tatacara hapus kira

8/14/2019 Tatacara Hapus Kira

1/46

Kementerian Kewangan

Malaysia

TATACARA HAPUSKIRABIL. 5 TAHUN 2007

TATACARA PENGURUSANASET ALIH KERAJAAN (TPA)


2/46

BAB FKEHILANGAN DAN HAPUS

KIRA


3/46

Objektif Hapus KiraObjektif Hapus KiraHapus kira aset kerajaan bertujuan;Hapus kira aset kerajaan bertujuan;

e.e. Mengawal kerugian yang ditanggung olehMengawal kerugian yang ditanggung olehKerajaan akibat kehilangan aset;Kerajaan akibat kehilangan aset;

f.f. Menyelaraskan rekod aset;Menyelaraskan rekod aset;

g.g. Meningkatkan kesedaran dan tanggungjawabMeningkatkan kesedaran dan tanggungjawab

terhadap kepentingan keselamatan asetterhadap kepentingan keselamatan asetkerajaan; dankerajaan; dan

h.h. Membolehkan tindakan surcaj atau tatatertibMembolehkan tindakan surcaj atau tatatertib

dikenakan ke atas kecuaian pegawai.dikenakan ke atas kecuaian pegawai.


4/46

TAFSIRAN KEHILANGAN

Kehilangan bermaksud aset yang tiada lagidalam simpanan disebabkan oleh kecurian,kemalangan, kebakaran, bencana alam,

kesusutan, penipuan atau kecuaianpegawai awam.


5/46

TAFSIRAN HAPUS KIRA

Hapus kira ialah proses untuk

membatalkan rekod aset yang hilang.


6/46

TAFSIRAN PEGAWAI PENGAWAL

Pegawai Pengawal ialah:

Ketua Setiausaha Kementerian atauKetua Pengarah Jabatan


7/46

TAFSIRAN KETUA JABATAN

Ketua Jabatan termasuk:

ketua sesuatu cawangan, daerah,daerah kecil, pejabat atau pejabat wilayah.


8/46

KUASA MELULUS HAPUS KIRA

Dua (2) peringkat:

(a) Perbendaharaan

(b) Pegawai Pengawal


9/46

KUASA MELULUS PERINGKATPERBENDAHARAAN

Nilai perolehan asal satu asetmelebihi RM50,000 ataukeseluruhannya melebihi RM500,000.

Peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT seperti di bawahtanpa mengira nilai perolehan asal:

Telefon bimbit, walkie talkie, kamera digital, kamera video,komputer riba, palmtop/pocket PC, Personal Digital Assista

(PDA),LCD Projektor, Pemain CD/DVD dan smartphone.

Melibatkan kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai awatanpa mengira nilai perolehan asal.


10/46

KUASA MELULUS PERINGKATPEGAWAI PENGAWAL

(a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihiRM50,000 atau jumlah keseluruhannya tidakmelebihi RM500,000 dan tidak melibatkanperalatan Elektronik, Komunikasi dan ICT; dan

(h) Pegawai Pengawal sebelum meluluskan apa-a

hapus kira hendaklah berpuashati bahawa soalkecurian, penipuan atau kecuaian tidakmelibatkan pegawai awam.


11/46

URUS SETIA KEHILANGANURUS SETIA KEHILANGAN

DAN HAPUS KIRADAN HAPUS KIRA

nit Pengurusan Aset di Kementerian/Jabatan bertanggungjawabagai Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira.

TU

GAS

(a) Mendapatkan maklumat mengenai aset yang hilangMelalui Daftar Harta Modal (Kew. PA-2) dan

Daftar Inventori Kew. PA-3.

(b) Mendapatkan Laporan Awal Kew. PA-28 daripadaKetua Jabatan.

(c) Mengemuka Laporan Awal dan salinan Laporan Polikepada Pegawai Pengawal.

(b) Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat dengmenggunakan contoh format Kew. PA-29.


12/46



T

UG

AS

(e) Mendapatkan hasil siasatan polis.

(g) Mengemuka Laporan Akhir bagi mendapat ulasan dan sydaripada Pegawai Pengawal.

