standard operational...

STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE

PROPOSAL DAN

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

PROGRAM KERJA

KOORDINATOR KEUANGAN MAHASISWA

BEM FEB UGM

FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS

UNIVERSITAS GADJAH MADA

YOGYAKARTA

2014

BAB I

FORMAT

PROPOSAL DAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

Pendahuluan

1. Proposal merupakan alat pengajuan dana, dalam hal ini dana Masyarakat dan atau dana

FOKOMA, yang sah dan diakui oleh FEB UGM.

2. Proposal diajukan selambat-lambatnya 2 Minggu sebelum kegiatan berlangsung.

3. Proposal terdiri dari bagian-bagian yang menjelaskan mengenai kegiatan organisasi

kemahasiswaan yang akan dijalankan.

4. Laporan Pertanggungjawaban merupakan bentuk pertanggungjawaban hasil realisasi

program kerja dari dana Masyarakat dan atau dana FOKOMA yang telah digunakan dalam

kegiatan organisasi kemahasiswaan.

5. Laporan Pertanggungjawaban diberikan selambat-lambatnya 1 Minggu setelah kegiatan

organisasi kemahasiswaan dijalankan.

6. Laporan Pertanggungjawaban terdiri dari realisasi anggaran beserta dengan bukti

penggunaan dana masyarakat dan atau dana FOKOMA.

7. Laporan Aliran Dana merupakan laporan pendukung Laporan Pertanggungjawaban yang

berisi kondisi keuangan (financial) sebenar-benarnya dari sebuah program kerja yang

dilaksanakan oleh setiap organisasi pada kala itu juga.

Format

1. Proposal untuk dana FOKOMA dan atau Dana Masyarakat

Format Proposal Kegiatan :

a. Cover/Judul (berisi nomer proker, nama acara, nama organisasi, logo organisasi,

nama fakultas, dan tahun pelaksanaan)

b. Pendahuluan

c. Nama Kegiatan

d. Tujuan Kegiatan

(dilengkapi dengan sasaran, target program kerja atau indikator kesuksesan

program kerja yang ingin diraih)

e. Waktu dan Tempat Kegiatan

f. Penutup

g. Lampiran berupa : Susunan Acara

Susunan Kepanitiaan *

Rencana Anggaran (berdasarkan hasil review Sidang

Anggaran KM FEB UGM)

Lembar Pengesahan

h. Surat Permohonan Kegiatan FOKOMA (untuk proker yang menggunakan dana

FOKOMA)

Proposal dibuat dengan menggunakan kertas kuarto (HVS 70gr) polos untuk cover

dan kertas A4 yang tercetak kop organisasi untuk bagian isi dengan margin atas 3,5,

margin kanan 2,5, kiri 3, bawah 3, Times New Roman 12, spasi 1,5.

*Nama yang tercantum dalam Susunan Kepanitiaan harus sudah berpartisipasi

dalam iuran FOKOMA.

2. Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) FOKOMA dan atau Dana Masyarakat

Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) disajikan terpisah untuk setiap sumber dana baik

FOKOMA maupun dana Masyarakat.

Untuk program kerja yang menggunakan dua sumber dana yakni FOKOMA dan dana

Masyarakat penyajian LPJ-nya juga harus disajikan terpisah untuk masing-masing

dana.

Format LPJ

a. Bagian Judul (berisi nomor program kerja, nama organisasi kemahasiswaan, dan

tahun)

b. Nama Kegiatan

c. Waktu Kegiatan (waktu berlangsungnya pelaksanaan kegiatan)

d. Evaluasi Kegiatan (berisi evaluasi keseluruhan dari kegiatan yang dijalankan

berupa :

a) Poin-poin penting terkait berjalannya sebuah program kerja.

b) Pencapaian target – target yang sudah diraih oleh program kerja tersebut

c) Membandingkan dengan indikator kesuksesan program kerja yang

terdapat dalam proposal apakah sesuai dengan realita dan sudah tercapai

atau belum.

d) Menampilkan perbaikan maupun rencana apa yang hendak akan dilakukan

untuk program kerja bersangkutan pada periode kepengurusan berikutnya.

e. Rencana Anggaran (berisikan nominal pemasukan dari hanya dari dana

FOKOMA atau hanya dari Dana Masyarakat)

f. Realisasi Anggaran (nominal pengeluaran yang digunakan untuk menjalankan

kegiatan yang dipakai hanya dari Dana FOKOMA atau hanya dari Dana

Masyarakat)

g. Pengeluaran (berisikan rincian secara detail bentuk pengeluaran yang

menggunakan hanya dari Dana FOKOMA atau hanya dari Dana

Masyarakat. Item-item pengeluaran disusun dalam bentuk tabel dan diurutkan

berdasarkan kapan dibelanjakannya Dana FOKOMA atau Dana Masyarakat

tersebut untuk membeli, menyewa, menggunakan, atau memakai item tersebut)

h. Tanda tangan yang menjadi bukti persetujuan oleh Bendahara Organisasi, Ketua

Organisasi Kemahasiswaan dan Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB

UGM.

