SPREADSHEET DENGAN PENYIMPANAN DATA –

CONTOH MINIVAN

PROYEK 7

Kelompok 3

ANGGOTA KELOMPOK

FITRI LESTARI 0211 10 056 AYURISKE YUNIRIA 0211 10 059 NUR AMIDAH R. 0211 10 065

Kelas B / Semester 3 / Jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Pakuan Bogor

TUJUAN BELAJAR Mengetahui bagaimana menggunakan formula

untuk melakukan perhitungan. Mampu menggunakan banyak lembar data. Memahami teknik-teknik penyimpanan data seperti

menu drop-down, kotak cek, dan tombol radio. Mengetahui bagaimana menggunakan fungsi-fungsi

dalam Excel. Mengetahui bagaimana cara membuat makro dari

mengeksekusinya dengan tombol-tombol perintah.

PENDAHULUANDalam proyek ini,anda akan mempelajari

bagaimana cara menggunakan Microsoft Excel untuk membuat sebuah lembar kerja dengan kapabilitas penyimpanan data dengan menggunakan klik mouse. Anda harus memiliki pemahaman dasar mengenai lembar kerja excel sebelum melaksanakan proyek ini.

Proyek 8 adalah proyek pelengkap. Tujuan pembelajaran untuk proyek ini sama dengan proyek 8, tapi menggunakan contoh yang berbeda. Proyek 7 dan 8 sama-sama mempelajari konsep lembar kerja dan penyimpanan data sehingga para pengajar memiliki pilihan untuk memberikan kedua proyek pada semester yang sama.

Penting untuk memahami bagaimana menyimpan data pada sebuah lembar kerja dengan klik karena dua alasan : (1) cara ini memudahkan penyimpanan jumlah data yang banyak dan rumit serta (2) mengurangi kesalahan entri data. Sebagai contoh, judul buku biasanya memiliki empat kata atau lebih. Jika judul buku ditampilkan kepada pengguna dalam sebuah menu drop-down, maka pengguna dapat mengklik pilihan tersebut dan tidak harus mengetikkan judul buku yang panjang. Selain itu, cara ini juga mengurangi peluang dimasukkannya judul buku yang salah.

Penggunaan klik mouse untuk menyimpan data meningkatkan kualitas dan kecepatan penyimpanan data dari pengguna. Tetapi, teknik ini membutuhkan upaya lebih banyak dalam proses desain lembar kerja. Pertama-tama, semua pilihan input harus dimasukkan ke dalam lembar kerja. Yang kedua, menu drop-down, tombol radio, dan kotak cek kemudian harus dimasukkan ke dalam lembar kerja.

CONTOHContoh ini menghasilkan sebuah lembar harga untuk

Terra Traveler Minivan. Minivan ini memiliki sebuah harga dasar dan tiga pilihan. Pembeli dapat memilih warna, jenis transmisi, dan ban khusus. Pada contoh lembar kerja, menu drop-down (disebut juga kotak kombo), tombol radio, dan kotak cek digunakan untuk menyimpan pilihan-pilihan pembeli. Anda harus membuat sebuah lembar kerja ketika mengikuti contoh ini.

Untuk memudahkan pembeli, harga total dengan pilihan-pilihan dihitung. Kemudian pembayaran bulanan dihitung berdasarkan harga, tingkat suku bunga, dan jumlah bulan di mana minivan tersebit akan dibiayai. Pembayaran ini dihitung memnggunakan fungsi keuangan yang sudah ada pada excel. Fitur terakhir lembar kerja terdiri dari atas dua tombol perintah:

satu untuk menunjukkan jumlah laba pada harga total minivan dan yang lain untuk menyembunyikan jumlah tersebut. Makro singkat dituliskan untuk menghitung dan menghapus figur keuntungan, dan makro-makro tersebut dikaitkan dengan tombol perintah. Figur P7.1 dan P7.2 menampilkan lembar data "car" dan "option" dari lembar kerja tersebut.

