BAHAN RAPAT DINASBAHAN RAPAT DINAS17 APRIL 201417 APRIL 2014

Sie Farmasi & POMSie Farmasi & POM

Tugas dan Tanggungjawab Tugas dan Tanggungjawab Pengelolaan Obat di Pengelolaan Obat di

PuskesmasPuskesmas

Pengelolaan obat

Merupakan suatu rangkaian kegiatan

yang menyangkut aspek perencanaan, pengadaan, pendistribusian dan

penggunaan obat yang dikelola secara optimal untuk menjamin

tercapainya ketepatan jumlah dan jenis perbekalan farmasi dan alat

kesehatan, dengan memanfaatkan sumber-sumber yang tersedia seperti

tenaga, dana, sarana dan perangkat lunak (Metode & Tata laksana).

Pengelolaan Obat Harus Dilakukan dengan penuh TANGGUNG JAWAB

Seksi Farmasi & POM

Tujuan Pengelolaan Obat

Menjamin tersedianya obat dgn mutu yang terjamin, tersebar secara merata dan teratur, sehingga mudah diperoleh pada tempat dan waktu yang tepat.

Pengelolaan Obat di Puskesmas

OBAT adalah ASET / UANG

Kepala PuskesmasKepala Puskesmas

harus melakukan Pemantauan, Pengawasan, Pengendalian

yang MEMADAI terhadap Pengelolaan Obat

Secara Rinci tugas dan tanggungjawab Kepala Puskesmas adalah :

1. Tugas :

a) Membina Petugas Pengelola Obat.b) Menyampaikan laporan bulanan pemakaian obat

kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota setempat.

c) Melaporkan dan mengirimkan kembali semua obat yang rusak / kadaluarsa / dan atau yang tidak dibutuhkan kepada Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota setempat.

d) Melaporkan obat hilang kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota setempat.

e) Mengajukan permintaan obat dan perbekalan kesehatan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota setempat.

Lanjutan…..

2. Tanggung Jawab

Pengawasan dan Pengendalian terhadap Pengelolaan dan pencatatan aporan obat serta perbekalan kesehatan di Puskesmas.

Tugas & tanggung jawab Petugas Gudang Obat di Puskesmas

melaksanakan :

1) Penerimaan obat dan perbekalan kesehatan Kabupaten / Kota

2) Pemeriksaan kelengkapan obat dan perbekalan kesehatan

3) Penyimpanan dan pengaturan obat dan perbekalan kesehatan

4) Pendistribusian obat dan perbekalan kesehatan untuk sub – unit pelayanan

Tugas dan Tanggungjawab Petugas Depo Obat Puskesmas

melaksanakan :

1) Menyimpan, memelihara dan mencatat mutasi obat dan perbekalan kesehatan yang dikeluarkan maupun yang diterima oleh kamar obat Puskesmas dalam bentuk buku catatan mutasi obat.

2) Membuat laporan pemakaian dan permintaan obat dan perbekalan kesehatan.

3) Menyerahkan kembali obat sesuai resep ke pasien.4) Menyerahkan obat sesuai resep ke pasien.5) Memberikan informasi tentang pemakaian dan

penyimpanan obat kepada pasien.

SIKLUS PENGELOLAAN OBAT & ALKESSIKLUS PENGELOLAAN OBAT & ALKES

PENGENDALIAN

PERENCANAAN TERPADU

PENGANGGARAN

PENGADAAN

PENYIMPANAN

EVALUASI & PELAPORAN

PENDISTRIBUSIAN

PENGGUNAAN DI PUSKESMAS

Seksi Farmasi & POM

1. PERENCANAAN OBAT DI PUSKESMAS

Perencanaan obat :

• Suatu proses kegiatan seleksi obat dan menentukan jml obat yg tepat sesuai kebutuhan dalam rangka pengadaan.

Perencanaan obat merupakan salah satu aspek penting dan menentukan dalam pengelolaan obat, krn perencanaan obat akan mempengaruhi pengadaan, pendistribusian, pelayanan dan penggunaan obat di unit pelayanan kesehatan.

Seksi Farmasi & POM

Tujuan :

1. Tersusunnya rencana kebutuhan obat disetiap puskesmas

2. Tersedianya jenis dan jumlah obat yang tepat disetiap puskesmas

3. Menghindari terjadinya kekosongan obat4. Penggunaan obat secara rasional dapat

lebih ditingkatkan di puskesmas5. Meningkatkan efesiensi penggunaan obat

Seksi Farmasi & POM

METODE :

Metode perencanaan obat di unit pelayanan kesehatan, menggunakan :1. Metode Konsumsi2. Metode Epidemiologi

Metode Konsumsi didasarkan pada analisa data konsumsi obat tahun sebelumnya.

