supply chain frs
DESCRIPTION
aptTRANSCRIPT
-
SUPPLY-CHAIN
FARMASI RUMAH SAKIT
Angga P. K, Apt., MARS
Semester Gasal 2014/2015
Prodi Apoteker
Fakultas Farmasi
UNPAD
2014
-
Tujuan Pembelajaran
Mahasiswa mampu:
1. Menjelaskan definisi supply-chain
2. Menjelaskan istilah yang sering digunakan
dalam supply-chain
3. Melakukan analisis perencanaan dengan
salah satu metode dan evaluasinya
-
Ruang Lingkup FRS
Pasien Selamat
Supply chain
SDM
ICT
Marketing
Mutu
Visite
PTO
TDM
PIO
Konseling
Apoteker
Dokter
Perawat KIE
Non-Klinis
Klinis
P
r
o
d
u
k
s
i
Infection
control
TPN
-
Struktur Organisasi FRS3
-
PERBEDAAN SUPPLY CHAIN,
LOGISTIK, DAN
INVENTORY???
-
Global Supply Chains
8
-
Global Supply Chains
9
-
2011 Pearson Education, Inc. publishing as Prentice Hall
A Supply Chain for Beer
-
Materials Movement
RE
CE
IVIN
G
Storage
Work
center
Work center Work center
Storage
Work
center
Storage
Shipping
-
Supply Chain Management
CONCEPT: Importance of Relationship
SUPPLY CHAIN = VALUE CHAIN
INTEGRATED
ORGANIZATIONS
-
Supply chain management is the
integration of the activities that procure
materials and services, transform them into
intermediate goods and final products, and
deliver them through a distribution system
-
Council of Logistics Management, 1988:
Logistics is the process of planning,
implementing, and controlling the efficient, cost
effective flow and storage of raw materials, in-
process inventory, finished goods, and related
information from point of origin to point of
consumption for the purpose of conforming to
consumer requirements.
-
SUMBERDAYA RS Sumberdaya manusia
Sumberdaya non-manusia: PERALATAN
PERLENGKAPAN
METODE/TEHNOLOGI
BAHAN LOGISTIK
INFORMASI
U A N G
-
Produksi
Transaksi
Perebutan
Pelanggan
S D M
Pelanggan
Konsumen
Jasa YanMed
dan JangMed
Non-SDM
Manajemen
RS
S O P
-
Obat-obatan dan bahan farmasi
Alat medis habis pakai
Alat tulis kantor
Cetakan
Lauk pauk
Suku cadang pemeliharaan
Alat rumah tangga dan kebersihan
Bahan Logistik
-
OBAT dan BAHAN
FARMASI
S I F A T ?
DISTRIBUSI ?
-
1. Drugs save lives and improve health
2. Drugs promote trust and participation in
health services
3. Drugs are costly
4. Drugs are different from other consumer
products
5. Substantive improvement in the supply and
use of drugs are possible
-
S I F A T ?
DISTRIBUSI ?
ALAT MEDIS
HABIS PAKAI
-
Tujuan Supply Chain
Ketersediaan dan Kesiapan (ready for use) setiap
saat dibutuhkan, mencakup
Jumlah
Jenis
Kualitas / Fungsi (spesifikasi)
Waktu
Secara EFISIEN
-
22
-
Pengendalian
Perencanaan
Penyimpanan
Pengadaan
Penganggaran Pemusnahan
Distribusi
-
Meliputi perencanaan:
Prosedur pengadaan
Perencanaan kebutuhan fisik, seperti ruangan dan peralatan.