(h) Menyemak dan memastikan dokumen bagi permohona

hapus kira lengkap dan teratur.

(i) Mengemukakan permohonan hapus kira kepada KuasaMelulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awadikemukakan walaupun hasil penyiasatan polis belum

diperolehi.

(f) Mendapatkan Laporan Akhir Kew. PA-30 daripadaJawatankuasa Penyiasat.


13/46



T

UG

AS

(j) Memaklum keputusan kepada Ketua Jabatan untukkemaskini rekod daftar aset.

(l) Mendapatkan Sijil Hapus Kira Kew. PA-31 daripada KuaMelulus dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusanhapus kira.

(m) Mendapatkan maklumbalas kedudukan tindakan surtatatertib daripada Urus Setia Pihak Berkuasa Tatatertidan memaklumkan kepada Perbendaharaan.

(n)Menyedia dan mengemukakan Laporan Tahunan TindakSurcaj/Tatatertib Kew. PA-32 ke Perbendaharaan tidaklewat dari 15 Mac tahun berikutnya.

(k) Memaklum syor surcaj atau tatatertib kepada Urus SetiPihak Berkuasa Tatatertib untuk tindakan selanjutnya.


14/46

PROSES HAPUS KIRAPROSES HAPUS KIRA

1. Melaporkan Kehilangan

Pegawai mengetahui kehilangan melaporkan kepad

Ketua Jabatan dengan serta merta.

Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggungjawake atas kehilangan atau yang menjaga aset atau yamengetahui kehilangan berlaku hendaklah melaporkepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktukehilangan diketahui.


15/46


2. Laporan Awal Kew. PA-28

Ketua Jabatan hendaklah menyediakan LaporanAwal. Bagi kehilangan yang melibatkan seorangKetua Jabatan, Laporan Awal hendaklah disediakanoleh pegawai atasannya di peringkat Kementerian/Ibu Pejabat.


16/46



(b) Ketua Jabatan di mana kehilangan berlakuhendaklah dengan segera dalam tempoh 2 haribekerja menghantar Laporan Awal dan salinanLaporan Polis terus kepada:

(i) Pegawai Pengawal bagi Jabatan di manakehilangan aset berlaku; dan

(ii) Ketua Setiausaha Perbendaharaan


17/46



(c) Salinan Laporan Awal hendaklah dihantkepada Ketua Setiausaha Kementerian,Akauntan Negara, Ketua Audit Negara danwakil tempatan Ketua Audit Negara.


18/46


3. Jawatankuasa Penyiasat

(a) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis olehPegawai Pengawal menggunakan Kew.PA-29 dengan segeradalam tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani.

(i) Keanggotaan:

(a) Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu danbukan daripada bahagian/unit yang sama;

(b) pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawaiyang terlibat;

(c) Sekurang-kurangnya 2 orang ahli di mana pegawai lebihkanan sebagai Pengerusi.


19/46


3.Jawatankuasa Penyiasat

(c) Bagi kehilangan yang berlaku di luar MalaysPegawai Pengawal dibenarkan melantik pegawaidari Jabatan Kerajaan Malaysia yang tidak terlibadengan kehilangan itu di negara berkenaansebagai Jawatankuasa Penyiasat.

4 Tugas Dan Tanggungjawab Jawatankuasa4 Tugas Dan Tanggungjawab Jawatankuasa


20/46

4.Tugas Dan Tanggungjawab Jawatankuasa4.Tugas Dan Tanggungjawab JawatankuasaPenyiasatPenyiasat

1. Menjalankan siasatan dengan segera selepas perlantikan2. Memeriksa sendiri tempat kejadian.

3. Meneliti Laporan Polis yang dibuat mengenai kehilangan

4. Memeriksa rekod-rekod mengenai aset yang hilang.

5. Memastikan sama ada Tatacara Pengurusan Aset Alih(TPA) dan Arahan Keselamatan dipatuhi.

6. Mengenalpasti kelemahan yang wujud.

8. Menyedia dan menandatangani Laporan Akhir.

7. Mengesyorkan langkah-langkah keselamatan bagi

mengelak berulangnya kejadian kehilangan.


