struktur organisasi

of 37/37
PENGORGANISASIAN, STRUKTUR ORGANISASI,BENTUK-BENTUK ORGANISASI, DEPARTEMENSI 1.PENGORGANISASIAN Dalam kehidupan nyata, orang-orang bekerja bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan bersama, kegiatan yang dilakukan tersebut menandakan suatu lembaga atau kelompok fungsional atau biasa disebut dengan istilah “organisasi”. Organisasi dalam hal ini bisa terdapat pada badan usaha, instansi pemerintah, lembaga pendidikan, militer, kelompok masyarakat atau suatu perkumpulan olah raga. Suatu organisasi perlu untuk mengalokasikan dan menugaskan kegiatan diantara para anggotanya agar tujuan dari organisasi tersebut dapat tercapai dengan efisien. Oleh karena itu, didalam bab ini akan diungkapkan mengenai bermacam-macam aspek proses pengorganisasian yang tentu saja berkenaan dengan pencapaian tujuan organisasi. Kata Organisasi mempunyai dua pengertian umum. Pengertian pertama menandakan suatu lembaga atau kelompok fungsional, seperti organisasi perusahaan, rumah sakit, perwakilan pemerintah atau suatu perkumpulan olah raga. Pengertian kedua berkenaan dengan proses pengorganisasian, sebagai suatu cara dalam mana kegiatan organisasi

Post on 01-Jul-2015

1.977 views

Category:

Documents

9 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

PENGORGANISASIAN, STRUKTUR ORGANISASI,BENTUK-BENTUK ORGANISASI, DEPARTEMENSI

1.PENGORGANISASIANDalam kehidupan nyata, orang-orang bekerja bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan bersama, kegiatan yang dilakukan tersebut menandakan suatu lembaga atau kelompok fungsional atau biasa disebut dengan istilah organisasi. Organisasi dalam hal ini bisa terdapat pada badan usaha, instansi pemerintah, lembaga pendidikan, militer, kelompok masyarakat atau suatu perkumpulan olah raga. Suatu organisasi perlu untuk mengalokasikan dan menugaskan kegiatan diantara para anggotanya agar tujuan dari organisasi tersebut dapat tercapai dengan efisien. Oleh karena itu, didalam bab ini akan diungkapkan mengenai bermacam-macam aspek proses pengorganisasian yang tentu saja berkenaan dengan pencapaian tujuan organisasi. Kata Organisasi mempunyai dua pengertian umum. Pengertian pertama menandakan suatu lembaga atau kelompok fungsional, seperti organisasi perusahaan, rumah sakit, perwakilan pemerintah atau suatu perkumpulan olah raga. Pengertian kedua berkenaan dengan proses pengorganisasian, sebagai suatu cara dalam mana kegiatan organisasi dialokasikan dan ditugaskan diantara para anggotanya agar tujuan organisasinya dapat tercapai dengan efisien. Pengorganisasian (Organizing) merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya-sumber daya yang dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya. Dua aspek utama proses penyusunan struktur organisasi adalah departementalisasi, yaitu merupakan pengelompokan kegiatan-kegiatan kerja suatu organisasi agar

kegiatan-kegiatan yang sejenis yang saling berhubungan dapat dikerjakan bersama. Hal ini akan tercermin pada struktur formal suatu organisasi, dan tampak atau ditunjukkan oleh suatu bagan organisasi. Pembagian kerja adalah pemerincian tugas pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab untuk dan melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas. Kedua aspek ini merupakan dasar proses pengorganisasian suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efisien dan efektif.

1.1 PENGERTIAN PENGORGANISASIANIstilah pengorganisasian mempunyai bermacam-macam pengertian. Istilah tersebut dapat digunakan untuk menujukkan hal-hal berikut ini : 1. Cara manajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang paling efektif sumberdaya-sumberdaya keuangan, fisik, bahan baku, dan tenaga kerja organisasi. 2. Hubungan-hubungan antara fungsi, jabatan, tugas, dan para karyawan. 3. Cara dalam mana para manejer membagi lebih lanjut tugastugas yang harus dilaksanakan dalam departemen mereka dan mendelegasikan wewenang yang diperlukan untuk mengerjakan tugas tersebut. Dari tiga hal diatas dapat disimpulkan bahwa Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang anggota struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugastugas atau pekerjaan diantara para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien dengan sumber daya yang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya baik intern maupun ekstern. Dua aspek utama dalam organisasi yaitu departementasi dan pembagian kerja yang merupakan dasar proses pengorganisasian.

James D. Mooney mengatakan Organisasi yaitu bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersana, sedang Chester I. Bernard memberikan pengertian organisasi yaitu suatu system aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih. Organisasi merupakan proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas diantara para anggota untuk mencapai tujuan. Jadi organisasi dapat didefinisikan sebagai berikut : 1. Organisasi dalam arti badan : kelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. 2. Organisasi dalam arti bagan : gambaran skematis tentang hubungan kerjasama dari orang-orang yang terlibat dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Unsur-unsur dasar yang membentuk organisasi yaitu : 1. Adanya tujuan bersama 2. Adanya kerjasama dua orang atau lebih 3. Adanya pembagian tugas 4. Adanya kehendak untuk bekerja sama. TEORI-TEORI ORGANISASI Teori-teori organisasi meliputi teori organisasi klasik, teori organisasi neoklasik dan teori organisasi modern. a. Teori organisasi klasik : Teori klasik disebut juga teori tradisional, yang berisi tentang organisasi mulai abad 19. -Teori klasik mendefinisikan organisasi sebagai struktur hubungan, kekuasaan- kekuasaan, tujuan-tujuan, peranan-peranan, kegiatankegiatan, komunikasi dan faktor-faktor lain yang terjadi bila orang-orang bekerja sama. -Teori klasik berkembang dalam tiga aliran yang dibangun atas dasar anggapan-anggapan yang sama, yaitu : teori birokrasi, teori administrasi dan teori manajemen ilmiah.

