Tata bahasa dan tanda baca

dalam surat

Nama: Eka Cipta W

Kelas: XI TKJ 1

No: 08

Peranan Surat-Menyurat

sebagai Alat Komunikasi

Tulis

SARANA UNTUK MENYAMPAIKAN PERNYATAAN-PERNYATAAN ATAU

INFORMASI SECARA TERTULIS DARI PIHAK SATU KE PIHAK YANG LAIN

DINAMAKAN SURAT. INFORMASI DI SINI DAPAT BERUPA PERNYATAAN,

PERMINTAAN, LAPORAN, PEMIKIRAN, SARAN-SARAN, DAN SEBAGAINYAATAS NAMA PRIBADI, JABATAN DALAM SEBUAH ORGANISASI, INSTANSI

DAN PERUSAHAAN INFORMAL.

Banyak orang beranggapan surat adalah utusan atau duta organisasipengirim surat. Kelebihan surat sebagai alat komunikasi dibandingkandengan yang lain adalah sebagai berikut:

Surat dapat dijadikan bukti otentik karena jelas ada tanda tangan dancap perusahaan/instansi.

Surat merupakan sarana yang dapat merekam informasi secarapanjang lebar, terperinci, dan terurai.

Surat lebih dapat menyimpan rahasia dibandingkan dengan teleponyang mungkin dapat disadap oleh orang lain.

Setiap kata-kata dan kalimat dalam penyampaian berita dengan suratbisa diperkirakan dengan seksama untuk menghilangkan perasaanyang tidak enak.

Surat lebih efektif karena informasi itu asli sesuai dengan sumbernya.

Tujuan Penulisan Surat

Surat merupakan tolak ukur keberhasilan dan kemajuan suatu

instansi atau organisasi. Setiap kegiatan yang dilakukan olek setiap

orang atau organisasi pasti mempunyai tujuan, demikian jugadengan penulisan surat mempunyai tujuan-tujuan tertentu sebagai

berikut:

Ingin menyampaikan informasi kepada pihak lain

Ingin mendapat balasan/tanggapan dari penerima/pihak yang

dikirim tentang informasi yang disampaikan tersebut.

Memperlancar arus informasi sehingga informasi yang diterima jelas

dan tidak salah tangkap

Fungsi Surat

Surat di nilai efektif bila apa yang disampaikan penulis kepadapenerima sejalan atau sesuai dengan kehendak pengirim. Maka isisurat harus jelas, mudah dimengerti dan dipahami pihak penerimasehingga tidak menimbulkan salah paham dan keraguan dari pihakpenerima

Surat mempunyai beberapa fungsi antara lain sebagai berikut:

Alat tata usaha

Media komunikasi

Duta atau wakil penulis

Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian

Alat pengingat atau berpikir misalnya surat yang telah diarsipkan.

Surat sebagai Dokumen Tertulis

Surat sebagai dokumen tertulis dipergunakan bila terjadi

perselisihan antar kantor-kantor atau pejabat yang mengadakan

hubungan korespondensi. Bila dipergunakan untuk hal-hal yang telah terlupakan atau telah lama, surat dipakai untuk alat

pengingat. Sedangkan surat bisa dijadikan bukti historis, yaitu

dipergunakan sebagai bahan riset.

Surat sebagai Duta/Wakil

Surat sebagai duta artinya surat menjadi wakil secara tertulis dari

organisasi, instansi, ataupun perusahaan, misalnya bila perusahaan

akan memesan barang, cukup dengan menulis surat pesananuntuk dikirim kepada perusahaan penjual atau dalam hal lamaran

pekerjaan seorang pelamar kerja cukup dengan melayangkan

srbuah surat lamaran pekerjaan kepada sebuah perusahaan atau

instansi.

Surat sebagai Otak Tata Usaha

Penyusunan surat sebagai salah satu pekerjaan kantor mempunyai

cirri-ciri yang tidak berbeda dengan pekerjaan kantor lainnya, yaitu

tidak berdiri sendiri melainkan erat kaitannya dengan banyak jeniskegiatan yang lain. Pada kantor yang besar umumnya telah

digariskan prosedur yang tetap dalam melakukan aktivitas

korespondensi, seperti konseptor, bagian pengecekan, pengetikan

dan lain-lain.

