tata kelola ti - sharingyuk.files.wordpress.com filestrategi dan model tata kelola ti •bagian awal...

TATA KELOLA TI

Oleh:Tantri Hidayati S, S.Kom., M.Kom

Strategi dan Model Tata Kelola Teknologi Informasi.

Strategi dan Model Tata Kelola TI

• Bagian awal dari siklus hidup tata kelola STI adalah tentang strategic alignment yang focus pada penyelarasan strategi TI dan bisnis.

• Dengan demikian pengembangan STI perlu perencanaan agar dapat memberikan kontribusi bagi perusahaan atau dengan kata lain bagaimana STI dapat mempertajam strategi organisasi dalam mencapai tujuannya.

• Jika tujuan organisasi menyediakan layanan berkualitas bagi pelanggan maka STI harus dapat mendukungnya bahkan memberikan diferensiasi dengan adanya penggunaan STI.

Macam-Macam Strategi IT

IT STRATEGIC ALIGNMENT

• Strategi TI mengartikulasikan niat perusahaan untukmenggunakan TI untuk beberapa atau semua area, tentunya berdasarkan kebutuhan bisnis.

• Keterkaitan dengan bisnis bertujuan sangat pentinguntuk IT agar memberikan nilai bagi perusahaan.


Setelah permasalahan dipahami dengan jelas, strategi TI dapat dikembangkan untuk memastikan semua elemen dari lingkungan TI mendukung tujuan strategis, seperti ditunjukkan dalam Gambar


• Adalah penting bahwa rencana untuk menerapkan strategi harus didukung oleh semua pihak terkait.

• Hal ini juga penting bahwa rencana pelaksanaan dipecah menjadi bagianbagian yang dapat dikelola, masing-masing dengan kasus bisnis yang jelas menggabungkan rencana untuk mencapai hasil dan manfaat yang diinginkan.

• Dewan (board) harus memastikan bahwa strategi secara berkala di-review agar sesuai dan dapat beradaptasi dengan perubahan teknologi dan operasional.


Komite strategi TI, harus mendorong penyelarasan bisnis dengan:

• Memastikan bahwa TI mendukung strategi (tepat waktu dansesuai anggaran, dengan fungsi yang tepat dan manfaat jelas) melalui ekspektasi yang jelas dan pengukuran (misalnya, menggunakan balance score card),

• Menyeimbangkan investasi antar sistem yang mendukungperusahaan seperti mengubah perusahaan atau menciptakaninfrastruktur yang memungkinkan bisnis untuk tumbuh danbersaing di arena baru,

• Membuat keputusan yang fokus pada sumber daya TI yaitu, penggunaannya untuk masuk ke pasar baru, mendorongstrategi yang kompetitif, meningkatkan pendapatan secaramenyeluruh, meningkatkan kepuasan pelanggan dan/ataumenjamin retensi pelanggan.


Penyelarasan membutuhkan perencanaan dan proses pengelolaanyang jelas, yaitu:

• Membuat dan mempertahankan kesadaran peran strategis TI di tingkat manajemen puncak,

• Memperjelas peran apa yang harus dimainkan TI: utilityvsenabler,

• Menciptakan prinsip panduan TI yang berasal dari bisnis. Misalnya, "mengembangkan kemitraan dengan pelanggan di seluruh dunia" dapat menyebabkan "mengkonsolidasikandatabase pelanggan dan proses pemrosesan order",

• Memantau dampak bisnis dari infrastruktur TI dan portofolioaplikasi,

• Mengevaluasi, pasca-pelaksanaan, manfaat yang diberikan olehproyek TI.

STRATEGIC PLAN

Perencanaan strategis (strategic plan) berbeda denganperencanaan bisnis (business plan).