1. Teori birokrasi : Teori ini dikemukakan oleh Max Weber dalam buku The Protestant Ethic and Spirit of Capitalism. Karakteristik birokrasi menurut Weber adalah : - Pembagian kerja yang jelas - Hirarki wewenang yang dirumuskan secara baik - Program rasional dalam pencapaian tujuan organisasi - Sistem prosedur bagi penanganan situasi kerja - Sistem aturan yang mencakup hak-hak dan kewajiban-kewajiban posisi para pemegang jabatan - Hubungan antar pribadi yang bersifat impersonal 2. Teori Administrasi : Teori ini dikembangkan atas dasar sumbangan Henri Fayol dan Lyndall Urwick dari Eropa serta Mooney dan Reiley dari Amerika. 14 kaidah manajemen yang menjadi dasar perkembangan teori administrasi yaitu : - Pembagian kerja - Wewenang dan tanggung jawab - Disiplin - Kesatuan perintah - Kesatuan pengarahan - Mendahulukan kepentingan umum dari pada kepentingan pribadi - Balas jasa - Sentralisasi - Rantai scalar - Aturan - Keadilan - Kelanggengan personalia - Inisiatif - Semangat korps Teori fungsionalisme Fayol yaitu : perencanaan, pengorganisasian, pemberian perintah, pengkoordinasian, dan pengawasan. 3. Manajemen ilmiah Manajemen ilimiah adalah seperangkat mekanisme atau teknik a

bag of tricks untuk meningkatkan efisiensi kerja organisasi. b. Teori organisasi neoklasik Teori neoklasik secara sederhana dikenal sebagai teori/aliran hubungan manusiawi. Dalam hal pembagian kerja, teori neoklasik telah mengemukakan perlunya hal-hal sebagai berikut : 1. Partisipasi 2. Perluasan kerja sebagai kebalikan dari pola spesialisasi 3. Manajemen bottom-up yang akan memberikan kesempatan kepada para junior untuk berpartisipasi dalam pengambilan keputusan manajemen puncak c. Teori oraganisasi modern Teori modern menyebutkan bahwa kerja suatu organisasi adalah sangat kompleks, dinamis, multilevel, multidimensional, multivariable, dan probabilistic. Teori modern menunjukkan tiga kegiatan proses hubungan universal yang selalu muncul pada system manusia dalam perilakunya berorganisasi yaitu : - Komunikasi - Konsep keseimbangan - Proses pengambilan keputusan

2. STRUKTUR ORGANISASIDidefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal organisasi diolah. Struktur ini terdiri dari unsur spesialisasi kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan ukuran satuan kerja. Faktor-faktor yang menentukan perancangan struktur organisasi yaitu : 1. Strategi organisasi pencapaian tujuan.

2. Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi output akan membedakan bentuk struktur organisasi. 3. Kemampuan dan cara berpikir para anggota serta kebutuhan mereka juga lingkungan sekitarnya perlu dipertimbangkan dalam penyusunan struktur perusahaan. 4. Besarnya satuan oraganisasi dan satuan kerja mempengaruhi struktur organisasi. Unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari : 1. 2. 3. 4. 5. Spesialisasi kegiatan Koordinasi kegiatan Standarisasi kegiatan Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan Ukuran satuan kerja

1.2 BENTUK-BENTUK ORGANISASIBagan organisasi memperlihatkan tentang susunan fungsi-fungsi dan departementasi yang menunjukkan hubungan kerja sama. Bagan ini menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi, yaitu : 1. Pembagian kerja 2. Rantai perintah 3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan 4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan 5. Tingkatan manajemen Adapun cara penggambaran bagan struktur organisasi menurut Henry G. Hodges dapat digambarkan sebagai berikut : 1. Bentuk Piramidal 2. Bentuk Vertikal 3. Bentuk Horisontal 4. Bentuk Melingkar

Bentuk-bentuk organisasi dapat dibedakan atas : 1. Organisasi Garis Merupakan bentuk organisasi tertua dan paling sederhana, diciptakan oleh Henry Fayol. Ciri-ciri bentuk organisasi ini yaitu organisasinya masih kecil, jumlah karyawan sedikit dan saling mengenal serta spesialisasi kerja belum tinggi. Kebaikannya : Kesatuan komando terjamin sepenuhnya karena pimpinan berada pada satu tangan. Garis komando berjalan secara tegas, karena pimpinan berhubungan langsung dengan bawahan. Proses pengambilan keputusan cepat. Karyawan yang memiliki kecakapan yang tinggi serta yang rendah dapat segera diketahui, juga karyawan yang rajin dan malas. Rasa solidaritas tinggi. Kelemahannya : Seluruh organisasi tergantung pada satu orang saja, apabila dia tidak mampu melaksanakan tugas maka seluruh organisasi akan terancam kehancuran. Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis. Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas. 2. Organisasi Garis dan Staf Dianut oleh organisasi besar, daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit dan jumlah karyawannya banyak. Staf yaitu orang yang ahli dalam bidang tertentu tugasnya memberi nasihat dan saran dalam bidang kepada pejabat pimpinan di dalam organisasi. Kebaikannya :

