen.

tetapi siklus AIM harus diselesikan dulu. PHKI

- Laporan Monevin: pendampingan, visitasi, penilaian - Visitasi ke lokasi di perhutani Blitar - Respon yg bagus dari pihak yang diajak kerja sama. - Koordinasi yang kurang, karena banyaknya kegiatan. - Saran : pemberitahuan monev lebih awal agar lebih siap.

N O T U L E N Agenda : Rapat rutin Hari/tgl : Selasa,8 Nopember 2011 Pukul : 13.30 – 16.00 WIB Tempat : Gedung rektorat lantai 3 ruang PJM Peserta : PJM Hadirin : SBR, MB, SU, EA, ATSH, AW, BDP, DRM, ASL, HRW, YWES ISO

- Temuan-temuan assesment II ISO sudah klasifikasikan oleh TW sehingga setiap unit kerja diharapkan dapat menindaklanjuti dari temuan-temuan tersebut.

- Sasaran mutu dan renstra di FK jadi temuan. FK ada 2 kali temuan yang sama, dikarenakan perbedaan cara pandang terhadap ISO

- Perlu adanya penguatan GJM di Fakultas agar dapat mengaudit akademik dan non akademik. - Audit internal harus dilakukan sebelum surveillance pertama pada Bulan April. - Perlu ada contoh/ template Management Review, Kepuasan Pelanggan, Pengendalian Rekaman yang

dibuat oleh PJM (ATSH). Akreditasi

- Tindak lajut dari rapat Senat : Perkembangan data rasio tiap fakultas perlu diupdate karena banyak dosen tugas belajar dan mahasiswa kelas jauh perlu didata.

Monevin PHK - Membuat rencana kegiatan monevin akhir tahun (file excel) - Komplain dari tim tema C terhadap reviewer : tim tema C kurang puas terhadap review dari

Humas - Pelatihan Perancangan SPMI dan Sertifikasi Auditor Internal PT tanggal 6-10 Desember 2011 - Calon peserta yang telah konfirm dari unmuh sidoarjo, Untar, Unimor, Un nusa cendana, khairun, - Usul : pelatihan dan pendampingan akreditasi untuk universitas lain. - Usul : membuat leaflet tentang PJM, profil, info pelatihan dll

end

52

Rekomendasi - Undangan dari BSN di Istana Wakil Presiden tanggal 14 Nopember 2011 akan diwakili oleh SBR.

ISO - Perlu perbaikan manual mutu universitas --> 15 Nopember 2011 - Pelatihan/Workshop SPMI berbasis ISO 9001:2008 akan dilaksanakan pada 23 - 24 Nopember 2011 - Revisi pengembangan materi Workshop SPMI berbasis ISO 9001:2008 paling lambat tgl 22 Nopember

2011

N O T U L E N Agenda : Rapat rutin Hari/tgl : Selasa,15 Nopember 2011 Pukul : 13.30 – 16.00 WIB Tempat : Gedung rektorat lantai 3 ruang PJM

Peserta : PJM Hadirin : SBR, MB, SU, EA, ATSH, AW, BDP, DRM, ASL, HRW, YWES

AIM

- Komplain : HR auditor belum turun. - Perlu dibuat standarisasi HR auditor. - Ketua auditor diharapkan menilai keaktifan anggotanya karena ada korelasi antara keaktifan dan jumlah

HR yang diterima auditor. Akreditasi

- Data akreditasi dan Ijin operasional PS harus tetap ter-update. - Pemantauan update data baru perlu ditingkatkan.

ISO - Perubahan Pendamping : LEF mendampingi Poliklinik

Monevin - Membuat jadwal Monevin dan deadline Laporan monevin.

Rekomendasi - PJM berkoordinasi dengan PD I dan GJM membahas Monevin, Akreditasi dan sosialisasi AIM dan ISO

hari Selasa pukul 11.00 – 12.00 di Rektorat lt 8. Sekaligus memberikan hasil temuan audit AIM dan Asessment ISO stage II

- Pelaksanaan workshop SPMI berbasis ISO 9001:2008 yang dilaksanakan pada tanggal 22 -23 Nopember 2011, materi/modul perlu di persiapkan (ATSH)

N O T U L E N

Agenda : Rapat rutin Hari/tgl : Selasa, 22 Nopember 2011 Pukul : 13.30 – 16.00 WIB Tempat : Gedung rektorat lantai 3 ruang PJM Peserta : PJM Hadirin : SBR, MB, SU, EA, ATSH, AW, BDP, DRM, ASL, HRW, YWES Data AIM

- Beberapa ketua auditor belum menyerahakan laporan audit karena belum mendapat laporan audit dari auditor anggota sehingga diharapkan ketua auditor berkoordinasi dengan anggotanya.

