studi kasus analisis sistem penyimpanan obat di sub …
TRANSCRIPT
STUDI KASUS ANALISIS SISTEM PENYIMPANAN OBAT DI SUB BAGIAN LOGISTIK RUMAH SAKIT GRHA PERMATA IBU
TAHUN 2014
Restia Ardia Rini ; Sandi Iljanto Departemen Administrasi Kebijakan Kesehatan, Fakultas Kesehatan Masyarakat
Abstrak
Studi ini bertujuan untuk menganalisis sistem penyimpanan obat di Sub Bagian
Logistik Rumah Sakit Gra Permata Ibu Tahun 2014. Hasil penelitian menemukan
bahwa sistem penyimpanan obat belum sesuai dengan standar dan indikator
penyimpanan yang efektif. Hal ini diketahui dari ditemukannya obat yang kadaluarsa
dalam jumlah banyak, ditemukannya kejadian obat out of stock, over stock, dan dead
stock, kekurangan jumlah SDM, serta ketidakcukupan gudang dan prasarana untuk
memuat inventory. Studi ini menyarankan agar dilakukan penambahan SDM sebagai
tenaga stock control, pembuatan stok minimum dan maksimum, pembuatan jadwal
permintaan dan kedatangan barang, serta penambahan gudang dan prasarana
untuk penyimpanan obat.
Abstract This study aimed to analyze the drug storage system in Sub-Section Logistic, Grha
Permata Ibu Hospital year 2014. The study found that the storage system is not
appropriate yet with the indicators of effective storage,for example there were expired drugs
in large quantities, out of stock, over stock, dead stock, a shortage of employees, and
inadequacy of warehouse and its infrastructure. This study suggested to recuit a stock control
staff, determine minimum and maximum stock, make a request and arrival schedule of goods,
and expand the warehouse capacity and complete the storage infrastructure. Keywords: storage system, out of stock, over stock, dead stock, warehouse.
1. Pendahuluan
Dalam UU RI NO.44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit dijelaskan bahwa Rumah
Studi Kasus..., Restia Ardia Rini, FKM UI, 2014
Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan
kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap,
rawat jalan, dan gawat darurat.
Semakin tingginya tuntutan masyarakat terhadap kualitas pelayanan membuat
penyelenggara berkompetisi dalam memberikan pelayanan prima. Pelayanan prima
dapat diperoleh melalui kerjasama atau koordinasi yang baik antar unit. Dengan
berbagai jenis pelayanan yang dimiliki setiap unit, dibutuhkan pengelolaan barang
yang baik agar fungsi pelayanan tidak terganggu. Pengelolaan barang mencakup
berbagai aspek mulai dari pengadaan barang, pendistribusian barang dan
sebagainya. Fungsi-fungsi tersebut terangkum dalam manajemen logistik.
Manajemen logistik merupakan suatu ilmu pengetahuan dan atau seni serta
proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan, pengadaan,
penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan material atau
alat-alat. Sub bagian logistik adalah bagian dari instansi yang tugasnya
menyediakan bahan atau barang yang dibutuhkan untuk keperluan kegiatan
operasional rumah sakit dalam jumlah, jenis, kualitas, dan pada waktu yang tepat
sesuai dengan kebutuhan dengan harga serendah mungkin (Subagya, 1994).
Penyimpanan merupakan kegiatan pengaturan perbekalan farmasi menurut
persyaratan yang telah ditetapkan disertai dengan sistem informasi yang selalu
menjamin ketersediaan perbekalan farmasi sesuai dengan kebutuhan (Febriawati,
2013). Dengan diterapkannya sistem penyimpanan yang baik dan sesuai peraturan
maka akan semakin besar terlaksananya penyelenggaraan kesehatan yang prima
dan terciptanya koordinasi antar unit yang baik.
Rumah Sakit Grha Permata Ibu merupakan rumah sakit tipe C dengan berbagai
jenis pelayanan diantaranya adalah instalasi gawat darurat, instalasi rawat jalan,
instalasi rawat inap, instalasi penunjang medik dan instalasi farmasi. Berbagai jenis
pelayanan tersebut dalam menunjang pemberian layanan yang prima maka unit
tersebut didukung oleh Sub Bagian Logistik logistik seperti dalam hal pengadaan
hingga pendistribusian barang agar sampai sesuai permintaan unit dan dengan mutu
yang terjaga.
Sub Bagian Logistik Logistik Rumah Sakit Grha Permata Ibu memiliki dua jenis
Studi Kasus..., Restia Ardia Rini, FKM UI, 2014
gudang yaitu gudang barang medis dan gudang non medis. Dalam pelaksanaannya,
terdapat kendala dalam penyimpanan barang medis khususnya yang lebih
dipersempit lagi yaitu obat. Pada pelaksanaan sistem penyimpanan obat di Sub
Bagian Logistik logistik terdapat kendala yaitu terdapat obat-obat yang sudah
kadaluarsa dengan jumlah yang cukup tinggi, ruangan atau gudang yang kurang
menunjang jumlah obat yang ada di Sub Bagian Logistik. Berdasarkan dari hasil observasi di Gudang Medis Sub Bagian Logistik Logistik
RS Grha Permata Ibu Tahun 2014, ditemukan beberapa kendala yang menunjukan
permasalahan terkait sistem penyimpanan obat yaitu terdapat obat-obat yang sudah
kadaluarsa dengan jumlah dan harga yang tinggi dan ruangan atau gudang yang
tidak sebanding dengan jumlah obat yang ada di Sub Bagian Logistik Logistik. Atas
dasar tersebut, studi ini dilakukan untuk menganalisis sistem penyimpanan obat di
Sub Bagian Logistik RS Grha Permata Ibu.
