tata laksana

40
KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan petunjuk-NYA sehingga makalah Tata Laksana Pendidikan ini dapat terselesaikan dengan baik dan tepat waktu. Makalah Tata Laksana Pendidikan ini secara keseluruhan berisi tentang penjelasan mengenai manajemen pendidikan, khususnya dalam bidang tata laksana atau administrasi. Dalam makalah ini dibahas mulai dari pengertian tata laksana/ administrasi, kegiatan dalam urusan ketatausahaan, kegiatan ketatausahaan lain. Dalam pembuatan makalah ini tentunya tidak terlepas dari pihak-pihak yang telah membantu. Oleh karena itu kami mengucapkan terima kasih kepada segenap pihak yang telah membantu dan mendukung, sehingga makalah ini dapat terselesaikan dengan baik. Kami berharap makalah ini dapat bermanfaat bagi mahasiswa Universitas Negeri Yogyakarta, khususnya mahasiswa Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia. Kami menyadari bahwa makalah ini masih memerlukan perbaikan. Karenanya kami berharap masukan-masukan yang bermanfaat dan membangun.

Upload: avesta-sari

Post on 27-Jun-2015

2.153 views

Category:

Documents


22 download

TRANSCRIPT

Page 1: Tata Laksana

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan

petunjuk-NYA sehingga makalah Tata Laksana Pendidikan ini dapat terselesaikan dengan

baik dan tepat waktu.

Makalah Tata Laksana Pendidikan ini secara keseluruhan berisi tentang

penjelasan mengenai manajemen pendidikan, khususnya dalam bidang tata laksana atau

administrasi. Dalam makalah ini dibahas mulai dari pengertian tata laksana/ administrasi,

kegiatan dalam urusan ketatausahaan, kegiatan ketatausahaan lain.

Dalam pembuatan makalah ini tentunya tidak terlepas dari pihak-pihak yang

telah membantu. Oleh karena itu kami mengucapkan terima kasih kepada segenap pihak

yang telah membantu dan mendukung, sehingga makalah ini dapat terselesaikan dengan

baik.

Kami berharap makalah ini dapat bermanfaat bagi mahasiswa Universitas Negeri

Yogyakarta, khususnya mahasiswa Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia. Kami menyadari

bahwa makalah ini masih memerlukan perbaikan. Karenanya kami berharap masukan-

masukan yang bermanfaat dan membangun.

Page 2: Tata Laksana

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Sebagaimana telah kita ketahui, bahwasanya manajemen pendidikan

sangat dibutuhkan dalam mengatur administrasi pendidikan. Masih banyak orang

yang belum memahami tentang manajemen pendidikan.

Dalam kurikulum jurusan Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia Fakultas

Bahasa dan Seni Universitas Negeri Yogyakarta, dengan jelas tercantum bahwa

manajemen pendidikan merupakan salah satu mata kuliah umum. Oleh karena itu

hal-hal mengenai tata laksana pendidikan harus diketahui oleh mahasiswa terutama

mahasiswa jurusan Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia yang sedang menampu

mata kuliah manajemen pendidikan sebagai mata kuliah umum. Atas dasar itulah

makalah ini disusun.

B. Tujuan

Tujuan makalah ini disusun untuk menjelaskan mengenai tata laksana atau

administrasi pendidikan di sekolah yang meliputi kegiatan ketatausahaan dalam

berbagai bidang, surat menyurat dan lain sebagainya.

Adapun tujuan lain adalah untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen

Pendidikan dan juga agar dapat dijadikan sebagai referensi yang baik untuk para

pembaca.

Page 3: Tata Laksana

C. Manfaat

Semoga dengan dibuatnya makalah ini pembaca dapat memahami

mengenai tata laksana/ administrasi pendidikan di sekolah yang meliputi kegiatan

ketatausahaan dalam berbagai bidang pendidikan.

D. Rumusan Masalah

1. Apa yang dimaksud dengan Tata Laksana/ Administrasi Pendidikan?

2. Apa fungsi tata usaha/ administrasi pendidikan?

3. Apa saja jenis-jenis kegiatan dalam urusan ketatausahaan?

4. Apa saja bidang ketatausahaan yang lain?

E. Metode

Metode yang digunakan dalam pembuatan makalah ini adalah metode

kepustakaan. Beberapa diantaranya ialah dari buku wajib, buku teks dan media

internet.

Page 4: Tata Laksana

BAB II

PEMBAHASAN

A. PENGERTIAN

Tata laksana pendidikan sering disebut dengan istilah administrasi tata

usaha, yaitu segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari

menghimpun (menerima), mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan

menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Dengan

demikian pengertian ini maka tata laksana atau tata usaha bukan hanya meliputi

surat-surat saja tetapi semua bahan keterangan atau informasi yang berwujud

warkat.

