standar operasional prosedur (sop)ppid.um.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/sop-administrasi.pdf ·...

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR(SOP)

SUBBAGIAN TATA USAHA

DAFTAR ISI

SOP Penerimaan Surat Masuk Rektor, Wakil Rektor, danKabag UHTBMN..............................................................................1-1 s.d. 1-2

SOP Pengiriman Surat dan paket Dinas pada Unit Kerja .......................2-1 s.d. 2-2

SOP Pelayanan Tamu Pimpinan .............................................................3-1 s.d. 3-2

SOP Pemberian Nomor Surat Dinas, Surat Keputusan Rektor, danPeraturan Rektor ............................................................................4-1 s.d. 4-2

SOP Permintaan Pengiriman Surat Keluar .............................................5-1 s.d. 5-2

SOP Akuisisi Arsip .................................................................................6-1 s.d. 6-2

SOP Alih Media Arsip .............................................................................7-1 s.d. 7-2

SOP Layanan Informasi Arsip Statis.......................................................8-1 s.d. 8-2

SOP Pemindahan Arsip Inaktif ...............................................................9-1 s.d. 9-2

SOP Pemusnahan Arsip ....................................................................10-1 s.d. 10.-2

SOP Pengolahan Arsip Inaktif ............................................................ 11-1 s.d. 11.2

SOP Pengolahan Arsip Statis.............................................................. 12-1 s.d. 12-2

SOP Penyediaan Informasi Arsip Dinamis ...........................................13-1 s.d 13-2

SOP Hak akses dan keamanan arsip................................................... 14-1 s.d 14-2

SOP Pelayanan Konsultasi Pengenalan Sumber danKhasanah Arsip...........................................................................15-1 s.d 15-2

SOP Pelayanan Penelusuran Arsip ...................................................... 16-1 s.d 16-2

SOP Pelayanan Penataan Arsip ........................................................... 17-1 s.d 17-2

SOP Peminjaman Arsip .......................................................................18-1 s.d 18-2

SOP Penyerahan Arsip Statis/Permanen.............................................19-1 s.d 19-2

SOP Pemberkasan Arsip......................................................................20-1 s.d 20-2

SOP Klasifikasi Arsip...........................................................................21-1 s.d 21-2

SOP Penentuan Retensi Arsip ............................................................. 22-1 s.d 22-2

Subbag Tata Usaha 1 - 1

Nomor SOP : 9.1.101/UN32.17/KL/2017

Tanggal pembuatan : 9 Januari 2017

Tanggal revisi : 23 Maret 2017

Tanggal efektif : 3 April 2017KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS NEGERI MALANG (UM)Disahkan oleh : Kepala Biro Umum dan Keuangan,

Drs. Amin Sidiq, M.PdNIP 196011011987091001

BIRO UMUM DAN KEUANGANBAGIAN UHTBMN

SUB BAGIAN TATA USAHAJudul SOP : Penerimaan surat masuk ke

Rektor, Para Wakil Rektor, danKabag UHTMBN

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA

1. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara danReformasi Birokrasi Nomor 36 Tahun 2012 tentang PetunjukTeknis Penyusunan, Penetapan, dan Penerapan StandarPelayanan

1. Memahami Penomoran Surat Dinas

2. Peraturan Rektor Nomor 10 Tahun 2016 tentang Tata NaskahDinas Di Lingkungan Universitas Negeri Malang

2. Memahami Kode Surat Dinas

3. Peraturan Menristekdikti No 51 Tahun 2016 tentang TataNaskah Dinas di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, danPendidikan Tinggi.

3. Memahami tatacara pengarsipan surat

KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPANSOP Peneglolaan Arsip Dinamis 1. Komputer 4. Locker/tempat penyimpananSOP Pengiriman Surat/Dokumen 2. Daftar Register 5. Pesawat Telepon

3. Buku Tata Naskah DinasPERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAANNaskah Asli Produk Hukum harus tersimpan paling lama 1 hari


PROSEDUR KERJA

No. KegiatanPelaksana Mutu Baku

KeteranganKasubbagTU

PengadministrasiPersuratan

PihakLain Kelengkapan Waktu Output

1. PP menerima surat danpaket

1 menit

2. PP Membuka danmelakukan scanningsurat yang masuk.membuka aplikasie- office untukmelakukan input datasesuai dengan alamattujuan.

KomputerBolpointBukutatanaskahdinas

1 menit

3. PP mencetak lembardisposisi dan melekatkanlembar disposisi dengansurat. surat yang sudahdiberi lembar disposisidimasukkan kedalammap masing-masingpejabat penerima, danmencetak lembarpenerimaan surat (LPS)

KomputerBolpointBuku Daftar

1 menit BukuKeluarmasuksurat dinas

4. Map disampaikankepada Kasubag untukdilakukan ferifikasidengan cara memberiparaf.

1 menit Photocopy suratdinas

5. PP menerima surat yangsudah di paraf olehKasubag untukdisampaikan kepadapejabat penerima.

Lemari arsipKertasBolpointKomputer

1 menit Filetersimpan

6. Surat diterima oleh SP,dan menandatangani LPS

1 menit Copy suratdinas

SOP nomorSuratDinas

Catatan:PP adalah Pengadministrasi PersuratanLPS Lembar Penerima SuratSP Sekretris Pimpinan


Nomor SOP : 9.1.102/UN32.17/KL/2017







SUB BAGIAN TATA USAHAJudul SOP : Pengiriman Surat dan Paket Dinas

ke Unit Lain di Universitas NegeriMalang








KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPANSOP Peneglolaan Arsip Dinamis 1. KomputerSOP Pengiriman Surat/Dokumen 2. Daftar RegisterSOP Penerimaan surat masuk ke Rektor, Para Wakil Rektor, dan

Kabag UHTMBN3. Sepeda Motor

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN


PROSEDUR KERJA





1. PP menerimapengiriman surat danpaket dinas dari luarUM.

1 menit

2. PP mengklasifikasi suratyang diterima :1. Ke Rektor dan Para

WakilRektor.

2. Ke Unit lain

5 menit

3. Untuk surat yangtujukan ke pejabatRektorat diinput keaplikasi e-Office di menuRektor. Selain keRektorat diinput di menuunit lain, dan mencetakLPS.


