team 3 team 3 is quality assurance control

15
Team 3 : ARGIYAN DWI PRITAMA (1701497765) JEFFRI PRAYITNO BANGKIT SAPUTRA (1701497746) LUZI DWI OKTAVIANI (1701497733) PUJI RATWIYANTI (1701497720) RANGGI PRAHARANINGTYAS AJI (1701497752) Group Assignment 1 Session 4 IS Quality Assurance &Control 1. Berdasarkan teori yang dikemukakan pada tulisan, apa saja dampak implementasi ERP pada organisasi? Kemudian uraikan apa yang perlu dipersiapkan sebelum dan sesudah implementasinya? Pembahasan : Implementasi ERP berbeda dengan implementasi dengan konsep tradisonal pada biasanya, perbedaan paling menonjol adalah pada perbedaan skala, kompleksitas, dampak organisasi, dan biaya. Dampak implementasi sebuah penerapan ERP pada organisasi salah satunya adalah personel dituntut belajar bahasa pemrograman baru demi menyesuaikan sistem ERP dan ini dapat mengakibatkan perubahan dalam organisasi. Di sisi lain akan timbulnya fungsi-fungsi baru terutama yang menyangkut analisis data dan interpretasi informasi yang dihasilkan oleh

Upload: jeffry-prayitno-right

Post on 03-Dec-2015

223 views

Category:

Documents


3 download

DESCRIPTION

Tugas

TRANSCRIPT

Page 1: Team 3 Team 3 is Quality Assurance Control

Team 3 :

ARGIYAN DWI PRITAMA (1701497765)JEFFRI PRAYITNO BANGKIT SAPUTRA (1701497746)LUZI DWI OKTAVIANI (1701497733)PUJI RATWIYANTI (1701497720)RANGGI PRAHARANINGTYAS AJI (1701497752)

Group Assignment 1

Session 4

IS Quality Assurance &Control

1. Berdasarkan teori yang dikemukakan pada tulisan, apa saja dampak implementasi ERP pada organisasi? Kemudian uraikan apa yang perlu dipersiapkan sebelum dan sesudah implementasinya?

Pembahasan :

Implementasi ERP berbeda dengan implementasi dengan konsep tradisonal pada biasanya, perbedaan paling menonjol adalah pada perbedaan skala, kompleksitas, dampak organisasi, dan biaya.

Dampak implementasi sebuah penerapan ERP pada organisasi salah satunya adalah personel dituntut belajar bahasa pemrograman baru demi menyesuaikan sistem ERP dan ini dapat mengakibatkan perubahan dalam organisasi. Di sisi lain akan timbulnya fungsi-fungsi baru terutama yang menyangkut analisis data dan interpretasi informasi yang dihasilkan oleh program ERP. Perusahaan bisa melakukan pelatihan mempersiapkan personel melakukan fungsi-fungsi baru ini tanpa harus merekrut personel baru.

Dampak yang lainnya, penerapan ERP melibatkan cost relatif besar untuk perangkat keras, perangkat lunak, biaya pelaksanaan, konsultasi biaya dan pelatihan (Davenport, 2000; Mckie, 1998), dan dapat berlangsung selama jangka waktu yang sangat panjang.

Page 2: Team 3 Team 3 is Quality Assurance Control

Implementasi proyek ERP itu cangkupan ruang lingkupnya lebih luas dibandingkan dengan implementasi sistem informasi, dan dapat menyebabkan lebih banyak perubahan dalam sebuah organisasi (Davenport, 2000).

ERP dapat dibagi menjadi tiga fase proses yaitu inisasi, pelaksanaan, penyelesaian [MAK-2003].

Fase inisiasi : dapat dimulai dari adanya tawaran vendor, pergerakan dari kompetitor, pergerakan industri, peningkatan kualitas proyek, dan atau pemanfaatan anggaran TI dengan lebih baik.

Fase evaluasi : evaluasi proses bisnis, analisis kebutuhan, pencarian vendor yang potensial, evaluasi berbagai produk yang berbeda.

