spi sekretariat jendral
TRANSCRIPT
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
1/69
PEDOMAN
SISTEM PENGENDALIAN INTERN (SPI)
SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN PERTANIAN
SEKRETARIAT JENDERAL
KEMENTERIAN PERTANIAN
JUNI, 2012
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
2/69
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
3/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian ii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ............................................................................. i
DAFTAR ISI ............................................................................ ii
DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................... iii
DAFTAR GAMBAR ........................................................................... iv
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................. 1
1.1. Latar Belakang ............................................................................. 1
1.2. Dasar Hukum ............................................................................. 2
1.3. Maksud dan Tujuan ....................................................................... 2
1.4. Ruang Lingkup ............................................................................. 3
1.5. Istilah dan Pengertian .................................................................... 4
BAB II SPI SEKRATARIAT JENDERAL ...................................................... 7
2.1. Tugas Pokok dan Fungsi, Visi, Misi dan Tujuan, Program dan Kegiatan 6
2.2. Pelaksanaan SPI Sekretariat Jenderal ......................... .................. 7
2.3. Ruang Lingkup Pengendalian Tim Satuan Pelaksana (Satlak)
SPI Sekretariat Jenderal ................................................................ 13
BAB III PETUNJUK OPERASIONAL KEGIATAN PENGENDALIAN ........... 25
3.1. Reviu Terhadap Perencanaan, Kinerja, Indikator Kinerja
dan Ketaatan Penyampaian Laporan....................... ....................... 27
3.2. Pembinaan Sumber Daya Manusia Aparatur, Kelembagaan danKetatalaksanaan ............................................................................. 29
3.3. Pembinaan Hukum dan Peraturan Perundang-Undangan dan
Komunikasi Publik ........................................................................... 9
3.4. Penyediaan Sarana Prasarana dan Pencatatan Keuangan yang Akurat 36
3.5. Penyelenggaraan Ketatausahaan, Kerumahtanggaan, Pelaksanaan
Hubungan Masyarakat, Pengembangan Hubungan Antar Lembaga
dan Fasilitasi Keprotokolan ............................................................. 38
3.6. Pengembangan Kerja Sama Luar Negeri ....................................... 40
3.7. Pengendalian Terhadap Pengelolaan Perstatistikan dan Sistem
Informasi ...... .............................................................................. 42
3.8. Pelayanan Varietas dan Perizinan Pertanian .................................. 44
BAB IV PENUTUP ....................................................................................... 48
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
4/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian iii
DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN-1 : Keputusan Sekretaris Jenderal Kementerian PertanianNomor : 1096/Kpts/OT.140/3/2012 Tentang PerubahanSatuan Pengendali Intern Pemerintah Lingkup SekretariatJenderal Kementerian Pertanian ........................................ 49
LAMPIRAN-2 : Keputusan Menteri Pertanian Nomor : 10696/Kpts/OT.140/3/ 2012 Tentang Susunan Keanggotaan SatuanPengendali Intern Pemerintah Lingkup SekretariatJenderal Kementerian Pertanian ...................................... 48
LAMPIRAN-3 : Daftar Penilaian (Checklist) Lingkungan Pengendalian ... 53
LAMPIRAN-4 : Daftar Penilaian (Checklist) Penilaian Resiko ................. 57
LAMPIRAN-5 : Daftar Penilaian (Checklist) Kegiatan Pengendalian ...... 59
LAMPIRAN-6 : Daftar Penilaian (Checklist) Lingkup Informasi danKomunikasi ..................................................................... 61
LAMPIRAN-7 : Daftar Penilaian (Checklist) Pemantauan PengendalianIntern ................................................................................ 63
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
5/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian iv
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Struktur Organisasi Tim SPI Sekretariat Jenderal ...................... 11
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
6/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
1
BAB IPENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Sesuai dengan peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang Tentang
Kedudukan, Tugas, Dan Fungsi Kementerian Negara Serta Susunan
Organisasi, Tugas dan Fungsi Eselon I Kementerian Negara, Menteri
Pertanian bertanggung jawab terhadap keberhasilan pembangunan
pertanian nasional. Indikator keberhasilan pembangunan pertanian
sebagaimana tertuang dalam Rencana Strategis Kementerian Pertanian
2010-2014 adalah tercapainya 4 (empat) target sukses yang merupakan
target utama Kementerian Pertanian, yaitu : (1) tercapainya swasembada(kedelai, gula dan daging sapi) dan swasembada berkelanjutan (padi dan
jagung); (2) meningkatnya diversifikasi pangan; (3) meningkatnya nilai
tambah, daya saing dan ekspor komoditas pertanian; dan (4) meningkatnya
kesejahteraan petani.
Untuk menjamin keberhasilan pencapaian target sukses Kementerian
Pertanian tersebut dibutuhkan pengendalian secara sistemik terhadap
pengelolaan program dan kegiatan mulai dari tahap perencanaan,
pelaksanaan, pemantauan sampai evaluasinya di tingkat lapangan. Di sisi
lain, pelaksanaan program dan kegiatan Kementerian Pertanian yang
dibiayai dari APBN yang kian terbatas membutuhkan manajemen
pengelolaan yang sesuai dengan azas-azas pengelolaan keuangan negara
yang efektif, efisien, ekonomis dan transparan guna mewujudkan birokrasi
yang sehat (clean goverment) dalam kerangka tata kelola pemerintahan
yang baik (good governance). Untuk itu, diperlukan keberadaan dan
berfungsinya suatu sistem pengendalian yang memberi keyakinan yang
memadai bagi pimpinan Kementerian Pertanian dalam mencapai target
kinerja yang telah ditetapkan.
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
7/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
2
Pokok-pokok arah kebijakan, arah, tujuan dan sasaran pengendalian
sebagai bagian dari manajemen pemerintahan dan pembangunan telah
digariskan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tetang
Sistem Pengendalian Internal Pemerintah (SPIP), sehingga dalam
penerapannya memungkinkan setiap instansi dan satuan kerja dapat secara
dini mengidentifikasi terjadinya deviasi atau penyimpangan terhadap
pelaksanaan program dan kegiatan dari yang telah direncanakan. Sistem
Pengendalian Intern Pemerintah (SPI) merupakan proses yang integral
dalam pengendalian pengelolaan kegiatan yang dilakukan secara terus
menerus oleh pimpinan dan seluruh pegawai untuk memberikan keyakinan
memadai terhadap tercapainya tujuan organisasi secara efektif dan efisien.
Sistem ini bila diterapkan dengan baik dapat memberikan umpan balik
sebagai bahan koreksi dan perbaikan dari pimpinan instansi dan unit kerja.
Sebagaimana arahan Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tetang
Sistem Pengendalian Internal Pemerintah (SPIP), Sistem Pengendalian
Intern (SPI) terdiri dari beberapa unsur, yaitu : (a) lingkungan pengendalian;
(b) penilaian risiko; (c) kegiatan pengendalian; (d) informasi dan komunikasi;
dan (e) pemantauan pengendalian intern. Penerapan unsur-unsur SPI
sebagaimana dimaksud di atas harus dilaksanakan secara terpadu dan
menjadi bagian integral dari kegiatan instansi pemerintah.
Sekretariat Jenderal Kementerian Pertanian sebagi bagian dari instansi di
lingkungan Kementerian Pertanian bertanggung jawab terhadap
penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern (SPI) di setiap satuan kerja di
lingkup Sekretariat Jenderal. Berdasarkan hal tersebut, maka dipandang
perlu diterbitkan suatu Pedoman Sistem Pengendalian Intern (SPI)
Sekretariat Jenderal yang dapat menjadi acuan operasional bagi satuan
kerja di lingkup instansi ini dalan penyusunan Petunjuk Pelaksanaan (Juklak)
di satuan kerjanya masing-masing.
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
8/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
3
1.2. Dasar Hukum
Dasar hukum penyusunan Pedoman SPI Sekretariat Jenderal adalah:
1. Peraturan Pemerintah No. 60/2008 tentang Sistem Pengendalian Intern
Pemerintah;
2. Peraturan Menteri Pertanian No. 23/Permentan/OT.140/5/2009 tentang
Pedoman Umum Sistem Pengendalian Intern di Lingkungan Departemen
Pertanian;
3. Keputusan Menteri Pertanian No. 1096/Kpts/OT.140/3/2012 tentang
Satuan Pengendalian Intern Pemerintah Lingkup Sekretariat Jenderal
Kementerian Pertanian.
1.3. Maksud dan Tujuan
Maksud dan tujuan dari Pedoman SPI Seketariat Jenderal adalah :
1) Mendukung peningkatan kinerja, transparansi, akuntabilitas pengelolaan
keuangan negara, dan pengamanan aset negara di Sekretariat Jenderal,
Kementerian Pertanian;
2) Memberikan panduan bagi Satuan Kerja lingkup Sekretariat Jenderal,
Kementerian Pertanian dalam pelaksanaan SPI.
Berdasarkan maksud dan tujuan di atas, maka setiap unit eselon II dan
satuan kerja lingkup Seketariat Jenderal diwajibkan untuk menjabarkan dan
merinci lebih lanjut Pedoman ini ke dalam Pedoman Pelaksanaan (Juklak)
yang disesuaikan dengan karakteristik tupoksinya masing-masing.
1.4. Ruang Lingkup
Ruang lingkup yang diatur dalam Pedoman Sistem Pengendalian Intern
(SPI) Sekretariat Jenderal meliputi unsur-unsur sebagai berikut:
1) Lingkungan Pengendalian
Adalah upaya untuk mewujudkan suatu kondisi yang memungkinkan
seluruh pegawai Sekretaiat Jenderal dapat menciptakan dan
memelihara lingkungan organisasi, sehingga menimbulkan perilaku
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
9/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
4
positif yang mendukung pencapaian pengendalian intern dan
manajemen yang sehat.
2) Penilaian Risiko
Adalah tindakan pengendalian intern melalui penilaian risiko kegiatan-
kegiatan yang akan dilaksanakan oleh Sekretariat Jenderal, baik risiko
yang timbul dari dalam maupun dari luar luar.
3) Kegiatan Pengendalian
Kegiatan pengendalian adalah tindakan penanggung jawab dan
pelaksana kegiatan di unit kerja lingkup Sekretariat Jenderal untuk
membantu memastikan bahwa arahan pimpinan Sekretariat Jenderal
tentang tujuan dan sasaran kegiatan yang telah ditetapkan dapat
dilaksanakan secara efektif dan efisien.
4) Informasi dan Komunikasi
Informasi dan komunikasi adalah tindakan penanggung jawab dan
pelaksana kegiatan untuk melaporkan perkembangan dan hasil
pelaksanaan kegiatan serta saran tindak lanjut kepada pimpinan
Seketariat Jenderal dan pemangku kepentingan lainnya.
5) Pemantauan Pengendalian Intern
Pemantauan adalah tindakan yang harus dilakukan penanggung jawab
dan pelaksana kegiatan dalam menilai kualitas kinerja, baik secara
kualitatif dan kuantitatif dari waktu ke waktu dan memastikan bahwa
rekomendasi hasil audit dan reviu lainnya dapat segera ditindaklanjuti.