5 menit

4. PP Mengkalisifikasi suratdan paket berdasarkanfakultas, Pascasarjana.lembaga, UPT dan unitlain.

30 menit Kwitansipengiriman

5. PP melakuan pengirimansurat dan paket dinas kefakultas, Pascasarjana.lembaga, UPT dan unitlain.

KertasBolpointKomputer

1 menit

6. Unit penerimamenandatangani LPS

1 menit Tandaterimapengiriman

Catatan:

PP adalah Pengadministrasi PersuratanLPS Lembar Penerima SuratSP Sekretris Pimpinan


Nomor SOP : 9.1.103/UN32.17/KL/2017







SUB BAGIAN TATA USAHA Judul SOP : Pelayanan Tamu Pimpinan dariLuar Universitas Negeri Malang





1. Memahami Prosedur Alur Penerimaan Tamu PimpinanUniversitas

2. Memahami Prosedur Pelayanan Tamu PimpinanUniversitas

3. Memahami Operasional komputer, Printer dan LCD4. Memahami Operasional Kamera SLR

KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPANSOP Penerimaan Surat dari Luar 1. Komputer, printer dan LCDSOP Pengiriman Surat 2. Materi Tayangan Profil UMSOP penerimaan surat masuk ke Rektor, Para Wakil Rektor danKabag UHTBMN.

5. Wireless dan Mic6. Kamera SLR7. Nampan dan taplak

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN


PROSEDUR KERJA


Ket.PejabatUniversitas

KasubbagTU

PP danstaf TU Pihak Lain Keleng-

kapan Waktu Output

1. PP menerima suratpemberitahuankunjungan dari intansiluar , mencatat diaplikasi eoffice danmencetak lembardisposisi sertamenyampaian kePimpinan Universitas.

1 menit Lembardisposisi

2. Pejabat Universitasmemberikan disposisikepada bawahan,apakah kujunganditerima atau di tolak

1 hari Lembardisposisi

3. PP melakukanpembuatan surat balasanyang ditandatanganipimpinan universitas danmengirimkan kepemohon

KomputerBolpoin

1 hari Surat Dinas

4. Jika diterima KasubagTata Usaha membuatnota permintaanSouvenir ke KasubbagSistem Informasi danPlakat ke Kasubbag BMN

5 menit Notapermintaanbarang

5. PP melakukan persiapanpenerimaan kunjunganyang meliputi:pembuatan undangan,tempat penerimaan,konsumsi, susunanacara, materi tayangan,dan daftar hadir.

Komputer,printerBolpoin

1 hari Undangan,dan daftardaftar hadir

6. PP melakukan pelaksanaanpenerimaan di ruang yangtelah disediakan,menyediakan konsumsisesuai undangan.Melaksanakan susunanacara yang telah disusun,bertugas di pintu masukuntuk daftar hadir danmengarahkan undangankeruangan. Bertugassebagai operator LCD,pelayanan konsumsi bagipimpinan.Mendokumentasikankegiatan.

Komputer,LCD, Filetayanganprofil UM,kameraSLR,

Daftar hadir

Catatan: PP adalah Pengadministrasi Persuratan


Nomor SOP : 9.1.104/UN32.17/KL/2017







SUB BAGIAN TATA USAHA Judul SOP : Pemberian Nomor Surat Dinas, SKRektor dan Peraturan Rektor

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA1. Peraturan Menristekdikti No 51 Tahun 2016 tentang Tata

Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, danPendidikan Tinggi.




3. Memahami tatacara pengarsipan suratKETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPANSOP Peneglolaan Arsip Dinamis 1. Komputer 4. Locker/tempat penyimpananSOP Pengiriman Surat/Dokumen 2. Daftar Register 5. Pesawat Telepon

3. Buku Tata Naskah DinasPERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAANNaskah Asli Produk Hukum harus tersimpan paling lama 1 hari


PROSEDUR KERJA





1. PP menerima permintaannomor surat dinas baikmelalaui telpon, aplikasi E-Office atau datang langsungke Subag TU

1 menit

2. PP Menanyakan :1. Tanggal berapa2. Kegiatan apa3. Penandatangan

Siapa4. Peminta nomor dari

unit mana

KomputerBolpointBukutatanaskahdinas

5 menit

3. PP melakukan pencatatansesuai jawaban dari 4pertanyaan. Sertamemberikan nomor suratdan kode hal surat.


5 menit BukuKeluarmasuksuratdinas

4. PP melakukan permintaanarsip kepada unit peminta.Jika surat sudah ditandatangani pejabat, maka bisadi foto kopi di Subag TU. Jikabelum ditandatangani makaPP meminta Arsip dari unitpeminta.

5 menit Photocopy suratdinas

5. PP menginput datapenomoran surat ke aplikasiE-Office.photo copy arsipdisimpan dalamtempat/locker terpisahdiurut sesuai hari,

Lemari arsipKertasBolpointKomputer

10menit

Filetersimpan

6. Jika proses sudah dilakukanmaka Surat aslidikembalikan kepada unitpeminta.

1 menit Copy suratdinas

SOP nomorSuratDinas

Catatan:

PP adalah Pengadministrasi Persuratan


Nomor SOP : 9.1.105/UN32.17/KL/2017







SUB BAGIAN TATA USAHA Judul SOP : Permintaan Pengiriman SuratKeluar








KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPANSOP Peneglolaan Arsip Dinamis 1. KomputerSOP Pengiriman Surat/Dokumen 2. Daftar Register

3. Sepeda MotorPERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN


PROSEDUR KERJA





1. Menerima permintaanpengiriman surat dinasdan paket dari unit lain.

1 menit

2. PP memeriksa surat yangakan dikirim

5 menit

3. PP melakukanpermintaan danapengiriman kepada stafPUMK.


5 menit

4. PP melakukanpengiriman melaluiKantor Pos UM

30 menit Kwitansipengiriman

5. PP tanda terimapengiriman memintadan cap stempel di suratpengantar

KertasBolpointKomputer

1 menit

6. PP menggandakan tandaterima pengiriman dansurat pengantar untukdisampaikan pada unitpeminta subagai buktibahwa surat atau pakettelah dikirim.

1 menit Tandaterimapengiriman

Catatan:

PP adalah Pengadministrasi Persuratan


KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGIUNIVERSITAS NEGERI MALANG (UM)

Nomor : 9.1.106/UN32.17/KL/2017Tanggal pembuatan : 9 Januari 2017Tanggal revisi : 23 Maret 2017Tanggal efektif : 3 April 2017Disahkan oleh : Kepala Biro Umum dan

Keuangan,


BIRO UMUM DAN KEUANGAN Judul SOP : Akuisisi ArsipSUB BAGIAN TATA USAHA

DASAR HUKUM: KUALIFIKASI PELAKSANA:1. 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentangPelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009tentang Kearsipan.

3. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik IndonesiaNomor 24 Tahun 2011 tentang Pedoman

Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Perguruan Tinggi4. 4. Peraturan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor5. 12 Tahun 2013 tentang Jadwal Retensi Arsip5. 5. Peraturan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor 13 Tahun6. 2013 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis

6. Peraturan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor 14 Tahun2013 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Statis

7. Keputusan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor0163/KEP/H32/TU/2008 tentang Pedoman Akuisisi Arsip

1. Memahami Tugas Pokok dan Fungsi UnitKerja Pencipta Arsip

2. Memahami Jadwal Retensi Arsip3. Memahami sistem, mekanisme dan prosedur

kerja akuisisi arsip4. Memahami jenis arsipdinamis dan arsip statis5. Memahami nilai guna arsip

KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN:1. SOP Pemindahan Arsip Statis/Permanen2. SOP Pengelolaan Arsip Inaktif3. SOP Pemusnahan Arsip

1. Komputer yang dilengkapi aplikasi laporankegiatan

2. Box arsip, kertas label3. Kertas samson4. Benang kasur5. Masker6. Alat tulis kantor7. Tempat penyimpanan arsip

PERINGATAN: PENCATATAN DAN PENDATAAN:1. Daftar Inventaris Arsip Statis2. Daftar Inventaris Arsip Inaktif3. Daftar Arsip Yang Dimusnahkan dan Berita

Acara Pemusnahan Arsip


PROSEDUR


Ket.Kasubag TataUsaha

Arsiparis Pihak Lain Kelengkapan Waktu Output

1.Permohonan untukdilakukan akuisisi arsip

5 menit

2. Disposisi pimpinanmelakukan survey arsip

3.Melakukan survei arsip

Kamera,meteran,bollpoint,form survei

60menit

Formsurvei

4.Penyusunan proposalkegiatan akuisisi arsip

Komputer 60menit

Proposalakuisisi

5.Pembentukan Tim/PanitiaAkuisisi Arsip Komputer 60

menitSurattugas

6.

Persiapan tempatpengolahan danpemindahan arsip yangakan diakuisisi

Meja, kursi,vakom kliner,kereta dorong,dll

120menit

7.

Menyeleksi,mengklasifikasi, danmenilai arsip berdasarkanJadwal Retensi Arsip

Masker,gunting, kater,alat tulis ktr

2,5bulan6 bulan9 bulan

1-5 mtrlinier60-125ml126-167ml

8.

Entri data arsipberdasarkanklasifikasinya: arsip statis,arsip inaktif yang akandipindahkan dan arsipusul musnah

Laptop,komputer,pensil,penghapus

9 jam 250nomor

9.

Penilaian berdasarkanklasifikasi arsip(statis/permanen, arsipinaktif dan arsip usulmusnah)

1menit

1 berkasarsip

10.Mengambil kembali arsipusul musnah yang tidakdisetujui

2menit

Arsipinaktif

11.Menandatangani BeritaAcara Penyerahan Arsip

10menit

BeritaAcaraSeraharsip

12.Mengklasifikasi arsipstatis/permanen dan arsipinaktif

1menit

1 berkasarsip

13.Pemberkasan arsip danmemasukkan arsip kedalam boks arsip

Boks, kertassamson/label,benang kasur,lem

120menit

ArsipstatisArsipinaktifAr. usulmusnah

14.Penyimpanan arsip

Lokasisimpanarsip




Keuangan,


BIRO UMUM DAN KEUANGAN Judul SOP : Alih Media ArsipSUB BAGIAN TATA USAHA

DASAR HUKUM: KUALIFIKASI PELAKSANA:1. Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.2. PP No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang

Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.3. Permendikbud Nomor 60 Tahun 2012 tentang Pengelolaan Arsip dan

Dokumentasi serta informasi Publik di lingkungan Kemendikbud4. Peraturan Kepala ANRI Nomor 25 Tahun 2011 tentang Pedoman

Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan Perguruan Tinggi5. Peraturan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor 12 Tahun 2013

tentang Jadwal Retensi Arsip6. Peraturan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor 14 Tahun 2013

tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Stati

1. Memahami nilai guna arsip vital dan arsipstatis2. Memahami jadwal retensi arsip3. Memahami proses dan prosedurpengolahan arsip yang akan dialihmediakan4. Memahami perubahan penyimpanan arsipelektronik5. Memahami aplikasi kearsipan6. Memahami mregistrasi/kontrol operasi7. Memahami penyimpanan kopi digital

KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN:1. SOP Arsip Elektronik2. SOP Pengelolaan Arsip Statis

1. Komputer yang dilengkapi aplikasi2. Mesin scanner3. Form data base arsip elektronik

PERINGATAN: PENCATATAN DAN PENDATAAN:1. Berita acara persetujuan alih media arsip2. Berita acara legalisasi alih media arsip3. Daftar pencarian arsip media baru


PROSEDUR




1.Permohonan alih mediaarsip

2.Penugasan alih media arsip 10 menit Surat

tugas

3.

Menyeleksi/melakukanpenilaian arsip yangmemiliki nilai gunapermanen, berdasarkanJadwal Retensi Arsip danKlasifikasi Arsip

Berkasarsip:-memberkas-belumdiberkas

2 menit15 menit

ArsipmediabaruArsipmediabaru

1 berkas1 berkas

4. Membuat berita acarapersetujuan alih media arsip

20 menitDrafBeritaacaraalihmediaarsip

5.

Menandatangani beritaacara persetujuan alihmedia arsip danmelaksanakan alih mediaarsip tersebut

5 menitBeritaacaraalihmediaarsip

6.

Buat sistem database arsip,proses alih media arsip(pemilahan dulu atau tidak)

KomputerScannerPensil

2 menitDatabasearsipmediabaru

1 berkas

7.

Berkas arsip aktif yangsudah di scan disimpan kedalam folder, arsip statisdan inaktif tekstualdimasukkan ke dalam boks

FolderBoks arsip

5 menitPenyimpananarsiptertatadifolder/boks

8.

Buat tempel label boksarsip inaktif dan statissesuai tahun dan klasifikasiarsip

Kertas label 5 menitIdentitas arsipsesuailabelnya

9.

Simpan boks arsip inaktifdan statis di tempatpenyimpanan arsip

Boks arsip5 menit

Tersimpannyaarsip diboks

10.

Membuat daftar pencarianarsip media baru danmembuat berita acaralegalisasi alih media arsip

Komputer 10 menitDaftarinventaris arsipmediabaru

11.

Memeriksa, memverifikasidan mensyahkan daftarpencarian arsip media barudan menandatangani beritaacara legalisasi alih mediaarsip

Komputer 10 menitBeritaacaralegalisasi arsipmediabaru

12.