2. Tinjauan Teoritis
Berdasarkan Permendagri No. 17 Tahun 2007 penyimpanan merupakan
kegiatan melakukan penerimaan, penyimpanan, pengaturan, pembukuan,
pemeliharaan barang dan pengeluaran dari tempat penyimpanan. Sedangakan
menurut Subagya (1988) penyimpanan juga dapat diartikan sebagai suatu kegiatan
dan usaha untuk melakukan pengurusan, penyelenggaraan dan pengaturan barang
persediaan di dalam ruang penyimpanan. Penyimpanan juga dapat
diartikan kegiatan dan usaha untuk melakukan pengurusan penyelenggaraaan dan
pengaturan barang-barang persediaan di dalam ruang penyimpanan. Adapun
kegiatan dari penyimpanan, antara lain:
a) Menerima, menyimpan, mengatur dan menjaga keutuhan barang dalam
gudang/ruang penyimpanan agar dapat dipergunakan sesuai dg rencana secara
tertib, rapi dan aman;
b) Menyelenggarakan administrasi penyimpanan/pergudangan atas semua barang
yg ada dalam gudang;
Studi Kasus..., Restia Ardia Rini, FKM UI, 2014
c) Melakukan stock opname secara berkala ataupun insidentil terhadap barang
persediaan yg ada di dalam gudang agar persediaan selalu dapat memenuhi
kebutuhan;
d) Membuat laporan secara berkala atas persediaan barang yg ada di gudang.
Dalam penyimpanan logistik kita juga harus memperhatikan beberapa
persyaratan penyimpanan obat. berkaitan dengan efektitas dan efisiensi
penyimpanan barang tersebut. Adapun persyaratannya adalah: (Febriawati, 2013)
1. Penyimpanan
a) Dibedakan menurut bentuk sediaan dan jenisnya
b) Dibedakan menurut suhu, kestabilannya
c) Mudah tidaknya meledak / terbakar
d) Tahan tidaknya terhadap cahaya, disertai dengan sistem informasi yang
selalu menjamin ketersediaan perbekalanfarmasi sesuai dengan kebutuhan
2. Ruang Penyimpanan
a) Kondisi umum untuk ruang penyimpanan: Obat jadi, obat produksi, bahan
baku obat, alat kesehatan dan lain-lain
b) Kondisi khusus untuk ruang penyimpanan: obat termolabil, alat kesehatan
dengan suhu rendah, obat mudah terbakar, obat/bahan obat berbahaya
Beberapa sisitem penataan obat yang digunakan juga memiliki peran penting
terhadap efisiensi pengelolaan dan penyimpanan obat. Sistem penataanobat yang
dapat digunakan antara lain:
1. First in First Out: Sistem penataan obat atau perbekalan farmasi dengan
meletakan barang baru (datang terakhir) dibelakang barang yang datang
sebelumnya. 2. Last In First Out: Sistem penataan obat atau perbekalan farmasi dengan
meletakan barang baru (datang terakhir) didepan yang datang sebelumnnya 3. First Expired First Out : Sistem penataan obat atau perbekalan farmasi dengan
meletakan obat yang mempunyai tanggal kadaluarsa lebih dahulu di depanobat
yangmempunyai tanggal kadaluarsa lebih akhir.
Fungsi sistem penyimpanan jmenurut Ballou (2004) dalam bukunya yang
Studi Kasus..., Restia Ardia Rini, FKM UI, 2014
berjudul “Business Logistics / Supply Chain Management” adalah sistem
penyimpanan dapat dipisahkan menjadi dua fungsi penting yaitu penanganan
persediaan (storage), dan penanganan bahan.
Menurut Aditama dalam Sheina (2010), Indikator penyimpanan obat yaitu a)
Kecocokan antara barang dan kartu stok, indikator ini bertujuan untuk mengetahui
ketelitian petugas gudang dan mempermudah dalam pengecekan obat, membantu
dalam perencanaan dan pengadaan obat sehingga tidak menyebabkan terjadinya
akumulasi obat dan kekosongan obat, 2) Turn Over Ratio, indikator ini digunakan
untuk mengetahui kecepatan perputaran obat, yaitu seberapa cepat obat dibeli,
didistribusi, sampai dipesan kembali, dengan demikian nilai TOR akan berpengaruh
pada ketersediaan obat. TOR yang tinggi berarti mempunyai pengendalian
persediaan yang baik, demikian pula sebaliknya, sehingga biaya penyimpanan akan
menjadi minimal, 3) Persentase obat yang sampai kadaluwarsa dan atau rusak,
indikator ini digunakan untuk menilai kerugian rumah sakit, 4) Sistem penataan
gudang, indikator ini digunakan untuk menilai sistem penataan gudang standar
adalah FIFO dan FEFO, 5) Persentase stok mati, stok mati merupakan istilah yang
digunakan untuk menunjukkan item persediaan obat di gudang yang tidak
mengalami transaksi dalam waktu minimal 3 bulan, 6) Persentase nilai stok akhir,
nilai stok akhir adalah nilai yang menunjukkan berapa besar persentase jumlah
barang yang tersisa pada periode tertentu, nilai persentese stok akhir berbanding
terbalik dengan nilai TOR.
3. Metode Penelitian
Penelitian ini menggunakan desain penelitian kualitatif dengan
menggunakan pendekatan sistem. Data yang digunakan adalah data primer dan
data sekunder. Data primer yaitu melalui wawancara mendalam,, observasi
sedangkan data sekunder yaitu melalui telaah dokumen sehingga dapat
memberikan gambaran sistem penyimpanan di Sub Bagian Logistik RS Grha
Permata Ibu Depok Tahun 2014. Informan wawancara mendalam berjumlah 4
orang, yaitu Wakil Direktur Administrasi dan Umum, Kepala Sub Bagian Logistik,
Staf Medis Sub Bagian Logistik, Satu orang Staf Umum Sub Bagian Logistik.
Studi Kasus..., Restia Ardia Rini, FKM UI, 2014
Instrumen dalam penelitian ini berupa pokok bahasan wawancara mendalam,
daftar tilik, dan pedoman observasi.