Hal – hal yang harus dilampirkan pada Laporan Pertanggungjawaban adalah :

1. Nota – nota pengeluaran menyesuaikan dengan pengeluaran yang menggunakan

hanya dari dana Masyarakat atau hanya dari dana FOKOMA. Nota – nota

pengeluaran disusun dan diurutkan menyesuaikan nomor urut pada tabel data

pengeluaran penggunaan dana dan dilampirkan pada kertas kuarto A4 polos.

2. Daftar peserta yang mengambil konsumsi. Apabila daftar tersebut tidak

memungkinkan untuk dibuat atau ditampilkan maka daftar hadir peserta

diperkenankan untuk menggantikan daftar tersebut. Daftar tersebut

dilampirkan apabila pada daftar item pengeluaran pada Laporan

Pertanggungjawaban terdapat item berjenis konsumsi.

3. Khusus untuk pengeluaran yang menggunakan sumber dana Masyarakat wajib

mengikuti peraturan bahwa nota – nota pengeluaran dari pembelian dan

pembayaran tertentu wajib ditambahi dengan materai 3000 dan materai 6000

dengan ketentuan sebagai berikut :

1) Materai 3000 dipergunakan untuk pengeluaran yang berjumlah lebih dari Rp

250.000,00 sampai dengan Rp 1.000.000,00.

2) Materai 6000 dipergunakan untuk pengeluaran yang berjumlah lebih dari Rp

1.000.001,00

3. Format Laporan Aliran Dana

a. Berisi item-item pemasukan di bagian kiri dan item-item pengeluaran di sebelah kanan.

1. Pemasukan (Berisikan keseluruhan pemasukan yang didapat untuk mendanai

program kerja tersebut tanpa terkecuali)

2. Pengeluaran (Berisikan akun-akun atau poin-poin penting pengeluaran yang disusun

secara ringkas tanpa detail rincian per akun atau poin tersebut)

3. Apabila pemasukan lebih besar daripada pengeluaran (surplus) maka pada bagian

Pengeluaran ditambahkan akun berupa “Kas Organisasi” atau akun lain seperti

“Modal Kerja Proker X tahun depan”

4. Apabila pengeluaran lebih kecil daripada pemasukan (defisit) maka pada bagian

Pemasukan ditambahkan akun berupa “Sumbangan, Kas Organisasi, Kontribusi

Panitia, Pinjaman Bank” atau akun berjenis pemasukan lain yang menanggulangi

defisit tersebut.

b. Tanda tangan yang menjadi bukti persetujuan oleh Bendahara Organisasi, Ketua

Organisasi Kemahasiswaan dan Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM.

4. Laporan Pertanggungjawaban dan Laporan Aliran Dana dibuat dengan menggunakan kertas

kuarto A4 yang tercetak kop organisasi dengan margin atas 3, margin kanan 2,5, kiri 2,5,

bawah 3,2, Times New Roman 12, spasi 1,5.

BAB II

ALUR PENCAIRAN DANA FOKOMA

1. Pengajuan dana FOKOMA minimal adalah Rp 2.000.000,- (Dua Juta Rupiah), baik

pengajuan per kegiatan / gabungan beberapa kegiatan (boleh per BEM/HMJ/LK) atau bila

terpaksa bisa gabungan lebih dari 1 atau lebih (BEM/HMJ/LK). Hal ini ditujukan untuk

efisiensi biaya, tenaga dan waktu dalam pembuatan buku cek, prosedur pencairan cek, serta

pengeluaran biaya-biaya yang timbul atas dikeluarkannya cek tersebut.

Contoh :

BEM mengadakan kegiatan A = senilai Rp 500,000

Ini tidak bisa langsung di proses, karena nilai pengajuan hanya Rp 500.000,-

Jadi harus digabung dengan kegiatan BEM yang lain, sampai nilai nominal yang diajukan

minimal Rp 2.000.000,-

(misal : digabungkan dengan kegiatan BEM “B “ = Rp 1.500.000,- )

2. Kelengkapan dokumen untuk pengajuan dana kegiatan yang didanai FOKOMA :

Proposal (1 asli dan 3 rangkap fotokopi)

1) Proposal Asli (Master Proposal) disimpan oleh organisasi atau departemen masing-

masing.

2) Proposal Fotokopi 1 diberikan kepada Pihak FOKOMA.

3) Proposal Fotokopi 2 diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB

UGM.

4) Proposal Fotokopi 3 diberikan kepada Bendahara Internal Organisasi

Untuk proker dengan Dana FOKOMA dan Dana Masyarakat

1) Proposal 1 asli diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM.