STRATEGIC PLAN BUSINESS PLAN

• Untuk usaha dan pemilik usaha

yang serius tentang pertumbuhan

bisnis

• Membantu membangun

keuntungan kompetitif

• Mengkomunikasikan strategi Anda

kepada staff/karyawan

• Prioritas pada kebutuhan finansial

• Menyediakan petunjuk dan

arahan untuk bergerak dari

rencana menuju aksi

• Untuk bisnis baru, proyek atau

pengusaha yang serius memulai

sebuah bisnis

• Membantu mendefiniskan tujuan

dari bisnis Anda

• Membantu merencanakan

kebutuhan SDM dan operasional

• Menjadi penting jika Anda mencari

bantuan finansial

• Memberi arahan peluang bisnis

• Menyediakan struktur menjadi ide

ELEMENT OF STRATEGIC PLAN

Where are we now

• Ketika kita berpikir tentang di mana posisi organisasikita sekarang, kita ingin melihat elemen dasar (misidan nilai) untuk memastikan belum ada perubahan.

• Kemungkinan besar, tidak akan ada revisi sangatsering pada keduanya.

• Kemudian kita ingin melihat posisi saat ini atau posisistrategis kita, yang mana kita melihat apa yang terjadisecara internal dan eksternal untuk menentukanbagaimana kita perlu bergeser dan berubah.


Berikut adalah elemen dasarnya:

• Mission statement, misi menjelaskan tujuan organisasi - tujuanmengapa organisasi didirikan dan mengapa organisasi ada. Beberapa pernyataan misi meliputi bisnis organisasi, lainnyamenjelaskan tentang produk atau jasa yang dihasilkan ataupelanggan yang dilayani.

• Values and/or guiding principles, menjelaskan apa yang organisasi perjuangkan dan yakini. Nilai memandu organisasidalam bisnis sehari-hari.

• SWOT, merupakan gabungan strengths, weaknesses, opportunities, dan threats, unsur-unsur ini sangat penting dalammenilai posisi strategis organisasi. Empat faktor tersebutmembangun kekuatan perusahaan, menopang kelemahan, memanfaatkan peluang, dan mengenali ancaman.


Where are we going

• Sebuah elemen untuk membantu kita dalammenjawab beberapa pertanyaan seperti: sepertiapakah bentuk organisasi di masa depan?, kemana kita menuju?, masa depan seperti apayang akan kita buat untuk perusahaan?.

• Hal ini karena masa depan sangat sulit untukdiprediksi, kita hanya bisa membayangkan.


Beberapa elemen yang dapat membantu menentukan masadepan bisnis yaitu:

• Sustainable competitive advantage, menjelaskan tentangkeunggulan perusahaan kita dibanding perusahaanpesaing. Setiap perusahaan berusaha untuk menciptakankeunggulan dan mempertahankannya dalam waktu yang lama. Pertanyaan yang harus dijawab adalah: hal terbaikapa yang bisa kita berikan?, apa keunikan perusahaan?, apa yang dapat dilakukan perusahaan agar menjadi lebihbaik dibanding perusahaan lain?

• Vision statement, merupakan gambaran organisasi di masadepan dan kemana organisasi akan menuju. Pertanyaanyang harus dijawab adalah: seperti apakah organisasi kita5 hingga 10 tahun kedepan?


How are we going to get there

• Untuk mengetahui apa yang harus kita lakukan untukmencapai rencana strategi yang telah ditetapkan, tetapihal ini sangat membutuhkan waktu.

• Alasan mengapa sangat membutuhkan waktu karenabanyak jalan yang harus dilalui untuk mencapai sasarandari posisi kita saat ini.

• Memilih salah satu diantaranya akan menentukanseberapa cepat atau lambat kita mencapai sasaran.