- Ada uuditor Fakultas Hukum yang tidak dapat menyelesaikan laporan audit karena beliau Ibadah Haji sehingga laporannya akan di handle oleh MSD(ketua auditor)

- Ada Fakultas dan PS yang tidak diaudit karena auditee tidak membuat/mengirimkan dokumen Audit. - Harus ada pembeda nilai HR antara Auditor aktif dan tidak aktif. - Kelompok Ketua Auditor menilai kinerja auditor dengan memberi bobot/prosentase keaktifan dan

laporan. - Auditor yang hanya sekedar datang pada saat pembukaan dan penutupan hendaknya diberi bobot

rendah. ISO

- Perubahan jadwal workshop SPMI berbasis ISO 9001 : 2008 menjadi tanggal 2 dan 3 Desember 2011.

end

end

53

Rekomendasi - Auditor FT akan diundang pada hari Kamis 23 Nopember 2011 guna klarifikasi penyerahan laporan

audit. - Fakultas dan PS yang tidak mengirimkan dokumen audit akan harus dikirimi surat pemberitahuan.

N O T U L E N Agenda : Rapat rutin Hari/tgl : Kamis, 25 Nopember 2011 Pukul : 13.30 – 16.00 WIB Tempat : Gedung rektorat lantai 3 ruang PJM Peserta : PJM Hadirin : SBR, MB, SU, EA, ATSH, AW, BDP, DRM, ASL, HRW, YWES Akreditasi

- Pendampingan akreditasi PS belum maksimal karena PJM harus mendampingi 163 PS sedangkan dalam

setahun ini PJM telah berhasil menyelesaikan 20 PS, hal itu terjadi karena terkendala dengan sulit mencari data yang valid.

- Rasio mahsiswa peminat dan pendaftar sangat bagus namun data jumlah Prof dan DR. sangat kurang sekali.

- Jika database UB tidak disiapkan sejak awal maka dapat dipastikan AIPT 2014 akan mengalami kesulitan mengingat data-data yang beredar banyak yang tidak valid (data antar unit kerja berbeda) dan tidak ada tim validitas data.

- Diharapkan nantinya PPID merupakan sumber database dan memiliki wewenang memvalidasi data secara legal (ada form validasi).

- Harus ada asessor muda yang mendampingi PPID untuk memberi masukan dan mengarahkan proses pengumpulan data.

BAPSI - Kami telah membuat beberapa pelatihan untuk pengisian database yang diwakili oleh Fakultas namun

belum mendapatkan respon positif. Padahal harapan kami dengan adanya workshop tersebut ada tenaga teknis yang mengisi database dan bertanggungjawab pada setiap fakultas masing-masing.

- Ada kendala : tenaga teknis yang kami latih selalu bergantiganti sehingga kesulitan dalam - Kami mengusulkan adanya perikatan tenaga teknis mengenai pengisian database dengan memberikan

HR khusus agar para tenaga teknis memiliki tanggung jawab - Belum ada sistem yang tersentral sehingga bagian yang satu dengan yang lain tidak

PJM - Data Fakultas, LP3, SIMPEG, SIADO, SIDEA, SELMA harus sinkron - Program SIDEA sudah selesai, harus disosialisasikan ke PJM dan dikaji kembali oleh PJM kemudian

disosialisasikan ke asesor dan UKPA - PPID perlu membuat Form validasi data.

N O T U L E N Agenda : Rapat rutin Hari/tgl : Selasa, 29 Nopember 2011 Pukul : 13.30 – 16.00 WIB Tempat : Gedung rektorat lantai 3 ruang PJM Peserta : PJM Hadirin : SBR, MB, SU, EA, ATSH, AW, BDP, DRM, ASL, HRW, YWES ISO

- Penyerahan sertifikat ISO 9001:2008 akan dilakukan pada saat Dies Natalis UB yang ke 49. - Perlu membuat action plan untuk menghadapi surveillance ISO LRQA. - Klarifikasi peserta untuk kegiatan workshop UKPA dan UKPPA pada unit kerja yang belum tersampling. - Sebaiknya pelaksanaan AIM siklus 10 dan 4 dilaksanakan pada bulan Februari sehingga ada jeda waktu

1 bulan untuk proses perbaikan. - Merevisi PIC kegiatan workshop ISO tanggal 2 dan 3 Desember 2011.

end

end

54

Akreditasi - Presentasi kurangnya data akreditasi dan pemenuhan persyaratan untuk pelaksanaan AIPT pada UB

(MB). Rekomendasi

- Pelaksanaan Mangement Review pada Hari Sabtu, 17 Desember 2011 pukul 09.00 – 13.00 di tempat yang belum ditentukan.