Metode epidemiologi didasarkan pada frekuensi penyakit, jumlah kunjungan dan standar pengobatan yang digunakan

MEKANISME PERENCANAAN

SDM

TIM POT

SDM

TIM POT

DATA

• Jml Penduduk

• LPLPO

• Kunjungan

• Sisa Stock

• Pola Penyakit

• Harga Satuan

• Data Sasaran Program

DATA

• Jml Penduduk

• LPLPO

• Kunjungan

• Sisa Stock

• Pola Penyakit

• Harga Satuan

• Data Sasaran Program

Pengolahan Data (computer)

Pengolahan Data (computer)

PERENCANAANPERENCANAAN

SELEKSISELEKSI RKORKO

Input Proses Output

METODAMETODA

ALUR PERMINTAAN OBAT DARI PUSKESMAS

LPLPO DARI PUSKESMAS

SEKSI FARMASI DAN POM

Diteliti :

-Jumlah Kunjungan

-Rasio Pemakaian Obat

-Pemakaian Obat Puskesmas

-Sisa obat di Dinas

-Persediaan obat di Dinas

-Pengisian kolom pemberian

BENDAHARA KHUSUS OBAT /PETUGAS FARMASI :

* Dibuat SBBK

• Obat dihitung, diteliti dan Dicek

bersama

+ SBBK Ditandatangani oleh

Bendahara dan disetujui Kasi

Farmasi

OBAT KELUARObat masuk ke Gudang Puskesmas

Seksi Farmasi & POM

2. PENERIMAAN OBAT

TUJUAN :

Agar obat yang diterima sesuai dgn kebutuhan Berdasarkan permintaan yg diajukan oleh Puskesmas

Seksi Farmasi & POM

Penerimaan :

Suatu kegiatan dalam menerima obat-obatan yg diserahkan dari unit pengelola yg tinggi kpd unit pengelola di bawahnya.

Setiap penyerahan obat oleh seksi farmasi kpd Puskesmas dilaksanakan setelah mendapat persetujuan dari Kepala Dinas Kab/kota atau pejabat yg diberi wewenang untuk itu.

Seksi Farmasi & POM

Petugas penerimaan obat wajib melakukan pengecekan thdp obat-obat yg diserahkan, mencakup jml kemasan, jenis dan jml obat, bentuk obat sesuai dgn isi dokumen(LPLPO) dan ditandatangani oleh petugas Penerima / diketahui Kepala Puskesmas.

Setiap penambahan obat-obatan, dicatat dan dibukukan pd buku penerimaan obat dan kartu stok.

Seksi Farmasi & POM

Penyimpanan adalah suatu kegiatan pengamananthdp obat-obatan yg diterima agar aman (tdk hilang), terhindar dari kerusakan fisik maupun kimia dan mutunya tetap terjamin.

a. Agar obat Tidak Rusak secara fisik dan kimia perlu diperhatikan :- Ruangan kering tidak lembab- Ada ventilasi agar ada aliran udara dan tidak panas/ lembab

3. PENYIMPANAN

Seksi Farmasi & POM

a. Agar obat Tidak Rusak secara fisik dan kimia perlu diperhatikan :

- Ruangan kering tidak lembab- Ada ventilasi agar ada aliran udara dan tidak panas/ lembab - Perlu cahaya yang cukup- Dinding dibuat licin- Lantai terbuat dari tegel/semen yang tdk memungkinkan bertumpuknya debu dan kotoran lain- Penyiapan tempat untuk obat dgn kondisi khusus, seperti lemari tertutup rapat, lemari pendingin, kotak kedap udara

Seksi Farmasi & POM

Tata Cara Menyimpan dan Menyusun obat

a. Obat Narkotik di gudang obat, harus terpisah dengan obat lain dan terkunci

b. Obat-obat disusun di atas rak obat, menurut abjad atau berdasarkan bentuk sediaan

c. Obat dan Alat kesehatan dapat dipisahkan menurut jenisnya :

- Obat berbahaya- Alat-alat kesehatan- Alat-alat Laboratorium- Bahan-bahan yang mudah terbakar

Seksi Farmasi & POM

d. Meyusun stok dalam rak obat atau lemari obat, sebaiknya berdasarkan FIFO artinya obat yang pertama

diterima harus pertama digunakan/ dikeluarkan.