Mengolah, mengklasifikasidan membuat daftarpencarian arsip media baru

KomputerDaftarpencarian arsipmediabaru



Nomor : 9.1.108/UN32.17/KL/2017Tanggal pembuatan : 9 Januari 2017

Tanggal revisi : 23 Maret 2017Tanggal efektif : 3 April 2017Disahkan oleh : Kepala Biro Umum dan

Keuangan,


BIRO UMUM DAN KEUANGAN Judul SOP : Layanan Informasi ArsipStatis

SUB BAGIAN TATA USAHA

DASAR HUKUM: KUALIFIKASI PELAKSANA:1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan

Informasi Publik2. Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.3. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan

Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.4. Permendikbud Nomor 60 Tahun 2012 tentang Pengelolaan Arsip dan



Tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Statis

1.Memahami nilai guna arsip vital dan arsipstatis

2. Memahami keterbukaan dan ketertutupaninformasi yang terkandung dalam arsip

3.Memahami pelayanan keterbukaaninformasi publik

4. Memahami kualifikasi pengguna dankontrol pengguna arsip statis

KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN:1. SOP Layanan Informasi Publik2. SOP Hak Akses dan keamanan fisik arsip

1. Komputer (data base arsipstatis/permanen)2. Buku tamu3. Buku layanan konsultasi

PERINGATAN: PENCATATAN DAN PENDATAAN:1. Data kunjungan pengguna arsip2. Data layanan konsultasi kearsipan


PROSEDUR


KetKasubagTata Usaha


1.

Jadwal layanan arsip:Senin s.d. kamis pukul 07.00 –16.00 Jum’at pukul 07.00 –14.30

Jadwallayanan

2. Piket layanan arsip sesuai jadwal Petugaspiket

3. Permohonan layanan penggunaarsip

3 menit

4. Persetujuan peminjaman arsip 3 menit

5.

Permintaan pengisian form/bukulayanan, layanan informasikearsipan dan menyerahkan arsipyang dipinjam (kalau melihatfisik arsipnya)

KomputerBuku tamuFormlayanan

10 s.d.30 menit

Layananinformasi danfisikarsip

6.

Menerima pengembalian fisikarsip dari pengguna

Berkasfisik arsip

5 menitLayananinformasi danfisikarsip

7.

Merapikan dan mengembalikanarsip ke tempat asal (boks arsip)

Fisik&Boks arsip

2 menitLayananinformasi danfisikarsip




Keuangan,


BIRO UMUM DAN KEUANGAN Judul SOP : Pemindahan Arsip Inaktif


DASAR HUKUM: KUALIFIKASI PELAKSANA:1. Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan





tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis7. Peraturan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor 14 Tahun 2013

tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Statis

1. Memahami Jadwal Retensi Arsip2. Memahami penyusutan arsip3. Memahamipenilaian arsip dan kebijakan

pimpinan4. Memahami frekwensi penggunaan arsip

KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN:1. SOP Penyusutan Arsip2. SOP Akuisisi Arsip3. SOP Pengelolaan Arsip Inaktif

1. Komputer2. Benang kasur3. Boks arsip4. Kertas samson5. Kertas label

PERINGATAN: PENCATATAN DAN PENDATAAN:1. Daftar inventaris arsip yang dipindahkan2.Berita Acara Pemindahan Arsip


PROSEDUR




1. Permohonan pemindahanarsip inaktif dari unit kerja

2.

Menerima suratpermohonan pemindahanarsip inaktif dari pimpinanunit kerja

5 menit Disposisipersetujuan

3.Pemeriksaan/penyeleksianarsip yang benar-benarinaktif atau belumberdasarkan JadwalRetensi Arsip. Penyatuanfile-file menjadi seriesarsip (kesatuan informasi)

Berkasfisik arsip,JadwalRetensiArsip,komputer

2 menit Berkasarsip

4. Membuat daftararsip yangakan dipindahkan,verifikasi kelengkapanfisik arsip

KomputerFisik arsip

3 menit Berkasarsip

5. Penataan fisik arsipinaktif

Fisik arsip 2 menit Berkasarsip

6. Verifikasi fisik arsip yangakan dipindahkan danpembuatan Berita AcaraPemindahan Arsip

Fisik arsipkomputer

2 menit Berkasarsipdandrafberitaacarapemindahan

7. Penandatanganan BeritaAcara Pemindahan Arsip

5 menitBeritaAcaraPemindahan dandaftararsipyangdipindahkan

8. Pelaksanaan pemindahandan penyimpanan arsip

BoksarsipKertassamsonBenangkasurKertaslabel

30 menitLokasisimpanarsipunitkerja




Keuangan,


BIRO UMUM DAN KEUANGAN Judul SOP : Pemusnahan arsip





Pemusnahan Arsip5. Peraturan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor 12 Tahun 2013


tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis

1. Memahami Jadwal Retensi Arsip2. Memahami nilai guna arsip3. Memahami peraturan perundang-undanganyang terkait dengan pemusnahan arsip4. Memahami tugas pokok unit kerja yangbersangkutan

KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN:1. SOP Penyusutan Arsip2. SOP Pengolahan Arsip Inaktif

1. Komputer2. Mesin cacah arsip3. Tim/panitia pemusnahan arsip

PERINGATAN: PENCATATAN DAN PENDATAAN:1. Daftar arsip musnah2.Berita acara pemusnahan arsip


PROSEDUR




1. Permohonan pemusnahan arsip

2.

Rekomendasi persetujuan suratpermohonan pemusnahan arsipdari unit kerja

Daftararsip usulmusnah(kalau ada)

5 menitRekomendasipersetujuanpimpinan

3.Pemeriksaan terhadap jangkawaktu retensinya, melakukanpendaftaran arsip yangdiusulkan musnah (enttri data)

Berkasfisik arsip,Komputer,Alat tuliskantor,Daftar arsipusulmusnah:- Sudah adadaftar- Belum adadaftar

1 menit5 menit

DaftararsipDaftararsip

4. Pembentukan panitiapemusnahan

Komputer 15menit

Tim/Panitiapemusnahanarsip

5.Panitia pemusnahan melakukanpemeriksaan, penilaian setiapberkas arsip, dan persetujuandan pengesahan pemusnahanarsip

