standar operasional prosedur bagian umum …admin.pt-bandung.go.id/uploads/file/sop/sop umum.pdf ·...

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BAGIAN UMUM DALAM PENYELESAIAN SURAT MASUK

DI PENGADILAN TINGGI BANDUNGLAMA PROSES = 1 HARI

Surat Masuk yang bersifat tertutup (Rahasia dan pribadi) langsung disampaikan kepada yang bersangkutan sesuai tujuan surat.

Surat Masuk yang bersifat terbuka (penting dan tidak penting), diregister pada Buku Kendali Surat Masuk dan diberi lembar disposisi, disampaikan ke Ketua Pengadilan Tinggi.

Surat masuk yang mendesak dan permohonan perpanjangan tahanan langsung diserahkan ke Panitera Muda Pidana atau pejabat yang bersangkutan.

Setelah diregister surat diberi lembar disposisi, kemudian dicatat pada Buku Kendali KPT dan segera d i s a m p a i k a n .

Setelah di disposisi oleh KPT, kemudian surat disampaikan kepada Panitera / Sekretaris untuk didisposisi.

Setelah didisposisi oleh Panitera / Sekretaris surat kembali dicatat pada Buku Kendali Wapan dan Wasek.

Surat dari Wapan dicatat pada Buku Kendali Panmud Pidana, Panmud Perdata dan Panmud Hukum.

Surat dari Wasek dicatat pada B u k u K e n d a l i K a s u b B a g . Keuangan, Kasub Bag. Personalia dan kasub Bag. Umum.

1 Hari

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BAGIAN UMUM DALAM PENYELESAIAN SURAT KELUAR


Surat Keluar di register pada Buku S ur a t Ke l u a r d a n l a n gs u ng menyerahkan Arsip Surat Keluar.

Surat setelah dimasukan Amplop dan diberikan Alamat Tujuan dan Nomor Surat kemudian di Cap Stempel dan dicatat dalam buku dan lembar pengiriman Surat.

Surat Keluar disampaikan / dikirim pada pukul 11.00 WIB, lewat dari jam tersebut dikirim besok harinya.

1 Hari

1 2Barang masuk di lakukan pemeriksaan barang oleh

Petugas/Panitia Penerima Barang yang ditunjuk. Setelah barang diperiksa dan sesuai dengan

order/kontrak, Panitia menandatangani Berita Acara

Penerimaan Barang. Apabila tidak sesuai barang harus diganti/ditukar

dengan yang baru.

Setelah dilakukan pembayaran oleh bendahara atau KPPN Kemudian,

SPM, SP2D dan Kuitansi disampaikan kepada petugas

persediaan atau petugas SIMAK BMN untuk melakukan pencatatan

Setelah penomoran, dilakukan pendistribusian BMN dan perubahan

pada DBR, KIB dengan mengganti yang baru.

1 Hari

BMN yang sudah dicatat bisa langsung dilakukan penomoran BMN

yang bisa di print langsung dari Aplikasi.

3

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BAGIAN UMUM DALAM PENCATATAN ASET BMN


2 Hari 2 Hari

2 Hari

1 2

Pemeriksaan BMN yang mengalami kerusakan dilakukan pendataan.

Setelah pendataan data dilakukan survei HPS terhadap perbaikan barang dimaksud ke

Melakukan pengadaan barang/jasa.

1 Hari

Susun HPS dan melakukan koordinasi

dengan bagian keuangan.

3

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BAGIAN UMUM DALAM PERBAIKAN/PERAWATAN BMN


2 Hari 2 Hari sesuai Keppres4

1 2

Pengajuan ATK dan ART (Barang Persediaan) dari

tiap Bagian.

Bagian Umum merekap semua kebutuhan dan dibuat Daftar Rencana

Pembelian.

Seluruh Pembelian dimasukkan kedalam

Aplikasi, kwitansi diserahkan ke Bag. Keuangan dan

seluruh Pengeluaran dicatat dalam Buku Keluar Barang.