-
Target Pelayanan Kesehatan
Indeks satuan kebutuhan
Penggunaan bahan logistik yang lalu
Alokasi Anggaran
Alokasi Pengadaan dan Waktu
-
Perencanaan KEBUTUHAN untuk satu tahun
Biasanya perencanaan kebutuhan logistik tersebar dalam perencanaan kegiatan / mata anggaran
Usulan kebutuhan dari setiap satuan kerja
Mencakup setiap jenis bahan logistik
Perhitungan kebutuhan berdasarkan Rencana Kegiatan Operasional
Pemakaian tahun lalu
Persediaan gudang
-
Lanjutan
Penetapan jenis, jumlah dan spesifikasi berdasarkan
kebijakan Direksi
Disusun menurut time frame (setahun, semester, triwulan,
bulanan)
-
Target Kegiatan
Jenis Kegiatan
Kebutuhan bahan logistik setiap jenis kegiatan
Kebutuhan cadangan / tak terduga
-
Indeks Kebutuhan
Standar Baku Kebutuhan Bahan Logistik
Ditetapkan oleh Kepala Dinas/Direktur
Direview secara berkala
Prosedur darurat / penyimpangan
-
Perencanaan dlm SCM pemenuhan kebutuhan
Penentuannya dipengaruhi oleh :
Pemakaian tahun yang lalu
Sisa persediaan (stok akhir)
Anggaran
Epidemilogi (pola penyakit)
Slow & Fast Moving
VEN & ABC
Rekomendasi KOMDIK
Pengembangan
-
METODE PERENCANAAN
-
Metode Perencanaan 1.Metode Konsumsi
2.Metode Epidemiologi (Morbiditas)
3.Gabungan Keduanya
-
TUGAS 1 1. Kerjakan perencanaan dengan metode
Epidemiologi/Morbiditas
2. Kerjakan perencanaan dengan metode
Adjusted Consumption
Bahan: http://goo.gl/BqF3op
-
Masalah Perencanaan Mutu data
Staf yang kurang memenuhi syarat
Pemilihan jenis obat kurang tepat utk beban peny. Yg dihadapi
Obat terlalu banyak/sedikit
Memasukkan obat2 yg kurang diperlukan
Memilih sediaan yg mahal padahal bentuk sediaan murah tersedia.
-
Perencanaan Harus Dapat
Menjawab Apa yang dibutuhkan
Dimana dibutuhkan ( ruang/Instalasi)
Kapan dibutuhkan
Jumlah yg dibutuhkan
Anggaran yang dibutuhkan
Siapa yg mengurus (Bertanggung jawab)
Mengapa barang tersebut diperlukan
Bagaimana cara mengadakannya.
-
1. Bottom up User
2. Generic Name / Istilah baku
3. Pola penyakit & Standar terapi & VEN Komite Medik (KFT)
4. Berapa banyak Jml. Kunjungan , Jml Tind., BOR, ALOS
5. Ketentuan yg berlaku :
-
Daftar Kebutuhan
Barang Farmasi
(Generic name)
FORMULARIUM
(Brand-Name )
EVALUASI ABC analisis - Nilai Inves. - Pemakaian - Kritis
-
METODE ANALISIS EVALUASI
-
KLASIFIKASI OBAT ( VITAL, ESSENSIAL ,NON ESSENSIAL )
V = X VA VB VC
E = Y EA EB EC
N = Z NA NB NC
Lanjutan
-
F
VA S
F
VB S
F
VC S
F
EA S
F
EB S
F
EC S
F
NA S
F
NB S
F
NC S
-
Analisis VEN
-
TUGAS 2 1. Kerjakan analisis evaluasi dengan metode
VEN
Bahan: http://goo.gl/7ZFpnA
-
Analisis ABC
-
ABC INDEKS KRITIS ABC Nilai Kritis
A= 2,1-3 B = 1,1- 2 C = 0,1 1
ABC Nilai Investasi
A =3 B = 2 C = 1
ABC Nilai Pakai
A = 3 B = 2 C = 1
TIAP BARANG MEMPUNYAI 3 NILAI : Kritis; Investasi; Pemakaian
( W1 W2 W3 )
-
Lanjutan .
Analisis ABC- NILAI KRITIS
- Daftar kebutuhan barang
- Minta user mengevaluasi
1. Kelompok X Tdk dapat diganti (hrs selalu tersedia)
2. Kelompok Y dapat diganti & kosong < 48 jam
3. Kelompok Z dapat diganti & kosong > 48 jam
4. Diluar X,Y,Z Kelompok O = 0
Tiap kelompok dijumlah dan dibagi dengan jumlah pemakai nilai kritis rata rata dari tiap barang /obat
-
Nilai Investasi dan Pemakaian Caranya :(Untuk Investasi)
1. Hitung jumlah pemakaian/tahun : utk satuan unit barang
2. Kalikan dengan harga per-unit (nilai pemakaian setahun)
3. Urut ke bawah, mulai dari yg tertinggi
4. Hitung persen kumulasi
5. 0-70% A
71-90 % B
91-100 % C
-
Lanjutan .
