tata cara pengelolaan arsip pada bagian kepegawaian di ristek

37
TATA CARA PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN DI RISTEK (Kementerian Riset dan Teknologi) PUSPIPTEK LAPORAN PENDIDIKAN SISTEM GANDA Diajukan Untuk Melengkapi Salah Satu Syarat Mengikuti Ujian Nasional (UN) Tahun Diklat 2012/2013 Oleh Uswatun Hasanah NIS. 11017130 i

Upload: tio-ayahnya-athar

Post on 13-Aug-2015

1.339 views

Category:

Documents


1 download

TRANSCRIPT

Page 1: Tata Cara Pengelolaan Arsip Pada Bagian Kepegawaian Di Ristek

TATA CARA PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN

KEPEGAWAIAN DI RISTEK (Kementerian Riset dan

Teknologi) PUSPIPTEK

LAPORAN PENDIDIKAN SISTEM GANDA

Diajukan Untuk Melengkapi Salah Satu SyaratMengikuti Ujian Nasional (UN)

Tahun Diklat 2012/2013

Oleh

Uswatun Hasanah

NIS. 11017130

PROGRAM KEAHLIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK) SASMITA JAYA I

PAMULANG – TANGERANG SELATAN

2012

i

Page 2: Tata Cara Pengelolaan Arsip Pada Bagian Kepegawaian Di Ristek

LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN YANG BERJUDUL “TATA CARA PENGELOLAAN ARSIP

PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN DI RISTEK (Kementerian Riset dan

Teknologi) PUSPIPTEK” ini telah disetujui oleh Guru Pembimbing pada

tanggal ........ Bulan ...... Tahun 2012. Dan telah memenuhi salah satu syarat untuk

mengikuti Ujian Nasional (UN) Tahun Diklat 2012/2013.

Ketua Program Keahlian, Pembimbing,

Administrasi Perkantoran Bahasa dan Teknis

Suprihatin, S.Pd. Waluyo, S.Pd., MM

Mengetahui,

Kepala Sekolah SMK Sasmita Jaya I

Drs. Aser Simamora, MM

ii

Page 3: Tata Cara Pengelolaan Arsip Pada Bagian Kepegawaian Di Ristek

iii

Page 4: Tata Cara Pengelolaan Arsip Pada Bagian Kepegawaian Di Ristek

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, atas berkat

rahmat dan hidayah-Nya, penulis dapat menyelesaikan Laporan Hasil Pendidikan

Sistem Ganda (PSG) ini untuk memenuhi salah satu syarat untuk mengikuti Ujian

Nasional (UN) SMK SASMITA JAYA I Pamulang Tahun Ajaran 2012/2013.

Dalam rangka merealisasikan Program Departemen Pendidikan Nasional

tentang pelaksanaan Pendidikan Sistem Ganda (PSG) sebagai pola untuk

menyelenggarakan kurikulum Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) dan sebagai

salah satu upaya untuk meningkatkan kualitas lulusan agar sesuai dengan tuntutan

kebutuhan masyarakat khususnya dan bangsa pada umumnya, serta kebutuhan

tenaga kerja yang merupakan bagian yang tak terpisahkan dari kebijaksanaan

pemerintah yang sedang digalakkan dan berlaku pada semua jenis serta jenjang

pendidikan di Indonesia.

Dalam pembuatan laporan ini penulis memberi judul “TATA CARA

PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN DI RISTEK

(Kementerian Riset dan Teknologi) PUSPIPTEK” karena sesuai dengan

pengalaman PSG dan bidang jurusan penulis.