Menurut William Leffingwe dan Edwin Robinson yang telah

diterjemahkan oleh The Liang Gie (2000:60) pekerjaan kantor atau tata laksana ini

pekerjaannya menyangkut segala usaha perbuatan menyangkut warkat, pemakaian

warkat-warkat dan pemeliharaanya guna dipakai untuk mencari keterangan di

kemudian hari. Warkat-warkat ini mungkin merupakan sejarah dari pelaksanaan

urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar-daftar

perhitungan surat menyurat, surat-surat perjanjian, surat-surat pesanan, daftar

Page 5: Tata Laksana

harta benda, rencana-rencana, laporan-laporan dan semua jenis nota-nota yang

tertulis atau tercetak.

Beberapa keterangan yang perlu dipahami dalam bidang Tata Laksana

Pendidikan :

1. Keterangan adalaha pengetahuan tentang sesuatu hal atau peristiwa yang

diperoleh melalui pembacaan dan pengamatan.

2. Warkat adalah catatan tertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal untuk

keperluan pengingatan agar apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat disiapkan.

3. Satuan kerja tata usaha yaitu sekelompok petugas yang terdiri dari seorang atau

lebih petugas yang telah mendapatkan tugas tertentu di bidang ketatausahaan.

Kelompok tugas yang demikian ada yang terorganisasi dalam satu unit atau

satuan kerja atau tidak.

4. Margin adalah garis tepi tegak.

5. Kartu kendali adalah suatu alat yang berfungsi untuk menelusuri dan

mengendalikan proses pengelolaan surat-surat.

6. Penerima adalah seseorang atau lebih petugas yang merupakan satu unsur

kegiatan ketatausahaan mengenai penerimaan surat-surat.

7. Arsip atau berkas adalah lembaran-lembaran warkat yang disimpan karena

mempunyai nilai kegunaan sejarah, hukum, dan pertanggungjawaban

organisasi.

Page 6: Tata Laksana

8. Kait atau baris adalah jarak dari alinea atau kalimat di atas dengan alinea atau

kalimat di bawahnya.

Pekerjaan tata usaha meliputi rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat,

mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang

diperlukan dalam setiap usaha kerjasama.

Menurut The Liang Gie (2000:50)

a. Menghimpun yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala

keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga

siap dipergunakan bila mana diperlukan.

b. Mencatat yaitu meliputi kegiatan membubuhkan dengan berbagai alat tulis-

menulis mengenai keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga

terwujudlah tulisan-tulisan yang dapat dibaca, dikirim atau disimpan.

c. Mengolah yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-

keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna

atau lebih jelas untuk dipakai.

d. Menggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat

sebanyak jumlah yang diperlukan.

e. Mengirim yaitu kegiatan menyampaikna dengan berbagai cara dan alat dari

pihak pertama ke pihak lain.

f. Menyimpan yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat

tertentu yang aman.

Page 7: Tata Laksana

B. FUNGSI TATA USAHA/ ADMINISTRASI PENDIDIKAN

Fungsi dari tata usaha/ administrasi adalah mengadakan pencatatan tentang

segala sesuatu yang terjadi didalam suatu organisasi untuk dipergunakan sebagai

data pimpinan.

Berdasarkan fungsi tersebut,dapat disimpulkan bahwa tata usaha yaitu

segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengadakan, menggandakan,

mengirim dan menyimpan berbagai keterangan untuk bahan organisasi.

Kegiatan tata usaha secara luas disebut office administration/ administrasi

perkantoran. Kegiatannya tidak hanya sekedar tulis menulis di atas meja,tetapi juga

menyangkut aspek penyediaan dan pengaturan tempat kerja yang menyenangkan.

Tata usaha memikirkan bagaimana pelayanan terhadap terselenggaranya

administrasi.

C. JENIS-JENIS KEGIATAN DALAM URUSAN KETATAUSAHAAN

Bagian ketatausahaan sekolah dimaksudkan untuk dapat mempermudah

proses penyelenggaraan di sekolah. Secara terperinci kegiatan yang dibantu

kemudahannya adalah:

Page 8: Tata Laksana

a. Kegiatan yang menyangkut menajemen kurikulum

Manajemen kuriklum adalah segala proses penyelenggaraan yang

bertujuan memperlancar pelaksanaan proses belajar mengajar agar efektif dan

efisien. Dalam bidang ini bagian tata usaha bertugas dalam pengerjaan

penulisan ke papan tulis.

b. Kegiatan tata usaha yang menyangkut menajemen siswa

Pekerjaan tata usaha menunang manajemen siswa banyak

berhubungan dengan hak dan kewajibannya sebagai pegawai negeri

sipil antara lain :

1. Mendaftar calon siswa (mulai dari pengadaan formulir)

2. Mengisi buku induk dan buku lapor

3. Mengurus dan mengatur warkat-warkat jika ada pemindahan

siswa

4. Mengisi daftar presensi sampai menghitung prosentasenya

5. Mengatur ruang kelas, ruang laboratorium dan ruang kegiatan yang

lain

6. Membuat laporan dan statistik mengenai keadaan siswa setiap

bulan dan setiap tahun.

