TEKNOLOGI DAN KOMUNIKASI PERKANTORAN Oleh: Budhy Santoso, S.Sos., M.Si.

A. Komunikasi Menurut Brent (2006) Komunikasi adalah "suatu proses dalam mana seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi, dan masyarakat menciptakan, dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain" sehingga Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain. Komponen komunukasi terdiri dari;

Pengirim atau komunikator (sender) adalah pihak yang mengirimkan Pesan (message) adalah isi atau maksud yang akan disampaikan oleh Saluran (channel) adalah media dimana pesan disampaikan kepada

pesan kepada pihak lain.

satu pihak kepada pihak lain.

komunikan. dalam komunikasi antar-pribadi (tatap muka) saluran dapat berupa udara yang mengalirkan getaran nada/suara.

Penerima atau komunikate (receiver) adalah pihak yang menerima Umpan balik (feedback) adalah tanggapan dari penerimaan pesan atas Aturan yang disepakati para pelaku komunikasi tentang bagaimana Secara ringkas, proses komunikasi berlangsung sebagai berikut;

pesan dari pihak lain

isi pesan yang disampaikannya.

komunikasi itu akan dijalankan ("Protokol") a) Komunikator (sender) yang mempunyai maksud berkomunikasi

dengan orang lain mengirimkan suatu pesan kepada orang yang dimaksud. Pesan yang disampaikan itu bisa berupa informasi dalam bentuk bahasa ataupun lewat simbol-simbol yang bisa dimengerti kedua pihak b) Pesan (message) itu disampaikan atau dibawa melalui suatu media atau saluran baik secara langsung maupun tidak langsung. Contohnya berbicara langsung melalui telepon, surat, e-mail, atau media lainnya

B. Model Komunikasi Secara umum model komunikasi terbagi menjadi 3 macam, yaitu; Linear, Interaksional dan transaksional. a) Model Komunikasi Linear Dikemukakan oleh Claude Shannon dan Warren Weaver (1949), komunikasi sebagai proses linear seperti yang terjadi pada siaran radio. Konseptualisasi dari komunikasi linear (linear communication model) terdiri atas beberapa elemen kunci: sumber (source), pesan (message) dan penerima (receiver). Model linear berasumsi bahwa seseorang hanyalah pengirim atau penerima. Tentu saja hal ini merupakan pandangan yang sangat sempit terhadap partisipan-partisipan dalam proses komunikasi. b) Model Interaksional Dikembangkan oleh Wilbur Schramm (1954) menekankan pada proses komunikasi dua arah di antara para komunikator. Dengan kata lain, komunikasi berlangsung dua arah: dari pengirim dan kepada penerima dan dari penerima kepada pengirim. Proses melingkar ini menunjukkan bahwa komunikasi selalu berlangsung. Para peserta komunikasi menurut model interaksional adalah orang-orang yang mengembangkan potensi manusiawinya melalui interaksi sosial, tepatnya melalui pengambilan peran orang lain. Model ini menempatkan sumber dan penerima mempunyai kedudukan yang sederajat. Satu elemen yang penting bagi model interkasional adalah umpan balik (feedback), atau tanggapan terhadap suatu pesan. c) Model transaksional Dikembangkan oleh Barnlund (1970). Model ini menunjukkan adanya pengiriman dan penerimaan pesan yang berlangsung secara terus-menerus dalam sebuah episode komunikasi. Komunikasi bersifat transaksional adalah proses kooperatif: pengirim dan penerima sama-sama bertanggungjawab terhadap dampak dan efektivitas komunikasi yang terjadi. Model transaksional berasumsi bahwa saat kita terus-menerus mengirimkan dan menerima pesan, kita berurusan baik dengan elemen verbal dan nonverbal. Dengan kata lain, peserta komunikasi (komunikator) melalukan proses negosiasi makna.