Fase Selection, dalam beberapa kasus manajemen harus memperhati kan berbagai kriteria seleksi secara simultan. Setelah persetujuan ditandatangani maka project dapat dimulai.

Fase Modification : modifikasi system ERP sesuai kebutuhan organisasi.

Pada beberapa literatur tingkat kustomisasi tergantung pada ukuran organisasi. Proses modifikasi dapat dijalankan dengan dua cara : Pertama, modifikasi yang terjadi dalam rangkaian proses analisis-konfigurasi dan pengujian hingga didapatkan hasil yang diinginkan. Kedua, modifikasi dengan menentukan status target tertentu dan kemudian menetapkan pengukuran atas pencapaian target tersebut.Diakhir fase modifikasi dilakukan tahapan pelatihan bagi para pengguna.

Fase Go-Live : sistem dijalankan secara penuh yang terdiri dari beberapa aktivitas sebagai faktor penentu keberhasilan ERP. Tahapan ini meliputi garansi, periode pemeliharaan, deteksi kegagalan dan kesalahan.

Page 3: Team 3 Team 3 is Quality Assurance Control

Fase Terminating : setelah semua berjalan lancar konsumen akan melunasi pembayaran (sesuai kontrak) dan dilakukan tahapan penyelesaian (terminating).Pada tahap ini biasanya perusahaan mendapatkan banyak pelajaran dan pengalaman selama implementasi. Tim proyek dibubarkan dan orang-orangnya dikembalikan seperti semula.

Fase Eksploitasi dan Pengembangan : perusahaan akan memotivasi karyawannya untuk menggunakan sistem dan meningkatkan kualitas pemanfaatan sistem tersebut.

Selain fase diatas, beberapa hal yang perlu dilakukan sebelum implementasi ERP adalah seperti memastikan dukungan penuh dari management, beberapa pimpinan terkadang tidak menyadari kalau impelemtasi ERP akan berdampak luas pada semua bagian dalam perusahaan sehingga kurang menaruh perhatian. Dalam banyak hal dibutuhkan komitment yang kuat untuk memberikan support dan keputusan dalam level perusahaan. Mungkin biaya implementasi ERP bisa sebesar investasi mesin, tetapi implementasi ERP tidak sama dengan installasi mesin atau installasi software sekalipun. Implementasi ERP akan berdampak menyeluruh pada perusahaan, bahkan sampai pihak-pihak rekanan di luar perusahaan.

Kemudian, tunjuk seorang Project Manager yang dapat dipercaya, memiliki integritas terhadap perusahaan, memahami proses internal secara lengkap, memiliki akses yang cukup luas di kalangan internal perusahaan dan bekali dia dengan wewenang yang cukup untuk mengambil keputusan dengan cepat dan tegas serta lepaskan dia dari tugas rutin selama implementasi berlangsung. Tugas seorang Project Manager ini juga mencangkup untuk membuat sebuah team sukses yang beranggotakan staff/manager dari berbagai departemen yang akan terlibat dalam implementasi ERP, dan memersiapkan sistim accounting perusahaan untuk diakomodasi ke dalam implementasi ERP.

Selanjutnya, pemilihan Vendor ERP (pihak ketiga). Vendor adalah perusahaan yang menyediakan paket sistem ERP yang akan diimplementasikan di perusahaan. Selain menyediakan software dan hardware, vendor juga harus memberikan pelatihan pada karyawan perusahaan yang menggunakan jasanya, agar karyawan terbiasa dengan sistem IT yang baru, dan memastikan sistem yang baru ini berjalan.

Biasanya setelah sistem ERP berjalan maka vendor akan meminta user untuk melakukan uji coba dan testing dan juga training user. Dalam setiap tahapan tersebut sangat penting untuk melakukan dokumentasi atas apa yang sudah dilakukan dan perlu dilakukan sebgaai catatan dikemudian hari. Implementasi ERP terkadang masih mengalami banyak perubahan setelah masa development.