Validitas data pada penelitian ini dilakukan dengan menggunakan
triangulasi data yaitu triangulasi sumber data dan triangulasi metode. Hasil data
disajikan dalam bentuk narasi dan tabel untuk mempermudah dalam
menginterpretasikan dan menggambarkan sistem penyimpanan obat. Tahapan
yang digunakan yaitu:
1. Data yang diperoleh dari hasil wawancara mendalam, observasi dan telaah
dokumen dikumpulkan
2. Data yang diperoleh dari wawancara mendalam dibuat dalam bentuk matriks
wawancara
3. Data dikelompokkan sesuai dengan variabel yang diteliti sesuai dengan
kerangka konsep
4. Data yang diperoleh disajikan dalam bentuk matriks dan kutipan
4. Hasil Penelitian
Tabel 4.1 Karakteristik Informan
No. Kode Informan
Jenis Kelamin Usia Pendidikan
Terakhir
Lama Bekerja di RS
GPI
Lama Bekerja di Jabatan Sekarang
1 I-‐1 Laki-‐laki 33 Tahun D3 Farmasi 7 Tahun 7 Tahun
2 I-‐2 Laki-‐laki 27 Tahun SMA 4 Tahun 4 Tahun
3 I-‐3 Laki-‐laki 38 Tahun S1-‐Apoteker 6 Tahun 1 Tahun
4 I-‐4 Laki-‐laki 37 Tahun S2 4 Tahun 4 Tahun
4.1. Input 4.1.1 Gambaran beban kerja dengan kecukupan jumlah SDM
Hasil wawancara yang didapatkan berdasarkan wawancara mendalam yang
dilakukan dengan beberapa informan memberikan informasi mengenai gambaran
beban kerja dengan kecukupan jumlah sumber daya manusia di gudang medis.
Menurut semua informan SDM yang ada di Sub Bagian Logistik kurang mencukupi
sesuai beban kerja yang ditanggung.
Studi Kasus..., Restia Ardia Rini, FKM UI, 2014
Berdasarkan hasil pengamatan, jumlah petugas yang ada di gudang masih
kurang dari beban kerja yang harus dilaksanakan. Hal ini dapat diketahui dari jumlah
staff untuk gudang medis dan non medis hanya berjumlah 1 orang dan
masing-masing merangkap sebagai pelaksana stock control sekaligus administrasi
sehingga dalam pelaksanaan tugasnya masih saling membantu pekerjaan satu
sama lain dan tidak bisa maksimal dalam pelaksanaan tugas.
4.1.2 Kualitas Sumber Daya Manusia
Hasil penelitian dari wawancara mendalam didapatkan informasi mengenai
kualitas SDM Sub Bagian Logistik sudah memenuhi kompetensi.
Berdasarkan hasil pengamatan dalam melakukan penelitian, seluruh SDM Sub
Bagian Logistik mampu menjalankan aktivitas logistik dengan baik terlebih lagi
didukung oleh pengalaman bekerja di Sub Bagian Logistik. Untuk latar belakang
pendidikan juga sudah sesuai dengan penempatannya. Untuk staff barang non
medis memang masih berpendidikan SMA akan tetapi staff tersebut juga sedang
melanjutkan pendidikan jenjang S1 nya.
4.1.3 Pelatihan SDM Mengenai Logistik
Hasil penelitian dari wawancara mendalam didapatkan informasi mengenai
belum pernah dilaksanakannya pelatihan mengenai aktivitas logistik hanya pernah
mengikuti sosialisasi tentang obat formularium dan vaksin. Akan tetapi, RS Grha
Permata Ibu sudah merencanakan dan menganggarkan untuk pelaksanaan atau
pengikutsertaan SDM Sub Bagian Logistik dalam pelatihan mengenai logistik pada
Tahun 2015.
Berdasarkan hasil pengamatan dalam melakukan penelitian, masih terdapat
beberapa aktivitas yang belum maksimal dilakukan oleh SDM Sub Bagian Logistik
sehingga memerlukan pelatihan seperti utilisasi software, menjaga kualitas dan mutu
barang, administrasi logistik dan stock control sehingga pihak RS perlu
merealisasikan rencana pelatihan mengenai aktivitas logistik.
4.1.4 Evaluasi Kinerja SDM
Hasil penelitian dari wawancara mendalam didapatkan informasi mengenai
evaluasi kinerja SDM dilakukan oleh Kepala Sub Bagian Logistik setiap 3 bulan
sekali dan selanjutnya hasil evaluasi tersebut direkap untuk penilaian SDM 1 tahun.
Studi Kasus..., Restia Ardia Rini, FKM UI, 2014
Evaluasi kinerja juga disebutkan oleh semua staff logistik bersifat rahasia.
4.1.5 Kecukupan Gudang Medis untuk Memuat Inventory Yang Ada
Hasil penelitian dari wawancara mendalam didapatkan informasi mengenai
gudang medis atau gudang obat yang masih belum dapat menampung seluruh
inventory obat yang ada. Seluruh informan mengatakan bahawa ruangan yang ada
kurang memadai.
Berdasarkan hasil observasi peneliti, gudang penyimpanan terlihat sangat penuh
dan tidak mencukupi dan tidak dapat memuat seluruh obat yang ada. Akibatnya,
banyak obat-obatan yang diletakkan di dalam kardus maupun box obat itu sendiri di
lantai gudang. Gudang medis berukuran 5x5m2 dengan 4 rak besar yang memuat
sediaan medis yang memisahkan sediaan tablet, cairan dan injeksi terlihat sangat
penuh dan masih kurang.
Penerimaan barang dari supplier yang waktunya tidak tentu membuat Gudang
medis menjadi semakin penuh. Keterbatasan jumlah SDM yang ada juga
menjadikan aktivitas penyimpanan obat tidak maksimal. Input barang ke dalam kartu
stok juga tidak bisa langsung dilakukan pada seluruh barang yang datang karena
beban pekerjaan staff medis maupun non-medis yang banyak.