Page 9: Tata Laksana

c. Kegiatan tata usaha yang menyangkut manajemen personil

1. Melaksanakan pengetikan dan pengaturan warkat untuk pengangkatan

sebagai pegawai negeri, mengatur permintaan tanda tangan dari kepala

sekolah dan mengirimkannya.

2. Membantu memperbanyak salinan surat-surat keputusan serta lampiran-

lampiran yang dibutuhkan utnuk pengurusan kenaikan pangkat, pengunaan

hak cuti atau pensiun.

3. Menyiapkan, menyimpan dan mengisi kartu pegawai

4. Menyiapkan blangko-blangko presensi pegawai

5. Membantu kepala sekolah dalam membuat laporan statistik keadaan

pegawai edukatif dan administratif

6. Mengerjakan tugas-tugas lain, baik bersifat rutin maupun insidensal

Pemutusan hubungan kerja

Dalam hal ini meliputi : pemberhentian seorang pegawai yang

mengakibatkan yang bersangkutan kehilangan ststusnya sebagai seorang

pegawai. Seorang PNS di berhentikan dengan alasan sbb :

1. Pemberhentian atas permintaan sendiri

2. Pemberhentian karena mencapai batas usia maksimum

3. Pemberhentian karena adanya penyederhanaan organisasi

4. Pemberhentian karena melakukan pelanggaran

5. Pemberhentian karena tidak cakap jasmani dan rohani

6. Pemberhentian karena meninggalkan tugas

7. Pemberhentian karena meninggal dunia

8. Pemberhentian karena sebab – sebab lain

Page 10: Tata Laksana

d. Kegiatan mengenai penataan inventaris sekolah

Pekerjaan inventaris sebenarnya menyangkut bagian manajemane saran, yaitu

mencatat keluar masuknya barang, pemeliharaan dan penyimpanannya.

Pekerjaan ketatausahaan yang menyangkut penataan inventaris meliputi :

1. Pencatatan masuknya barang-barang, memberi label dan nomor inventaris.

Mengklasifikasikan.

2. Pencatatan keluarnya barang-barang, misalnya digunakan, dipinjam,

dihibahkan (diberikan kepada lembaga lain atau perseorangan),

disingkirkan.

Admistrasi sarana merupakan segenap proses penataan yang bersangkut paut

dengan pengadaan, pendayagunaan dan pengelolaan sarana pendidikan agar

mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien.

Klasifikasi fasilitas sekolah menurut kurikulum SMU 1994 ( Depdikbud .1994:44 )

terdiri atas :

a. Barang yang tidak bergerak, misalnya tanah dan bangunan

b. Barang yang bergerak, baik yang habis pakai maupun yang tidak habis pakai

misalnya : perbotan, alat kantor, buku – buku, dan alat peraga pendidikan.

Ruang lingkup administrasi sarana prasarana pendidikan

Administrasi sarana prasarana pendidikan mencangkup kegiatan,

Perencanaan ( kebutuhan dan biaya ) dan pengadaan

Penyimpanan dan penyaluran

Pendayagunaan

Pemeliharaan

Inventasris dan penghapusan

Page 11: Tata Laksana

e. Kegiatan mengenai pekerjaan surat-menyurat

Dalam setiap bidang tata usaha, khususnya yang berhubungan

dengan lembaga formal sebagai organisasi kerja tidak dapat melepaskan diri

dari keharusan berkomunikasi denagn pihak luar. Kerap kali hal ini dilakukan

dalam bentuk tertulis melalui surat. Kegiatan korespondensi adalah kegiatan

surat menyurat yang menyangkut urusan organisasi ,lembaga, institusi, institusi

dan lain-lain.

Kegiatan yang dikerjakan dalam penataan surat-menyurat

dipisahkan menjadi : pengurusan surat menyuran masuk, pengurusan

penyimpanan surat (kearsipan) dan pengurusan surat-surat keluar.

