SOP PENGGUNAAN WEBSITE FAASRI (CC-ONLINE)Web Site Faasri Utama Sakti Setelah terhubung dengan Internet, langkah selanjutnya adalah membuka Website Faasri. User dapat langsung ke web site Faasri dengan mengetikkan www.cc-online.co.id pada inputan address yang ada pada Internet Explorer dan menekan enter pada keyboard. Setelah kita enter maka Internet Explorer akan mencari web site Faasri dan apabila benar baik secara pengetikan dan alamat yang dituju, maka Internet Explorer akan menampilkan Web Page dari pada Faasri Home Site, dan apabila Web Page tersebut tidak tampil dalam waktu yang cukup lama, bisa di coba lagi dengan melakukan dari memasukkan address Web Site Faasri lalu tekan Enter, selama masih terhubung dengan Internet.

Tampilan Web Site Faasri

Berikutnya adalah dimana Operator / User diminta untuk memasukkan User Id ( Distributor Code ) dan password ( standard password adalah faasri), setelah memasukkan User Id dan Password langkah selanjutnya adalah klik Login. User Id dan Password harus dimasukkan dan benar, karena apabila tidak benar maka user akan ditolak untuk masuk ke Web Site Faasri. Jika operator mengalami kesulitan pada saat login ke website Faasri misalnya seperti lupa password maka silakan menghubungi helpdesk Faasri pada jam operasional.

Menu Distributor Setelah user dengan benar memasukkan User Id dan Password, maka server akan memberikan akses kepada user untuk melanjutkan prosess berikutnya yang diantaranya adalah Asset Saat Ini, Laporan Upload Harian, Upload Data, Email, dll. Kesemua menu ini bisa dilihat di tab Services.

Yang akan ditekankan dalam manual ini adalah bagaimana cara meng-upload data distributor ke server Faasri seperti dijelaskan sebagai berikut :

1. Menu Upload Data

Menu ini dipergunakan oleh user untuk mentransfer file ke Web Site Faasri. Cara mengakses menu ini adalah dengan meng-klik tulisan Upload, maka server akan memunculkan proses untuk mengupload data.

Tampilan Upload

Lihat gambar diatas, dilayar akan ditampilkan seperti gambar diatas, dimana User dapat mengupload data ke Faasri sebanyak 5 File, dan dikanan terlihat ada tombol Browse yang digunakan untuk mengambil file yang akan di transfer dari local harddisk. Tombol Upload di bawah berguna untuk memproses files yang sebelumnya telah kita pilih untuk di-upload ke server Faasri, dan tombol Hapus adalah untuk membatalkan semua pilihan yang sudah user buat dengan tombol Browse. Untuk mengambil file yang akan ditransfer dari local harddisk adalah dengan mengklik tombol Browse, maka dilayar akan muncul sebuah windows dengan judul Choose File yang artinya kita disuruh untuk memilih file yang akan di transfer dan ingat hanya file bukan folder ataupun subfolder.

Windows seperti gambar diatas yang akan terbuka apabila kita meng-klik tombol Browse. Kemudian cari data yang akan diupload dengan mengklik tanda panah seperti gambar di bawah ini :

Setelah itu akan ditampilkan semua isi dari komputer kita. Selanjutnya tinggal user memilih di Drive mana dan di Subfolder mana file yang akan ditransfer tersebut berada. Cara memilih file yang akan ditransfer tersebut adalah dengan mengklik 2 kali file yang dipilih atau dapat juga dengan mengklik sekali lalu diikuti dengan meng-klik tombol Open pada windows tersebut.

Akan terlihat dimana pada baris File Upload - 1 akan terisi dengan file yang akan kita transfer. Untuk menambah list file yang akan kita transfer - misalnya ada dua file atau lebih yang harus diupload - maka yang harus dilakukan adalah dengan mengklik tombol Browse di baris selanjutnya yaitu File Upload - 2, File Upload - 3, dst. Setelah semua file yang akan diupload sudah siap dikirim lanjutkan dengan mengklik tombol Upload.Setelah user meng-klik tombol Upload, maka Internet akan melakukan proses upload dan server akan menerima files yang dikirim oleh user, dan lama penyimpanan ini tergantung dari bagus tidaknya hubungan ke Internet yang terjadi terhadap di User Site, dan waktu yang diperkirakan selama ini adalah untuk Filese +/- 300Kb dan melalui TelkomNet adalah +/- 2-4 Mnt tergantung jaringan dan Jam sibuk.

Setelah Web site Server menyimpan files yang di Upload maka, Web Site Faasri akan merespon kepada User / Distributor dengan sebuah tampilan dimana ditampilkan semacam report dari apa yang telah di kirim ke Web Site Server Faasri, dan ini dapat dilihat dari gambar di bawah ini :

Tampilan Upload Sukses

Tampilan Upload Gagal

Pada gambar tersebut di atas coba lihat Filename yang di-Upload serta status-nya, apabila gagal akan tampil pada Tampilan Upload Gagal maka anda harus meng-upload ulang.2. Menu Laporan Upload Data Harian

User / Distributor bisa melihat laporan terhadap semua files yang telah di-Upload selama ini disamping itu user bisa lihat apakah files yang di-Upload tersebut itu valid / tidak valid adalah dengan meng-klik menu Laporan Upload Harian pada menu Distributor seperti pada gambar dibawah ini :

Tampilan Upload Data Harian

3. Menu Laporan Ringkasan Upload

User / Distributor bisa melihat ringkasan laporan semua files yang telah di-Upload selama sebulan seperti pada gambar dibawah ini :