4.1.6 Kecukupan Peralatan Penyimpanan Obat
Hasil penelitian dari wawancara mendalam didapatkan informasi mengenai
ketersediaan peralatan penyimpanan obat yang sudah mencukupi seperti kartu stok,
tangga, alat tulis. Akan tetapi seluruh informan mengatakan bahwa rak untuk
penyimpnanan obat masih kurang.
Berdasarkan hasil pengamatan peneliti, peralatan penyimpanan obat seperti
tangga untuk mengambil obat, kartu stok, atk sudah tersedia dengan kondisi baik.
4.1.7 Gambaran Pelaksanaan SOP Terkait Sistem Penyimpanan obat
Hasil penelitian dari wawancara mendalam didapatkan informasi mengenai
ketersediaan SOP yang masih belumda dan masih dalam tahap proses revisi
danbelum disahkan. Aktivitas logistik sehari-hari dilaksanakan berdasarkan
kebiasaan dan memo. Pelaksanaan tugas sehari-hari juga dikatakan oleh beberapa
informan belum sesuai peraturan karena keterbatasan SDM dan tempat.
Berdasarkan hasil pengamatan peneliti, pelaksanaan tugas dan aktivitas logistik
Studi Kasus..., Restia Ardia Rini, FKM UI, 2014
belum maksimal sesuai peraturan seperti pada penyimpananobat masih banyak
terdapat obat-obatan yang disusun tidak berdasarkan metode FIFO. Hal ini
disebabkan oleh keterbatasan SDM dalam manajemen waktu sebagai stock
control dan administrasi secara bersamaan sehingga kurang bisa maksimal.
4.2 Proses
4.2.1 Pelaksanaan Metode FIFO
Hasil penelitian dari wawancara mendalam didapatkan informasi mengenai
pelaksanaan metode FIFO terkendala oleh ruangan dan rak yang terbatas.
Berdasarkan hasil pengamatan, pelaksanaan metode FIFO tidak bisa maksimal
dilaksanakan karena keterbatasan ruangan dan rak yang kurang sebanding dengan
jumlah barang medis yang ada di gudang. Sementara itu juga jumlah SDM dengan
beban kerja yang banyak sehingga untuk pencatatan dan penataan obat tidak bisa
dilaksanakan dengan baik karena banyaknya pekerjaan lain yang harus diurus.
4.2.2 Kendala Penataan Obat
Hasil penelitian dari wawancara mendalam didapatkan informasi mengenai
penataan obat juga terkendala oleh ruangan dan rak yang terbatas.
Berdasarkan hasil pengamatan, penataan obat di gudang medis Sub Bagian
Logistik sudah ditata berdasarkan abjad dan sediaan. Akan tetapi untuk sediaan
infus masih belum dipisahkan karena kekurangan rak penyimpanan dan ruangan
yang semakin sempit jika ditambahankan rak lagi. Selain itu juga masih terdapat
kejadian obat yang bertumpuk-tumpuk dalam penataannya karena keterbatasan
sarana dan prasarana.
4.2.3 Cara Mengatasi Kendala Penataan Obat
Hasil penelitian dari wawancara mendalam didapatkan informasi mengenai
solusi terhadap kendala dalam penataan obat yaitu penambahan rak dan gudang.
Perencanaan penambahan rak sudah diajukan oleh Kepala Sub Bagian Logistik dan
sudah disetujui akan tetapi masih belum tahu kapan kedatangan rak tersebut.
Berdasarkan hasil pengamatan peneliti, jika penambahan rak maka gudang
medis akan semakin padat dan tidak leluasa untuk bergerak dikarenakan ukuran
gudang medis yang hanya 5x5m2.
Studi Kasus..., Restia Ardia Rini, FKM UI, 2014
4.2.4 Pengawasan Penataan Obat
Hasil penelitian dari wawancara mendalam didapatkan informasi mengenai
pengawasan penataan obat dilakukan dengan stock control dan pembuatan laporan
obat yang akan kadaluarsa dan jika terdapat obat yang akan kadaluarsa dalam
waktu dekat maka akan dikoordinasikan ke wadir medik untuk membuat edaran
kepada dokter-dokter untuk utilisasai obat tersebut.
4.2.5 Kendala pencatatan obat
Hasil penelitian dari wawancara mendalam didapatkan informasi mengenai
pencatatan obat terkendala oleh keterbatasan tenaga SDM yang hanya terdapat 1
orang masing-masing untuk gudang medis dan non medis yang merangkap sebagai
pelaksana stock control dan administrasi sehingga pada pelaksanaan pencatatan
obat tidak bisa maksimal.
Berdasarkan hasil pengamatan peneliti, kendala penataan obat ditemui pada
keterbatasan SDM seperti pada saat SDM sedang melakukan stock control pada
saat yang bersamaan ada barang datang dan ada user yang mengambil obat
sehingga pelaksaan pencatatan terhenti dan tidak bisa selesai.
4.2.6 Cara Mengatasi Kendala Pencatatan Obat
Hasil penelitian dari wawancara mendalam didapatkan informasi mengenai
kendala pencatatan obat dapat diatasi dengan penambahan SDM sehingga jumlah
sehingga masing-masing gudang medis dan non medis mempunyai tenaga
administrasi dan stock control terpisah. Selain itu juga dikatakan akan ada
penertiban jadwal pemesanan barang dan kapan barang datang.
Berdasarkan hasil pengamatan peneliti, sudah terdapat jadwal distribusi barang
di Sub Bagian Logistik. Sementara jadwal penerimaan barang dan kapan barang
tersebut datang baru sebelumnya belum ada sehingga masih terdapat barang yang
datang setiap harinya sehingga gudang menjadi crowded.
