USULAN PENELITIAN S2

SISTEM PEMANTAUAN DAN DISTRIBUSI STOK PADA RANTAI

MANAJEMEN PEMASOK MENGGUNAKAN PENDEKATAN

CONTINUOUS REVIEW DAN METODE SINGLE EXPONENTIAL

SMOOTHING

HUSNI ANGRIANI A

12/336577/PPA/03828

PROGRAM STUDI S2 ILMU KOMPUTER

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

UNIVERSITAS GADJAH MADA

YOGYAKARTA

2013

i

HALAMAN PERSETUJUAN

USULAN PENELITIAN S2

SISTEM PEMANTAUAN DAN DISTRIBUSI STOK PADA RANTAI

MANAJEMEN PEMASOK MENGGUNAKAN PENDEKATAN

CONTINUOUS REVIEW DAN METODE SINGLE EXPONENTIAL

SMOOTHING

Diusulkan oleh

Husni Angriani A

12/336577/PPA/03828

Telah disetujui

pada tanggal 28 November 2013

Pembimbing

Dr. Azhari SN., MT

NIP. 19620920 1989 03 1 002

ii

DAFTAR ISI

HALAMAN PERSETUJUAN ............................................................................... i

DAFTAR ISI ......................................................................................................... ii

1. Latar Belakang Masalah .................................................................................. 1

2. Rumusan Masalah ........................................................................................... 5

3. Batasan Masalah .............................................................................................. 5

4. Tujuan dan Manfaat Penelitian ........................................................................ 6

5. Tinjauan Pustaka ............................................................................................. 6

6. Landasan Teori .............................................................................................. 10

6.1 Supply chain Management ................................................................ 10

6.2 Pendekatan Continuous review (Q,r) ................................................ 13

6.3 Metode Single Exponential Smoothing ............................................. 15

7. Desain Penelitian ........................................................................................... 18

7.1 Desain Proses supply barang ke distributor dan retailer ................... 18

7.2 Arsitektur Sistem ............................................................................... 21

7.3 Rancangan Pengujian ........................................................................ 31

8. Metodologi Penelitian ................................................................................... 31

9. Jadwal Penelitian ........................................................................................... 38

DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 40

1

1. Latar Belakang Masalah

Manajemen inventory merupakan suatu faktor yang penting dalam upaya

untuk mencukupi ketersediaan stok suatu barang pada distribusi dan penjualan barang

(Simchi-levi et al. 2008). Sebuah perusahaan dapat mengeluarkan biaya yang relatif

tinggi jika ketersediaan produk yang kurang atau terlalu banyak, dan besarnya

permintaan yang tidak dapat didentifikasi dengan mudah merupakan tantangan

penting bagi supply chain management (Smros et al. 2003). Inventory merupakan

aset perusahaan paling besar yang berkisar antara 30 % - 40 %. Biaya yang harus

tersedia oleh suatu perusahaan berkisar antara 20 % 40 % dari nilai barang yang

disimpan. Beberapa metode dan pendekatan telah dikembangkan untuk memantau

jumlah persediaan barang dalam suatu tempat, sehingga biaya dapat ditekan dan

menjamin kelancaran penyediaan barang (Parwati et al. 2009), pendekatan dalam

inventory yaitu continuous review dan periodic review.

Persediaan di sepanjang supply chain memiliki implikasi yang besar terhadap

kinerja finansial suatu perusahaan. Jumlah uang yang tertanam dalam bentuk

persediaan biasanya sangat besar sehingga persediaan adalah salah satu aset terbesar

yang dimiliki supply chain. Banyak perusahaan yang memiliki nilai persediaan

melebihi 25% dari nilai keseluruhan aset yang dimiliki. Hal ini berarti bahwa biaya

modal yang tertahan dalam bentuk persediaan disuatu perusahaan/ supply chain bisa

sangat besar. Manajemen persediaan yang baik bisa berpengaruh besar terhadap

kinerja finansial sebuah perusahaan (Pujawan & ER 2010).

Menurut teori klasik mengenai manajemen persediaan agar suatu barang dapat

dikelola atau disimpan dengan baik dalam gudang, terdapat banyak aspek yang harus

diperhitungkan seperti item-item barang yang dapat mengalami kerusakan, misalnya

waktu penyimpanannya melebihi batas waktu sehingga barang tersebut menjadi

usang (Baron et al. 2010). Sebagai contoh barang yang tidak tahan lama misalnya

makanan tertentu, produk musiman, bahan kimia, obat-obatan, minuman dan

2

sebagainya. Oleh karena itu, pengelolaan persediaan barang yang tahan lama juga

memerlukan perhatian khusus, karena beberapa barang tersebut dapat rusak dan tidak

dapat diselamatkan.

Persediaan barang dalam sebuah toko juga dapat mempengaruhi penjualan

barang tersebut. Banyaknya persediaan barang yang tersimpan dalam suatu toko

dapat menyebabkan keuntungan dan kerugian. Keuntungan dapat diperoleh pada saat

permintaan meningkat, sebaliknya kerugian dapat terjadi karena kurangnya

permintaan. Hal ini disebabkan karena faktor ketidakpastian permintaan pelanggan.

Untuk itu diperlukan manajemen stok yang tepat pada distribusi penjualan barang.

Saat ini, pendekatan supply chain management telah mendukung cooperative

management dimana arus informasi antar mitra dalam supply chain mampu mencapai

satu tujuan bersama secara lebih cepat dan mudah dibandingkan jika dilakukan secara

individual (Sucky 2005). Disamping itu, menurut Marqus et al. (2008) terlihat pula

bahwa kolaborasi bisnis antar banyak perusahaan yang saling terkait dalam suatu

rantai stok barang merupakan hal yang sangat penting dan strategis untuk

peningkatan permintaan menuntut proses bisnis untuk membuat peluang pendapatan

baru, efisiensi dan loyalitas pelanggan.

Sebagai contoh dalam suatu distribusi barang dari supplier hingga retailer/toko.

Supplier mendistribusikan barang ke distributor sesuai dengan banyaknya permintaan

distributor. Distributor mendistribusikan barang ke retailer sesuai banyaknya

permintaan retailer. Distribusi barang tersebut memungkinkan terjadinya

ketersediaan barang yang menjadi sangat banyak dan juga ketersediaan barang yang

sedikit bahkan tidak ada sama sekali. Hal ini dikarenakan tidak adanya informasi

mengenai berapa banyak barang yang keluar setiap saat pada masing-masing pihak

yang terkait dalam supply chain, sehingga sulit menentukan kapan waktu yang tepat

untuk melakukan pemesanan serta berapa banyak jumlah barang yang dipesan. Hal

tersebut mengakibatkan kehabisan barang yang seharusnya dapat menjadi keuntungan

ketika permintaan pelanggan dapat dipenuhi atau kelebihan barang yang dapat

3

mengakibatkan barang menjadi rusak dan biaya pada barang yang tersimpan tidak

dapat digunakan mengakibatkan seluruh pihak tidak dapat mempergunakan biaya

tersebut untuk keperluan lainnya. Untuk itu dibutuhkan pemantauan terhadap stok

pada semua pihak yang terkait dalam supply chain, agar pengelolaan stok bisa

dilakukan dengan baik sehingga dapat diketahui kapan waktu pemesanan dan berapa

banyak jumlah barang dipesan.

Informasi yang tidak transparan mengakibatkan banyak pihak pada supply chain

melakukan kegiatan atas dasar ramalan atau tebakan yang tidak akurat. Ritel atau

toko seringkali tidak membagi informasi dengan pusat distribusi dan pabrik.

Akibatnya pabrik hanya mengetahui pola permintaan berdasarkan order yang

diterima dari pusat distribusi (Pujawan & ER 2010).

Beberapa masalah tersebut dapat terjadi dikarenakan tidak adanya informasi

mengenai jumlah stok barang yang ada pada masing-masing pihak supply chain,

sehingga distribusi stok tidak dapat di ketahui dan juga pihak supplier tidak

mengetahui jumlah yang tepat berapa banyak barang yang harus diproduksi untuk

memenuhi distribusi stok tersebut. Untuk itu, ketersediaan barang sangat

mempengaruhi seluruh pihak yang memiliki kepentingan dengan barang tersebut

sehingga dibutuhkan informasi mengenai ketersediaan barang dalam jumlah yang

tepat untuk kelancaran distribusi dan penjualan suatu barang pada masing-masing

pihak. Pada Gambar 1.1 diperlihatkan alur distribusi stok barang dalam kehidupan

sehari-hari :

4

Gambar 1.1 Alur distribusi stok barang

Pada Gambar 1.1 merupakan contoh distribusi stok barang dalam kehidupan

sehari-hari dimana masing-masing pihak tidak mengetahui kapan waktu pemesanan

sebaiknya dilakukan dan berapa banyak stok yang tersedia pada masing-masing

distributor dan toko. Akibatnya ketika seorang customer melakukan pemesanan

melebihi stok yang dimiliki oleh toko C , maka toko C tersebut tidak dapat memenuhi

permintaan pelanggan dengan cepat tetapi menunggu dan melakukan permintaan

kepada distributor yang memiliki lead time selama dua hari sejak pemesanan.