Lembar data yang akan menyediakan nilai data yang disimpan harus diselesaikan terlebih dahulu. Nilai pada lembar data "option" harud ditampilkan pada lembar data "car". Teknik penyimpanan data, seperti menu drop-down, tidak akan bekerja hingga nilai-nilai ditentukan. Mulailah contoh ini dengan membuka excel dan membuat lembar kerja yang baru. Hapuslah lembar data sehingga yang tertinggal hanyalah dua lembar data. Ubahlah nama lembar data yang pertama menjadi "car" dan lembar kedua menjadi "options"

Figur P7.1Contoh Tera Traveler Minivan – Lembar data mobil

Figur P7.2Contoh Tera Traveler Minivan – Lembar data pilihan

Lembar data "options" memberikan informasi untuk sebuah menu drop-down, satu set tombol radio, dan kotak cek. Enam pilihan warna ditampilkan untuk pengguna dan dituliskan pada sel A2 hingga A7 pada lembar "options". Terdapat biaya tambahan untuk pilihan warna "Metalic Red".Sebuah tombol radio kan dihasilkan untuk pilihan transisi manual atau transisi otomatis yang bersifat eksklusif antara satu sama lain. Bergantung pada pilihan transmisi yang dipilih, biaya akan berubah. Kotak cek akan digunakan untuk menyimpan pilihan pembeli untuk ban-ban khusus.

LEMBAR DATA PILIHAN

Pilihlah lembar data "options" dan masukkan nilai-nilai yang ditunjukkan oleh figur P7.2. Penting bagi anda untuk memasukkan nilai-nilai ke dalam sel-sel uang benar, karena instruksi berikut ini mengasumsikan bahwa pilihan-pilihan penyimpanan data berhubungan dengan sel-sel pada figur P7.2. Sel-sel A.2 hingga A.7 memberikan pilihan warna. Sel C2 dan C3 memberikan biaya untuk masing-masing pilihan transmisi. C7 menampilkan biaya jika memilih ban khusus.

Perlu dicatat bahwa sel A1, C1, dan C6 tidak harus memilki nilai. Biasanya, sel-sel ini dibiarkan kosong karena hasil pilihan dari lembar data "car" akan dilaporkan di sini. Sel-sel tersebut berisikan hasil pilihan yang anda lihat pada figur P7.1, sehingga anda dapat melihat bagaimana hasil ini dilaporkan. Tetapi, jika anda menempatkan sebuah nilai dalam sel C6 pastikan bahwa nilai tersebut ada dalam huruf besar, seperti pada figur P7.2.

LEMBAR DATA MOBILTempatkan kata-kata "Terra Traveler Minivan"

dalam sel A1 pada lembar data "car". Selanjutnya, tentukan tinggi untuk baris 1 hingga 11 dan 18 dengan cara menyorot baris -baris tersebut dan memilih perintah "format","row",dan "height". Dengan mengeset tinggi menjadi 18, peintah penyimpanan data akan menyesuaikan baris dan lemba kerja terlihat lebih menarik. Masukkan "cost" dan "feature" dalam sel -sel A3 dan B3. Masykkan nilai-nilai dalam sel B4 hingga B8 sebagaiman yang ditunjukkan dalam figur P7.1. Sekarang masukkan label dalam sel G1 hingga G3 seperti yang ditampilkan dalam figur P7.1. Setelah label dimasukkan, anda siap untuk mendefinisikan teknik penyimpanan data.

Toolbar yang memberikan pilihan formulir harus ditampilkan. Jika toolbar "forms" telah tampil pada layar anda (lihatlah pada figur P7.3), maka anda sudah siap untuk menggunakan ikon untuk membuat teknik penyimpanan data. Jika toolbar "forms" tidak tampak, pilihlah perintah "view" diikuti perintah "tools" dan "forms" (figur P7.4). Perhatian:"control toolbox" berisikan ikon-ikon yang mirip dengan ikon-ikon "formulir". Pastikan anda memilih toolbar "forms".

Teknik penyimpanan data yang pertama yang akan dibuat adalah menu drop-down. Menu drop-down disebut juga kotak kombo. Pilihan-pilihan yang akan ditampilkan ada dalam sel-sel A2 hingga A7 pada lembar data "options".hasil dari pilihan ini harus direkam dalam sel A1.

Figur P7.3Pilihan alat formulir

Menu drop-down

Tombolperintah

Kotak cek Tombol Radio

Jika pembeli memilih pilihan pertama dalam daftar, maka nilai 1 akan dicatat. Jika pilihan ketiga pada daftar dipilih, maka nilai 3 akan dicatat, dan seterusnya. Kita harus memberitahu excel d manakah menu drop-down harus ditempatkan, dimana mencari piliham-pilihan tersebut, dan dimana pilihan pembeli harus dicatat.