Dapat digunakan dalam organisasi yang besar maupun kecil, serta apapun tujuan perusahaan Terdapatnya pembagian tugas antara pimpinan dengan pelaksana sebagai akibat adaya staf ahli. Bakat yang berbeda yang dimiliki oleh setiap karyawan dapat ditentukan menjadi suatu spesiali-sasi. Prinsip penempatan orang yang tepat pada posisi yang tepat pula. Pengambilan keputusan dapat cepat walaupun banyak orang yang diajak berkonsultasi, karena pimpinan masih dalam satu tangan. Koordinasi lebih baik karena adanya pembagian tugas yang terperinci. Semangat kerja bertambah besar karena pekerjaannya disesuaikan dengan bakat dan kemampuan yang dimiliki. Kelemahannya : Rasa solidaritas menjadi berkurang, karena karyawan menjadi tidak saling mengenal. Perintah-perintah menjadi kabur dengan nasehat dari staf, karena atasan dengan staf dapat terjadi adanya perintah sendirisendiri padahal kewenangannya berbeda. Kesatuan komando berkurang. Koordinasi kurang baik pada tingkat staf dapat mengakibatkan adanya hambatan pelaksanaan tugas. 3. Organisasi Fungsional Organisasi yang disusun atas dasar yang harus dilaksanakan. Organisasi ini dipakai pada perusahaan yang pembagian tugasnya dapat dibedakan dengan jelas. Kebaikkanya : Pembidangan tugas lebih jelas. Spesialisasi karyawan lebih efektif dan dikembangkan. Solidaritas kerja, semangat kerja karyawan tinggi. Koordinasi berjalan lancar dan tertib.

Kelemahannya : Karyawan terlalu memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja Koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan. Menimbulkan rasa kelompok yang sangat sempit dari bagian yang sama sehingga sering timbul konflik. 4. Organisasi Panitia Organisasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas selesai maka selesailah organisasi tersebut. Kebaikannya : Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam pembahasan yang dalam dan terperinci. Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil. Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu team. Kelemahannya : Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang berlarut-larut yang menghambat pelaksanaan tugas. Tanggung jawabnya tidak jelas, karena tanggung jawabnya sama. Kreatifitas karyawan terhambat dan sukar untuk dikembangkan, karena faktor kreatifitas lebih dipentingkan. 5. Organisasi Formal dan Informal Ragam arti organisasi banyak sekali seperti organisasi statis, organisasi dinamis, organisasi formal, organisasi informal, organisasi tunggal, organisasi jamak, organisasi daerah, organisasi regional, organisasi negara, organisasi internasional dan lain sebagainya. Ada beberapa saja yang akan dibahas di sini, yaitu : 1. Organisasi Statis Yaitu gambaran skematis hubungan-hubungan kerjasama yang terdapat dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan.

2..Organisasi Dinamis Yaitu kegiatan yang berhubungan dengan usaha merencanakan skema organisasi, mengadakan departementasi dan menetapkan wewenang, tugas dan tanggung jawab. 3. Organisasi Formal Yaitu sistem kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang dikoordinir untuk mencapai suatu tujuan yang ditetapkan secara rasional. 4.Organisasi Informal Yaitu kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang tidak dikoordinir untuk mencapai tujuan yang disadari tapi akhirnya mempunyai tujuan bersama, dimana kedudukan dan fungsi-fungsi yang dilakukan tampak kabur.

DEPARTEMENTASI (DEPARTEMENTATION)Efesiensi kerja tergantung kepada keberhasilan integrasi satuansatuan yang bermacam-macam dalam organisasi. Proses penentuan cara bagaimana kegiatan dikelompokkan disebutkan departementasi. Macam bentuk departementasi yaitu : 1. Departementasi Fungsional Mengelompokkan fungsi yang sama atau kegiatan sejenis untuk membentuk satuan organisasi. Ini merupakan bentuk organisasi yang paling umum dan bentuk dasar departementasi. Organisasi fungsional ini barangkali merupakan bentuk yang paling umum dan bentuk dasar departementalisasi. Gambar 6.1 menunjukkan departementalisasi fungsional yang digunakan pda tingkatan manajemen puncak dalam membagi empat fungsi utama bisnisproduksi, pemasaran, keuangan dan personalia (kepegawaian).

Kebaikannya : Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi Memusatkan keahlian organisasi Memungkinkan pengawasan mana-jemen puncak terhadap fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi. Kelemahannya : Menciptakan konflik antar fungsi Adanya kemacetan pelaksanaan tugas Umpan balik yang lambat Memusatkan pada kepentingan tugasnya Para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif. 2. Departementasi Devisional Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses, dimana tiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri. Organisasi divisional dapat mengikuti pembagian divisi-divisi atas dasar produk, wilayah (geografis), langganan, dan proses atau peralatan. Struktur organisasi divisional atas dasar produk. Setiap departemen bertanggung jawab atas suatu produk atau sekumpulan produk yang berhubungan (garis produk). Divisionalisasi produk adalah pola logik yang dapat diikuti bila jenis-jenis produk mempunyai teknologi pemrosesan dan metodametoda pemasaran yang sangat Struktur Organisasi divisional atas dasar wilayah. Departementalisasi wilayah, kadang-kadang juga disebut departementalisasi daerah, regional atau geografis, adalah pengelompokan kegiatan-kegiatan menurut tempat dimana operasi berlokasi atau dimana satuan-satuan organisasi menjalankan usahanya. Faktor-faktor lokasi yang terutama menjadi pertimbangan adalah sumber bahan mentah, pasar dan tenaga