Beberapa bagian yang dapat membantu kita mencapaisasaran adalah:

• Strategic objectives, merupakan tujuan strategis jangkapanjang yang menghubungkan misi kita kepada visi kita. Tujuan utamanya mancakup empat bidang, yaitu: keuangan, pelanggan, operasional, dan orang (people),

• Strategy, merupakan jalan yang mempertemukankeunggulan organisasi dengan peluang pasar sehinggaorganisasi dapat memenuhi kebutuhan pelanggan. Beberapa pertanyaan yang dapat membantu merumuskanstrategi adalah: Does your strategy match your strengths in a way that provides value to your customers? Does it build an organizational reputation and recognizable industry position?,


• Short-term goals/priorities/initiatives, tujuan jangka pendek mengubah tujuan strategis menjadi target kinerja spesifik. Kita dapat menggunakan tujuan, prioritas, atau inisiatif secara bergantian. Tujuan yang efektif dengan jelas menyatakan apa yang ingin dicapai, bila ingin mencapainya, bagaimana kita akan melakukannya, dan siapa yang akan bertanggung jawab. Setiap tujuan harus spesifik dan terukur. Pertanyaan yang dapat membantu merumuskannya adalah: What are the one-to three-year-goals you’re trying to achieve to reach your vision? What are your specific, measurable, and realistic targets of accomplishment?,

• Action items, menetapkan tindakan-tindakan tertentu yang mengarah untuk melaksanakan tujuan. Termasuk di dalamnya adalah tanggal awal dan akhir serta menunjuk orang yang bertanggung jawab.


• Scorecard, mengukur dan mengelola rencana strategis. Apa saja indikator kinerja utama (KPI) yang dibutuhkan untuk melacak dan memantau apakah organisasi mencapai misinya?

• Execution, dalam melaksanakan rencana tersebut, identifikasi isu-isu yang mengelilingi, siapa yang mengelola dan memantau rencana tersebut, dan bagaimana rencana tersebut dikomunikasikan dan didukung.

STANDAR MODEL TATA KELOLA TI

Ada berbagai standar model tata kelola TI yang banyak digunakan saat ini, antara lain:

• The IT Infrastructure Library (ITIL)

• ISO/IEC 17799

• COSO

• Control Objectives for Information and related Technology (COBIT)

The IT Infrastructure Library (ITIL)

• ITIL dikembangkan oleh The Office of Government Commerce (OGC) suatu badan dibawah pemerintah Inggris, dengan bekerja sama dengan The IT Service Management Forum (itSMF) dan British Standard Institute (BSI).

• ITIL merupakan suatu framework pengelolaan layanan TI (IT Service Management – ITSM) yang sudah diadopsi sebagai standar industri pengembangan industri perangkat lunak di dunia.

• ITSM memfokuskan diri pada 3 (tiga) tujuan utama, yaitu:

– Menyelaraskan layanan TI dengan kebutuhan sekarang dan akan datang dari bisnis dan pelanggannya.

– Memperbaiki kualitas layanan-layanan TI.

– Mengurangi biaya jangka panjang dari pengelolaan layanan-layanan tersebut.

• Standar ITIL berfokus kepada pelayanan customer, dan sama sekali tidak menyertakan proses penyelarasan strategi perusahaan terhadap strategi TI yang dikembangkan.

ISO/IEC 17799

• ISO/IEC 17799 dikembangkan oleh The International Organization for Standardization (ISO) dan The International Electrotechnical Commission (IEC).

• ISO/IEC 17799 bertujuan memperkuat 3 (tiga) element dasar keamanan informasi, yaitu:

– Confidentiality – memastikan bahwa informasi hanya dapat diakses oleh yang berhak.

– Integrity – menjaga akurasi dan selesainya informasi dan metode pemrosesan.

– Availability – memastikan bahwa user yang terotorisasi mendapatkan akses kepada informasi dan aset yang terhubung dengannya ketika memerlukannya.

COSO

• COSO merupakan kependekan dari Committee of Sponsoring Organization of the TreadwayCommission, sebuah organisasi di Amerika yang berdedikasi dalam meningkatkan kualitas pelaporanfinansial mencakup etika bisnis, kontrol internal dancorporate governance.