Pastikan anda berada pada lembar data "car". Klik ikon menu drop-down dari toolbar "forms" (lihat figur P7.3). Pindahkan kursor ke sebelah kata "color" pada lembar data. Gambarlah kotak menu dengan menekan tombol mouse pada pojok kiri atas dimana anda menginginkan kotak tersebut ditempatkan dan teruslah tekan tombol mouse dan lepaskan tombol tersebut ketika anda memindahkan kursor ke sudut kanan bawah kotak itu. Kotak menu drop-down akan muncul (figur P7.5);anda dapat mengetahui bahwa kotak tersebut telah dipilih untuk menerima instruksi karena pegangan (handle) akan muncul pada sudut dan pinggir kotak.

Pilihlah perintah "format" diikuti dengan subperintah "control" untuk menampilkan layar yang memungkinkan anda memasukkan lokasi pilihan menu dan pilihan input. Figur P7.6 menampilkan layar ini. Perhatikan bahwa tab "control" muncul. Kisaran input untuk pilihan-pilihan ini adalah "options!$2:$A$7", dan link sel yang merekam pilihan ini adalah "options!$A$1". Tanda seru disini penting; nama lembar data adalah "options", tetapi gunakanlah "options!" dalam formula. Anda dapat melihat seperti apa kisaran akan terlihat dengan melihat lembar data "options" dalam figur P7.2. Perhatikan bahwa menu drop-down terletak pada lembar data "car"; segmen"options!" pada kisaran memberitahu excel untuk mencari di sel-sel lembar data "options" untuk mendapatkan nilai dan hasil menu.

Membuat tombol radio untuk transmisi manual versus otomatis adalah proses yang serupa. Klik pada ikon tombol radio dan buatlah tombol radio di sebelah kata "transmision" pada lembar data "car". Tombol anda harus tampak mirip dengan figut P7.7. Dengan menyorot tombil radio, pilihlah perintah "format" didikuti perintah "control". Layar seperti pada figur P7.8 akan muncul.Pilihlah opsi "checked" sehingga transmisi manual akan terpilih sejak awal. Nilai yang terhubung dengan sel atau cell-link value (yang merupakan hasil jika tombol radio dipilih) seharusnya adalah "options!$C$1". Tutuplah layar kontrol untuk tombol radio dan klik kursor mouse di dalam kotak tombol radio. Gantilah kata-kata "option button..." menjadi "manual".

Buatlah tombol radio yang kedua untuk pilihan "automatic" menggunakan metode yang sama. Pastikan link sel untuk tombol radio "automatic" adalah "options!$C$1". Menggunakan link sel yang sama untuk kedua tombol radio membuat pilihan tersebut bersifat eksklusif satu sama lain.Ketika pembeli mengklik tombol radio "manual", nilai 1 akan ditempatkan di dalam link sel tersebut. Pemilihan tombol radio " automatic" akan menempatkan nilai 2 pada link. Urutan pembuatan tombol radio amat penting: tombol radio yang pertama akan menghasilkan nilai 1, yang kedua menghasilkan nilai 2, dan seterusnya.Teknik penyimpanan data yang ketiga, yang akan dipelajari adalah kotak cek. Pada contoh ini, kotak cek memungkinkan pembeli untuk memilih ban-ban khusus untuk minivan tersebut.

Pilihlah ikon kotak cek dari toolbar "forms" dan gambarlah kotak cek disebelah kata-kata " special tires " pada lembar data "car". Kotak cek'akan muncul seperti dalam figur P7.9. Pilihlah perintah "format" diikuti dengan subperintah "control". Layar seperti pada figur P7.10 akan muncul. Anda harus memilih “Unchecked” sehingga nilai awal pada kotak cek adalah tidak memilih ban khusus. Link sel adalah “Options!$G$6”, yang akan mencatat “TRUE” jika kotak dicek dan “FALSE” jika tidak. Perhatikan bahwa nilai-nilai “TRUE” dan “FALSE” selalu dalam huruf besar untuk hasil dikotak cek.

