sppd rektorat tanggal - bpm.umg.ac.idbpm.umg.ac.id/aset/images/download/kesekretariatan.pdf ·...

12
PROSEDUR KERJA Dokumen #: SOP-UMG-G7.1 Rev #: 03 Judul: SPPD REKTORAT Halaman: 1 dari 3 Tanggal: 02-02-2017 Dibuat oleh: Diperiksa oleh: Disetujui oleh: Jabatan Kabag. KESEKRETARIATAN REKTOR QMR Tanda Tangan Tanggal 20-12-2016 26-12-2016 02-02-2017 1.0 Tujuan Prosedur ini bertujuan untuk memastikan bahwa SPPD Rektorat sesuai ketentuan. 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini menunjukkan bahwa proses SPPD Rektorat mulai dari pembuatan surat tugas rektorat sampai proses pencairan dana. 3.0 Standar yang Berlaku Persyaratan Standar ISO 9001: 2015 Klausul ISO : 1. 8.2.2 : Menetapkan persyaratan produk dan Layanan

Upload: dohanh

Post on 09-Mar-2019

244 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: SPPD REKTORAT Tanggal - bpm.umg.ac.idbpm.umg.ac.id/aset/images/download/KESEKRETARIATAN.pdf · Judul: SPPD REKTORAT Halaman: 3 dari 3 Tanggal: 02-02-2017 4.0 Catatan 5.0 Definisi

PROSEDUR KERJA Dokumen #:

SOP-UMG-G7.1 Rev #:

03

Judul:

SPPD REKTORAT

Halaman: 1 dari 3

Tanggal: 02-02-2017

Dibuat oleh: Diperiksa oleh: Disetujui oleh:

Jabatan Kabag.

KESEKRETARIATAN REKTOR QMR

Tanda Tangan

Tanggal 20-12-2016 26-12-2016 02-02-2017

1.0 Tujuan

Prosedur ini bertujuan untuk memastikan bahwa SPPD Rektorat sesuai ketentuan.

2.0 Ruang Lingkup

Prosedur ini menunjukkan bahwa proses SPPD Rektorat mulai dari pembuatan surat tugas rektorat sampai proses pencairan dana.

3.0 Standar yang Berlaku

Persyaratan Standar ISO 9001: 2015 – Klausul ISO :

1. 8.2.2 : Menetapkan persyaratan produk dan Layanan

Page 2: SPPD REKTORAT Tanggal - bpm.umg.ac.idbpm.umg.ac.id/aset/images/download/KESEKRETARIATAN.pdf · Judul: SPPD REKTORAT Halaman: 3 dari 3 Tanggal: 02-02-2017 4.0 Catatan 5.0 Definisi

PROSEDUR KERJA Dokumen #:

SOP-UMG-G7.1 Rev #:

03

Judul:

SPPD REKTORAT

Halaman: 2 dari 3

Tanggal: 02-02-2017

SURAT TUGAS UNTUK

REKTORAT

REKTORAT

SURAT TUGAS

SURAT TUGAS UNTUK

REKTORAT

KESEKRETARIATAN

SURAT TUGAS

PENERIMAAN SURAT

(SATU SET SURAT)

SARPRAS

SURAT

PENERIMAAN SURAT

(SATU SET SURAT)

PERSONALIA/ FO

SURAT

SELESAI

CAT:

1. Lembar Pengajuan

Pinjam Mobil.

2. Surat Undangan &

Jadwal Acara.

3. Lembar Permohonan

Perhitungan SPPD.

4. spp (Surat Permintaan

Pembayaran SPPD).

PROSES PENCAIRAN DANA

B.KEU

DANA SPPD

Page 3: SPPD REKTORAT Tanggal - bpm.umg.ac.idbpm.umg.ac.id/aset/images/download/KESEKRETARIATAN.pdf · Judul: SPPD REKTORAT Halaman: 3 dari 3 Tanggal: 02-02-2017 4.0 Catatan 5.0 Definisi

PROSEDUR KERJA Dokumen #:

SOP-UMG-G7.1 Rev #:

03

Judul:

SPPD REKTORAT

Halaman: 3 dari 3

Tanggal: 02-02-2017

4.0 Catatan

5.0 Definisi dan Daftar Singkatan

6.0 Dokumen Pendukung

No Nomor

Dokumen Judul Dokumen

1. -

2. -

3. -

7.0 Daftar Kode Form dan Kartu

8.0 Catatan Perubahan

No Perubahan Tanggal Efektif

1. Revisi ISO 9001 : 2000 menjadi ISO 9001 : 2008 02-01-2015

2. Revisi ISO 9001 : 2008 menjadi ISO 9001 : 2015 02-02-2017

Page 4: SPPD REKTORAT Tanggal - bpm.umg.ac.idbpm.umg.ac.id/aset/images/download/KESEKRETARIATAN.pdf · Judul: SPPD REKTORAT Halaman: 3 dari 3 Tanggal: 02-02-2017 4.0 Catatan 5.0 Definisi

PROSEDUR KERJA Dokumen #:

SOP-UMG-G7.2 Rev #:

03

Judul:

SURAT KELUAR REKTORAT

Halaman: 1 dari 3

Tanggal: 02-02-2017

Dibuat oleh: Diperiksa oleh: Disetujui oleh:

Jabatan Kabag.

KESEKRETARIATAN REKTOR QMR

Tanda Tangan

Tanggal 20-12-2016 26-12-2016 02-02-2017

1.0 Tujuan

Prosedur ini bertujuan untuk memastikan bahwa surat keluar Rektorat sesuai

ketentuan.

2.0 Ruang Lingkup

Prosedur ini menunjukkan bahwa proses surat keluar Rektorat mulai dari disposisi/ perintah buat surat sampai pengiriman surat sesuai tujuan.

3.0 Standar yang Berlaku

Persyaratan Standar ISO 9001: 2015 – Klausul ISO : 1. 8.2.2 : Menetapkan persyaratan produk dan Layanan

Page 5: SPPD REKTORAT Tanggal - bpm.umg.ac.idbpm.umg.ac.id/aset/images/download/KESEKRETARIATAN.pdf · Judul: SPPD REKTORAT Halaman: 3 dari 3 Tanggal: 02-02-2017 4.0 Catatan 5.0 Definisi

PROSEDUR KERJA Dokumen #:

SOP-UMG-G7.2 Rev #:

03

Judul:

SURAT KELUAR REKTORAT

Halaman: 2 dari 3

Tanggal: 02-02-2017

DISPOSISI/ PERINTAH

MEMBUAT SURAT

REKTOR

SURAT

MENGKONSEP SURAT

DINAS/ SURAT KELUAR

REKTORAT

KESEKRETARIATAN

SURAT

PEMBERIAN NOMOR

SURAT & PENCATATAN

DALAM BUKU AGENDA

SURAT KELUAR

KESEKRETARIATAN

SURAT

PENANDATANGANAN OLEH

PIMPINAN/ REKTOR

KESEKRETARIATAN

SURAT

SELESAI

CAT 1:

1. Lembar Pengajuan

Pinjam Mobil.

2. Surat Undangan &

Jadwal Acara.

3. Lembar Permohonan

Perhitungan SPPD.

4. spp (Surat Permintaan

Pembayaran SPPD).

SURAT DINAS/ SURAT

KELUAR REKTORAT

DIBUAT RANGKAP SESUAI

KEBUTUHAN

KESEKRETARIATAN

SURAT

CAT 2:

1. Arsip.

2. Tembusan.

3. Tujuan Surat

PENGIRIMAN SURAT

SESUAI DENGAN TUJUAN

KESEKRETARIATAN

SURAT

Page 6: SPPD REKTORAT Tanggal - bpm.umg.ac.idbpm.umg.ac.id/aset/images/download/KESEKRETARIATAN.pdf · Judul: SPPD REKTORAT Halaman: 3 dari 3 Tanggal: 02-02-2017 4.0 Catatan 5.0 Definisi

PROSEDUR KERJA Dokumen #:

SOP-UMG-G7.2 Rev #:

03

Judul:

SURAT KELUAR REKTORAT

Halaman: 3 dari 3

Tanggal: 02-02-2017

4.0 Catatan

5.0 Definisi dan Daftar Singkatan

6.0 Dokumen Pendukung

No Nomor

Dokumen Judul Dokumen

1. -

2. -

3. -

7.0 Daftar Kode Form dan Kartu

8.0 Catatan Perubahan

No Perubahan Tanggal Efektif

1. Revisi ISO 9001 : 2000 menjadi ISO 9001 : 2008 02-01-2015

2. Revisi ISO 9001 : 2008 menjadi ISO 9001 : 2015 02-02-2017

Page 7: SPPD REKTORAT Tanggal - bpm.umg.ac.idbpm.umg.ac.id/aset/images/download/KESEKRETARIATAN.pdf · Judul: SPPD REKTORAT Halaman: 3 dari 3 Tanggal: 02-02-2017 4.0 Catatan 5.0 Definisi