DaftararsipFisik arsip

1 menit 1Berkasarsip

6. Panitia menetapkan penolakanarsip yang diusulkan musnah

DaftararsipFisik arsip

1 menit 1Berkasarsip

7. Penelusuran, penarikan danpenyimpanan kembali arsipyang ditolak panitiapemusnahan

Boks arsipKertassamsonBenangkasurKertaslabel

5 menit Berkasarsipinaktif

8. Pembuatan dan pengesahanberita acara pemusnahan

15menit

Beritaacarapemusnahanarsip

9. Pelaksanaan pemusnahan Mesincacah arsip

Sesuaijumlah/volumearsip

DaftararsipmusnahBeritaacarapemusnahanarsip



Nomor : 9.1.111/UN32.17/KL/2017Tanggalpembuatan

: 9 Januari 2017


Keuangan,


BIRO UMUM DAN KEUANGAN Judul SOP : Pengolahan arsip inaktif



Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.3. Permendikbud Nomor 60 Tahun 2012 tentang Pengelolaan Arsip

dan Dokumentasi serta informasi Publik di lingkunganKemendikbud

4. Peraturan Kepala ANRI Nomor 25 Tahun 2011 tentang PedomanPenyelenggaraan Kearsipan di lingkungan Perguruan Tinggi

5. Peraturan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor 12 Tahun2013 tentang Jadwal Retensi Arsip

6. Peraturan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor 13 Tahun2013 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis


1. Memahami mengindeks, klasifikasi danmemberkaskan arsip(rekontruksi arsip)2. Memahami pemberian kode dan tunjuk silangarsip3. Memahami Jadwal Retensi Arsip

KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN:1. SOP Pengelolaan Arsip Dinamis2. SOP Pengelolaan Arsip Statis3. SOP Penyusutan Arsip

1. Komputer dan scanner2. Pedoman klasifikasi arsip3. Alat tulis kantor4. Folder atau ordner5. Tempat penyimpanan arsip(rak/almari/mobilling)

PERINGATAN: PENCATATAN DAN PENDATAAN:1. Daftar arsip inaktif2. Daftar arsip statis/permanen


PROSEDUR




1. Permohonan tenaga untukmembenahi arsip inaktif unitkerja

2.Surat persetujuan danpembuatan surat penugasanuntuk melakukan kegiatanpengolahan arsip inaktif

Disposisipersetujuanpimpinan

5 menit Suratpenugasan

3. Melakukan kegiatanpemeriksaan danrekonstruksi arsip

Berkas fisikarsipVakumklinnerAlat tuliskantor

1 menit Berkasarsip

4. Pemilahan, penilaian arsip(berdasarkan JRA dan nilaiguna arsip), dan klasifikasi(subyek arsip) arsip

Alat tuliskantor

2 menitKlasifikasiberkasarsip:-Arsipstatis-Arsipinaktif-Arsipmusnah

5. Pemberkasan/pengelompokanberdasarkan klasifikasi arsip(series, rubrik, dosier)

BenangkasurKertas label

2 menit Berkasarsip

6. Pendiskripsian (entri data)setiap berkas arsip

KomputerAlat tuliskantor

3 menitArsipstatisArsipinaktifArsipmusnah

7. Penataan dan pembungkusanberkas

Boks arsipBenangkasurKertas label

2 menit ArsipstatisArsipinaktif

8. Penempatan berkas dalamboks, penempatan boks, danpelabelan boks

Boks arsipBenangkasurKertas label

2 menit ArsipstatisArsipinaktif

9.

Pembuatan daftar pencarianarsip

Komputer 2 menitDaftarpencarianarsip:ArsipstatisArsipinaktif

10. Penyimpanan arsipstatis/permanen dan arsipinaktif

Boks arsipRak arsip

2 menitLokasisimpan:ArsipstatisArsipinaktif




Keuangan,


BIRO UMUM DAN KEUANGAN Judul SOP : Pengolahan arsip statis


DASAR HUKUM: KUALIFIKASI PELAKSANA:

1. Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan






1. Memahami jadwal retensi arsip2. Memahami informasi dan publikasi arsip3. Memahami preservasi arsip

KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN:1. SOP Layanan informasi dan publikasi arsip2. SOP Hak akses dan pengamanan fisik arsip3. SOP Pemeliharaan fisik arsip

1. Komputer dan scanner2. Preservasi arsip (kuas, tisu)3. Tempat penyimpanan arsip(rak/almari/mobilling)4. Vakum klinner5. Kapur barus

PERINGATAN: PENCATATAN DAN PENDATAAN:1. Daftar inventaris arsip statis/permanen2. Berita acara serah terima arsip3. Daftar sifat arsip (ketertutupan danketerbukaan informasi)


PROSEDUR




1. Penyerahan arsip inaktif (statis)

2.Surat penugasan untukmelakukan rekonstruksi arsipinaktif, untuk menentukan arsipstatis

Disposisipersetujuan pimpinan

10menit

Suratpenugasan

3. Rekonstruksi arsip statis(pemilahan dan penilaian arsip)

BerkasarsipAlat tuliskantor

2 menit 1berkasarsip

4. Pendiskripsian arsip statis(kartufiches)

KartufichesKomputerAlat tuliskantor


5. Pengelompokan/klasifikasi(kartu fiches)

Kartufiches


6. Penomoran definitif Berkasarsip


7. Penataan fisik arsip statis Berkasarsip

2 menit 1boksarsip

8.Penyusunan daftar inventarisarsip statis

BerkasarsipKomputer

3 menit Berkasarsip

9. Mengevaluasi danmemverifikasi daftar inventarisarsip statis dengan fisikarsipnya

BerkasarsipDaftararsip

1 menitDaftarinventarisarsipstatis

10. Daftar inventaris arsip statisdiserahkan untuk mendapatkanpengesahan

Daftarinventarisarsip

2 menit Daftarinventarisarsipstatis

11. Daftar inventaris arsip statissiap dilayangkan




Keuangan,


BIRO UMUM DAN KEUANGAN Judul SOP : Penyediaan informasiarsip dinamis



Informasi Publik.2. Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.3. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan



Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan Perguruan Tinggi6. Peraturan Kepala ANRI Nomor 26 Tahun 2011 tentang Tata cara

Penyediaan Arsip Dinamis Sebagai Informasi Publik7. Peraturan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor 13 Tahun 2013


1. Memahami teknologi dan informasikearsipan2. Memahami prosedur dan ketentuanlayanan informasi publik3. Memahami sumber dan khasanah arsip4. Memahami tugas dan fungsi unit kerja

KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN:1. SOP Layanan Informasi Publik2. SOP Hak Akses dan Keamanan Arsip3. SOP Layanan Konsultasi Pengenalan Sumber dan Khasanah Arsip4. SOP Pelayanan Penelusuran Arsip