21/46


5. Laporan Akhir KEW. PA-30

awatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyediLaporan Akhir dan kemuka kepada Urus SetiaKehilangan dan Hapus kira dalam tempoh 2 bulandari tarikh pelantikan.Keterangan bertulis daripada pegawai yang terlibatdilampirkan kepada Laporan Akhir, jika ada.

Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira mengemukakLaporan Akhir untuk syor dan ulasan Pegawai Penga


22/46



Laporan Akhir hendaklah disertakan dengan dokumsokongan seperti salinan Daftar Harta Modal/ Daftar

Inventori, salinan Daftar Pergerakan Harta Modal daInventori, gambar lokasi kejadian (jika perlu) dandokumen berkaitan ke Perbendaharaan.

Laporan Akhir perlu dikemukakan dalam tempditetapkan walaupun Laporan Hasil Penyiasatan Polibelum diperolehi.


23/46



) Pegawai Pengawal setelah berpuas hati dengan hassiasatan di Laporan Akhir adalah bertanggungjawab untu

(i) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yanghilang dengan surcaj atau tatatertib ataukedua-duanya sekali, atau

(ii) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yanghilang tanpa surcaj atau tatatertib; dan

(iii) Menandatangani sendiri syor dan ulasan.


24/46



) Sekiranya Pegawai Pengawal tidak berpuashati dengan hasiasatan di Laporan Akhir maka Pegawai Pengawal bolehmengarahkan siasatan semula.

(i) Mengarahkan siasatan semula oleh JawatankuasaPenyiasat sedia ada; atau

(ii) Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang baru untukmenjalankan siasatan.


25/46



Laporan Akhir yang lengkap dengan syor

dan ulasan Pegawai Pengawal hendaklahdikemukakan untuk pertimbangan dankelulusan Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bdari tarikh Laporan Awal dikemukakan.


26/46


27/46

Carta Aliran dan Proses Kerja Kehilangan danHapus kira seperti di Jadual 5 dan Jadual 6.

CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA


28/46

Proses Kerja Hapus KiraProses Kerja Hapus Kira

Langkah 1-Langkah 1-

Pegawai melaporkan kehilangan denganPegawai melaporkan kehilangan dengan

sertamerta kepada Ketuasertamerta kepada Ketua Jabatan;Jabatan;

Langkah 2 -Langkah 2 -

Ketua Jabatan/pegawai yang berkenaanKetua Jabatan/pegawai yang berkenaan

melaporkan segera kehilangan kepadamelaporkan segera kehilangan kepada

Polis dalam tempoh 24 jam dari waktuPolis dalam tempoh 24 jam dari waktukehilangan diketahui;kehilangan diketahui;


29/46

Proses kerjaProses kerja

Langkah 3 -Langkah 3 - Ketua JabatanKetua Jabatan sediakansediakan

LaporanLaporan Awal KEW-PA 28Awal KEW-PA 28

dandan kemukakankemukakan

kepada Pegawaikepada Pegawai Pengawal danPengawal danPerbendaharaan;Perbendaharaan;

Langkah 4 -Langkah 4 - Pegawai Pengawal melantikPegawai Pengawal melantik

Jawatankuasa PenyiasatJawatankuasa Penyiasat

dengandengan menggunakan Formatmenggunakan Format

KEW-PAKEW-PA 2929


30/46


Langkah 5Langkah 5 -- Jawatankuasa PenyiasatJawatankuasa Penyiasat

menjalankan siasatanmenjalankan siasatan

menggunakanmenggunakan

FormatFormat KEW-PA 30;KEW-PA 30; Langkah 6Langkah 6 -- J/Kuasa PenyiasatJ/Kuasa Penyiasat

mengemukan Laporanmengemukan Laporan

Akhir kepada UrusAkhir kepada Urus

SetiaSetia

dalam tempoh 2dalam tempoh 2

bulan daribulan dari


31/46


32/46

Proses KerjaProses Kerja

Langkah 10Langkah 10 -- Pegawai PengawalPegawai Pengawalmenelitimeneliti LaporanLaporan