Sebelum melanjutkan, formatlah sel-sel pada lembar data sebagai mata uang dan presentase seperti yang ditujukan dalam Figur P7.1 dan P7.2.

MENGHIHTUNG NILAI BERDASARKAN PILIHAN-PILIHAN

Sekarang kita harus menghubungkan nilai-nilai dolar pada lembar data “Car” dengan pilihan yang diperoleh dari pembeli. Lihatlah Figur P7.1. Harga dasar kendaraan ini dimasukkan sebagai “$27,790.” Sel A5 adalah biaya yang diterapkan untuk warna minivan tersebut. Hanya satu warna “Metallic Red,” dikenakan biaya tambahan. Metallic Red berharga $250. Buatlah pernyataan “IF…” untuk sel A5 yang menguji apakah nilai dalam Options! A1 adalah 6. “Metallic Red” adalah pilihan keenam pada menu drop-down. Jika nilainya 6, maka kenakanlah biaya $250; jika tidak, biaya yang dikenakan adalah nol.

Untuk harga transmisi, Anda harus membuat pernyataan “IF” berdasarkan nilai dalam C3. Options! C1. Jika nilainya 1, maka sel A6 pada lembar data “Car” harus ditentukan pada nilai Options! C2; jika tidak, maka nilai tersebut haruslah jumlah pada Options! C3. Jangan kodekan nilai dolar pada pernyataan “IF…”; jumlah-jumlah tersebut harus diambil dari lembar data “Options.”

Sel A7 harus menampilkan harga untuk ban-ban khusus. Jika kotak cek ban khusus tidak memiliki tanda cek, maka nilai pada sel Options! C6 akan menjadi “TRUE” (tanpa tanda kutip) dan jumlahnya harus diambil dari sel Options! C7. Pernyataan “IF…” akan terbaca sebagai berikut “=IF (Options! C6=TRUE, Options! C7,0).”

MENGHITUNG PEMBAYARAN BULANAN

Jumlah total dalam sel A8 adalah jumlah dari sel A4 hingga A7. Jumlah ini digunakan untuk menghitung pembayaran bulanan. Untuk menggunakan fungsi keuangan “PMT” di Excel; Anda harus memiliki jumlah (amount), tingkat suku bunga (interest rate), dan jumlah pembayaran (number of payment). Para pembeli biasanya membayar secara bulanan selama beberapa tahun. Pinjaman 4 tahun akan membutuhkan 48 pembayaran. Tingkat bunga dinyatakan sebagai presentase per tahun.

Pernyataan pembayaran yang umum adalah “=PMT(interest rate, # of period, present value).” Pada contoh ini, suku bunga diisikan pada sel F1 dan jumlah periode dalam sel F2. Nilai sekarang (jumlah pinjaman) adalah jumlah total dalam A8. Kita harus membagi presentase tahunan dengan 12 sehingga suku bunga dinyatakan sebagai suku bunga per bulan, karena pembayaran dibuat secara bulanan. Perhatikan bahwa membagi suku bunga tahunan dengan 12 hanya menghasilkan perkiraan suku bunga bulanan, tetapi perkiraan ini cukup untuk contoh kita. Dengan demikian formula untuk pembayaran bulanan adalah “=PMT((F1/12), F2, A8).”

MENAMPILKAN LABAMakro dapat dibuat dalam excel baik dengan

menulis kode pemograman ataupun dengan mencatat urutan tuts keyboard yang dilakukan oleh pengguna. Pencatatan tuts keyboard merupakan cara yang efektif dan mudah. Pencatatan urutan tuts keyboard ke dalam sebuah makro merupakan cara yang berguna untuk menyelesaikan sederetan tahapan rumit dengan sebuah perintah pada tuts keyboard saja.

Pada titik tertentu, Anda dapat mendesain lembar kerja yang amat rumit. Sebuah aplikasi lembar kerja mungkin saja mengharuskan Anda untuk memformat ulang nilai mata uang, mengubah tinggi baris, menambah field baru, dan mengubah formula untuk menghitung hasil. Meskipun Anda amat lihat menggunakan Excel, Anda dapat melakukan kesalahan dalam melakukan salah satu tahapan ini.