1. Komputer (data base)2. Khasanah fisik arsip3. Manual arsip dinamis4. Buku tamu5. Buku layanan arsip

PERINGATAN: PENCATATAN DAN PENDATAAN:1. Daftar kunjungan2. Daftar layanan arsip


PROSEDUR




1. Permohonan pemberkasanarsip dinamis

Suratpermohonan

5menit

2. Surat penugasan untukmelakukan pemberkasan arsipaktif

Notapersetujuanpimpinan

10menit

Suratpenugasan

3. Identifikasi dan klasifikasiarsip aktif dan arsip inaktif

Komputer 3menit

1 nomorberkas

4. Pemberkasan arsip aktif danpemberkasan arsip inaktif

Indeks,kode, tunjuksilang, kertaslabel,benang, boks

3menit

Berkasarsip

5. Pendaftaran arsip aktif danarsip inaktif (entri data)

KomputerBerkas arsip

3menit

1 nomorberkas

6. Pengolahan informasi menjadidaftar informasi tematik

Daftar arsip 2menit

Daftararsiptematik

7. Daftar berkas, daftar isi berkas,daftar arsip inaktif dan daftarinformasi tematik

Berkas arsipDaftar arsip

2menit

Daftarberkas:-Arsipinaktif-Informasitematik

arsip

8.Penyediaan dan pelayananinformasi publik

Buku tamuBukulayananSuratpermohonan

1menit

Layananarsip

9. Jenis arsip yang diinginkanpengguna arsip

Daftarkhasanaharsip dikomputer

2menit

Layananarsip

10.Melihat daftar arsip inaktif Daftar

khasanaharsip dikomputer

1menit

Layananarsip

11. Penyerahan fisik arsip Fisik arsip 2menit

Layananarsip




Keuangan,


BIRO UMUM DAN KEUANGAN Judul SOP : Hak akses dan keamananarsip


DASAR HUKUM: KUALIFIKASI PELAKSANA:1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi

Publik.2. Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.3. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan



Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan Perguruan Tinggi6. Surat Edaran Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Nomor

1320/A.P2/SE/2012 tentang Pengelolaan Arsip di LingkunganKementerian Pendidikan dan Kebudayaan

7. Peraturan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor 13 Tahun 2013tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis

8. Peraturan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor 14 Tahun 2013tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Statis

1. Memahami sifat dan fungsi arsip: terbuka,tertutup, terbatas, rahasia2. Memahami pengaturan akses jenis arsip3. Memahami keamanan fisik arsip4. Memahami teknologi dan informasi

KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN:1. SOP Layanan Informasi Publik2. SOP Pengelolaan Arsip Statis

1. Komputer dan scanner2. Arsip media baru3. Tematik sumber kearsipan

PERINGATAN: PENCATATAN DAN PENDATAAN:1. Data Viewer


PROSEDUR

No.Kegiatan

Pelaksana Mutu BakuKet.Kasubag Tata

UsahaArsiparis Pihak Lain

Kelengkapan

Waktu Output

1. Penugasan penerbitan tematiksumber arsip di web site 10

menit

Suratpenugasan

2. Pengumpulan bahan yangdiplublikasikan

Berkasarsip

60menit

Berkasarsip

3.Menyeleksi materi/bahan arsip yangakan dialih mediakan

Berkasarsip

3menit

Berkasarsip

4. Alih media arsip (ScanningPDF/JPEG) dan editing

BerkasarsipKomputerscanning

5menit

Berkasarsip

5. Entri data dan membuat representasiinformasi

BerkasarsipKomputer

3menit

Berkasarsip

6., Persetujuan apploat ke web site Berkasarsip

2menit

Rekomendasipersetujuan

7. Proses apploat ke web siteBerkasarsipKomputer

5menit

Berkasarsip

8. Penerbitan tematik sumber arsipBerkasarsipKomputer

3menit

Berkasarsip

9. Apploat data ke web siteBerkasarsipKomputer

-Datastatistikpengunjung

10. Layanan kontak




Keuangan,


BIRO UMUM DAN KEUANGAN Judul SOP : Pelayanan konsultasipengenalan sumber dankhasanah arsipSUB BAGIAN TATA USAHA




Dokumentasi serta informasi Publik di lingkungan Kemendikbud5. Peraturan Kepala ANRI Nomor 24 Tahun 2011 tentang PedomanPenyelenggaraan Kearsipan di lingkungan Perguruan Tinggi

6. Peraturan Kepala ANRI Nomor 26 Tahun 2011 tentang Tata caraPenyediaan Arsip Dinamis Sebagai Informasi Publik

1. Memahami peraturan perundang-undangan kearsipan

2. Memahami teknologi dan informasikearsipan

3. Memahami pengelolaan arsip aktif,inaktif, statis, vital, dinamis

KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN:1. SOP Layanan Dokumentasi dan Informasi Publik Kearsipan2. SOP Penyusutan Arsip3. SOP Pengelolaan Arsip4. SOP Akuisisi Arsip

1. Peraturan perundang-undangan kearsipan2. Peraturan Pengelolaan kearsipan (dinamis,statis)3. Komputer (data base khasanah arsip)4. Daftar inventaris arsip

PERINGATAN: PENCATATAN DAN PENDATAAN:1. Daftar pencarian arsip2. Daftar layanan jasa penelusuran arsip


PROSEDUR


KetKasubagTata Usaha


1. Pemohon mengajukan surat,datang langsung, dan melaluitelepon (media elektronik)

2. Surat rekomendasi pimpinanDisposisipimpinan 5 menit

3. Pemohon mengisi buku tamu,buku layanan konsultasikearsipan

Buku tamuBukulayanan

2 menit

4. Layanan informasipengenalan sumber dankhasanah arsip

BukupedomanKomputerDaftarinventaris

15-30menit

5. Layanan fisik arsipKomputerKhasanaharsipStrukturorganisasi

5 menit Fisikarsip

6. Layanan informasi dan fisikkhasanah arsip

BukupedomanKomputerDaftarinventaris

15-45menit

7. Saran dan masukan perbaikanbila ada




Keuangan,


BIRO UMUM DAN KEUANGAN Judul SOP : Pelayanan penelusuranarsip



Informasi Publik.2. Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.3. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang

Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentangKearsipan.