Page 4: Team 3 Team 3 is Quality Assurance Control

Namanya juga membangun sistem sudah barang tentu setiap perubahan yang terjadi perlu dicatat apalagi yang mempengaruhi proses bisnis (workflow) yang sudah dibuat sebelumnya. Oleh karena itu perubahan yang terjadi perlu dilakukan analisa mendalam dan terperinci mengenai impact yang mungkin terjadi akibat perubahan tersebut serta prioritas perubahan itu sendiri.

2. Berdasarkan hasil riset yang telah dilakukan sebelumnya dan juga pada makalah ini, risiko apa saja yang dihadapi bisnis terkait implementasi ERP?

Pembahasan :

Berdasarkan penelaahan literatur ERP yang ada pada makalah, ada lima besar risiko bisnis yang terkait dengan penerapan sistem ERP, yaitu :

Kurangnya penyelarasan sistem informasi dan proses bisnis baru;

Kemungkinan kehilangan kontrol karena desentralisasi pengambilan keputusan;

Risiko yang terkait dengan kompleksitas proyek;

Kurangnya potensi dalam house skills; dan

Retensi pengguna.

Sementara dari sumber lain, menyebutkan ada 6 risiko terkait implementasi ERP, antara lain :

- Implementasi dengan pendekatan langsung serentak vs bertahap.

Mengimplementasikan system ERP lebih banyak hubungannya dengan mengubah cara suatu perusahaan menjalankan bisnisnya, daripada berhubungan dengan teknologi. Akibatnya, kebanyakan kegagalan dalam implementasi ERP disebabkan oleh masalah budaya dalam perusahaan yang tidak menerima tujuan dari rekayasa ulang proses. Berbagai strategi untuk mengimplementasikan system ERP agar dapat mewujudkan tujuan ini didasarkan pada dua pendekatan umum berikut: pendekatan langsung serentak dan bertahap.

- Tentangan terhadap perubahan dalam budaya perusahaan

Agar dapat berhasil, semua area fungsional perusahaan harus dilibatan dalam menentukan budaya perusahaan dan dalam menentukan kebutuhan system baru terkait. Budaya dari sisi teknilogi juga harus dinilai. Perusahaan yang tidak memiliki staf pendukung teknologi untuk system yang baru atau memiliki basis pengguna yang tidak mengenal teknologi computer, akan menghadapi kurva pembelajaran yang lebih

Page 5: Team 3 Team 3 is Quality Assurance Control

curam dan berpotensi menghadapi hambatan penerimaan lebih besar pada system terkait oleh karyawannya.

- Memilih ERP yang salah

Karena system ERP adalah system yang telah setengah jadi, pengguna akan harus menentukan apakah ERP sesuai dengan budaya perusahaan dan berbagai proses bisnisnya. Alasan utama suatu kegagalan system adalah ketika system ERP tidak mendukung satu atau lebih proses bisnis yang penting.

- Memilih konsultan yang salah

Mengimplementasikan system ERP adalah peristiwa yang kebanyakan perusahaan akan lalui hanya sekali. Keberhasilan proyek tersebut tergantung pada keahlian dan pengalaman yang biasanya tidak dimiliki secara internal. Karenanya, memang hampir semua implementasi ERP melibatkan konsultan luar, yang mengoordinasikan proyek tersebut, membantu perusahaan mengidentifikasi berbagai kebutuhannya, mengembangkan berbagai spesifikasi kebutuhan untuk ERP, memiliki paket ERP, dan mengelola perpindahannya. Keluhan yang sering timbul adalah perusahaan konsultan menjanjikan praktisi yang berpengalaman, akan tetapi ternyata mengirim pekerja magang yang tidak berkompetensi.

- Biaya tinggi dan pembengkakan biaya

Biaya total kepemilikan (total cost of ownership-TCO) untuk system ERP berbeda-beda dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya. Untuk implementasi berukuran menengah hingga besar, maka biayanya akan berkisar dari ratusan ribu hingga ratusan juta dolar. TCO meliputi biaya peranti keras, peranti lunak, jasa konsultasi, biaya personel internal, instalasi, serta pembaruan dan pemeliharaan system untuk dua tahun pertama setelah implementasi.

- Gangguan pada operasi perusahaan.