Untuk Pemakaian : Urut dari pemakaian tersering (terbanyak)
s.d terkecil
Dicari % pemakaian & % Kumulatif Daftar kebutuhan
Berdasarkan A= 70 % pemakaian ;B = 20% pemakaian dan
C = 10% pemakaian
V VA VB VC
E EA EB EC
N NA NB NC
-
Tabel Daftar Penggunaan
Obat
-
A: 10-20% items used, spent 75-85% of fund
B: 10-20% items used, spent 15-20% of fund
C: 60-80% items used, spent 5-10% of fund
*fund from value of annual consumption
-
1. Buatlah daftar penggunaan obat tahun
lewat seperti pada tabel penggunaan obat
sebelumnya, dari kolom 1 sampai 5
2. Jumlah minimal item obat 40 (silakan
tentukan sendiri)
3. Lakukan analisis evaluasi ABC
Bahan: http://goo.gl/qbVIqy
-
Analisis Kategori
Terapi
-
Analisis
Perbandingan
Harga
-
Analisis Lead Time & Waktu
Pembayaran
-
Analisis Kadaluarsa
-
Analisis Biaya Tertutup
-
TUGAS
-
Dibuat menurut pola baku / kebijakan yang mengatur mekanisme
penyusunan anggaran
Harga satuan yang digunakan, bersumber dari Instansi lain, Daftar
Harga dari pema sok (harus cross
check)
Alokasi anggaran untuk setiap jenis / kelompok jenis bahan logistik
-
Lanjutan
Penetapan sumber anggaran yang akan
dipakai untuk pengadaan setiap jenis /
kelompok jenis bahan logistik
Antisipasi terjadinya lonjakan harga
-
Alokasi Anggaran
Besarnya alokasi untuk pengadaan bahan logistik
Sumber anggaran untuk pengadaan bahan logistik
Alokasi Kebutuhan Darurat
Metode Pengadaan
-
RE
N
G A
R
A D
A
P A
N
DIS
T
P U
S
D A
L
REN
LAK
DAL
? ? ? ? ? ? ?
? ? ? ? ? ? ?
? ? ? ? ? ? ?
SL
M
-
Strategi Pendanaan
Hitung dulu rencana penerimaan baru berhitung rencana pengeluaran
Hitung dulu rencana pengeluaran / kebutuhan anggaran, baru mencari sumber2 pendapatan untuk membiayai pengeluaran
Meningkatkan penerimaan : Upaya meningkatkan subsidi Pemerintah,
Bantuan Luar Negeri, Grant dll
Meningkatkan Pendapatan Fungsional dan Non Fungsional Rumah Sakit
-
Lanjutan .
Meningkatkan Pendapatan, dg cara
Meningkatkan jumlah pengunjung dengan
MENINGKATKAN MUTU JASA (Produk)
MENINGKATKAN MUTU PELAYANAN
(Transaksi, delivery of product)
Meningkatkan efisiensi penggunaan sumber daya
Menyesuaikan (naik dan turun) tarip, sesuai strategi bersaing.
-
Pengadaan
Pembelian obat jadi langsung atau dengan cara produksi.
Jangka waktu pembelian harus diatur
Pengadaan obat-obatan yang tidak ada di rumah sakit (steril/non steril)
Kualitas yang memadai dan harganya murah,
-
meliputi :
Obat yang tidak stabil dalam penyimpanan lama.
Obat yang dikendaki dalam bentuk tertentu atau obat dengan formula dan konsentrasi
khusus,
Obat yang dibuat untuk penelitian
-
Sesuai dengan ketentuan dan kebijakan
pengadaan yang berlaku (untuk RS
Pemerintah: Keppres, Perda, Peraturan
Dinkes, Kebijakan intern RS)
Waktu pengadaan, berdasarkan pada
kriteria bahan (Vital, Esensial, Normal)
dan penyerapan penggunaan (Fast and
Slow moving item)
-
Lanjutan
Cara Pengadaan
P e m b e l i a n
Produksi sendiri
Sumbangan, grant, hibah
Konsinyasi
-
Lanjutan ..