3) Proposal Fotokopi 2 disimpan oleh Organisasi atau departemen masing-masing.


UGM.

5) Proposal Fotokopi 4 diberikan kepada Bendahara Internal Organisasi.

Surat Permohonan Kegiatan (rangkap 3) ; menyebutkan jenis dan besarnya nominal dana

harus sinkron dengan pengajuan dana yang tercantum di proposal

Meninggalkan nomor HP / contact person yang dapat dihubungi

Kelengkapan di atas, ditinggal kurang lebih selama (±) 2-3 hari (tergantung antrian

proposal/pekerjaan), untuk dicek terlebih dahulu

a. Proposal dibuat sesuai dengan standar yang telah ditetapkan :

Pastikan semua nama mahasiswa yang tercantum dalam kepanitiaan sudah

berpartisipasi di FOKOMA, yang dimaksud berpartisipasi :

bagi yang mampu, membayar sumbangan seperti yg telah ditentukan,

bagi yang tidak mampu, sudah mengajukan permohonan (keringanan/

angsuran/pembebasan) dan telah di setujui oleh FOKOMA

Pastikan proposal dan surat sudah ditandatangani dan di cap/distempel (asli) oleh :

Ketua BEM/HMJ/LK

Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM

Wadek Bidang Administrasi dan Kemahasiswaan

Alamat sekretariat FOKOMA :

Fakultas Teknik UGM – Utara RS Sardjito;

Jurusan Teknik Sipil dan Lingkungan (Ruang 222)

Jl. Grafika 2 Yogyakarta

Fax / Tlp : 0274 – 6492241

CDMA : 0888 289 3941

Email : [email protected]; [email protected]

YM : mamik_poerwati

b. Surat permohonan dana, ditujukan kepada Ketua FOKOMA FEB UGM

(Prof. Dr. Ir. Sunjoto, Dip.HE, DEA) sebanyak difotokopi 3 rangkap.

Surat ke 1 : untuk Ketua FOKOMA FEB UGM - Prof. Dr. Ir. Sunjoto, Dip.HE, DEA

Surat ke 2 : untuk Bendahara FOKOMA - Ir. Bambang Kartika

Surat ke 3 : untuk Sekretaris FOKOMA

Dalam surat dicantumkan nama kegiatan, jumlah dana yang diminta, beserta pelaksanaan

kegiatan tersebut (hari, tanggal, tempat).

c. Proposal dan Surat permohonan dana, yang diterima oleh FOKOMA FEB UGM boleh

berupa fotokopi, namun cap harus tetap asli

mailto:[email protected]

3. Proposal dan surat permohonan yang sudah di - acc oleh sekretris FOKOMA,kemudian

dibawa ke Bendahara FOKOMA (Ir. Bambang Kartika). Sebelum bertemu Pak Bambang,

diharap membuat janji terlebih dulu dengan beliau.

Alamat Bendahara FOKOMA :

Perumahan Dosen UGM, Sekip Blok S-3

HP : 0888 275 2895

4. Setelah Bendahara FOKOMA menerima surat permohonan, kemudian akan dibuatkans elembar

CEK yang jumlah nominalnya adalah sebesar pengajuan kegiatan.

5. Cek dibawa lagi ke sekretariat FOKOMA, untuk di tandatangani Ketua FOKOMA dan di cap.

6. Terakhir, cek bisa langsung dicairkan di Bank MANDIRI UGM, Jl. Kaliurang, Sekip. Batas

pencairan dana adalah ±50 hari, apabila cek belum dicairkan setelah masa itu FOKOMA tidak

bertanggung jawab atas hilangnya dana akibat kelalaian tersebut. Apabila terjadi kehilangan

cek, akan di ganti dengan yang baru, namun disertai membawa surat laporan kehilangan

dari Polisi.

Setelah Kegiatan :

1. Wajib mengumpulkan Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) dan Laporan Aliran Dana (LAD).

Maksimal, H + 1 Minggu.

Laporan Pertanggung Jawaban untuk dana FOKOMA (1 asli dan rangkap 3)

1) LPJ asli disimpan oleh organisasi atau departemen masing-masing.

2) LPJ Fotokopi 1 diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM.

3) LPJ Fotokopi 2 diberikan kepada Bendahara Internal Organisasi.

4) LPJ Fotokopi 3 diberikan kepada Sekretaris FOKOMA.

Laporan Aliran Dana (LAD)

1) LAD asli disimpan oleh Organisasi atau departemen masing-masing.

2) LAD Fotokopi 1 diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM.

3) LAD Fotokopi 2 diberikan kepada Bendahara Internal Organisasi.

4) LAD Fotokopi 3 diberikan kepada Sekretaris FOKOMA

2. Untuk kegiatan yang rutin, maka LPJ dikumpulkan akhir tahun. LPJ ini berguna untuk

pertanggungjawaban ke pihak Fakultas dan FOKOMA.

