LAB. MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

MENGHITUNG STRUKTUR GAJI

Oleh :

DIZA NURINA LIBERTYA

125020200111012

JURUSAN MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI dan BISNIS

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

STRUKTUR UPAH

Menurut pasal 1 Kepmenakertrans No. 49/Men/IV/2004 tentang Struktur dan Skala Upah , struktur upah adalah susunan tingkat upah dari yang terendah sampai yang tertinggi atau sebaliknya dari yang tertinggi sampai yang terendah.

DASAR PENYUSUNAN STRUKTUR GAJI

Penyusunan struktur dan skala upah dilaksanakan melalui :

Analisa jabatan

Analisa jabatan adalah proses metode secara sistimatis untuk memperoleh data jabatan, mengolahnya menjadi informasi jabatan yang dipergunakan untuk berbagai kepentingan program kelembagaan, ketatalaksanaan dan Manajemen Sumber Daya Manusia.

Uraian jabatan

Uraian jabatan adalah ringkasan aktivitas-aktivitas yang terpenting dari suatu jabatan, termasuk tugas dan tanggung jawab dan tingkat pelaksanaan jabatan tersebut.

Evaluasi Jabatan

Evaluasi jabatan adalah proses menganalisis dan menilai suatu jabatan secara sistimatik untuk mengetahui nilai relatif bobot jabatan-jabatan dalam suatu organisasi.

TAHAP MENYUSUN STRUKTUR PENGGAJIAN

Proses menyusun struktur penggajian mencakup faktor-faktor pokok sbb:

1. Menentukan jumlah golongan yang sesuai,

Tidak ada patokan tetap mengenai berapa jumlah golongan yang ideal. Banyak sedikitnya tergantung dari besar kecilnya perusahaan. Pada umumnya semakin banyak kemungkinan diperolehnya kesempatan promosi, semakin banyak pula jumlah golongannya. Kalau kesempatan tersebut tidak banyak maka perusahaan cenderung untuk membatasi jumlah golongan.

2. Menentukan garis tendensi (trend linier)

Setiap golongan mempunyai nilai minimum dan maksimum. Minimum biasanya diartikan nilai gaji terendah dari suatu golongan atau gaji dari orang yang baru, sedang nilai maksimum adalah nilai gaji yang tak dapat dilampaui lagi selama seseorang masih dalam golongan yang bersangkutan.

Bila titik tengah (midpoint) dari setiap golongan dihubungkan, maka nampak adanya suatu garis tendensi. Garis ini biasanya berupa garis lurus, akan tetapi dapat pula cekung atau cembung.

Dalam menyusun struktur gaji, garis tendensi ini harus dicari berdasarkan gaji yang sedang berlaku dan berdasarkan nilai pekerjaan yang diperoleh dari evaluasi jabatan.

3. Menentukan nilai rupiah dari setiap golongan.

Penentuan Nilai Rupiah Gaji:

Setiap golongan gaji mempunyai nilai minimum dan maksimum.

Rentang minimum dan maksimum setiap golongan gaji ditentukan berdasar titik tengah (midpoint) tiap golongan.

Karena titik tengah golongan gaji semakin besar, maka nilai rentang gaji dalam rupiah semakin besar pula.

Golongan Gaji dan Rangenya.

Menentukan nilai minimum dan maksimum

Untuk dapat membedakan orang yang berprestasi baik dengan yang tidak dalam golongan yang sama, maka dipakai suatu batas minimum dan maksimum.

Range tersebut dapat ditentukan berdasarkan titik tengah setiap golongan. Dalam penentuannya berkisar antara kurang lebih 5% sampai dengan 25%. Dalam hal persentase ini tidak ada suatu patokan yang mutlak.

Biasanya persentase range untuk semua pekerjaan adalah sama. Akan tetapi karena nilai titik tengah adalah semakin besar, maka dengan sendirinya nilai range dalam rupiah juga semakin besar.

Bahwasanya range untuk golongan gaji tinggi semakin besar dapat pula dibenarkan berdasarkan kenyataan bahwa perbedaan prestasi untuk pekerjaan yang bernilai tinggi lebih berarti daripada pekerjaan yang bernilai rendah. Oleh karenanya kenaikan gaji harus pula lebih berarti.

Menentukan tingkat overlapping antara golongan yang satu dengan golongan yang lain

Overlap adalah bagain yang sama dari golongan gaji yang lebih rendah dengan yang lebih tinggi. Dengan adanya suatu overlap tertentu dimungkinkan adanya suatu fleksibilitas tanpa merusak hasil evaluasi jabatan. Fleksibilitas ini sangat diperlukan apabila struktur penggajian harus disesuaikan dengan harga pasaran.