• COSO framework terdiri dari 3 dimensi yaitu:

– Komponen kontrol COSO.

– Sasaran kontrol internal.

– Unit/Aktifitas Terhadap Organisasi

COSO

Komponen kontrol COSO.

COSO mengidentifikasi 5 komponen kontrol yang diintegrasikan dan dijalankan dalam semua unit bisnis, dan akan membantu mencapai sasaran kontrolinternal:

• Monitoring.

• Information and communications.

• Control activities.

• Risk assessment.

• Control environment.

COSO

Sasaran kontrol internal.

Sasaran kontrol internal dikategorikan menjadi beberapa area sebagai berikut:

a. Operations

• Efisisensi dan efektifitas operasi dalam mencapai sasaranbisnis yang juga meliputi tujuan performansi dankeuntungan.

b. Financial reporting

• persiapan pelaporan anggaran finansial yang dapatdipercaya.

c. Compliance

• Pemenuhan hukum dan aturan yang dapat dipercaya.

COSO

Unit/Aktifitas Terhadap Organisasi

• Dimensi ini mengidentifikasikan unit/aktifitas padaorganisasi yang menghubungkan kontrol internal.

• Kontrol internal menyangkut keseluruhan organisasi dansemua bagian-bagiannya.

• Kontrol internal seharusnya diimplementasikan terhadapunit-unit dan aktifitas organisasi.

Control Objectives for Information and related Technology (COBIT)

COBIT Framework dikembangkan oleh IT Governance Institute, sebuah organisasi yang melakukan studi tentang model pengelolaan TI yang berbasis di Amerika Serikat. COBIT Framework terdiri atas 4 domain utama:

• Planning & Organisation. Domain ini menitikberatkan padaproses perencanaan dan penyelarasan strategi TI denganstrategi perusahaan.

• Acquisition & Implementation. Domain ini menitikberatkanpada proses pemilihan, pengadaaan dan penerapan teknologiinformasi yang digunakan.

• Delivery & Support. Domain ini menitikberatkan pada proses pelayanan TI dan dukungan teknisnya.

• Monitoring. Domain ini menitikberatkan pada proses pengawasan pengelolaan TI pada organisasi.


• COBIT mempunyai model kematangan (maturity models) untuk mengontrol proses-proses TI dengan menggunakan metode penilaian (scoring) sehingga suatu organisasi dapat menilai proses-proses TI yang dimilikinya dari skala non-existent sampai dengan optimised (dari 0 sampai 5).

• Selain itu, COBIT juga mempunyai ukuran-ukuranlainnya sebagai berikut:

– Critical Success Factors (CSF)

– Key Goal Indicators (KGI)

– Key Performance Indicators (KPI)

.


Critical Success Factors (CSF)

• Mendefinisian hal-hal atau kegiatan penting yang dapatdigunakan manajemen untuk dapat mengontrol proses-proses

TI di organisasinya.

Key Goal Indicators (KGI)

• Mendefinisikan ukuran-ukuran yang akan memberikangambaran kepada manajemen apakah proses-proses TI yang ada telah memenuhi kebutuhan proses bisnis yang ada. KGI biasanya berbentuk kriteria informasi:

– Ketersediaan informasi yang diperlukan dalam mendukung kebutuhanbisnis.

– Tidak adanya resiko integritas dan kerahasiaan data.

– Efisiensi biaya dari proses dan operasi yang dilakukan.

– Konfirmasi reliabilitas, efektifitas, dan compliance.


Key Performance Indicators (KPI)

• Mendefinisikan ukuran-ukuran untuk menentukan kinerjaproses-proses TI dilakukan untuk mewujudkan tujuan yang telah ditentukan.

• KPI biasanya berupa indikator kapabilitas, pelaksanaan, dankemampuan sumber daya TI.

tata kelola ti - sharingyuk.files.wordpress.com filestrategi dan model tata kelola ti •bagian awal...

Documents