1 Hari

Melaksanakan Pengadaan sesuai dengan kebutuhan

(tiap 3 bulan sekali).

3

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BAGIAN UMUM DALAM PENGADAAN ATK/ART


3 Hari 2 Harisesuai Keppres4

Stock Opname Manual dilakukan setiap bulan, dan Stock Opname untuk Aplikasi Persediaan setiap

akhir Semester.

6Operator Persediaan

mengisi Aplikasi Persediaan dan

mengirimkan ke SIMAK

4 Hari5

4 Hari

1 2Pengumpulan Bahan Laporan dari sub-sub bagian dan Panmud.

Pengetikan data/Resume/Laporan.

1 Hari

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BAGIAN UMUM DALAM LAPORAN BULANAN


3 Hari

1 2

Pembuatan SK Panitia Penghapusan Barang

yang diajukan oleh PN.Persediaan

melakukan pengiriman ke SIMAK BMN

Setelah PN melengkapi Persyaratan

Penghapusan BMN, Berkas Penghapusan

diteruskan kepada KPKNL setempat untuk

mendapatkan persetujuan

penghapusan BMN.Hasil Rekonsiliasi Internal (per

bulan dan per semesteran) Melakukan

Rekonsiliasi Internal dengan Bagian

Keuangan dengan dibuatkan Berita Acara

Hasil Rekonsiliasi Internal (per bulan dan

per semesteran) dengan melakukan pengiriman data (SIMAK BMN ke

SAKPA)

4 Hari

Setelah terbit surat persetujuan dari

KPKNL setempat, kemudian Pengadilan

Tinggi membuat permohonan SK

Penghapusan Barang Kepada Kepala BUA

cq. Bagian Perlengkapan MA-

RI.Acara Rekonsiliasi Internal dan ADK serta persyaratan

3

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BAGIAN UMUM DALAM PENGHAPUSAN BMN


4 Hari 4 Hari

1 2Penerimaan Buku untuk Perpustakaan dicatat ke

Buku Register Induk.

•Setelah diregister Induk, diregister kembali ke Buku Register Klasifikasi masing-masing

bidang.•Kemudian Buku halaman pertama diberi

nomor dan dicap Stempel Perpustakaan dan dimasukkan Nomor Register.

•Pemberian label pada buku, kemudian buku disusun pada rak buku sesuai klasifikasi

masing-masing.•Pembuatan Katalog Buku.

10 Hari

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BAGIAN UMUM DALAM PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN (BUKU MASUK)


2 Hari

1 2

•Buku yang dipinjam dicatat pada Register

Buku peminjaman masing-masing anggota.

•Kartu diambil dan disimpan di laci khusus.

•Penyerahan Buku kepada peminjam dan

pengembaliannya paling lama 1 minggu.

Membuat Surat Teguran/Surat Peringatan kepada Peminjam Buku yang belum

mengembalikan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.

2 Hari

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BAGIAN UMUM DALAM PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN

(PEMINJAMAN BUKU)DI PENGADILAN TINGGI BANDUNG

LAMA PROSES = 4 HARI

2 Hari

1 2

Tamu wajib lapor ke Petugas Piket dan mengisi buku tamu

Hubungi Pejabat apakah besedia menerima atau

tidak.

Setelah selesai, kartu identitas

bisa diserahkan kembali dengan terlebih dahulu menyerahkan tanda tamu.

5 Menit

Apabila bersedia, tamu diantar langsung

oleh Petugas Piket.

3

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BAGIAN UMUM DALAM PENGAMANAN TAMU

DI PENGADILAN TINGGI BANDUNGLAMA PROSES = Segera (limitasi waktu 30 MENIT)

10 Menit 5 Menit 10 Menit4

1 2

Menyusun jadwal piket untuk pegawai dan Satpam setiap akhir

bulan.