kerja. Perusahaan yang menjual produknya diberbagai wilayah yang tersebar luas, dapat membaginya menjadi kelompokkelompok wilayah dengan manajer tersendiri (area manager) untuk setiap wilayah. Perusahaan-perusahaan jasa, perbankan dan peruahaan-perusahaan bukan manufakturing lainnya lazin diorganisasikan atas dasar wilayah, dengan membuka kantorkantor cabang. Struktur organisasi divisional atas dasar langganan. Departementalisasi langganan adalah pengelompokan kegiatankegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk atau jasa tertentu. Pembentukan divisi ata dasar langganan ini terutama digunakan dalam pengelompokan kegiatan-kegiatan penjualan atau pelayanan, dan diperlukan bila suatu divisi menjual sebagian besar atau semua produknya kepada suatu kelas langganan tertentu. Sebagai contoh, perusahaan elektronika mungkin mempunyai divisi-divisi yang terpisah untuk langganan militer, industri dan konsumen. Sebagai suatu pedoman umum, perusahaan-perusahaan manufacturing dengan garis produk yang sangat beraneka ragam cenderung diorganisasikan atas dasar langganan atau produk Struktur organisasi divisional atas dasar proses atau peralatan. Departementalisasi proses atau peralatan adalah pengelompokan kegiatan-kegiatan atas dasar proses atau peralatan produksi. Hal ini sering dijumpai dalam departemen produksi. Kegiatan-kegiatan suatu pabrik menufacturing dapat dikelompokkan menjadi departemen-departemen pemboran, penggilingan, penggergajian, perakitan dan penyelesaian terakhir. Tipe departementalisasi ini mempunyai kegunaan bila mesin-mesin atau peralatan-peralatan yang digunakan memerlukan ketrampilan-ketrampilan pengoperasian khusus atau akan lebih ekonomis bila kapasitas digunakan sepenuhnya. Pendekatan proses atau peralatan terutama ditentukan atas dasar pertimbangan ekonomis. Tidak seperti departemen fungsional, suatu divisi menyerupai

perusahaan yang terpisah. Kepala divisi terutama memusatkan perhatiannya pada operasi divisinya, bertanggung jawab atas laba atau rugi, dan bahkan mungkin bersaing dengan satuan-satuan lainnya dalam perusahaan yang sama. Tetapi suatu divisi bukan merupakan kesatuan yang bebas seperti halnya perusahaan yang terpisah. Dalam hal ini, seorang manajer divisi tidak dapat membuat keputusan-keputusan sebebas pemilik perusahaan terpisah, karena dia masih harus melaporkan kegiatannya kepada direktur pusat. Sebagai pedoman umum, wewenang kepada divisi terbatas bila keputusan-keputusannya akan mempengaruhi kegiatan divisi-divisi lain. Struktur organisasi divisional atas dasar produk Setiap departementasi bertanggung jawab atas suatu produk yang berhubungan. Struktur ini dipakai bila teknologi pemrosesan dan metode pemasaran sangat berbeda. Struktur organisasi divisional atas dasar wilayah. Pengelompokkan kegiatan atas dasar tempat dimana operasi berlokasi atau menjalankan usahanya. Faktor yang menjadi pertimbangan adalah bahan baku, tenaga kerja, pemasaran, transportasi dan lain sebagainya. Struktur organisasi divisional atas dasar langganan Pengelompokkan kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk, terutama dalam kegiatan pengelompokkan penjualan, pelayanan. 3. Departemensi Proyek Merupakan bentuk departementasi campuran.ini dilakukan dengan mengkombinasikan kebaikkan-kebaikkan dari system fungsional dan divisional dengan menghindarkan segala kelemahannya. Organisasi Proyek Murni Proyek terpisah dan organisasi induk. Menjadi organisasi tersendiri dalam staf teknis tersendiri, administrasi yang terpisah dari ikatan dengan organisasi induk, laporan kemajuan atau kegagalan secara periodik mengenai proyek.

Pimpinan dalam hal ini manajer proyek bisa melakukan pembangunan sumber daya dari luar berupa sub kontraktor atau supplier selama sumberdaya itu tidak bersedia atau tidak bisa dikendalikan dalam organisasi. Kelebihan Manajer proyek (MP) mempunyai wewenang penuh untuk mengelola proyek. Semua anggota tim proyek secara langsung bertanggungjawab terhadap manajer proyek. Rantai komunikasi menjadi pendek, yakni antara manajer proyek dengan eksekutif secara langsung. Bila ada proyek yang sejenis berturut-turut, organisasi ini bisa memanfaatkan para ahli yang sama sekaligus melakukan kaderisasi dalam penguasaan teknologi tertentu. Karena kewenangan terpusat, kemampuan untuk membuat keputusan bisa cepat dilakukan. Adanya kesatuan komando. Bentuk ini cukup simpel sehingga mudah dilaksanakan. Adanya dukungan secara menyeluruh terhadap proyek. Kelemahan Bila organisasi induk mempunyai banyak proyek yang harus dikerjakan, biasanya setiap proyek akan mengusahakan sendiri sumberdaya, sehingga terjadi duplikasi usaha dan fasilitas. Struktur ini akan menambah biaya yang cukup mahal bagi Organisasi induk, karena biasanya akan berdiri sendiri dengan staf yang penuh. Sering kali manajer proyek menumpuk sumberdaya secara berlebihan untuk mendapatkan dukungan teknis dan teknologi sewaktu-waktu diperlukan. Bila proyek selesai akan terjadi masalah tentang bagaimana nasib pekerja proyek yang ada. Ketidakkonsistenan prosedur bisa sering terjadi dengan memakai alas an memenuhi permintaan klien.

Memilih Bentuk Organisasi Proyek Frekuensi adanya y proyek baru : berapa sering suatu perusahaan mendapat proyek dan sejauh mana perusahaan induk tersebut terlibat dengan aktivitas proyek. Berapa lama proyek berlangsung Ukuran proyek: tingkat pemakaian tenaga kerja, modal dan sumberdaya yang dibutuhkan. Kompleksitas hubungan : jumlah bidang fungsional yang terlibat dalam proyek dan bagaimana hubungan ketergantungannya. 4. Departemensi Matriks. Pada prinspinya sama dengan system proyek, tapi disini para karyawan mempunyai dua atasan, yang tentunya berada di dua wewenang. Rantai perintah pertama yaitu, fungsional, yang wewenangnya mengalir secara vertical. Kadua yaitu rantai perintah lateral atau horizontal, wewenangnya melintasi departemen yang dilaksanakan oleh manajer proyek, sehingga menyerupai matrix dalam lalu-lintas aliran wewenang. Kebaikkan : Memaksimumkan efisiensi penggunaan manajer fungsional. Mengembangkan keterampilan dan kreativitas karyawan serta fleksibilitas kepada organisasi/ Melibatkan motivasi dan menantang karyawan serta memperluas pandangan manajemen terhadap masalah strategi perusahaan yang akhirnya membebaskan manajemen puncak untuk perencanaan. Menstimulasi kerja sama antar displin dan mempermudah kegiatan perusahaan dengan orientasi obyek. Kelemahan : Adanya pertanggungjawaban ganda dan kebijaksanaan yang kontradiktif

