sosialisasi tata naskah dinas - web upi official

Sosialisasi Tata Naskah Dinas

Peraturan Rektor UPI Nomor 059 Tahun 2020

Tentang

Tata Naskah Dinas di Lingkungan Universitas Pendidikan

Indonesia

Sistematika Tata

Naskah

Dinas

Pendahuluan Bab I

D

D

D

D

D

Jenis dan Format Naskah Dinas Bab II

a. Naskah Dinas Arahan

b. Naskah Dinas Korespondensi c. Naskah Dinas Khusus

d. Naskah Dinas Lainnya

Pembuatan Naskah Dinas Bab III

a. Persyaratan Pembuatan

b. Kepala Naskah Dinas

c. Penulisan Tanggal, Perihal, dan

Alamat Naskah Dinas d. Penomoran

e. Penggunaan Kertas & Tinta

f. Ketentuan Jarak Spasi,

Penggunaan Huruf, dan Kata Penyambung

g. Dst.

Sistematika Tata

Naskah

Dinas

Pengendalian Naskah Dinas Bab IV

D

D

D

D

D

Pengamanan Naskah Dinas Bab V

a. Penentuan Kategori Klasifikasi

Keamanan dan Akses Naskah Dinas

b. Perlakuan terhadap Naskah Dinas

Kewenangan Penandatanganan Bab VI

a. Penggunaan Garis Kewenangan

b. Penandatanganan

c. Kewenangan Penandatanganan

Naskah Dinas Elektronik Bab VII

Penutup Bab VIII

Tujuan Tata

Naskah Dinas

Tata Naskah Dinas bertujuan untuk

menciptakan kelancaran komunikasi

tertulis yang efektif dan efisien dalam

penyelenggaraan administrasi di

lingkungan Universitas Pendidikan

Indonesia

Jenis dan Format Naskah Dinas

Naskah dinas

yang memuat

kebijakan

pokok yang

harus

dilaksanakan

dalam

penyelenggara

an tugas &

kegiatan di UPI

Lainnya Khusus Korespondensi Arahan

Terdiri dari

naskah dinas

korespondensi

intern (nota

dinas, memo,

disposisi, dan

surat undangan)

dan

korespondensi

ekstern (surat

dinas)