Dalam penulisan laporan ini mendapatkan bantuan dari berbagai pihak,

oleh karena itu pada kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan terima kasih

yang sebesar-besarnya kepada:

1. Drs. Aser Simamora, MM., selaku Kepala SMK Sasmita Jaya I

2. Suprihatin, S.Pd., selaku Ketua Program Keahlian Administrasi Perkantoran

iv

Page 5: Tata Cara Pengelolaan Arsip Pada Bagian Kepegawaian Di Ristek

3. Waluyo, S.Pd., selaku Pembimbing Bahasa dan Teknis

4. Seluruh Staff dan karyawan RISTEK (Kementerian Riset dan Teknologi)

PUSPIPTEK

5. Kedua orang tua tercinta yang telah memberikan dorongan, dukungan dan

bantuan, baik secara moral maupun moril.

6. Semua pihak yang telah membantu dalam penulisan ini.

Dalam penulisan laporan ini banyak sekali kekurangannya, oleh karena itu

kritik dan saran yang bersifat membangun sangat penulis harapkan. Penulis

mengharapkan semoga laporan ini dapat bermanfaat, khususnya bagi penulis dan

umumnya bagi pihak yang membutuhkan atau memerlukannya.

Pemulang, Agustus 2012

Penulis

v

Page 6: Tata Cara Pengelolaan Arsip Pada Bagian Kepegawaian Di Ristek

2

1. Menyiapkan siswa untuk memasukilapangan kerja serta mengembangkan

sifat profesionalisme.

2. Menyiapkan siswa agar mampu memilih karier, mampu berkompetisi dan

mampu mengembangkan diri.

3. Menyiapkan tenaga kerja tingkat menengah untuk mengisi kebutuhan

dunia usaha dan industri pada saat ini maupun saat yang akan datang.

4. Menyiapkan lulusan agar menjadi warga negara yang produktif, adaptif

dan kreatif.

C. Metode Pengumpulan Data

Dalam menyusun laporan ini, penulis menggunakan berbagai cara

untuk memperoleh data hasil Pendidikan Sistem Ganda (PSG). Untuk

memperoleh data tersebut penulis menggunakan beberapa metode dalam

pengumpulan data, antara lain :

1. Metode Observasi (Pengamatan Langsung)

Penulis secara langsung mengadakan pengamatan atau tinjauan langsung

ke tempat PSG untuk mengetahui dan memperoleh informasi yang

berhubungan dengan jurusan yang penulis ambil

2. Metode Percobaan (Praktek)

Penulis melakukan praktek di tempat PSG dan praktek tersebut dijadikan

sebagai informasi untuk pengumpulan data.

3. Metode Literature (Membaca Buku)

Page 7: Tata Cara Pengelolaan Arsip Pada Bagian Kepegawaian Di Ristek

3

Page 8: Tata Cara Pengelolaan Arsip Pada Bagian Kepegawaian Di Ristek

4

Page 9: Tata Cara Pengelolaan Arsip Pada Bagian Kepegawaian Di Ristek

5

Page 10: Tata Cara Pengelolaan Arsip Pada Bagian Kepegawaian Di Ristek

6

Page 11: Tata Cara Pengelolaan Arsip Pada Bagian Kepegawaian Di Ristek

7

Page 12: Tata Cara Pengelolaan Arsip Pada Bagian Kepegawaian Di Ristek

8

Page 13: Tata Cara Pengelolaan Arsip Pada Bagian Kepegawaian Di Ristek

9

Page 14: Tata Cara Pengelolaan Arsip Pada Bagian Kepegawaian Di Ristek

10

Page 15: Tata Cara Pengelolaan Arsip Pada Bagian Kepegawaian Di Ristek

11

Page 16: Tata Cara Pengelolaan Arsip Pada Bagian Kepegawaian Di Ristek

12

Page 17: Tata Cara Pengelolaan Arsip Pada Bagian Kepegawaian Di Ristek

13

Sarana Persidangan

Ruang Sidang Utama (Kapasitas 800 orang)

Ruang Auditorium dengan kapasitas 120 orang

Ruang Presentasi dengan kapasitas 100 orang

Ruang-ruang Seminar/Rapat (Kapasitas 30-200 orang

Ruang Tamu VIP

Ruang Wartawan/Konferensi Pers

Ruang Penerjemah Simultas 4 bahasa

Sistem Audiovisual Terpadu (OHP, slide, komputer dan video)

E. Disiplin Pegawai

Kedisiplinan dalam bekerja sangat penting bagi PUSPIPTEK, guna

menciptakan sumber daya manusia yang profesional, agar tercipta tujuan yang

telah ditetapkan bersama sebelumnya, sehingga akan ada keserasian dan

keseimbangan antara atasan dengan bawahan.