1. Pengurusan surat-surat masuk

Surat masuk ialah surat yang diterima oleh lembaga/kantor dari lembaga lain,juga dari orng-orang disekitarnya.

a) Mencatat nomor dan tanggal surat dalam buku agenda surat masuk

yang kolomnya terdiri dari : (tanggal diterimanya surat, nomor urut,

kode, alamat surat, nomor surat, pokok surat/keterangan).

b) Menyerahkan surat kepada alamat.

c) Surat dibaca oleh alamat yang dituju dan diberi disposisi

Page 12: Tata Laksana

d) Surat dikembalikan kepada tata usaha untuk dibuatkan balasan (jika

memang dikehendaki demikian)

e) Tata usaha melaksanakan disposisi.

f) Tata usaha menyerahkan kembali surat tersebut kepada bagian

yang mengurus surat keluar.

g) Pengarsipan surat tersebut.

2. Pengurusan surat keluar (ekspedisi)

Surat keluar ialah surat yang dkirimkan kepada seseorang/

lembaga/ kantor lainnya.

Pengurusan suran keluar dilakukan dengan urutan :

a) Surat yang sudah diketik diserahkan kepada kepala sekolah untuk

disetujuii dan dimintai tanda tangan.

b) Membubuhkan cap di sebelah kiri tanda tangan pimpinan.

c) Memasukkan surat yang akan dikirim ke dalam sampul dan

mengarsipkan surat tembusannya menurut cara pengarsipan

d) Mencatat sarat ke dalam akan dikirim ke dalamm buku ekspadisi.

e) Mengirimkan surat tersebut ke alamat

3. Pengaturan penyimpanan surat (pengarsipan)

Surat-surat yang sudah selesai di proses lalu diarsipkan. Kegiatan

kearsipan adalah menyimapan dan memelihara arsip tersebut dalam filing

cabinet atau almari arsip agar tetap utuh dan mudah di cari kembali apabila

diperlukan. Penanganan arsip yang baik menjadi satu pertanda bahwa

kantor lembaga itu pengelolaan usahanya baik. Arsip adalah suatu barang-

barang yang berharga yang mengandung nilai kegunaan sejarah. Apabila

Page 13: Tata Laksana

pengarsipan dilakukan dengan baik, maka warkat yang sudah lama disimpan

pun akan mudah diketemukan kembali.

Cara-cara yang digunakan sebagai pedoman dalam penyimpanan arsip

dilakukan :

a) Menurut tanggal masuknya surat

b) Menurut pokok/surat

c) Menurut daerah asal surat

d) Menurut abjad nama pengirim surat

untuk lebih mudahnya, biasanya warkat arsip tersebut dimasukkan ke

dalam odner. Agar bahan-bahan yang terbuat dari kertas ini tidak lekas

rusak dimakan ngengat, maka sebiknya diberi kapur barus.

SURAT DAN KEPENGURUSANNYA

1. Jenis-jenis surat

Beberapa jenis surat yang sering beredar di dalam maupun antar

instansi adalah : surat dinas, nota dinas, memorandum (memo), surat

pengantar, surat kawat, surat edaran, surat keputusan, instruksi, surat tugas

dan pengumuman.

a. Surat Dinas

Beberapa hal yang perlu diketahui sehubungan dengan surat dinas adalah

sebagai berikut :

1) Klasifikasi surat dilakukan menurut sifat dan derajat.

Page 14: Tata Laksana

Menurut sifatnya surat dinas dapat dibedakan atas :

a) Surat Rahasia: yaitu sangat rahasia dan rahasia:

Sangat Rahasia dipakai untuk dokumen, naskah dan surat yang

berhbungan denagn keamanan negara, yang apabila disiarkan

secara tidak sah dan jatuh ke tangan yang tidak berhak, dapat

membahayakan keamanan negara.

Rahasia dipakai untuk dokumen, naskan atau surat yang disiarkan

secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, dapat

merugikan kepentingan, martabat pejabat atau lembaga yang

bersangkutan.

b) Surat Penting ialah surat yang isinya mengandung kepentingan

mengikat, memerlukan tindak lanjut dan mengandung informasi

yang diperlukan dalam waktu lama.

c) Surat biasa ialah surat yang informasinya tidak penting, tidak

memerlukan tindak lanjut.

Menurut derajat atau tingkat kesepakatan penyelesaian atau

penyampaian surat dinas, maka surat dinas terdiri dari dua tingkat

yaitu :sangat segera dan segera.

a) Sangat segera atau kilat berarti surat tersebut harus secepat itu di

sampaikan atau di kirim kepada pejabat yang bersangkutan.

b) Segera berarti bahwa surat itu harus dikirim pada waktu itu pula

kepada pejabat yang bersangkutan.

Page 15: Tata Laksana

2) Susunan surat

Susunan surat dinas terdiri dari tiga bagian :

a. Kepala surat terdiri dari : (a) nama instansi, (b) lambang instansi, (c)

tanggal, bulan, tahun, (d) nomor surat, (e) sifat surat, (f) lampiran,

(g) hal, (h) alamat.

b. Isi surat terdiri dari : (a) pendahuluan, (b) isi pokok atau inti surat,

(c) penutup.

c. Kaki surat bagian terakhir dari surat terdiri dari :

1) Nama jabatan pejabat penanda tanganan dan tanda tangannya.