C. Fungsi Komunikasi Komunikasi memiliki fungsi yang sangat penting. Setidaknya menurut Scott dan Mitchell (1976), fungsi komunikasi meliputi; a) Fungsi kontrol komunikasi dalam pandangan fungsi kontrol adalah sebagai cara untuk mengetahui apakah orang lain tetap sesuai pada jalur yang di tetapkan oleh kita atau tidak, dan juga mengetahui bagaimana keadaan orang lain sehingga kita bisa memutuskan sesuatu yang sesuai dengan keadaan orang tersebut. b) Fungsi informasi Komunikasi merupakan sebuah proses untuk memberikan informasi dari sumber kepada tujuan yang pada akhirnya melahirkan feedback (tanggapan atau umpan balik) c) Fungsi. motivasi fungsi komunikasi juga sebagai alat untuk memberikan motivasi kepada orang lain, fungsi motivasi dan control pada komunikasi, menurut saya agak hampir sama tujuannya, yaitu untuk memastikan, apakah orang lain tetap pada jalur yang kita inginkan atau tidak, jika fungsi kontrol menggunakan cara yang lebih force (memaksa dan memberikan konsekuensi- konsekuensi nyata), fungsi motivasi lebih kepada cara-cara yang sifatnya soft, lembut namun biasanya langsung mengarah kepada nuraninya d) Fungsi ekspresi emosi kita bisa menyampaikan apa yang emosi kita rasakan melalui komunikasi, pada level ini, kita biasanya hanya butuh untuk didengar untuk membagi beban emosi kita kepada orang lain, namun tak jarang kita mengharapkan advice dan tanggapan lisan dari orang lain D. Komunikasi yang Efektif Dalam kajian komunikasi terdapat 5 Hukum Komunikasi Yang Efektif (The 5 Inevitable Laws of Efffective Communication) yaitu REACH, yang berarti merengkuh atau meraih. Komunikasi pada dasarnya adalah upaya bagaimana kita meraih perhatian, cinta kasih, minat, kepedulian, simpati, tanggapan, maupun respon positif dari orang lain.

a)

Hukum 1: Respect

Hukum pertama dalam mengembangkan komunikasi yang efektif adalah sikap menghargai setiap individu yang menjadi sasaran pesan yang kita sampaikan. Rasa hormat dan saling menghargai merupakan hukum yang pertama dalam kita berkomunikasi dengan orang lain. Ingatlah bahwa pada prinsipnya manusia ingin dihargai dan dianggap penting. Jika kita bahkan harus mengkritik atau memarahi seseorang, lakukan dengan penuh respek terhadap harga diri dan kebanggaaan seseorang. Jika kita membangun komunikasi dengan rasa dan sikap saling menghargai dan menghormati, maka kita dapat membangun kerjasama yang menghasilkan sinergi yang akan meningkatkan efektifitas kinerja kita baik sebagai individu maupun secara keseluruhan sebagai sebuah tim. b) Hukum 2: Empathy Empati adalah kemampuan kita untuk menempatkan diri kita pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain. Salah satu prasyarat utama dalam memiliki sikap empati adalah kemampuan kita untuk mendengarkan atau mengerti terlebih dulu sebelum didengarkan atau dimengerti oleh orang lain. Secara khusus Covey menaruh kemampuan untuk mendengarkan sebagai salah satu dari 7 kebiasaan manusia yang sangat efektif, yaitu kebiasaan untuk mengerti terlebih dahulu, baru dimengerti (Seek First to Understand understand then be understood to build the skills of empathetic listening that inspires openness and trust). Inilah yang disebutnya dengan Komunikasi Empatik. Dengan memahami dan mendengar orang lain terlebih dahulu, kita dapat membangun keterbukaan dan kepercayaan yang kita perlukan dalam membangun kerjasama atau sinergi dengan orang lain. Rasa empati akan memampukan kita untuk dapat menyampaikan pesan (message) dengan cara dan sikap yang akan memudahkan penerima pesan (receiver) menerimanya. Oleh karena itu dalam ilmu pemasaran (marketing) memahami perilaku konsumen (consumer's behavior) merupakan keharusan. Dengan memahami perilaku konsumen, maka kita dapat empati dengan apa yang menjadi kebutuhan, keinginan, minat, harapan dan kesenangan dari konsumen. Demikian halnya dengan bentuk komunikasi lainnya, misalnya komunikasi dalam membangun kerjasama tim. Kita perlu saling memahami dan mengerti keberadaan orang lain dalam tim kita. Rasa empati akan