Pembelian
Pelelangan
Pemilihan / Perbandingan
Pengadaan Langsung
Pengadaan yang dilakukan dengan pelelangan
sebaiknya barang2 yang SLOW MOVING
Barang2 yang Vital dan Esensial yang sifatnya
FAST MOVING, dengan pengadaan langsung
-
Penghitungan volume pengadaan
1.Sesuaikan dengan RENCANA
2.Sesuaikan dengan evaluasi kebutuhan
riil saat ini
3.Perhatikan persediaan
4.Perhatikan kapasitas gudang
-
Penerimaan Barang
Periksa Kesesuaian barang dengan surat pesanan
Periksa kondisi FISIK
Periksa kesesuaian waktu penyerahan barang
Buatkan Berita Acara Penerimaan
Barang
-
Penyimpanan
Disimpan di dalam gudang barang medik.
beberapa sistem penyimpanan:
Spot location system
Sequence location system
Size location system
Raw material store
Popularity location system
Ruangan khusus
-
Antisipasi fluktuasi kebutuhan
Antisipasi fluktuasi harga
Menghindari Out of Stock
Menjaga kualitas persediaan
Menjamin kelancaran pendistribusian
-
Istilah
Persediaan Minimal
Persediaan Maksimal
Persediaan Pengaman
Lead Time
FIFO, LIFO dan FEFO
Bendaharawan Barang dan
Penanggung Jawab gudang
-
Pencatatan dan Pelaporan
Buku Besar/Buku Induk
Kartu Stok
Kartu Gantung/Stelling
Laporan Bulanan, Triwulan dan
Tahunan
-
Sentralisasi vs Desentralisasi Gudang
Gudang Farmasi
Gudang Perlengkapan/Umum
Gudang Gizi
Gudang Linen/Laundry
Gudang Pemelihara Sarana RS
SENTRALISASI INFORMASI GUDANG
-
Distribusi
Mekanisme kontrol terpadu yang menunjang dan mengembangkan interaksi antara apoteker,
dokter, perawat, dan penderita.
Sistem distribusi di rumah sakit:
Individual prescription order system
Total floor stock system
Unit dose system
Automated dispensing1, 2
Combination
-
Standarisasi jumlah persediaan di setiap satuan kerja
Prosedur Baku Distribusi
Internal cek
Berdasarkan permintaan rutin, berkala atau segera / cito
Penyediaan harian oleh petugas gudang, mengganti bahan / barang yang terpakai (floor stock)
Approval oleh pejabat yang berwenang
-
Penghapusan
Tujuan : Membebaskan dari tanggung
jawab Bendaharawan Barang
Barang yang dihapuskan :
Barang yang rusak tidak dapat diperbaiki
Biaya perbaikan tidak ekonomis
Barang kadaluarsa
Barang hilang karena pencurian
-
Cara Penghapusan
Pemusnahan dengan cara
Dibakar
Ditanam
Dijual dengan Pelelangan
Buatkan Berita Acara Penghapusan
Disetor ke Kas Negara Daerah
-
Daftar Pustaka:
1. Desselle, SP, Zgarrick DP. 2009. Pharmacy Managements: Essentials for All Practice Settings,
2nd ed. USA: McGraw Hill.
2. Nina Yuniawati. 2011. Laporan Praktik Kerja Profesi Apoteker Di Rumah Sakit Muhammadiyah
Bandung.
3. Siregar, C. 2004. Farmasi Rumah Sakit Teori dan Penerapan. Jakarta: EGC.
4. Troy, D. 2005. Remington: The Science and Practice Pharmacist, 21st ed. Philadelphia: Lippincot
Williams and Wilkins.
8. WHO. 2012. Hospital Pharmacy Management.
http://apps.who.int/medicinedocs/documents/s19622en/s19622en.pdf. downloaded: 5 March 2013.
9. WHO. 2012. Analyzing and Controlling Pharmaceutical Expenditures.
http://apps.who.int/medicinedocs/documents/s19617en/s19617en.pdf. downloaded: 5 March 2013.
10. WHO. 2012. Ensuring Good Dispensing Practices.
http://apps.who.int/medicinedocs/documents/s19607en/s19607en.pdf. downloaded: 5 March 2013.
11. Wianti Aisyah. 2012. Laporan Praktik Kerja Profesi Apoteker Di RSUP Dr. Hasan Sadikin
Bandung.
12. Winfield, AJ, Rees, JA, Smith, I. 2009. Pharmaceutical Practice, 4th ed. China: Churchill
Livingstone Elsevier.
13. Suciati, Susi, Adisasmito, Wiku B.B. 2006. Analisis Perencanaan Obat Berdasarkan Index Kritis di
Instalasi Farmasi. Jurnal Manajemen Pelayanan Kesehatan, Vol 09, Issue 1 Maret, 19-26.
(Diunduh pada tanggal 12 September 2014)
14. Quick, Jonathan D et al. 1997. managing Drug Supply: The Selection, Procurement, Distribution,
and The Use of Pharmaceuticals. 2nd Edition. Kumarian Press Book. USA