1.5. Istilah dan Pengertian
1. Sistem Pengendalian Intern yang selanjutnya disingkat SPI adalah proses
yang integral pada tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara terus
menerus oleh pimpinan dan seluruh pegawai di lingkungan Pemerintah
Pusat dan Pemerintah Daerah untuk memberikan keyakinan memadai
terhadap tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan yang ekonomis,
efektif, efisien dan transparan.
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
10/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
5
2. Pengawasan Intern adalah seluruh proses kegiatan audit, reviu, evaluasi,
pemantauan, dan kegiatan pengawasan lain terhadap penyelenggaraan
tugas dan fungsi organisasi dalam rangka memberikan keyakinan yang
memandai bahwa kegiatan telah dilaksanakan sesuai dengan tolok ukur
yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien untuk kepentingan
pimpinan dalam mewujudkan tata kepemerintahan yang baik.
3. Pengendalian adalah mengatur, mengarahkan dan mengambil tindakan
korektif, mengawasi semua tindakan yang dilakukan dalam melaksanakan
sesuatu rencana agar mencapai sasaran yang ditetapkan.
4. Lingkungan pengendalian adalah kondisi dalam instansi pemerintah yang
mempengaruhi efektivitas pengendalian intern.
5. Penilaian risiko adalah kegiatan penilaian atas kemungkinan kejadian
yang mengancam pencapaian tujuan dan sasaran instansi pemerintah.
6. Kegiatan pengendalian adalah tindakan yang diperlukan untuk mengatasi
risiko serta penetapan pelaksanaan kebijakan dan prosedur untuk
memastikan bahwa tindakan mengatasi risiko telah dilaksanakan secara
efektif
7. Informasiadalah data yang diolah yang dapat digunakan untuk mengambil
keputusan dalam rangka penyelenggaraan tugas dan fungsi instansi
pemerintah.
8. Pemantauan pengendalian adalah proses penilaian atas mutu kinerja
sistem pengendalian intern dan proses yang memberikan keyakinan
bahwa temuan audit dan evaluasi lainnya segera ditindaklanjuti.
9. Pembinaan adalah tindakan yang dilakukan oleh atasan langsung
terhadap penyelenggaraan program dan kegiatan satuan kerja, dalam
bentuk bimbingan, pelatihan, arahan dan supervisi serta pemberian
pedoman terhadap seluruh bagian pada satuan kerja secara
berkelanjutan.
10. Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) adalah instansi pemerintah
yang mempunyai tugas pokok dan fungsi melakukkan pengawasan dan
terdiri atas :
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
11/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
6
a. Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) yang
bertanggungjawab kepada Presiden.
b. Inspektorat Jenderal yang bertanggung jawab kepada Menteri
Pertanian. Inspektorat Provinsi bertanggung jawab kepada Gubernur.
11. Reviu adalah penelahaan ulang bukti-bukti sesuatu kegiatan untuk
memastikan bahwa kegiatan tersebut telah dilaksanakan sesuai dengan
ketentuan, norma, standar, prosedur dan kebijakan yang telah di tetapkan.
12. Pemantauan adalah suatu proses penilaian kemajuan suatu
program/kegiatan dalam mencapai tujuan yang telah ditPetapkan.
13. Evaluasi adalah suatu rangkaian kegiatan membandingkan hasil/prestasi
program/kegiatan dengan nomor, standar, dan prosedur yang telah
ditetapkan dan menentukan faktor-faktor yang mempengaruhi
keberhasilan atau kegagalan suatu program/kegiatan dalam mencapai
tujuan.
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
12/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
7
BAB IISPI SEKRETARIAT JENDERAL
2.1. Tugas Pokok dan Fungsi, Visi, Misi dan Tujuan, Program dan Kegiatan
A. Tugas Pokok dan Fungsi
Berdasarkan Peraturan Menteri Pertanian Nomor 61/Permentan/
OT.140/10/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian
Pertanian, Sekretariat Jenderal mempunyai tugas melaksanakan
koordinasi pelaksanaan tugas, pembinaan dan pemberian dukungan
administrasi kepada seluruh unit organisasi di lingkungan Kementerian
Pertanian. Dalam melaksanakan tugas tersebut Sekretariat Jenderal
menyelenggarakan fungsi:1. Koordinasi kegiatan Kementerian Pertanian;
2. Koordinasi dan penyusunan rencana dan program Kementerian
Pertanian;
3. Pembinaan dan pemberian dukungan administrasi yang meliputi
ketatausahaan, kepegawaian, keuangan, kerumah tanggaan, arsip
dan dokumentasi Kementerian Pertanian;
4. Pembinaan dan penyelenggaraan organisasi dan tata laksana,
kerjasama dan hubungan masyarakat;
5. Koordinasi dan penyusunan peraturan perundang-undangan dan
bantuan hukum;
6. Penyelenggaraan pengelolaan barang milik/kekayaan negara, dan
7. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Menteri Pertanian.
B. Visi, Misi dan Tujuan
Visi Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian Tahun 2010-2014
adalah Menjadikan Birokrasi yang Profesional dan Berintergritas serta
Memberikan Pelayanan Prima.
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
13/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
8
Untuk mewujudkan Visi tersebut telah dirumuskan Misi Sekretariat
Jenderal, Kementerian Pertanian Tahun 2010-2014 yaitu:
1) Meningkatkan kualitas pelayanan kepada aparatur Kementerian
Pertanian dan masyarakat;
2) Meningkatkan kualitas perencanaan, penganggaran, pemantauan
dan evaluasi, serta pelaporan pelaksanaan pembangunan
pertanian;
3) Mewujudkan organisasi, ketatalaksanaan dan pelayanan
administrasi kepegawaian Kementerian Pertanian yang
proporsional, efektif dan efisien;
4) Meningkatlkan kualitas peraturan perundang-undangan dan
pelayanan informasi publik;
5) Meningkatkan kualitas pengelolaan keuangan dan perlengkapan
serta kearsipan;
6) Meningkatkan kualitas pelayanan ketatausahaan,
kerumahtanggaan, hubungan antar lembaga dan protokol serta
hubungan masyarakat;
7) Menyusun rumusan kebijakan kerja sama luar negeri bidang
pertanian;
8) Meningkatkan kualitas data dan mengembangkan sistem informasi
pertanian dalam mendukung pembangunan pertanian;
9) Menyelenggarakan pelayanan perlindungan varietas tanaman dan
perizinan pertanian yang berkualitas.
Guna mewujudkan Visi dan Misi, maka telah ditetapkan tujuan yang
akan dicapai oleh Sekretariat Jenderal, yaitu melalui:
1) Penyusunan perencanan pembangunan pertanian yang terpadu,
berbasis kinerja yang berkerangka jangka menengah.
2) Pengembangan organisasi yang sesuai dengan beban kerja (right
sizing), dan ketatalaksanaan yang efektif dan efisien, serta
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
14/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
9
sumberdaya manusia aparatur pertanian yang berbasis
kompetensi;
3) Penerbitan perangkat peraturan perundang-undangan dan
pelayanan hukum bidang pertanian, serta pengelolaan informasi
publik Kementerian Pertanian yang dapat melindungi dan menjamin
tercapainya tujuan dan sasaran pembangunan pertanian;
4) Penataan dan pengelolaan administrasi keuangan dan perangkat
perlengkapan Kementerian Pertanian guna mencapai penilaian
audit laporan keuangan Wajar Tanpa Pengecualian (WTP);
5) Penyelenggaraan urusan ketatausahaan, kerumahtanggaan,
hubungan antar lembaga dan protokoler serta pengembangan
pelayanan hubungan masyarakat yang dapat mendukung
peningkatan efektivitas kinerja organisasi;
6) Penyusunan kebijakan dan pengelolaan administrasi kerja sama
luar negeri bidang pertanian yang melindungi kepentingan nasional
serta terintegrasi dengan dinamika lingkungan dan perekonomian
global;
7) Pengembangan penataan dan pengelolaan data dan sistem
informasi pertanian yang akurat, konsisten, relevan, terkini dan
tepat waktu, serta menerapkan teknologi dan sistem informasi
modern;
8) Penyelenggaraan pelayanan perlindungan varietas tanaman dan
perizinan pertanian yang berkualitas internasional, cepat, tepat,
akurat dan akuntabel guna mendukung terwujudnya pertanian
tangguh dan dinamis.
C. Program dan Kegiatan
Program dan kegiatan Sekretariat Jenderal dirancang dalam rangka
melaksanakan kebijakan Kementerian Pertanian sesuai amanat
Rencana Strategis Kementerian Pertanian 2010-2014, yaitu
peningkatan dan penerapan manajemen pembangunan pertanian yang
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
15/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
10
akuntabel dan good governace. Kebijakan Kementerian Pertanian ini
selanjutnya dirumuskan kembali di dalam Rencana Strategis
Sekretariat Jenderal 2010-2014, yaitu membangun dan
mengembangkan organisasi, sistem administrasi dan manajemen
pembangunan Kementerian Pertanian yang sesuai dengan asas clean
government dan good governance. Nomenklatur Program Sekretariat
Jenderal adalah Program Dukungan Manajemen dan Pelaksanaan
Tugas Teknis Kementerian Pertanian Lainnya. Adapun nomenklatur
kegiatan-kegiatan Sekretariat Jenderal adalah:
1) Koordinasi dan pembinaan perencanaan Kementerian Pertanian;
2) Pengelolaan keuangan dan perlengkapan serta pemeliharaan
sarana dan prasarana Kantor Pusat Kementerian Pertanian;3) Pembinaan hukum dan peraturan perundang-undangan serta
koordinasi humas dan komunukasi publik di bidang pertanian;
4) Pengembangan kerja sama luar negeri untuk bidang pangan dan
pertanian dalam kerangka bilateral, regioal, multilateral serta PBB;
5) Peningkatan kualitas kelembagaan, ketatalaksanaan dan
kepegawaian;
6) Pelayanan perizinan dan investasi pertanian (prioritas nasional dan
bidang)
7) Pengembangan perstatistikan dan sistem informasi pertanian;
8) Pengembangan perlindungan dan pendaftaran varietas tanaman
(prioritas bidang).
2.2. Pelaksanaan SPI Sekretariat Jenderal
A. Organisasi SPI Sekretariat Jenderal
Berdasarkan Keputusan Menteri Pertanian Nomor
1096/Kpts/OT.140/3/2012 tentang Satuan Pengendalian Intern
Pemerintah Lingkup Sekretariat Jenderal Kementerian Pertanian, telah
dibentuk struktur organisasi Tim Satuan Pelaksana yang terdiri dari:
Pengarah Satuan Pelaksana, Penyelia Satuan Pelaksana dan
Pelaksana Satuan Pelaksana.