4.2.7 Alur Pelaporan Kejadian di Sub Bagian Logistik
Hasil penelitian dari wawancara mendalam didapatkan informasi mengenai alur
pelaporan kejadian di Sub Bagian Logistik yaitu dari Kepala Logistik kemudian ke
Wakil Direktur Administrasi dan Umum. Pada Struktur Organisasi terdapat posisi
Kepala Bagian Umum sebagai atasan Kepala Sub Bagian Logistik. Akan tetapi posisi
Studi Kasus..., Restia Ardia Rini, FKM UI, 2014
tersebut masih kosong sehingga segala pelaporan dari Kepala Sub Bagian Logistik
selalu dilanjutkan ke Wakil Direktur Administrasi dan Umum.
4.3 Output
4.3.1 Penyebab Obat Out Of Stock
Hasil penelitian dari wawancara mendalam didapatkan informasi kejadian out of
stock dapat disebabkan oleh perputaran obat yang tidak pasti, permintaan
pembelian dan pembayaran yang terkambat dan belum adanya stok minimum dan
maksimum.
4.3.2 Frekuensi Kejadian Obat Out of Stock
Hasil penelitian dari wawancara mendalam didapatkan informasi frekuensi
kejadian out of stock berkisar 5% sampai 20% dalam 1 bulan.
4.3.3 Dampak Kejadian Obat Out of Stock
Hasil penelitian dari wawancara mendalam didapatkan informasi dampak dari
kejadian out of stock adalah pelayanan terhambat dan RS harus membeli obat dari
luar yang harganya menjadi lebih mahal sehingga rugi dan tidak mendapat
keuntungan dari obat yang seharusnya dijual RS.
4.3.4 Pengendalian Kejadian Obat Out of Stock
Hasil penelitian dari wawancara mendalam didapatkan informasi pengendalian
kejadian out of stock dengan cara pembuatan stok minimum dan maksimum
sehingga didapatkan titik reorder point, berapa banyak safety stock, dan berapa
lama lead time.
4.3.5 Penyebab Obat Over Stock
Hasil penelitian dari wawancara mendalam didapatkan informasi kejadian over
stock disebabkan oleh obat yang trend pemakaian obat (obat yang dahulu laku dan
menjadi tidak laku pad saat tertentu), lalu obat tidak masuk formularium lagi dan bisa
disebabkan karena belum adanya stok minimun dan maksimum.
4.3.6 Frekuensi Kejadian Obat Over Stock
Hasil penelitian dari wawancara mendalam didapatkan informasi frekuensi
kejadian over stock berkisar 5% sampai 10% dalam 1 bulan.
4.3.7 Dampak Kejadian Obat Over Stock
Studi Kasus..., Restia Ardia Rini, FKM UI, 2014
Hasil penelitian dari wawancara mendalam didapatkan informasi dampak
kejadian over stock ruangan menjadi penuh dan obat berisiko kadaluarsa, hilang dan
rusak.
Berdasarkan hasil pengamatan peneliti, obat over stock dan dead stock sudah
mengakibatkan obat kadaluarsa. Belum adanya stok minimum dan maksimum serta
utilisasi data trend pemakaian obat dan penyimpanan obat yang bertumpuk-tumpuk
menyebabkan terdapat obat kadaluarsa.
4.3.8 Pengendalian Kejadian Obat Over Stock
Hasil penelitian dari wawancara mendalam didapatkan informasi pengendalian
kejadian over stock dengan cara pembuatan stok minimum dan maksimum sehingga
didapatkan titik reorder point, berapa banyak safety stock, dan berapa lama lead
time.
4.3.9 Penyebab Obat Dead Stock
Hasil penelitian dari wawancara mendalam didapatkan informasi kejadian dead
stock disebabkan oleh obat tersebut tidak lagi diresepkan oleh dokter karena dokter
tersebut berhenti bekerja di RS dan lain hal.
4.3.10 Frekuensi Kejadian Obat Dead Stock
Hasil penelitian dari wawancara mendalam didapatkan informasi frekuensi
kejadian dead stock jarang terjadi di gudang medis.
4.3.11 Dampak Kejadian Obat Dead Stock
Hasil penelitian dari wawancara mendalam didapatkan informasi dampak
kejadian dead stock ruangan menjadi penuh dan perputaran uang menjadi lama dan
obat berisiko rusak, kadaluarsa dan hilang.
Berdasarkan hasil pengamatan peneliti, obat yang tidak digunakan lagi dapat
diretur tetapi membutuhkan proses seperti harus tersedianya surat penerimaan
barang (SPB) dan obat tersebut juga terdapat yang menjadi kadaluarsa dan rusak
dikarenakan sistem penyimpanan yang menumpuk.
4.3.12 Pengendalian Kejadian Obat Dead Stock
Hasil penelitian dari wawancara mendalam didapatkan informasi pengendalian
kejadian dead stock dengan cara monitoring obat pembuatan stok minimum dan
maksimum sehingga didapatkan titik reorder point, berapa banyak safety stock, dan
Studi Kasus..., Restia Ardia Rini, FKM UI, 2014
berapa lama lead time.
5. Pembahasan
5.1 Input
5.1.1 SDM
Sub Bagian Logistik Rumah Sakit Grha Permata Ibu mempunyai 3 orang SDM
yaitu Kepala Sub Bagian Unit Logistik, Staff Barng Medis dan Staff Barang Non
Medis. Dalam struktur organisasi RS Grha Permata Ibu, Kepala Sub Bagian Logistik
berkoordinasi dengan Kepala Bagian Umum untuk pelaksanaan dan pelaporan
tugas. Akan tetapi, jabatan Kepala Bagian Umum masih kosong sehingga dirangkap
oleh Wakil Direktur Administrasi dan Umum. Selain itu, dalam pelaksanaan aktivitas
logistik, staff barang medis dalam bertugas merangkap sebagai pelaksana atau
stock control dan administrasi begitu juga dengan staff barang non medis.