Memerlukan koordinasi vertical dan horizontal. Memerlukan lebih banyak keterampilan antar pribadi. Menimbulkan resiko timbulnya perasaan anarki. Sangat mahal untuk diimplentasikan. Mendorong pertentangan kekuasaan dan lebih mengarah perdebatan daripada kegiatan. Matriks dan organisasi proyek murni cocok untuk proyek berskala menengah dan besar, kompleksitas tinggi, beresiko tinggi, batasan waktu ketat.

Organisasi fungsional cocok untuk proyek dengan skala relatif kecil, resiko kecil, waktu fleksibel.

PENGORGANISASIAN DAN STRUKTUR KEORGANISASIPENDAHULUAN Menurut Dimock, organisasi adalah : Organization is the systematic bringing together of interdependent part to form a unified whole through which authority, coordination and control may be exercised to achive a given purpose (organisasi adalah perpaduan secara sistematis daripada bagian-bagian yang saling ketergantungan/berkaitan untuk membentuk suatu kesatuan yang bulat melalui kewenangan, koordinasi dan pengawasan dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditentukan). Istilah pengorganisasian (organizing) dan struktur keorganisasian (organizational structure) sering kali kita gunakan. Kedua istilah tersebut berulang kali akan kita jumpai dalam membahas aneka macam aspek teori organisasi. Untuk itu, baiklah kita pelajari arti dan makna kedua konsep tersebut. Dalam arti yang paling luas, pengorganisasian (organizing) dapat dinyatakan sebagai proses, yaitu diupayakan agar struktur sesuatu organisasi tertentu, cocok dengan sasaransasarannya, sumber dayanya, dan lingkungannya. Struktur keorganisasian (organizational structure) dapat dirumuskan sebagai pengaturan dan antar hubungan bagian-bagian komponen dan posisi-posisi suatu perusahaan. Selanjutnya dapat dikatakan bahwa struktur suatu organisasi menspesifikasi aktifitas-aktifitas kerja. Ditunjukan pula olehnya bagaimana berbagai fungsi atau aktifitas-aktifitas yang berbeda berkaitan satu sama lain. Hingga tingkat tertentu, ia juga menunjukan tingkat spesialisasi aktifitas-aktifitas pekerjaan. Juga ditunjukan olehnya, hirarki organisasi yang bersangkutan, struktur otoritas, dan hubunganhubungan atasan bawahan. Struktur keorganisasian memberikan stabilitas dan kontinuitas. Hal ini memungkinkan organisasi yang bersangkutan menghadapi keluar masuknya individu-individu dan mengordinasi aktifitasaktifitasnya dengan lingkungannya. PETA ORGANISASI Fungsi-fungsi pekerjaan para karyawan perlu dibagi-bagi antara mereka dan dikombinasi dengan cara-cara yang logis. Para pekerja yang mempunyai fungsi-fungsi yang berkaitan satu sama lain, biasanya berkecimpung dalam bidang kerja yang sama. Mereka pun merupakan sebuah unit kerja. Efisiensi arus pekerjaan tergantung pada integrasi secara berhasil dari berbagai macam unit didalam organisasi yang bersangkutan. Pembagian kerja dan kombinasi-kombinasi tugastugas secara logis menyebabkan timbulnya struktur-struktur departemen logis dan strukturstruktur subunit-subunit. Sewaktu sebuah perusahaan mengalami pertumbuhan, maka jumlah unit-unit kerja dan subunitsubunit bertamabah, dan lapisan-lapisan supervise ditambahkan. Para manajer dan para bawahan makin dipisahkan dari hasil akhir kegiatan-kegiatan mereka. Maka, mereka memerlukan suatu gambaran yang jelas tentang bagaimana aktifitas-aktifitas dapat disesuaikan dengan gambaran besar. Hal itu tentang apa organisasi mereka dan apa yang dilakukan organisasi tersebut. Disamping itu, dapat dikatakan bahwa apabila seseorang perlu menangani problem tertentu, peta yang ada dapat menunjukan dimana orang tersebut dapat ditemukan. Akhirnya, dapat dikatakan pula bahwa proses penyusunan peta organisasi memungkinkan para manajer melacak