3. Jika LPJ tersebut tidak dikumpulkan, maka dana untuk kegiatan berikutnya belum bisa

diturunkan sampai LPJ tersebut dikumpul.

4. Laporan Aliran Dana disampaikan bersamaan dengan Laporan Pertanggung Jawaban.

Hal-hal yang harus diperhatikan :

1. Batas pengajuan : minimal (H – 7) dari tanggal kegiatan, proposal + surat permohonan telah

masuk ke sekretariat FOKOMA, dalam keadaan sudah FIX :

sudah dicek oleh dan ditandatangani oleh Ketua BEM HMJ/LK

sudah dicek oleh dan ditandatangani oleh Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB

UGM

sudah ditandatangani oleh Wadek Bidang Kemahasiswaan

2. Bila pengajuan proposal melebihi tanggal kegiatan, maka dana akan otomatis hangus , (bisa

dicairkan lagi setelah diadakan revisi ke Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM).

3. Tutup buku FOKOMA pada bulan Desember, pengajuan dana FOKOMA terakhir dilakukan

pada tanggal 15 Desember (tanpa pengecualian).

4. Revisi dapat dilakukan maksimal 2 kali dalam setahun.

SISTEMATIKA PENURUNAN DANA FOKOMA

Proposal dibuat oleh

organisasi

Meminta tanda tangan

Koordinator Keuangan Mahasiswa

BEM FEB UGM

Meminta tanda tangan

Wakil Dekan Bidang

Kemahasiswaan atau Wadek lain

yang mewakili.

Meminta Paraf kepada

Mbak Wheny, bagian

Akademik lantai 3

Meminta Persetujuan Ketua FOKOMA Menemui

Sekretaris FOKOMA.

Fakultas Teknik, JTSL, Lantai 2, ruang 222

Ir. Bambang Kartika

Perumahan Dosen

UGM : Sekip S-3

Mencairkan

Cek tersebut

ke Bank

Mandiri

cabang Sekip

Cek dimintakan

tanda tangan

kepada Ketua

FOKOMA

Apabila sudah

mendapat

persetujuan, maka

meminta cek kepada

Bendahara FOKOMA

dengan membawa

Surat Permohonan

Apabila

proposal sudah

komplit maka

dibawa ke

FOKOMA

Meminta Cap BEM

Melapor bahwa Cek sudah cair

kepada KKM BEM FEB UGM

START HERE

FINISH

BAB III

ALUR PENCAIRAN DANA MASYARAKAT

Sistematika pencairan Dana Masyarakat bersifat reimburse dana akan dicairkan setelah LPJ

selesai.

Kelengkapan dokumen yang harus diserahkan organisasi adalah sebagai berikut :

Proposal (1 asli dan 3 rangkap fotokopi)

1) Proposal Asli (Master Proposal) diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa

BEM FEB UGM.


3) Proposal Fotokopi 2 disimpan oleh organisasi atau departemen masing-masing.

4) Proposal Fotokopi 3 diberikan kepada Bendahara Internal Organisasi

Untuk proker dengan Dana FOKOMA dan Dana Masyarakat

1) Proposal 1 asli diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB

UGM.


3) Proposal Fotokopi 2 disimpan oleh Organisasi atau departemen masing-masing.


UGM.

5) Proposal Fotokopi 4 diberikan kepada Bendahara Internal Organisasi.

Laporan Pertanggung Jawaban untuk Dana Masyarakat, bukan LPJ untuk Dana

FOKOMA (1 asli dan rangkap 3)

1) LPJ asli diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM.

2) LPJ Fotokopi 1 diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB

UGM.

3) LPJ Fotokopi 2 diberikan kepada Bendahara Internal Organisasi.

4) LPJ Fotokopi 3 disimpan oleh Organisasi atau departemen masing-masing.

Laporan Aliran Dana (LAD)

1) LAD asli diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM.

2) LAD Fotokopi 1 diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB

UGM.

3) LAD Fotokopi 2 diberikan kepada Bendahara Internal Organisasi.

4) LAD Fotokopi 3 disimpan oleh Organisasi atau departemen masing-masing.

Proposal dibuat sesuai dengan standar yang telah ditetapkan :

Pastikan proposal dan surat (untuk dua sumber dana) sudah ditandatangani dan di

cap/distempel (asli) oleh :

Ketua BEM/HMJ/LK

Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM

Wadek Bidang Kemahasiswaan

Pencairan Dana Masyarakat dilaksanakan oleh Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM

FEB UGM dengan bantuan tambahan oleh setiap Bendahara Internal Organisasi.

Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM akan memberitahukan waktu kapan

dana Masyarakat dapat diproses dan kemudian bekerja secara koordinatif dengan masing-

masing Bendahara Internal Organisasi.