Akibatnya toko tersebut dapat kehilangan pelanggan karena pelanggan tersebut dapat

berpindah ke toko yang lain. Demikian halnya dengan toko 2 yang memiliki stok

yang sangat banyak tetapi permintaan sedikit akibatnya toko tersebut dapat

mengalami kerugian karena barang tersebut dapat mengalami masa kadaluarsa.

5

Untuk memudahkan pemantauan terhadap persediaan barang yang

didistribusikan dari supplier hingga ke retailer agar penjualan menjadi lancar dan stok

selalu tersedia, maka akan dibuat sistem yang akan melakukan pemantauan dan

mengendalikan persediaan barang oleh supplier kepada distributor dan dari

distributor kepada retailer.

Sistem akan menginformasikan jumlah persediaan barang setiap terjadi

perubahan terhadap persediaan tersebut baik penambahan maupun pengurangan

barang yang ada pada distributor atau retailer serta menginformasikan reorder poin

dari persediaan tersebut dan menentukan maximum quantity order berdasarkan

peramalan permintaan dengan menggunakan single exponential smoothing

berdasarkan data historis serta batas maksimum kredit yang diberikan pada distributor

dan retailer. Masing-masing pihak yang terkait dalam supply chain management

tersebut akan menjalankan sistem tersebut yang saling terintegrasi satu sama lainnya.

2. Rumusan Masalah

Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana membangun sistem

pemantauan barang dalam distribusi stok yang saling terintegrasi dari supplier,

distributor hingga retailer dengan pendekatan continuous review. Kemudian

melakukan peramalan terhadap permintaan dengan menggunakan single exponential

smoothing untuk menentukan quantity order dalam supply chain management.

3. Batasan Masalah

Batasan masalah yang ada dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

1) Distribusi barang yang akan dipantau hanyalah distributor dan retailer yang

menggunakan sistem komputerisasi.

6

2) Pemantauan persediaan barang dalam manajemen rantai pemasok terbatas pada

distribusi barang jadi yang disalurkan dari supplier ke distributor dan dari

distributor ke retailer.

3) Lead time telah ditentukan oleh masing-masing pihak.

4. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan penelitian ini adalah mengembangkan sistem untuk melakukan

pemantauan terhadap persediaan barang dalam distribusi stok barang pada supplier,

distributor dan retailer. Sistem pemantauan barang tersebut memanfaatkan metode

single exponential smoothing untuk melakukan peramalan quantity order dan

pendekatan continuous review untuk menentukan reorder poin.

Manfaat yang diperoleh dari penelitian ini adalah dapat digunakan untuk

melakukan pemantauan terhadap persediaan barang sehingga proses penjualan barang

menjadi lancar dan mengantisipasi kehabisan atau kekurangan barang pada supplier,

distributor dan retailer. Meningkatkan profit dan mencegah terjadinya kerugian

karena besarnya biaya persediaan yang tidak tepat pada masing-masing pihak yang

terkait dalam supply chain tersebut dan mengontrol batas kredit dari distributor dan

retailer, serta meminimalkan biaya persediaan pada semua pihak. Sehingga

kedepannya masyarakat tidak sulit menemukan kebutuhan mereka karena alasan

kehabisan barang atau kelangkaan barang tersebut dan juga menjadikan keuntungan

bagi semua pihak.

5. Tinjauan Pustaka

Yao et al. (2007) telah mengintegrasikan Vendor Managed Inventory (VMI)

dengan supply chain untuk mengurangi biaya inventory, melalui pendekatan model

analitik yang mampu menunjukkan mekanisme pendistribusian jumlah stok barang

sekaligus antara single supplier dan single buyer menjadi lebih mudah dan efektif.

7

Dari hasil penelitian mereka memperlihatkan bahwa kombinasi VMI dengan supply

chain lebih baik dari pada tanpa dikombinasikan.

Kang dan Kim (2009) telah melakukan penelitian mengenai Penambahan

persediaan dan rencana pengiriman dalam rantai pasokan pada dua echelon dengan

permintaan yang bervariasi. Penelitian ini berfokus pada penambahan persediaan

yang terintegrasi dan masalah pada rencana pengiriman dalam rantai pasokan yang

terdiri dari pemasok dan pengecer. Masalahnya adalah bagaimana menentukan urutan

pemasok dan pengecer dengan tujuan meminimalkan biaya rata-rata dalam jangka

panjang pada rantai pasokan.

Pasandideh et al (2009) juga telah mengintegrasikan vendor managed

inventory untuk menginvestigasi applikasi VMI tersebut dalam rantai pasokan dengan

metode EOQ dan kekurangan yang ada. Penelitian ini mempertimbangkan kemitraan

antar retailer dan pemasok melalui VMI sistem dan mengembangkan model analitik

untuk mengeksplorasi efek dari parameter rantai pasokan untuk penghematan biaya.

Penelitian ini dikembangkan dalam dua echelon yaitu satu pemasok dan satu retail.

Fahmi dan Pujawan (2010) telah melakukan penelitian mengenai

Pengendalian persediaan material dengan pendekatan continuous review dengan studi

kasus pada PT. PLN persero APJ gresik. Penelitian yang dilakukan tidak

menggunakan konsep vendor managed inventory akan tetapi menggunakan

pendekatan continuous review untuk mengendalikan persediaan pada PT.PLN APJ

gresik. Penelitian ini menentukan reorder poin dan stok maksimum untuk

meningkatkan layanan dengan biaya yang minimum.

Chiang (2010) telah melakukan penelitian mengenai bagaimana mempercepat

pemesanan dengan pendekatan continuous review dengan lead time dari pabrik.

Penelitian ini menggunakan dua variabel lead time yaitu lead time dari pabrik dan

lead time pengiriman hingga sampai kepada tujuan pada single echelon. Tujuan dari

penelitian ini bagaimana meminimalkan waktu tunggu dengan mempertimbangkan

8

lead time dari pabrik dan pengiriman barang sehingga pemesanan dapat dilakukan

dengan cepat.

Hartini et al (2010) telah melakukan penelitian mengenai penentuan kebijakan

pemenuhan pesanan dengan vendor managed inventory dengan memberikan

tanggung jawab kepada supplier untuk mengatur dan menentukan kapan dan berapa

banyak produk yang akan dikirim berdasarkan persediaan dan permintaan pada waktu

tersebut. Dengan menganalisis suatu perusahaan farmasi yang memiliki perubahan

terhadap permintaan oleh para distributor. Tujuannya yaitu untuk mengatasi

keterlambatan dan pembatalan permintaan oleh distributor. Pada penelitian ini

menggunakan tiga distributor yang memiliki permintaan yang bervariasi.

Axster dan Viswanathan (2012) telah melakukan penelitian informasi nilai

yang ada pada pelanggan untuk supplier dalam persediaan dengan pendekatan

continuous review . Pada penelitian ini dibuat model dan analisis mengenai masalah

umum yang ada dalam inventory yaitu pada level persediaan yang tepat dan pada

siapa saja persediaan itu disimpan serta waktu delay untuk pengadaan stoknya.

Penelitian ini membuat proposisi kemungkinan permintaan pelanggan dan

menganalisis pada siapa inventory itu akan disimpan atau menambah level

persediaannya. Adapun ringkasan dari penelitian diatas disajikan dalam Tabel 5.1.

9

Tabel 5.1 Tinjauan Pustaka

No Peneliti Pendekatan Tujuan Solusi /Hasil

1. Yao et al

(2005)

VMI Mengurangi Biaya

inventory

Menerapkan

konsep VMI dan

membuat model

analitik perbedaan

dan keuntungan

dari penerapan

VMI

2. Kang dan

Kim (2009)

renewal

reward

theorem

Bagaimana menentukan

urutan pemasok dan

pengecer dengan tujuan

meminimalkan biaya rata-

rata dalam jangka panjang

pada rantai pasokan

Menggunakan

beberapa variable

dan nilai parameter

kemudian

menggunakan

notasi untuk

derivasi

3. Pasandideh

et al. (2009)

VMI Bagaimana membangun

model analitik dalam VMI

dengan mengatasi ke-

kurangan backlogged

Membuat model

framework dan

membanding-

kannya dengan

sistem VMI dan

non-VMI

4. A Fahmi dan

I Nyoman

Pujawan

(2010)

continuous

review

(S,s)

Bagaimana meningkatkan

pelayanan pada pelanggan

listrik dengan mengendali-

kan persediaan dan

perawatan material.

Diperoleh nilai

total order, total

inventory yang

nantinya akan

menunjukkan nilai

total cost.

