Standard Operating Procedure

PENDAFTARAN WISUDA

Akademik dan Kemahasiswaan

Universitas Brawijaya

Malang

2018

Hal. i

LEMBAR IDENTIFIKASI

UNIVERSITAS BRAWIJAYA UN10/F12.05.01/HK.01.02.a/12

2 Mei 2018

PENDAFTARAN WISUDA

Ke tiga

Halaman 1 dari 10

PENDAFTARAN WISUDA

Proses

Penanggungjawab

Tanggal

Nama Jabatan Tandatangan

1. Perumusan Mukhammad

Farid, S.kom Staf Akademik

2. Pemeriksaan Ach. Ruslan

Hariyono, S.P. Kasubag

3. Persetujuan Ach. Ruslan

Hariyono, S.P. Kasubag

4. Penetapan Pror. Dr. Agus

Suman, SE.,

DEA

Dekan

5. Pengendalian Syariful

Muttaqin, M.A Wadek I

Hal. ii

DAFTAR ISI

LEMBAR IDENTIFIKASI ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ i

DAFTAR ISI ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ii

A. Tujuan --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1

B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait --------------------------------------------------------------------------- 1

C. Standar Mutu yang Terkait ---------------------------------------------------------------------------------------------- 1

D. Istilah dan Definisi ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 1

E. Urutan Prosedur ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1

F. Bagan Alir --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3

G. Referensi ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6

H. Lampiran ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 7

Hal. 1

A. Tujuan

Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan dan proses

pendaftaran wisuda mahasiswa untuk mahasiswa Fakultas Ilmu Budaya

Universitas Brawijaya.

B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait

Pelayanan wisuda untuk lulusan Fakultas Ilmu Budaya Universitas

Brawijaya melingkupi proses pendaftaran secara online melalui

http://siakad.ub.ac.id/siam dan proses validasi data wisudawan oleh

operator wisuda di fakultas

C. Standar Mutu yang Terkait

Standar mutu yang terkait dengan SOP ini adalah manual mutu FIB UB

dan pedoman akademik FIB UB

D. Istilah dan Definisi

1. SIAM (Sistem Informasi Akademik Mahasiswa)

2. SIM (Sistem Informasi Manajemen)

3. SIAKAD (Sistem Informasi Akademik)

4. SIUDA (Sistem Informasi Wisuda)

E. Urutan Prosedur

1. Mahasiswa melengkapi berkas yudisium dan berkas pendaftaran

wisuda.

2. Mahasiswa melakukan pengukuran toga di bagian kemahasiswaan.

3. Staf kemahasiswaan menerima data ukuran toga.

4. Mahasiswa menyerahkan berkas yudisium dan berkas pendaftaran

wisuda ke bagian akademik beserta bukti pembayaran / SK Bidik

Misi / Print Out Bagian Keuangan SIAM.

5. Staf akademik menerima dan memeriksa kelengkapan berkas

pendaftaran wisuda.

6. Staf akademik melakukan validasi data yudisium pada SIM sebagai

tanda telah terdaftar yudisium.

7. Staf akademik melakukan validasi data IPK pada SIAKAD.

8. Staf akademik melakukan pengecekan data akta kelahiran dengan

Ijasah S1 yang akan dicetak.

9. Staf akademik mencetak formulir validasi data ijasah.

Hal. 2

10. Staf akademik melakukan validasi data antrean wisudawan pada

SIUDA.

11. Staf akademik menginformasikan data pelaksanaan wisuda kepada

mahasiswa.

Hal. 3

F. Bagan Alir

<pelaku prosedur>

<kegiatan/tahap prosedur> <input/output

kegiatan>

Mahasiswa

Mahasiswa

Staf

Kemahasiswaan

Mahasiswa

Mulai

Melengkapi berkas yudisium dan berkas pendaftaran wisuda

(durasi 1 hari).

Berkas Yudisium Berkas Wisuda

Melakukan pengukuran toga di bagian kemahasiswaan

(durasi 5 menit).

Menerima data ukuran toga

(durasi 1 menit).

Data Toga

Menyerahkan berkas yudisium dan berkas pendaftaran wisuda ke

bagian akademik beserta bukti pembayaran / SK Bidik Misi / Print

Out Bagian Keuangan SIAM

(durasi 1 menit).

Bukti Pembayaran / SK Bidik Misi /

Print Out Bagian

Keuangan SIAM

A

Hal. 4

Staf

Akademik

Staf

Akademik

Staf Akademik

Staf Akademik

A

Menerima dan memeriksa

kelengkapan berkas pendaftaran wisuda

(durasi 5 menit).

Berkas

pendaftaran

wisuda

Melakukan validasi data yudisium pada SIM sebagai tanda telah

terdaftar yudisium

(durasi 1 menit).

Melakukan validasi data IPK pada

SIAKAD

(durasi 1 menit).

Melakukan pengecekan data akta

kelahiran dengan Ijasah S1 yang akan dicetak

(durasi 1 menit).

Informasi Wisuda

B

Hal. 5

Staf

Akademik

Staf

Akademik

Staf Akademik

B

Mencetak formulir validasi data ijasah

(durasi 1 menit).

Formulir Validasi Data Ijasah

Melakukan validasi data antrean wisudawan pada SIUDA

(durasi 1 menit).

Menginformasikan data

pelaksanaan wisuda kepada mahasiswa

(durasi 5 menit).

Informasi Pelaksanaan

Wisuda

Selesai

Hal. 6

G. Referensi

1. Buku Pedoman Akademik

2. Peraturan Rektor Universitas Brawijaya Nomor 22 Tahun 2015

Hal. 7

H. Lampiran

I. Formulir Yudisium

Hal. 8

J. Formulir Pendaftaran Wisuda

Hal. 9

K. Slip Pembayaran

Hal. 10

L. SK Bidik Misi

Hal. 11

M. Print Out Bagian Keuangan SIAM

Hal. 12

N. Formulir Validasi Ijasah

Hal. 13

O. Tanda Bukti Wisudawan