Adapun kedisiplinan yang perlu diterapkan adalah :

1. Disiplin waktu, meliputi :

a. Hari Senin – Jum’at

- Masuk : Pukul 08.00 WIB

- Istirahat : Pukul 12.00 – 13.00 WIB

- Pulang : Pukul 16.00 WIB

b. Hari Sabtu – Minggu libur

2. Disiplin seragam, meliputi :

Page 18: Tata Cara Pengelolaan Arsip Pada Bagian Kepegawaian Di Ristek

14

Hari Senin sampai Jum’at : memakai pakaian sopan, khusus wanita

memakai rok (dibawah lutut) /celana panjang dan khusus hari Jum’at

seluruh pegawai memakai baju batik serta untuk anak PSG nya memakai

seragam sekolah yang sopan dan rapi.

Page 19: Tata Cara Pengelolaan Arsip Pada Bagian Kepegawaian Di Ristek

15

BAB III

TINJAUAN KHUSUS

A. Pengertian Arsip dan Kearsipan

Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek)

archium, yang artinya peti untuk sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang

menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya. Tetapi

perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat

itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archies sebagai kumpulan

warkat dan archies institution sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan.

Kata arsip dalam bahasa Latin disebut velum (bundel) yang artinya

tali atau benang. Dan memang pada zaman dahulu tali atau benang inilah yang

di gunakan untuk mengikat kumpulan warkat atau surat.

Mempelajari pengertian arsip secara etimologi, belum dapat

memperjelaskan pengertian kita, maka sebagai perbandingan berikut ini dapat

kita pelajari arsip dari beberapa sumber:

1. Menurut Prof. Dr. Mr. Prajudi Atmosoedirjo

Menurut Prof. Dr. Mr. Prajudi Atmosoedirjo, arsip adalah:

a. Tempat penyimpanan secara tertulis dari pada bahan-bahan tertulis

(Geishies strukken), piagam-piagam (vorkanden), surat-surat (briven),

akta-akta (akten), keputusan-keputusan (besdhieden), daftar-daftar

(register), dokumen-dokumen (dokumenten), peta-peta (kearten)

15

Page 20: Tata Cara Pengelolaan Arsip Pada Bagian Kepegawaian Di Ristek

16

b. Kumpulan teratur dari bahan-bahan kearsipan

2. Menurut Ensiklopedia

a. Arsip adalah segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan badan

swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan

organisasi tersebut di pandang berharga untuk di simpan secara

permanen untuk suatu keperluan.

b. Satu instansi atau tempat dimana warkat-warkat di simpan secara tertib

untuk keperluan ini lebih tepat dengan istilah “Arsip Institution”

kantor arsip.

3. Menurut Peraturan Pemerintah RI No. 34 Tahun 1979

a. Kumpulan naskah atau dokumen yang di arsipkan

b. Kumpulan naskah atau lembaga yang mengolah dan menyimpan

kumpulan naskah dan dokumen

4. Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN)

Arsip adalah segala kertas, buku naskah, micro film, rekaman suara,

gambar peta badan atau dokumen lain berbagai cara penciptaannya dan

yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan sebagai bukti dan tujuan

organisasi, prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan-kegiatan

pemerintah atau pentingnya informasi yang terkandung.

Sedangkan kearsipan adalah sebuah kegiatan yang berkenaan dengan

pengurusan arsip-arsip yang meliputi penerimaan, pencatatan, pengiriman,

penyingkiran maupun permusnahan tanda bukti surat atau berbagai macam

dokumen lainnya.