menimbulkan respek atau penghargaan, dan rasa respek akan membangun kepercayaan yang merupakan unsur utama dalam membangun teamwork. Jadi sebelum kita membangun komunikasi atau mengirimkan pesan, kita perlu mengerti dan memahami dengan empati calon penerima pesan kita. Sehingga nantinya pesan kita akan dapat tersampaikan tanpa ada halangan psikologis atau penolakan dari penerima. c) Hukum 3: Audible Makna dari audible antara lain: dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik. Jika empati berarti kita harus mendengar terlebih dahulu ataupun mampu menerima umpan balik dengan baik, maka audible berarti pesan yang kita sampaikan dapat diterima oleh penerima pesan. Hukum ini mengatakan bahwa pesan harus disampaikan melalui media atau delivery channel sedemikian hingga dapat diterima dengan baik oleh penerima pesan. Hukum ini mengacu pada kemampuan kita untuk menggunakan berbagai media maupun perlengkapan atau alat bantu audio visual yang akan membantu kita agar pesan yang kita sampaikan dapat diterima dengan baik. Dalam komunikasi personal hal ini berarti bahwa pesan disampaikan dengan cara atau sikap yang dapat diterima oleh penerima pesan. d) Hukum 4: Clarity Selain bahwa pesan harus dapat dimengerti dengan baik, maka hukum keempat yang terkait dengan itu adalah kejelasan dari pesan itu sendiri sehingga tidak menimbulkan multi interpretasi atau berbagai penafsiran yang berlainan. Ketika saya bekerja di Sekretariat Negara, hal ini merupakan hukum yang paling utama dalam menyiapkan korespondensi tingkat tinggi.Karena kesalahan penafsiran atau pesan yang dapat menimbulkan berbagai penafsiran akan menimbulkan dampak yang tidak sederhana. Clarity dapat pula berarti keterbukaan dan transparansi. Dalam berkomunikasi kita perlu mengembangkan sikap terbuka (tidak ada yang ditutupi atau disembunyikan), sehingga dapat menimbulkan rasa percaya (trust) dari penerima pesan atau anggota tim kita. Karena tanpa keterbukaan akan timbul sikap saling curiga dan pada gilirannya akan menurunkan semangat dan antusiasme kelompok atau tim kita.

e)

Hukum 5: Humble

Hukum kelima dalam membangun komunikasi yang efektif adalah sikap rendah hati. Sikap ini merupakan unsur yang terkait dengan hukum pertama untuk membangun rasa menghargai orang lain, biasanya didasari oleh sikap rendah hati yang kita miliki. Dalam edisi Mandiri 32 Sikap Rendah Hati pernah kita bahas, yang pada intinya antara lain: sikap yang penuh melayani (dalam bahasa pemasaran Customer First Attitude), sikap menghargai, mau mendengar dan menerima kritik, tidak sombong dan memandang rendah orang lain, berani mengakui kesalahan, rela memaafkan, lemah lembut dan penuh pengendalian diri, serta mengutamakan kepentingan yang lebih besar. Jika komunikasi yang kita bangun didasarkan pada lima hukum pokok komunikasi yang efektif ini, maka kita dapat menjadi seorang komunikator yang handal dan pada gilirannya dapat membangun jaringan hubungan dengan orang lain yang penuh dengan penghargaan (respect), karena inilah yang dapat membangun hubungan jangka panjang yang saling menguntungkan dan saling menguatkan. Komunikasi yang efektif akan menjadi lebih efektif jika didukung oleh pesan yang efektif, yaitu yang memiliki cirri-ciri; (1) menyediakan informasi yang praktis, (2) memberikan fakta, bukan kesan, (3) mengklarifikasi dan menyingkat informasi, (4) menyatakan ranggung jawab secara jelas, dan (5) mampu mengajak dan menyediakan rekomendasi. Apabila hal-hal tersebut diatas sudah terpenuhi, maka komunikasi yang efektif akan menghasilkan manfaat: a. Hubungan bisnis yang lebih kuat b. Materi romosi yang lebih jelas c. Meningkatkan citra yang professional d. Meningkatkan tanggapan stakeholders e. Pemecahan masalah lebih cepat f. Keputusan yang lebih kuat g. Meningkatkan produktivitas h. Arus kerja yang lebih siap dan efektif. Ketrampilan komunikasi yang paling rendah dalam dunia administrasi adalah mendengarkan. Kegiatan ini memiliki 3 aktivitas dasar, yaitu; (1) memahami (sensing), (2) menyaring (filtering), (3) Mengingat (remembering). Mendengarkan juga memiliki 3 elemen dasar, yaitu; a) Elemen Internal, tidak