kekurangan-kekurangan dan kelemahan-kelemahan keorganisasian. Misalnya, sumber konflik potensial atau bidang-bidang dimana terdapat adanya duplikasi yang tidak perlu. Lima macam aspek pokok dari struktur keorganisasian 1. Pembagian kerja, masing-masing kotak mewakili seorang individu, atau subunit yang bertanggung jawab tehadap bagian tertentu dari beban kerja organisasi yang bersangkutan. 2. Para manajer dan pihak bawahan, garis-garis pada peta organisasi menunjukan rantai komando (siapa yang bertanggung jawab terhadap siapa-siapa bawahan dan siapa-siapa atasan). 3. Tipe pekerjaan yang sedang dilaksanakan, lebel-lebel atau deskripsi-deskrpsi untuk kotakkotak yang ada menunjukan tugas-tugas kerja organisasi tersebut yang berbeda-beda atau bidang-bidang tanggung jawab. 4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan, Seluruh peta menunjukkan berlandaskanberlandaskan apa, aktivitas-aktivitas organisasi yang bersangkutan dipisah-pisahkan (Misalkan, berdasarkan landasan fungsional atau landasan regional). 5. Tingkat-tingkat manajemen, Sebuah peta menunjukan bukan saja manager-manager individual dan pihak bawahan, tetapi pula disajikan olehnya seluruh hierarki manajemen. Semua orang yang merupakan bawahan individu yang sama berada pada tingkat manajemen sama, terlepas dari apakah mereka muncul atau tidak pada peta yang ada. STRUKTUR ORGANISASIAN Menurut James A.F. Stoner dan R. Edward Freeman, departemen suatu organisasi secara formal dapat distruktur berdasrkan tiga macam cara, yakni distrukturkan dalam : Fungsi Produk/Pasar Bentuk Matriks Organisasi-organisasi yang distruktur berdasrkan fungsi menyatukan dalam suatu departemen, semua pihak yang terlibat pada aktivitas tertentu atau berbagai macam aktivitas yang berkaitan satu sama lain. Sebagai contoh, dapat dikatakan bahwa sebuah organisasi yang dibagi berdasarkan fungsi memiliki departemen produksi, departemen pemasaran, dan departemen penjualan secara terpisah. Seorang menejer penjualan pada organisasi demikian diberi tanggung jawab terhadap penjualan semua produk yang diproduksi oleh perusahaan yang bersangkutan. Organisasi yang distruktur berdasarkan produk produk atau pasar, yang sering pula dinamakan orang organisasi berdasarkan devisi, menyatukan dalam semua unit kerja, semua pihak yang terlibat dalam bidang produksi dan pemasaran sesuatu produk, atau kelompok produk yang berkaitan satu sama lain. Ini disatukan pada wilayah geografis tertentu atau yang berhubungan dengan tipe pelanggan tertentu. Sebagai contoh, dapat terlihat bahwa organisasi yang bersangkutan mencakup devisi-devisi kimia, deterjen dan kosmetik yang terpisah. Masingmasing pimpinan devisi bertanggung jawab terhadap produksi, pemasaran, dan aktivitas-aktivitas penjualan seluruh unitnya. Pada organisasi matriks, terdapat dua macan tipe desain secara simultan. Departemendepartemen fungsi permanent, memiliki otoritas bagi performa, dan standar-standar professional unit-unit mereka. Diciptakan pula tim-tim proyek sesuai kebutuhan untuk melaksanakan program-program spesifik. Anggota-anggota tim tersebut diambil dari berbagai departemen fungsional, Mereka bertanggung jawab terhadap seorang menejer proyek. Menejer proyek bertanggung jawab secara keseluruhan terhadap hasil pekerjaan tim tersebut. Banyak perusahaan yang memproduksi pesawat-pesawat terbang, yang mengandalakan diri pada

pekerjaan kontrak, memanfaatkan metrics demikian. Ketiga macam tipe desain organisasi memiliki keuntungan maupun kerugian. ORGANISASI FUNGSIONAL James A.F. Stoner dan R. Edward Freeman, sebuah organisasi fungsional merupakan sebuah bentuk departemensasi. Setiap orang terlibat dalam sebuah kegiatan fungsional, seperti kegiatan pemasaran atau keuangan, yang dikelompokkan ke dalam satu unit. Organisasi fungsional merupakan bentuk departementasi yang paling mendasar serta yang paling logis, yang menawarkan asortimen produk terbatas. Hal itu karena sumber-sumber daya terspesialisasi dimanfaatkannya secara efisien. Keuntungan lain dari sebuah struktur fungsional adalah membuat pekerjaan supervise menjadi lebih mudah. Hal itu karena masing-masing manajer harus menjadi eksper dalam bidang sempit keterampilan-keterampilan. Di samping itu, dapat dikatakan bahwa sebuah struktur yang difungsionalisasi menyebabkan lebih mudah untuk memobilisasi keterampilan-keterampilan terspesialisasi, dan membawanya ke bidang yang paling memerlukan. Di dalam sebuah struktur organisasi tidak terlepas dari prinsip-prinsip organisasi. Salah satunya A.M. Williams yang mengemukakan pendapatnya cukup lengkap dalam bukunya Organization of Canadian Government Administration (1965), bahwa prinsip-prinsip organisasi meliputi : 1) Prinsip bahwa Organisasi Harus Mempunyai Tujuan yang Jelas, 2) Prinsip Skala Hirarkhi, 3) Prinsip Kesatuan Perintah, 4) Prinsip Pendelegasian Wewenang, 5) Prinsip Pertanggungjawaban, 6) Prinsip Pembagian Pekerjaan, 7) Prinsip Rentang Pengendalian, 8) Prinsip Fungsional, 9) Prinsip Pemisahan, 10) Prinsip Keseimbangan, 11) Prinsip Fleksibilitas, 12) Prinsip Kepemimpinan. 1) Organisasi Harus Mempunyai Tujuan yang Jelas. Organisasi dibentuk atas dasar adanya tujuan yang ingin dicapai, dengan demikian tidak mungkin suatu organisasi tanpa adanya tujuan. Misalnya, organisasi pelayanan kesehatan seperti rumah sakit dan puskesmas sebagai suatu organisasi, mempunyai tujuan yang ingin dicapai antara lain, memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas dan lain lain. 2) Prinsip Skala Hirarkhi. Dalam suatu organisasi harus ada garis kewenangan yang jelas dari pimpinan, pembantu pimpinan sampai pelaksana, sehingga dapat mempertegas dalam pendelegasian wewenang dan pertanggungjawaban, dan akan menunjang efektivitas jalannya organisasi secara keseluruhan. 3) Prinsip Kesatuan Perintah. Dalam hal ini, seseorang hanya menerima perintah atau bertanggung jawab kepada seorang atasan saja. 4) Prinsip Pendelegasian Wewenang. Seorang pemimpin mempunyai kemampuan terbatas dalam menjalankan pekerjaannya, sehingga