5. Chiang

(2010)

Continuous

review

(S,s)

Bagaimana mempercepat

pemesanan dengan pen-

dekatan continuous review

dengan lead time dari

pabrik dan lead time

pengiriman.

variabel lead time

dari pabrik se-

hingga dibuat

formula untuk

mempercepat

pemesanan dengan

meminimalkan

waktu tunggu.

10

Tabel 5.1 (Lanjutan)

No Peneliti Pendekatan Tujuan Solusi / Hasil

6. Hartini et al

(2010)

VMI Bagaimana mengatasi

keterlambatan dan pem-

batalan permintaan oleh

distributor serta supplier

bertanggung jawab untuk

memberikan kapan waktu

pemesanan dan berapa

jumlah pemesanan kepada

manufacture.

Digunakan VMI

dengan logika LRP

sebagai alat untuk

menentukan kapan

dan berapa banyak

pengiriman yang

akan dibawa

menuju distributor

Dan juga ntuk

mengurangi biaya

persediaan

7. Axster dan

Viswanathan

(2012)

continuous

review

(Q,r)

Bagaimana menentukan

level persediaan dan pada

siapa persediaan disimpan

serta waktu delay dari

persediaan terpenuhi

dengan distribusi poisson

demand.

Dibuat formula

Pada masing-

masing echelon

dan penentuan

level persediaan

dengan dasar

continuous review.

.

6. Landasan Teori

6.1 Supply chain Management

Pada tahun 1950 dan 1960-an, beberapa produsen melakukan suatu strategi

utama dengan menekan produksi secara massal untuk meminimalkan biaya unit

produksi dengan fleksibilitas proses atau meminimalkan produk. Pada tahun 1970-an,

permintaan kebutuhan bahan baku mulai dikembangkan dan beberapa manajer

menyadari dampak dari persediaan barang yang sedang dalam proses pengerjaan

memiliki biaya yang besar untuk produksi, kualitas, pengembangan produk, dan

pengiriman lead time. Pada tahun 1980-an terjadi persaingan global yang cukup ketat

dimana memaksa organisasi kelas dunia untuk menawarkan barang yang murah,

berkualitas tinggi, dan dapat diandalkan dengan desain yang lebih baik yang memiliki

11

fleksibilitas. Produsen dan beberapa program manajemen lainnya memanfaatkan

program Just-In-Time (JIT) untuk meningkatkan efisiensi produksi dan siklus waktu

yang tepat. Evolusi supply chain management berlanjut sampai pada tahun 1990-an

menjadi sebuah organisasi terdepan yang diterapkan sebagai praktek terbaik dalam

mengelola sumber daya perusahaan untuk menyertakan strategi distributor dan fungsi

logistik. Beberapa produsen dan pengecer menganut konsep supply chain

management untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas di seluruh rantai pasokan

(Shukla et al. 2011)

Supply chain merupakan sebuah model bisnis yang diintegrasikan untuk

manajemen logistic. Seluruh proses didalamnya mencakup alur distribusi mulai dari

supplier ke proses produksi, dan rantai distribusi hingga ke konsumen akhir

(Gunasekaran & Ngai 2004).

Supply chain management adalah suatu pendekatan yang digunakan untuk

mengefisienkan dan mengintegrasikan pemasok, produsen, gudang, dan toko,

sehingga barang diproduksi dan didistribusikan dalam jumlah yang tepat, untuk

lokasi yang tepat, dan pada waktu yang tepat, sehingga dapat meminimalkan biaya

dengan layanan yang memuaskan. Suatu Supply chain adalah suatu jaringan yang

kompleks terdiri dari beberapa organisasi dengan tujuan yang berbeda untuk

memproduksi dan mendistribusikan produk sesuai dengan permintaan pelanggan.

Khususnya, supply chain management (SCM) yang berkaitan dengan mencari strategi

yang terbaik untuk seluruh supply chain (SC) dengan koordinasi yang berbeda antar

perusahaan sepanjang jaringan logistik atau dengan membangun mitra bisnis yang

dapat dilihat pada Gambar 6.1 (Simchi-levi et al. 2008).

12

Gambar 6.1 Logistik network dalam jaringan supply chain management

(Simchi-Levi et al, 2008)

Supply chain yaitu sebuah sistem dinamis yang mencakup seluruh kegiatan

yang terlibat dalam pembuatan produk mulai dari menyediakan bahan baku untuk

pelanggan. Kegiatan ini meliputi manufaktur, inventory control, distribusi,

pergudangan, dan layanan kepada pelanggan. Seluruh kegiatan tersebut

dikoordinasikan dan dintegrasikan serta diproses dengan baik Supply chain

management (Pasandideh et al. 2009).

Pada dasarnya supply chain management diasumsikan bahwa perusahaan

mendirikan aliansi dengan anggota dari rantai yang sama untuk meningkatkan

keunggulan kompetitif yang diungkapkan oleh kinerja operasional yang unggul dari

seluruh anggota rantai. Hal tersebut dipengaruhi oleh berbagai bidang seperti

pembelian dan logistik, konsep supply chain management berkembang dari sebuah

proses integrasi yang perspektif menjadi suatu pandangan baru yang sistemik dan

strategis (Laczynski et al. 2011).

Dalam supply chain tradisional setiap pihak bertanggung jawab untuk

mengontrol persediaan dan distribusi pemesanannya masing-masing. Salah satu

13

karkteristik fundamental yang menjadi masalah dalam supply chain yaitu bagaimana

seluruh pihak (distributor, supplier, retailer) dapat memenuhi permintaan pelanggan

secara tepat. Hal tersebut merupakan masalah dalam mengontrol inventory dan

produksi barang (Disney dan Towill 2003).

6.2 Pendekatan Continuous review (Q,r)

Untuk mengelola inventory secara efektif, distributor harus memutuskan

kapan dan berapa banyak jumlah barang yang akan dipesan. Salah satu pendekatan

yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan tersebut dengan menggunakan

pendekatan continuous review . Pendekatan continuous review, di mana persediaan

ditinjau secara terus menerus dalam hal ini ketika terjadi perubahan terhadap jumlah

barang seperti barang berkurang atau bertambah maka persediaan itu akan ditinjau,

dan pemesanan kembali (reorder poin) dilakukan saat persediaan mencapai titik

tertentu. Hal tersebut merupakan suatu jenis kebijakan yang paling tepat ketika

persediaan secara terus menerus ditinjau sehingga tidak mengalami kehabisan stok.

Sebagai contoh, hal tersebut dapat diterapkan dalam mengawasi persedian dengan

sistem terkomputerisasi (Simchi-levi et al. 2008). Pada Continous Review (Q,R)

Policy, sisa persediaan diperiksa terus-menerus, setiap ada bahan yang masuk atau

keluar, dilakukan pencatatan. Order akan dilakukan setiap kali jumlah persediaan

mencapai reorder poin.

Beberapa kondisi yang menyebabkan dimana antara quantity to order dan

waktu untuk memesan dibatasi. Supplier memiliki hak untuk menentukan jumlah

pesanan yang berjumlah sedikit atau banyak, bahkan memaksakan batas bawah dan

atas dalam menentukan jumlah pesanan tersebut untuk menangani skala ekonomis.

Jika quantity to order merupakan batasan yang diberikan kepada pembeli dalam

proses pengisian inventory, continuous review dapat digunakan untuk mengelola

keputusan pembeli dalam mengatur persediaan (akici dan Groenevelt 2011).

Pendekatan continuous review menggunakan perhitungan untuk mengetahui

inventory dan reorder time dari pelanggan dan distributor. Untuk mengetahui rata-

14

rata permintaan selama lead time dapat diketahui melalui L x AVG dimana L adalah

replenishment lead time dari supplier ke distributor dalam hitungan hari. AVG adalah

rata-rata permintaan harian yang dilihat dari distributor.

Untuk mengetahui safety stok distributor / retailer dapat diketahui menggunakan

persamaan (1).

SS = (1)

Untuk mengetahui reorder point (ROP), digunakan persamaan (2)

(2)

Untuk mengetahui Order Quantity , digunakan persamaan (3)

(3)

Dimana :

z = service level dipilih dari Tabel 6.1 untuk memastikan bahwa probabilitas

kehabisan stok selama lead time adalah 1 -

STD = Standar Deviasi dari permintaan harian dari distributor

L = replenishment lead time dari supplier ke distributor dalam hitungan hari

h = biaya pasti/tetap yang dimiliki oleh sebuah produk dalam sehari yang

tersimpan pada distributor/pelanggan

K = total biaya pemesanan yang tetap.