hanya mendengarkan, tetapi juga berusaha memahami yang dimaksud oleh pengirim pesan, b) Elemen Kontekstual, pesan yang didengar dipengaruhi oleh konteks dan lingkungan tempat terjadinya komunikasi, dan c) elemen hubungan, yaitu tingkat hubungan antara pengirim dan penerima pesan. E. Tantangan Komunikasi masa Kini Tantangan komunikasi dalam dunia birokrasi yang berkembang saat ini adalah: a) Perkembangan teknologi, menuntut penguasaan teknologi dari pelakunya b) Globalisasi dan perbedaan budaya antar pegawai, menuntut pemahaman tentang hukum, budaya, pemahaman bahasa maupun praktek bisnis. c) Organisasi yang berbasis tim, memuntut kemampuan untuk bisa saling memahami antar anggota tim, karena keputusan sudah tidak pada tangan puncak pimpinan sebagai akibat upaya memperoleh pengambilan keputusan yang cepat. F. Komunikasi dalam Organisasi Komunikasi organisasi pada umumnya membahas tentang struktur dan fungsi organisasi, hubungan antarmanusia, komunikasi dan proses pengorganisasian serta budaya organisasi. Komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergantung satu sama lain meliputi arus komunikasi vertikal dan horizontal. Proses komunikasi organisasi secara internal harus memperhatikan beberapa hal terkait dengan dimensi komunikasi yang berlangsung. Karena pada dasarnya yang dimaksud Komunikasi internal adalah pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan dapat berjalan. Empat Dimensi Komunikasi organisasi adalah; 1. Downward communication Yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orangorang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah: a) Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction) b) Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale) c) Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku

(procedures and practices) d) Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik. Ada 4 metode dalam penyampaian informasi kepada para pegawai menurut Level (1972): 1. Metode tulisan 2. Metode lisan 3. Metode tulisan diikuti lisan 4. Metode lisan diikuti tulisan 2. Upward communication Yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah: a) Penyampaian informai tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan b) Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan c) Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan d) Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya. Komunikasi ke atas menjadi terlalu rumit dan menyita waktu dan mungkin hanya segelintir kecil manajer organisasi yang mengetahui bagaimana cara memperoleh informasi dari bawah. Sharma (1979) mengemukakan 4 alasan mengapa komunikasi ke atas terlihat amat sulit: 1. Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka 2. Perasaan bahwa atasan mereka tidak tertarik kepada masalah yang dialami pegawai 3. Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai 4. Perasaan bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai 3. Horizontal communication Yaitu komunikasi yang berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah: a) Memperbaiki koordinasi tugas b) Upaya pemecahan masalah c) Saling berbagi informasi d) Upaya pemecahan konflik e) Membina hubungan melalui kegiatan bersama 4. Interline communication Yaitu tindak komunikasi untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional. Spesialis staf biasanya paling aktif dalam komunikasi lintas-saluran ini karena biasanya tanggung jawab mereka berhubungan dengan jabatan fungsional. Karena terdapat banyak komunikasi lintas-saluran yang dilakukan spesialis staf dan orang-orang lainnya yang perlu berhubungan dalam rantai-rantai perintah lain, diperlukan kebijakan organisasi untuk membimbing komunikasi lintas-saluran. Ada dua kondisi yang harus dipenuhi dalam menggunakan komunikasi lintas-saluran: (1). Setiap pegawai yang ingin berkomunikasi melintas saluran harus meminta izin terlebih dahulu

dari atasannya langsung, (2). Setiap pegawai yang terlibat dalam komunikasi lintas-saluran harus memberitahukan hasil komunikasinya kepada atasannya G. Hambatan Komunikasi dan Kiat Mengatasi Dalam melakukan komunikasi tentu kita tidak bisa menghindari hambatanhambatan yang mungkin terjadi, sehingga kita juga harus mampu mengatasi hambatan-hambatan tersebut agar tujuan komunikasi tersebut tercapai. Beberapa jenis gangguan dan kiat mengatasinya setidaknya bisa diinventarisasi dalam table berikut; Hambatan Perbedaan bahasa dan persepsi Gangguan komunikasi Overload komunikasi Penyaringan yang tidak tepat Kiat mengatasi Melakukan pendekatan berpusat pada audiens yang

Melakukan iklim komunikasi yang terbuka Komitmen secara etis untuk berkomunikasi

Menggunakan pesan yang singkat dan effektif

H. Teknologi Komunikasi Perkantoran Kebutuhan informasi perkantoran semakin kompleks sehingga memerlukan komunikasi yang mampu mendukung semua kebutuan aktivitasnya. Gambar berikut merupakan salah satu contoh bagaimana pentingnya komunikasi dalam sebuah organisasi/kantor.