Melakukan pengontrolan lingkungan kantor setiap

3 jam sekali, dilaksanakan oleh

petugas keamanan.

Mengarahkan semua tamu

untuk melapor ke piket.

Melakukan koordinasi dengan aparat

keamanan terkait (POLRES, POLSEK,

KODIM).

3

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BAGIAN UMUM DALAM PENGAMANAN KANTOR

DI PENGADILAN TINGGI BANDUNGLAMA PROSES = 1 Hari

4

Smencatat dalam buku piket, semua kegiatan di lingkungan kantor oleh

yang melaksanakan piket.

1 2

Pelaksanaan Kebersihan dilakukan rutin setiap

hari kerja, meliputi kebersihan dalam ruangan dan luar

ruangan/ halaman kantor oleh petugas (cleaning

service)

Pelaksanaan kebersihan untuk kegiatan khusus misal : pelantikan dll

dilaksanakan pada hari tersebut sebelum dan sesudah pelaksanaan.

Pengangkutan sampah dilaksanakan

oleh petugas kebersihan seminggu

tiga kali.

3

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BAGIAN UMUM DALAM KEBERSIHAN KANTOR

DI PENGADILAN TINGGI BANDUNGLAMA PROSES = 1 HARI/SESUAI JADWAL

1 2

Pelaporan SIMAK BMN Semesteran, terlebih

dahulu Aplikasi Persediaan melakukan pengiriman ke SIMAK

BMN

Melakukan Rekonsiliasi Internal dengan Bagian




SAKPA)

Pengiriman Hasil Rekonsiliasi

dengan KPKNL ke Korwil beserta ADK dan laporan BMN Semesteran beserta lampiran-lampiran lainnya.

Melakukan Rekonsiliasi dengan

KPKNL dengan melampirkan Berita Acara Rekonsiliasi Internal dan ADK serta persyaratan

lainnya

3 43 Hari 2 Hari 2 Hari 1 Hari

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BAGIAN UMUM DALAM PELAPORAN BMN


1 2

Pelaporan SIMAK BMN Tingkat Wilayah, terlebih dahulu ADK SIMAK BMN satuan kerja DIPA 03 di input ke Aplikasi SIMAK

BMN WILAYAH

Melakukan Rekonsiliasi Internal dengan Bagian




SAKPA)

Pengiriman Hasil Rekonsiliasi

dengan Eselon I (Dirjen Badilum) beserta ADK dan

laporan BMN Semesteran beserta lampiran-lampiran lainnya (CALBMN

Wilayah).

Melakukan Rekonsiliasi dengan

KANWIL DJKN dengan melampirkan

Berita Acara Rekonsiliasi Internal

dan ADK serta persyaratan lainnya


STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BAGIAN UMUM DALAM PELAPORAN BMN TINGKAT WILAYAH


1 2

Usulan Status BMN Satuan Kerja diterima

oleh Bagian umum dengan melampirkan data pendukung yang

telah ditentukan

Mengajukan usulan status penggunaan

sesuai dengan Kewenangannya

(KPKNL, KANWIL DJKN, DJKN PUSAT)

Pengiriman Penetapan status

BMN ke Stuan Kerja

Menerima Penetapan Status dari (KPKNL,

KANWIL DJKN, DJKN PUSAT) jika tidak

terdapat kekurangan Data


STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BAGIAN UMUM DALAM PENETAPAN STATUS BMNDI PENGADILAN TINGGI BANDUNG

LAMA PROSES = 9 Hari

REKAPITULASI PROSES DAN WAKTU PENGELOLAAN SURAT MASUK

No PEJABAT PELAKSANA TENGGANG WAKTU

AKTIVITAS

1 Staf Umum 1 Jam Penerimaan surat, validasi dan memberikan tanda

bukti penerimaan surat

2 Staf Umum 1 Jam Pengelompokan dan pemisahan surat pribadi dan

dinas (mendesak dan biasa)