SS = Safety Stok

Service level merupakan toleransi terjadinya kekurangan pada satu siklus. Misalnya

diberikan toleransi sebanyak lima kali terjadi kekurangan setiap seratus siklus maka

service level yang diinginkan adalah 95%. Nilai z yang berkorelasi dengan nilai

servie level diambil dari Tabel 6.1

LSTDz

h

AVGKQ

2

15

Tabel 6.1 Nilai z pada service level (Simchi-Levi et al, 2008)

Service Level z

90% 1.29

91% 1.34

92% 1.41

93% 1.48

94% 1.56

95% 1.65

96% 1.75

97% 1.88

98% 2.05

99% 2.33

Untuk menentukan standar deviasi (STD) digunakan persamaan (4)

(4)

Dimana :

X = Masing-masing nilai dari data set

n = jumlah data

STD = standar deviasi

Masing-masing barang memiliki lead time yang berbeda-beda, yang dihitung dalam

satuan waktu / hari (Simchi-levi et al. 2008).

6.3 Metode Single Exponential Smoothing

Metode exponential smoothing merupakan pengembangan dari metode

moving averages. Dalam metode ini peramalan dilakukan dengan mengulang

perhitungan dengan menggunakan data terbaru. Dua metode dalan exponential

16

smoothing diantaranya single exponential smoothing dan double exponential

smoothing.

Menurut Gaspersz (2004), aktivitas peramalan merupakan suatu fungsi bisnis

yang berusaha memperkirakan permintaan dan penggunaan produk sehingga produk-

produk itu dapat dibuat dalam kuantitas yang tepat. Dengan demikian peramalan

merupakan suatu dugaan terhadap permintaan yang akan datang berdasarkan pada

beberapa variabel peramal, sering berdasarkan data deret waktu historis. Beberapa

metode dalam peramalan antara lain Weight Moving Average (WMA), exponential

smoothing (ES) dan regresi linear.

Metode peramalan dengan exponential smoothing biasanya digunakan untuk

pola data yang tidak stabil atau perubahannya besar dan bergejolak. Metode permalan

ini bekerja hampir serupa dengan alat thermostat. Apabila galat ramalan (forecast

error) adalah positif, yang berarti nilai aktual permintaan lebih tinggi daripada nilai

ramalan (AF>0), maka model pemulusan eksponensial akan secara otomatis

meningkatkan nilai ramalannya. Sebaliknya, apabila galat ramalan (forecast error)

adalah negatif, yang berarti nilai aktual permintaan lebih rendah daripada nilai

ramalan (A F < 0), maka metode pemulusan eksponensial akan secara otomatis

menurunkan nilai ramalan (Gaspersz, 2004).

Untuk mengetahui nilai ramalan untuk setiap periode (Ft) digunakan persamaan (5)

(5)

Keterangan :

F : nilai ramalan untuk periode waktu ke-t

Ft-1 : nilai ramalan untu satu periode waktu yang lalu, t-1

At-1 : nilai aktual untuk satu periode waktu yang lalu, t-1

: konstanta pemulusan (smoothing constant).

Pada saat periode pertama (F1) digunakan persamaan (6)

(6)

17

Keterangan :

: Nilai ramalan periode pertama dilakukan peramalan

A : Nilai Aktual periode pertama

n : Jumlah periode (hari/minggu)

Untuk mengetahui sejauh mana keandalan dari model peramalan berdasarkan single

exponential smoothing digunakan peta kontrol tracking signal dan membandingkan

apakah nilai-nilai ramalan itu telah menggambarkan atau sesuai dengan pola historis

dari data aktual permintaan. Suatu ukuran bagaimana baiknya suatu ramalan

memperkirakan nilai-nilai aktual suatu ramalan diperbaharui setiap minggu, bulan

atau triwulan, sehingga data permintaan yang baru dibandingkan terhadap nilai-nilai

ramalan. Tracking signal dihitung sebagai running sum of the forecast error dibagi

dengan mean absolute deviation (Gaspersz, 2004).

(7)

Keterangan :

TS : Tracking signal digunakan untuk mengetahui keandalan peramalan.

RSFE :Running sum of the forecast diperoleh dengan menggunakan persamaan (10).

MAD : mean absolute deviation diperoleh menggunakan persamaan (8).

Tracking signal yang positif menunjukkan bahwa nilai aktual permintaan lebih besar

daripada ramalan, sedangkan apabila negatif berarti nilai aktual permintaan lebih

kecil daripada ramalan. Pada setiap peramalan, tracking signal terkadang digunakan

untuk melihat apakah nilai-nilai yang dihasilkan berada di dalam atau di luar batas-

batas pengendalian dimana nilai-nilai tracking signal itu bergerak antara -4 sampai

+4. MAD merupakan nilai total absolut dari forecast error dibagi dengan data. Atau

yang lebih mudah adalah nilai kumulatif absolut error dibagi dengan periode. Jika

diformulasikan maka formula untuk menghitung MAD adalah sebagai berikut:

(8)

18

Formula untuk menghitung error setiap periode (et) digunakan persamaan (9)

(9)

Untuk memperoleh nilai absolute error (Ae) maka menghilangkan nilai minus atau

melakukan absolute pada nilai error yang diperoleh. Formula untuk menghitung

RSFE (running sum of forecast error ) kumulatif menggunakan persamaan (10)

(10)

Formula untuk memperoleh nilai kumulatif absolute error (KAE) digunakan

persamaan (11)

(11)

Keterangan :

A = Nilai aktual dari suatu peramalan tiap periode t

F = Nilai peramalan dalam suatu periode t

Ae = Nilai Absolut error

Et = Error setiap periode t

7. Desain Penelitian

7.1 Desain Proses supply barang ke distributor dan retailer

Desain sistem pada Gambar 7.1 merupakan proses distribusi stok dalam

supply chain dari sebuah perusahaan ke distributor dan dari distributor ke retailer

secara umum. Perusahaan supplier memiliki gudang dan pabrik, dari gudang

diperoleh informasi mengenai jumlah stok yang tersedia dalam gudang. Pabrik

memberikan informasi mengenai banyaknya barang yang sedang dalam proses

pembuatan. Seluruh distributor terhubung ke supplier dan memperoleh informasi

19

mengenai stok yang ada pada setiap distributor serta informasi penjualan distributor

tersebut. Perusahaan memiliki hak untuk mengetahui jumlah stok yang ada pada

distributor untuk menentukan jumlah minimum atau maksimum yang dapat

dikirimkan oleh supplier, supplier juga memungkinkan melakukan penawaran

pengiriman barang kepada distributor. Distributor terhubung kepada retailer yang di

miliki distributor tersebut dengan kata lain partner dari distributor tersebut.

Distributor memiliki hak untuk mengetahui jumlah stok yang ada pada retailer untuk

menentukan jumlah minimum atau maksimum yang dapat dikirimkan oleh

distributor. Proses yang terjadi kepada distributor dan retailer sama dengan proses

yang terjadi antara supplier dan distributor. Pada Gambar 7.1 diperlihatkan rancangan

sistem pemantauan dan distribusi stok yang akan dibangun:

20

$

Pabrik

Gudang

Distributor 1

Supplier Distributor 2

Distributor 3

Toko A

Toko B

Toko 1

Toko 2

Toko X

Toko Y

Data

Supplier

Data

Distributor

Data

Toko

Continuous Review

$

$ $

Customer

$

$ $

Customer

$

$ $

Customer

$

$ $

Customer

$

$ $

Customer

$

$ $

Customer

$

$ $

Customer

$

$ $

Customer

$

$ $

Customer

Gambar 7.1 Sistem Pemantauan dan distribusi stok

Seluruh data disimpan dalam database yang dihosting pada suatu penyedia

layanan hosting untuk memudahkan masing-masing pihak mengakses data yang

dimiliki oleh seluruh pihak yang terkait sehingga sekalipun aplikasi tidak dijalankan

atau komputer pada pihak yang akan diakses datanya dalam status turn off, yang

berkepentingan tetap dapat mengakses data tersebut. Untuk menentukan reorder poin

menggunakan pendekatan continuous review dengan persamaan (2), karena

pendekatan continuous review akan melakukan analisis setiap kali terjadi perubahan

21

terhadap data barang baik penambahan maupun pengurangan. Berbeda dengan

pendekatan periodic review yang melakukan analisis berdasarkan periode tertentu.

Pendekatan periodic review dapat digunakan pada kasus tertentu, dimana pengeluaran

dan penambahan terhadap barang tersebut terjadi secara konstant. Pada kasus

penjualan secara umum, perubahan terhadap barang tidak dapat ditentukan berapa

banyak jumlah barang yang terjual setiap harinya sehingga, pendekatan periodic

review tidak tepat digunakan pada kasus pemantauan barang yang terjual karena

perubahan terhadap jumlah barang dapat terjadi kapanpun.