Setelah Kegiatan :

1. Wajib mengumpulkan LPJ dan LAD beserta rekapan nota yang disertai dengan tanda

tangan bendahara organisasi, ketua organisasi, dan Koordinator Keuangan Mahasiswa

BEM FEB UGM. Maksimal, H + 1 Minggu.

2. Untuk kegiatan yang rutin, maka LPJ dikumpulkan bertahap sesuai dengan waktu

berlangsungnya kegiatan.

3. Jika LPJ tersebut tidak dikumpulkan, maka dana untuk kegiatan berikutnya belum bisa

diturunkan sampai LPJ tersebut dikumpul.

4. Laporan Aliran Dana disampaikan bersamaan dengan Laporan Pertanggungjawaban.

5. Apabila program kerja belum selesai dilaksanakan sebelum tanggal 29 Oktober maka

laporan aliran dana yang diberikan menggambarkan kondisi performa keuangan dari

program kerja tersebut sesuai waktu kapan disampaikannya Laporan

Pertanggungjawaban.

Hal-hal yang harus diperhatikan :

1. Bila pengajuan proposal melebihi tanggal kegiatan, maka dana akan otomatis hangus ,

(bisa dicairkan lagi setelah diadakan revisi ke Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM

FEB UGM dengan membawa surat pernyataan).

2. Tutup buku dana Masyarakat pada bulan Desember, pengajuan dana Masyarakat terakhir

dilakukan pada tanggal 31 Oktober (tanpa pengecualian).

3. Apabila pada saat penyerahan Laporan Pertanggungjawaban dan Laporan Aliran Dana

Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM tidak sedang berada di tempat maka

setiap organisasi dipersilakan meletakkan berkas tersebut ke loker kayu masing-masing

organisasi yang terletak di lantai bawah sayap utara di samping sekretariat BEM FEB

UGM dan PALMAE.

4. Revisi dapat dilakukan maksimal 2 kali dalam setahun.

[NO PROKER]

PROPOSAL

[NAMA PROKER]

[NAMA DEPARTEMEN]

[NAMA ORGANISASI]

FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS

UNIVERSITAS GADJAH MADA

2014

LOGO

ORGANISASI

SEMUA TULISAN WAJIB DITULIS

DENGAN WARNA HITAM

I. PENDAHULUAN

[Berisi overview kegiatan yang dijalankan, atau penjabaran singkat mengenai

kegiatan]

II. NAMA KEGIATAN

[Nama kegiatan yang dijalankan]

III. TUJUAN KEGIATAN

[Memuat tujuan-tujuan kegiatan, dilengkapi dengan sasaran kegiatan dan juga

indikator kesuksesan dari kegiatan yang dijalankan]

IV. WAKTU DAN TEMPAT KEGIATAN

Hari, tanggal :

Waktu :

Tempat :

V. SUSUNAN ACARA

Terlampir

VI. SUSUNAN KEPANITIAAN

Terlampir

VII. RENCANA ANGGARAN

Terlampir

VIII. PENUTUP

[Merupakan bagian penutup dari proposal, berisi kata-kata penutup]

IX. LEMBAR PENGESAHAN

Terlampir

Ditulis sesuai apa yang sudah

dipresentasikan Sidang Anggaran

KM FEB UGM

Untuk Isi, Format Font :

Times New Roman, Size 12

Lampiran 1

SUSUNAN ACARA

[Breakdown waktu dan acara yang dijalankan dalam kegiatan]

Lampiran 2

SUSUNAN KEPANITIAAN

Pelindung : Dekan FEB UGM

Prof. Wihana Kirana Jaya, M.Soc.Sc., Ph.D.

Pembina : a.n. Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan

Wakil Dekan Bidang Perencanaan dan Sistem Informasi

FEB UGM

Eko Suwardi, M.Sc., Ph.D.

[Berisi penanggungjawab kegiatan beserta susunan kepanitiaan lainnya]

Contoh :

Penanggungjawab : Ketua Organisasi [12/123456/EK/12345]

Ketua Panitia : [Nama] [12/123456/EK/12345]

Sekretaris : [Nama] [12/123456/EK/12345]

Bendahara : [Nama] [12/123456/EK/12345]

Koor. Acara : [Nama] [12/123456/EK/12345]

Koor. Konsumsi : [Nama] [12/123456/EK/12345]

Koor. Perlengkapan : [Nama] [12/123456/EK/12345]

Seluruh panitia wajib sudah

berpartisipasi dalam FOKOMA

Perhatikan ! Nama dan

Gelar Wadek IV

Lampiran 3

RENCANA ANGGARAN

I. Pemasukan

Dana Masyarakat Rp

Dana Fokoma Rp

Sumber dana lain Rp

Total Pemasukan Rp

II. Pengeluaran

[Item detail pengeluaran]

Total Pengeluaran Rp

Perhatikan !

Wajib Balance

Mohon dihitung ulang

Ditulis sesuai apa yang sudah dipresentasikan

dalam Sidang Anggaran KM FEB UGM.

