TI – 3241ANALISIS PERANCANGAN

&SISTEM INFORMASI

Laboraturium Sistem Informasi & KeputusanDepartemen Teknik IndustriInstitut teknologi bandung

- strategic planning (FAYOL)

- berpikir agar segalanya berjalan & memecahkan masalah (ISENBERG)

MINTZBERG :schedule meeting (60%)

unschedule meeting (10%)

desk work (22%)

another activities (8%)

LATAR BELAKANG

TUGAS PARA EXECUTIVE

TO OTHER EXECUTIVE WS

EXEC. DATABASE

PC

INT. DISPLAY

INT. REQUES

EXEC. WORKSTAT

DATABASE

E-MAIL

SOFTWARE LIB

MAKE INT. AVAILABLE

CENTRAL MAIN FRAME

TO OTHER EXECUTIVE WS

TO OTHER EXECUTIVE WS

Mengapa EIS diperlukan? pada tahun 1454, informasi yang diterima

per 2 minggu tidak semua bernilai

Definisi EIS:sistem yang menyediakan informasi bagi para executive tentang keseluruhanperformansi perusahaan serta memberikanpula fasilitas untuk retrieval pada setiap level yang lebih detail.

P E R K E M B A N G A N Tahun 1950 EDP/ SPD Tahun 1970 SIM, SOP Tahun 1980 SPK Tahun 1985 SP

populer pada tahun 1960 berfokus pada data transaksi dukungan pada level operasional (terstruktur) memberikan laporan-laporan operasional &

rangkuman

SISTEM PENGELOLAAN DATA TRANSAKSI

populer pada tahun 1970 berfokus pada informasi dukungan pada semua level terutama

middle management basis data dan interaktif laporan terjadwal dan tidak terjadwal efisiensi

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

berkembang pada tahun 1970 berfokus pada otomatisasi informasi

perkantoran dengan dukungan Local Area Network

memberi dukungan untuk administrasi perkantoran & kesekretariatan

efisiensi

SISTEM OTOMASI PERKANTORAN

berkembang sejak tahun 1980 berfokus pada keputusan fleksibilitas

adaptabilitas dilengkapi dengan model kuantitatif tipe informasi membantu keputusan

spesifik penekanan pada efektivitas

SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN

berkembang sejak tahun 1985 memberi dukungan pada top level management

& spesialisasi (unstructured) menggunakan basis pengetahuan (pola &

aturan) tipe informasi berupa saran-saran & penjelasan salah satu bidang kajian & Artificial Intelligent

(AI)

S P

Beberapa Pengertian:

A. Sistem :

Kumpulan elemen (konkrit/abstrak) yang: Memiliki Tujuan Memiliki Interaksi

B. Informasi Data/Kumpulan Data yang: Diolah Memiliki arti Digunakan sebagai dasar untuk

pengambilan keputusan

Informasi+data, sistem informasi mempunyai nilai bila digunakan untuk suatu decision/action

C. Management:

Planning Organizing Executing Controlling

Manager(DecisionMaker)

Decision

Information + Model

SIM

DATA

Explicit Implicit

Planning

Organizing

Executing

Controlling

SIM

Suatu alat yang bisa menghasilkan informasi dalam mengambil keputusan

SIM Informasi Keputusan

Proses pengambilan ada bermacam-macam versi, tetapi yang paling cocok adalah yang dikatakan oleh “Hesbert Simon”.

Proses pengambilan keputusan: Intelligent Design Choice Implementation

Proses Intelligent:Adalah proses di mana seorang mengambil keputusan menemukan dan memformulasikan masalah.

Misalnya:Seorang pemimpin proyek menemukan adanya kelambatan dalam proyek yang dipimpinnya.

Proses Design:Yaitu terhadap di mana seorang pengambil keputusan akan memutuskan alternatif cara untuk memecahkan masalah.

Misalnya:Dalam kasus proyek di atas ia mencari alternatif cara untuk mengatasi kelambatan tersebut.

Proses Choice (Decision Maker) :Memilih alternatif yang terbaik untuk mengatasi masalah berdasarkan kriteria yang telah dipilih.

Proses Implementation :Tahap dimana Decision Maker menetapkan alternatif yang telah dipilih untuk memecahkan masalah.

Informasi

SIM

Inteligant

Design

Choice

Implementation

Masalah-masalah keputusan dibagi menjadi 2 kelompok masalah :

- Structured Problem- Unstructured Problem

Structured Problem :Masalah-masalah yang mudah dirumuskan algoritma pemecahannya.Misalnya : masalah-masalah yang rutin atau operasional antara lain dalam pembelian barang, penjadwalan produksi.