Seluruh data penjualan pada masing-masing stage akan diramalkan

permintaannya dengan menggunakan single exponential smoothing untuk

menentukan quantity order, karena pada pedekatan continuous review untuk

mengetahui quantity order sesuai persamaan (3) mengharuskan untuk mengetahui

biaya pemesanan yang tetap sementara pada kenyataannya permintaan seringkali

mengalami perubahan sehingga biaya pemesanan akan mengalami perubahan

sebanyak pemesanan. Selain itu, peramalan menggunakan single exponential

smoothing untuk memudahkan meramalkan berapa banyak permintaan untuk waktu

mendatang. Peramalan akan dilakukan ketika terjadi reorder poin, untuk peramalan

pertama menggunakan persamaan (6) sedangkan untuk peramalan selanjutnya ketika

reorder poin terjadi akan diambil data setiap periode mingguan. Hal ini dilakukan

sesuai dengan perhitungan pada persamaan (5).

7.2 Arsitektur Sistem

Arsitektur sistem diperlihatkan pada Gambar 7.2 merupakan proses yang

terjadi antara distributor dan perusahaan, serta proses antara distributor dan toko.

Supplier memiliki informasi banyaknya persediaan dalam gudang dan informasi

mengenai banyak barang yang diproduksi serta lead time-nya. Selain data stok,

supplier juga memiliki data kredit distributor yang nantinya digunakan sebagai salah

satu parameter kebijakan dari supplier mengirimkan barang pada distributor. Jumlah

barang yang ditawarkan untuk dikirimkan oleh supplier dilakukan oleh sistem dengan

22

menggunakan pendekatan continuous review. Distributor dapat melakukan

permintaan barang kepada supplier akan tetapi tidak langsung diterima oleh supplier

karena ada pertimbangan data kredit dan sisa stok yang ada pada distributor menjadi

variable yang akan mempengaruhi jumlah maksimum/minimum barang yang dapat

dikirimkan oleh supplier. Ketika stok barang pada distributor telah mencapai reorder

poin maka sistem secara otomatis akan memberi pemberitahuan kepada distributor

berupa saran untuk melakukan permintaan kepada supplier dan supplier memperoleh

pemberitahuan bahwa distributor telah mencapai titik reorder poin, sehingga kedua

pihak dapat menindak lanjuti pemberitahuan tersebut. Selain pemberitahuan

mengenai reorder poin, sistem juga memberikan informasi mengenai jumlah barang

yang dapat dipesan oleh distributor berdasarkan peramalan single exponential

smoothing. Arsitektur spesifikasi sistem dapat terlihat pada Gambar 7.2.

Data

Gudang

Supplier

Data

Distributor

Data

Toko

Continuous review Single exponential smoothing

Supplier Distributor Toko

Banyak Barang

dalam GudangBanyak barang

yang diproduksi

Permintaan

Barang

Pemesanan dan

jumlah barang yang

dapat dikirimkan

Permintaan

Barang

Pemesanan dan

jumlah barang yang

dapat dikirimkan

Data Stok dan

kreditData Stok dan

kredit

Gambar 7.2 Arsitektur sistem

Berikut ini contoh skenario proses dalam perhitungan menggunakan continuous

review dan penentuan quantity order berdasarkan peramalan menggunakan single

23

exponential smoothing pada distributor diketahui data penjualan/permintaan toko-

toko yang menjadi partner suatu distributor pada Tabel 7.1

Tabel 7.1 Penjualan harian pada distributor

Hari ke- 1 2 3 4 5 6 7

penjualan 600 450 300 1000 500 800 700

Dari data penjualan pada Tabel 7.1 ditentukan nilai dari sevice level dan lead time

adalah service level : 95% maka untuk nilai z diperoleh dari Tabel 6.1 sehingga nilai

z = 1,65 dengan lead time : 1 Minggu = 7 hari. Dengan menggunakan persamaan (4)

diperoleh nilai standar deviasi (STD) = 216.89 dengan AVG = 621,43 Untuk

mengetahui digunakan persamaan (1) sehingga nilai safety Stok = 1,65 x 216.89 x

= 946.82. Untuk mengetahui reorder poin (ROP) digunakan persamaan (2) sehingga

diperoleh nilai dari Reorder Point = 946.82 + (216.89 x 7) = 2465

Untuk Quantity Order dihitung dengan menggunakan peramalan single exponential

smoothing. Berdasarkan hasil perhitungan mean absolute deviation (MAD)

menggunakan software WinQSB untuk mengetahui nilai terkecil dari konstanta

pemulusan di lihat pada Tabel 7.2 untuk manual perhitungannya digunakan

persamaan (8).

Tabel 7.2 Hasil penghitungan MAD dengan software WinQSB

MAD

0,1 1,862

0,2 1,857

0,3 1,939

0,4 2,082

0,5 2,206

0,6 2,309

0,7 2,388

0,8 2,488

0,9 2,571

24

Pada Tabel 7.2 terlihat nilai terkecil dari MAD adalah sebesar 1,857 dengan = 0,2

sehingga pada peramalan digunakan pemulusan konstanta 0,2. Untuk peramalan

pertama maka menggunakan persamaan (7) sehingga:

Penjualan minggu pertama = 4350.

Ramalan indeks waktu pertama =

= 4350

Jadi quantity order sebanyak = 4350

Hal ini berarti pada saat stok yang ada pada distributor sebanyak 2465 maka

distributor akan memesan barang sebanyak 4350 untuk memenuhi permintaan toko-

toko yang menjadi partner bisnisnya. Setiap terjadi penjualan secara otomatis sistem

akan menghitung kembali reorder poin dan meramalkan quantity order pada tempat

yang terjadi transaksi seperti supplier, distributor atau retailer. Selain itu data kredit

distributor menjadi salah satu variabel yang mempengaruhi banyak barang yang dapat

dikirimkan kepada distributor. Hal ini dimaksudkan agar pinjaman distributor dapat

di control sesuai batas maksimum pada masing-masing distributor. Alur proses yang

terjadi pada supplier dan satu distributor dimana distributor memiliki sisa stok dalam

gudang sebanyak 2400. Berdasarkan analisis dari pendekatan continuous review

bahwa jika lebih kecil dari reorder poin yaitu sebanyak 2465 maka distributor akan

memesan barang sebanyak 4350. Sistem akan memberikan pemberitahuan bahwa

sudah waktunya memesan sebanyak quantity order yang telah di hitung berdasarkan

pendekatan continuous review. User dari pihak distributor memiliki hak untuk

melakukan pemesanan kepada supplier dengan maksimal pemesanan 4350 dan

memilih jenis pembayaran kredit atau tunai. Pada pihak supplier memiliki hak untuk

mengirimkan atau menolak permintaan tersebut berdasarkan kriteria yang telah

ditetapkan supplier. Karena pihak distributor sudah mencapai titik reorder poin dan

pembayarannya tunai maka supplier mengirimkan barang tersebut sesuai dengan

permintaan. Pada Gambar 7.3 diperlihatkankan contoh alur proses dalam

implementasi sistemnya.

25

Data

Supplier

Data

Distributor

$

Gudang

Supplier

Supplier

$

Gudang

Distributor

Distributor

Lihat Data

Distributor

Stok dalam

Gudang =

2400

Stok dalam

Gudang Informasi reorder poin dan Quantity Order

Pesan Sebanyak QO bayar Tunai

Jumlah barang yang

dikirimkan = 4350

Waktunya memesan

sebanyak 4350Distributor mencapai titik

reorder poin sisa stok = 2400

Quantity order = 4350

Bayar = tunai

Stok = -4350Data Kredit

dan Stok

Gambar 7.3 Contoh alur proses dalam implementasi

Sistem akan memeriksa sisa stok yang tersimpan pada distributor. Jika jumlah

stok yang tersisa lebih besar daripada reorder poin maka sistem akan memberikan

informasi sisa stok. Jika jumlah stok yang tersisa lebih kecil atau sama dengan

reorder poin, maka muncul pemberitahuan untuk memesan barang dan jenis

pembayaran oleh pihak pemesan. Jika jenis pembayaran kredit, maka sistem akan

memeriksa kredit yang dimiliki pihak pemesan. Jika jenis pembayarannya tunai maka

jumlah barang yang akan dikirimkan sesuai dengan quantity order. Jika data kredit

pemesan lebih besar atau sama dengan jumlah maksimum kredit, maka quantity order

yang dapat dikirimkan hanya 50% dari reorder poin. Jika data kreditnya dibawa

maksimum data kredit maka akan dikirimkan sebanyak quantity order. Pada Gambar

7.4 diperlihatkan alur proses dari penentuan jumlah pemesanan yang akan dikirimkan

yang digambarkan dalam bentuk flowchart.