Lebih penting lagi, Anda tidak dapat mempercayakan tindakan ini kepada salah satu bawahan Anda yang mungkin tidak begitu pandai menggunakan Excel. Untuk mencapai efesiensi, mencegak kesalahan, dan memungkinkan bawahan yang kurang terlatih untuk mencapai hasil yang sama, Anda dapat mencatat urutan tahapan sebagai makro yang nantinya dapat dikendalikan dengan satu klik mouse.

Pada contoh, kita akan membuatdua makro; satu untuk membuat dan menunjukan laba dari pembelian dan satu lagi untuk menyembunyikan laba dengan cara menghapus sel yang menghitung laba. Mulailah dengan memilih perintah “Tools” diikuti perintah “Macro” dan “Record new macro”, seperti yang ditujukan oleh figur P7.11. Namakan makro ini “Show”.

Pada titik ini, tiap klik kursor dan tombol keyboard akan tercatat. Untuk membuat makro guna menunjukkan laba, klik pada sel A10 pada lembar data “Car”. Setiap klik mouse penting; penting untuk memulai makro ini dengan cara memilih sel A10. Bahkan jika kursor ini telah menunjukan ke sel A10 ketika Anda mulai merekam makro ini, kliklah pada sel A10 lagi.

Dalam sel ini, masukkan formula “=A8*.1” untuk menghitung jumlah laba sebagai 10 persen biaya total. Lalu tekan “Enter”. Sekarang pilihlah perintah “Tools” diikuti perintah “Macro” dan “Stop Recording”, seperti yang ditampilkan dalam Figur P7.12.

Buatlah makro lain dengan menggunakan prosedur yang sama. Makro ini dinamai “Hide”. Makro “Hide” harus mengklik kursor ke sel A10 dan kemudian tekanlah tombol “Delete”. Ini akan menghapus formula yang menhitung laba, sehingga menyembunyikan jumlah laba.

Makro dapat dieksekusi menggunakan sederetan perintah, tetapi cara ini bertentangan dengan tujuan pembuatan sebuah makro (misalnya penggunaan klik mouse dan bukannya perintah). Lihatlah figure P7.3 dan pilihlah ikon untuk membuat tombol perintah. Tempatkan tombol ini dalam lembar data “Car” seperti yang ditampilkan pada tombol “Show Profit” dalam Figur P7.1.

Anda akan diminta untuk mnentukan makro bagi tombol perintah yang baru saja anda buat; pilihlah makro “Show”. Ubahlah nama tombol dari “Button...” menjadi “Show Profit”. Lakukan hal ini dengan cara mengklik kursor pada tombol (ketika pegangan mengelilingi tombol) dan hapuslah kata-kata “Button...” dan ketikan “Show Profit”. Buatlah tombol perintah yang kedua untuk mengeksekusi makro “Hide”. Setelah Anda mmbuat tombol perintah, Anda telah menyelesaikan contoh ini.

MENYIMPAN DAN MENGEDIT CONTOH

Simpanlah contoh Anda dengan nama “Example P7”. Excel secara otomatis akan menambahkan ekstensi .xls kepada nama file. Dengan demikian Anda dapat mengacu pada contoh ini ketika Anda menyelesaikan tugas ini.

Cobalah menggunakan lembar kerja yang baru saja Anda buat. Pastikan teknik-teknik penyimpanan data bekerja dengan baik. Juga pastikan perhitungan dan format sudah benar. Jika Anda melakukan kesalahan pada menu drop down, kotak cek, atau tombol radio, maka Anda harus mengedit field tersebut. Masalah prtama yang Anda temui adalah pemilihan field; excel mengasumsikan bahwa Anda ingin memasukkan data ktika Anda mngklik kursor pada field.

Misalkan saja kotak cek tidak bekerja dengan baik. Gerakan kursor ke atas kotak cek maka gambar kursor akan berubah menjadi sebuah tangan tergenggam dengan satu jari teracung (lihat Figur P7.13). tekanlah tombol kanan mouse (bukan tombol mouse kiri, yang biasanya ditekan) dan Anda akan mlihat menu pilihan saperti yang tampak pada Figur P7.14. Ketika Anda memilih pilihan “Format Control”, layar kotak cek akan muncul, seperti yang tampak pada Figur P7.10. Sekarang Anda dapat membuat perubahan pada kotak cek tersebut. Langkah yang sama dilakukan juga untuk mengedit menu drop-down dan tombol radio.

TERIMA KASIH