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
16/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
11
STRUKTUR ORGANISASI TIM SPI SEKRETARIAT JENDERAL
Penanggung
Jawab
Ketua
Pengarah
AnggotaPengarah
Sekretaris
Pengarah
AnggotaPengarah AnggotaPengarah AnggotaPengarah AnggotaPengarah AnggotaPengarah
Anggota
Penyelia
Anggota
Penyelia
Anggota
Penyelia
Anggota
Penyelia
Anggota
Penyelia
Anggota
Penyelia
Ketua Penyelia
Anggota
Pelaksana
Anggota
Pelaksana
Anggota
Pelaksana
Anggota
Pelaksana
Anggota
Pelaksana
Anggota
Pelaksana
Ketua
Pelaksana
Sekretaris
Penyelia
SekretarisPelaksana
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
17/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
12
B. Tugas SPI Sekretariat Jenderal
Pengarah Satuan Pelaksana SPI Sekretariat Jenderal mempunyai tugas :
1. Memberikan arahan pengendalian intern pelaksanaan kegiatan kepada
Penyelia dan Pelaksana yang meliputi; (1) Lingkungan Pengendalian,
(2) Penilaian Risiko, (3) Kegiatan Pengendalian, (4) Informasi dan
Komunikasi, dan (5) Pemantauan Pengendalian Intern
2. Melaporkan rancangan pengendalian intern terhadap penyelenggaraan
tugas dan fungsi organisasi sesuai dengan tolok ukur yang telah
ditetapkan secara efektif dan efisien;
3. Menyiapkan bahan kebijakan pengendalian dalam rangka
penyelenggaraan tugas dan fungsi instansi pemerintah dalam lingkup
kerjanya sesuai ketentuan yang berlaku;
4. Melaporkan secara utuh hasil pelaksanaan SPI kepada atasan
langsungnya secara tertulis;
Penyelia Satuan Pelaksana SPI Sekerariat Jenderal mempunyai tugas :
1. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kegiatan Pengendalian
intern dan memberikan arahan teknis pengendalian intern kepada
Pelaksana;
2. Menyiapkan bahan rumusan pengambilan kebijakan kegiatan
pengendalian intern;
3. Melakukan evaluasi terhadap rancangan dan pelaksanaan
program/kegiatan yang telah ditetapkan dan menentukan faktor-faktor
yang mempengaruhi keberhasilan dan kegagalannya;
4. Melaporkan secara utuh kepada atasan langsungnya secara tertulis.
Pelaksana Satuan Pelaksana SPI Sekretariat Jenderal mempunyai tugas :
1. Menyiapkan bahan rumusan pengambilan kebijakan kegiatan
pengendalian intern;
2. Menyiapkan bahan evaluasi terhadap pelaksanaan program kegiatan;
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
18/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
13
3. Melakukan kegiatan pengendalian intern dan pengawasan kinerja,
keuangan, asset serta pengendalian/pengawasan khusus sesuai
kebijakan yang telah ditetapkan;
4. Membuat laporan tertulis hasil pelaksanaan SPI secara berkala kepada
atasan langsungnya.
C. Kalender Kerja Satlak SPI Sekretariat Jenderal
No Kegiatan Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Sep Okt Nov Des
1 Penerbitan SK SPI Setjen X
2 Penyusunan Pedoman SPI X X X
3Peningkatan Kapasitas Tim
SPI
X X X
4 Rapat Koordinasi Triwulanan X X X X
5Pengendalian KinerjaKeuangan dan Aset
X X X X
6Evaluasi PelaksanaanKegiatan/Program
X X X X
7 Laporan Berkala X X X X
2.3. Ruang Lingkup Pengendalian Tim Satlak SPI Sekretariat Jenderal
Ruang lingkup pengendalan yang harus dilaksanakan oleh Tim Satlak SPI
Sekretariat Jenderal mencakup 5 (lima) unsur, yaitu : (a) lingkungan
pengendalian, (b) penilaian risiko, (c) kegiatan pengendalian, (d) informasi
dan komunikasi, dan (e) pemantauan. Ruang lingkup pengendalian secara
rinci diuraikan sebagai berikut:
A. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian adalah kondisi dalam lingkungan Sekretariat
Jenderal, Kementerian Pertanian yang mempengaruhi efektivitas
pengendalian intern. Di dalam lingkungan pengendalian diharapkan
terbangunnya sistem pengendalian intern yang efektif yang melekat
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
19/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
14
sepanjang proses kegiatan mulai dari perencanaan sampai evaluasi dan
pelaporan. Kondisi lingkungan pengendalian dipengaruhi oleh sumber
daya manusia, sehingga untuk mendukung terbentuknya Sistem
Pengendalian Intern Pemerintah yang baik, maka perlu dirancang
pengelolaan organisasi yang mempertimbangkan aspek kebijakan,
sumber daya manusia, dan prosedur. Berkenaan dengan dinamika
organisasi yang dipengaruhi oleh banyak aspek tersebut, maka
lingkungan pengendalian hanya memberikan keyakinan yang memadai,
bukan suatu keyakinan mutlak.
1. Kebijakan
Arah kebijakan Sekretariat Jenderal sebagaimana yang tertuang di
dalam Rencana Strategis Sekretariat Jenderal 2010-2014 dapat
dijabarkan kembali ke dalam kebijakan operasional sesuai
permasalahan dan kebutuhan organisasi. Kebijakan operasional
merupakan landasan bagi aparatur pelaksana kegiatan dalam
penyelenggaraan kegiatan untuk menghasilkan kinerja sesuai yang
diharapkan. Kebijakan yang ditetapkan Sekerariat Jenderal
merupakan kebijkan publik yang tidak hanya mengikat ke dalam
hierarki organisasi, namun berlaku pula pada pemangku kepentingan
secara luas. Sehubungan dengan hal tersebut di atas, maka di
dalam proses penyusunan kebijakan terdapat prinsip-prinsip yang
perlu diperhatikan, yaitu prinsip rasionalitas, prinsip efektivitas dan
prinsip produktivitas.
a. Prinsip rasional i tas, kebijakan dinilai rasional apabila kebijakan
dapat diterima secara logis, berhubungan erat dengan sasaran
yang ingin dicapai, dapat diterima dan dilaksanakan secara nyata
oleh pelaksana kebijakan, serta tidak menimbulkan perbedaan
atau bias penafsiran yang tinggi diantara para pelaksana
kebijakan tersebut.
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
20/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
15
b. Prinsip efekti f i tas, kebijakan dinilai efektif apabila kebijakan yang
ditetapkan secara nyata mendukung tingkat keberhasilan
pencapaian sasaran yang telah ditetapkan. Penilaian efektifitas
kebijakan memerlukan penelaahan dan pengkajian menyeluruh
mulai dari periode sebelum setelah diterbitkannya kebijakan serta
memperhatikan umpan balik dari pemangku kepentingan,
terutama dari kelompok penerima manfaat yang merasakan atau
menerima dampak dari penerapan kebijakan.
c. Prinsip ef is iensi, kebijakan dinilai efisien apabila kebijakan yang
ditetapkan sungguh-sungguh secara nyata dibutuhkan oleh
pemangku kepentingan.
d. Prinsip produkt iv i tas, kebijakan dinilai produktif apabila
kebijakan yang ditetapkan dapat lebih mendorong para pemangku
kepentingan untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi.
2. Sumber daya manusia
Sumberdaya manusia merupakan sub sistem dalam suatu organisasi
yang diciptakan sebagai upaya agar para pegawai dapat
dimanfaatkan secara efisien dan efektif dalam mencapai tujuan dan
sasaran yang telah ditetapkan. Dengan pengelolaan sumber daya
manusia yang dilakukan secara kontinyu dan konsisten melalui
peningkatan kemampuan, semangat dan gairah kerja serta disiplin
diharapkan produktivitas aparatur Sekretariat Jenderal akan terus
meningkat.
3. Prosedur
Prosedur adalah rangkaian (tahapan proses) manajemen dalam
mengelola sumber daya manusia, sumber pembiayaan, peralatan
dan perlengkapan serta metode untuk mencapai tujuan dan yang
telah ditetapkan. Prosedur yang baik harus mengacu pada tugas
pokok dan fungsi organisasi serta mampu memberikan kejelasan
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
21/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
16
maksud, tujuan, sasaran, manfaat, dampak dan indikator
keberhasilan pelaksanan kegiatan bagi aparatur yang akan menjadi
pelaksana dari kegiatan tersebut. Dengan demikian, prosedur harus
dibuat secara sederhana, ditetapkan secara tertulis, mudah
dipahami, dan disosialisasikan kepada seluruh pemangku
kepentingan, agar dapat mendorong aparatur Sekretariat Jenderal
untuk memberikan pelayanan prima kepada segenap pemangku
kepentingan.
B. Penilaian Risiko
Risiko dapat terjadi pada setiap kegiatan dan tahapan kegiatan yang
dilakukan, mulai dari tahap perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan
evaluasi, pelaporan, hingga tahap tindak lanjut hasil evaluasi dan
pelaporan. Risiko yang tidak dapat terdeteksi secara dini atau tidak
dapat dikelola dengan baik akan mengakibatkan tujuan yang telah
ditetapkan tidak dapat tercapai atau pencapaiannya tidak optimal.
Dengan demikian, penanganan risiko terhadap kegiatan-kegiatan
strategis yang dilakukan di setiap unit kerja di lingkungan Sekretariat
Jenderal menjadi faktor yang sangat penting dalam menjamin
pencapaian tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Daftar penilaian
(check list) lingkungan pengendalian di rujuk pada Lampiran-3.
Pengelolaan risiko secara efektif tidak dapat dilakukan secara parsial di
masing-masing Satuan Kerja di lingkungan Sekretariat Jenderal, akan
tetapi karena tujuan dan sasaran organisasi Sekretariat Jenderal
merupakan tujuan bersama dari seluruh Satuan Kerja yang ada, maka
perlu dilakukan pengelolaan risiko secara komprehensif agar di tingkat
Sekretariat Jenderal melalui suatu manajemen pengelolaan risiko.
Manajemen pengelolaan risiko adalah cara bagaimana menangani
semua risiko, baik dari dalam maupun luar organisasi yang dapat
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
22/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
17
mengancam pencapaian visi, misi, tujuan, dan sasaran suatu organisasi,
untuk itu diperlukan suatu penilaian risiko terhadap seluruh kegiatan
yang dilaksanakan di lingkungan Sekretariat Jenderal. Penilaian risiko
dilaksanakan melalui tahapan : (1) identifikasi risiko dan (2) penyusunan
daftar risiko.
1. Identifikasi risiko
Idilaksanakan sejak di awal perencanaan kegiatan. Identifikasi
dilakukan terhadap tahapan-tahapan kegiatan yang tertuang dalam
Term of Reference (TOR) atau Kerangka Acuan Kerja (KAK) di
masing masing unit kerja pelaksana kegiatan. Aspek yang harus
dilakukan dalam identifikasi risiko adalah penetapan titik kritis kegiatan
dan analisis risiko.
Penetapan Titik Kritis pada Kegiatan
Titik kritis kegiatan harus dituangkan dengan jelas di dalam TOR/KAK
kegiatan. Penetapan titik kritis didasarkan pada tahapan-tahapan
kegiatan yang telah ditetapkan, sehingga diperlukan ketepatan
terhadap penetapan: tujuan, sasaran, jadwal, alokasi sumberdaya,
indikator kinerja, tahapan titik kritis, penyebab dan dampak risiko yang
mungkin terjadi, serta rencana penanganan risiko. Perubahan
penetapan titik kritis dapat digunakan untuk merevisi TOR/KAK yang
telah ditetapkan sebelumnya.