26

Start

Periksa Sisa Stock

Jika sisa stock

>Reorder Poin

Informasikan Sisa

stockY

Pilih Jenis

Pembayaran

T

Jika data kredit

>= maks KreditQuantity Order full

pemesananT

Quantity order

maksimum

pemesanan 50%

Y

Jika

pembayaran =

Kredit

T

Periksa Data

Kredit

Y

Stop

Gambar 7.4. Alur Proses penentuan pengiriman

Data penjualan pada masing-masing distributor disajikan dalam bentuk Tabel 7.3

Tabel 7.3 Data penjualan distributor

Nama

Distributor

Hari ke-

1 2 3 4 5 6 7

Distributor 1 600 450 300 1000 500 800 700

Distributor 2 1000 700 800 500 1000 2000 800

Distributor 3 200 700 300 500 600 500 800

27

Dari data penjualan Tabel 7.3 dapat kita lihat bentuk implementasi dan alur prosesnya

pada Gambar 7.5

Data

Supplier

Data

Distributor

$

Gudang

Supplier

Supplier

$

Gudang

Distributor

Distributor 1

Lihat Data

Distributor

Stok dalam

Gudang =

2400

Stok dalam

Gudang

Informasi reorder poin dan Quantity Order

Pesan Sebanyak QO bayar Tunai

Jumlah barang yang

dikirimkan = 4350

Waktunya memesan

sebanyak 4350

Distributor 1

mencapai titik reorder

poin sisa stok = 2400

Quantity order = 4350

Bayar = tunai

Stok = -4350 Data Kredit

dan Stok

$

Gudang

Distributor

Distributor 2

Stok dalam

Gudang =

5000

Waktunya memesan

sebanyak 4350

$

Gudang

Distributor

Distributor 3

Stok dalam

Gudang =

3000

Informasi reorder poin dan Quantity Order

Pesan Sebanyak QO bayar Kredit

Pesan Sebanyak 2000 bayar Tunai

Jumlah barang yang

dikirimkan = 3400

Jumlah barang yang

dikirimkan = 1000

Melakukan

Pemesanan sebanyak

2000

Distributor 2

mencapai titik reorder

poin sisa stok = 5000

Quantity order = 6800

Bayar = kredit

Distributor 3

melakukan

pemesanan

sisa stok = 3000

Quantity order = 2000

Bayar = Tunai

Gambar 7.5 Alur proses implementasi distribusi stok

28

Distributor 1 memiliki sisa stok dalam gudang sebanyak 2400 dan telah

mencapai titik reorder poin. Maka pihak distributor dapat melakukan pemesanan

sesuai dengan quantity order. Supplier mengirimkan barang sesuai dengan quantity

order yang diminta oleh distributor 1 selain karena sudah mencapai reorder poin

distributor 1 juga membayar dengan tunai. Jadi jumlah barang yang dikirimkan

sebanyak 4350.

Distributor 2 memiliki sisa stok dalam gudang sebanyak 5000 dan telah

mencapai titik reorder poin. Maka pihak distributor dapat melakukan pemesanan

sesuai dengan quantity order dan memilih jenis pembayaran. Distributor 2 memilih

pembayaran secara kredit. maka pihak supplier akan diberikan pilihan oleh sistem

mengirimkan seluruhnya atau 50% dari jumlah pesanan karena distributor 2 telah

mencapai maksimum kredit. Maka pihak supplier dapat memilih salah satu option

yang ditawarkan oleh sistem. Pihak supplier memilih mengirimkan 50% yaitu

sebanyak 3400.

Distributor 3 memiliki sisa stok dalam gudang sebanyak 3000 dan melakukan

pemesanan sebanyak 2000 tetapi distributor 3 belum mencapai reorder poin. Maka

pihak supplier memiliki pilihan berapa banyak yang dapat dikirimkan kepada

distributor. Dalam hal ini supplier memilih mengirimkan 50% dari permintaan

dikarenakan distributor 3 belum mencapai reorder poin dan pembayaran secara tunai,

sehingga jumlah barang yang dikirimkan sebanyak 1000.

Pada Gambar 7.6 diperlihatkan proses sistem secara umum yang terjadi mulai

pada retailer hingga supplier. Sistem akan melakukan proses penghitungan reorder

poin setiap kali terjadi perubahan terhadap jumlah barang. Pada sisi retailer, ketika

terjadi transaksi dengan pembeli maka sistem melakukan transaksi penjualan, update

sisa jumlah barang dan menghitung reorder poin. Apabila sisa stok mencapai reorder

poin dimana reorder poin diperoleh dengan menggunakan persamaan (2), maka

dilakukan peramalan untuk menentukan jumlah pemesanan dengan menggunakan

persamaan (6). Hasil dari perhitungan tersebut kemudian ditampilkan kedalam form

29

pemesanan yang akan dikirim pada distributor. Demikian halnya pada distributor

terhadap supplier dan supplier terhadap pabrik. Seluruh data penjualan yang

dilakukan pada distributor dan retailer dapat diketahui oleh supplier. Seluruh data

penjualan yang dilakukan oleh retailer diketahui oleh distributor. Data tersebut

berupa jumlah barang yang terjual per hari dalam bentuk kuantitas barang pada

masing-masing pihak. Sehingga data tersebut akan digunakan sebagai inputan data

untuk melakukan peramalan terhadap permintaan yang akan datang. Hasil dari

peramalan tersebut berupa jumlah barang yang akan dipesan kepada pihak distributor

atau supplier berupa kuantitas barang yang akan dipesan.

30

Data

Supplier

Data

Distributor

$

Gudang

Supplier

Supplier

$

Gudang

Distributor

Distributor

$

Toko

Retailer

Konsumen

Data

Retailer

- Melakukan Transaksi Penjualan

- Update Jumlah barang

- Menghitung Reorder poin persamaan 2

Jika

Sisa Stok =

ROP

Hitung Quantity order

menggunakan metode SES

persamaan 6 dan 7

Update Nilai

reorder poin

Melakukan Pemesanan

pada Distributor

T

Y

- Analisis data pemesanan

- Melakukan Transaksi Penjualan dan

pengiriman barang

- Update Jumlah barang

- Menghitung Reorder poin persamaan 2

Jika

Sisa Stok =

ROP

Hitung Quantity order

menggunakan metode SES

persamaan 6 dan 7

Update Nilai

reorder poin

Melakukan Pemesanan

pada Supplier

T

Y

- Analisis data pemesanan

- Melakukan Transaksi Penjualan dan

pengiriman barang

- Update Jumlah barang

- Menghitung Reorder poin persamaan 2

Jika

Sisa Stok =

ROP

Hitung Quantity order

menggunakan metode SES

persamaan 6 dan 7

Update Nilai

reorder poin

Melakukan Permintaan

produksi pada Pabrik

T

Y

Gambar 7.6 Diagram Proses sistem secara umum

31

7.3 Rancangan Pengujian

Seluruh sistem akan diuji dengan memastikan apakah seluruh sistem yang berada

pada semua pihak dapat terhubung. Kemudian dilakukan pengujian terhadap

fungsionalitas menu yang ada pada sistem apakah berfungsi dengan baik dengan

melihat output yang diberikan oleh masing-masing menu. Kemudian untuk data yang

digunakan dalam pengujian diambil dari salah satu perusahaan sebagai supplier,

distributor dan retailer. Pengujian dilakukan dengan menerapkan sistem dengan

menggunakan data yang dimiliki supplier, distributor dan retailer. Data yang diuji

adalah jumlah stok yang ada pada gudang supplier dan data stok distributor serta data

stok retailer. Data tersebut dimasukkan kedalam sistem kemudian dibandingkan

dengan reorder poin yang dilakukan oleh sistem menggunakan persamaan (2) dengan

yang dilakukan oleh distributor atau toko dengan menggunakan perkiraan, dan

melihat apa yang terjadi ketika reorder poin yang dilakukan tidak tepat. Untuk

mengetahui keandalan ramalan untuk menentukan quantity order menggunakan

single exponential smoothing akan digunakan peta kontrol tracking signal untuk

pengujian ramalan menggunakan persamaan (7) dengan membandingkan apakah

nilai-nilai ramalan itu telah menggambarkan atau sesuai dengan pola historis dari data

aktual permintaan.

8. Metode Penelitian

Tahap-tahap yang dilakukan dalam penelitian meliputi :

1. Pengumpulan data

Pengumpulan data dilakukan dengan dua cara, yaitu studi pustaka dan

wawancara.

32

a. Studi Pustaka

Merupakan kegiatan untuk mencari literature dan referensi yang mendukung

penelitian. Literatur yang dipelajari mengenai distribusi stok menggunakan

pendekatan continuous review dalam supply chain management. Serta metode single

exponential smoothing untuk melakukan peramalan terhadap permintaan yang akan

datang.

b. Wawancara

Wawancara adalah suatu metode yang dilakukan dengan menggunakan tanya

jawab secara langsung kepada pihak yang memiliki kapasitas dan informasi yang

dibutuhkan dalam pelaksanaan penelitian. Wawancara akan dilakukan dengan pihak

supplier, distributor dan pelanggan distributor tersebut untuk Membahas mengenai

rata-rata penjualan yang dilakukan setiap hari, kapan mereka melakukan pemesanan

dan produksi dan berapa banyak barang yng diproduksi dan dipesan setiap kali

melakukan pemesanan, dan juga akan ditanyakan kerugian dan keuntungan yang

sering kali terjadi ketika mereka kelebihan atau kekurangan pemesanan. Data

tersebut kemudian akan di catat untuk dianalisis selanjutnya dan dilihat

perbedaannya dengan hasil yang dikeluarkan sistem sesuai dengan data tersebut.