Surat sebagai Media Komunikasi

Komunikasi dipandang efektif apabila apa yang dikomunikasikan

itu sampai ke tujuan sesuai dengan sumbernya. Surat sebagai alat

komunikasi tertulis harus pula efektif, artinya dapat mencapaitujuannya maka surat harus ditulis dengan jelas dan terang apa

yang dimakasud

Suatu surat yang tidak jelas dan tidak terang maksudnya akan

mengakiatkan:

1) Si penerima surat tidak mengerti maksudnya

2) Keragu-raguannya bagi penerima, dan

3) Apa yang dinyatakan atau dikehendaki mungkin tidak akan

mendapat jawaban sebagaimana mestinya.

Surat sebagai Barometer KemajuanKantor

Kegiatan yang dilakukan oleh kantor pemerintah atau swasta tidak akandapat berjalan dan berkembang dengan baik tanpa mengadakanhubungan atau komunikasi antara sesamanya ataupun dengan pihakluar. Adapun pentingnya komunikasi itu tidak lain sebagai alat untukmemungkinkan terjadinya hubungan kerjasama yang baik dalammenyelesaikan pekerjaan kantor secara efektif.

Akibat gangguan-gangguan tersebut terhadap proses komunikasidapat berupa :

a) Informasi yang disampaikan tidak diterima atau terlambatdatang di tempat tujuan

b) Informasi tersebut tidak dipahami oleh pihak penerima

c) Penerima salah menafsirkan akibatnya jadi salah mengambilkeputusan, dan

d) Informasi tidak ditanggapi sebagaimana mestinya.

Ciri-Ciri Bahasa Surat

Bahasa surat biasanya memiliki cirri-ciri yaitu jelas isinya, lugas, menarik,

dan sopan. Untuk lebih lengkapnya, lihat pembahasan berikut ini:

*Jelas

*Lugas

*Menarik dan Sopan

Jelas

Bahasa surat yang jelas maksudnya tidak hanya mudah dimengerti

tetapi harus terbebas dari salah tafsir atau rancu, sehingga data-

data yang dituangkan dalam surat sesuai dengan sasaran yang diinginkan. Bahasa dalam surat juga harus dapat menjelaskan siapa

yang membuat surat itu kepada siapakah surat itu ditujukan. Oleh

karena itu, surat harus menggunakan pilihan kata-kata yang

cermat, kalimat yang utuh tidak menggantung, dan tanda baca

yang benar serta tidak terlalu banyak menggunakan kata-kata

atau istilah asing.

Lugas

Lugas artinya sederhana, praktis, bersahaja (simple). Jika diterapakndalam pada penulisan kalimat dalam surat, berate kalimat yang digunakan harus langsung menunjukkan persoalan atau permasalahanyang pokok-pokok saja, tidak bertele-tele serta dapatmengungkapkan gagasan secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki.

Cara yang dapat dilakukan oleh penulis surat agar diperoleh bahasasurat yang lugas adalah sebagai berikut:

1) Menghilangkan unsur-unsur yang tidak diperlukan

2) Menghilangkan basa-basi

3) Menambahkan unsur penjelas yang hilang

4) Menggunakan istilah yang biasa digunakan dalam surat niaga

5) Menempatkan tanda baca yang tepat

Menarik dan Sopan

Bahasa yang menarik adalah bahasa yang hidup, lugas, jelas,

wajar, enak dibaca, tidak kaku, tidak menggunakan kata-kata

yang telah using, dan tidak menggunakan kata makian yang dapat menyinggung perasaan orang lain. Bahasa yang menarik

juga menghindari pengulangan kata yang mengakibatkan nada

surat menjadi monoton atau membosankan lawan bicara.

Bahasa surat yang sopan maksudnya bahasa yang digunakan

sederhana sesuai kaidah bahasa umumnya dan tidak

menggunakan bahasa yang berlebihan sserta kata-kata yang

merendahkan martabat orang lain.