PROSEDUR KERJA Dokumen #:

SOP-UMG-G7.3 Rev #:

03

Judul:

SURAT MASUK EKSTERNAL

Halaman: 1 dari 3

Tanggal: 02-02-2017

Dibuat oleh: Diperiksa oleh: Disetujui oleh:

Jabatan Kabag.

KESEKRETARIATAN REKTOR QMR

Tanda Tangan

Tanggal 20-12-2016 26-12-2016 02-02-2017

1.0 Tujuan

Prosedur ini bertujuan untuk memastikan bahwa surat masuk eksternal sesuai

ketentuan.

2.0 Ruang Lingkup

Prosedur ini menunjukkan proses surat masuk eksternal mulai dari penerimaan surat eksternal sampai pendistribusian surat.

3.0 Standar yang Berlaku

Persyaratan Standar ISO 9001: 2015 – Klausul ISO : 1. 8.2.2 : Menetapkan persyaratan produk dan Layanan

Page 8: SPPD REKTORAT Tanggal - bpm.umg.ac.idbpm.umg.ac.id/aset/images/download/KESEKRETARIATAN.pdf · Judul: SPPD REKTORAT Halaman: 3 dari 3 Tanggal: 02-02-2017 4.0 Catatan 5.0 Definisi

PROSEDUR KERJA Dokumen #:

SOP-UMG-G7.3 Rev #:

03

Judul:

SURAT MASUK EKSTERNAL

Halaman: 2 dari 3

Tanggal: 02-02-2017

PENERIMAAN SURAT

EKSTERNAL

SATPAM UMG

SURAT

PENCATATAN DALAM

BUKU EKSPEDISI

SATPAM UMG

SURAT

IDENTIFIKASI SURAT

(PEMERIKSAAN

KEBENARAN ALAMAT

TUJUAN)

KESEKRETARIATAN

SURAT

PENANDATANGANAN

BUKU EKSPEDISI, TULIS

TANGGAL DAN JAM

TERIMA SURAT

KESEKRETARIATAN

SURAT

SELESAI

MENGKLASIFIKASI SURAT

(SURAT UNTUK

REKTORAT/ SURAT

UNTUK UNIT LAIN)

KESEKRETARIATAN

SURAT

MEMBUKA DAN MELIHAT

SIFAT KEPENTINGAN

SURAT

KESEKRETARIATAN

SURAT

SESUAI?T

Y

PENCATATAN DALAM

BUKU AGENDA HARIAN

SURAT (TULIS TANGGAL

DAN JAM TERIMA SURAT)

KESEKRETARIATAN

SURAT

PENCATATAN DALAM

BUKU AGENDA MASUK

KESEKRETARIATAN

SURAT

PENCATATAN DALAM

BUKU AGENDA MASUK

KESEKRETARIATAN

SURAT

PENCATATAN DALAM

BUKU AGENDA MASUK

KESEKRETARIATAN

SURAT

PENDISTRIBUSIAN

KESEKRETARIATAN

SURAT

EKSPEDISI SURAT MASUK

EKSTERNAL UNTUK UNIT

LAIN

STAF BAU

SURAT

Page 9: SPPD REKTORAT Tanggal - bpm.umg.ac.idbpm.umg.ac.id/aset/images/download/KESEKRETARIATAN.pdf · Judul: SPPD REKTORAT Halaman: 3 dari 3 Tanggal: 02-02-2017 4.0 Catatan 5.0 Definisi

PROSEDUR KERJA Dokumen #:

SOP-UMG-G7.3 Rev #:

03

Judul:

SURAT MASUK EKSTERNAL

Halaman: 3 dari 3

Tanggal: 02-02-2017

4.0 Catatan

5.0 Definisi dan Daftar Singkatan

6.0 Dokumen Pendukung

No Nomor

Dokumen Judul Dokumen

1. -

2. -

3. -

7.0 Daftar Kode Form dan Kartu

8.0 Catatan Perubahan

No Perubahan Tanggal Efektif

1. Revisi ISO 9001 : 2000 menjadi ISO 9001 : 2008 02-01-2015

2. Revisi ISO 9001 : 2008 menjadi ISO 9001 : 2015 02-02-2017

Page 10: SPPD REKTORAT Tanggal - bpm.umg.ac.idbpm.umg.ac.id/aset/images/download/KESEKRETARIATAN.pdf · Judul: SPPD REKTORAT Halaman: 3 dari 3 Tanggal: 02-02-2017 4.0 Catatan 5.0 Definisi

PROSEDUR KERJA Dokumen #:

SOP-UMG-G7.4 Rev #:

03

Judul:

SURAT MASUK INTERNAL

Halaman: 1 dari 3

Tanggal: 02-02-2017

Dibuat oleh: Diperiksa oleh: Disetujui oleh:

Jabatan Kabag.

KESEKRETARIATAN REKTOR QMR

Tanda Tangan

Tanggal 20-12-2016 26-12-2016 02-02-2017

1.0 Tujuan

Prosedur ini bertujuan untuk memastikan bahwa surat masuk internal sesuai

ketentuan.

2.0 Ruang Lingkup

Prosedur ini menunjukkan proses surat masuk internal mulai dari penerimaan surat dari unit sampai pengarsipan.

3.0 Standar yang Berlaku

Persyaratan Standar ISO 9001: 2015 – Klausul ISO : 1. 8.2.2 : Menetapkan persyaratan produk dan Layanan

Page 11: SPPD REKTORAT Tanggal - bpm.umg.ac.idbpm.umg.ac.id/aset/images/download/KESEKRETARIATAN.pdf · Judul: SPPD REKTORAT Halaman: 3 dari 3 Tanggal: 02-02-2017 4.0 Catatan 5.0 Definisi

PROSEDUR KERJA Dokumen #:

SOP-UMG-G7.4 Rev #:

03

Judul:

SURAT MASUK INTERNAL

Halaman: 2 dari 3

Tanggal: 02-02-2017

PENERIMAAN SURAT

DARI UNIT

KESEKRETARIATAN

SURAT

IDENTIFIKASI SURAT

(PEMERIKSAAN

KEBENARAN ALAMAT

TUJUAN)

KESEKRETARIATAN

SURAT

MEMBUKA DAN MELIHAT

SIFAT KEPENTINGAN

SURAT

KESEKRETARIATAN

SURAT

SELESAI

SESUAI?T

Y

PENCATATAN DALAM

BUKU AGENDA MASUK

SURAT INTERNAL

KESEKRETARIATAN

SURAT

MELAMPIRI SURAT MASUK

DENGAN LEMBAR

DISPOSISI

KESEKRETARIATAN

SURAT & LEMBAR

DISPOSISI

SESUAI?PENGARSIPAN

KESEKRETARIATAN

SURAT

T YMENGKLASIFIKASI SURAT

KESEKRETARIATAN

SURAT

MENGKLASIFIKASI SURAT

KESEKRETARIATAN

SURAT

SURAT DINAS/ SURAT

KELUAR REKTORAT

KESEKRETARIATAN

SURAT

CAT:

1. Surat disposisi.

2. Surat jawaban.

3. Surat tugas.

4. Surat keputusan.

Page 12: SPPD REKTORAT Tanggal - bpm.umg.ac.idbpm.umg.ac.id/aset/images/download/KESEKRETARIATAN.pdf · Judul: SPPD REKTORAT Halaman: 3 dari 3 Tanggal: 02-02-2017 4.0 Catatan 5.0 Definisi

PROSEDUR KERJA Dokumen #:

SOP-UMG-G7.4 Rev #:

03

Judul:

SURAT MASUK INTERNAL

Halaman: 3 dari 3

Tanggal: 02-02-2017

4.0 Catatan

5.0 Definisi dan Daftar Singkatan

6.0 Dokumen Pendukung

No Nomor

Dokumen Judul Dokumen

1. -

2. -

3. -

7.0 Daftar Kode Form dan Kartu

8.0 Catatan Perubahan

No Perubahan Tanggal Efektif

1. Revisi ISO 9001 : 2000 menjadi ISO 9001 : 2008 02-01-2015

2. Revisi ISO 9001 : 2008 menjadi ISO 9001 : 2015 02-02-2017