Nomor :

Nama : STANDARD PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG

Tanggal :

1. LATAR BELAKANG

Dalam perusahaan tidak lepas dari berbagai aktivitas Operasional

Perusahaan salah satunya adalah pengadaan Suku Cadang dan

Material. Proses pengadaan ini meliputi pembelian sampai dengan

pengeluaran Suku Cadang atau Material.

2. TUJUAN

Untuk itulah diperlukannya salah satu pedoman yang baku dalam

proses pelaksanaannya, dan pedoman ini akan menjadi acuan

pembelian sampai dengan pengeluaran baik yang dilakukan oleh Pusat

maupun Daerah (Field) sebagai sarana Tertib Administrasi yang

seragam.

3. KETENTUAN

Pengertian ”Spare Part” adalah Suku Cadang - Suku Cadang yang

dipakai untuk menunjang kegiatan operasional, dan ”Material” adalah

barang berupa cairan yang dipakai untuk menunjang kegiatan

operasional. Aktivitas pembelian terbagi menjadi 2 (dua) yaitu

pembelian suku cadang Fast Moving atau Slow Moving maupun

pembelian Material.

4. PROSES

Secara garis besar proses yang terjadi disini dibagi menjadi 4 (empat)

bagian, antara lain : Proses permintaan, pembelian, penyimpanan dan

pengeluaran suku Cadang.

1) Permintaan Suku Cadang dan Material

o Proses permintaan Suku Cadang dan Material ini pertama

kali dilakukan oleh Mekanik dengan mengisi Form

Permintaan Suku Cadang atau Material (P.S.C) rangkap 3

(tiga) yang kemudian dilakukan permintaan persetujuan

dari kepala bagian (kepala mekanik) dan setelah

mendapatkan persetujuan, form tersebut di distribusikan

ke bagian Logistik. Selanjutnya, Logistik akan melakukan

pengecekan apakah Suku Cadang atau Material yang

diminta ada di gudang atau tidak. Jika Suku Cadang atau

Material yang diminta tidak ada atau masuk dalam kategori

Slow Moving, maka akan dilakukan Order Pembelian.

2) Pembelian Suku Cadang dan Material

o Pembelian Suku Cadang dan Material dilakukan tidak

hanya pada saat ada permintaan dari mekanik saja tetapi

apabila stock sudah mencapai batas minimum maka

pembelian suku cadang pun dapat dilakukan. Untuk

pembelian ini akan dicek terlebih dahulu status Suplliernya,

apakah pembelian dapat dilakukan di daerah (Untuk di

Field) atau pembelian harus dilakukan di pusat. Order

Pembelian (PO) dibuat rangkap 4 (empat) dimana

pendistribusian secara berurutan lembar 1 (pertama) untuk

Supplier, lembar 2 (kedua) untuk bagian Accounting,

lembar 3 (ketiga) untuk bagian Kasir dan lembar 4

(keempat) untuk arsip Logistik. Setelah mendapatkan

persetujuan dari Direksi, maka Order Pembelian tersebut

didistribusikan kebagian masing-masing.

Untuk penentuan jumlah Qty Order, bagian logistic harus membuat

estimasi tambahan berapa lama Suku Cadang atau Material yang

diorder sampai ke bagian logistik cabang (Untuk di Field). Sehingga

tidak terjadi dead lock Suku Cadang dan Material atau kekurangan

akibat minimum stock habis terpakai.

Pembelian Suku Cadang dan Material (Untuk di Field) dapat dilakukan

melalui 2 (dua) cara yaitu :

I. Pembelian Lokal (di Field)

Untuk pembelian Suku Cadang dalam jumlah tertentu ( yang

diatur dalam pengaturan tambahan tertulis ) dapat dilakukan

melalui Supplier Lokal guna menghemat waktu serta efesiensi

biaya pengiriman. Adapun mekanisme pembeliannya sebagai

berikut:

o Lembar 1 (pertama) diberikan kepada Supplier Lokal.

o Supplier akan mengirimkan barang berikut dengan

fakturnya ke bagian Logistik.

II. Pembelian Pusat (di Jakarta)

Untuk pembelian Suku Cadang atau Material lebih dari

nominal tertentu ( yang diatur dalam peraturan tambahan

tertulis ) atau jika Supplier Lokal tidak bisa memenuhi

permintaan Suku Cadang atau Material yang di order, maka

Order Pembelian akan dilakukan melalui kantor pusat setelah

sebelumnya dilakukan klarifikasi supplier dan harga dari suku

cadang tersebut. Adapun mekanisme pembeliannya sebagai

berikut :

o Form Permintaan Pembelian di kirim ke bagian Pembelian

Jakarta (via Email / fax)

o Setelah itu akan dibuatkan Order Pembelian (PO) rangkap

4 (empat) dan meminta persetujuan Direksi.

o Setelah mendapatkan persetujuan akan dilakukan

pendistribusian dokumen secara berurutan dimana lembar

1 (pertama) untuk Supplier, lembar 2 (kedua) untuk bagian

Accounting, lembar 3 (ketiga) untuk bagian Kasir dan

lembar 4 (keempat) untuk arsip Pembelian.

o Setelah Suku Cadang datang dan telah dilakukan

pengecekan, maka barang akan segera di kirim ke kantor

cabang.

3) Penyimpanan Suku Cadang dan Material

Bagian Logistik akan melakukan pengecekan ulang antara

data suku cadang atau material di P.O dengan data fisik suku

cadang atau material yang datang (dikirim). Setelah itu akan

dilakukan proses pencatatannya kedalam kartu stock (Stock

Card) dan kedalam data komputer. Selanjutnya suku cadang

atau material tersebut akan di tata / di kelompokan

berdasarkan jenis kendaraan dan fungsinya ke dalam masing

– masing rak yang tersedia.

4) Pengeluaran Suku Cadang dan Material

Berdasarkan form Permintaan Suku Cadang yang telah

disetujui oleh kepala bagian, maka bagian gudang

(spareparts) akan mengeluarkan suku cadang atau material

yang diminta dan mencatat pengeluaran suku cadang

tersebut di kartu Stock (Stock Card) serta melampirkan bukti

pengeluaran suku cadang dari gudang untuk pencatatan

dalam kartu kendaraan.

5. LAPORAN

Semua Laporan - Laporan ( Inventory, Pembelian dan Pengeluaran)

dibuat rangkap 2 (dua) yang diberikan kepada kepala cabang dan

didistribusikan ke kantor Pusat yang ditunjukan kepada bagian

Accounting.

6. LAMPIRAN

Terlampir bentuk form – form yang di gunakan dalam proses ini.