Berdasarkan SK Direktur jumlah kebutuhan SDM unit logistik masih kurang dari
jumlah yang ada saat ini. Diperkiraan perlu penambahan 1 orang lagi yang dalam
hasil wawancara disebutkan juga bahwa 1orang tersebut nantinya akan ditempatkan
untuk stock control.
Tabel 7.1 Jumlah Kebutuhan SDM Sub Bagian Logistik RS Grha Permata Ibu
Kebutuhan Jumlah Saat Ini Kekurangan
4 3 1 Sumber: SK Direktur Utama PT Permata Husada Sakti tentang Rencana Kerja dan Anggaran
Rumah Sakit Grha Permata Ibu Tahun 2015
Kebutuhan jumlah SDM ini didasarkan pada beban kerja yang banyak harus
dilaksanakan.
Sementara mengenai kualitas SDM Sub Bagian Logistik, kompetensi yang
dimiliki sudah sesuai dengan penempatannya yaitu Kepala Sub Bagian Logistik
merupakan S1-Apoteker, Staff Barang Medis merupakan D3 Farmasi, dan Staff
Barang Umum merupakan SMA dan sedang mengambil pendidikan S1.
Pada ketersediaan pelatihan mengenai Logistik di RS Grha Permata ibu masih
belum dilaksanakan baik itu mengenai administrasi yang baik maupun tentang
penyimpanan obat dan memelihara mutu obat. Akan tetapi akan dianggarkan untuk
Studi Kasus..., Restia Ardia Rini, FKM UI, 2014
Tahun 2015. Pelatihan sangat penting untuk diadakan untuk memaksimalkan kinerja
di Bagian Logistik. Pelatihan Pelatihan adalah setiap usaha untuk memperbaiki
prestasi kerja pada suatu pekerjaan tertentu yang sedang menjadi tanggung
jawabnya (Gomes, 1997).
5.1.2 Sarana dan Prasarana
Perbandingan Ketentuan Gudang Menurut Bina Farmasi Departemen
Kesehatan (2005) dengan Gudang Sub-Bagian Logistik RS Grha Permata Ibu: Persyaratan Gudang Menurut Bina Farmasi DepKes (2005) Gudang Sub-Bagian Logistik RS
Grha Permata Ibu
Ruangan cukup luas minimal 3x4 m Ruangan berukuran 5x5 m
Ruangan kering atau tidak lembab Terpenuhi
Terdapat ventilasi Tidak Terpenuhi
Cahaya yang cukup Sedikit Cahaya
Lantai dibuat dari tegel/semen dialasi dengan papan (palet) Terpenuhi Sebagian
Dinding dibuat licin, sudut lantai dan dinding tidak tajam Terpenuhi
Dikhususkan untuk penyimpanan obat Terpenuhi
Pintu memiliki kunci ganda Terpenuhi
Tersedia lemari/laci khusus untuk obat narkotika dan
psikotropika yang selalu terkunci dan sebaiknya ada pengukur
suhu ruangan
Tersedia kulkas medis, tidak selalu
terkunci, ada pengatur suhu
ruangan
Faktor kelembaban, sinar matahari, temperatur, kerusakan fisik,
kontaminasi bakteri dan pengotoran juga perlu diperhatikan
agar mutu obat terjaga.
• Kelembaban terpenuhi
• Ada sedikit sinar matahari
masuk
• Ada penatur temperatur
• Kerusakan fisik beberapa kali
terjadi akibat penataan obat
yang bertumpuk-tumpuk
• Selalu ada petugas kebersihan
1hari 2x membersihkan
gudang medis
Sedangkan Menurut Departemen Kesehatan RI (2007) tentang Pedoman Teknis
Sarana dan Prasarana Rumah Sakit Kelas C, disebutkan bahwa luas gudang
Studi Kasus..., Restia Ardia Rini, FKM UI, 2014
perbekalan dan alat kesehatan yaitu 10 m2,
RS Grha Permata Ibu merupakan RS Tipe C sehingga pelayanan yang diberikan
besar dan begitu pula dengan ketersediaan obat yang juga semakin banyak. Untuk
gambaran gudang medis Sub Bagian Logistik sesuai hasil wawancara mendalam
dan observasi tidak mencukupi untuk memuat inventory yang ada. Jumlah obat yang
ada di gudang medis sebanyak lebih dari 5.000 obat dengan luas gudang hampir
5x5m2.
Selain itu, banyak terjadi obat-obatan yang mutunya rusak seperti obat
kadaluarsa yang terjadi karena obat yang ditata menumpuk dan sering terlewatnya
pencatatan tanggal kadaluarsa barang pada kartu stok setiap barang akan diinput.
Penyimpanan obat yang bertumpuk-tumpuk disebabkan oleh keterbatasan ruangan.
Ruangan atau gudang yang tersedia juga hanya untuk menampung dan menatan
obat berdasarkan sediaan tablet, cairan dan sebagian injeksi saja.
5.1.3 Standar Operasional Prosedur
Standar Operasional Prosedur merupakan acuan untuk melakukan tugas dalam
bekerja. Ketersediaan SOP di Sub Bagian Logistik masih dalam pembuatan dan
masih dalam proses revisi. Oleh karena itu pelaksanaan kegiatan harian
berdasarkan kebiasaan dan memo.
Pelaksanaan tugas SDM logistik juga berpedoman pada uraian tugas dan
tanggung jawab masing-masing jabatan di Sub Bagian Logistik. dan dalam
pelaksanaannya sudah disesuaikan dengan kemampuan karena beban kerja yang
besar sehingga tidak dapat maksimal seperti penataan dan penctatan kartu stok obat
yang sering terlewat karena pada saat bersamaan ada barang yang datang sehingga
harus melakukan administrasi penerimaan barang dan membuat Surat Penerimaan
Barang.