Penggunaan Tata Bahasa dalamSurat-Menyurat

Pemakaian tata bahasa yang tepat dalam surat-menyurat

memudahkan anda dalam memahami kalimat surat. Tata bahasa

meliputi ejaan dan tanda baca (fungtuasi).

Ejaan

Tanda Baca

Ejaan

Ejaan meliputi penulisan huruf, penulisan kata, dan penulisan unsure serapan.

a) Penulisan huruf

Huruf capital sebagai huruf pertama digunakan dalam penulisanunsur serapan.

Nama gelar (keturunan, agama, dan kehormatan), pangkat, jabatan, dan gelar akademis yang diikuti dengan nama orang. Contoh : Cut Nyak Dien, Haji Amirudin, Prof. Soetjipto.

Nama bahasa, suku bangsa, dan bangsa. Contoh: bahasa Jepang, suku Indian, bangsa Mesir

Nama tahun, bulan, hari, dan peristiwa bersejarah. Contoh. TahunKabisat,bulan April, har senin, dan hari Pahlawan.

Ejaan

B) Penulisan Kata

Perhatikan penulisan kata-kata berikut.

Kata dasar merupakan kata yang berdiri sendiri. Contoh: majalah, kantor, dan kemarin

Kata berimbuhan merupakan kata yang mendapatkan awalanatau akhiran. Contoh: perkantoran, bacaan, dan memasak

Kata ulang ditulis menggunakan tanda hubung antara kata yang diulang. Contoh: surat-mnyurat, bahu-membahu, dan masak-masak.

Kata gabungan yang diapit oleh imbuhan, maka pemulisannyadigabung. Contoh: mempertanggungjawabkan, memperjualbelikan, dan melipatgandakan.

Kata gabungan yang menggunakan awalan atau akhirannya sajaditulis terpisah, karena awalan dan akhirannya hanya terdapatpada salah satu kata gabungan. Contoh: beri tatahukan danbertanggung jawab.

Kata majemuk penulisan dipisah jika salah satu katanya tidak berdirisendiri, dan digabung bila sudah dianggap satu kata. Contoh: kerjasama, tanda tangan, daripada dan apabila.

Kata depan di,ke, dan dari yang berfungsi menunjukkan namatempat/arah, maka penulisannnya dipisah. Contoh dari desa, keJakarta, dan di lemari.

Kata pun penulisannya dipisah dari kata yang mendahuluinya, kecuali pada kata ungkapan tetap seperti meskipun, walaupun. Contoh: saya pun dan anda pun

Penulisan unsur serapan

Penulisan unsur serapan dari bahasa asing perlu diperhatikan

ketentuannya.

Contoh:

Management = Manajemen Apotheek= Apotek

Kwitantie = Kuitansi Psychology= Psikologi

Tanda baca

Tanda titik

Pada akhir kata singkatan, maka menggunakan satu tanda titik.

Satu kata yang disingkat, maka menggunakan satu tanda titik.

Contoh: nomor disingkat No., jalan disingkat Jln

Dua kata yang disingkat, maka mengguanakn dua tanda titik.

Contoh: Sarjana Teknik, disingkat S.T, sampai dengan disingkat s.d.

Tiga kata yang disingkat, maka pada akhir singkatan dipakai satu

tanda titik. Contoh: dan kawan-kawab disingkat dkk.

Tanda koma

Tanda koma dapat digunakan untuk:

Memisahkan dua kalimat setara yang kalimat keduanya didahului

dengan kata namun, tetapi, bahkan, melainkan, dan sedangkan.

Merinci hal yang lebih dari dua.

Tanda titik dua

Tanda titik dua digunakan pada akhir pernyataan yang diikuti dengan rinciannya.

Tanda titik dua tidak dipakai pada akhir pernyataan yang sebelum perinciannya

didahului dengan kata adalah, sebagai berikut, yaitu.

Tanda garis miring

Penulisan tanda garis miring setelah kata atau sebelum kata tidak

menggunakan spasi. Contoh: organisasi/perhimpunan.