CAP

Orgainisasi

DI SINI

CAP BEM

DI SINI

Khusus

Proker BEM

tidak perlu

CAP BEM

Harap

diperhatikan

Lampiran 4

LEMBAR PENGESAHAN

Yogyakarta, [Tanggal Pembuatan]

Menyetujui,

Koordinator Keuangan Mahasiswa Ketua Organisasi

BEM FEB UGM BEM/HMJ/LK

[Nama] [Nama]

[NIM] [NIM]

Mengetahui,

a.n. Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan


FakultasEkonomikadanBisnis UGM


NIP. 196309141988031001

Untuk Dana Masyarakat

(Periode Februari – Juli)

PawestriPinasthika

12/330653/EK/18837

Untuk Dana FOKOMA

(Periode Agt-Feb)

Muhammad Risky Hasan

12/335874/EK/19070


(Periode Agt – Feb 2015)


12/335874/EK/19070

Untuk Dana FOKOMA


Pawestri Pinasthika

12/330653/EK/18837

Perhatikan !!

Ejaan Nama dan

NIM jangan sampai

salah,

Perhatikan !!

Nama, Gelar dan

NIP. Wadek IV

CAP DI

SINI

CAP Organisasi

DI SINI

CAP BEMDI

SINI

Khusus

Proker BEM

tidak perlu

CAP BEM

Harap

diperhatikan

Yogyakarta, [Tanggal Pembuatan Surat]

No :

Lamp : 1 bendel Proposal

Hal : Permohonan Dana FOKOMA

Yth.Prof. Dr. Ir. Sunjoto, Dip.HE.,D.E.A

Ketua FOKOMA FEB UGM

Di tempat

Dengan hormat,

Sehubungan akan diselenggarakannya salah satu program kerja [nama biro atau

dept yang membawahi] [nama organisasi] yaitu [nama kegiatan] pada,

hari, tanggal :

tempat :

acara : [nama kegiatan]

maka kami selaku panitia pelaksana memohon kesediaan Bapak untuk menurunkan

dana FOKOMA sebesar Rp 45.000,00 (Empat Puluh Lima Ribu Rupiah) demi

kelancaran kegiatan ini.

Atas perhatian dan kerjasama Bapak, kami ucapkan terimakasih.

Menyetujui,

Koordinator Keuangan Mahasiswa Ketua Organisasi

BEM FEB UGM, BEM/HMJ/LK

[Nama] [Nama]

[NIM] [NIM]

Mengetahui,

a.n. Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan


FakultasEkonomikadanBisnis UGM


NIP. 196309141988031001

Untuk Dana FOKOMA



12/335874/EK/19070

Untuk Dana FOKOMA


Pawestri Pinasthika

12/330653/EK/18837

SURAT INI KHUSUS UNTUK PROKER YANG

MENGGUNAKAN UNSUR DANA FOKOMA

Mohon diperhatikan.

Nomor Surat wajib

BENAR. Banyak kasus

proposal ditolak karena

nomor surat salah

Perhatikan !!

Nama, Gelar dan

NIP. Wadek IV

CAP

DI

SINI

[NO. PROGRAM KERJA]


[DANA FOKOMA/DANA MASYARAKAT]

[NAMA KEGIATAN]

[NAMA ORGANISASI KEMAHASISWAAN] 2014

Nama Kegiatan :

Waktu Kegiatan : [waktu berlangsungnya kegiatan]

Evaluasi Kegiatan : [berisi evaluasi keseluruhan dari kegiatan yang dijalankan]

Rencana Anggaran : [berisi nominal pemasukan dari dana kegiatan yang dijalankan]

Realisasi Anggaran : [berisi nominal pengeluaran dari dana kegiatan yang sudah dijalankan]

Pengeluaran

[Rincian detail mengenai pengeluaran dari kegiatan yang dijalankan, berbentuk tabel dengan rincian

kolom : no, item pengeluaran, kuantitas, harga satuan, jumlah][disusun berdasarkan tanggal,

merupakan dasar urutan bagi rekapan kuitansi atau nota]

Contoh :

Nomor Item Pengeluaran Kuantitas Harga Satuan Jumlah

Total

Yogyakarta, [Tanggal Pembuatan LPJ]

Ketua Organisasi Bendahara Organisasi

BEM/HMJ/LK BEM/HMJ/LK

[Nama] [Nama]

[NIM] [NIM]

Menyetujui,


BEM FEB UGM

[Nama]

[NIM]

Semua tulisan wajib ditulis

dengan warna hitam

Untuk Isi, Format Font :

Times New Roman, Size 12

HANYA DARI DANA FOKOMA ATAU HANYA DARI DANA MASYARAKAT

Diisi sebenar – benarnya yang terealisasi

CAP BEM DI SINI

CAP Orgainisasi DI SINI

Khusus Proker BEM tidak

perlu CAP BEM Mohon

diperhatikan

Dimohon memberitahukan apakah itu dana Fokoma atau Masyarakat

[NO. PROGRAM KERJA]