Besarnya bagian yang overlap tidak selalu mutlak, tetapi biasanya tidak lebih dari 50%, lebih dari persentase tersebut dapat membuat promosi tidak berarti.

Menentukan overlap tersebut dapat dengan cara sbb:

Midpoint dari golongan yang lebih rendah merupakan batas minimum dari golongan yang lebih tinggi,

Menentukan tangga kenaikan dari golongan dan memakai salah satu tangganya sebagai batas minimum dari golongan yang lebih tinggi,

Menentukan persentase tertentu yang sama dihitung dari batas minimum dari golongan gaji yang lebih rendah.

MENENTUKAN HARGA (PRICING)

Proses penentuan harga (Pricing) tidak bisa dilepaskan dari proses penentuan golongan (grading). Dalam penentuan harga beberapa hal yang harus djadikan pertimbangan adalah:

Keadaan pasar tenaga kerja,

Kemampuan keuangan perusahaan,

Kecepatan perkembangan/pertumbuhan perusahaan.

Metode Penentuan Harga

1. BASIC RATE

Basic rate yaitu memakai satuan rupiah per jam. Cara perhitungannya adalah:

Hitung masing-masing besarnya gaji pokok ,

Dicari gaji rerata per bulan dari golongan demi golongan,

Hasilnya dibagi dengan 173 (jumlah jam kerja sebulan)

2. MID POINT

Dengan memperhatikan perusahaan sejenis dan situasi pasarnya tenaga kerja, maka dapat kita lakukan penentuan mid point dari semua golongan gaji. Dari mid point barulah kita tentukan berapa minimum dan maksimum untuk golongan gaji tersebut. Kenaikan mid pint satu ke mid point berikutnya dapat berupa: angka konstan, deret hitung dan deret ukur. Kesemuanya itu harus diselaraskan dengan hakikat pekerjaan dan tingkat perbedaan antara pekerjaan yang sejenis dengan kelompok pekerjaan yang lebih tinggi gradenya.

3. NILAI RUPIAH

Salah satu cara yang juga bisa dipakai ialah dengan menetukan terlebih dahulu nilai rupiah minimum dari tiap golongan gaji. Kemudian range nilai rupiah dapat ditentukan, misalnya atas dasar persentase dari nilai rupiah minimum tersebut.

Pedoman Untuk Penentuan Harga

1. Untuk menjamin penerimaan dari semua pihak, maka hendaknya diusahakan agar struktur gaji baru tidak terlalu berbeda dengan struktur gaji lama.Perbedaan ini mencakup: banyaknya golongan gaji, besarnya rupiah dan cara pembayaran.

2. . Usahakan agar yang underpaid dan yang overpaid sekecil mungkin. Kalau yang underpaid terlalu banyak, akibat yang mungkin timbul:

perusahaan harus mengeluarkan biaya perubahan struktur gaji yang cukup besar,

dikhawatirkan timbul perasaan pada diri orang-orang yang underpaid seolah-olah mereka sudah dirugikan terlalu banyak.

Kalau yang overpaid terlalu banyak, maka akibatnya dapat berupa:

timbul perasaan frustrasi dan demotivasi pada diri orang-orang yang terkena,

struktur gaji akan cepat usang, karena rata-rata gaji terlalu besar.

3. Tidak ada angka yang pasti tentang besarnya persentase yang diijinkan untuk underpaid dan overpaid. Hal ini bergantung kepada antara lain:

1. banyaknya karyawan.

2. Lokasi kerja karyawan yang pekerjaannya terletak dalam golongan gaji yang sama.

3. Anggaran yang diijinkan,

4. Situasi penggajian perusahaan .

Secara kasar dapat diusulkan angka 3% 5% untuk underpaid dan 1% 3% untuk yang overpaid.

DIAGRAM SISTEM GAJI

METODE EVALUASI JABATAN

Beberapa macam teknik evaluasi jabatan.

Metode ranking.

Metode Classification/rating.

Metode Point System.

Metode Factor Comparison.

Metode Profiling.

Metode Survei Pasar (Market Rate System)

Ada 4 metode yang umum dipakai di Indonesia yang digolongkan menjadi metode non-kuantitatif dan metode kuantitatif.

Metode non-kuantitatif adalah: metode ranking/job ranking dan metode classification/job grading.

Metode kuantitatif adalah: metode factor comparisson/perbandingan faktor dan metode point system.

JOB RANKING

Metode ini paling sederhana. Panitia evaluasi jabatan mereview informasi analisis pekerjaan untuk masing-masing jabatan. Kemudian setiap jabatan ditentukan ranking atau tingkatannya secara subyektif berdasar pada tingkat kepentingannya. Ini merupakan penyusunan urut-urutan jabatan secara keseluruhan, meskipun para penilai dapat mempertimbangkan ketrampilan, tenaga, tanggung jawab dan kondisi kerja masing-masing.