System ERP dapat menghancurkan perusahaan yang menginstalnya. Dalam survey oleh Deloitte Counsulting atas 64 perusahaan yang tercantum dalam Fortune 500,25 persen perusahaan yang disurvei menyatakan bahwa mereka pernah mengalami kejatuhan tajam dalam kinerja mereka di periode setelah implementasi.

Page 6: Team 3 Team 3 is Quality Assurance Control

3. Terkait kontrol dalam implementasi ERP, coba uraikan lima kelemahan (lacks) yang hadapi organisasi. Berikan argumen Anda, bagaimana menyikapi dan menyelesaikan kelemahan-kelemehan tersebut? (Dukung dengan teori dari literature terkait).

Pembahasan :

Lima Kekurangan Control dalam Implementasi ERP dan cara menghadapinya :

a) Kurangnya penyelarasan Sistem ERP Dan Proses Bisnis

Dalam rangka meminimalkan risiko yang terkait dengan kurangnya keselarasan sistem ERP dan proses bisnis, organisasi terlibat dalam Business Process Reengineering (BPR), mengembangkan spesifikasi persyaratan rinci, pengujian sistem perilaku sebelum pelaksanaan sistem ERP dan memantau kinerja sistem. persyaratan spesifikasi rinci untuk pemilihan ERP meningkatkan kemungkinan bahwa sistem ERP akan memenuhi persyaratan sistem organisasi dan mendukung proses operasional yang diperlukan. Sementara perencanaan rinci terjadi, metrik dasar pada proses saat ini dapat diperoleh apa yang diperlukan untuk evaluasi hasil proyek (Davenport, 2000).

Untuk meminimalkan risiko yang terkait dengan kurangnya keselarasan sistem ERP dan proses bisnis, organisasi harus merekayasa ulang proses bisnis, mengembangkan persyaratan rinci spesifikasi, pengujian perilaku sistem sebelum implementasi sistem dan memonitor kinerja sistem.

b) Kehilangan Kontrol karena Desentralisasi Pengambilan Keputusan

Sebuah komite pengarah memungkinkan manajemen senior untuk langsung memantau proses pengambilan keputusan tim proyek dengan memiliki ratifikasi dan persetujuan hak atas semua keputusan yang signifikan, sehingga memastikan bahwa ada kontrol yang memadai atas proses pengambilan keputusan tim proyek (Davenport, 2000; Whitten dan Bentley , 1998). Selain perumusan komite pengarah, sponsor proyek ditugaskan tanggung jawab langsung untuk kemajuan ERP proyek 'dan sering bertanggung jawab untuk mengamankan pendanaan (terutama ketika memerlukan dana dari jumlah yang dianggarkan). Proyek sponsor bertanggung jawab langsung untuk proyek (Davenport, 2000; Whitten dan Bentley, 1998). Melalui perumusan komite pengarah, penunjukan sponsor proyek, dan keterlibatan audit internal untuk organisasi akan meminimalkan risiko bisnis yang terkait dengan kemungkinan hilangnya kontrol yang dihasilkan dari implementasi sistem ERP.

Page 7: Team 3 Team 3 is Quality Assurance Control

c) Kompleksitas Proyek

Minimalisasi risiko bisnis terkait dengan kompleksitas proyek sangat tergantung pada perumusan komite pengarah, dukungan manajer senior, penunjukan sponsor proyek, persyaratan spesifikasi rinci, pengembangan rencana pelaksanaan rinci, tim proyek memiliki keterampilan yang memadai, keterlibatan konsultan dan audit internal.

d) Kurangnya keterampilan In-House

Pelatihan yang tersedia melalui konsultan, vendor, atau melalui beberapa pihak ketiga menyediakan sumber daya berharga untuk mengembangkan keterampilan yang kurang dalam rumah. Kontrol ini dilihat sebagai penting dalam meminimalkan risiko yang terkait dengan kurangnya potensi dalam keterampilan rumah. Sering kali kelompok baru, "pengguna super" dibuat selama pelaksanaan ERP. Individu-individu memperoleh pengetahuan dari proses bisnis baru rinci dan juga pengetahuan sistem teknis melalui kegiatan pelaksanaannya dan pelatihan yang mereka terima (Davenport, 2000). Keterlibatan konsultan eksternal dalam proyek sistem ERP, pembentukan hubungan kerja yang erat antara konsultan dan tim proyek, dan pelatihan yang memadai merupakan faktor penting dalam mengatasi risiko bisnis yang terkait dengan kurangnya in-house keterampilan.