2) Nama terang penanda tangan dan di bawahnya tertulis NIP-nya.

3) Cap dinas

4) Tembusan, dibatasi hanya kepada pejabat atau instansi ang

benar-benar memerlukan dalam rangka penyelesaian masalah

yang tercantum dalam surat tersebut.

3) Penggunaan singkatan “a.n.” dan “u.b.”

a. a.n. (atas nama) dipergunakan jika berwenang menandatangani

surat telah mengusahakan kepada pejabat setingkat di bawahnya.

Akan tetapi pada dasarnya pertanggungjawabannya tetap di tangan

yang memberi kuasa.

b. u.b. (untuk beliau) dipergunakan jika yang dieri kuasa memberi

kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat di bawahnya dalam masalah-

masalah yang rutin tanggung jawabannya.

4) Pemberian kode surat keluar

Page 16: Tata Laksana

Pemberian kode pada nomor sruat disesuaikan dalam masalah yang

terkandung dalam isi surat. Ketentuan yang kin berlakuadalah sebagai

berikut:

Siswa (kode S)

S.1 : penerimaan siswa, S.2: mutasi siswa, S.3 : absensi dan teguran,

S.4 : kegiatan ekstra kurikuler dan sebagainya.

Keuangan (kode U)

U.1 : permintaan /penerimaan uang, U.2 : penggunaan keuangan, U.3:

laporan pertanggungjawaban keuangan dan sebagainya.

Personalia (kode P)

P.1 : pengangkatan pegawai, P.2 : kenaikan pangkat/gaji, P.3 : mutasi

pegawai, P.4: guru tidak tetap dan sebagainya.

Teknis edukatif (kode E)

E.1 : instruksi dan pengaturan mengenai penyelenggaraan sekolah, E.2:

evaluasi belajar tahap akhir, E.3 : evaluasi belajar semesteran, E.4 :

jadwal pelajaran dan sebagainya.

SPP (kode SP)

SP.1 : penetapan SPP, SP.2 : pemungutan SPP, SP.3 : penyetoran SPP

dan sebagainya.

Sarana (kode SR)

SR.1 : gedung, SR.2 : perabot, SR.3 : mesin kantor, SR.$ : alat tulis

kantor, SR.4 : alat kesenian dan sebagainya.

Lain-lain (kode DP)

Page 17: Tata Laksana

Untuk surat-surat yang tidak tercakup dalam S, P, E, SP, SR nomor surat

di beri kode DP.

b. Nota Dinas

Nota dinas merupakan salah satu alat komunikasi kedinasan

antara pejabat atau unit organisasi di lingkungan instansi (sifatnya intern)

untuk meminta penjelasan dan keputusan.

Susunan nota dinas :

a) Kepala nota dinas terdiri dari : nama instansi, kata “NOTA DINAS” nomor, kepada,

dari, hal, tanggal, bulan, tahun.

b) Isi nota dinas: pada dasarnya sama dengan surat dinas tetapi lebih singkat dan

jelas.

c) Kaki nota, terdiri dari : nama jabatan pejabat yang mengirim nota, disusul tanda

tangannya, nama terang dan tembusan.

c. Memorandum (memo)

Memorandum merupakan salah satu alat komunikasi di lingkungan

instansi yang bersifat penyampaiannya tidak resmi (lugas). Isi memorandum

dapat ditulis tangan atau diketik, susunan memo : kepala memo, isi memo,

kaki memo.

d. Surat pengantar

Surat pengantar adalah surat yang di gunakan untuk

mengantarkan sesuatu. Adapun bentuknya dapat berupa surat biasa atau

formulir.

e. Surat kawat

Page 18: Tata Laksana

Surat kawat atau telegram, merupakan berita yang disampaikan

atau diterima melalui radio atau telegrafi mengenai sesuatu hal yang perlu

segera mendapat penyelesaian dengan cepat. Formulir surat kawat sudah

disediakan oleh PERUMTEL.

f. Surat edaran

Surat edaran merupakan pemberitahuan tertulis yang ditujukan

kepada pejabat-pejabat tertentu tanpa memuat kebijaksanaan pokok,

melainkan hanya memberikan penjelasan atau penunjuk-penunjuk tentang

cara pelaksanaan sesuatu peraturan atau perintah yang telah ada.

g. Surat undangan

Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang meminta

agar yang bersangkutan datang pada waktu, tempat dan acara yang telah

ditentukan.

h. Surat keputusan

Surat keputusan merupakan suatu produk statuter yang memuat :

- Pembentukan, pengaturan, pengesahan, perubahan status, ataup

pembubaran suatu organisasi, badan, panitia, tim, dan lain-lainnya.