Naskah dinas

khusus terdiri

dari surat

perjanjian,

kuasa,

pelimpahan

wewenang,

acara,

keterangan,

izin,

pengantar &

pengumuman

Naskah dinas

lainnya terdiri

dari sertifikat,

ijazah,

kerangka

acuan kerja,

laporan,

notula, dan

telaahan staf

01 Naskah Dinas Pengaturan

a. Peraturan

b. Pedoman

c. Petunjuk Pelaksanaan

d. Instruksi

e. Standar Operasional Prosedur f. Surat Edaran

Naskah Dinas Arahan

02 Naskah Dinas Penetapan

Surat Keputusan

03 Naskah Dinas Penugasan

Surat Perintah/Surat Tugas

Fo

rma

t Pe

ratu

ran

Logo UPI ukuran 2,5 cm

Penomoran yang berurutan dalam satu tahun

takwin

Judul peraturan ditulis dengan huruf kapital

Memuat alasan tentang perlu

ditetapkannya peraturan

Memuat peraturan perundang-undangan

yang menjadi dasar ditetapkannya kebijakan

Memuat substansi tentang kebijakan yang

ditetapkan

Nama pejabat ditulis dengan huruf kapital

tanpa mencantumkan gelar

Fo

rma

t S

alin

an

Pe

ratu

ran

Tulisan Salinan di pojok kanan atas

Penomoran yang berurutan dalam satu tahun

takwin

Judul peraturan ditulis dengan huruf kapital

Memuat alasan tentang perlu

ditetapkannya peraturan


yang menjadi dasar ditetapkannya kebijakan

Memuat substansi tentang kebijakan yang

ditetapkan

Pengabsahan salinan

Fo

rma

t Pe

do

ma

n

Tulisan judul lampiran yang ditulis di sudut

Kanan atas dengan huruf kapital

Judul pedoman

Berisi latar belakang/dasar pemikiran



Materi pedoman

Ditulis dengan huruf kapital

Fo

rma

t Ju

kla

k/J

uk

nis

Tulisan judul lampiran yang ditulis di sudut

Kanan atas dengan huruf kapital

Judul Petunjuk Pelaksanaan/Teknis

Berisi latar belakang/dasar pemikiran



Materi petunjuk pelaksanaan/teknis

Ditulis dengan huruf awal kapital

Fo

rma

t In

stru

ksi



Substansi instruksi

Tempat dan tanggal penetapan instruksi

Penomoran yang berurutan dalam satu

Tahun takwin

Judul Instruksi

Memuat latar belakang penetapan instruksi

Nama pejabat yang diberi instruksi

Logo UPI ukuran 2,5 cm

Fo

rma

t SO

P

UNIVERSITAS PENDIDIKAN

INDONESIA

Nama Unit Kerja

Nomor ....................................

Tgl. Pengesahan ....................................

Tg. Revisi ....................................

Disahkan oleh Nama Jabatan,

Nama Pejabat

NIP

Judul SOP ....................................

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANAAN

Berupa peraturan perundang-

undangan yang mendasari SOP

beserta aturan pelaksanaannya

Penjelasan mengenai kualifikasi pelaksana yang

dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada

prosedur yang distandarkan. Kualifikasi ini berupa

kompetensi (keahlian dan keterampilan) bersifat umum

untuk semua pelaksanan dan bukan bersifat individu,

yang diperlukan untuk dapat melaksanakan SOP ini

secara maksimal

KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN

Penjelasan mengenai keterkaitan

prosedur yang distandarkan dengan

prosedur lain yang distandarkan

(SOP yang terkait secara langsung

dalam proses pelaksanaan kegiatan

dan menjadi bagian dari kegiatan

tersebut)

Penjelasan mengenai daftar peralatan utama (pokok) dan

perlengkapan yang dibutuhkan yang terkait secara

langsung dengan prosedur yang dibuat menjadi SOP

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

penjelasan mengenai kemungkinan

yang terjadi ketika prosedur

dilaksanakan atau tidak

dilaksanakan. Peringatan

memberikan indikasi permasalahan

yang mungkin muncul dan berada di

luar kendali pelaksana ketika

prosedur dilaksanakan, serta

berbagai dampak lain yang

ditimbulkan.

Memuat berbagai hal yang perlu didata dan dicatat oleh

pejabat tertentu. Dalam kaitan ini, perlu dibuat formulir

tertentu yang akan diisi oleh setiap pelaksana yang

terlibat dalam proses (misalnya formulir yang

menunjukkan perjalanan sebuah proses pengolahan

dokumen pelayanan perizinan. Berdasarkan formulir

dasar ini, akan diketahui apakah prosedur sudah sesuai

dengan mutu baku yang ditetapkan dalam SOP).

Fo

rma

t Su

rat

Ed

ara

n

Kop naskah dinas sesuai dengan aturan



Isi surat edaran

Tanggal surat edaran

Penomoran yang berurutan dalam satu

Tahun takwin

Judul Surat Edaran

Naskah Dinas

Keputusan Keputusan adalah naskah dinas yang

memuat kebijakan yang bersifat

menetapkan, tidak bersifat mengatur,

dan merupakan pelaksanaan kegiatan,

yang digunakan untuk

menetapkan/mengubah status

pegawai/personal/keanggotaan dan

menetapkan/mengubah/membubarkan

suatu kepanitiaan

Fo

rma

t K

ep

utu

san

Logo UPI berukuran 2,5cm



Isi keputusan

Tanggal surat edaran

Nomor surat keputusan

Judul keputusan

Memuat alasan/tujuan tentang perlu

ditetapkannya keputusan


sebagai dasar pengeluaran keputsan

Naskah Dinas

Penugasan

Surat Tugas/Surat Perintah adalah

naskah dinas yang dibuat oleh

atasan atau pejabat yang

berwenang kepada bawahan

atau pejabat lain yang

diperintah/diberi tugas yang

memuat apa yang harus

dilakukan

Fo

rma

t Su

rat

Tug

as


Nama pejabat

Isi surat tugas

Tanggal surat tugas

Penomoran surat tugas

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA

Jalan Dr. Setiabudhi Nomor 229 Bandung 40154

Laman www.upi.edu; surel/e-mail: [email protected]

SURAT PERINTAH PELAKSANA HARIAN/PELAKSANA TUGAS***)

Nomor: .........................