Akhir.;Akhir.;

Langkah 11Langkah 11 -- Berpuashati atau tidakBerpuashati atau tidak

berpuas hatiberpuas hatidengan hasildengan hasil siasatan, jikasiasatan, jika

tidaktidak kembalikankembalikan

kepada Uruskepada Urus Setia atauSetia atau

bolehboleh

mengarahkan siasatanmengarahkan siasatan

semula atau melantiksemula atau melantik


33/46


Langah 12Langah 12 -- Pegawai PengawalPegawai Pengawal

hendaklah :-hendaklah :-

a.a. Memberi syor dan ulasan;Memberi syor dan ulasan;

dandanb.b. Meluluskan hapuskira jika:-Meluluskan hapuskira jika:-

- RM500,000c.c. Tidak melibatkan kecurian,Tidak melibatkan kecurian,

penipuan atau kecuaianpenipuan atau kecuaian

pegawaipegawai awam.awam.


34/46


Langkah 13 Kemukakan keLangkah 13 Kemukakan ke

Perbendaharaan jika:Perbendaharaan jika:

aa.. Nilai perolehan asal >RM50,000Nilai perolehan asal >RM50,000

setiapsatusetiapsatu atauatau >RM500,000>RM500,000keseluruhan aset.keseluruhan aset.

b.b. Jenis Aset peralatan Elektronik,Jenis Aset peralatan Elektronik,

KomunikasiKomunikasi dan ICT tanpa mengira nilaidan ICT tanpa mengira nilai

perolehan asal.perolehan asal.

c.c. Semua kehilangan yang melibatkanSemua kehilangan yang melibatkan

kecurian,kecurian, penipuan atau kecuaianpenipuan atau kecuaian

pegawai awam tanpapegawai awam tanpa mengira nilaimengira nilai


35/46


Langkah 14Langkah 14

Perbendaharaan membuat pertimbanganPerbendaharaan membuat pertimbangan

dan keputusan dengan mengambil kiradan keputusan dengan mengambil kira

perkara-perkara berikut:-perkara-perkara berikut:- Permohonan lengkap dan mengikutPermohonan lengkap dan mengikut

peraturan yang teratur;peraturan yang teratur;

Berpuashati siasatan oleh JawatankuasaBerpuashati siasatan oleh JawatankuasaPenyiasat terhadap kes kehilangan ini;Penyiasat terhadap kes kehilangan ini;

Ulasan dan syor oleh Pegawai Pengawal.Ulasan dan syor oleh Pegawai Pengawal.


36/46



Jika mendapati kes memerlukanJika mendapati kes memerlukan

keterangan lanjut, permohonanketerangan lanjut, permohonan

dikembalikan kepada Pegawaidikembalikan kepada Pegawai

Pengawal.Pengawal.

Setelah tindakan diambil kemukakanSetelah tindakan diambil kemukakan

dengan kadar yang segera kepadadengan kadar yang segera kepada

Perbendaharaan.Perbendaharaan.


37/46


Langkah 16 -Langkah 16 - PerbendaharaanPerbendaharaan

memaklumkan keputusan kepada Pegawaimemaklumkan keputusan kepada Pegawai

Pengawal:-Pengawal:-

-- Kelulusan Hapus Kira aset yang hilang;Kelulusan Hapus Kira aset yang hilang;-- Pegawai bertanggungjawab ke atasPegawai bertanggungjawab ke atas

kehilangankehilangan dikenakan surcaj ataudikenakan surcaj atau

tatatertib;tatatertib;

-- Kelulusan aset di hapus kira dan tidakKelulusan aset di hapus kira dan tidak

dikenakan apa-apa tindakan kepadadikenakan apa-apa tindakan kepada

pegawaipegawai bertanggungjawab.bertanggungjawab.


38/46



Kementerian/Jabatan melaksanakan keputusanKementerian/Jabatan melaksanakan keputusan

dengan tindakan berikut:-dengan tindakan berikut:-

a.a. Catatkan kelulusan Hapus kira dalam DaftarCatatkan kelulusan Hapus kira dalam Daftar

HartaHarta Modal/InventoriModal/Inventori

b.b. Sediakan Sijil Hapus kira Aset Alih KerajaanSediakan Sijil Hapus kira Aset Alih Kerajaan

KEW.PA-KEW.PA- 3131

c.c.