Unstructured Problem :Masalah keputusan yang sulit dirumuskan algoritma pemecahannya.Misalnya : masalah-masalah yang jarang dihadapi masuk kelompok ini. Antara lain masalah menentukan diversifikasi produk, modifikasi produk.

Level Comments

Stategic Planning Definition of goals, policies, & general

guidelines charting course for organiza -

tion. Determination of organization ob-

jective.

Management Control and Acquisition of resources

Planning Acquisition tactics, plant location, new

product. Establishment & monitoring of

budget.

Operational Planning and Effective and efficient use of existing

facilities & resources to carry out acti-

vities within budget constraints

Lower Management Executing

Akibat perbedaan dari fungsi tiap level management, maka akan menimbulkan masalah juga bagi tiap komposisinya.

User

DATA

BASE

STANDAR

DATA MAN. SYST

Man. Rep. Syst

Inf. Ret. Syst

Adm & Operation system

PHYSICAL COMPONENT DESCRIPTION

Hardware :Hardware refers to physical computer equipment & associated devices.

Hardware must provide for five major functions :

1.Input or entry2.Output3.Secondary storage for data & program4.Central procesor (computation, control, and Primary storage)

5.Communications

SOFTWARE Software is a board term given to the instructions

that direct the operation of the hardware. The software can be classified into two major types : System software & Application Software

DATABASE: The Data Base contains all data utilized by

application software. An individual set of stored is often referred to as a file. The phisical excistence of stored data is evidenced by the phisical storage media (computer tapes, disk packs, dskettes, etc.)

Used for secondary storage.

Procedure:

Formal operating procedures are physical components because they

exist in a physical form such as a manual in instruction booklet.

Three major types of procedures are required:1. User instruction (for users of the application to record data retrieve data, or use the result)

2. Instructions for preparation of input by data preparation personel

3. Operating instructions for computer operations personel

Preparation personel: Conputer operators, system analysts, programmers, data preparations personel, information systems management, data administrators, etc.

BUSINESSOBJECTIVE

BUSINESSORGANIZATION

BUSINESS PROCESS

BUSINESSDATA

INFORMATIONARCHITECTURE

DATABASE

APPLICATION

BUSINESSPROCESS

BUSINESSOBJECTIVE

PLANNING IMPLEMENTATION

PERKEMBANGAN MIS DLM BSP INI TERDIRI ATAS 4 STEP SBB:

DEFINE THEBUSINESS OBJECTIVE

DEFINE THEBUSINESS PROCESS

DEFINE BUSINESSDATA

DEFINE THEINFORMATION

ARCHITECTURE

STEP 1 STEP 2

STEP 3 STEP 4

Secara lebih rinci kegiatan-kegiatan yang perlu dilakukan dalam BSP adalah sebagai berikut : Gaining commitment Preparing for the study Starting the study Defining business process Defining business data Defining information architecture Analyzing current system support Interviewing executive Defining finding conclusion Determining architecture priorities Reviewing information resource management Developing recommendations Reporting results

Preparing for the study pada dasarnya meliputi :

a. Persiapan sarana fisik dan administrasib. Review objective dan scopec. Persiapan outline final reportd. Tentukan data yang harus dikumpulkane. Pembuatan rencana kerja dan jadwalf. Kembangkan sistem pengendalian

Perumusan business process dalam pengembangan SIM dapat memberikan manfaat berupa :

a. SIM dapat independent terhadap perubahan organisasib. Sebagai dasar untuk menetukan kebutuhan informasi & prioritas

pengembanganc. Dasar untuk menentukan kebutuhan data kunci (key data)

Dalam proses mendefinisikan business process hendaknya diperhatikan hal-hal sebagai berikut :

a. Semua anggota harus berpartisipasi dengan baikb. Penulis hasil harus mencatat dengan baikc. Semua anggota harus mengerti tentang resource life cycle

Resource life cycle meliputi :

a. Stage 1 : RequirementsKegiatan untuk menentukan jumlah produk sumber yang dibutuhkan, rencana untuk memperolehnya, serta pengendalian & pengukuran hasil pelaksanaan

b. Stage 2 : AcquisitionKegiatan yang harus dilaksanakan untuk membuat produk/jasa atau memperoleh sumber-sumber yang dibutuhkan

c. Stage 3 : StewardshipKegiatan untuk mengatur, merubah & memelihara sumber serta menyimpan produk/jasa

d. Stage 4 : RetirementKegiatan untuk mengakhiri suatu tanggung jawab suatu organisasi terhadap suatu produk/jasa atau suatu akhir penggunaan sumber