Untuk retailer digunakan sebanyak enam toko, tiga distributor dan satu supplier.

Dimana ketiga distributor tersebut mengambil barang dari supplier yang sama, dan

masing-masing distributor akan diminta data retailer yang menjadi rekan masing-

masing distributor dimana masing-masing distributor diambil dua toko rekanan.

Kemudian mengambil data pada masing-masing rekanan dari distributor.

2. Analisis Sistem

a. Spesifikasi sistem

Sistem dijalankan oleh supplier, distributor, dan retailer. Sistem dapat

mengetahui jumlah stok dan menentukan waktu pemesanan serta berapa banyak

yang dapat dipesan. Sistem akan melakukan update dan analisis setiap kali terjadi

perubahan pada stok baik itu penambahan atau pengurangan pada seluruh pihak.

33

Sistem melakukan analisis data stok yang tersimpan dalam database. Ketika terjadi

masa untuk melakukan pemesanan kembali sistem akan mengeluarkan informasi

mengenai saran untuk melakukan pemesanan dengan memperlihatkan data stok

terbaru dan berapa banyak pemesanan yang disarankan oleh sistem pada pihak yang

mengalami reorder poin. Selanjutnya pada pihak yang akan dimintai pesanan, sistem

akan menginformasikan bahwa misalnya pihak distributor 1 mengalami reorder poin

dengan menampilkan data stok distributor tersebut serta banyak barang yang akan

dipesan yang disarankan oleh sistem. Pihak distributor 1 berhak untuk melakukan

pemesanan sesuai dengan saran dari sistem dan pihak distributor juga berhak untuk

mengurangi jumlah pemesanannya. Pihak supplier berhak menerima pesanan sesuai

dengan alur proses penentuan pengiriman pada Gambar 7.4. Demikian halnya yang

terjadi pada pihak retailer.

b. Rancangan arsitektur

Tahap ini menggunakan keluaran yang dihasilkan pada tahap sebelumnya, dan

menentukan alur informasi yang diberikan dari supplier, distributor dan retailer.

Dan juga bagaimana keseluruhan pihak terintegrasi dalam sistem dan berinteraksi

dalam supply chain management. Keluaran dari tahap ini adalah diagram sistem

secara keseluruhan, komunikasi antar pihak dan daftar kejadian penting yang terjadi

dalam sistem. Gambar 7.1 menunjukkan rancangan arsitektur sistem dimana seluruh

pihak dalam supply chain saling terintegrasi dalam sistem secara keseluruhan.

Supplier dapat melihat data stok dan kredit distributor dan data stok pada retailer

melalui database dan distributor dapat melihat data stok dan kredit retailer dalam

database. Masing-masing dari data tersebut di lakukan analisis dengan pendekatan

continuous review untuk menentukan kapan dilakukan permintaan. Dan

menggunakan peramalan untuk mengetahui jumlah pemesanan barang dengan

metode single exponential smoothing. Data mengenai stok akan dilakukan analisis

dengan pendekatan setiap terjadi perubahan pada jumlah barang baik penambahan

maupun pengurangan barang. Arsitektur secara spesifik mengenai proses yang

34

dilakukan pada masing-masing pihak diperlihatkan pada Gambar 7.2 mengenai

arsitektur sistem.

c. Rancangan Rinci

Secara umum, sistem bekerja untuk menentukan reorder poin, quantity order

dan permintaan distributor ke supplier dan retailer ke distributor menggunakan

pendekatan continuous review yang akan melakukan perhitungan dengan

menggunakan persamaan (2) untuk mengetahui reorder poin, untuk mengetahui

safety stok digunakan persamaan (1) dan menggunakan ramalan dengan metode

single exponential smoothing untuk menentukan banyaknya barang yang akan

dipesan sesuai dengan persamaan (5) dan persamaan (6). Pendekatan continuous

review akan bekerja setiap terjadi perubahan terhadap jumlah persediaan atau stok

pada masing-masing pihak dalam supply chain, sedangkan metode untuk

menentukan banyaknya jumlah pesanan akan bekerja ketika telah mencapai reorder

poin. Sistem akan melakukan pertukaran informasi mengenai jumlah stok,

pemesanan dan jumlah pemesanan. Seluruh data akan tersimpan dalam database

yang dihosting dalam internet dimana ketika terjadi perubahan pada jumlah barang

data tersebut akan terupdate dalam database kemudian pendekatan continuous

review akan bekerja untuk menganalisis persediaan tersebut. Gambar 7.5

memperlihatkan bagaimana implementasi dari sistem bekerja dengan menggunakan

pendekatan continuous review untuk mengetahui kapan melakukan permintaan dan

penentuan berapa banyak yang akan dikirim. Metode single exponential smoothing

dilakukan untuk menentukan jumlah pemesanan. Seluruh sistem yang digunakan

oleh supplier dan distributor memiliki proses yang hampir sama, berbeda dengan

sistem yang ada pada retailer terdapat penambahan fitur dimana sistem pada retailer

dapat menambahkan jenis barang lain yang juga dilakukan pemantauan terhadap

barang tersebut dengan menggunakan pemantauan stok yang sama dimana

distributor dan supplier nya menerapkan sistem ini dengan database yang berbeda

35

sesuai dengan alur distribusi barang tersebut. Hal ini dikarenakan pada pihak retailer

terdapat banyak jenis barang yang dijual.

3. Implementasi

Seluruh hasil dari perancangan sistem akan diimplementasikan dengan

menggunakan salah satu bahasa pemrograman yaitu visual delphi 2010 dengan

database mySQL. Dimana database ini akan diupload pada sebuah penyedia layanan

hosting sehingga data dapat diakses kapanpun oleh seluruh pengguna aplikasi

sekalipun sistem digunakan pada beberapa tempat yang berbeda.

4. Pengujian

Pengujian sistem dilakukan dengan simulasi terhadap sistem dengan data yang

diambil dari satu supplier, tiga distributor dan enam retailer. Pertama, seluruh sistem

diuji apakah seluruh sistem yang ada pada masing-masing pihak dapat terhubung.

Kemudian seluruh bagian dari sistem diuji fungsionalitas dari sistem apakah telah

berfungsi dengan baik atau tidak. Kemudian dilakukan pengujian terhadap data yang

telah diperoleh dari seluruh pihak. Data tersebut akan dimasukkan kedalam sistem

dan melihat bagaimana sistem bekerja dengan analisis yang digunakan oleh

pendekatan continuous review. Hasil dari pengujian ini dapat dilihat maksimum stok

yang sebaiknya tersedia pada masing-masing pihak. Kemudian membandingkan

hasil yang diberikan oleh sistem dengan data yang telah dilakukan oleh seluruh

pihak dalam supply chain dari hasil wawancara dan pencatatan data. Reorder poin

yang dilakukan pada sistem dengan menggunakan pendekatan continuous review

akan dibandingkan dengan reorder poin yang dilakukan oleh seluruh pihak yang

dilakukan secara manual menggunakan perkiraan. Kemudian akan dilihat hasilnya

apakah reorder poin yang dilakukan secara manual dan perkiraan akan mengalami

kehabisan barang atau tidak dengan melihat aktual data penjualan, dan melihat

keuntungan yang akan didapatkan jika sistem melakukan analisis dan menentukan

reorder poin. Quantity order yang dilakukan oleh sistem dengan menggunakan

36

peramalan dengan single exponential smoothing akan dibandingkan dengan quantity

order yang biasanya ditentukan sendiri oleh seluruh pihak yang dilakukan secara

manual menggunakan perkiraan. Kemudian akan dilihat hasilnya apakah quantity

order yang dilakukan secara manual dan perkiraan akan memenuhi permintaan atau

tidak dengan melihat aktual data penjualan, dan melihat keuntungan yang akan

didapatkan jika sistem melakukan analisis dan menentukan quantity order. Ramalan

permintaan menggunakan single exponential smoothing akan menggunakan peta

kontrol tracking signal dimana cara ini digunakan untuk mengetahui sejauh mana

keandalan dari model peramalan berdasarkan pemulusan eksponensial dan

membandingkan apakah nilai-nilai ramalan itu telah menggambarkan atau sesuai

dengan pola historis dari data aktual permintaan. Untuk melakukan pengujian

ramalan dengan tracking signal digunakan persamaan (7).