3 Staf Umum 1 Jam Memproses dan mendisposisi Surat dinas penting

dan mendesak

4 Staf Umum 1 Jam Memproses dan mendisposisi surat dinas biasa

5 Ketua/Wakil Ketua 1 Jam

Mendisposisi surat

6 Panitera/Sekretaris

/Wapan /Wasek

1 Jam

Mendisposisi Surat

7 Staf Umum 1

Jam

Pencatatan surat di buku kendali Panmud Pidana,

Perdata, Hukum dan Tipikor sesuai arah tujuan surat

8 Staf Umum 1

Jam

Pencatatan surat di buku kendali Kasub.Bag. Keuangan, Personalia, dan Umum sesuai arah tujuan

surat

TOTAL WAKTU 8 Jam (1 Hari Kerja)

REKAPITULASI PROSES DAN WAKTU PENGELOLAAN SURAT KELUAR


AKTIVITAS

1 Staf Umum 2 Jam Penerimaan surat keluar dari tiap bagian dan

meregisternya

2 Staf Umum 2 Jam Memasukan surat ke amplop dan memberikan cap

stempel pengadilan

3 Staf Umum 2 Jam Pencatatan surat keluar yang akan dikirim

4 Staf Umum 2 Jam Pengiriman surat melalui pos atau jasa pengiriman

lainnya

TOTAL WAKTU 8 Jam (1 Hari Kerja)

REKAPITULASI PROSES DAN WAKTU PENCATATAN ASET BMN (BARANG MILIK NEGARA)


AKTIVITAS

1

Pejabat atau Panitia penerima

barang yang ditunjuk

1 Hari

Penerimaan, Pengecekan dan Pemeriksaan barang

masuk dan surat/dokumen pendukungnya

2

Pejabat atau Panitia penerima

barang yang ditunjuk

2

Hari

Penandatanganan Berita Acara Serah Terima barang

3 Bendahara Pengeluaran

Memproses dan melakukan pembayaran ke pihak Rekanan/Penyedia barang baik secara tunai maupun

kontrak melalui KPPN

4 Operator Aplikasi Persediaan dan

SIMAK BMN 2

Hari Pencatatan dan penomoran BMN yang masuk pada

aplikasi persediaan dan SIMAK BMN

5

Staf Umum/ Operator

Apl.Persediaan/ SIMAK BMN

2 Hari

Pendistribusian BMN dan perubahan KIB pada

aplikasi persediaan dan SIMAK BMN

TOTAL WAKTU 7 Hari Kerja

REKAPITULASI PROSES DAN WAKTU PERBAIKAN/PERAWATAN BMN


AKTIVITAS

1 Staf Umum 1 Hari Pendataan BMN yang rusak

2 Staf Umum 2 Hari Survey HPS ke penyedia barang/jasa

3 Staf Umum 2 Hari Penyusunan HPS dan koordinasi dengan bagian

keuangan

4 Panitia/Pejabat Pengadaan Barang Sesuai

Keppres

Melakukan Pengadaan barang/jasa


REKAPITULASI PROSES DAN WAKTU PENGADAAN BARANG PERSEDIAAN


AKTIVITAS

1 Semua Bagian 1 Hari Pengajuan kebutuhan ATK dan ART dari semua

bagian

2 Staf Umum 3 Hari Merekap dan membuat daftar rencana pembelian

3 Panitia/Pejabat pengadaan barang Sesuai

Keppres Pengadaan barang

4 Operator Apl. Persediaan 2

Hari Pencatatan pembelian barang ke aplikasi


Hari

Stok opname


Hari

Pengisian data dan Pelaporan Semesteran


REKAPITULASI PROSES DAN WAKTU LAPORAN BULANAN


AKTIVITAS

1 Staf Umum 3 Hari Pengumpulan bahan laporan dari semua bagian

2 Staf Umum 1 Hari Pembuatan laporan bulanan


REKAPITULASI PROSES DAN WAKTU PELAPORAN SIMAK BMN SEMESTERAN


AKTIVITAS

1 Operator Apl.

Persediaan/SIMAK BMN

3 Hari

Input data persediaan ke SIMAK BMN

2 Operator Apl.


2 Hari

Rekonsiliasi internal dengan bag.keuangan

3 Operator Apl.


2 Hari

Rekonsiliasi dengan KPKNL

4 Operator Apl.


1 Hari

Pengiriman hasil rekonsiliasi ke kantor wilayah (PTA)