e) Resistensi Pengguna

Resistensi pengguna telah dikaitkan dengan sebagian besar jenis perubahan sistem, dan bahkan lebih lagi untuk proyek ERP yang dikombinasikan dengan BPR (sejak pengguna khawatir bahwa pekerjaan mereka mungkin paling buruk dihilangkan, atau paling berubah dari mereka "biasa" cara melakukan sesuatu). Pekerja yang direkayasa ulang dari posisi dan selanjutnya didistribusikan dalam perusahaan dapat memasukkan proses berduka mengakibatkan produktivitas rendah (Arnold, et al., 2000). Akibatnya, organisasi sering menerapkan beberapa strategi manajemen risiko untuk meminimalkan resistensi pengguna. Resiko implementasi ERP dan kontrol terkait yang ditandai menunjukkan bila kontrol berlaku untuk meminimalkan risiko implementasi. Pada bagian berikutnya kami menyajikan studi kasus tentang bagaimana sebuah organisasi tertentu menerapkan berbagai kontrol untuk meminimalkan risiko usaha yang terkait dengan pelaksanaan paket ERP.

Page 8: Team 3 Team 3 is Quality Assurance Control

4. Perhatikan Tabel 3 (halaman 65). Berdasarkan matriks risiko implementasi ERP dan kontrol yang terkait, menurut pemahaman Anda, apakah hasil riset ini fit dengan organisasi di Indonesia? Apakah ada hal-hal unik/khusus yang perlu diperhatikan/disikapi bila implementasi ERP dilakukan di perusahaan lokal?

Pembahasan :

Dari berbagai studi tentang keberhasilan implementasi sistem ERP dalam industri manufaktur (Marshall and Uzkan, 1999; Schindler and Conant, 1999), diketahui bahwa terdapat beberapa faktor kritis yang perlu diperhatikan oleh manajemen, yaitu:

a. Implementasi sistem ERP harus terintegrasi dengan usaha desain ulang proses bisnis (business process redesign) serta memposisikan sebagai suatu isu bisnis strategik.

b. Membentuk tim kerja lintas fungsional (cross-functional team) berdedikasi tinggi yang terdiri dari orang-orang terbaik yang berasal dari berbagai fungsi dalam organisasi.Menjamin terdapat sistem komunikasi serta komitmen untuk

Page 9: Team 3 Team 3 is Quality Assurance Control

memberikan tanggapan cepat terhadap isu-isu yang muncul dalam proses implementasi sistem ERP.

c. Memperhatikan aspek-aspek yang berkaitan dengan sumber daya manusia melalui manajemen perubahan (change management).

d. Menganggap bahwa implementasi ERP adalah bersifat massive, companywide, multidimensional, complex business change effort, bukan semata-mata implementasi paket software komputer.

Pada penelitian lain yang dilakukan oleh vincent gaspersz, dengan judul “DESAIN SISTEM MANUFAKTUR MENGGUNAKAN ERP SYSTEM: SUATU PENDEKATAN PRAKTIS” yang dimuat di jurnal siasat bisnis no. 6 vol. 1 th. 2001 merekomendasikan agar implementasi sistem ERP menggunakan pendekatan “cross-functional team” yang melibatkan semua departemen fungsional dalam organisasi manufaktur itu. Dari 2 penelitian diatas bisa dan mengacu pada tabel 3, menurut kami hasil tersebut sudah fit untuk organisasi di indonesia. Namun demikian ada faktor yang perlu lebih dicermati oleh pelaksana proyek

a. Business process reengineering, dalam hal ini harus di lakukan rekayasa sedemikian rupa agar tidak mengganggu proses bisnis yang sudah ada.

b. Senior managements’ support, dalam hal ini sangat penting untuk organisasi diindonesi khususnya dan diluaran umumnya untuk mendapat dukungan dari menejer senior.

