tata kearsipan di kantor arsip dan perpustakaan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user i

TATA KEARSIPAN DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN

DAERAH KOTA SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Disusun Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh

Sebutan Ahli Madya (A.Md) Dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Disusun Oleh :

WAHYU SIDIQ NUR RAHMAD

D1511096

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2015


commit to user ii


commit to user iii


commit to user iv

PERNYATAAN

Nama : WAHYU SIDIQ NUR RAHMAD

NIM : D1511096

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir dengan judul TATA

KEARSIPAN DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA

SURAKARTA adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya,

dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan daftar pustaka.

Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya

bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir yang saya

peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, Agustus 2015

Yang Membuat Pernyataan,

WAHYU SIDIQ NUR R


commit to user v

MOTTO

Ilmu itu lebih baik daripada harta. Ilmu menjaga engkau dan engkau

menjaga harta. Ilmu itu penghukum (hakim) dan harta terhukum. Harta itu

kurang apabila dibelanjakan tapi ilmu bertambah apabila dibelanjakan

(Ali Bin Abi Thalib)

tidak menghadiahkan suatu barang kepada manusia tanpa bekerja

Unkwon)

berbuat baik


commit to user vi

PERSEMBAHAN

Tugas Akhir ini penulis persembahkan kepada:

1. Keluargaku, terutama Ayah dan Alm. Ibuku tercinta, adik-adikku dan

keluarga lainnya yang selalu memberi dukungan.

2. Dosen pengajar selama kuliah di D3 Manajemen Administrasi Fakultas

Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

3. Teman-temanku Manajemen Administrasi angkatan tahun 2011 & 2012

baik kelas B maupun kelas A yang tidak dapat disebutkan satu per satu.

4. Pembaca yang berhati mulia.


commit to user vii

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, telah melimpahkan

berkah, rahmat, ridho, dan kemudahannya, sehingga Tugas Akhir ini dapat penulis

selesaikan. Tugas Akhir merupakan salah satu syarat memperoleh gelar Ahli

Madya.

Atas terselesaikannya penulisan Tugas Akhir ini, penulis mengucapkan terima

kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Drs. Marsudi, M.S selaku Dosen Pembimbing yang telah

memberikan bimbingan selama penulisan Tugas Akhir.

2. Ibu Dra. Lestariningsih, M.Si Selaku penguji dalam menguji Tugas Akhir

ini.

3. Ibu Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu

Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

4. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku Kepala Program Studi D-III Manajemen

Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas

Maret Surakarta.

5. Bapak Drs. Pramono, S.U selaku Pembimbing Akademik yang telah

memberikan bimbingan dan arahan selama masa studi perkuliahan.

6. Pegawai Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang telah

membantu memberikan data dan informasi yang diperlukan penulis selama

pembuatan Tugas Akhir.

7. Keluarga yang selalu memberikan baik material maupun spiritual, arahan,

bantuan, doa, dan semangat dalam menyelesaikan Tugas Akhir.

8. Seluruh teman-teman yang ada di D-III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politik Universitas Sebelas Maret, khususnya teman-teman D-III

Manajemen Administrasi angkatan 2011 & 2012.

9. Semua pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan Tugas akhir ini

yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.

10. Pembaca yang berhati mulia.


commit to user viii

Penulis menyadari bahwa dalam Penulisan Tugas Akhir ini masih banyak

kekurangan, baik dalam penyajian, maupun penyusunan didalamnya. Saran dan

kritik yang membangun dan berguna akan penulis terima dengan senang hati dan

kerendahan hati, demi perbaikan yang lebih baik selanjutnya. Semoga bermanfaat.

Surakarta, Agustus 2015

Penulis


commit to user ix

DAFTAR ISI

JUDUL

PERNYATAAN

DAFTAR BAGAN & TABEL .

DAFTAR GAMBAR ...

ABSTRAK

A. Latar Belakang Masalah .

B. Rumusan

C. Tujuan Pengamatan

D. Manfaat Pengamatan

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ..

I. Tinjauan

A. Pengertian Arsip ......................

B. Pengertian Kearsipan .......

C. Jenis Arsip ..............

D. Tujuan Kearsipan ..........

E. Tata Kearsipan ...........

1. Penerimaan dan pencatatan a .

2. Penyimpanan a ...

3. Pemeliharaan a ......................

4. Penemuan arsip kembali ................

i

ii

iii

iv

v

vi

vii

ix

xii

xiii

xiv

1

1

3

3

4

5

5

5

8

8

9

10

12

14

21

24


commit to user x

5. Penyusutan dan Pemusnahan ...

F. Fasilitas ..........

G. Pegawai ..........

II.

a. Lokasi pengamatan ......

b. Jenis pengamatan .......

c. Sumber Data ...

d. Teknik Pengumpulan Data ...

e. Metode Analisa Data ....

BAB III DESKRIPSI LOKASI .

A.

B. Sejarah Berdirinya Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta

C. Visi dan Misi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta

D. Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah

Kota Surakarta

E. Struktur Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta

F.

..............................................

A. Tata Kearsipan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta ...

1. Penerimaan dan pencatatan arsip .

a. Pengurusan dokumen masuk ..

b. Pengurusan dokumen keluar ..