LAPORAN ALIRAN DANA

[NAMA KEGIATAN]

[NAMA ORGANISASI KEMAHASISWAAN] 2014

Pemasukan

Dana Masyarakat Rp

Dana Fokoma Rp

Sponsorship Rp

Donatur Rp

Usaha Dana Rp

Sumber Dana Lain (jika defisit)Rp

Pengeluaran

Dana yang digunakan Rp

Kas Organisasi (jika surplus)Rp

Total Pemasukan Rp Total Pengeluaran Rp

Yogyakarta, [Tanggal Pembuatan Laporan]

Ketua Organisasi Bendahara Organisasi

BEM/HMJ/LK BEM/HMJ/LK

[Nama] [Nama]

[NIM] [NIM]

Menyetujui,


BEM FEB UGM

[Nama]

[NIM]

CAP BEM DI SINI

CAP Orgainisasi DI SINI

Khusus Proker BEM tidak

perlu CAP BEM

Mohon diperhatikan

Berisi

keseluruhan

sumber

pendanaan

Berisi

ringkasan

keseluruhan

penggunaan

sumber dana Tidak perlu

mencantumkan secara

detail rincian

pengeluarannya hanya

poin-poin atau akun

penting saja

100


DANA MASYARAKAT

PIKNIK BERSAMA

FORUM BENDAHARA MAHASISWA FEB UGM 2014

Nama Kegiatan : Piknik Bersama

Waktu Kegiatan : 29 Februari 2014

Evaluasi Kegiatan : Pada awal pertemuan acara berlangsung terlambat mundur 10 menit. Target

awal peserta adalah 1000 orang, peserta yang hadir berjumlah 10 orang.

Target peserta dihadiri oleh seluruh organisasi sudah tercapai. Evaluasi

berjalannya acara sangat kondusif hanya saja terlihat sepi karena peserta

yang datang masih sedikit. Piknik Bersama perlu dijalankan kembali untuk

periode kepengurusan selanjutnya karena dianggap sangat baik dan dapat

mempersatukan seluruh keluarga Forum Bendahara. Piknik Bersama tahun

depan diharapkan menjadi program kerja yang bersifat internasional.

Rencana Anggaran :

Dana Masyarakat : Rp 40.000.000,00

Realisasi Anggaran :

Total Penggunaan : Rp 40.000.000,00

Pengeluaran :

Penggunaan Dana Masyarakat


1 Beli Makanan,

Minuman, dan Snack 8 Rp 1.000.000 Rp 8.000.000

2 Tiket Pesawat 5 Rp 5.000.000 Rp 25.000.000

3 Pembayaran Hotel 5 Rp 1.400.000 Rp 7.000.000

Total Rp 40.000.000

Yogyakarta, 29 Maret 2014

Ketua Organisasi

Forum Bendahara

Joko Widodo, S.Kt

12/303011/EK/12345

Bendahara Organisasi

Forum Bendahara

Supratman, S.E, M.M, Ph.D

12/303030/EK/55671

Menyetujui,


BEM FEB UGM

Pawestri Pinasthika

12/330653/EK/18837

100


DANA FOKOMA

PIKNIK BERSAMA

FORUM BENDAHARA MAHASISWA FEB UGM 2014

Nama Kegiatan : Piknik Bersama

Waktu Kegiatan : 29 Februari 2014

Evaluasi Kegiatan : Pada awal pertemuan acara berlangsung terlambat mundur 10 menit. Target

awal peserta adalah 1000 orang, peserta yang hadir berjumlah 10 orang.

Target peserta dihadiri oleh seluruh organisasi sudah tercapai. Evaluasi

berjalannya acara sangat kondusif hanya saja terlihat sepi karena peserta

yang datang masih sedikit. Piknik Bersama perlu dijalankan kembali untuk

periode kepengurusan selanjutnya karena dianggap sangat baik dan dapat

mempersatukan seluruh keluarga Forum Bendahara. Piknik Bersama tahun

depan diharapkan menjadi program kerja yang bersifat internasional.