Metode ini memiliki kelemahan, yaitu:

sangat mungkin elemen-elemen penting berbagai jabatan diabaikan sedangkan item-item tidak penting justru diberi bobot terlalu besar.

Raking-ranking tersebut tidak membedakan nilai relatif di antara pekerjaan-pekerjaan.

Contoh:

Penjaga keamanan menempati urutan 1, Sekretaris menempati urutan 2 dan Manajer menempati urutan 3.

Kenyataannya:

Posisi sekretaris bisa 3 kali lebih penting dibanding penjaga keamanan dan setengah kurang penting dibanding manajer.

Dari contoh di atas, metode jab ranking tidak menunjukkan perbedaan-perbedaan relatif di antara jabatan-jabatan itu. Bagaimanapun, skala pembayaran atas dasar metode ini menjamin bahwa jabatan-jabatan yang lebih penting akan dibayar lebih besar. Tetapi karena ranking yang ditetapkan kurang ketepatannya, tingkat pembayaran sebagai hasilnya bisa tidak akurat.

JOB CLASSIFICATION/ JOB GRADING

Merupakan metode yang sedikit lebih canggih dibanding job ranking. Perusahaan menyusun deskripsi standar untk kelompok-kelompok jabatan yang akan digunakan untuk menilai jabatan yang ada. Gambar 2 menunjukkan contoh penerapan pengklasifikasian masing-masing jabatan ke dalam kelas-kelas jabatan. Deskripsi standar dalam gambar dibandingkan dengan deskripsi jabatan untuk menentukan kelas atau grade pekerjaan

BENGKEL MESIN TOP

Klasifikasi Jabatan

Kls Jabatan

Deskripsi Standar

I

Pekerjaan sederhana dan bersifat sangat rutin (pengulangan), dilakukan di bawah supervisi yang ketat, memerlukan latihan minimal, sedikit tanggung jawab, sedikit inisiatif.

Contoh: penjaga gudang, petugas pengarsipan

II

Pekerjaan sederhana dan bersifat rutin), dilakukan di bawah supervisi yang ketat, memerlukan sedikit latihan atau ketrampilan. Pemegang jabatan diharapkan bertanggung jawab atau kadang-kadang menunjukkan inisiatif.

Contoh: tukang ketik, pembersih mesin.

III

Pekerjaan sederhana, dengan sedikit variasi, dilakukan dibawah supervisi umum dan memerlukan latihan dan ketrampilan. Pemegang jabatan mempunyai tanggung jawab minimum dan harus mengambil inisiatif untuk melaksanakan pekerjaan secara memuaskan.

Contoh: pemberi minyak mesin

IV

Pekerjaan agak kompleks dengan banyak variasi. Dilakukan di bawah supervisi umum dan memerlukan tingkat ketrampilan tinggi. Karyawan bertanggung jawab atas keamanan dan peralatan serta sering menunjukkan inisiatif.

Contoh: operator mesin

V

Pekerjaan kompleks, bervariasi, dilakukan di bawah pengawasan umum. Tingkat ketrampilan lanjutan diperlukan. Karyawan bertanggung jawab atas keamanan dan peralatan, menunjukkan derajat inisiatif tinggi.

Contoh: Ahli mesin

METODE FACTOR COMPARISSON

Metode ini mengharuskan panitia evaluasi jabatan membandingkan komponen-komponen pekerjaan kritis. Komponen-komponen kritis tersebut adalah faktor-faktor yang umum untuk semua pekerjaan yang sedang di evaluasi. Faktor-faktor yang umum digunakan adalah: ketrampilan, tanggung jawab, upaya mental, upaya fisik dan kondisi kerja. Masing-masing faktor suatu jabatan dibandingkan dengan faktor yang sama pada jabatan-jabatan lain. Evaluasi ini memungkinkan panitia untuk menentukan nilai relatif setiap jabatan.

Langkah-langkahnya adalah sbb:

Memilih dan menentukan faktor-faktor jabatan kritis (lihat Gambar 3). Setiap organisasi dapat menggunakan faktor-faktor yang berbeda bagi tipe jabatan yang berbeda.

Memilih dan menentukan jabatan-jabatan kunci. Jabatan kunci adalah jabatan yang penting dalam organisasi.

Mengalokasikan tingkat gaji untuk jabatan-jabatan kunci. Proporsi yang diberikan pada faktor-faktor kritis yang berbeda tergantung pada derajat pentingnya faktor.