2. Penyimpanan arsip

3. Pemeliharaan arsip ..............................

25

26

27

30

30

30

31

31

32

35

35

35

37

38

39

44

47

47

47

48

52

55

61


commit to user xi

4. Penemuan arsip kembali ......

5. Penyusutan dan pemusnahan arsip ...........

B. Fasilitas Kearsipan ......

A.

B.

63

65

67

69

70

71

72


commit to user xii

DAFTAR BAGAN DAN TABEL

Bagan 2.1 Metode Analisis Interaktif .. 34

Bagan 3.1 .... 39

Tabel 3.1 Daftar Nama Pegawai 45

Tabel 4.1 Agenda Surat masuk ... 49

Tabel 4.2 Agenda Surat keluar . 53

Tabel 4.3 Fasilitas Kearsipan .. 68


commit to user xiii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 4.1 Surat Masuk .... 51

Gambar 4.2 Kartu Surat Kendali . 52

Gambar 4.3 Surat Keluar .... 54

Gambar 4.4 Mensortir ........ 56

Gambar 4.5 Meneliti Arsip .... 57

Gambar 4.6 Arsip-arsip di dalam amplop . 59

Gambar 4.7 Filling Cabinet 60

Gambar 4.8 Rak Arsip ........ 60

Gambar 4.9 Lemari arsip .... 61


commit to user xiv

ABSTRAK

WAHYU SIDIQ NUR RAHMAD , D1511096 TATA KEARSIPAN DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA , Program Studi Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta, Tahun 2015, 73 Halaman.

Arsip mempunyai peranan penting bagi kelancaran kegiatan organisasi sebagai sumber informasi dan pusat ingatan. Namun, pada kenyataannya rendahnya apresiasi terhadap arsip menjadi masalah sehingga arsip tidak dikelola dengan baik. Tujuan dari pengamatan ini untuk mengetahui tata kearsipan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Tata kearsipan meliputi tahap penerimaan dan pencatatan arsip, penyimpanan arsip, pemeliharaan arsip, penemuan arsip kembali, penyusutan dan pemusnahan arsip.

Penulis mengambil lokasi pengamatan khususnya di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Jenis pengamatan menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif dengan observasi berperan aktif. Sumber data yang diperoleh dari informan, lokasi pengamatan dan dokumen-dokumen yang mendukung. Teknik pengumpulan data yang dipergunakan adalah melalui wawancara dan , observasi.

Hasil pengamatan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dalam penerimaan arsip mengunakan sistem terbuka dimana arsip-arsip yang berhubungan dengan kepegawaian Instansi pemerintah semua di arsipkan di kantor tersebut. Pencatatan dokumen atau surat masuk atau surat keluar menggunakan sistem simardi. Pengelolaan dan penyimpanan arsip menggunakan asas sentralisasi guna mempermudah penanganannya. Penanganan dokumen berdasarkan pola klasifikasi angka. Pemeliharaan dilakukan pada pemeliharaan fisik dokumen dan ruangannya. Penyusutan dan pemusnahan dilakukan agar tidak terjadi penumpukan arsip di rak. Fasilitas kearsipan yang ada meliputi alat penerimaan surat atau dokumen, alat penyimpanan arsip yan meliputi amplop, box arsip, rak arsip, serta lemari arsip. Sarana dan prasarana di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta perlu diperhatikan dan ditingkatkan, sehingga dalam kegiatan yang berhubungan dengan tata kearsipan akan lebih baik lagi.

Kata Kunci : Arsip dan Tata Kearsipan.


commit to user xv

ABSTRACT

WAHYU SIDIQ NUR RAHMAD, D1511096 ARCHIVE MANAGEMENT IN LOCAL ARCHIVE OFFICE AND LIBRARY OF SURAKARTA CITYAdministrative Management Study Program, Undergraduate Program, Social and Political Sciences Faculty, Surakarta Sebelas Maret University, 2015, 73 pages.

Archive plays an important role in the smoothness of organizational activity as information source and memory center. However, in fact, the lower appreciation on archive results in such problems that archive is not managed well. The objective of observation was to find out the archive management in Local Archive Office and Library of Surakarta City. Archive Management included archive receiving and recording, storage, maintenance, retrieval, shrinkage, and eradication.

The research was taken place particularly in Local Archive Office and Library of Surakarta City. The type of observation used was descriptive qualitative one with participatory observation. The data source derived from informant, observation location and supporting document. Techniques of collecting data used were interview and observation.

The result of observation in Local Archive Office and Library of Surakarta City showed that in receiving the archive, the office employed open system in which the archives related to Government Institution personnel were all stored in the office. Document or in- and out-mail recording was carried out using simardi system. Archive management and storage were conducted using centralization principle in order to facilitate its management. Document handling was carried out based on number classification pattern. Maintenance was conducted on document physique and room. Shrinkage and eradication was carried out to avoid the archive piling on the shelves from occurring. The archiving facilities existing included mail or document receiving, archive storage media including envelop, archive box, archive shelf, and archive cabinet. The infrastructure in Local Archive Office and Library of Surakarta City should get more attention and be improved, to make the activities related to archive management better.

Keywords: Archive and Archive Management

tata kearsipan di kantor arsip dan perpustakaan

Documents