Rencana Anggaran :

Dana FOKOMA : Rp 10.000.000,00

Realisasi Anggaran :

Total Penggunaan : Rp 9.500.000,00

Pengeluaran :

Penggunaan Dana FOKOMA


Ketua Organisasi

Forum Bendahara

Joko Widodo, S.Kt

12/303011/EK/12345


Forum Bendahara


12/303030/EK/55671

Menyetujui,


BEM FEB UGM

Pawestri Pinasthika

12/330653EK/18837


1 Beli Makanan,

Minuman, dan Snack 2 Rp 1.000.000 Rp 2.000.000

2 Pembayaran Hotel 5 Rp 1.400.000 Rp 7.000.000

3 Retribusi Tempat

Wisata 10 Rp 50.000 Rp 500.000

Surplus Rp 500.000

Total Rp 9.500.000

100

LAPORAN ALIRAN DANA

PIKNIK BERSAMA

FORUM BENDAHARA MAHASISWA 2014

Pemasukan

Dana Masyarakat Rp 40.000.000,00

Dana Fokoma Rp 10.000.000,00

Sponsorship Rp 5.000.000,00

Usaha Dana Rp 2.000.000,00

Pengeluaran

Konsumsi Rp 10.000.000,00

Akomodasi Rp 14.500.000,00

Transportasi Rp 25.000.000,00

Logistik Rp 3.000.000,00

Perlengkapan Rp 2.500.000,00

Publikasi Rp 1.500.000,00

Kas Organisasi (surplus) Rp 500.000,00

Total Pemasukan Rp 57.000.000,00 Total Pengeluaran Rp 57.000.000,00


Ketua Organisasi

Forum Bendahara

Joko Widodo, S.Kt

12/303011/EK/12345


Forum Bendahara


12/303030/EK/55671

Menyetujui,


BEM FEB UGM

Pawestri Pinasthika

12/330653/EK/18837

KETENTUAN SURAT PERNYATAAN

Penggunaan surat pernyataan :

1) Untuk memberitahukan bahwa program kerja dilaksanakan tidak sesuai dengan

rencana awal.

2) Sebagai pengantar tambahan karena proposal dan laporan pertanggungjawaban

diberikan terlambat karena sesuatu hal.

3) Sebagai pengantar proposal, apabila rencana awal sebuah program kerja ditulis

berbeda dengan proposal yang sesungguhnya.

4) Sebagai pengantar apabila ada kondisi-kondisi lain yang bertentangan atau tidak

sesuai dengan standar operasional prosedur.

Berikut merupakan satu contoh surat pernyataan untuk 4 kasus diatas.

CAP BEM

DI SINI

SURAT PERNYATAAN

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : [NAMA]

NIM : XX/EK/XXXXX

Fakultas/Prodi : Ekonomika dan Bisnis UGM / [Jurusan]

Alamat : [alamat]

Jabatan : [Jabatan dalam proker]

Menyatakan bahwa program kerja [DEPARTEMEN] [ORGANISASI] [TAHUN], yaitu

“[NAMA PROKER]” [menunjukkan “waktu” yang bermasalah dengan rencana awal] sesuai

dengan anggaran yang diajukan kepada [Pihak FOKOMA/Fakultas]. Pemrosesan

[proposal/laporan pertanggungjawaban] tidak bisa diserahkan tepat pada waktunya

dikarenakan [alasan].

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya. Atas perhatiannya saya

ucapkan terima kasih.

Yogyakarta, [tanggal]

Ketua Pelaksana Proker Hormat kami,

Sekretaris Proker

[NAMA]

[NIM LENGKAP]

[NAMA]

[NIM LENGKAP]

Menyetujui,

Ketua

Organisasi


BEM FEB UGM

[NAMA]

[NIM LENGKAP]

[NAMA]

[NIM LENGKAP]

Untuk Dana FOKOMA



12/330653/EK/19070




12/33/5874/EK/19070

Untuk Dana FOKOMA


Pawestri Pinasthika

12/330653/EK/18837



Pawestri Pinasthika

12/330653/EK/18837

SEMUA TULISAN WAJIB DITULIS DENGAN

WARNA HITAM

CAP

Organisasi

DI SINI

SURAT PERNYATAAN

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : Pawestri Pinasthika

NIM : 12/330653/EK/18837

Fakultas/prodi : Ekonomika dan Bisnis UGM /Akuntansi

Alamat : Purwokerto

Jabatan : Sekretaris Media Relations dan Temu Alumni

menyatakan bahwa program kerja departemen HDE BEM FEB UGM 2014, yaitu “Media

Relations dan Temu Alumni” mengalami penyesuaian jadwal dari rencana sebelumnya yaitu

20 September 2014 menjadi 20 Desember 2014 untuk Media Relations dan 4 Oktober 2014

menjadi 18 November 2014 untuk Temu Alumni. Penyesuaian jadwal terpaksa dilakukan

karena jadwal yang direncanakan sebelumnya bertepatan dengan jadwal Ujian Tengah

Semester.

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya. Semoga bermanfaat

sebagaimana mestinya.

Yogyakarta, 04 November 2014

Hormat kami,

Ketua

Riantyarta

12/336632/EK/19192

Sekretaris

Pawestri Pinasthika

12/330653/EK/18837

Menyetujui,

Ketua Umum

BEM FEB UGM

M. Akbar Fadzkurrahman A.

12/330774/EK/18955


BEM FEB UGM


12/335874/EK/19070

standard operational...

Documents