c. members’ skills and knowledge dan dedication of team members, sejalan dengan apa yang disampaikan dipenelitian diatas Membentuk tim kerja lintas fungsional (cross-functional team) berdedikasi tinggi yang terdiri dari orang-orang terbaik yang berasal dari berbagai fungsi dalam organisasi.

d. Change management and transition management, hal yang sering terlupakan apalagi untuk organisasi pemerintah karena biasanya perubahan yang terjadi merupakan perubahan yang diusulkan oleh pemerintah pusat.

e. In-depth up front project planning, hal ini menjadi perhatian yang serius menurut saya karena budaya organisasi di indonesia membuat rencana yang belum matang hingga selesai dan melakukan audit di saat implementasi sudah dilakukan.

Hal ini didukung pulang oleh Babaei dan Mohammadreza (2015) tentang beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengembangan ERP yaitu Hasil penelitian menunjukkan bahwa tantangan yang paling penting dari implementasi ERP adalah hambatan organisasi, terutama kekurangan sumber daya manusia. Isu-isu penting berikutnya dari implementasi ERP adalah faktor teknologi seperti

Page 10: Team 3 Team 3 is Quality Assurance Control

ketidakseimbangan kombinasi dalam tim proyek dan faktor individu seperti itu kurangnya keterlibatan eksekutif senior 'dengan rata-rata tertimbang. Hal-hal unik/khusus yang perlu diperhatikan/disikapi bila implementasi ERP dilakukan di perusahaan local (Indonesia) adalah penekanan antisipasi resiko pada hambatan

organisasi, terutama dalam hal kemampuan Sumber Daya Manusia, selanjutnya adalah ketersediaan Teknologi.

Maka apabila ERP diterapkan di perusahaan indonesia segala aspek Resiko serta kontrol yang telah tertuang dalam tabel harus dipersiapkan dengan baik, dengan penekanan pada masalah – masalah yang berkaitan dengan sumber daya manusia baik user yang terlibat (seperti Kemungkinan User’s Resistance) karena pada negara titik berat persaingan karir masih banyak yang menganggap itu hanya soal keberhasilan individu bukan tim, selain itu konsultan untuk membekali orang – orang pada manajemen senior untuk mengolah skill bawahannya. Jika Sumber Daya Manusia telah tertangani dengan baik maka kita dapat akan lebih mudah menyesuaikan kombinasi yang tepat dengan teknologi yang tepat dengan Sumber Daya Manusia yang ada.

5. Apa saran dan rekomendasi Anda terkait penelitian tersebut (baik keterbatasan maupun perbaikan penelitian selanjutnya).

Pembahasan :

- Untuk pelenitian selanjutnya untuk lebih menyoroti hambatan organisasi.

- Penelitian selanjutnya memberikan skala prioritas tentang resiko yg harus ditangani lebih dahulu sesuai iklim lingkungan organisasinya

Page 11: Team 3 Team 3 is Quality Assurance Control

Daftar Pustaka :

Babaei Mohammadreza, G. Z. (2015). Challenges of Enterprise Resource Planning implementation in Iran large organizations. . Ebscohost Information Systems Vol. 54, 15-27.

Davenport, T.H., & Prusak, L. (1998). Working Knowledge: How Organizations Manage What They Know. Boston: Harvard Business School Press.

Gaspersz, vincent “DESAIN SISTEM MANUFAKTUR MENGGUNAKAN ERP SYSTEM: SUATU PENDEKATAN PRAKTIS”, 2001 JSB no 6 vol 1, pp 77-88

Marshall, B. A. and Uzkan, S. 1999. “If ERP is the Solution, What Is the Problem? A Practitioner’s Approach to Building a New Business Model”, 1999 APICS International Conference Proceedings, pp. 473-476.

Whitten, Jeffrey L. dan Bentley, LonnieD. (1998). “Systems Analysis and Design Methods.” Irwin Mc Graw-Hill. New York. Amerika.

http://annandi1808.blogspot.co.id/2008/07/poin-poin-penting.html

--o0o--