Dalam gambar model OA (Office Automatic) di atas tidak terjadi aliran data tetapi hanya ada aliran komunikasi dan informasi. Pengertian data sendiri adalah penggambaran dari segala sesuatu dari sebuah kenyataan maupun kejadian. Melalui proses pengolahan data, sebuah data menjadi lebih bermanfaat bagi penggunanya dan disebut sebagai informasi. Pengertian komunikasi adalah adanya saling tukar menukar informasi antara dua obyek atau lebih. Untuk mendukung kebutuhan informasi dan data yang demikian diperlukan adanya teknologi dan kemampuan SDM dalam mengoperasionalkan teknologi tersebut, karena jika menggunakan system tradisional yang mengandalkan pertemuan dan tatap muka tidak akan mampu menjawab kebutuhan-kebutuhan informasi. Kondisi inilah yang akhirnya mengenalkan kita kepada sebuah system teknologi yang dinamakan telekomunikasi. Manfaat telekomunikasi adalah; (1) mendapatkan informasi pada waktu yang tepat di tempat yang tepat, (2) mendapatkan data secara real time, (3) memungkinkan operasi perusahaan/kantor/organisasi tersebar di beberapa tempat. H.1. Jalur Komunikasi Jalur telekomunikasi cukup beragam, secara sederhana bisa diidentifikasi sebagai berikut: d) Twisted-Pair Wire: Jalur dua kawat tembaga yang menghubungkan antar alat komunikasi

e) Coaxxial Cable: Kabel yang terlindung dengan tembaga atau aluminium dan berisi ratusan kawat yang berbeda f) Microwaves: menggunakan jaringan radio berfrekwensi tinggi g) Satelit; seripa dengan microwaves, tetapi mengorbit dan mentransmisikan data mengikuti orbit dan rotasi bumi h) Fiber optics: kabel yang berbahan serat optic dan mentransmisikan data dengan transmisi cahaya, bukan listrik i) Wireless Radio Freqwency: jaringan radio tanpa kabel H.2. Jaringan Komunikasi Jaringan komunikasi ini sebagai hubungan antara beberapa peralatan circuit (kontak) komunikasi yang dapat diklasifikasikan dalam beberapa hal, yaitu berdasrakan topologi, kepemilikan dan geografi. Berdasarakan Topologi dibedakan dibedakan beberapa tipe yaitu; a) b) Bintang; Konfigurasi ini menggunakan host computer sebagai pemancar dan pendistribusian keanggota jaringannya. Topologi Hierarki; Konfigurasi ini biasanya dikenal dengan konfigurasi pohon, host computer utama merupak akar jaringan yang ada, sepintas mirirp struktur organisasi. c) d) Topologi Jala; Konfigurasi ini hampir sama dengan hierarki namun Topologi Bus; Menggunakan satu gedung dan ada satu jalur utama intensitas hubungan antar anggota jaringan lebih banyak. sebagai penghubung yang mendistribusikan ke masing-masing anggota jaringan. e) f) Topologi Cincin; Biasanya digunakan pada kondisi dimana masingTopologi Hybrid; Menggabungkan konfigurasi terdahulu dalam satu Sedangkan berdasarkan Kepemilikan dibedakan menjadi 3 yaitu; a) b) c) Private Public Value Added Networks (VANs) Berdasarkan Geografi dibedakan menjadi 3 jenis yaitu; masing computer berdekatan. jaringan.