5.2 Proses
5.2.1 Metode FIFO
Sistem penyimpanan obat di Gudang Medis Sub Bagian Logistik menggunakan
metode FIFO (First in First Out) yaitu obat yang baru datang diletakkan di belakang
Studi Kasus..., Restia Ardia Rini, FKM UI, 2014
obat yang sebelumnya lebih dahulu masuk.
Menurut Bina Farmasi Departemen Kesehatan (2005), metode penyimpanan
disusun secara alfabetis dengan menerapkan prinsip First Expired First Out (FEFO)
dan First In First Out (FIFO) disertai sistem informasi manajemen. Selain itu barang
juga harus dipisahkan untuk barang yang penyebutan namanya hampir sama harus
dipisah dan yang mempunyai packaging yang sama juga oibat tersebut tidak boleh
diletakan berdampingan untuk menghindari kesalahan pengambilan obat.
Pelaksanaan metode FIFO di Sub Bagian Logistik mempunyai kendala oleh
ruangan dan rak yang terbatas dan jumlah SDM yang terbatas sehingga dalam
pelaksanaan FIFO hanya dapat menyusun obat secara alfabetis akan tetapi belum
bisa berdasarkan LASA (Look Alike Sound Alike) dan juga.
5.2.2 Penataan dan Pencatatan Obat
Penataan obat di gudang medis Sub Bagian Logistik sudah ditata berdasarkan
abjad dan sediaan. Akan tetapi masih terdapat kejadian obat yang
bertumpuk-tumpuk dikarenakan kekurangan rak penimpanan. Perencanaan
penambahan rak sudah diajukan oleh Kepala Sub Bagian Logistik dan sudah
disetujui akan tetapi masih belum tahu kapan kedatangan rak tersebut. Sementara
itu, banyak juga kasus obat kadaluarsa yang juga disebabkan oleh penataan obat
yang bertumpuk-tumpuk, obat yang datang lebih dahulu tidak selalu langsung ditata
didalam rak.
5.2.3 Pencataan Obat
Pencatatan obat ke dalam kartu stok juga di Sub Bagian Logistik terkendala oleh
belum ada penertiban jadwal pemesanan dan kedatangan barang sehingga beban
kerja pegawai menjadi berart karena pada saat pegawai ingin menginput barang ke
dalam kartu stok pada saat bersamaan barang datang dan harus melakukan
administrasi sehingga mengakibatkan penctatan tertunda-tunda. Sehingga
penambahan SDM 1 orang sebagai stock control untuk menghindari beban kerja
yang berlebihan dari kapasitas SDM.
5.3 Output
Fungsi manajemen logistik merupakan suatu proses yang terdiri dari
Studi Kasus..., Restia Ardia Rini, FKM UI, 2014
perencanaan, penganggaran, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, distribusi,
penghapusan, pengendalian, dan evaluasi (Quick, 1997).
Penyimpanan adalah suatu kegiatan pengamanan terhadap obat-obatan yang
diterima agar aman (tidak hilang), terhindar dari kerusakan fisik maupun kimia dan
mutunya tetap terjamin. (Bina Farmasi, Departemen Kesehatan).
5.3.1 Out of stock
Out of stock merupakan kekosongan obat. Kejadian out of stock di gudang medis
disebabkan oleh perputaran obat yang tidak pasti, permintaan pembelian dan
pembayaran yang terlambat dan belum adanya perhitungan stok minimum dan
maksimum sehingga belum bisa memastikan berapa minimal dan maskimal obat
yang harus disediakan setiap bulannya. Kejadian kekosongan obat di Sub Bagian
Logistik terjadi sekitar 5-20% setiap bulannya sehingga mengakibatkan pelayanan
RS terhambat dan mengharuskan RS membeli obat Cash On Delivery yang tentunya
lebih mahal dari pembelian di supplier yang biasa bekerja sama. Pembuatan
perhitungan stok minimum dan maksimum sedang dilaksanakan.
5.3.2 Over Stock
Kejadian over stock obat di Sub Bagian Logistik RS Grha Permata Ibu terjadi
sekitar 5-10% setiap bulannya. Over stock tersebut mengakibatkan obat kadaluarsa
dan berisiko merusak mutu hobat seperti karena penyimpanan yang
bertumpuk-tumpuk karena keterbatasan rak. Selain itu, juga dapat berisiko untuk
hilangnya obat. Over stock disebabkan oleh trend obat yaitu yang dahulu laku dan
menjadi tidak laku pada saat tertentu, lalu obat tidak masuk formularium lagi dan bisa
disebabkan karena belum adanya stok minimun dan maksimum
5.3.3 Dead Stock
Kejadian dead stock di Sub Bagian Logistik RS Grha Permata Ibu jarang terjadi.
Dead stock obat disebabkan oleh obat yang tidak lagi diresepkan oleh dokter karena
dokter tersebut berhenti bekerja di RS dan lain hal. Kejadian-kejadian tersebut
berdampak pada pelayanan terhambat, ruangan menjadi penuh dan obat berisiko
kadaluarsa, hilang dan rusak sehingga perlu dilaksanakan monitoring obat,
pembuatan stok minimum dan maksimum.
Studi Kasus..., Restia Ardia Rini, FKM UI, 2014
6. Kesimpulan
6.1 Kesimpulan Input
Sumber Daya Manusia di Sub Bagian Logistik Rumah Sakit Grha Permata Ibu
belum mencukupi dan masih kekurangan 1 orang sebagai tenaga stock control.
Kualitas SDM yang dimiliki juga sudahdisesuaikan dengan penempatan jabatan.