Analisis risiko
Analisis risiko dilakukan dengan: (1) menetapkan risiko yang mungkin
dapat terjadi apabila titik kritis yang telah diindentifikasi tidak dapat
dikelola dengan baik dan (2) menentukan penyebab terjadinya risiko
dan kemungkinan dampak yang akan terjadi. Hasil penilaian risiko
selanjutnya dituangkan ke dalam daftar risiko.
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
23/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
18
Hasil identifikasi dan analis risiko dituang ke dalam daftar risiko,
sehingga daftar risiko merupakan rekapitulasi dari seluruh risiko yang
mungkin terjadi pada kegiatan yang menjadi tanggung jawab unit
kerja. Di dalam daftar risiko dimuat pernyataan risiko, penyebab
terjadinya risiko dan dampak dari risiko yang mungkin terjadi. Daftar
risiko suatu kegiatan apabila digabung dengan daftar risiko kegiatan
lainnya yang tahapan pelaksanaannya saling tergantung dan atau
saling mempengaruhi, maka akan menghasilkan daftar risiko suatu
rangkaian atau siklus kegiatan di unit kerja.
2. Penanganan Risiko
Penanganan risiko adalah rencana upaya-upaya yang akan dilakukan
untuk menangani risiko yang telah teridentifikasi dan telah dituangkan
dalam daftar risiko. Upaya-upaya tersebut diarahkan untuk
mengeliminasi penyebab terjadinya risiko melalui metode preventif,
yaitu dengan cara memperbaiki sistem dan prosedur,
mengembangkan sumber daya manusia serta menyediakan sarana
dan prasarana (peralatan dan perlengkapan fisik) yang dibutuhkan.
Aspek penting yang perlu dipertimbangkan dalam penanganan risiko
adalah bahwa biaya yang diperlukan untuk mengani risiko harus jauh
lebih kecil dari nilai dampak yang mungkin timbul dari risiko.
3. Pemantauan dan Evaluasi Terhadap Penanganan Risiko
Pemantauan dan evaluasi penanganan risiko merupakan proses
penelusuran dan evaluasi yang sistematis dari hasil kerja proses
penanganan risiko yang telah dilakukan. Dengan demikian hasil
pemantauan dan evaluasi digunakan sebagai dasar dalam
penyusunan strategi penanganan risiko yang lebih baik di kemudian
hari.
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
24/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
19
Untuk mengefektifkan proses pemantauan dan evaluasi penanganan
risiko, maka setiap satuan kerja di lingkungan Sekretariat Jenderal
menyampaikan daftar risiko dan kegiatan penanganan risiko yang
akan dilaksanakan sejak awal tahun anggaran kepada pimpinan Tim
Satuan Pelaksana (Satlak) SPI Sekretariat Jenderal. Hasil
pemantauan dan evaluasi penanganan risiko diharapkan menjadi
masukan bagi pimpinan unit kerja di lingkungan Sekretariat Jenderal
dalam memperbaiki kinerja organisasi.
4. Penilaian Hasil Pelaksanaan Penilaian Risiko
Penilaian hasil pelaksanaan penilaian risiko dilakukan untuk mengukur
tingkat efektivitas penilaian risiko yang telah dilakukan serta untuk
memberikan keyakinan bahwa pemantauan dan evaluasi yang telah
dilakukan secara tepat sesuai kaidah SPI. Penilaian hasil pelaksanaan
penilaian risiko dilaksanakan dengan menggunakan daftar periksa
(check list) yang mencakup: (1) sarana dan aspek penilaian dan (2)
pelaksanaan penilaian. Daftar periksa (check list) penilaian hasil
pelaksanaan penilaian risiko disampaikan pada Lampiran-4.
C. Kegiatan Pengendalian
Kegiatan pengendalian intern merupakan suatu kebijakan dan
prosedur yang dapat membantu untuk; (1) memastikan bahwa arahan
pimpinan Sekretaris Jenderal dan Kepala Biro/Kepala Pusat di
lingkungan Sekretariat Jenderal tentang pelaksanaan program dan
kegiatan telah diikuti dan dipatuhi oleh seluruh aparatur dan (2)
mengurangi terjadinya risiko yang telah diindentifikasi. Kegiatan
pengendalian dilaksanakan melalui prosedur (perintah, arahan dan
rekomendasi) tertulis dalam bentuk surat keputusan, surat dinas atau
nota dinas, sehingga memungkinkan diambilnya tindakan-tindakan
secara dini dengan mempertimbangkan daftar risiko yang telah
diidentifikasi.
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
25/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
20
Sesuai dengan prinsip umum SPI dan tugas pokok dan fungsi
Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian, selain bertanggung
dalam koordinasi manajemen umum pembangunan dan
pemerintahan, juga mencakup penugasan khusus yaitu penugasan
teknis di bidang perizinan dan investasi, perlindungan dan pelayanan
varietas tanaman serta pengelolaan data dan informasi pembangunan
pertanian, maka ruang lingkup kegiatan pengendalian SPI Sekretariat
Jenderal meliputi:
1. Karakteristik Tugas Pokok, Fungsi dan Kegiatan Satuan Kerja
Kegiatan pengendalian di lingkungan Sekretariat Jenderal harus
memperhatikan karakteristik tugas pokok dan fungsi serta kegiatan
di masing-masing satuan kerja, yaitu sebagai berikut:
a) Kegiatan pengendalian diutamakan pada kegiatan strategis di
masing-masing satuan kerja.
b) Kegiatan pengendalian harus dikaitkan dengan proses penilaian
risiko.
c) Kegiatan pengendalian yang dipilih harus disesuaikan dengan
sifat khusus kegiatan di masing-masing satuan kerja.
d) Kebijakan dan prosedur tindakan pengendalian harus ditetapkan
secara tertulis.
e) Kegiatan pengendalian dievaluasi secara teratur untuk
memastikan bahwa kegiatan tersebut masih sesuai dan
berfungsi seperti yang diharapkan.
2. Pengendalian Sumber Manusia, Keuangan, Sarana-prasarana dan
Perlengkapan
Selain karakteristik tugas pokok dan fungsi satuan kerja, ruang
lingkup kegiatan pengendalian di lingkungan Sekretariat Jenderal
juga mencakup :
a) Reviu kinerja satuan kerja, yaitu membandingkan antara
Rencana Kinerja (RK) dengan hasil Penetapan Kinerja (PK)
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
26/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
21
b) Pembinaan sumber daya manusia, yaitu membangun dan
mengembangkan kesetiaan, prestasi, tanggung jawab, ketaatan,
kejujuran, kerja sama, inisiatif dan kepemimpinan.
c) Pengendalian terhadap pengelolaan sistem informasi; yaitu
membangun pengamanan sistem informasi; pengendalian akses
informasi; pengendalian dan pengembangan perangkat lunak
dan sistem aplikasi; spesialisasi/pemisahan petugas/operator;
kontinuitas pelayanan; pengendalian aplikasi, kelengkapan,
akurasi dan kaandalan proses aplikasi.
d) Pengendalian secara fisik dan kepemilikan terhadap prasarana,
sarana/perlengkapan dan asset yang dimiliki dan dikelola, baik
yang bergerak maupun tidak bergerak.
e) Penetapan dan reviu terhadap indikator dan ukuran kinerja yang
telah ditetapkan.
f) Penetapan dan komunikasi otorissi terhadap transaksi dan
kejadian penting.
g) Pencatatan secara akurat dan tapat waktu terhadap segala jenis
transaksi dan kejadian.
h) Pembatasan akses terhadap pengeloaan sumberdaya yang
dimiliki satuan kerja.
i) Akuntanbilitas terhadap penyimpanan yang dimiliki satuan kerja.
j) Dokumentasi SPI terhadap transaksi dan kejadian penting.
3. Penguatan Ektifitas SPI
Pimpinan satuan kerja bertanggung jawab terhadap efektifitas
pelaksanaan SPI di satuan kerjanya masing-masing. Efektifitas
pelaksanaan SPI akan sangat membantu fungsi pengawasan yang
dilakukan oleh Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP), baik
dari internal Kementerian Pertanian maupun dari instansi lain yang
mempunyai tugas pokok dan fungsi melakukkan pengawasan.
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
27/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
22
4. Penilaian Terhadap Pelaksanaan Kegiatan Pengendalian
Penilaian terhadap pelaksanaan pengendalian dilakukan untuk
mengukur tingkat efektivitas kegiatan pengendalian yang telah
dilakukan serta untuk memberikan keyakinan bahwa kegiatan
pengendalian yang telah dilakukan secara tepat sesuai kaidah SPI.
Penilaian hasil pelaksanaan kegiatan pengendalian dilaksanakan
dengan menggunakan daftar periksa (check list) yang mencakup:
(1) sarana dan aspek penilaian dan (2) pelaksanaan penilaian.
Daftar periksa (check list) penilaian terhadap pelaksanaan kegiatan
pengendalian disampaikan pada Lampiran-5.
D. Informasi dan Komunikasi
Informasi dan komunikasi terhadap pengendalian kinerja
perkembangan pelaksanaan program dan kegiatan wajib dilakukan
oleh pimpinan satuan kerja di lingkungan Sekretariat Jenderal
dalam bentuk dan waktu yang tepat. Untuk menyelenggarakan
komunikasi yang efektif, pimpinan unit kerja harus menyediakan
dan memanfaatkan berbagai bentuk dan sarana komunikasi,
mengelola, mengembangkan dan memperbarui sistem informasi
secara terus menerus melaluipencatatan dan pelaporan.
Hasil pelaksanaan informasi dan komunikasi hasil kegiatan
pengendalian harus dilakukan penilaian. Penilaian terhadap
pelaksanaan informasi dan komunikasi dilakukan untuk mengukur
tingkat efektivitas kegiatan informasi dan komunikasi kegiatan
pengendalian yang telah dilakukan serta untuk memberikan
keyakinan bahwa kegiatan informasi dan komunikasi yang telah
dilakukan secara tepat sesuai kaidah SPI. Penilaian hasil
pelaksanaan kegiatan infor,asi dan komunikasi kegiatan
pengendalian dilaksanakan dengan menggunakan daftar periksa
(check list) yang mencakup: (1) sarana dan aspek penilaian dan (2)
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
28/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
23
pelaksanaan penilaian. Daftar periksa (check list) penilaian
terhadap pelaksanaan kegiatan pengendalian disampaikan pada
Lampiran-6.
E. Pemantauan
Pemantauan SPI dilaksanakan melalui pemantauan berkelanjutan
untuk menilai kualitas kinerja satuan kerja dari waktu ke waktu dan
memastikan bahwa rekomendasi hasil audit dan reviu lainnya telah
dan dapat ditindaklanjuti. Pemantauan berkelanjutan adalah
penilaian atas mutu kinerja SPI secara terus menerus dan menyatu
dalam kegiatan satuan kerja di lingkup Sekretariat Jenderal yang
diselenggarakan melalui kegiatan rutin dan berkala dengan
menggunakan acuan dalam pelaksanaannya, seperti metode,
sistem aplikasi, instrumen peraturan perundangan, norma/standar/
kriteria/prosedur.
Pelaksanaan pemantauan dilakukan mulai dari awal tahun
anggaran pelaksanaan kegiatan agar dapat menjamin berfungsinya
kelengkapan unsur-unsur SPI yang meliputi; lingkungan
pengendalian, penilaian risiko, kegiatan pengendalian, informasi
dan komunikasi, dan pemantauan dan pengendalian telah dibuat
dan dilaksanakan dengan baik.