Dasar : 1. ...................................*)

2. ...................................*)

MENUNJUK:

Kepada : Nama : ......................................................*)

NIP : ......................................................*)

Pangkat/Gol.ruang : ......................................................*)

Jabatan : ......................................................*)

Untuk : 1. terhitung mulai tanggal ............ di samping jabatannya sebagai

.....................**) juga melaksanakan tugas sebagai Pelaksana Harian/

Pelaksana Tugas ***) .........................****).

2. melaksanakan perintah ini dengan seksama dan penuh tanggung jawab.

Ditetapkan di ..........................

Pada tanggal, ..........................

Nama Jabatan,

Tanda tangan dan cap

Nama Lengkap

Tembusan: NIP

1. ................

2. ................

dst.

Fo

rma

t Su

rat

Pe

rin

tah


Nama pejabat

Isi surat perintah

Tanggal surat perintah

Penomoran surat perintah

01 Korespondensi Intern

a. Nota Dinas

b. Memorandum c. Disposisi

d. Surat Undangan Intern

Naskah Dinas Korespondensi

02 Korespondensi Ektern

a. Surat Dinas

b. Undangan Ekstern

Fo

rma

t N

ota

Din

as Nota Dinas

Nota dinas adalah naskah intern

yang dibuat oleh pimpinan unit

kerja dalam melaksanakan

tugas dan fungsinya

Fo

rma

t M

em

ora

nd

um

Memorandum

Memorandum atau disingkat

Memo adalah naskah dinas

yang dibuat oleh pejabat

kepada pejabat di bawahnya untuk menyampaikan informasi

kedinasan yang bersifat

mengingatkan suatu masalah,

arahan, peringatan, saran, dan

pendapat

Fo

rma

t Le

mb

ar

Dis

po

sisi

Lembar Disposisi

Petunjuk tertulis mengenai

tindak lanjut/tanggapan

terhadap surat masuk, ditulis

secara jelas pada lembar

disposisi


UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA Jalan Dr. Setiabudhi Nomor 229 Bandung 40154

Telepon: (022) 2013163, 2013164, 2001135 Faksimile: (022) 2001135


Contoh 1. Format Lembar Disposisi

LEMBAR DISPOSISI

Tgl. Terima: …………………… Indeks No.: ………………

Fo

rma

t U

nd

an

ga

n In

tern

Undangan Intern

Surat dinas yang memuat

undangan dari

pimpinan/pegawai untuk

menghadiri suatu acara

kedinasan tertentu, seperti rapat,

upacara, dan pertemuan

Fo

rma

t Su

rat

Din

as

Surat Dinas

Surat dinas adalah naskah dinas

pelaksanaan tugas seorang

pejabat dalam menyampaikan

informasi kedinasan kepada

pihak lain di luar lembaga/unit

kerja

Fo

rma

t K

art

u U

nd

an

ga

n

Rektor Universitas Pendidikan Indonesia

Mengundang Bapak/Ibu/Saudara untuk menghadiri

............................................................................................................

............................................................................................................ pada:

hari ............, tanggal .................

pukul ............... WIB s.d. .................

bertempat di ..................................................................

Kami berharap Bapak/Ibu/Saudara berkenan hadir pada waktunya.

Catatan:

1. ..............................

2. ..............................