Menyusun bagan perbandingan faktor (lihat Gambar 4)

Gambar 3. Tabel Pengalokasian Gaji untuk Jabatan Kunci

Faktor 2 Kritis

Jabatan-Jabatan Kunci

A

B

C

D

E

Ketrampilan

Rp 400.000

Rp 150.000

Rp 160.000

Rp 60.000

Rp 120.000

Tanggung Jawab

Rp 220.000

Rp 180.000

Rp 120.000

Rp 40.000

Rp 95.000

Upaya Mental

Rp 200.000

Rp 80.000

Rp 130.000

Rp 30.000

Rp 90.000

Upaya Fisik

Rp 200.000

Rp 110.000

Rp 70.000

Rp 170.000

Rp 70.000

Kondisi Kerja

Rp 70.000

Rp 60.000

Rp 60.000

Rp 150.000

Rp 60.000

Total

Rp1.090.000

Rp 580.000

Rp 540.000

Rp. 450.000

Rp 435.000

Tingkat Gaji

Rp1.090.000

Rp 580.000

Rp 540.000

Rp. 450.000

Rp 435.000

POINT SYSTEM

Penelitian menunjukkan bahwa point system paling banyak digunakan dalam praktek. Disamping menggunakan gaji sebagai pembanding juga digunakan points. Meskipun pada mulanya sulit cara menyusunnya, tetapi lebih tepat dibanding metode lainnya. Sistem ini melalui langkah-langkah sbb: (lihat Gambar 5)

Memilih dan menentukan faktor-faktor kritis.

Menentukan tingkatan-tingkatan berbagai faktor (mis: minimum, rendah, moderat, tinggi)

Mengalokasikan point pada subfaktor-subfaktor.

Mengalokasikan point pada semua tingkatan

Menyusun manual penilaian, yang berisi keterangan atau penjelasan tertulis tentang setiap elemen jabatan. Selain itu merumuskan apa yang diharapkan untuk ke-4 tingkatan subfaktor. Informasi ini diperlukan untuk menempatkan jabatan-jabatan pada tingkatan yang sesuai.

Menerapkan point system: menjumlah point untuk setiap subfaktor.Setelah nilai total point diketahui, setiap jabatan ditentukan rankingnya.

Gambar 5. Matriks Point System

Faktor-Faktor Kritis

Tingkatan

Minimum

I

Rendah

II

Moderat

III

Tinggi

IV

1.Tanggung Jawab

a. Keamanan orang lain

25

50

75

100

b. Peralatan dan bahan

20

40

60

80

c. bantuan kepada karyawan lain

5

20

35

50

d. Kualitas produk/jasa

20

40

60

80

2. Ketrampilan

a. Pengalaman

45

90

135

180

b. Pendidikan/latihan

25

50

75

100

3. Upaya

a. Mental

25

50

75

100

b. Fisik

35

70

105

140

4. Kondisi Kerja

a. Tidak menyenangkan

20

40

60

80

b. Berbahaya

20

40

60

80

NILAI TOTAL

1.000

STRUKTUR GAJI

Setelah evaluasi jabatan dilaksanakan, organisasi akan memperoleh urutan peringkat dari setiap jabatan. Langkah selanjutnya menetapkan nilai rupiah dari setiap peringkat jabatan. Untuk menerjemahkan urutan peringkat menjadi nilai rupiah dapat dilakukan survei pasar untuk mengetahui tarif yang berlaku untuk setiap jabatan. Data yang diperoleh dari hasil survei dianalisis dan dirata-ratakan. Nilai uang dari jabatan-jabatan dapat digambarkan pada struktur gaji kemudian dibuat garis trendnya. Garis ini dapat ditarik dengan tangan saja atau dapat menggunakan metode least square.

Umumnya rancangan struktur gaji ditentukan berdasarkan penyusunan golongan dan rentang (range). Perusahaan dapat memilih untuk membayar tarif yang sama untuk setiap golongan atau tarif yang berbeda dalan suatu range.

Tarif Yang Berbeda

Gaji

Rp300rb

Rp350rb

Rp400rb

Rp450rb

Rp500rb

Rp550rb

Rp600rb

Gol 1

Gol 2

Gol 3

Gol 4

Gol 5

Gol 6

Gol 7

Tarif dalam suatu range

Gaji

Rp300rb

Rp350rb

Rp400rb

Rp450rb

Rp500rb

Rp550rb

Rp600rb

Gol 1

Gol 2

Gol 3

Gol 4

Gol 5

Gol 6

Gol 7

Tarif dalam suatu range memungkinkan adanya perbedaan gaji untuk pekerjaan dalam kelas yang sama. Sebagian besar perusahaan memilih untuk menjadi kompetitif dengan membayar pada tarif yang berlaku yang berada pada titik tengah (midpoint) dalam setiap range. Beberapa perusahaan memilih untuk mebayar di atas rata-rata dengan harapan dapat menarik SDM yang berkualitas. Beberapa perusahaan lain lebih memilih untuk membayar di bawah rata-rata tetapi memperbesar penghasilan tambahan melalu berbagai rencana insentif.