5. Evaluasi dan perbaikan kesalahan

Melakukan evaluasi dan perbaikan berdasarkan tahapan pengujian yang telah

dilakukan. Jika hasil pengujian menunjukkan bahwa aplikasi yang dikembangkan

sudah baik dan berjalan sesuai harapan, maka proses selanjutnya melakukan

penyusunan hasil penelitian. Akan tetapi jika belum baik, maka akan dilakukan

proses perbaikan.

6. Penyusunan laporan hasil penelitian

Setelah melakukan perbaikan maka akan dilakukan analisis pengujian dan

menyimpulkan hasil penelitian, dan selanjutnya menuliskan dalam laporan hasil

penelitian.

Seluruh tahapan dalam metodologi penelitian diperlihatkan pada Gambar 8.1.

37

Pengumpulan Data

Studi Pustaka

Wawancara

Peneliti Pencatatan

Data

Perancangan sistem

Analisis

Sistem

Implementasi

Database

Pengujian

PerbaikanPenyusunan Laporan

Pencatatan

Seluruh

Rancangan

Spesifikasi

Sistem

Rancangan

Rinci

Arsitektur

Sistem

Pembuatan

Sistem

dengan Visual

Delphi 2010 &

MySQL

Analisa Sistem

Hasil Analisa

Sistem

Gambar 8.1 Alur Proses metodologi penelitian

Pada Gambar 8.1 diperlihatkan alur proses metodologi penelitian dimana

pengumpulan data dilakukan dengan studi pustaka dan wawancara dilakukan selama

satu bulan. Setelah pengumpulan data selesai dilakukan maka seluruh data tersebut

di dokumentasikan untuk dilakukan perancangan sistem. Setelah seluruh data

terkumpul akan dilakukan proses perancangan sistem dengan membuat spesifikasi

sistem, arsitektur dari sistem dan rincian apa saja yang dapat dilakukan oleh sistem.

Perancangan ini dilakukan dalam waktu lima minggu dimulai pada minggu ketiga

dari pengumpulan data. Setelah seluruh perancangan selesai maka dilakukan

implementasi dari seluruh rancangan yang telah dibuat sesuai dengan spesifikasi dan

rincian serta arsitektur dari sistem yang telah dibuat sebelumnya. Implementasi ini

dilakukan dalam waktu enam minggu dimulai pada minggu kelima waktu

perancangan sistem. Setelah implementasi selesai maka dilakukan pengujian

terhadap sistem hasil dari pengujian tersebut akan didokumentasikan, pengujian ini

dilakukan selama satu bulan. Jika terjadi beberapa kesalahan atau tidak sesuai

dengan harapan maka dilakukan evaluasi terhadap sistem dan dilakukan perbaikan

38

kemudian dilakukan pengujian kembali jika hasilnya sudah sesuai maka selanjutnya

melakukan penyusunan laporan yang dilakukan selama empat bulan dua minggu

dimulai pada saat dilakukannya pengumpulan data.

9. Jadwal Penelitian

Penelitian ini akan dilakukan selama 6 bulan pada tahun 2013 dan 2014 dengan

tahapan kegiatan dan jadwal sesuai dengan Tabel 9.1

39

Tabel 9.1 Jadwal Penelitian

No Kegiatan

Bulan/Tahun 2013/2014

November Desember Januari Februari Maret April

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Proposal

2 Pengumpulan Data

3 Perancangan sistem

4 Implementasi

5 Pengujian

6 Evaluasi

7 Penyusunan Laporan

40

DAFTAR PUSTAKA

Axster, S. & Viswanathan, S., 2012. On the value of customer information for an

independent supplier in a continuous review inventory system. European Journal of

Operational Research, 221(2), pp.340347. Available at: http://linkinghub.elsevier.com/retrieve/pii/S0377221712002159 [Accessed October 24,

2013].

Baron, O., Berman, O. & Perry, D., 2010. Continuous review inventory models for perishable

items ordered in batches. Mathematical Methods of Operations Research, 72(2),

pp.217247. Available at: http://link.springer.com/10.1007/s00186-010-0318-1 [Accessed October 18, 2013].

akici, .E. & Groenevelt, H., 2011. Introduction of ( Q , R , S ) Inventory Policy and the

Comparison of Continuous and Periodic Review Policies under Continuous Time

Costing. In MSOM Annual Conference. Ann Arbor, Michigan: MICHIGAN ROSS

SCHOOL OF BUSSINESS.

Chiang, C., 2010. An order expediting policy for continuous review systems with

manufacturing lead-time. European Journal of Operational Research, 203(2), pp.526531. Available at: http://linkinghub.elsevier.com/retrieve/pii/S0377221709005499

[Accessed October 24, 2013].

Disney, S.M. & Towill, D.R., 2003. The effect of vendor managed inventory (VMI)

dynamics on the Bullwhip Effect in supply chains. International Journal of Production

Economics, 85(2), pp.199215. Available at: http://linkinghub.elsevier.com/retrieve/pii/S0925527303001105 [Accessed October 18,

2013].

Fahmi, A. & Pujawan, I.N., 2010. PENGENDALIAN PERSEDIAAN MATERIAL

DENGAN PENDEKATAN CONTINUOUS REVIEW ( s , S ) ( STUDI KASUS: PT PLN PERSERO APJ GRESIK ) MATERIAL INVENTORY CONTROL APPROACH

TO CONTINUOUS REVIEW ( s , S ) ( CASE STUDY: PT PLN PERSERO APJ GRESIK ). , pp.17.

Gaspersz, V., 2004. Production Planning and Inventory control Edisi Kelima., Gramedia

Pustaka Utama.

Gunasekaran,A & Ngai, E.W.T., 2004. Virtual supply-chain management. Production

Planning Control, 15(6), pp.584595. Available at: http://www.informaworld.com/openurl?genre=article&doi=10.1080/095372804123312

83955&magic=crossref [Accessed March 5, 2013].

41

Hartini, S.R.I., Andrie, D.A.N. & Kamal, M., 2010. PENENTUAN KEBIJAKAN

PEMENUHAN PESANAN DENGAN MODEL VENDOR-MANAGED

INVENTORY. Jurnal Teknik Industri, 11(2), pp.95100.

Kang, J.-H. & Kim, Y.-D., 2009. Inventory replenishment and delivery planning in a two-

level supply chain with compound Poisson demands. The International Journal of

Advanced Manufacturing Technology, 49(9-12), pp.11071118. Available at: http://link.springer.com/10.1007/s00170-009-2468-y [Accessed October 21, 2013].

Laczynski, P. et al., 2011. Supply Chain Management measurement and its influence on

Operational Performance. , 4(2), pp.5670.

Marqus, G. et al., 2008. Vendor managed inventory, from concept to processes, for an

unified view. International Conference on Information Systems Logistics and Supply

Chain, pp.112.

Parwati, I., Andrianto, P. & Industri, J.T., 2009. METODE SUPPLY CHAIN

MANAGEMENT UNTUK MENGANALISIS BULLWHIP EFFECT GUNA

MENINGKATKAN EFEKTIVITAS SISTEM DISTRIBUSI PRODUK. Jurnal

Teknologi, 2(1), pp.4752.

Pasandideh, S.H.R., Niaki, S.T.A. & Roozbeh Nia, A., 2009. An investigation of vendor-

managed inventory application in supply chain: the EOQ model with shortage. The

International Journal of Advanced Manufacturing Technology, 49(1-4), pp.329339. Available at: http://link.springer.com/10.1007/s00170-009-2364-5 [Accessed October

18, 2013].

Pujawan, I.N. & ER, M., 2010. Supply chain management Edisi Kedu. I. ketut Gunarta, ed.,

ITS Surabaya: Guna Widya.

Shukla, R.K., Garg, D. & Agarwal, A., 2011. UNDERSTANDING OF SUPPLY CHAIN: International Journal of Engineering Science and Technology (IJEST), 3(3), pp.20592072.

Simchi-levi, D., Kaminsky, P. & Simchi-levi, E., 2008. Designing and Managing The supply

Chain Third., Mc Graw Hill.

Smros, J. et al., 2003. The impact of increasing demand visibility on production and

inventory control efficiency. International Journal of Physical Distribution & Logistics

Management, 33(4), pp.336354. Available at: http://www.emeraldinsight.com/10.1108/09600030310478801 [Accessed October 18,

2013].

Sucky, E., 2005. Inventory management in supply chains: A bargaining problem.

International Journal of Production Economics, 93-94, pp.253262. Available at:

42

http://linkinghub.elsevier.com/retrieve/pii/S0925527304002476 [Accessed March 13,

2013].

Yao, Y., Evers, P.T. & Dresner, M.E., 2007. Supply chain integration in vendor-managed

inventory. Decision Support Systems, 43(2), pp.663674. Available at: http://linkinghub.elsevier.com/retrieve/pii/S0167923605000862 [Accessed October 18,

2013].