N O T U L E N Agenda : Rapat rutin Hari/tgl : Selasa, 13 Desember 2011 Pukul : 13.30 – 16.00 WIB Tempat : Gedung rektorat lantai 3 ruang PJM Peserta : PJM

Hadirin : SBR, MB, SU, EA, ATSH, AW, BDP, DRM, ASL, HRW, YWES Brainstorming manajemen review PJM

- Pembukaan Brainstorming Management Review PJM sesuai klausul 5.6.1 - Selasa, 20 Desember 2011 seluruh wakabid mempresentasikan Program Kerja dan Sasaran Mutu 2012 - Sertifikat ISO 9001:2008 dari LLOYD telah final, akan diserahterimakan pada saat dies natalies UB

tanggal 5 Januari 2012 - Auditee pada siklus 10 adalah Fakultas, jurusan dan PS yang akan disurveillance ISO dan Fakultas yang

telah disurveillance LRQA. Sedangkan jurusan dan PS yang telah diurveillance LRQA akan diaudit oleh Fakultas/GJM. Hasil temuan GJM berikut nilainya akan dilaporkan ke PJM.

- Merevisi action plan dan sasaran mutu ISO selama satu tahun (ATSH)\ - Pendanaan monevin semakin menurun namun dana APBN naik secara signifikan (dana APBN granted

ratusan milyard. Dasar dari pemberian dana APBN dan Monevin adalah berdasarkan performance - Evaluasi kepuasan Rektor sebaiknya segera dibuat dan direalisasikan. - Form lebar kepuasan sudah fix, PJM sebaiknya menginisiasi sosialisasi terhadap seluruh unit kerja. - Laporan tahunan PJM akan diberikan ke Rektor pada akhir bulan Desember - Data akreditasi UB sangat lemah, kondisi ini akan mempersulit UB dalam sertifikasi AIPT mengingat

penyelesaian permasalahan ini membutuhkan komitmen banyak pihak dan waktu panjang . - PJM mengirim surat kepada Dekan Fakultas perihal informasi penambahan/pengurangan status PS. - Dari 40 PS yang didampingi selama 1 tahun, hanya 20 PS yang dapat mengirim dokumen akreditasi. - PJM telah berjanji memberi dana pengganti operasional ISO di Fakultas sehingg PJM harus berjuang

untuk memenuhi janji tersebut. - Hasil audit dari External harus diselesaikan dan dituangkan dalam manual mutu.

N O T U L E N Agenda : Rapat Koordinasi SIDEA Hari/tgl : Jum’at, 23 Desember 2011 Pukul : 09.00 – 11.00 WIB Tempat : Gedung rektorat lantai 3 ruang PJM Peserta : PJM, PPIK, UPPTI, LP3, LPPM, JPC, BAAK, BAK, BAU, BAPSI, Perpustakaan. Hadirin : Persiapan AIPT

- Syarat Pendaftaran Akreditasi PT : 75% PS terakreditasi - Jumlah PS di UB naik 200% sehingga prosentase PS terakreditasi turun menjadi 27% - Jumlah PS kadaluarsa 20 dan 85 PS belum terakreditasi, oleh sebab itu dibentuk SIDEA agar

mempermudah proses pengumpulan data dan mempercepat proses penyusunan dokumen akreditasi - Komponen SIDEA meliputi instrumen akreditasi Diploma, PS S-1, PS S-2, PS S-3 dan AIPT - Pengisian borang SIDEA harus ada pembagian tugas disesuaikan dengan tupoksi, contoh : butir tentang

penjaminan mutu akan di isi oleh PJM, butir yang berkaitan dengan peningkatan animo mahasiswa diisi oleh BAK, data tentang penelitian ditiap fakultas akan diisi oleh LP3, pengguna lulusan diisi oleh JPC.

end

end

55

- Setiap unit kerja wajib memiliki website untuk mempermudah input dan upgrade data, linkdatabase akan dibuatkan oleh PPTI.

- Harus dilakukan singkronisasi data Sumber Daya Manusia di tiap PS di Kepegawaian dengan Fakultas. - Tim SIDEA yang ada di Biro/Unit dapat dibantu tim lain yang ada didalam Biro/Unitnya sendiri. - Pendanaan SIDEA harus segera dibuatkan proposalnya, diharapkan setiap unit kerja membuat RAB

selama satu tahun. Rekomendasi

- Pertemuan berikutnya dilaksanakan pada awal Januari : menumpulkan RAB dan Prososal. - Perlu ada workshop dan koordinasi antara kantor pusat dengan Fakultas/PS.

end

tinjauan manajemen pjm jan 2012

Documents