Hal ini penting karena :- Obat yang sudah lama, kekuatannya atau potensi

sudah berkurang- Beberapa obat, seperti antibiotik mempunyai batas

waktu pemakaian dimana obat mulai berkurang efektivitasnya, obat yang kadaluarsa jangan digunakan lagi.

Seksi Farmasi & POM

e. Memberi tanda / Kode pada wadah obat :Beri tanda semua wadah obat dengan jelasapabila ditemukan obat dengan wadah tanpa etiket, sebaiknya jangan digunakan.

MEKANISME PENYIMPANAN

OBAT DAN

PERBEKALAN

KESEHATAN

GUDANG

-Penerimaan

-Pemeriksaan

-Penataan

STOK PERSEDIAAN

Gudang Farmasi Kabupaten

JUMLAH

JENIS

KUALITAS

INPUT PROSES OUTPUT

Manajemen Obat Di Puskesmas

Kroscek Ulang dengan SBBK

OutPutProsesInput

Dimasukkan ke dalam 1.Kartu stok / kartu stelling

2.Buku Penerimaan

Obat di tata secara Persediaan dan alfabetis di gudang obat

Gudang Obat Kabupaten

Obat & Perbekkes

1.SBBK

Gudang Obat Puskesmas

Pengelola Obat PKM Bendahara Obat Kabupaten Pengelola Obat PKM

Diketahui Ka. Puskesmas

Persediaan Obat di Gudang Puskesmas

Seksi Farmasi & POM

4.DISTRIBUSI OBAT

Penyaluran / distribusi adalah kegiatan pengeluaran dan penyerahan obat secara merata dan teratur untuk memenuhi kebutuhan sub-sub unit pelayanan

kesehatan antara lain :

1. Sub unit pelayanan kesehatan di lingkungan Puskesmas

2. Puskesmas Pembantu3. Puskesmas Keliling4. Pos Yandu5. Polindes

Seksi Farmasi & POM

Kegiatan Distribusi Obat1. Menentukan frekuensi distribusi dengan

mempertimbangkan :a. jarak sub unit pelayananb. Biaya distribusi yang tersedia

2. Menentukan jumlah obat dengan mempertimbangkan :a. Pemakaian rata-rata perjenis obatb. sisa stokc. Pola penyakitd. jumlah kunjungan dimasing-masing sub

unit pelayanan kesehatan

Manajemen Obat Di Puskesmas

Pengeluaran Harian/ Resep

OutPutProsesInput

Gudang Obat Puskesmas

Obat & Perbekkes

1. Kartu Stok2. Buku Mutasi Obat/ Buku Pengeluaran / Buku Gudang

Depo Obat Puskesmas

Pustu

Program

Pusling

•Petugas Depo Obat PKM•Petugas Program•Petugas PUSTU & PUSLINGDiketahui Ka. Puskesmas

Petugas Gudang Obat

Buku Harian

LPLPO Sub Unit

LaporanPemakaian Obat Program

LPLPO Sub Unit

Rekap Pemakaian Obat Bulanan

Seksi Farmasi & POM

5. PENCATATAN DAN PELAPORAN

Pencatatan dan pelaporan pada dasarnya digunakan untuk :

a. Bukti bahwa suatu kegiatan pelayanan obat telah dilakukan

b. Sumber data untuk melakukan pengawasan dan pengendalian

c. Sumber data untuk membuat laporan pertanggungjawaban dari penerima, pengelola dan pengguna kepada pemberi sumber

Seksi Farmasi & POM

A. PENCATATAN1. Gudang ObatGudang obat mengeluarkan obat ke Pustu, Pusling dan DepotSarana yang harus tersedia :a. Buku Penerimaan obat dari Dinkes

terdiri dari 3 sumber (PKD, JPKMM(BS), Askes) dalam satu buku, Buku di bagi 3

b. Kartu stok diisi setiap ada penerimaan dan pengeluaran obat dan pada kolom keterangan dicantumkan ED dan No.