Page 21: Tata Cara Pengelolaan Arsip Pada Bagian Kepegawaian Di Ristek

17

B. Syarat-syarat Arsip

Dari pengertian tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa tidak semua

surat atau warkat dapat disebut arsip surat atau warkat, baru dapat disebut

arsip apabila memenuhi syarat-syarat berikut:

1. Merupakan kesimpulan warkat

2. Disimpan menurut sistem tertentu

3. Mempunyai nilai guna

4. Saat diperlukan cepat dan tepat ditemukan

C. Jenis-jenis Arsip

1. Dari segi bentuk fisiknya

Bilia dilihat dari segi fisiknya, maka arsip dibdeakan atas:

a. Arsip yang fisiknya berbentuk lemb, misalnya surat-surat, warkat-

warkat, kwitansi, cek, sertifikat tanah dan lain-lain.

b. Arsip yang fisiknya tidak berbentuk lembaran, misalnya disket

komputer, hard disk, rekaman pada pita kaset, video kaset dan lain-

lain.

2. Dari segi masalah

Dilihat dari masalahnya yang dikandung dari arsip itu sendiri, maka arsip

dibedakan menjadi:

a. Financial record adalah arsip-arsip yang berisi catatan-catatan

mengenai masalah keuangan

Page 22: Tata Cara Pengelolaan Arsip Pada Bagian Kepegawaian Di Ristek

18

b. Personal record adalah catatan-catatan yang berhubungan dengan

masalah kepegawaian, misalnya: daftar riwayat hidup, absensi

pegawai, daftar jumlah pegawai dan sebagainya.

c. Sales record adalah catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah

kepegawaian, misalnya: catatan-catatan mutu barang, jumlah

persediaan, harga pokok dan sebagainya.

d. Production record adalah catatan-catatan yang berhubungan dengan

masalah produksi misalnya: bahan baku dan bahan pembantu yang

dibutuhkan.

3. Dari segi sifatnya:

a. Arsip biasa

Arsip ini awalnya penting, namun seiring dengan perjalanan waktu

penggunaannya yang terkandung didalamnya habis pada saat informasi

yang ada didalamnya sudah tidak diperlukan lagi. Contoh: surat

perjalanan, surat lamaran pekerjaan, surat tagihan dan sebagainya.

b. Arsip penting

Arsip penting adalah arsip yang memiliki nilai kegunaannya besar

untuk jangka waktu cukup lama selama jangka waktu itu belum habis,

arsip tidak boleh hilang. Bila arsip ini hilang susah dicari gantinya.

Contoh: surat perjanjian sewa menyewa untuk jangka waktu 10 tahun,

KTP dan sebagainya.

c. Arsip tidak penting

Page 23: Tata Cara Pengelolaan Arsip Pada Bagian Kepegawaian Di Ristek

19

Arsip yang nilai kegunaannya hanya bersifat sementara hanya kadang

saja diperlukan, jika hilang arsip jenis ini mudah diganti, oleh karena

itu secara berkala dan teratur pada akhir tahun disingkirkan. Contoh:

surat Dinas Biasa, dan surat undangan.

d. Warkat Sangat Penting (Vital)

Arsip vital adalah arsip yang memiliki nilai guna atau arti sangat

penting bagi suatu organisasi atau perorangan. Arsip ini tidak boleh

hidaln dan harus ada selama organisasi atau orang itu ada atau hidup.

Contoh: Akta pendirian perusahaan, teks proklamasi, akta kelahiran

dan lain-lain.

e. Arsip Rahasia

Arsip rahasia adalah arsip yang memiliki informasi rahasia

didalamnya, sehingga pihak-pihak tertentu saja yang boleh mengetahui

isinya selama arsip ini masih dinilai rahasia, maka disimpan oleh

pimpinan yang berwenang, tetapi setelah nilai rahasianya berlaku,

boleh diperlukan sebagaimana biasanya (disimpan di bagian kearsipan

oleh petugas arsip). Contoh: penilaian pegawai, arsip pemberhentian

pegawai.