Naskah Dinas Khusus

Naskah yang

berisi

kesepakatan

bersama

tentang

sesuatu hal

yang mengikat

antara dua

belah pihak

Berita Acara Pelimpahan

Wewenang Kuasa Perjanjian

Naskah dinas

yang berisi

pemberian

wewenang

kepada orang

dengan atas

namanya untuk

melakukan

tindakan dalam

rangka

kedinasan

Naskah dinas

yang berisi

penugasan dari

pejabat yang

berwenang

kepada

pejabat di

bawahnya

untuk

melakukan

tugas yang

dilimpahkan

Naskah dinas

yang berisi

tentang

pernyataan

bahwa

memang telah

terjadi suatu

proses

pelaksanaan

kegiatan pada

waktu tertentu

Naskah Dinas Khusus

Naskah dinas

yang berisi

informasi

mengenai hal,

peristiwa,

atau tentang

seseorang

untuk

kepentingan

kedinasan

Pengantar Pernyataan Surat Izin Keterangan

Surat yang

berisi

keterangan

bahwa

pemegang

surat tersebut

diberi izin oleh

pejabat

berwenang

untuk

melakukan

suatu hal

Naskah dinas

yang

menyatakan

kebenaran

suatu hal

disertai

pertanggung-

jawaban atas

pernyataan

tersebut

Naskah dinas

yang

digunakan

untuk

mengantar/

menyampaik

an barang

atau naskah

Naskah Dinas Lainnya

Pernyataan tertulis dari pejabat

yang berwenang kepada

seseorang yang telah memenuhi

syarat tertentu dalam suatu

kegiatan

Sertifikat

Dokumen yang diberikan UPI kepada

seseorang yang telah menyelesaikan dan

berhasil mempelajari suatu tingkat ilmu

Ijazah

Ijazah

Sertifikat

Telaahan Staf Notula

KAK

Suatu dokumen yang

menginformasikan gambaran

umum dan penjelasan mengenai

keluaran kegiatan yang akan

dicapai sesuai tugas dan fungsi

suatu unit kerja di UPI

Kerangka Acuan Kerja

Bentuk uraian yang memuat hasil

pembahasan dan segala sesuatu

yang disampaikan dalam rapat

mulai dari pembukaan sampai

dengan pengambilan keputusan

Notula Bentuk uraian yang disampaikan

oleh pejabat atau staf yang

memuat analis singkat dan jelas

mengenai suatu persoalan

dengan memberikan jalan keluar/

pemencahan yang disarankan

Telaahan Staf

Fo

rma

t Se

rtifik

at 16pt di-bold

Warna emas di-bold

12pt

16pt di-bold

warna emas di-bold

14pt

14pt

14pt

14pt

28pt

13pt

16 Bold

13pt

12pt

28pt

No. Registrasi :


Sertifikat Nomor: ................................

Diberikan kepada:

Nama Atas partisipasinya sebagai ............. dalam acara

.....................................................................

Yang dilaksanakan pada tanggal ..... s.d. ..... di .....

Bandung, ...........

Rektor Universitas Pendidikan Indonesia,

Nama Lengkap

Diameter 2,5cm (emboss)

13pt

16pt Bold

13pt

12pt

16pt di-bold

12pt

Ke

ran

gk

a A

cu

an

Ke

rja

Contoh 1. Format Kerangka Acuan Kerja

KERANGKA ACUAN KERJA/TERM OF REFERENCE

.....................................................

TAHUN ANGGARAN 2020

Kementerian Negara : Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan

Lembaga : (400866) Universitas Pendidikan Indonesia

Kebijakan : (Renstra UPI 2016-2020)

Program : (Renstra UPI 2016-2020)

Kegiatan : ...................................................................

Indikator Kinerja Kegiatan : ...................................................................

Satuan Ukuran & Jenis

Keluaran

: ...................................................................

Volume : ...................................................................

A. Latar Belakang

1. Dasar Hukum

a. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi;

b. Peraturan Pemerintah Nomor 4 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan

Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi Negeri Badan Hukum;

c. Peraturan Majelis Wali Amanat Nomor: 03/PER/MWAUPI/2015 tentang Peraturan

Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 15 Tahun 2014 tentang Statuta Universitas

Pendidikan Indonesia;

d. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 49/PMK.02/2017 tentang Standar Biaya

Masukan Tahun Anggaran 2018;

e. Peraturan Rektor Universitas Pendidikan Indonesia Nomor 9038/UN40/HK/2017

tentang Pedoman Implementasi Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan Universitas

Pendidikan Indonesia;

f. Dst.

KERANGKA ACUAN KERJA/TERM OF REFERENCE

JUDUL KEGIATAN

Kegiatan Dengan Sumber Dana ........................................

Tahun ............

NAMA UNIT KERJA


TAHUN 2020

Fo

rma

t N

otu

la

Contoh 1. Format Telaahan Staf

TELAAHAN STAF

TENTANG

................................................................

I. Persoalan

Bagian persoalan memuat pernyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang akan

dipecahkan.

II. Praanggapan

Praanggapan memuat dugaan yang beralasan berdasarkan data yang saling

berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi dan merupakan kemungkinan

kejadian di masa mendatang.

III. Fakta yang Mempengaruhi

Bagian fakta yang mempengaruhi memuat fakta yang merupakan landasan analisis

dan pemecahan persoalan.

IV. Analisis

Bagian ini memuat analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan

serta akibatnya, hambatan serta keuntungan dan kerugiannya, serta pemecahan atau

cara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan.