perlu dilakukan pendelegasian wewenang kepada bawahannya. Pejabat yang diberi wewenang harus dapat menjamin tercapainya hasil yang diharapkan. Dalam pendelegasian, wewenang yang dilimpahkan meliputi kewenangan dalam pengambilan keputusan, melakukan hubungan dengan orang lain, dan mengadakan tindakan tanpa minta persetujuan lebih dahulu kepada atasannya lagi. 5) Prinsip Pertanggungjawaban. Dalam menjalankan tugasnya setiap pegawai harus bertanggung jawab sepenuhnya kepada atasan. 6) Prinsip Pembagian Pekerjaan. Suatu organisasi, untuk mencapai tujuannya, melakukan berbagai aktivitas atau kegiatan. Agar kegiatan tersebut dapat berjalan optimal maka dilakukan pembagian tugas/pekerjaan yang didasarkan kepada kemampuan dan keahlian dari masing-masing pegawai. Adanya kejelasan dalam pembagian tugas, akan memperjelas dalam pendelegasian wewenang, pertanggungjawaban, serta menunjang efektivitas jalannya organisasi.

7) Prinsip Rentang Pengendalian. Artinya bahwa jumlah bawahan atau staf yang harus dikendalikan oleh seorang atasan perlu dibatasi secara rasional. Rentang kendali ini sesuai dengan bentuk dan tipe organisasi, semakin besar suatu organisasi dengan jumlah pegawai yang cukup banyak, semakin kompleks rentang pengendaliannya. 8) Prinsip Fungsional. Bahwa seorang pegawai dalam suatu organisasi secara fungsional harus jelas tugas dan wewenangnya, kegiatannya, hubungan kerja, serta tanggung jawab dari pekerjaannya. 9) Prinsip Pemisahan. Bahwa beban tugas pekerjaan seseorang tidak dapat dibebankan tanggung jawabnya kepada orang lain. 10) Prinsip Keseimbangan. Keseimbangan antara struktur organisasi yang efektif dengan tujuan organisasi. Dalam hal ini, penyusunan struktur organisasi harus sesuai dengan tujuan dari organisasi tersebut. Tujuan organisasi tersebut akan diwujudkan melalui aktivitas/ kegiatan yang akan dilakukan. Organisasi yang aktivitasnya sederhana (tidak kompleks) contoh koperasi di suatu desa terpencil, struktur organisasinya akan berbeda dengan organisasi koperasi yang ada di kota besar seperti di Jakarta, Bandung, atau Surabaya. 11) Prinsip Fleksibilitas Organisasi harus senantiasa melakukan pertumbuhan dan perkembangan sesuai dengan dinamika organisasi sendiri (internal factor) dan juga karena adanya pengaruh di luar organisasi (external factor), sehingga organisasi mampu menjalankan fungsi dalam mencapai tujuannya. 12) Prinsip Kepemimpinan. Dalam organisasi apapun bentuknya diperlukan adanya kepemimpinan, atau dengan kata lain organisasi mampu menjalankan aktivitasnya karena adanya proses kepemimpinan yang digerakan oleh pemimpin organisasi tersebut.

Daftar Pustaka

- Prof. Dr. J. Winardi, S.E, Teori Organisasi dan Keorganisasian, Raja Grafindo Persada, Jakarta, 2003. - AM. Willms (1965), Organization of Canadian Government Administration, Ottawa. - Yayat Hayati Djatmiko (2002), Perilaku Organisasi, Alfabeta- Bandung - www.gaisol.com

PENGORGANISASIAN DAN STRUKTUR ORGANISASI PENGERTIAN PENGORGANISASIAN Istilah pengorganisasian mempunyai bermacam-macam pengertain , istilah tersebut dapat digunakan untuk menunjukkan hal-hal berikut ini: a) Cara manajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang paling efektif sumber daya keuangan , fisik , bahan baku , dan tenaga kerja organisasi. b) Bagaimana organisasi mengelompokkan kegiatan-kegiatannya, dimana setiap pengelompokan didikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi wewenang untuk mengawasi anggotaanggota kelompok. c) Hubungan-hubungan antara fungsi , jabatan , tugas dan para karyawan. d) Cara dalam mana para manager lebih lanjut tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam departemen mereka dan mendelagasikan wewenang yang diperlukan untuk mengerjakan tugas tersebut.

Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal , mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan diantara organisasi agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien.

STRUKTUR ORGANISASI Sturktur organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Sturktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi atau orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam organisasi. Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialis kerja, standarlisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan atau besaran satuan kerja. Faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi adalah sebagai berikut: 1. strategi organisasi untuk mencapai tujuannya. strategi menjelaskan bagaimana aliran wewenang dan saluran komunikasi dapat disusun diantara para pimpinan dan bawahan. 2. teknologi yang digunakan. perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi barangbarang atau jasa akan membedakan struktur organisasi. 3. anggota (pegawai/karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi. kemanapun dan cara berfikir para anggota, serta kebutuhan mereka untuk bekerja sama harus diperhatikan dalam merancang struktur organisasi. 4. ukuran organisasi. besarnya organisasi secara keseluruhan maupun satuan kerjanya yang sangat mempengaruhi struktur organisasi. semakin besar ukuran organisasi, struktur organisasi akan semakin kompleks dan harus dipilih struktur yang tepat. Unsur-unsur struktur organisasi teriri dari: (1) Spesialisasi kegiatan; (2) Standardisasi kegiatan; (3) Koordinasi kegiatan; (4) Sentralisasi dan Desentralisasi pembuatan keputusan; (5) Ukuran satuan kerja.