Langkah-langkah pendefinisian business process :

identify product/service & supporting resource

identify planning and control processes

identify product/service and resource process

group/split processes

write description of each processes

relate processes to organization

Identity the product/service and resource processes

Product / service

Raw materials Facilities Cash Personnel

Requirement

Forecass product

Requirements

Analyze market place

Design product

Determine

Facilities & equipment requirements

Determine & control financial requirements

Determine personnel requirement

Acquisition Schedule and control production

Purchase Raw material

Aquire facilities & equipment

Manage cash recerots

Hire personnel

Strewardship Cnntrol product inventory

Ship product

Control raw material inventory

Maintain equipment manage facilities

Determine product profitability manage accounts

Manage personnel

Disposition Advertise & promote product

Market product enter & control

Customer order

Schedule & control production

Facilities & equipment

Manage cash disbursement

Terminate personnel

Establish Business DirectionComply with legal RequirementsPlan seasonal Production

Dalam mendefinisikan Data Class ada 4 langkah sbb :1.Identify and define business entities2.Determine data usage and creation for each process3.Identify data classes4.Define data classes

Business entities dapat terdiri dari person, place, thing, concept or event

Di dalam perusahaan manufaktur, entity di atas dapat terdiri dari :

- Person : employee, customer, supplier- Place : retail store, warehouse, plant- Thing : equipment, part, product- Concept : job, Legal requirement,

organizational unit- Event : purchase order, shipment, customer

order

Deve

lop Bu

sines

s Plan

Estab

lish Or

ganiz

ation

Criter

iaRe

view &

Contr

ol Fina

nces

Mana

ge Ri

sk

Plan m

arket

Supp

ort

Cond

uct M

arket

Resea

rch

Forec

ast Pr

oduct

Mana

ge In

ventor

y

Estab

lish Sa

les Ob

jective

s

Admin

ister S

ales P

lan

Servic

e Orde

rs

Desig

n & De

velop

Prod

uctMa

intain P

ridoct

Sp

ecifica

tions

Contr

ol Info

rmatio

n

Sche

dule P

roduct

ion

Plan C

apaci

tySp

ecfy M

ateria

l Re

quire

ments

Co

ntrol O

perat

ions

Purch

ase M

ateria

l

Recei

ve/Ins

pect M

ateria

ls

Contr

olInven

tory

Ship S

tock to

Custo

mer

Plan F

acilitie

s

Mainta

in Faci

lities

Measu

re Eq

uipme

nt Pe

rform

ance

Mana

ge Ge

neral

Accou

nts

Plan C

osts

Estab

lish Bu

dget

PRESIDENT

PRESIDENT OF FINANCE

CONTROLLER

PERSONNEL DIRECTOR

PRESIDENT OF SALES

ORDER CONTROL MANAGER

ELECTRONIC SALES MANAGER

ELECTRICAL SALES MANAGER

PRESIDENT OF ENGINEERING

PRESIDENT OF PRODUCTION

T OPERATIONS DIRECTOR

PRODUCTION PLANNING DIRECTOR

FACILITIES MANAGER

MATERIALS CONTROL MANAGER

PURCHASING MANAGER

SION LAWYER

PLANNING DIRECTOR

PROCESS/ ORGANIZATION MATRIX MAJOR RESPONBILITY & DECISION MAKER

MAJOR INVOLVEMENT IN THE PROCESS

SOME INVOLVEMENT IN THE PROCESS

AdministrationEngineering ProductionMaterial

ManagementFacilities

ManagementManagement Marketing Sales Operations

Process

Organization Plan F

inanci

al Perf

orman

ce

Acqu

ire Ca

pital

Mana

ge Fu

nds

Plan f

or Pe

rsonn

el

Recru

it/Deve

lop Pe

rsonn

el

Play P

erson

nel

FinanceHuman

Resources

Perumusan Kelas Data

Kelas data:kelompok data yang

memiliki karakteristik yang sama

ex: Penjualan produk

Entitas:sesuatu yang menjadi

obyek perhatian organisasi, sehingga organisasi perlu memiliki data tentang entitas tersebut

ex: Pegawai

Kategori pengelompokan entitas

Langkah-langkah Pengelompokan Entitas

product, place, thing, person, and concept

Perumusan Entitas dan Kategoriex: orang: - pegawai - alumni - mahasiswa

- dosen - asisten - tamu

Perumusan Kelas Dataex: inventory data data entitas mahasiswa

transaction data nilai ujianplanning data student botystatistical data rata-rata lama

study

Berdasarkan matrix di atas, dibuat arsitektur sistem informasi dengan langkah-langkah berikut:

1. Rearrange the axes of the process or data class matrix (if necessary)

2. Determine process groups3. Determine data flow between process

groups4. Simplify and complete the graphic

4 langkah dalam mendefinisikan data class:

1. Identify and define business entities2. Determine data usage and creation for

each process3. Identify data classes4. Define data classes

CustomerOrderFile

SalesForecast

fileFinished

GoodInventory file

ProductionCapacity

File

Bill ofMaterial

file

MasterProductionSchedule

RawMaterialsInventory

File

PlannedOrder

Schedule

1ProductionScheduling

System

2Material

RequirementPlanningSystem

3Capacity

RequirementPlanning

OrderReleaseSystam

PurchasingSystem

Shop FloorControl

OrderReleaseReport

OrderReleaseReport

PlanningReports

PerformanceReports

ExceptionReports

Changes toPlanned Orders

GAMBAR 1 – SISTEM MRP

BAB V / SISTEM INFORMASI PRODUKSI  Sistem Informasi Produksi merupakan sistem yang berfungsi

mengolah data menjadi informasi yang dibutuhkan dalam proses keputusan manajemen produksi.

Nama-nama yang pernah muncul dalam konteks ini :

1)  Reorderi Point (ROP) system

§  Sistem yang pertama dibuat setelah sukses komputerisasi dibidang akuntansi.

Sistem yang men”trigger” melakukan pemesanan sebelum barang habis

•        Reorder Point

•        Safety Stock, Lead Time

•        Control terhadap stock

2)  Material Requirement Planning (MRP)

Awal tahun 1960 oleh Joseph Orlicky dari J.L Case Company

 

Oliver Wight S George Plossi: MRP

MRP II

MRP II: mengintegrasikan semua proses dalam manufakturing yang

berhubungan dengan material management & memiliki hubungan

dengan sub system CBIS lainnya.

Kerangka Global MRP II

General Ledger

Billing Receiving

Purchasing

Accountspayable

Accountreceivable

ExecutiveInformation

system

OtherFunctionalInformation

system

MaterialRequirements

Planning

Order entry

Model dari Manufacturing Informasi System

Model dari sistem informasi manufactur ini merupakan kerangka global sistem informasi yang dapat diterapkan pada setiap sistem manufaktur.

Model Konseptual Sistem Informasi Manufaktur

Database

Data processing subsystem

Industrial engineering subsystem

Manufacturing intelligence subsystem

Production subsystem

Inventory subsystem

Quality subsystem

Cost subsystem

Data Information

Environmental sources

Internal

sources

Input subsystem

Output subsystem

Users

1. Data Processing Subsystem

Subsystem: sistem pengumpulan data internal yang berhubungan dengan manufacturing dan data external yang berhubungan dengan supplier

Sistem ini dilaksanakan dengan menggunakan data collection terminal (keyboard), barcode, plastic badge, pencil mark (membaca secara optis)

Contoh sistem data processing

SHOPPING AREA

FINISHED-GOODSSTOREROOM

RAW-MATERIALSTOREROOM

RECEIVING INSPECTION

RECEIVING AREA 1

2

3 4 5

6

7

8

9

10

11

12

N TERMINAL

SHOP FLOOR AREA

2. Industrial Engineering SubsystemSystem ini khusus berhubungan dengan data untuk proyek-proyek IE (perbaikan-perbaikan kerja, perkembangan standar, dsb)

3. Manufacturing Intelligence SubsystemSystem ini berhubungan dengan informasi tentang sumber tenaga kerja, mesin, dan material.

Subsystem Manufacturing Intelligence di bidang kepegawaian

Suplier•Employment agencies

•Universitas/school

Applicant data

Personalrequest

HumanResource

Mgt

ManufacturingMgt

PersonalData base

4. Production SubsystemSub sistem ini untuk mengelola proses produksi sehari-hari terutama dalam pengendalian dan perencanaan produksi.

5. Inventory SubsystemSubsystem ini meliputi pengelolaan raw material dan barang setengah jadi.

Subsystem ini membutuhkan klasifikasi material yang dapat berupa ID number dan Control Code

+ -Barang Masuk Barang Keluar

6. Quality SubsystemSubsystem ini memiliki data base yang berisi tentang data kualitas yang dicapai waktu lalu.Pada subsystem ini quality cotrol inspector memeriksa produk lalu memasukkan data hasil pemeriksaannya kedalam data base.

7. Cost SubsystemSubsystem ini merupakan kumpulan program aplikasi yang dapat menghasilkan laporan periodik atau laporan khusus tentang biaya produksi. Misalnya biaya pemeliharaan, perhitungan harga pokok.

Thanks :Mega, Lily, Manik, Jimmy, Anik, Oki, Olive, Efka, Ita, Maynard, Fifi