4. Permendikbud Nomor 60 Tahun 2012 tentang Pengelolaan Arsipdan Dokumentasi serta informasi Publik di lingkunganKemendikbud

5. Peraturan Kepala ANRI Nomor 24 Tahun 2011 tentangPedoman Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan PerguruanTinggi

6. Peraturan Kepala ANRI Nomor 26 Tahun 2011 tentang Tatacara Penyediaan Arsip Dinamis Sebagai Informasi Publik



1. Memahami organisasi dan tata kerjauniversitas

2. Memahami tugas pokok dan fungsi unit kerja3. Memahami sifat dan kualifikasi arsip

KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN:1. SOP Pelayanan Informasi Publik 1. Daftar manual khasanah arsip

2. Komputer (data base arsip aktif, inaktif,statis/permanen)3. Buku tamu4. Buku peminjaman arsip

PERINGATAN: PENCATATAN DAN PENDATAAN:1. Data pengguna arsip2. Buku peminjaman arsip


PROSEDUR



ArsiparisPihakLain

Kelengkapan Waktu Output

1. Pemohon mengajukan surat,datang langsung, melalui telepon

2. Rekomendasi pimpinan Suratrekomendari

3 menit

3. Pemohon mengisi buku tamu danpermintaan identitas arsip yangdicari (nomor/hal surat)

Buku tamu 2 menit

3. Pengguna mencariarsip/dokumen dalam data basedi komputer (ada)

KomputerIdentitassurat

2 menit Fisikarsip

4. Pencarian arsip/dokumen yangbelum ada telepon ke unit kerjapencipta arsip

5 menit

5. Pengambilan arsip/dokumenberdasarkan kode klasifikasiarsip

Fisik arsip 1 menit Fisikarsipyangdicari

6. Pemohon menerimaarsip/dokumen yang dicari

Fisik arsip 2 menit Penyerahanfisikarsip

7. Penggandaan arsip/dokumen Fisik arsip 3 menit Penyerahancopi




Keuangan,


BIRO UMUM DAN KEUANGAN Judul SOP : Pelayanan penataan arsip





4. Peraturan Kepala ANRI Nomor 24 Tahun 2011 tentangPedoman Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan PerguruanTinggi

5. Peraturan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor 12 Tahun2013 tentang Jadwal Retensi Arsip



1. Memahami organisasi dan tata kerja universitas2. Memahami tugas pokok dan fungsi unit kerja3. Memahami klasifikasi, kode surat,

pemberkasan, indeks arsip

KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN:1. SOP Pengelolaan Arsip Aktif2. SOP Pengelolaan Arsip Inaktif3. SOP Pengelolaan Arsip Statis

1. Komputer2. Folder atau ordner3. Boks arsip, kertas samson, benang kasur4. Rak penyimpanan arsip

PERINGATAN: PENCATATAN DAN PENDATAAN:1. Daftar inventaris arsip aktif2. Daftar inventaris arsip inaktif3. Daftar inventaris arsip statis/permanen


PROSEDUR


Ket.KasubagTata Usaha

ArsiparisPihakLain


1. Permohonan penataan arsip unit kerja

2.Surat penugasan penataan arsip 10 menit Surat

penugasan

3. Pemeriksaan danidentifikasiberdasarkan azas asal-usul

BerkasarsipAlat tuliskantor

2 menit Berkasarsip

4. Rekonstruksi arsipTunjuksilangKode,indeksklasifikasi

2 menit Berkasarsip

5. Klasifikasi dan pemberkasan arsip Berkasarsip

2 menit Klasifikasiberkasarsip

6. Entri data berdasarkan klasifikasinya BerkasarsipKomputer

3 menit Daftarberkasarsip

7. Penataan fisik arsip dan pengolahaninformasi arsip

Berkasarsip

1 menit Berkasarsip

8.Pembuatan daftar inventaris arsipinaktif

Daftarberkas arsipKomputer

3 menitDaftararsip:-aktif-inaktif-statis

9. Pembungkusan dan pelabelankemudian dimasukkan ke dalam boksarsip

KertassamsonBoks arsipBenangkasurKertaslabel

2 menit Daftarisi boksarsip

10. Penyimpanan arsip ke rak/mobillingRak arsipLemarimobilling

2 menit Lokasisimpanarsip



Nomor : 9.1.118/UN32.17/KL/2017Tanggal pembuatan : 9 Januari 2017


Keuangan,


BIRO UMUM DAN KEUANGAN Judul SOP : Peminjaman arsip






Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan Perguruan Tinggi6. Peraturan Kepala ANRI Nomor 26 Tahun 2011 tentang Tata cara

Penyediaan Arsip Dinamis Sebagai Informasi Publik7. Peraturan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor 13 Tahun 2013



1. Memahami IPTEK2. Memahami sifat dan kualifikasi arsipnya

(tertutup)3. Memahami maksud dan tujuan

peminjaman arsip, batasan waktu pinjam4. Memahami khasanah arsip5. Memahami pencatatan, pengendalian,

penerimaan kembali arsip yang dipinjam

KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN:1. SOP Layanan Informasi Publik2. SOP Penyediaan Informasi Arsip Dinamis3. SOP Hak Akses dan Keamanan Arsip4. SOP Layanan Informasi Arsip Statis

1. Komputer2. Buku peminjaman3. Kartu identitas pengguna arsip4. Khasanah arsip

PERINGATAN: PENCATATAN DAN PENDATAAN:1. Daftar peminjaman arsip2. Statistik peminjaman/pengguna arsip


PROSEDUR


Ket.KasubagTata Usaha Arsiparis Pihak Lain Kelengkapan Waktu Output

1. Permohonan peminjamanarsip/dokumen

2. Surat rekomendasipersetujuan pimpinan

5 menit

3. Pengguna mencari di database komputer yangdisediakan atau arsiparismerminta data nomor atauhal surat yang dicari (ada)

KumputerIdentitassurat

2 menit

4. Pencarian lokasi simpanfisik sesuai kode simpanarsip

Fisik arsip 2 menit

5. Pengambilan fisikarsip/dokumen

Fisik arsip 1 menit

6. Pengguna mencatat dibuku peminjaman danmeninggalkan kartuidentitas (KTM/KTP)apabila dimungkinkan

BukupeminjamanKartuidentitaspengguna

2 menit

7. Penyerahanarsip/dokumen kepadapengguna

Fisik arsip 2 menit Layananarsip

8. Pengendalian/pengawasanpeminjaman arsip


9. Menyerahkan hasilpenggandaan (copy) kalaudimungkinkan


10. Penyimpanan kembaliarsip ke boks arsip

Fisik arsip 3 menit




Keuangan,


BIRO UMUM DAN KEUANGAN Judul SOP : Penyerahan arsipstatis/permanen





4. Permendikbud Nomor 60 Tahun 2012 tentang PengelolaanArsip dan Dokumentasi serta informasi Publik di lingkunganKemendikbud

5. Peraturan Kepala ANRI Nomor 24 Tahun 2011 tentangPedoman Penyelenggaraan Kearsipan di lingkunganPerguruan Tinggi


1. Memahami Jadwal Retensi Arsip2. Memahami nilai guna arsip3. Memahami prosedur penyerahan arsip

KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN:1. SOP Akses dan Publikasi Arsip2. SOP Keamanan dan Pelestarian Fisik Arsip

1. Alat tulis kantor2. Komputer3. Boks Arsip, Kertas samson, benang kasur, kertaslabel4. Rak penyimpanan arsip

PERINGATAN: PENCATATAN DAN PENDATAAN:1. Daftar inventaris arsip statis2. Berita acara serah terima arsip statis