REKAPITULASI PROSES DAN WAKTU PENGHAPUSAN BMN DI PENGADILAN NEGERI


AKTIVITAS

1 Pejabat/Pegawai yang ditunjuk

4 Hari Pembuatan SK Panitia penghapusan

2 Pejabat/Pegawai yang ditunjuk 4

Hari Meminta persetujuan penghapusan ke KPKNL

3 Pejabat/Pegawai yang ditunjuk 4

Hari Permohonan SK penghapusan ke Kepala BUA cq. Bagian Perlengkapan MA RI


REKAPITULASI PROSES DAN WAKTU PERPUSTAKAAN (BUKU MASUK)


AKTIVITAS

1 Staf Perpustakaan 2 Hari Penerimaan Buku dicatat di Buku Register Induk

2 Staf Perpustakaan 3 Hari Pencatatan di Buku Register Klasifikasi masing-

masing bidang

3 Staf Perpustakaan 3 Hari Penomoran buku dan distempel cap perpustakaan

4 Staf Perpustakaan 2 Hari Pemberian label pada buku

5 Staf Perpustakaan 2 Hari

Pembuatan katalog buku


REKAPITULASI PROSES DAN WAKTU PERPUSTAKAAN (PEMINJAMAN BUKU)


AKTIVITAS

1 Staf Perpustakaan 1 Hari Pencatatan peminjaman buku

2 Staf Perpustakaan 1 Hari Penyimpanan kartu peminjam buku

3 Staf Perpustakaan 1 Hari Pencatatan penyerahan dan pengembalian buku

4 Staf Perpustakaan 1 Hari Membuat surat teguran keterlambatan

pengembalian buku


REKAPITULASI PROSES DAN WAKTU PENGAMANAN TAMU


AKTIVITAS

1 Petugas Piket Segera Tamu melapor dan memberikan identitas pribadi

2 Petugas Piket Segera Menanyakan kesediaan pejabat untuk menerima tamu

3 Petugas Piket Segera Mengantar tamu ke pejabat yang dituju

4 Petugas Piket Segera Penyerahan kembali identitas tamu

TOTAL WAKTU (Segera)

REKAPITULASI PROSES DAN WAKTU KEAMANAN KANTOR


AKTIVITAS

1 Kasub.Bag. Umum 1 Hari Penyusunan jadwal piket pegawai dan satpam

2 Petugas Keamanan Sesuai jadwal Pengontrolan lingkungan kantor

3 Kasub.Bag. Umum Segera Koordinasi dengan aparat keamanan terkait bila diperlukan

4 Petugas Keamanan Segera Mengarahkan tamu untuk melapor ke bag.piket

5 Petugas Keamanan Sesuai jadwal

Pencatatan kegiatan piket

TOTAL WAKTU 1 Hari Kerja (dan sesuai jadwal)

REKAPITULASI PROSES DAN WAKTU KEBERSIHAN/KENYAMANAN KANTOR


AKTIVITAS

1 Staf Umum/Honorer

Sesuai jadwal Pelaksanaan kebersihan yang rutin

2 Staf Umum/Honorer Sesuai

jadwal Pelaksanaan kebersihan untuk acara khusus

3 Dinas Kebersihan Sesuai jadwal Pengangkutan sampah

TOTAL WAKTU (Sesuai Jadwal)

standar operasional prosedur bagian umum …admin.pt-bandung.go.id/uploads/file/sop/sop umum.pdf ·...

Documents