Hasil pelaksanaan pemantauan dan pengendalian dalam bentuk
kelemahan dalam pelaksanaan SPI dan pencapaian kinerja satuan
kerja selanjutnya dirumuskan dan direkomendasikan kepada
pimpinan satuan kerja dan pelaksana kegiatan untuk
menghilangkan penyebab utama timbulnya permasalahan dan
berbagai faktor penghambat. Rekomendasi yang disampaikan
kepada pimpinan satuan kerja dan Sekretaris Jenderal selanjutnya
harus dapat ditindaklanjuti secara memadai di setiap jenjang hirarki
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
29/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
24
organisasi. Hasil pemantauan yang telah disusun secara lengkap
selajutnya ditindaklanjuti dalam bentuk laporan untuk disampaikan
segera kepada Sekretaris Jenderal dan atau kepada pemangku
kepentingan lainnya.
Hasil pelaksanaan pemantauan implementasi SPI harus dilakukan
penilaian. Penilaian terhadap implemntasi SPI dilakukan untuk
mengukur tingkat efektivitas pelaksanaan SPI yang telah dilakukan
serta untuk memberikan keyakinan bahwa implemenatasi SPI yang
telah dilakukan secara tepat sesuai kaidah SPI. Penilaian hasil
pelaksanaan SPI dilaksanakan dengan menggunakan daftar
periksa (check list) yang mencakup: (1) sarana dan aspek penilaian
dan (2) pelaksanaan penilaian. Daftar periksa (check list) penilaian
terhadap pelaksanaan kegiatan pengendalian disampaikan pada
Lampiran-7.
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
30/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
25
BAB IIIPETUNJUK OPERASIONAL KEGIATAN PENGENDALIAN
Sesuai dengan prinsip dan kaidah SPI dan karakteristik tugas pokok dan fungsi
Sekretraiat Jenderal, Kementerian Pertanian, maka ruang lingkup kegiatan
pengendalian dalam implementasi SPI lingkup Sekretariat Jenderal mencakup
pengendalian aspek strategis, yaitu antara lain : (1) reviu terhadap perencanaan,
kinerja dan indikator kinerja serta ketaatan penyampaian laporan, (2) pembinaan
SDM aparatur, kelembagaan dan ketatalaksanaan; (3) pembinaan hukum dan
peraturan perundang-undangan dan komunikasi publik, (4) penyediaan sarana-
prasarana serta pencatatan keuangan yang akurat, (5) penyelenggaraan
ketatausahaan, kerumahtanggaan, pelaksanaan hubungan masyarakat,pengembangan hubungan antar lembaga dan fasilitasi keprotokolan, (6)
pengembangan kerja sama luar negeri, (7) pengelolaan perstatistikan dan
sistem informasi, dan (8) pembinaan prosedur perlindungan varietas dan
perizinan pertanian.
3.1. Reviu Terhadap Perencanaan, Kinerja dan Indikator Kinerja Serta
Ketaatan Penyampaian Laporan Sekretariat Jenderal
A. Tujuan dan Sasaran
Tujuan untuk memperbaiki kecenderungan-kecenderungan tidak
tercapainya, tidak terukurnya tujuan dan sasaran program dan kegiatan
dan tidak tersampaikannya laporan kinerja dan keuangan secara benar
dan tepat waktu.
Sasaran kegiatan ini adalah : (1) tercapainya tujuan dan sasaran
program dan kegiatan, (2) menurunnya tingkat penyimpangan dan
kerugian negara serta meningkatnya akuntabilitas kinerja melalui
penyampaian laporan kinerja birokrasi dan laporan keuangan sebagau
bahan audit dan penlaian kinerja birokrasi dan laporan keuangan. (3)
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
31/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
26
Indikator dan ukuran kinerja yang telah ditetapkan andal tidak berubah-
ubah; dan (4) Indikator dan ukuran kinerja sejalan dengan visi dan misi.
B. Indikator kinerja reviu
1) Input : Anggaran,SDM,material dan masukan lain yang
dipergunakanuntuk melaksanakan kegiatan.
2) Output : Keluaran yang dihasilkan dari suatu kegiatan
3) Outcome : Fungsi dari keluaran suatu kegiatan
4) Benefit : Manfaat dari keluaran yang dihasilkan
5) Impact : Pengaruh yang ditimbulkan dari manfaat yang diperoleh
C. Keluaran yang diharapkan
Keluaran yang diharapkan dari pelaksanaan reviu berupa:
1) Laporan efektifitas pengukuran indicator kinerja dokumen Rencana
Strategis (Renstra).
2) Laporan kegiatan berkualitas,didukung dengan tata capaian kinerja
lengkap dan terukur.
3) Laporan akuntabilitas kinerja (LAKIP) berkualitas untuk mencapai
score 80-100.
4) Realisasi anggaran sesuai target
5) Mendukung pencapaian laporan keuangan Wajar Tanpa
Pengecualian (WTP).
6) Ditetapkan ukuran dan indikator kinerja instansi, kegiatan dan
pegawai.
7) Data capaian kinerja.
D. Penanggung jawab dan personil pelaksana
1) Berisi mengenai susunan organisasi dan personil pelaksana reviu
(Tim Penyusunan Dokumen Perencanaan, Tim LAKIP, Tim
penyusun SAI, Tim penyusun anggaran dan Tim lainnya).
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
32/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
27
2) Menguraikan dasar hukum penetapan organisasi dan personil
pelaksana didukung dengan uraian tugas yang rinci dan jelas dari
masing-masing personil tersebut.
3) Pimpinan satuan kerja setiap tingkatan melakukan reviu terhadap
kegiatan-kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya.
4) Pimpinan Biro Perencanaan melakukan reviu terhadap laporan
kinerja dan laporan keuangan yang dihasilkan.
5) Dalam bagian ini dijelaskan kepada siapa tim tersebut
bertanggungjawab termasuk dalam penyampaian laporan.
E. Waktu pelaksanaan
Berisikan mengenai waktu dan frekuensi pelaksanaan reviu
prorgam/kegiatan strategis (kegiatan strategis direviu pararel dengan
pelaksanaan kegiatan sesuai siklus perencanaan, LAKIP dilaksanaan
akhir tahun dari reviu proram dilaksanakan tahun terakhir).
F. Tahapan
Reviu dilaksanaan melalui tahap-tahap kegiatan sebagai berikut:
1) Identifikasi program/kegiatan yang direviu
2) Penetapan tujuan dan sasaran
3) Penetapan target kinerja
4) Penetapan indikator kinerja
5) Analisis kecenderungan dan mengukur hasil dibandingkan target
rekonsiliasi dan pengecekan ketepatan informasi.
6) Pembuatan laporan reviu.
3.2. Pembinaan Sumber Daya Manusia Aparatur, Kelembagaan dan
Ketatalaksanaan
A. Tujuan dan sasaran
Tujuan pembinaan sumber daya manusia, apratur, kelembagaan dan
ketatalaksanaan adalah untuk meningkatkan kapasitas kelembagaan
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
33/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
28
dan koordinasi dalam penyelenggaraan organisasi, tata laksanana dan
peningkatan kemampuan dan tanggung jawab sumberdaya manusia
untuk mendukung pencapaian tujuan instansi.
Adapun sasarannya adalah: (1) meningkatkan kapasitas organisasi, (2)
berkembangnya rumpun jabatan fungsional, (3) meningkatnya budaya
kerja, terutama disiplin dan jam kerja pegawai, (4) berkembangnya
sistem perencanaan pengembangan dan mutasi pegawai
B. Indikator kinerja pembinaan sumberdaya manusia
1. Input : Anggaran, SDM, material dan masukan lain yang
dipergunakan untuk melaksanakan kegiatan.
2. Output : Keluaran yang dihasilkan dari suatu kegiatan
3. Outcome : Fungsi dari keluaran suatu kegiatan
4. Benefit : Manfaat dari keluaran yang dihasilkan
5. Impact : Pengaruh yang ditimbulkan dari manfaat yang diperoleh
C. Keluaran yang diharapkan
Keluaran yang diharapkan dari pelaksanaan pembinaan SDM berupa:
1) Rancangan penyempurnaan organisasi dan tata laksana organisasi
2) Sistem pembinaan dan tata hubungan kerja serta penilaian prestasi
kerja pejabat fungsional
3) Dokumen peranan SDM meliputi kebijakan,program praktek
pengelolaan pegawai.
4) Dokumen hasil identifikasi kebutuhan pegawai saat ini maupun di
masa mendatang.
5) Standar kompetensi jabatan
6) Prosedur rekruitmen pegawai
7) Menyusun program kesejahteraan dan fasilitas untuk meningkatkan
kepuasan dan komitmen pegawai
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
34/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
29
D. Penanggungjawab dan personil pelaksana
Berisi mengenai susunan organisasi pada personil pelaksana.
Penanggungjawab kegiatan pada eselon I adalah Sekretaris Eselon I
sedangkan pelaksanannya adalah unsur-unsur kepegawaian pada
kegiatan-kegiatan tertentu yang memerlukan organisasi pelaksana
dibentuk panitia ataupun Tim pelaksana, seperti misalnya pengadaan
pegawai, Tim Penilai Angka Kredit Pejabat Fungsional, panitia Pra
Jabatan dan sebagainya.
E. Waktu pelaksanaan
Berisikan mengenai waktu dan frekuensi pelaksanaan pembinaan dan
untuk memudahkan monitoring pelaksanaan pembinaan perlu dibuat
jadwal pelaksanaan pembinaan. Sebagai contoh peningkatan SDM
melalui diklat pegawai,maka perlu dibuat jadwal pelaksanaan diklat
pegawai selama 1 tahun.
F. Tahapan
Pembinaan SDM dilaksanakan melalui tahap-tahap kegiatan sebagai
berikut:
1) Identifikasi program/kegiatan yang pembinaan
2) Penetapan tujuan dan sasaran
3) Penetapan indikator kinerja
4) Pembuatan laporan kegiatan pembinaan SDM
3.3. Pembinaan Hukum dan Peraturan Perundang-Undangan, dan
KomunIkasi Publik
A. Tujuan dan Sasaran
Tujuan penyusunan peraturan perundang-undangan bidang pertanian
dan pengelolaan informasi publik :
1) Menginventarisir bahan peraturan perundang-undangan bidang
pertanian yang lengkap, terhimpunnya bahan dan informasi
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
35/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
30
sebagai bahan penyusunan kebijakan serta tersusunnya konsep
kebijakan yang ditetapkan dalam bentuk peraturan;
2) Mewujudkan kepastian hukum dan keadilan bagi pelaku usaha,
dan pemangku kepentingan;
3) Mernyusun peraturan perundang-undangan bidang pertanian dan
telaahan hukum pertanian.
4) Melaksanakan penyiapan, penyimpanan, pendokumentasian,
penyediaan, dan pengklasifikasian informasi publik;
5) Melaksanakan pelayanan informasi publik bidang pertanian;
6) Melaksanakan penyajian, pemutakhiran, dan pengemasan
informasi publik bidang pertanian yang terbarukan melalui
multimedia;
7) Terhimpunnya dan mensosialisasikan informasi dan penerangan
kepada masyarakat tentang kebijakan, program dan kegiatan
pembangunan Kementerian Pertanian serta citra positif
pembangunan pertanian.