- Pelimpahan atau penyerahan wewenang tertentu kepada seorang

pejabat.

- Penunjukan, pengangkatan dan pemberhentian pejabat/pegawai pada

suatu jabatan atau pangkat, mutasi dan lain-lainnya.

- Penempatan hal-hal bersifat umum atau prinsipil dalam rangka

kebijaksanaan pokok.

Page 19: Tata Laksana

Susunan surat keputusan terdiri dari : (a) kepala surat keputusan, (b)

nomor, (c) perihal (tentang keputusan), (d) masa jabatan seorang pejabat

yang berwenang mengeluarkan keputusan, (e) konsideran, (f) diktum, (g)

kaki surat keputusan, (h) distribusi (memuat daftar alamat yang dituju,

biasanya merupakan salinan surat keputusan).

i. Instruksi

Merupakan suatu produk statuer yang berlandaskan atau

bersumber pada peraturan yang lebih tinggi atau berdasarkan

kebijaksanaan pimpinan, berisi:

- Petunjuk-petunjuk secara teknis dan terperinci mengenai apa yang

harus dilakukan dalam rangka pelaksanaan suatu ketetapan.

- Petunjuk dan tuntutan mengenai pelaksanaan suatu ketetapan/

kebijaksanaan dalam rangka melaksanakan ketetapan/ kebijaksanaan

tersebut.

j. Surat tugas

Surat tugas merupakan surat yang berisi penugasan dari atasan

yang harus dilakukan oleh staf/ bawahan dan memuat petunjuk apa yang

harus dilakukan seseorang atau kelompok orang dalam bentuk organisasi

atau satuan kerja.

Page 20: Tata Laksana

k. Pengumuman

Pengumuman merupakan surat yang berisi pemberitahuan suatu

hal yang ditujukan kepada karyawan atau masyarakat umum, ataupun

dalam pihak-pihak yang terlibat dalam isi atau perihal yang dicakup dalam

pengumuman tersebut.

5) Pengurusan surat

Dalam penyusunan surat menyurat dikenal petugas penghimpun

(penerima), penyortir, pencatat, pengarah, pengolah, dan penata arsip.

1. Penerima surat bertugas

a. Menerima surat

b. Menerima jumlah dan alamat surat

c. Memberi paraf dan nama terang pada buku ekspedisi/lembar

pengantar surat.

d. Meneliti tanda-tanda kerahasiaan surat, kesesuaian isi surat,

serta “kesahan” surat.

e. Meneruskan kepada penyortir surat

2. Penyortir surat bertugas

a. Menerima surat masuk

b. Mengelompokkan surat ke dalam kelompok surat dinas dan

kelompok surat pribadi.

c. Menyortir surat berdasarkan klasifikasi surat

Page 21: Tata Laksana

d. Membuka surat dinas berdasarkan jenis surat penting dan surat

biasa, dan tidak boleh membuka jenis surat rahasia (tertutup)

dan surat pribadi.

e. Meneliti lampiran surat

f. Membubuhkan tanda penerimaan pada setiap surat

g. Menyampaikan surat yang telah terbuka atau masih tertutup

kepada pencatat surat dengan melampirkan amplopnya.

3. Mencatat surat bertugas

a. Menerima, menghitung dan mencatat surat yang sudah diteliti

b. Mencatat surat tersebut pada pengantar surat, kartu kendali,

lembar pengantar surat rahasia.

c. Menyampaikan surat di atas setelah dilampiri lembar pengantar

dan kartu kendali kepada pengarah.

4. Pengarah bertugas

a. Menerima, meneliti surat yang telah dilampiri lembaran

pengantar atau kartu kendali, untuk itu serahkan dengan

menunjukkan siapa pengolah surat.

b. Menyampaikan surat tersebut di atas kepada pengolah, dengan

melalui petugas tata usaha sekolah.

c. Menyimpan arsip kartu kendali 1 lembar.

5. Pengolah bertugas :

a. Menerima surat, membahas sendiri atau membahas dengan

memberikan disposisi pada lembar disposisi yang telah tersedia.

Page 22: Tata Laksana

b. Mengembalikan surat yang telah diolah kepada pengarah

melalui petugas tata usaha yang di tempatkan padanya. Dalam

pengembalian ini disertakan tindakan pengendalian surat dan

lembar-lembar pengantar surat, sedang surat rahasia hanya

lembar pengantarnya saja yang dikembalikan.

