STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PERMOHONAN BANTUAN LOGISTIK DAN RELAWAN

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA

1. TUJUAN

Prosedur ini ditetapkan agar proses permohonan bantuan logistik dan relawan untuk kegiatan, baik di dalam lingkungan maupun di luar lingkungan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta pada masa Pandemi Covid-19 dapat berjalan secara efektif dan efisien.

2. RUANG LINGKUP

2.1 Prosedur ini berlaku di lingkungan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta. 2.2 Prosedur ini mencakup prosedur permohonan bantuan logistik dan relawan.

3. ISTILAH DAN DEFINISI

3.1 Pimpinan adalah Pimpinan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta yang terdiri dari

Rektor, Wakil Rektor, serta Sekretaris Universitas. 3.2 Incident Command System (ICS) Mitigasi Covid-19 adalah lembaga yang didirikan

oleh Universitas Muhammadiyah Yogyakarta guna menjalankan Mitigasi Covid-19 dengan sistem manajemen yang dirancang untuk memungkinkan efektif, manajemen insiden efisien dengan mengintegrasikan kombinasi fasilitas, peralatan, personel, prosedur, dan komunikasi.

3.3 Permohonan Bantuan Logistik dan Relawan adalah surat permohonan yang dibuat oleh pemohon untuk meminta bantuan logistik dan relawan dalam penyelenggaraan kegiatan pada masa Pandemi Covid-19, yang ditandatangani oleh Ketua Panitia, Sekretaris Panitia, dan Pimpinan Unit Kerja/Pejabat Struktural Fakultas/ Pejabat Struktural yang terkait.

3.4 Pemohon adalah Unit Kerja/UKM/Lembaga Mahasiswa/Panitia Kegiatan di lingkungan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta yang mengirimkan surat permohonan tentang suatu hal tertentu sesuai dengan kebutuhannya.

3.5 Narahubung (CP) adalah seseorang yang dapat dihubungi untuk memberikan suatu informasi.

3.6 Term of Reference (TOR) adalah dokumen yang menginformasikan gambaran umum dan penejlasan mengenai keluaran kegiatan yang akan dicapai.

4. REFERENSI/RUJUKAN

4.1 Pedoman Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor 02/PED/I.0/B/2012 tentang Perguruan Tinggi Muhammadiyah;

4.2 Ketentuan Majelis Pendidikan Tinggi Penelitian dan Pengembangan (Diktilitbang) Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor: 0148/KTN/I.3/D/2020 tentang Statuta Universitas Muhammadiyah Yogyakarta Tahun 2020;

4.3 Peraturan Rektor Universitas Muhammadiyah Yogyakarta Nomor: 001/PR-UMY/III/2020 tentang Kebijakan Mitigasi Corona Virus Disease (COVID-19) Universitas Muhammadiyah Yogyakarta;

4.4 Peraturan Rektor Universitas Muhammadiyah Yogyakarta Nomor: 009/PR-UMY/VIII/2020 tentang Protokol Kesehatan Selama Di Lingkungan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta;

4.5 Protokol Kegiatan Ekstrakulikuler Bagi Mahasiswa Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

5. PIHAK TERKAIT

5.1 Wakil Rektor Bidang Akademik; 5.2 Kepala Pengendalian Lapangan Satuan Tugas Incident Command System (ICS)

Mitigasi Covid-19; 5.3 Pimpinan Unit Kerja/Pejabat Struktural Fakultas/ Pejabat Struktural yang terkait; 5.4 Panitia Kegiatan; 5.5 Kantor Sekretariat Universitas/Rektorat;

6. DOKUMEN TERKAIT

6.1 Prosedur Permohonan 6.2 Contoh Surat Permohonan

7. PROSEDUR

A. PERMOHONAN BANTUAN LOGISTIK DAN RELAWAN

1. Panitia penyelenggara kegiatan dapat mengajukan Permohonan Bantuan

Logistik dan Relawan yang meliputi:

a. Bantuan tenaga relawan;

b. Bantuan penyemprotan disinfektan ruangan yang digunakan; dan

c. Pengadaan masker dan hand sanitizer.