V. Simpulan

Bagian simpulan memuat intisari hasil diskusi dan pilihan dan satu cara bertindak

atau jalan keluar sebagai pemecahan persoalan yang dihadapi.

VI. Saran

Bagian saran memuat secara ringkas dan jelas tentang saran tindakan untuk

mengatasi persoalan yang dihadapi.

Nama Jabatan Pembuat Telaah,

Tanda tangan

Nama Lengkap

NIP Fo

rma

t Te

laa

ha

n S

taf


UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA Jalan Dr. Setiabudhi Nomor 229 Bandung 40154


NOTULA

Rapat : ..................................................................................................................................

Hari, tanggal : ..................................................................................................................................

Waktu : ..................................................................................................................................

Tempat : ..................................................................................................................................

Pemimpin Rapat : ..................................................................................................................................

Peserta Rapat : 1. ..........................................

2. ..........................................

3. dan seterusnya.

Kegiatan Rapat :

1. Pembukaan

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

2. Pembahasan

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

3. Kesimpulan

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

Mengetahui,

Nama Jabatan Pemimpin Rapat Notulis,

Tanda tangan Tanda tangan

Nama Pemimpin Rapat Nama Notulis

Pembuatan

Naskah Dinas

|Arsip Universitas

Setiap naskah dinas harus

memuat informasi yang

ringkas dan jelas sesuai

dengan maksud dan

tujuan dibuatnya naskah

dinas yang disusun secara

sistematis

Pembuatan Naskah Dinas

Penggunaan Logo &

Cap Dinas

Ketentuan Kepala Naskah

Dinas

Penonomoran Naskah Dinas

Ketentuan Jarak Spasi, Huruf &

Kata Penyambung

Nomor Halaman, Tembusan & Lampiran

Penggunaan Logo UPI

Kop Naskah Dinas

Terletak di sebelah kiri atas naskah

2,5 cm

Cap Dinas

Amplop Dinas

Dokumen Resmi yang diterbitkan

UPI

Catatan: Tidak boleh mencantumkan atribut

akreditasi atau sertifikasi pada naskah dinas, kecuali di amplop

surat

Penggunaan Cap Dinas Cap Jabatan

Cap Dinas

Cap Unit Kerja di Bawah Universitas

Cap

Fakultas

Cap

Sekolah

Pasca-

sarjana

Cap

Lembaga

Cap

Kamda

Kepala Naskah Dinas

Bentuk Kepala Naskah Dinas Universitas

Bentuk Kepala Naskah Dinas Fakultas

Kepala Naskah Dinas Bentuk Kepala Naskah Dinas Kampus

UPI Daerah

Bentuk Kepala Naskah Dinas Unit Kerja

Penulisan Alamat Surat

Alamat surat yang dicantumkan

pada lembar surat

Yth. Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia

di

Jakarta

Alamat surat yang dicantumkan

di amplop surat

Yth. Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia

Jalam Ampera Raya No. 7

Cilandak

Jakarta Selatan, 51239

Kode Unit Kerja

Kode unit kerja saat ini merujuk pada

Peraturan Rektor Nomor 045 Tahun

2020 Tentang Struktur Organisasi dan

Tata Kerja Universitas Pendidikan

Indonesia

Kode Unit Kerja

Menggunakan penomoran

berjenjang

Kode Unit Kerja

TND 2018 TND 2020

Saat ini ada beberapa

nama jabatan yang

tata persuratannya

belum terakomodasi

dalam tata naskah

dinas sebagaimana

diatur dalam Peraturan

Rektor Nomor 059

Tahun 2020 tentang

Tata Naskah Dinas di

Lingkungan UPI

Pejabat yang nama

jabatannya belum

terakomodasi, tata

naskah dinasnya

menggunakan tata

naskah dinas

sebagaimana diatur

dalam Peraturan Rektor

Nomor

0280/UN40/HK/2018

tentang Tata Naskah

Dinas

Perubahan Peraturan Rektor Nomor 059 Tahun 2020

Tentang Tata Naskah Dinas

Ketentuan Penomoran Naskah Dinas

SOP

Peraturan

Surat Keputusan

Instruksi

Surat Edaran

01

02

03

05 04

PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA NOMOR 3 TAHUN 2019

TENTANG ...............................................

KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA

NOMOR: 010/UN40.R1/KM.01/2020

TENTANG .................................................. SURAT EDARAN

NOMOR 4 TAHUN 2020 TENTANG

.......................................

INSTRUKSI NOMOR 12 TAHUN 2019

TENTANG .................................

Nomor SOP 7 Tahun 2020

Tgl. Pengesahan ................................

Tgl. Revisi ................................

Disahkah Oleh ................................

Nama SOP Registrasi Mahasiswa Baru

Surat Tugas

SURAT TUGAS

NOMOR: 003/UN40.R2/KP.06/2020

003 : nomor urut surat tugas

UN40.R2 : kode unit kerja (WR2)

KP.06 : kode klasifikasi arsip

2020 : tahun terbit

Nota Dinas

NOTA DINAS

NOMOR: 021/UN40.F7/PK.00.01/2020

021 : nomor urut nota dinas

UN40.A7 : kode unit kerja (Dekan FPEB)

PK.00 : kode klasifikasi arsip

2020 : tahun terbit

Surat Dinas

Nomor: R-005/UN40/HM.01/2020

R : kategori klasifikasi keamanan surat

005 : nomor urut surat dinas

UN40 : kode unit kerja

HM.01 : kode klasifikasi arsip

2020 : tahun terbit

Perjanjian Kerjasama

PERJANJIAN KERJA SAMA

ANTARA


DAN

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

NOMOR: 019/UN40/HK.07.00/2020

NOMOR: ......................................

Ketentuan Penomoran Naskah Dinas

Pengaturan Penomoran Surat Dalam

Buku Agenda

No. Jenis Naskah Dinas Buku Agenda

1. Peraturan Satu Agenda

2. Instruksi Satu Agenda

3. Standar Operasional Prosedur Satu Agenda

4. Edaran Satu Agenda

5. Keputusan Satu Agenda

6. Nota Kesepahaman & Surat Perjanjian Satu Agenda

7. Ijazah, Transkrip Nilai, dan SKPI Diatur tersendiri

8. Sertifikat & Piagam Penghargaan Satu Agenda

9. Nota Dinas Satu Agenda

10. a. Surat Tugas

b. Surat Perintah Plt./Plh.

c. Surat Undangan Intern

d. Surat Dinas

e. Surat Undangan Ekstern

f. Surat Kuasa

g. Surat Pelimpahan Wewenang

h. Berita Acara

i. Surat Keterangan

j. Surat Izin

k. Surat Pernyataan

l. Surat Pengantar

m. Pengumuman

Satu Agenda

Kertas yang digunakan untuk

kegiatan dinas adalah HVS minimal

80 gram, kecuali naskah dinas

arahan berupa Peraturan Rektor,

Surat Keputusan, dll. menggunakan

kertas concorde

Pembuatan naskah dinas dari draf

hingga final yang dibubuhi paraf

tidak boleh menggunakan kertas

bekas

Kertas yang digunakan untuk naskah

dinas adalah kertas ukuran A4

Penggunaan

Kertas Surat

Penggunaan Huruf

Pada kepala/kop naskah dinas

menggunakan huruf Times New

Roman dengan ukuran 14pt untuk

nama instansi dan Times New Roman

dengan ukuran 12pt untuk alamat

instansi.

Pada naskah dinas pengaturan

(Peraturan, Pedoman, Petunjuk

Pelaksanaan, Instruksi, dan SOP)

menggunakan huruf Bookman Old Style

dengan ukuran 12pt.

Naskah dinas lainnya


Roman ukuran 12pt.

Kata Penyambung Kata penyambung digunakan sebagai tanda bahwa teks masih

berlanjut pada halaman berikutnya jika naskah lebih dari satu

halaman

Kata Penyambung pada halaman 1 baris paling bawah kanan

mengundang…… Kata

Penyambung

Kata pertama pada halaman 2 baris paling atas kiri

mengundang saudara......