6. Penata arsip bertugas

a. Menerima surat dari pengarah yang telah diolah untuk disimpan

pada almari berks sesuai dengan sistem klasifikasi yang berlaku.

b. Menerima kartu kendali untuk disimpan pada tempatnya

c. Mengirim kartu kendali lain pada pengolah sebagai bukti bahwa

surat yang sudah diolah sudah disimpan di bagian arsip.

f. Kegiatan yang menyangkut penataan keuangan

Pada kegiatan ini bendahara mengurusi gaji pegawai , dan mengurusi

uang otorisasi (UUDP). Uang otorisasi atau uang yang dipertanggungjawabkan,

proses pengajuan permintaannya sampai dengan proses pengambilan gaji.

Administrasi pembiayaan pendidikan

1. Pengertian

Administrasi pembiayaan pendidikan adalah segenap kegiatan yang

berkenaan dengan penataan sumber, penggunaan, dan

pertanggungjawaban dana pendidikan di sekolah atau lembaga pendidikan.

Kegiatannya meliputi 3 hal yaitu, penyusunan anggaran, pembukuan,

pemeriksaan.

2. Azas – azas dalam anggaran

Page 23: Tata Laksana

a. Azas plafond, bahwa anggaran belanja yang boleh diminta tidak melebihi

jumlah tertinggi yang telah ditentukan.

b. Azas pengeluaran berdasarkan mata anggaran, artinya/ bahwa

pengeluaran pembelanjaan harus didasarkan atas mata anggaran yang

telah di tetapkan.

c. Azas tidak langsung, suatu ketentuan bahwa setiap penerima uang tidak

boleh digunakan secara langsung untuk suatu kepentingan pengeluaran.

3. Hal – hal yang berpengaruh terhadap pembiayaan pendidikan

a. Faktor eksternal, terdiri dari :

Berkembangnya demokrasi pendidikan

Kebijakan pemerintah

Tuntutak akan pendidikan

Adanya inflasi

b. Faktor internal, mencakup :

Tujuan pendidikan

Pendekatan yang digunakan

Materi yang disajikan

Tingkat dan jenis pendidikan

4. Karakteristik pembiayaan pendidikan

Antara lain :

a. Biaya pendidikan selalu naik, perhitungan dinyatakan dalam satuan unit

cost, yang meliputi :

1) Unit cost lengkap

2) Unit cost setengah lengkap

3) Unit cost sempit

b. Biayan terbesar dalam pelaksanaan pendidikan adalah biaya peda

faktor manusia.

c. Unit cost pendidikan akan naik sepadan dengan tingkat sekolah.

d. Unit cost pendidikan dipengaruhih oleh jenis lembaga pendidikan.

e. Komponen yang dibiayai dalam sistem pendidikan hampir sama dari

tahun ke tahun.

Page 24: Tata Laksana

5. Rencana anggaran pendapatan dan biaya sekolah ( RAPBS )

Sumber – sumber pembiayaan pendidikan disekolah dikategorikan

menjadi lima yaitu :

1) Dana anggaran rutin dan APBN

2) Dana penunjang pendidikan ( DPP )

3) Bantuan / sumbangan dari BP3

4) Sumbangan dari pemerintah daerah setempat ( kalau ada )

5) Bantuan lain – lain

g. Kegiatan yang menunjang manajemen sarana

Kegiatan ketatausahaan yang menyangkut administrasi sarana yang

sebenarnya sebagian besar sebenarnya telah berhubungan dengan

ketatausahaan yang mengenai inventarisasi. Di samping penataan inventaris,

tata usaha yang lain adalah ketatausahaan mengenai perencanaan pengadaan

yang dimulai dari mendaftar alat/sarana, menyeleksi dan mendaftar

kebutuahan.

Selain kegiatan-kegiatan yang telah disebutkan yang berhubungan

dengan bidang garapan administrasi sekolah, masih ada satu kegiatan lain yaitu

kegiatan yang menunjang pengaturan tata ruang kantor, termasuk juga halamn

dan ruang-ruang yang lain. Kegiatan ini kadang-kadang disatukan dengan

kegiatan sarana menjadi kegiatan sarana dan prasarana.

Kegiatan terakhir ini hampir seluruhnya dikerjakan oleh para pekerja

atau pesuruh. Kegiatannya mencakup :

a) Menjaga kebersihan ruangan, halaman dan tempat-tempat lain yang masih

termasuk wilayah sekolah.

Page 25: Tata Laksana

b) Menjaga keamanan khususnya pada waktu sedang tidak berlangsungnya

kegiatan belajar mengajar di sekolah.

c) Mengurus kebun dan tanaman-tanaman yang ada.

d) Mengedarkan surat edaran, pengumuman sekolah, mengantar surat ke

instansi lain atau orang tua siswa dan sebagainya.

e) Menyediakan minuman untuk semua pegawai dan tamu.

h. Kegiatan yang menunjang manajemen hubungan masyarakat

Administrasi hubungan sekolah dengan masyarakat ( HUSEMAS )

1. Pengertian

Yaitu segala hubungan yang berkaitan dengan kegiatan hubungan sekolah

dengan masyarakat dimaksudkan untuk menunjang proses belajar mengajar di

sekolah.