Pelatihan mengenai aktivitas logistik juga belum pernah dilaksanakan akan tetapi
sudah direncanakan untuk Tahun 2015. Selain itu ketersediaan SOP juga masih
dalam pembuatan dan revisi, sehingga kesehariannya petugas logistik
melaksanakan tugas berdasarkan kebiasaan dan memo
6.2 Kesimpulan Proses
Sistem penyimpanan obat di Gudang Medis Sub Bagian Logistik menggunakan
metode FIFO dan dalam pelaksanaannya terkendala oleh jumlah SDM yang tidak
sesuai dengan beban kerjanya, ruangan dan rak yang terbatas. Akan tetapi sudah
direncanakan penambahan SDM serta gudang dan rak pendukung. Selain itu pada
penataan obat, masih juga terdapat kejadian obat kadaluarsa yang disebabkan oleh
penataan obat yang bertumpuk-tumpuk dan Penataan obat di gudang medis Sub
Bagian Logistik sudah ditata berdasarkan abjad dan sediaan. Akan tetapi masih
terdapat kejadian obat yang bertumpuk-tumpuk dikarenakan kekurangan rak
penimpanan. Perencanaan penambahan rak sudah diajukan oleh Kepala Sub
Bagian Logistik dan sudah disetujui akan tetapi masih belum tahu kapan kedatangan
rak tersebut. Pada pencatatan obat, masih seringnya terjadi pencatatan keterangan
obat di kartu stok yangh terlewat sehingga menyulitkan pada saat pembuatan
laporan pendataan barang yang akan kadaluarsa yang dilakukan setiap 6 bulan
sekali.
6.3 Kesimpulan Output
Masih terdapatnya kejadian obat out of stock dan over stock yang disebabkan
belum adanya stok minimum dan maksimum, sementara dead stock disebabkan
oleh, obat yang tidak lagi diresepkan oleh dokter karena dokter tersebut berhenti
bekerja di RS dan lainnya. Presentasi kejadian obat out of stock dan over stock dan
dead stock setiap bulannya menyimpulkan sistem penyimpanan obat yang ada
belum baik.
Studi Kasus..., Restia Ardia Rini, FKM UI, 2014
7. Saran
1. Bagi Manajemen Rumah Sakit Grha Permata Ibu
A. Penambahan gudang medis dan rak penyimpanan untuk menunjang
inventory obat
B. Penambahan SDM Sub Bagian Logistik sesuai dengan analisis
kebutuhan SDM pad SK Direktur yaitu penambahan 1 orang untuk Sub
Bagian Logistik sebagai stock control sehingga tidak lagi terjadi kerusakan
mutu obat
C. Penyelenggaraan pelatihan mengenai logistik seperti menjaga kualitas
mutu obat, pelatihan penggunaan software, pelaksanaan administrasi
logistik, sediaan obat dan sistem penyimpanan serta penataan obat.
D. Segera membuat surat edaran untuk utilisasi obat yang tidak lagi
digunakan oleh dokter yang keluar dari RS
2. Bagi Sub Bagian Logistik
A. Pembuatan Standar Prosedur Operasional untuk setiap aktivitas logistik
B. Pembuatan stok minimum dan maksimum untuk pengendalian obat
sehingga persediaan selalu ada baik dalam kondisi minimum dan tidak
melebihi batas.
C. Monitoring stock dan evaluasi harian terkait pelaksanaan tugas dengan
memberikan arahan terkait perbaikan pelaksanaan tugas
D. Segera melakukan retur obat kepada supplier untuk menghindari kerugian
dana, tempat dan waktu karena rusaknya mutu obat
E. Memperbaiki dan melakukan pencatatan dan pelaporan secara rutin
F. Koordinasi dengan Bagian Farmasi terkait ketersediaan dan pengendalian
obat
Kepustakaan Aditama, Tjandra Yoga. 2000. Manajemen Administrasi Rumah Sakit. Jakarta: UI
Press. Hal 102-103
Aditama, Tjandra Yoga. 2003. Manajemen Administrasi Rumah Sakit Edisi Kedua.
Studi Kasus..., Restia Ardia Rini, FKM UI, 2014
Depok : UI-Press.
Bahfen Faiq. Peraturan Dalam Produksi dan Peredaran Obat. 1st ed. PT. Hecca
Mitra Utama. Jakarta 2006 : 56-60
Ballon, Ronald H. 1999. Business Logistics Management : Planning, Organizing and
Controlling Supply Chain.
Departemen Kesehatan R.I, Ditjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan. 2005.
Pedoman Pengelolaan Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan.
Departemen Kesehatan RI. 2007. Pedoman Teknis Sarana dan Prasarana Rumah
Sakit Kelas C.
Bowersox, Donald J. 1978. Logistics Management, Macmillan Publishing Co. Inc
Bowersox, Donald J. 1986. Manajemen logistik 2 : Integrasi Sistem-Sistem
Manajemen Distribusi Fisik dan Manajemen Material (A. Hasymi Ali,
Penerjemah). Jakarta : Bumi Aksara.
Bowersox, Donald J. 1978. Logistics Management, Macmillan Publishing Co. Inc
Johnson, James C., Wood, Donald F. & Wardlow, Daniel L., Murphy, Paul R. 1999,
Contemporary Logistics, Prentice-Hall, United States of America.\
Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 43/Menkes/SK/II/1988 tentang Cara
Pembuatan Obat Yang Baik (CPOB). Jakarta.
Quick, J. D., Management Drug Supply : Management Science for Health, Boston.
2006
Subagya. 1996. Manajemen Logistik. Jakarta: PT Toko Gunung Agung.
Siregar, Farmasi Rumah Sakit; Teori dan Penerapan, EGC, Jakarta. 2004 3.
Sheina et al. 2010. Penyimpanan Obat Di Gudang Instalasi Farmasi Rumah Sakit
PKU Muhammadiyah Yogyakarta Unit 1, Jurnal KesehatanMasyarakat Vol 4
No.1.
Undang-Undang RI Nomor 23 tahun 1992 tentang Kesehatan. Jakarta 2004 : 2-3
dan 14-15
Studi Kasus..., Restia Ardia Rini, FKM UI, 2014