Adapun sasaran penyusunan peraturan perundang-undangan dan
informasi publik mencakup :
1) Terwujudnya kepastian hukum dan keadilan bagi pelaku usaha,
dan pemangku kepentingan;
2) Pengaturan lebih lanjut mengenai ketentuan Undang-undang Dasar
Negara Republik Indonesia Tahun 1945; perintah suatu undang-
undang untuk diatur dengan undang-undang;
3) Pemenuhan kebutuhan hukum dalam masyarakat.
4) Tersusunnya daftar dokumen dan klasifikasi informasi publik yang
dikuasai;
5) Terlayaninya pemohon informasi publik;
6) Terselenggaranya pameran dan peragaan;
7) Terkelolanya perpustakaan;
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
36/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
31
8) Tersedianya informasi publik bidang pertanian yang terbarukan
melalui multimedia;
9) Tersebarnya informasi peningkatan pembangunan pertanian dan
terwujudnya pengelolaan informasi multi media, pameran dan
peragaan serta terwujudnya partisipasi masyarakat dan
perpustakaan digital.
B. Indikator Kinerja Penyusunan Peraturan Perundang-Undangan Bidang
Pertanian :
1. Input : Anggaran, SDM, material dan masukan lain yang
dipergunakan untuk melaksanakan kegiatan.
2. Output : Keluaran yang dihasilkan dari suatu kegiatan
3. Outcome : Fungsi dari keluaran suatu kegiatan
4. Benefit : Manfaat dari keluaran yang dihasilkan
5. Impact : Pengaruh yang ditimbulkan dari manfaat yang diperoleh
C. Keluaran yang diharapkan
Keluaran yang diharapkan dari pelaksanaan penyusunan peraturan
perundang-undangan bidang pertanian : Jumlah Dokumen Peraturan
Perundang-undangan Bidang Pertanian 1 Undang-Undang; 17
Peraturan Pemerintah; 6 Peraturan Presiden; 1 Keputusan Presiden; 3
Instruksi Presiden; 345 Peraturan Menteri Pertanian; 13068 Keputusan
Menteri Pertanian; dan 4 Instruksi Menteri Pertanian.
D. Penanggung jawab dan personil pelaksana
1) Penanggung jawab Penyusunan dokumen peraturan perundang-
undangan yaitu Eselon III yang membidangi atau Kepala Bagian
Peraturan perundang-undangan I dan II yang dibantu oleh kepala
subbagian perundang-undangan bidang Tanaman, Sarana dan
prasarana, Litbang dan SDM serta kepala Subbagian Penyusunan
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
37/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
32
perundang-undangan bidang peternakan dan kesehatan hewan
dan Kepala Subbagian Karantina Pertanian.
2) Pengelolaan Pelayanan Informasi Publik sebagai penanggungjawab
yaitu Kepala Bagian Pengelolaan Informasi Publik, dibantu oleh
Kasubbag Pelayanan Informasi Publik, Kasubbag Multimedia,
Kasubbag Pameran dan Peragaan dan seluruh Staf Bagian
Pengelolaan Informasi Publik. Pengelolaan Pelayanan Informasi
Publik melibatkan UK/UPT lingkup Kementerian Pertanian,
lembaga/instansi lain yang terkait.
E. Waktu pelaksanaan
Waktu dan frekuensi pelaksanaan reviu program/kegiatan strategis
(kegiatan strategis direviu/diidentifikasi dengan pelaksanaan kegiatan,
penyusunan peraturan perundang-undangan yang dilaksanakan pada
bulan Januari sampai Desember)
F. Tahapan
Penyusunan Rancangan Undang Undang :
1) Rancangan Undang-Undang yang diajukan oleh Presiden disiapkan
oleh menteri atau pimpinan lembaga pemerintah nonkementerian
sesuai dengan lingkup tugas dan tanggung jawabnya.
2) Dalam penyusunan Rancangan Undang-Undang, menteri atau
pimpinan lembaga pemerintah non kementerian terkait membentuk
panitia atar Eselon I lingkup kementerian dan selanjutnya
membentuk panitia antar kementerian.
3) Pengharmonisasian, pembulatan, dan pemantapan konsepsi
Rancangan Undang-Undang yang berasal dari Presiden
dikoordinasikan oleh menteri yang menyelenggarakan urusan
pemerintah di bidang hukum dengan menyusun Daftar Inventarisasi
Masalah (DIM).
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
38/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
33
4) Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara mempersiapkan
Rancangan Undang-Undang diatur dengan Peraturan Presiden.
5) Rancangan Undang-Undang dari Presiden diajukan dengan surat
Presiden kepada pimpinan DPR.
6) Surat Presiden memuat penunjukkan menteri yang ditugasi mewakili
Presiden dalam melakukan pembahasan Rancangan Undang-
Undang bersama DPR.
7) DPR mulai membahas Rancangan Undang-Undang dalam jangka
waktu paling lama 60 (enam puluh) hari terhitung sejak surat
Presiden diterima.
Penyusunan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang:
1) Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang harus diajukan ke
DPR melalui persidangan
2) DPR hanya memberikan persetujuan atau tidak memberikan
persetujuan terhadap Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-
Undang
3) Dalam hal Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang
mendapat persetujuan DPR dalam rapat paripurna, Peraturan
Pemerintah Pengganti Undang-Undang tersebut ditetapkan menjadi
Undang-Undang.
4) Dalam hal Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang tidak
mendapat persetujuan DPR dalam rapat paripurna, Peraturan
Pemerintah Pengganti Undang-Undang tersebut harus dicabut dan
harus dinyatakan tidak berlaku
5) Dalam hal Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang
tersebut harus dicabut dan harus dinyatakan tidak berlaku, DPR
atau Presiden mengajukan Rancangan Undang-Undang tentang
Pencabutan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang.
6) Rancangan Undang-Undang tentang Pencabutan Peraturan
Pemerintah Pengganti Undang-Undang mengatur segala akibat
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
39/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
34
hukum dari pencabutan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-
Undang.
7) Rancangan Undang-Undang tentang Pencabutan Peraturan
Pemerintah Pengganti Undang-Undang ditetapkan menjadi Undang-
Undang tentang Pencabutan Peraturan Pemerintah Pengganti
Undang-Undang dalam rapat paripurna yang sama.
Penyusunan Peraturan Pemerintah :
1) Dalam penyusunan Rancangan Peraturan Pemerintah, pemrakarsa
membentuk panitia antar kementerian dan/atau lembaga pemerintah
non kementerian.
2) Pengharmonisasian, pembulatan, dan pemantapan konsepsi
Rancangan Peraturan Pemerintah dikoordinasikan oleh menteri
yang menyelenggarakan urusan pemerintah di bidang hukum.
Penyusunan Peraturan Presiden :
1) Dalam penyusunan Rancangan Peraturan Pemerintah, pemrakarsa
membentuk panitia antar kementerian dan/atau antar kementerian.
2) Pengharmonisasian, pembulatan, dan pemantapan konsepsi
Rancangan Peraturan Presiden dikoordinasikan oleh menteri yang
menyelenggarakan urusan pemerintah di bidang hukum.
3) Tata cara pembentukan panitia antar kementerian,
pengharmonisasian, penyusunan, dan penyampaian Rancangan
Peraturan Presiden diatur dalam Peraturan Presiden.
Penyusunan Peraturan Menteri/Keputusan Menteri :
1) Unit kerja Eselon I selaku pemrakrsa menyusun konsep Peraturan
Menteri/Keputusan Menteri;
2) Pengharmonisasian dengan Unit kerja Eselon I terkait;
3) Penyampaian kepada Menteri/Sekretaris Jenderal
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
40/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
35
4) Penelaahan dan proses untuk pengesahan Menteri/oleh Biro Hukum
dan Informasi Publik
Pengelolaan Informasi Publik :
1) Pengumpulan data/bahan penunjang kegiatan;
2) Pelaksanaan kegiatan;
3) Pengolahan data dan pembahasan hasil kegiatan;
4) Perumusan evaluasi kegiatan;
5) Penyusunan dan penyampaian laporan.
3.4. Penyediaan Sarana-Prasarana dan Pencatatan Keuangan Yang
Akurat
A. Tujuan dan sasaran
Tujuan pengendalian fisik atas aset adalah mengamankan aset negara
yang dimanfaatkan untuk pencapaian tujuan instansi.
Adapun sasarannya adalah:
1) Termanfaatkannya aset sesuai peraturan yang berlaku
2) Meningkatnya tertib penatausahaan asset
3) Tertibnya pengelolaan aset
4) Meningkatnya kualitas laporan SABMN
5) Terjaminnya keamanan asset negara dari okupasi masyarakat
B. Indikator kinerja
1. Input :Anggaran,SDM,material dan masukan lain yang
dipergunakan.
2. Output :Keluaran yang dihasilkan dari suatu kegiatan
3. Outcome :Fungsi dari keluaran suatu kegiatan
4. Benefit :Manfaat dari keluaran yang dihasilkan
5. Impact :Pengaruh yang ditimbulkan dari manfaat yang
diperoleh
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
41/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
36
C. Keluaran yang diharapkan
Keluaran yang diharapkan dari pelaksanaan dan pengendalian fisik
aset berupa:
1) Kebijakan dan prosedur pengamanan pengamanan fisik asset.
2) Nomor register
3) Data base aset (jumlah,spesifikasi
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
42/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
37
pemberian nomor register, distribusi/pemanfaatan, dan
penghapusan
5) Pembuatan laporan kegiatan pengendalian atas pengelolaan asset
3.5. Penyelenggaraan Ketatausahaan, Kerumahtanggaan, Pelaksanaan
Hubungan Masyarakat, Pengembangan Hubungan Antar Lembaga dan
Fasilitasi Keprotokolan
A. Tujuan dan Sasaran
Tujuan yang akan dicapai adalah :
1) Meningkatkan kualitas penyelenggaraan ketatausahaan yang
menunjang kinerja pimpinan dan kementerian;
2) Meningkatkan pengelolaan kerumahtanggaan Kementerian dalam
rangka kenyamanan, keselamatan serta keamanan dan ketertiban
lingkungan kerja;
3) Mengembangkan pelaksanaan hubungan antar lembaga,
penyelenggaraan keprotokolan serta ketatausahaan pimpinan dalam
mendukung kelancaran tugas kementerian.
4) Meningkatkan pelaksanaan hubungan masyarakat dalam rangka
penyebarluasan informasi pembangunan pertanian.
Sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai, maka ditetapkan sasaran yang
akan dicapai yaitu :
1) Terwujudnya laporan penyelenggaraan ketatausahaan kementerian
dan pimpinan, pengadaan bahan dokumen pimpinan, serta bahan
bimbingan ketatausahaan;
2) Terwujudnya laporan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor pusat
Kementerian Pertanian, urusan keamanan dan ketertiban kantor pusat,
sarana angkutan pegawai, serta kerumahtanggaan pimpinan;
3) Terwujudnya kapasitas SDM teknisi gedung, satpam, supir, dan
pramubakti melalui pelatihan teknis dan pembinaan selektif;
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
43/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
38
4) Terwujudnya laporan kerja sama dengan lembaga tinggi negara,
organisasi profesi, dan asosiasi;
5) Terwujudnya laporan keprotokolan dan pelayanan pimpinan.