D. Pengertian Kearsipan

Kearsipan merupakan warkat naskah, baik tertulis, tercetak,

tergambar, terekam, terpahat yang dapat dilihat, didengar dan dengan arsip

tersebut dapatlah dipergunakan untuk menyelesaikan masalah, membantu

Page 24: Tata Cara Pengelolaan Arsip Pada Bagian Kepegawaian Di Ristek

20

aktivitas pelaksanaan kerja sehingga akan diperoleh hasil yang maksimal

sesuai dengan tujuan organisasi dimana arsip tersebut dikelola dan lebih

lanjutdapat memberi gambaran tentang tata kehidupan organisasi tersebut

untuk kepentingan masa mendatang dengan cara mengelola, mempelajari serta

meneliti arsipnya.

Dengan adanya arsip, maka timbul masalah bagaimana mengurus

arsip harus diurus dengan cara bagaimana arsip diurus, serta sasaran apa yang

diperlukan masalah tersebut akan dijawab oleh apa yang disebut ilmu

kearsipan (archival science), yakni sekelompok pengetahuan teratur yang

mempelajari hak ikhwal dokumen-dokumen atau warkat-warkat, baik milik

perorangan, sekelompok masyarakat, organisasi-organisasi pemerintah.

Kearsipan juga berarti masalah aktifitas penyelenggaraan arsip sejak

dilahirkan atau diciptakan hingga arsip tersebut dimusnahkan atau

dilestarikan. Kearsipan pada dasarnya mempunyai dua masalah pokok yang

penting yaitu pengendalian warkat yang sudah tidak dipergunakan dalam

operasional sehari-hari.

Tujuan aktivitas administrasi pada umumnya maupun manajemen

kearsipan khususnya adalah agar aktivitas tersebut efektif dan efisien,

sehingga tujuan yang digariskan dalam planning tersebut tercapai.

Planning yang telah digariskan dengan diikuti program serta petunjuk-

petunjuk pelaksanaannya merupakan naskah yang amat berguna yang

senantiasa harus diperhatikan, diingat sebagai kompas arah aktivitas harus

dilaksanakan.

Page 25: Tata Cara Pengelolaan Arsip Pada Bagian Kepegawaian Di Ristek

21

Arsip tidak hanya sebagai sumber keterangan yang amat penting dari

masa lampau saja, akan tetapi juga sebagai bahan informasi perbandingan

untuk menetapkan serta untuk melaksanakan planning masa mendatang lebih

baik dari masa lampau dengan memperbaiki serta mengkaji kelemahan

realisasi pelaksanaan, masa lampaui sebagai cermin perbandingan. Arsip

bukan hanya merupakan tempat penyimpanan semata, namun lebih baik dari

itu.

Arsip justru sebagai pusat informasi dan ingatan, baik pejabat

organisasi maupun pegawai lainnya. Kearsipan yang diurus dengan baik akan

banyak membawa manfaat positif serta efektif untuk mengendalikan

organisasi.

E. Tujuan Pengelolaan Kearsipan

1. Kearsipan bertujuan mengurus arsip yang sedikit mungkin melalui

program retensi dan rumusan yang teratur sehingga yang diurus bukan

tumpukan yang tidak berguna karena kualitas dan kuantitas yang tidak

sesuai.

2. Kearsipan bertujuan menyediakan arsip-arsip yang bermutu melalui

program seleksi yang mantap.

3. Kearsipan bertujuan untuk mengurus arsip dengan efektif dan efesien

sehingga arsip-arsip yang diurus benar-benar arsip yang berbobot, bermutu

dan bernilai guna baik intern dan ekstern.