Ketentuan Batas Ruang/Tepi

DOCUMENT

Ruang Tepi Atas

Jika menggunakan kop dinas

dua spasi di bawah kop,

jika tidak menggunakan kop

paling sedikit 2 cm dari tepi

atas kertas

Ruang Tepi Kiri

Paling sedikit 3 cm dari tepi

kiri kertas

Ruang Tepi Kanan

Paling sedikit 2 cm dari tepi

kanan kertas

Ruang Tepi Bawah

Paling sedikit 2,5 cm dari tepi

bawah kertas

Ketentuan Nomor Halaman & Tembusan

Nomor Halaman

Ditulis menggunakan angka arab (1,2,3) dan

dicantumkan secara simetris di tengah atas halaman

Tembusan

Tembusan dicantumkan di kiri bawah naskah

Penulisan tembusan jika terdapat NIP Penulisan tembusan jika tidak terdapat NIP

Sejajar dengan NIP Di bawah nama lengkap

Pengamanan

Naskah Dinas

|Arsip Universitas

Terbagi menjadi tiga

klasifikasi keamanan yaitu

Rahasia (R), Terbatas (T),

dan Biasa (B)

Kategori Klasifikasi Keamanan

Naskah Dinas

T

Rahasia

Naskah dinas yang

apabila fisik dan

informasinya

diketahui oleh

pihak yang tidak

berhak dapat

mengakibatkan

kerugian

B

Terbatas

Tingkat keamanan

naskah dinas yang

isinya tidak boleh

diumumkan dan

hanya boleh

diketahui di

lingkungan UPI

R

Biasa

Naskah dinas yang

apabila fisik dan

informasinya dibuka

untuk umum tidak

membawa dampak

apapun terhadap

jalannya kegiatan di

lingkungan UPI

Metode-

metode teknik

Security

Printing

Cap Timbul Rosettes Guilloche Line widh

modulation

Security Printing Percetakan yang

berhubungan dengan pengamanan tingkat

tingkat pada naskah

Kewenangan Penandatanganan

|Atas Nama (a.n.) Atas nama digunakan jika pejabat yang menandatangani surat dinas telah diberi kuasa oleh pejabat yang bertanggung jawab, berdasarkan bidang tugas dan tanggung jawab pejabat yang

bersangkutan

a.n. Rektor Universitas Pendidikan Indonesia

Wakil Rektor Bidang Akademik dan

Kemahasiswaan,

tanda tangan dan cap dinas

Nama Pejabat

Untuk Beliau (u.b.) | Digunakan jika yang diberi kuasa memberikan

kuasa lagi kepada pejabat yang satu tingkat di bawahnya

a.n. Rektor Universitas Pendidikan Indonesia

Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan

u.b.

Direktur Direktorat Akademik,

Tanda tangan dan cap dinas

Nama Pejabat

Kewenangan Penandatanganan

|Pelaksana Tugas (Plt.) Pelaksana tugas digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani naskah dinas belum ditetapkan karena menunggu ketentuan bidang kepegawaian selanjutnya

Plt. Direktur Direktorat Kemahasiswaan,


Nama Pejabat

Pelaksana Harian (Plh.)| Digunakan apaila pejabat yang berwenang

menandatangani naskah dinas tidak berada di tempat sehingga untuk kelancara pekerjaan

sehari-hari perlu ada pejabat sementara yang menggantikan

Plh. Kepala Biro Sarana dan Prasarana,


Nama Pejabat

Kewenangan Pejabat Penandatangan

No. Jenis Naskah Dinas Rektor Warek

Dekan/

Dir.SPs/

sebutan

lain yang

sejenis

Wadek/

Wadir

sebutan

lain yang

sejenis

Kaprodi

Ketua

Lembaga/

sebutan

lain yang

sejenis

Kepala

Pusat/

sebutan

lain yang

sejenis

Karo/

Dirdit/

sebutan

lain yang

sejenis

Kepala

UPT

Kabag

/

Kadiv

Kasubbag

/Kasi

1. Peraturan √ - - - - - - - - - -

2. Keputusan***) √ - √ - - √ - - - - -

3. Instruksi √ - - - - - - - - - -

4. Surat Edaran*) √ - √ - - √ - - - - -

5. Nota Kesepahaman √ - √ - - √ √ - - - -

6. Surat Perjanjian**) √ - √ - - √ √ - - - -

7. Surat Kuasa √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ -

8. Surat Pelimpahan

Wewenang √ - - - - - - - - - -

9. Surat Pernyataan √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

10. Surat Keterangan √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

11. Surat Dinas √ √ √ √ √ √ √ √ √ - -

12. Nota Dinas √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

13. Memo √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

14. Surat Undangan √ - √ - √ √ √ √ √ - -

15. Surat Tugas √ - √ - - √ √ √ √ - -

16. Surat Pengantar √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

17. Surat Pengumuman √ √ √ √ √ √ √ √ √ - -

18. Berita Acara √ √ √ - - √ - √ - - -

Penjelasan Tabel Kewenangan Penandatanganan

Surat Edaran yang ditandatangani oleh Dekan/Dir. SPs/Dir. Kampus UPI

di Daerah hanya berlaku untuk

lingkungan internal unit kerja

dimaksud.