Batch

Seksi Farmasi & POM

c. Buku Rekapan pemakaian puskesmas (seluruh unit) setiap bulan (semua pengeluaran disatukan dari semua sumber, sumber data dari LPLPO pada kolom 9 dan 10

d. Buku pengeluaran obat ke unit lain (depot, Pustu, Pusling) ditandatangani dan diketahui Kepala Puskesmas

e. Arsip RKOf. Arsip LPLPOg. Arsip LPLPO sub unith. Berita acara pemeriksaan fisik obat setiap 3

bulan

Seksi Farmasi & POM

2. Depot ObatDepot obat mengeluarkan obat ke posyandu, kamar suntik dan rawat inapSarana yang harus tersedia :a. Buku permintaan dan penerimaan obat

dari gudang obat ditandatangani penerima obat, yang menyerahkan dan diketahui oleh kepala puskesmas

b. Buku bantu pengeluaran obat harianc. Buku harian pemakaian atau pengeluaran

obat kepada pasien berdasarkan resep dokter

d. Buku pengeluaran kepada Posyandu, kamar suntik serta rawat inap

Seksi Farmasi & POM

e. Buku rekapan jumlah lembar resep setiap hari kemudian dijumlahkan setiap bulannya

f. Bundel resep setiap bulannya, resep psikotropika dan narkotika dipisahkan

g. Melaporkan pemakaian obat setiap bulan ke gudang obat ( Arsip LPLPO sub Unit)

Pelaporan Puskesmas

Buku Pengeluaran

OutPutProsesInput

LPLPO

Laporan Narkotika& Psikotropika

Indikator Peresepan

Jumlah Kunjunga Resep

Pengelola ObatDiketahui Ka. Puskesmas

Dinas Kesehatan Kabupaten

1.SBBK2. Obat & Perbekkes

Rekap Tahunan

Sisa Stok Akhir Tahun/ Data Stok

Opname

Rekap Pemakaian Obat Bulanan

RKO

Pelaporan Obat

Terdiri dari :

1) LPLPO2) Laporan Narkotika & Psikotropika3) Indikator Peresepan4) Jumlah Kunjungan5) Laporan Rawat Inap & PONED6) Rasio Obat7) Laporan Obat Program

Dilaporkan setiap bulannya paling Lambat tanggal 5 bulan berikutnya.

Prosedur Tetap Pencatatan dan Penyimpanan Resep

Yaitu :

a) Pencacatan jumlah resep harian berdasarkan jenis pelayanan ( Umum, Gakin / Gratis, Asuransi ).

b) Membundel resep yang mempunyai tanggal yang sama berdasarkan urutan resep dan kelompok pembiayaan pasien.

c) Membundel secara terpisah resep yang ada narkotikanya.

d) Menyimpan bundel resep pada tempat yang ditentukan secara berurutan berdasarkan tanggal agar memudahkan dalam penelusuran resep.

e) Memusnahkan resep yang telah tersimpan selama 3 tahun dengan cara dibakar.

f) Membuat berita acara pemusnahan resep dan dikirimkan ke Dinas kesehatan Kabupaten / Kota setempat.

Prosedur Tetap Pemusnahan Resep

Yaitu :

a) Memusnahkan resep yang telah disimpan 3 tahun atau lebih

b) Tata cara Pemusnahan :Resep Narkotika dihitung lembarannya (resep lain ditimbang)Resep dihancurkan, lalu dikubur atau dibakar

c) Membuat berita acara pemusnahan

Prosedur Tetap Penanganan Obat Rusak atau Kadaluarsa.

Yaitu :

a) Identifikasi obat yang sudah rusak atau kadaluarsab) Memisahkan obat rusak atau kadaluarsa dari

penyimpanan obat lainnyac) Membuat catatan Jenis dan Jumlah Obat yang rusak

atau kadaluarsa untuk dikirim kembali ke Instalasi Farmasi Kabupaten / Kota setempat.

MEKANISME STOCK OPNAME DINAS KESEHATAN

OBAT DAN

PERBEKALAN

KESEHATAN

OBAT DAN

PERBEKALAN

KESEHATAN

Pengelola Obat Puskesmas

- Menghitung Stock

-Kroscek dengan kartu stock

-Membuat laporan hasil stock opname & Berita acara

Pengelola Obat Puskesmas

- Menghitung Stock

-Kroscek dengan kartu stock

-Membuat laporan hasil stock opname & Berita acara

Laporan Stock Opname

Berita Acara Stock Opname

Laporan Stock Opname

Berita Acara Stock Opname

Input Proses output

Dilakukan setiap 1 Tahun sekali per

31 Desember

Dilakukan setiap 1 Tahun sekali per

31 Desember

-Melaporan hasil stock opname & Berita acara ke Kepala Puskesmas

-Melaporan hasil stock opname & Berita acara ke Kepala Puskesmas

HASIL MONITORING EVALUASI &

PEMERIKSAAN BPK

TEMUAN BPK di beberapa Puskesmas

SOP masih ada yang tidak sesuai standar

Pencatatan dan pelaporan (administrasi) obat belum benar masih banyak kesalahan misalnya : Penjumlahan pada buku harian pemakaian obat dari hari ke hari salah. yang seharusnya berjumlah 72 ditulis 96 yang seharusnya berjumlah 188 ditulis 28

Jumlah pemakaian obat selama 1 tahun untuk beberapa obat lebih besar dari pada penerimaan obat di Puskesmas

Kepala puskesmas mengakui adanya obat yang berasal dari swadana.