Syor surcaj/tatatertib jika ada, hendaklahSyor surcaj/tatatertib jika ada, hendaklah

dibawa kedibawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib dalamPihak Berkuasa Tatatertib dalam

tempoh 3 bulan daritempoh 3 bulan dari tarikh Surat Kelulusantarikh Surat Kelulusan

Perbendaharaan.Perbendaharaan.


39/46


Langkah 18Langkah 18 Kementerian/Jabatan hendaklah:-Kementerian/Jabatan hendaklah:-

a.a. Mengemukakan Sijil Hapus kiraMengemukakan Sijil Hapus kira

kepadakepada Perbendaharaan dalamPerbendaharaan dalamtempoh 1 bulantempoh 1 bulan dari tarikhdari tarikhkelulusan; dankelulusan; dan

b.b. Memaklumkan kedudukanMemaklumkan kedudukan

tindakantindakan surcaj atausurcaj atautatatertib yang disyorkan olehtatatertib yang disyorkan olehPerbendaharaan.Perbendaharaan.

** Kes tidak ditutup sehingga keputusanKes tidak ditutup sehingga keputusan

surcaj/tatatertib dibuat.surcaj/tatatertib dibuat.


40/46

Masa terlibat dlm kes Hapus kiraMasa terlibat dlm kes Hapus kira

Laporan PolisLaporan Polis

Laporan AwalLaporan Awal

Perlantikan J/KuasaPerlantikan J/Kuasa

PenyiasatPenyiasat

24 jam kehilangan24 jam kehilangandiketahuidiketahui

2 hari berkerja2 hari berkerjamengemukakanmengemukakanLaporan AwalLaporan Awal

2 minggu Laporan2 minggu LaporanAwalAwalditandatanganiditandatangani


41/46


42/46

Masa terlibatMasa terlibat

SyorSyor

sucaj/tatatertib disucaj/tatatertib di

bawa ke PBTbawa ke PBT

Keputusan PBTKeputusan PBT

syorsyor

surcaj/tatatertibsurcaj/tatatertib

3 bulan dari tarikh3 bulan dari tarikh

kelulusankelulusan

PerbendaharaanPerbendaharaan

9 bulan dari tarikh9 bulan dari tarikhkelulusankelulusan

perbendaharaanperbendaharaan


43/46

Isu dan MasalahIsu dan Masalah

Kehilangan lewatKehilangan lewat

dilaporkandilaporkan

Tindakan hapuskiraTindakan hapuskira

kurang diambilkurang diambil

perhatian oleh Jabatanperhatian oleh Jabatan Tempoh masaTempoh masa

penyediaan Laporanpenyediaan Laporan

Awal lewatAwal lewat

JawatankuasaJawatankuasa

Penyiasat kurangPenyiasat kurang

perhatian dalamperhatian dalam

menjalankan siasatanmenjalankan siasatan

dan laporan Akhirdan laporan Akhirlewat dikemukakanlewat dikemukakan

kepada Urusetiakepada Urusetia

Ulasan dan SyorUlasan dan Syor

bukan dari Pegawaibukan dari PegawaiPengawalPengawal

Syor surcaj/tatatertibSyor surcaj/tatatertib

oleh Perbendaharaanoleh Perbendaharaan

lewat diambil tindakanlewat diambil tindakan


44/46

SOAL JAWAB


45/46

PENJELASAN PEKELILING

SEKSYEN PENGURUSAN ASETBAHAGIAN KAWALAN DAN PEMANTAUAN (BKP)

PERBENDAHARAAN MALAYSIATingkat 4, Blok Selatan

Kompleks Kementerian Kewangan

Presint 2,62592 PUTRAJAYA.No. Telefon : 88823000

sambungan 4080,3686,3705,3699


46/46

SEKIANTERIMA KASIH

tatacara hapus kira

Documents