6) Terwujudnya laporan penyebarluasan informasi program pembangunan
pertanian;
7) Terwujudnya paket pemasyarakatan program pembangunan pertanian;
B. Indikator kinerja
1. Input : Anggaran, SDM, material dan masukan lain yang
dipergunakan untuk melaksanakan kegiatan.
2. Output : Keluaran yang dihasilkan dari suatu kegiatan.
3. Outcome : Fungsi dari keluaran suatu kegiatan.
4. Benefit : Manfaat dari keluaran yang dihasilkan.
5. Impact : Pengaruh yang ditimbulkan dari manfaat yang diperoleh.
C. Keluaran yang diharapkan :
1) Laporan penyelenggaraan ketatausahaan kementerian dan pimpinan,
penggandaan bahan dan dokumen pimpinan, serta bahan bimbingan
ketatausahaan.
2) Laporan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor pusat
kementerian pertanian, urusan keamanan dan ketertiban kantor pusat,
sarana angkutan pegawai, serta kerumahtanggaan pimpinan.
3) Laporan kerjasama dengan lembaga tinggi negara, organisasi profesi,
dan asosiasi.
4) Laporan keprotokolan dan pelayanan pimpinan
5) Laporan penyebarluasan informasi program pembangunan pertanian.6) Dokumen paket pemasyarakatan program pembangunan pertanian.
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
44/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
39
D. Penanggung Jawab dan Personil Pelaksana
Berisi mengenai susunan organisasi pada personil pelaksana. Penanggung
jawab kegiatan adalah Kepala Biro Umum dan Hubungan Masyarakat
sedangkan pelaksananya adalah seluruh staf Biro Umum dan Hubungan
Masyarakat, pada kegiatan tertentu yang memerlukan organisasi pelaksana
dibentuk panitia atau Tim pelaksana, Tim Perencana kegiatan Biro Umum
dan Hubungan Masyarakat.
E. Waktu Pelaksanaan
Berisikan mengenai waktu dan frekuensi pelaksanaan kegiatan dan untuk
memudahkan evaluasi dan monitoring pelaksanaan kegiatan perlu dibuat
jadwal pelaksanaan kegiatan.
F. Tahapan
1) Indentifikasi kegiatan.
2) Penetapan Tujuan dan Sasaran
3) Penetapan Target Kinerja
4) Pembuatan laporan kegiatan.
3.6. Pengembangan Kerja Sama Luar Negeri
A. Tujuan dan sasaran
Tujuan Pengembangan Kerja Sama Luar Negeri adalah untuk
Meningkatkan realisasi kegiatan kerjasama luarnegeri dalam mendukung
pembangunan pertanian baik melalui forum bilateral, regional maupun
multilateral
Sasaran kegiatan ini adalah Meningkatnya prosentase realisasi kegiatankerjasama luar negeri dalam mendukung pembangunan pertanian baik
melalui forum bilateral, regional maupun multilateral.
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
45/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
40
B. Indikator kinerja
1. Input : Anggaran, SDM, material dan masukan lain yang
dipergunakan untuk melaksanakan kegiatan.
2. Output : Keluaran yang dihasilkan dari suatu kegiatan
3. Outcome : Fungsi dari keluaran suatu kegiatan
4. Benefit : Manfaatdarikeluaran yang dihasilkan
5. Impact :Pengaruh yang ditimbulkan dari manfaat yang
diperoleh
C. Keluaran yang diharapkan
Keluaran yang diharapkan dari pelaksanaan berupa:
1) Laporan kegiatan kerjasama antar Negara RI dengan Negara-negara
di dunia dalam bidang pertanian;
2) Laporan kegiatan bersama dengan organisasi-organisasi internasional
3) Tercapainya target kesepakatan dengan Negara-negara Mitra;
4) Mendukung kegiatan internasional untuk pengembangan bidang
pertanian;
5) Meningkatnya kerjasama internasional melalui kerjasama forum
bilateral, regional maupun multilateral.
D. Penanggung jawab dan personil pelaksana
Berisi mengenai susunan organisasi dan personil pelaksana. Penanggung
jawab kegiatan adalah pejabat setingkat Eselon II, sedangkan
pelaksannnya adalah unsur-unsur yang terkait atau yang menangani
bidang bilateral, regional maupun multilateral.
E. Waktu pelaksanaan
Berisikan mengenai waktu dan frekuensi pelaksanaan progam/kegiatan
strategis (kegiatan strategis dalam meningkatkan kerjasama bidang
bilateral, regional maupun multilateral).
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
46/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
41
F. Tahapan
Peningkatan kerjasama luar negeri dilaksanakan melalui tahap-tahap
kegiatan sebagai berikut:
1) Identifikasi dan inventarisasi jenismaupunbentukkerjasama
2) Penetapan tujuan dan sasaran
3) Penetapan indikator kinerja
4) Pelaksanaan peningkatan kerja sama luar negeri melalui bidang
bilateral, regional maupun multilateral
5) Pembuatan laporan kegiatankesepakatan
3.7. Pengendalian Terhadap Pengelolaan Perstatistikan dan Sistem
Informasi
A. Tujuan dan Sasaran
1) Tujuan pengendalian atas pengelolaan data dan sistem informasi
adalah untuk memastikan tersedianya data yang lengkap, akurat,
tepat waktu, dan terpercaya untuk mendukung pembangunan
pertanian.
2) Sasaran kegiatan pengendalian ini meliputi data dan sistem
informasi yang ada yaitu:
a. Tersedianya infrastruktur jaringan dan sistem informasi
b. Terjaminya data dan sistem informasi;
c. Terjaminnya aksesibilitas data dan sistem informasi;
d. Terjaminnya kelengkapan data dan informasi;
e. Kontinuitas pelayanan data dan sistem informasi.
B. Indikator kinerja pengelolaan perstatistikan dan sistem informasi
1. Input : Anggaran, SDM, material dan masukan lain yang
dipergunakan untuk melaksanakan kegiatan.
2. Output : Keluaran yang dihasilkan dari suatu kegiatan
3. Outcome : Fungsi dari keluaran suatu kegiatan
4. Benefit : Manfaatdarikeluaran yang dihasilkan
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
47/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
42
5. Impact : Pengaruh yang ditimbulkan dari manfaat yang
diperoleh
C. Keluaran yang diharapkan
Keluaran yang diharapkan dari pelaksanaan pengendalian sistem
informasi berupa:
1) Program pengamanan data dan sistem informasi, meliputi kebijakan
dan standar operasional prosedur (SOP) yang mendukung;
2) Lembar kendali;
3) File induk (otorisasi) dan laporan khusus untuk memastikan bahwa
seluruh data dan sistem informasi yang diproses telah diotorisasi.
a. Berisi mengenai keluaran dokumen yang dihasilkan terkait dengan
kegiatan;
b. Jenis-jenis keluaran yang dihasilkan minimal diberi dokumen-
dokumen yang dinyatakan dalam daftar penilaian;
D. Penanggung jawab dan personil pelaksana
Berisikan mengenai susunan organisasi dan personil pelaksana
penanggung jawab kegiatan adalah pejabat setingkat Eselon II
sedangkan pelaksanannya adalah unsur-unsur yang terkait atau yang
menangani sistem informasi.
E. Waktu pelaksanaan
Berisikan mengenai waktu dan frekuensi pelaksanaan pengendalian
data dan sistem informasi serta untuk memudahkan monitoring
pelaksanaan pengendalian perlu dibuat jadwal pelaksanaan
pengendalian, sebagai contoh pengendalian akurasi dan validitas data
setiap bulan, pengendalian perawatan sistem informasi dilakukan setip
bulan dan sebagainya.
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
48/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
43
F. Tahapan
Pengendalian sistem informasi dilaksanakan melalui tahap-tahap
kegiatan sebagai berikut:
1) Identifikasi data dan sistem informasi yang akan diamankan
2) Penetapan tujuan dan sasaran
3) Penetapan indikator kinerja pengelolaan statistik dan sistem
informasi,
4) Pelaksanaan pengendalian data dan sistem informasi meliputi:
modifikasi program, pembatasan akses, rekonsiliasi data, verifikasi
kelengkapan data back-up data dsb.
5) Pembuatan laporan kegiatan pengendalian data dan sistem
informasi.
3.8.Pelayanan Varietas dan Perizinan Pertanian
A. Tujuan dan sasaran
1. Tujuan
a) Meningkatkan pelayanan perlindungan dan pendaftaran varietas dan
SDG tanaman guna mendorong percepatan perakitan dan
komersialisasi varietas unggul yang berdaya saing.
b) Memberikan pelayanan perizinan pertanian yang mudah, cepat,
tepat, akurat, dan akuntable.
2. Sasaran
a) Tercapainya peningkatan pelayanan perlindungan dan pendaftaran
varietas dan SDG tanaman guna mendorong percepatan perakitan
dan komersialisasi varietas unggul yang berdaya saing
b) Terwujudnya pelayanan perizinan pertanian yang cepat, tepat,
akurat, dan akuntable.
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
49/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
44
B. Indikator Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian
(PVT&PP)
1. Input : Anggaran, SDM, material dan masukan lain yang
dipergunakan untuk melaksanakan kegiatan.2. Output : Keluaran yang dihasilkan dari suatu kegiatan
3. Outcome : Fungsi dari keluaran suatu kegiatan
4. Benefit : Manfaat dari keluaran yang dihasilkan
5. Impact : Pengaruh yang ditimbulkan dari manfaat yang diperoleh
C. Keluaran yang diharapkan
Keluaran yang diharapkan dari pelaksanaan Perlindungan Varietas Tanaman
dan Perizinan Pertanian (PVT&PP) berupa:
a. Pengembangan pelayanan PVT
1) Pelayanan Permohonan Hak PVT.
2) Pelayanan Pendaftaran Konsultan PVT.
3) Pelaksanaan Simulasi Uji BUSS.
4) Loka karya Simulasi Uji BUSS.
5) Penyusunan dan penyempurnaan panduan pelaksanaan Uji BUSS.
6) Pelaksanaan pemeriksaan Uji BUSS
7) Pelaksanaan Sidang Komisi PVT.
8) Pelayanan Pendaftaran Varietas dan SDG Tanaman.
9) Pelaksanaan Monitoring Keunikan, Keseragaman, dan kestabilan
varietas yang sudah mendapat hak PVT.
b. Pengembangan pelayanan perizinan pertanian
1) Pengembangan sistem pelayanan perizinan pupuk, pestisida, alsintan,
benih tanaman, bahan penelitian, teknis pangan segar asal tumbuhan,
bibit ternak dan ternak potong, SDG ternak dan tanaman, obat hewan,
pakan ternak, karkas, daging dan jeroan
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
50/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
45
2) Pelayanan perizinan pengalihan saham usaha pertanian (PMA dan
PMDN)
3) Pelayanan pemberian, penolakan dan rekomendasi izin sarana
pertanian
4) Penyusunan panduan pelaksanaan perizinan pertanian
5) Penyelenggaraan temu teknis perizinan pertanian
6) Kerjasama ekuivalensi perizinan
7) Bimbingan penerapan manajemen mutu pelayanan perizinan pertanian
8) Pengembangan sistem layanan perizinan secara on line.