a) b) c) I. Internet

Wide Area Networks Metropolitan Area Networks Local Area Networks Secara harfiah, Internet (kependekan dari interconnected-networking)

ialah sistem global dari seluruh jaringan komputer yang saling terhubung menggunakan standar Internet Protocol Suite (TCP/IP) untuk melayani miliaran pengguna di seluruh dunia. Beberapa layanan populer di Internet yang menggunakan protokol di atas, ialah email/surat elektronik, Usenet, Newsgroup, berbagi berkas (File Sharing), WWW (World Wide Web), Gopher, akses sesi (Session Access), WAIS, finger, IRC, MUD, dan MUSH. Di antara semua ini, email/surat elektronik dan World Wide Web lebih kerap digunakan, dan lebih banyak servis yang dibangun berdasarkannya, seperti milis (Mailing List) dan Weblog. Internet memungkinkan adanya servis terkini (Real-time service), seperti web radio, dan webcast, yang dapat diakses di seluruh dunia. Selain itu melalui Internet dimungkinkan untuk berkomunikasi secara langsung antara dua pengguna atau lebih melalui program pengirim pesan instan seperti Camfrog, Pidgin (Gaim), Trilian, Kopete, Yahoo! Messenger, MSN Messenger dan Windows Live Messenger. Internet juga memicu tumbuhnya transparansi pelaksanaan pemerintahan melalui e-government, memengaruhi perkembangan ekonomi, berpengaruh yang besar atas ilmu, dan pandangan dunia. Dengan hanya berpandukan mesin pencari seperti Google, pengguna di seluruh dunia mempunyai akses Internet yang mudah atas bermacam-macam informasi. Dibanding dengan buku dan perpustakaan, Internet melambangkan penyebaran (decentralization) / pengetahuan (knowledge) informasi dan data secara ekstrem. J. Email/Surat Elektronik Surat elektronik (disingkat ratel, ratron, surel, atau surat-e) atau surat digital atau pos elektronik (disingkat pos-el) atau nama umumnya dalam bahasa Inggris "e-mail atau email" (ejaan Indonesia: imel) adalah sarana kirim mengirim surat melalui jalur jaringan komputer (misalnya Internet). Dengan surat biasa umumnya pengirim perlu membayar per pengiriman (dengan membeli perangko), tetapi surat elektronik umumnya biaya yang

dikeluarkan adalah biaya untuk membayar sambungan Internet. Tapi ada perkecualian misalnya surat elektronik ke telepon genggam, kadang pembayarannya ditagih per pengiriman. Untuk mengirim surat elektronik kita memerlukan suatu program mail-client. Surat elektronik yang kita kirim akan melalui beberapa poin sebelum sampai di tujuan. Untuk lebih jelasnya lihat diagram dibawah. Contoh yang dipakai adalah layanan SMTP dan POP3. Pengirim menulis surel e-mail client (di komputer saya) SMTP server penyedia e-mail pengirim Internet POP3 server penyedia e-mail penerima e-mail client (di komputer si penerima) surat dibaca si penerima Terlihat surat elektronik yang terkirim hanya melalui 5 poin (selain komputer pengirim dan penerima). Sebenarnya lebih dari itu sebab setelah surat elektronik meninggalkan POP3 Server maka itu akan melalui banyak server-server lainnya. Tidak tertutup kemungkinan surat elektronik yang kita kirim disadap orang lain. Maka dari itu bila surat elektronik yang kita kirim mengandung isi yang sensitif sebaiknya kita melakukan tindakan pencegahan, dengan mengacak (enkrip) data dalam surat elektronik tersebut (contohnya menggunakan PGP, sertifikat digital, dan lain-lain)

Pustaka Rujukan Ruben Brent D dan Lea P Stewart. (2006). Communication and Human Behavior. United States: Allyn and Bacon Komala, Lukiati. 2009. Ilmu Komunikasi: Perspektif, Proses, dan Konteks. Bandung: Widya Padjadjaran Mulyana, Deddy Prof. Imu Komunikasi Suatu Pengantar. PT Remaja Rosdakarya. 2007 Rohim,Syaiful.2009. Teori Komunikasi: Perspektif,Ragam, & Aplikasi. Jakarta: Rineka Cipta West, Richard & Lynn H. Turner. 2007. Introducing Communication Theory. Third Edition. Singapore: The McGrow Hill companies. Larry Gonick, Kartun (non) Komunikasi, guna dan salah guna informasi dalam dunia modern. Kepustakaan Populer Gramedia, Juli 2007. (diterjemahkan dari Guide to (non) Communication HarperClollins Publisher, Inc copyright 1993. ISBN 978-979-9100-75-7 Mulyana, Deddy. 2007. Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar. Bandung: PT Remaja Rosdakarya. Wiryanto,Dr. 2004. Pengantar Ilmu Komunikasi. Jilid I. Jakarta: PT Gramedia Widiasarana Indonesia.