PROSEDUR


KeteranganKasubag TataUsaha

ArsiparisPihakLain


1. Pengajuan penyerahan arsipatatis/permanen

5 menit

2. Surat rekomendasipersetujuan pimpinan

5 menit

3. Pemeriksaan, pendaftaran,penataan fisik arsip danmembuat daftar arsip usulserah

Daftararsipserah:- sudahada daftar- belumada daftar

1 menit3 menit

Daftarinventarisarsipserah

Cek fisikarsipEntri dataarsip

4. Penandatanganan beritaacara serah terima arsipstatis/permanen

5 menit

5. Penyimpanan arsipBoksarsip,benang,kertassamson

5 menitDaftarinventarisarsipserah,BA serah




Keuangan,


BIRO UMUM DAN KEUANGAN Judul SOP : Pemberkasan arsip









1. Memahami klasifikasi arsip, pemberianindeks, pemberian kode surat

2. Memahami jadwal retensi arsip3. Memahami pengelolaan arsip dinamis4. Memahami fungsi dan kegiatan organisasi

pencipta5. Memahami sistem pengelompokan arsip

menurut urusan/masalah/kronologi danSistematis

KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN:1. SOP Pengelolaan Arsip Aktif2. SOP Pengelolaan Arsip Inaktif3. SOP Pengelolaan Arsip Statis

1. Komputer2. Alat tulis kantor3. Boks arsip, benang kasur, kertas samson4. rak penyimpanan arsip

PERINGATAN: PENCATATAN DAN PENDATAAN:1. Daftar berkas arsip2. Daftar isi berkas arsip


PROSEDUR




Permohonan/penerimaanarsip/dokumen

Rekomendasi pimpinan 5 menit Suratpenugasan

Lihat alur sistem pemberkasanarsip yang sudah ada

Alat tuliskantor 5 menit

Registrasi surat masuk (kodehal surat)

1 menit

Menganalisa isi dan kontek isisurat, berpedoman polaklasifikasi arsip

2 menit

Menentukan dan menulis kodedan indeks sisi kanan atasarsip/dokumen(tunjuk silang)

1 menit

Penyortiran, penataan danmasukkan arsip ke dalamfolder/ordner

FolderOrdner 2 menit

Tertatanyafisik daninformasiarsip

Berikan sekat jika diperlukan,misalnya dalam satu ordnerterdapat dua maslah atauberbeda tahun

3 menit

Memberikan label padapunggung ordner/folder

Kertaslabel

2 menit

Membuat daftar pencarianarsip

Komputer 3 menitDaftarberkasDaftar isiberkas

Menyimpan ordner/folder padalemari arsip berdasarkanpengelompokan masalah

Almari,rak,mobilling

3 menitLokasisimpanarsip




Keuangan,


BIRO UMUM DAN KEUANGAN Judul SOP : Klasifikasi arsip










1. Memahami tugas pokok dan fungsi unit kerja2. Memahami kode surat dan mengindeks arsip

KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN:1. SOP Pemberkasan Arsip2. SOP Penyusutan Arsip3. SOP Pengelolaan Arsip Statis

1. Komputer2. Data klasifikasi arsip unit kerja3. Folder/ordner

PERINGATAN: PENCATATAN DAN PENDATAAN:1. Daftar klasifikasi arsip2. Daftar masa simpan arsip


PROSEDUR




1. Arsip masuk

2. Membaca dan memahamiisi dari arsip

Alat tuliskantor 2 menit

3. Menentukan masalahdalam arsip

Berkas arsip 1 menit

4. Pilih satu masalah utamaapabila dalam surat lebihdari satu pokok masalah

Berkas arsip 2 menit

5. Lihat daftar klasifikasiarsip (ada/tidak ada)

Berkas arsipKlasifikasiarsip

2 menit

6. Musyawarah danpersetujuan penambahankode klasifikasi baru

3 menitUsulkodeklasifikasiarsip

7. Merevisi/tambahkan kodeklasifikasi baru dalamdaftar klasifikasi

2 menit Kodeklasifikasi baru

8. Tentukan kode klasifikasiarsip

2 menit

9. Catat kode klasifikasinya 3 menitDaftarklasifikasiarsip

10. Masukkan ke dalamfolder/ordner/boks arsip

FolderOrdnerBoks arsip

2 menit Berkasarsip




Keuangan,


BIRO UMUM DAN KEUANGAN Judul SOP : Penentuan retensi arsip





4. Permendikbud Nomor 60 Tahun 2012 tentang PengelolaanArsip dan Dokumentasi serta informasi Publik di lingkunganKemendikbud

5. Peraturan Kepala ANRI Nomor 24 Tahun 2011 tentangPedoman Penyelenggaraan Kearsipan di lingkunganPerguruan Tinggi

6. Peraturan Rektor Universitas Negeri Malang Nomor 12Tahun 2013 tentang Jadwal Retensi Arsip

1. Memahami Jadwal Retensi Arsip2. Memahami nilai guna arsip3. Memahami nilai informasi arsip, biaya pengelolaandan penyimpanan arsip

KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN:1. SOP Pengelolaan Arsip Dinamis2. SOP Pengelolaan Arsip Statis3. SOP Penyusutan Arsip

1. Alat tulis kantor2. Komputer3. Pedoman Jadwal retensi arsip

PERINGATAN: PENCATATAN DAN PENDATAAN:1. Daftar retensi arsip2. Jadwal Retensi Arsip (Tambahan)


PROSEDUR

No.Kegiatan

Pelaksana Mutu BakuKet.Kasubag

Tata UsahaArsiparis Pihak Lain Kelengkapan Waktu Output

1. Penugasan pimpinan unitkerja


2. Melihat kode klasifikasi yangtelah dicatat

Alat tuliskantor

3 menit

3. Melihat tahun penciptaanarsip

1 menit

4.Melihat retensi arsip dalamJadwal Retensi Arsip (sudahada/belum ada)

1 menit

5. Membentuk tim/panitiapenilai arsip apabila di dalamJadwal Retensi Arsip belumada


6. Melakukan inventarisasi arsipuntuk usul retensi

Komputer 3 menit Daftarinventarisarsip

7. Menyusun usulan retensi,nilaiguna dan nasib akhirarsip

Komputer 5 menit Daftar usulJRA

8. Menetapkan retensi, nilaiguna dan nasib akhir arsip

Komputer 3 menitJadwalRetensiArsip(tambahan)

9. Menentukan retensi aktif,inaktif dan keterangannya

3 menit

10. Mencatat retensinya dekatkode klasifikasi

2 menitRetensi(masasimpan)arsip

standar operasional prosedur (sop)ppid.um.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/sop-administrasi.pdf ·...

Documents