• U MY LINIVERSITAS MU HAMMADIYAH YOGYAKARTA

Te,krediti A. No S237/SK/BAN-PTIAkrediPT/XII2O17

INCIDENT COMMAND SYSTEM (ICS) MITIGASI COVID-19

2. Panitia penyelenggara kegiatan dapat mengirimkan Surat Permohonan Bantuan Logistik dan Relawan dengan prosedur sebagai berikut: a. Panitia penyelenggara kegiatan mengirimkan Surat Permohonan Bantuan

Logistik dan Relawan kepada Wakil Rektor Bidang Akademik Universitas Muhammadiyah Yogyakarta, maksimal 7 (tujuh) hari sebelum pelaksanaan

kegiatan (han H) yang diserahkan ke Kantor Sekretariat Universitas/ Rekto rat.

b. Surat Permohonan Bantuan Logistik dan Relawan sebagaimana dimaksud dalam huruf a di atas, ditembuskan kepada Kepala Pengendalian Lapangan Incident Command System (ICS) Mitigasi Covid-19 Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

c. Ketentuan Surat Permohonan Bantuan Logistik dan Relawan sebagaimana dimaksud dalam huruf a di atas, adalah sebagai berikut: 1) Wajib mencantumkan jumlah Panitia, Peserta, dan Tamu Undangan; 2) Wajib mencantumkan Nomor Telp./HP Narahubung (CP) Panitia

Kegiatan; 3) Surat wajib ditandatangani oleh Ketua Panitia Kegiatan dan dengan

mengetahui Kepala Unit Kerj a/ Pej abat Struktural Fakultas/Program yang berkaitan;

4) Melampirkan Term of Reference (Toll), yang setidak-tidaknya berisi: a) Nama Kegiatan; b) Waktu Pelaksanaan Kegiatan (Han, Tanggal, Jam, Tempat); c) Rundown Kegiatan.

Ditetapkan di : Yogyakarta Pada Tanggal : 13 Rabi'ul Awwal 1442 H

300ktober 2020M

Penanggung Jawab

Satu

lii

ICS Mitigasi COVID-19 UMY

ta, S.T., M.T., IPM.

ADDRESS Kampus UMY

JI. Brawijaya Tarnantirto

Kasihan . Santut . Yogyakarta 55183

CONTACT ACCREDITATION ACHIEVEMENT

PhDne 38;6s6. Ext. 103

En all rektorat@umy.ac.id

www.umy.ac.Id

[1

Contoh Surat Permohonan Bantuan Logistik dan Relawan

Yogyakarta, 01 Oktober 2020 Nomor : 002/A.1-VIII/HIMA UMY/X/2020 Perihal : Permohonan Bantuan Disinfektan Ruangan Lampiran : 1 (satu) bendel

Kepada Yth. Dr. Ir. Sukamta, S.T., M.T., IPM. Wakil Rektor Bidang Akademik Universitas Muhammadiyah Yogyakarta Di Tempat

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Teriring salam dan do’a kami haturkan semoga Bapak senantiasa mendapat limpahan rahmat dari Allah SWT khususnya dalam menjalankan aktifitas sehari-hari. Aamiin

Sebagai informasi, Himpunan Mahasiswa Akuntansi (HIMA) Universitas Muhammadiyah Yogyakarta Insyaa Allah akan menyelenggarakan kegiatan Musyawarah Besar Anggota pada :

Hari, Tanggal : Sabtu, 10 Oktober 2020 Waktu : 10.00 – 13.00 WIB Tempat : Ruang Sidang Gedung Ar. Fachruddin B Lantai 5

Kampus Terpadu Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

Sehubungan dengan hal tersebut di atas, kami bermaksud untuk mengajukan Permohonan Bantuan Penyemprotan Disinfektan di Ruang Sidang Gedung Ar. Fachruddin B Lantai 5 (sebelum dan sesudah kegiatan berlangsung). Adapun jumlah panitia, peserta, dan tamu undangan yang akan mengikuti kegiatan tersebut sebanyak 30 (tiga puluh) orang. Bersamaan dengan surat ini, kami juga melampirkan Term of Reference (ToR) kegiatan Musyawarah Besar Anggota Himpunan Mahasiswa Akuntansi (HIMA) Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan terkabulnya permohonan ini, kami ucapkan terima kasih.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Ketua (TTD)

Ayu Puspita Sari

Sekretaris (TTD)

Delila Azmi Zakiah Ahmad Mengetahui

Fakultas Ekonomi dan Bisnis Dekan (TTD)

Rizal Yaya, S.E., M.Sc., Ph.D., Ak., CA.

Tembusan : - Kepala Pengendalian Lapangan Incident Command System (ICS) Mitigasi Covid-19 UMY

Contact Person : Astari Wibawanti (0812-3456-7890)