Obat yang berasal dari swadana tidak masuk ke dalam penerimaan obat Puskesmas tetapi masuk ke dalam pencatatan pemakaian obat puskesmas.

Lanjutan

Adanya selisih data jumlah obat yang tertera pada LPLPO, Sisa stok dan kartu stok serta pada fisik obat di Puskemas

Petugas obat melakukan pencatatan pemakaian obat dengan metode “sendiri” sehingga hanya petugas obat tersebut yang mengerti dan setelah dilakukan pengecekan banyak terdapat kesalahan dalam pencatatan dan perhitungannya.

 Tenaga pengelola obat latar belakang pendidikan bervariasi mulai dari SMP, SMA, Perawat, Bidang, AA , Apoteker dll

Tenaga pengelola obat merangkap 2 atau lebih tanggungjawab sebagai petugas penanggungjawab program lainnya seperti Bendahara penerima retribusi , Imunisasi, TU Dan lain2 di Puskesmas

Tidak ada prosedur pencatatan pada saat obat datang, karena SBBK dipegang oleh petugas obat dan tidak pernah diperlihatkan ke Kepala Puskesmas

Kepala Puskesmas tidak bisa memastikan kebenaran LPLPO yang telah di tanda tangan olehnya karena hanya di review sekilas saja dan tidak pernah di kroscek langsung ke fisik obat.

Pencatatan dan pelaporan (Administrasi) tidak dilakukan secara baik dan benar.

Petugas Obat merangkap menjadi TU

Hasil Pemeriksaan BPK di beberapa Puskesmas 4

Adanya ketidak sesuaian antara jumlah obat yang tertera pada SBBK dengan obat yang di aada di Puskesmas (gudang dan DEPO), Pemeriksaan dilakukan 1 hari setelah pengambilan obat.

No Nama Obat Jumlah di SBBK Jumlah di Puskesmas Kekurang

1 Antalgin 9.000 4.000 5.000

2 Antibakteri Salep Kulit 250 125 125

3 Atropin Tablet 200 Nihil 200

3 Betamethason 225 125 100

4 Dexa Injeksi 100 Nihil 100

5 Defenhidramin Inj 30 Nihil 30

6 Hidrokortison cream 240 120 120

7 Kloramphenikol Kaps 3.120 720 2.400

8 Prasetamol Syrup 336 302 34

9 Rifampisin 1.600 700 900

10 Tiamin 1.000 Nihil 1.000

11 Antasida Syrup 100 Nihil 100

12 Oksitetrasiklin SK 100 Nihil 100

13 Diaform 3000 2000 1000

14 Papaverin 3000 2000 1000

15 Ciprofloksasin 1300 500 800

16 Pirazinamid 3000 500 2500

SOP sudah sesuai standar

Telah dilakukan pengawasan dan pengendalian yang memadai dari Kepala Puskesmas .

Setiap kedatangan obat selalu di uji fisik dan volume secara populasi oleh pengelolaan obat dan Kepala Puskesmas

LPLPO di tandatangani dan dipastikan kebenarannya oleh Kepala Puskesmas

Contoh Pemeriksaan BPK yang dinilai baik

Data administrasi obat sudah benar

Fisik obat sesuai dengan data di kartu stok obat

Tenaga pengelola obat adalah Asisten Apoteker

Penataan obat sudah baik dan rapih

Petugas obat hanya bertugas untuk pengelolaan obat dan

perbekkes (tidak merangkap lainnya)

PERHATIAN

INFORMASI AUDIT BPK :Diinformasikan kepada seluruh Puskesmas bauik UPT,

UPF dan PUSTU bahwa audit BPK masih berlangsung sampai 5 Mei 214

Pelaporan LPLPO Puskesmas yang belum menyampaikan laporan LPLPO bulan

Maret 2014 sampai tanggal 15 April 2014 adalah : 1. Puskesmas Curug 2. Puskesmas KeradenanMOHON SEGERA DISAMPAIKAN