Page 26: Tata Cara Pengelolaan Arsip Pada Bagian Kepegawaian Di Ristek

22

4. Kerasipan diurus dengan cara mengusahakan agar menghemat biaya akan

tetapi perlu juga agar penyediaan biaya untuk pelaksanaan

penyelenggaraan pengurusan arsip.

F. Tata Cara Pengelolaan Arsip Pada Bagian Kepegawaian Ristek adalah

dengan Sistem Nomor

Sistem kearsipan pada nomor adalah sistem penyimpanan warkat

melalui kode nomor adalah sistem penyampaian warkat melalui kode nomor

sebagai pengganti dari nama orang atau badan tersebut, sistem nomor

(numeric filling system). Hampir sama dengan sistem abjad yang menyimpan

warkat didasarkan kepada nama, sistem nomor ini pun penyimpanan warkat

warkat berdasarkan nama, hanya nama disini diganti dengan kode nomor.

Banyak yang beranggapan bahwa sistem nomor lebih mudah mengelolanya

dibandingkan dengan sistem abjad walaupun kartu atau surat yang disimpan

tersebut adalah atas nama individu-individu yang tentunya akan lebih mudah

dicari bila susunannya menurut nama. Keuntungan memakai sistem nomor

dibagian Kepegawaian Ristek adalah :

1. Teliti

2. Kode nomor dapat disamakan untuk semua unit kerja

3. Perluasan nomor tidak terbatas

Kerugian pemakaian sistem nomor di Bagian Kepegawaian Ristek adalah :

1. Filling tidak langsung

2. Untuk map campuran diperlukan file tersendiri

3. Ongkos agak tinggi

Page 27: Tata Cara Pengelolaan Arsip Pada Bagian Kepegawaian Di Ristek

23

BAB IV

PENUTUP

A. Simpulan

Dari pengalaman selama menjalankan Pendidikan Sistem Ganda

(PSG), penulis mendapatkan gambaran tentang pemahaman arsip dan

kearsipan, yaitu suatu proses mulai dari penerimaan, pengumpulan,

pengaturan, pemeliharaan, penyimpanan warkat menurut sistem tertentu

sehingga saat diperlukan mudah dengan cepat dan tepat ditemukan.

Dari keterangan diatas disimpulkan bahwa fungis arsip dapat

dirumuskan sebagai berikut :

1. Alat untuk membantu ingatan bagi seseorang atau organisasi

2. Sebagai sumber informasi

3. Sebagai alat pembuktian untuk masa sekarang dan masa yang akan datang

4. Dapat menggambarkan kejadian-kejadian masa lalu

5. Arsip dapat dipelajari untuk menunjang penelitian dan pengembangan

ilmu pengetahuan

6. Sebagai bahan pertimbangan untuk mengambil keputusan

7. Kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting pada kantor kemitraan

tentang nuklir, karena berkaitan dengan penanganan arsip dan kearsipan

8. Siswa-siswi dapat menambah ilmu pengetahuan tentang penanganan arsip

dan kearsipan

23

Page 28: Tata Cara Pengelolaan Arsip Pada Bagian Kepegawaian Di Ristek

24

9. Siswa-siswi dapat mengetahui bagaimana langkah-langkah dalam

menangani arsip dan kearsipan.

B. Saran-saran

Dalam penyusunan laporan ini penulis mempunyai saran-saran untuk

pihak sekolah dan pihak perusahaan, saran-saran tersebut adalah sebagai

berikut :

1. Dalam hubungan komunikasi antar pegawai maupun atasan hendaknya

lebih ditingkatkan.

2. Untuk meningkatkan efisiensi kerja karyawan dan karyawati semoga

datang lebih disiplin terhadap waktu.

3. Hendaknya menjaga hubungan yang lebih baik antar karyawan dan siswa-

siswi agar tidak merasa kaku dalam bekerja.

Demikianlah simpulan dan saran dari penulis semoga dapat

dipertimbangkan agar proses Pendidikan Sistem Ganda berjalan lebih baik.