Untuk perjanjian antara UPI dengan pihak luar dapat

didelegasikan/dikuasakan kepada

pejabat di bawahnya sesuai

dengan kewenangannya.

Apabila surat keputusan ditandatangani oleh

Warek/Wadir/Wadek harus

memakai atas nama (a.n.) pejabat

di atasnya

Naskah Dinas Elektronik

*Ketentuan lebih lanjut

mengenai format dan tata

cara penyusunan TNDE

diatur dalam peraturan

tersendiri

Naskah dinas elektronik adalah

informasi yang terekam dalam

media elektronik sebagai alat

komunikasi kedinasan.

Matriks Perbedaan TND 2018 dan TND 2020

|Arsip Universitas

Perbedaan TND 2018 dan TND 2020

No MATERI TND LAMA (2018) TND REVISI (2020) KETERANGAN

1 Isi Bab I Pengelolaan naskah dinas Pendahuluan (Umum, tujuan, ruang lingkup,

pengertian umum)

2 Jenis Naskah Dinas Tidak dikelompokkan jenis naskah

dinasnya, hanya berupa point

Jenis naskah dinas dikelompokkan menjadi:

- Naskah Dinas Arahan

- Naskah Dinas Korespondensi

- Naskah Dinas Khusus

Sesuai klasifikasi

jenis naskah dinas

dari ANRI

3 Penambahan jenis

naskah dinas

Belum diatur format pedoman,

petunjuk teknis, dll

Ditambah format:

- Pedoman

- Petunjuk Teknis/Petunjuk Pelaksanaan

- Standar Operasional Prosedur

- Sertifikat

- Ijazah, Transkrip Nilai, dan SKPI

- Kerangka Acuan Kerja

- Telaahan Staf

Ditambahkan

beberapa format

naskah dinas

sesuai dengan

kebutuhan UPI

5 Penggunaan NIP Menggunakan NIP di semua jenis

naskah dinas

Tidak menggunakan NIP di naskah dinas berupa

Peraturan, Pedoman, Petunjuk

Pelaksanaan/Teknis, dan Keputusan

TND 2018 TND 2020

Perbedaan TND 2018 dan TND 2020

No MATERI TND LAMA (2018) TND REVISI (2020) KETERANGAN

Tulisan kementerian

pada Kepala

Naskah Dinas dan

cap dinas

Sebelumnya Kementerian Riset,

Teknologi, dan Pendidikan Tinggi

Sekarang Kementerian Pendidikan dan

Kebudayaan

Perubahan

tatanan

kementerian

Pengaturan

penomoran surat

dinas

Nomor: 005/UN40/TU/2018

Urutan:

- Nomor urut surat

- Kode unit kerja

- Kode hal

- Tahun pembuatan surat

Nomor: R-005/UN40/HM.01/2020

Urutan:

- Kategori klasifikasi keamanan surat dinas

- Nomor urut surat

- Kode unit kerja

- Kode klasifikasi

- Tahun terbit

TND baru

menggunakan

kode klasifikasi

keamanan surat

(Rahasia, Biasa,

Terbatas)

Pengaturan

penomoran naskah

dinas arahan

(peraturan, instruksi,

SOP, edaran, dan

keputusan)

Menggunakan penomoran di atas Nomor 7 Tahun 2020

Nomor surat hanya terdiri dari nomor urut

naskah dan tahun terbit

Ketentuan

penggunaan huruf

Semua naskah dinas


Roman

Naskah dinas Peraturan, Pedoman, dan Juklak

menggunakan huruf Bookman Old Style

dengan ukuran 12pt, selebihnya menggunakan

huruf Times New Roman

Terima Kasih

Info lebih lanjut hubungi:

Arsip Universitas

- 085691032404 (H. Irsyad)

- 081392610974 (Reni Permata Sari)

sosialisasi tata naskah dinas - web upi official

Documents