2. Bentuk – bentuk hubungan sekolah dengan masyarakat

Ada beberapa jenis hubungan masyarakat dengan sekolah yaitu :

formal dan informal, serta internal dan eksternal. Ssecara formal berarti

komunikasi tersebut dilakukan oleh petugas – petugas yang ditunjuk oleh

lembaga atau instansi untuk melakukan kegiatan husemas. Hubungan yang

bersifat informal biasnya terjadi husemas melalui jalur yang kadang kadang

tidak direncanakan terlebih dahulu.

Komunikasi internal dimaksudkan kegiatan komunikasi yang terjadi di

dalam sekolah atau lembaga pendidikan. Komunikasi eksternal merupakan

komunikasi yang tertjadi antara sekolah dengan masyarakat.

Page 26: Tata Laksana

D. KETATAUSAHAAN YANG LAIN

Di samping ketatausahaan yang menyangkut pekejaan administrasi dan

surat menyurat, masih ada lagi ketatausahaan lain yang diperlukan di sekolah.

1. Daftar Hadir Pegawai

Daftar hadir merupakan alat untuk mengetahui kerajinan atau

kedisiplinan pegawai, baik edukatif maupun administratif. Daftar hadir ini

diletakkan di meja kantor guru atau ruang kepala sekolah yang harus

ditandatangani oleh pegawai apabila ia masuk kerja. Dengan demikian dapat

diketahui dengan pasti kerajinan pegawai. Data dalam daftar hadir akan

membantu objektivitas kepala sekolah dalam mengisi format BP3.

2. Buku Piket

Selain buku daftar hadir, perlu juga di sekolah disediakan buku piket.

Buku ini diisi oleh guru piket agar kejadian-demi kejadian yang muncul tiap hari

dapat diketahui oleh semua guru yang bekerja di sekolah itu dan terutama oleh

Kepala Sekolah. Data yang tertulis dalam Buku Piket merupakan bukti otentik

dari semua hal yang terjadi tiap hari.

3. Buku Notulen Rapat Sekolah

Rapat sekolah merupakan momentum penting yang tidak dapat

diabaikan. Hal yang dibicarakan dalam rapat serta keputusannya harus

dituliskan dalam bentuk notulen rapat. Pengisian buku notula rapat dilakukan

oleh guru yang ditunjuk oleh kepala sekolah secara bergilir.

Hal-hal yang harus dicatat dalam buku Notulen Rapat antara lain :

a. Hari, Tanggal Rapat

Page 27: Tata Laksana

b. Waktu dan Tempat diselenggarakannya rapat

c. Acara rapat

d. Daftar hadir rapat ( siapa yang diundang dan siapa yang hadir, siapa yang

tidak hadir, alasannya kenapa)

e. Risalah jalannya rapat

f. Keputusan rapat

g. Tanda tangan kepala sekolah dan notuli

Page 28: Tata Laksana

BAB III

PENUTUP

Tata laksana pendidikan sering disebut dengan istilah administrasi tata usaha,

yaitu segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun

(menerima), mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bahan

keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Fungsi dari tata usaha/ administrasi adalah

mengadakan pencatatan tentang segala sesuatu yang terjadi didalam suatu organisasi untuk

dipergunakan sebagai data pimpinan. Oleh karena itu tata laksana pendidikan sangat

diperlukan dalam suatu kegiatan organisasi.

Page 29: Tata Laksana

DAFTAR PUSTAKA

Sutrisna, Oteng. 1985. Administrasi Pendidikan. Bandung : Angkasa.

Said, Chatlinas. 1988. Pengantar Adminstrasi Pendidikan. Jakarta : Departemen

Pendidikan dan Kebudayaan.

Suryasubroto.1980.Pengantar administrasi dan supervisi pendidikan di

Sekolah.yogyakarta: IKIP yogyakarta

Sukirma, hartati dkk.Administrasi dan Supervisi Pendidikan.Yogyakrta.UNY Press

Arikunto, Suharsimi. 2009. Manajemen Pendidikan. Yogyakarta : Aditya Media

Mulyaso, E. 2003. Manajemen berbasis sekolah. Bandung : PT REMAJA ROSDAKARYA

Supardi, imam. 1989. Dasar – dasar Administrasi Pendidikan. Departemen Pendidikan

dan Kebudayaan

Nawawi, hadari. 1989. Administrasi Pendidikan. Jakarta. PT Inti Idayu Press

http://media.diknas.go.id/../5757.pdf

http://anneahira.com/artikel-umum