9) Pemantauan, evaluasi dan pelaporan perizinan pertanian
D. Penanggung jawab dan personil pelaksana
Berisi mengenai susunan organisasi dan personil pelaksana.
Penanggungjawab kegiatan adalah pejabat setingkat Eselon II, sedangkan
pelaksanannya adalah unsur-unsur yang terkait atau yang menangani yaitu
Bidang perizinan.
E. Waktu pelaksanaan
Berisi mengenai waktu dan frekuensi pelaksanaan Pengembangan pelayanan
PVT dan perizinan pertanian. Untuk memudahkan monitoring pelaksanaan
pengendalian perlu dibuat jadwal pelaksanaan pengendalian
F. Tahapan
Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian (PVT&PP)
dilaksanakan melalui tahap-tahap kegiatan sebagai berikut:
a. Pengembangan pelayanan PVT
1) Surat permohonan kepada Kepala Pusat PVT&PP
2) Pemeriksaan BUSS (baru, Unik, Seragam, Stabil)
3) Penerbitan Sertifikat Hak PVT
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
51/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
46
b. Pengembangan pelayanan perizinan pertanian
1) Surat permohonan kepada Kepala Pusat PVT&PP
2) Verifikasi Kelengkapan Dokumen
3) Menyampaikan permohonan kelengkapan dokumen ke Ditjen teknis
terkait
4) Analisa teknis pada ditjen teknis terkait.
5) Surat Keputusan/RPP/SIP atas nama Menteri
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
52/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
47
BAB IV
PENUTUP
Pedoman Sistem Pengendalian Intern Sekretariat Jenderal, Kementerian
Pertanian ini disusun untuk dijadikan sebagai pedoman bagi Satuan Kerja di
lingkup Sekretariat Jenderal dalam manajemen pemerintahan dan
penyelenggaraan program dan kegiatan pembangunan pertanian untuk
mendukung pencapaian audit laporan keuangan dan audit kinerja birokrasi
secara efektif, efisien dan akuntabel.
Pedoman ini bersifat umum dan dinamis, sehingga diharapkan dapat
mengakomodasi berbagai karakteristik kegiatan di setiap satuan kerja dalam
mengimplementasikan SPI di satuan kerja lingkup Sekretariat Jenderal
Kementerian Pertanian, terutama terhadap pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang
bersifat strategis.
Pedoman ini merupakan Pedoman SPI pertama yang disusun Sekretariat
Jenderal, sehingga dalam tindak lanjut pelaksanaannya memungkinkan
diperlukannya perubahan dan penyesuaian seperlunya terhadap Pedoman ini.
Pedoman ini akan dievaluasi secara berkala sesuai dengan aspirasi, kebutuhan
dan permasalahan yang dihadapi dalam pelaksanaannya di masing-masing
satuan kerja
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
53/69
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
54/69
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
55/69
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
56/69
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
57/69
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
58/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
53
Lampiran-3
DAFTAR PENILAIAN (CHECK LIST)LINGKUNGAN PENGENDALIAN
NO. URAIAN Ya Tidak
A. ORGANISASI
1 Apakah organisasi dilengkapi mekanisme dan alur pekerjaan ?.
2 Apakah bagan organisasi dilengkapi mekanisme dan alur
pekerjaan .
3 Apakah organisasi dilengkapi dengan struktur organisasi dan
uraian tugas (Job Description) ?
4 Apakah organisasi didukung dan dilengkapi dengan sistem
hubungan kerja yang terintegrasi antar bagian secara vertical
maupun horizontal ?.
5 Aapakah struktur organisasi dan uraian tugasnya
disosialisasikan kepada seluruh personil/karyawan yangdidalamnya ?.
6 Apakah pimpinan melakukan pemantauan terhadap
operasionalisasi organisasi pada unit kerja/satker dalam
pelaksanaan kegiatan ?.
B. PROSEDUR
1 Apakah pimpinan menetapkan prosedur tertulis (SOP) di
unit kerja/satker yang bersangkutan ?.
2 Apakah SOP dibuat lengkap seluruh kegiatan sesuai
dengan Tupoksi ?.
3 Apakah prosedur telah disusun secara sederhana, tidakbertele-tele, jelas dan fleksibel ?.
4 Apakah prosedur disosialisasikan/dikomunikasikan kepada
seluruh karyawan/pegawai pada unit kerja/satker dan
pengguna ?.
5 Apakah prosedur tindak lanjut hasil pemeriksaan APIP pada
unit kerja/satker telah dibuat ?.
6 Apakah pimpinan melakukan evaluasi secara berkala dan
berjenjang terhadap prosedur yang ada ?.
7 Apakah hasil evaluasi prosedur dituangkan digunakan
pimpinan unit kerja/satker sebagai bahan penyempurnaanprosedur ?.
C. SUMBERDAYA MANUSIA
1 Apakah pimpinan menyediakan sarana guna menegakan
integritas/nilai etika di unit kerja/satker.
2 Apakah pimpinan menerapkan kompetensi SDM dalam
organisasi di unit kerja/satker ?.
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
59/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
54
3 Apakah pimpinan melakukan pembinaan karir/pola karir
pegawai pada unit kerja/satker ?.
4 Apakah pimpinan menetapkan rencana pendidikan dan
pelatihan bagi pegawai guna meningkatkan kemampuan/
profesionalisme ?.
5 Apakah pimpinan menetapkan kompetensi pegawai, mulaidari mekanisme penerimaan sampai dengan pengkajian
kinerja pegawai ?.
6 Apakah pimpinan melakukan pemantauan/evaluasi terhadap
penguasaan/implementasi uraian tugas (jubs description)
masing-masing personil ?.
KEBIJAKAN
1 Apakah pimpinan menetapkan kebijakan tertulis guna
mendukung pelaksanaan tugas pokkok dan fungsi pada unit
kerja/ satker ?.
2 Apakah kebijakan telah sesuai dengan tujuan/sasaran yangtelah ditetapkan ?.
3 Apakah kebijakan telah disosialisasikam/dikomunikasikan
kepada personil di unit kerja/satker ?.
4 Apakah pimpinan telah menetapkan KAK/TOR sebagai
acuan dalam pemantauan kebijakan ?.
5 Apakah pimpinan telah menyusun dan menetapkan Tim
berdasarkan kompetensi untuk melakukan pemantauan
penerapan kebijakan ?.
6 Apakah kebijakan telah mendeskripsikan tingkat
ketepatan/keberhasilan pencapaian sasaran kebijakan ?.
7 Apakah kebijakan telah disahkan sebagai pedoman/acuan
pelaksanaan kegiatan/program ?.
8 Apakah kebijakan telah digunakan sebagai pedoman/acuan
pelaksanaan kegiatan/program ?.
9 Apakah kebijakan telah dijabarkan kedalam Juklak/Juknis
kegiatan ?.
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
60/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
55
DAFTAR (CHECKLIST) DAFTAR PENILAIAN RISIKO
DAFTAR RISIKO
(NAMA UNIT KERJA ESELON II)
UNIT KERJA :
NAMA PIMPINAN :
NIP :
KEGIATAN :
TUJUAN :
KEGIATAN :
NO. Risiko Penyebab Dampak
1.
2.
Keterangan:
Kegiatan diisi dengan titik kritis kegiatan.
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
61/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
56
DAFTAR PENILAIAN (CHECKLIST) PENANGANAN RISIKO
DAFTAR PENANGANAN RISIKO
(NAMA UNIT KERJA ESELON II)
UNIT KERJA :
NAMA PIMPINAN :
NIP :
KEGIATAN :
TUJUAN :
KEGIATAN :
NO. Risiko Penyebab Dampak
1.
2.
Keterangan:
Kegiatan diisi dengan titik kritis kegiatanDisusun Tanggal :
Penyusun :
Diperiksa Tanggal :
Penyusun :
Disetujui Tanggal :
Pimpinan Unit Kerja :
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
62/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
57
Lampiran-4
DAFTAR PENILAIAN (CHECKLIST) RISIKO
NO URAIAN Ya Tidak
A. PENILAIAN RISIKO:
1. Apakah setiap kegiatan telah di buatkan TOR
2. Apakah TOR yang di buat telah memuat tujuan dan kegiatan
yang selaras dengan Renstra.
3. Apakah TOR yang di buat telah menguraian tahapan
kegiatan yang akan di laksanaan dan di lengkapin dengan
alokasi sumber daya (SDM,keuangan dan fisik)
4. Apakah TOR yang di buat telah dilengkapi dengan jadwal
pelaksanaan masing-masing kegiatan.
5. Apakah masing-masing tahapan kegiatan telah dilengkapi
dengan indikator keberhasilan.
6. Apakah TOR telah menetapkan titik titik kritis dari tahapan
kegiatan yang akan dilaksanakan dan merupakan aktifitas
yang paling dominan dalam pencapaian tujuan.
7. Apakah telah ditetapkan risiko terhadap titik kritis tahapan
kegiatan.
8. Apakah dalam penetapan risiko telah memenuhi unsur
kejadian, kemungkinan dan menimbulkan kerugian.
9. Apakah risiko yang ditetapkan telah dilengkapi dengan
penyebab terjadinya risiko serta dampak yang akan terjadi.
10. Apakah penilaian risiko telah dituangkan dalam daftar risiko
dan telah disahkan oleh penyusun maupun pemeriksa SPIP.
B. PENANGANAN RISIKO:
1. Apakah daftar penanganan risiko telah dibuat untuk masing-
masing risiko yang telah ditetapkan.
2. Apakah penanganan risiko telah yang dibuat telah
menghilangkan/memperkecil penyebab terjadinya risiko
3. Apakah telah dibuat prosedur terhadap penanganan risiko
dari masing-masing titik kritis kegiatan.
4. Apakah penanganan risiko telah dituangkan dalam daftar
penanganan risiko dan telah disahkan oleh penyusunkegiatan maupun pemeriksa SPIP.
C. PEMANTAUAN DAN EVALUASI RISIKO:
1. Apakah mekanisme atau prosedur mengenai pemantauan
dan evaluasi risiko telah dibuat
2. Apakah satker/unit kerja telah membuat rekapitulasi risiko
dan upaya penanganan risiko
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
63/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
58
NO URAIAN Ya Tidak
3. Apakah satker/unit kerja telah menetapkan jadwal
pemantauan dan evaluasi risiko.
4. Apakah SPIP unit kerja/satker telah melakukan pemantauan
evaluasi risiko yang telah dituangkan dalam rekapitulasirisiko dan upaya penanganan risiko
5. Apakah laporan pemantauan dan evaluasi risiko telah dibuat
dilengkapi dengan saran/rekomendasi
6. Apakah saran/rekomendasi telah ditindaklanjuti
-
7/28/2019 SPI Sekretariat Jendral
64/69
Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian
59
Lampiran-5
DAFTAR PENILAIAN (CHECKLIST) KEGIATAN PENGENDALIAN
NO URAIAN Ya Tidak
A. KEGIATAN PENGENDALIAN
1 Apakah penanggungjawab kegiatan telah menyusun KA