BAGAN ORGANISASI FORMAL

Bagan organisasi menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi, yang secara ringkas dapat diuraikan sebagai berikut: 1. Pembagian kerja 2. Menejer dan bawahan atau rantai perintah 3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan 4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan 5. Tingkatan manajemen Adapun cara penggambaran bagan struktur organisasi menurut Henry G. Hodges dapat digambarkan sebagai berikut : 1. Bentuk Piramidal 2. Bentuk Vertikal 3. Bentuk Horisontal 4. Bentuk Melingkar Tujuan dibentuknya panitia manajemen adalah untuk mengkoordinasikan dan mempertukarkan informasi, memberi saran manajemen, atau bahkan membuat keputusan sendiri.

DEPARTEMENTALISASI Departementalisasi adalah proses penentuan cara bagaimana kegiatan yang dikelompokkan. Beberapa bentuk departementalisasi sebagai berikut: 1. Fungsi 2. Produk atau jasa 3. Wilayah 4. Langganan 5. Proses atau peralatan 6. Waktu 7. Pelayanan 8. Alpa-numeral 9. Proyek atau matriks Departementalisasi Fungsional Mengelompokkan fungsi yang sama atau kegiatan sejenis untuk membentuk satuan organisasi. Ini merupakan bentuk organisasi yang paling umum dan bentuk dasar departementasi.

Kebaikannya: a. Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama b. Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi c. Memusatkan keahlian organisasi d. Memungkinkan pengawasan mana-jemen puncak terhadap fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi. Kelemahannya: a. Menciptakan konflik antar fungsi b. Adanya kemacetan pelaksanaan tugas c. Umpan balik yang lambat d. Memusatkan pada kepentingan tugasnya e. Para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif. Departementalisasi Divisional Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses, dimana tiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri. a. Struktur organisasi divisional atas dasar produk Setiap departementasi bertanggung jawab atas suatu produk yang berhubungan. Struktur ini dipakai bila teknologi pemrosesan dan metode pemasaran sangat berbeda. b. Struktur organisasi divisional atas dasar wilayah. Pengelompokkan kegiatan atas dasar tempat dimana operasi berlokasi atau menjalankan usahanya. Faktor yang menjadi pertimbangan adalah bahan baku, tenaga kerja, pemasaran, transportasi dan lain sebagainya. c. Struktur organisasi divisional atas dasar langganan Pengelompokkan kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk, terutama dalam kegiatan pengelompokkan penjualan, pelayanan. Kebaikan-kebaikan struktur organisasi divisional dapat diperinci: 1. Meletakkan koordinasi dan wewenang yang diperlukan pada tingkat yang sesuai bagi pemberian tanggapan yang cepat. 2. Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan lingkungan divisi yang khas. 3. Tempat latihan yang baik bagi para manager strategik.

Kelemahan-kelemahan struktur divisional secara terperinci: 1. Masalah duplikasi sumberdaya dan peralatan yang tidak perlu. 2. Dapat menimbulkan tidak konsistennya kebijakan antara divisi-divisi. Organisasi Proyek dan Matriks Bentuk organisasi proyek dan matriks adalah tipe departementalisasi campuran (hybrid design). Kedua struktur organisasi ini tersusun dari satu atau lebih tipe-tipe departementalisasi lainnya. Struktur proyek dalam matriks bermaksud untuk mengkombinasikan kebaikan-kebaikan kedua tipe design fungsional dan divisional dengan menghindari kekurangan-kekurangan. Kebaikan organisasi matriks. Berbagai kebaikan organisasi dapat diperinci: 1. Memaksimumkan efisiensi penggunaan manager-manager fungsional 2. 3. Membebaskan manajeman puncak untuk perencanaan. Menstrimulasi kerja sama antar disiplin dan mempermudah kegiatan perusahaan yang bermacam-macam dengan orientasi proyek. Kelemahan-kelemahan organisasi matriks adalah: 1. 2. Mengandung resiko timbulnya perasaan anarki. Sangat memerlukan koordinasi horizontal dan vertikal.

3. Memerlukan lebih banyak keterampilan-keterampilan antar pribadi. 4. Sangat mahal untuk diimplementasikan.

5. Mengandung resiko timbulnya perasaan anarki 6. Mendorong pertentangan kekuasaan dan lebih mengarah perdebatan daripada kegiatan

KELOMPOK-KELOMPOK KERJA FORMAL ORGANISASI Organisasi mempunyai tiga tipe utama kelomok-kelompk kerja formal: 1. 2. Kesatuan tugas khusus (task forces) dibentuk untuk menangani suatu masalah atau tugas khusus. Panitia tetap (standing committees) daan panitia Ad hoc merupakan bagian tetap dari struktur suatu organisasi yang dibentuk guna menangani tugas yang terus-menerus ada dalam organisasi. 3. Dewan dan komisi (boards) dibentuk dari individu-individu yang dipilih atau ditugaskan untuk mengelola suatu organisasi masyarakat atau swasta.

ORGANISASI INFORMAL

Organisasi informal memainkan peranan penting dalam dinamika perilaku organisasi. Perbedaan pokok antara organisasi formal dan informal adalah: 1. 2. 3. 4. Hubungan-hubungan antar pribadi Kepemimpinan Pengendalian perilaku Ketergantungan Fungsi-fungsi yang dilaksanakan, antara lain: 1. Menetapkan, memperkuat, dan meneruskan norma-norma dan nila-nilai sosial budaya penting para anggota kelompok 2. Memberikan dukungan terhadap tujuan organisasi dan bantuan terhadap pelaksanaan tugas manajer. 3. Menstimulasi komunikasi efektif dan dinamik sebagai alat komunikasi tambahan.Memberikan kepuasan dan status sosial kepada para anggota yang tidk dapat diberikan oleh organisasi formal.