Tampilan Ringkasan Upload

Disamping itu user bisa lihat apakah files yang di-Upload tersebut itu valid / tidak valid adalah dengan meng-klik angka jumlah file yang digaris bawahi pada menu Distributor, kemudian akan muncul pop windows seperti gambar berikut :

4. Menu Email

Salah satu fasilitas yang ada pada menu distributor ini adalah e-mail, dimana distributor dapat melakukan pengiriman surat melalui Internet baik ke Unilever maupun relasi / customer yang tentunya harus mempunyai e-mail address di Internet. Faasri memberikan fasilitas e-mail ini dengan kapasitas sebesar 50 MB per User, yang artinya kapasitas tersebut cukup besar kalau hanya untuk korespondensi surat menyurat. Faasri Web Mail tidak berbeda dengan Web Mail yang ada di Internet sekarang ini, seperti Yahoo! Mail, Hotmail, dll. Yang membedakan hanya tampilan dan warna.

Untuk mengakses email Faasri dapat dengan mengklik menu Email pada menu utama. Kemudian akan terbuka sebuah window baru yang tampak seperti contoh gambar dibawah ini. Dimana terdapat menu baru dari email tersebut yang terlihat dilingkari dan akan di jelaskan di halaman berikut.

a. Menu Get Messages Menu pertama adalah Get yang jika di tekan berguna untuk melakukan refresh atau mengecek kembali ke-Mail Server untuk mengetahui apakah ada e-mail baru yang masuk. Dengan meng-klik menu itu maka Layar akan me-refresh untuk beberapa saat sampai isi dari Mail tersebut di Tampilkan kembali. b. List Email Yang Masuk Pada tampilan yang sebelumnya terlihat ada beberapa e-mail yang masuk yang dapat terlihat dari Subject ( artinya subyek dari e-mail tersebut ), From ( artinya dari siapa e-mail tersebut ), Tanggal Email, Besar E-mail dalam Kbytes, dan adanya gambar amplop kuning ( yang artinya belum pernah dibuka / dibaca ). c. Membaca E-mail Untuk membaca email, user cukup meng-klik subject pada email tersebut seperti, yang terlihat gambar dibawah ini, dan lihat amplop terbuka dan amplop tertutup itu yang membedakan antara yang sudah dibaca dan belum.

Apabila kita meng-klik subject maka akan terbuka isi dari pada email yang dikirim oleh sipengirim tersebut, dan user dapat membaca isi daripada e-mail tersebut, lihat gambar dibawah ini.

Lihat pada gambar diatas terlihat isi dari email yang di-klik subjectnya dan user dapat membaca seluruh dari email tersebut dan lihat pada icon-icon kecil diatas dari email tersebut yang mempunyai fungsinya masing-masing seperti panah merah atas-bawah yang artinya email sebelum atau berikutnya, gambar orang dengan panah keluar yang artinya reply atau membalas surat tersebut kepada sipengirimnya, gambar orang dengan panah merah kedalam yang artinya kita memforward / melempar surat tersebut kepada orang lain ( email address lain selain sipengirim ), gambar X yang artinya kita menghapus email tersebut, gambar printer yang artinnya surat itu ingin dicetak ke-printer, dll.

Dan untuk kembali ke-layar screen dari List Email user tersebut cukup user meng-klik menu Get Mail maka akan ditampilkan kembali list email yang ada.

d. Membuat dan Mengirim Email Untuk membuat surat pertama-tama yang kita butuhkan adalah orang yang dituju / kepada siapa surat tersebut, kemudian subject dari surat tersebut, lalu baru isinya. Sama halnya dengan email, user membuat email sama dengan membuat surat hal seperti yang di atas harus dipersiapkan dahulu, baru email tersebut dapat dikirim kepada orang yang dituju.

Untuk melakukan ini yang harus dilakukan adalah dengan mengklik Menu Compose gunanya untuk membuat e-mail baru untuk dikirim. Jika di tekan akan muncul gambar seperti dibawah ini :

Lihat gambar yang diatas, gambar tersebut seperti mengambarkan kertas surat berikut amplopnya. Kolom To diisi dengan alamat e-mail yang dituju, tapi bisa juga diambil dari --- Private Book --- yang berisi alamat relasi yang pernah dibuat pada addressbook (akan dibahas nanti). Sedangkan kolom Subject diisi sesuai keinginan, tapi biasanya adalah judul atau garis besar dari isi e-mailnya. Sedangkan Isi email di tuliskan pada kotak kosong yang ada dibawah subject. Apabila semua sudah dilakukan dan ingin langsung mengirim email-nya user tinggal mengklik menu Send Message, maka email akan langsung dikirim kepada yang dituju.

Selain itu apabila kita ingin menyertakan suatu file didalam email tersebut kita dapat menggunakan attachment seperti yang di jelaskan dibawah ini. e. Attachment / Lampiran Salah satu fungsi yang dapat kita lakukan melalui e-mail adalah kita dapat menyertakan suatu file didalam email tersebut yang dinamakan Attachment dan attachment ini adalah menu untuk mengisi lampiran yang berbentuk file (max size 1 mb). Caranya dapat dilihat pada gambar dibawah ini :

Langkah pertama adalah tekan tombol Browse dan cari dimana file yang akan di kirim berada, kemudian pilih Open untuk meng-attach file. Jika file nya lebih dari satu maka pilih More dan ulang seperti langkah pertama. Untuk membatalkan lampiran file yang akan dikirim, di hapus pada kotak yang berisi nama file tersebut. Jika sudah selesai menulis isi e-mail, tekan tombol Send Message Sedangkan tombol Spell Checker adalah untuk memeriksa apakah kata2 yang dalam bahasa inggris sudah benar penulisannya.f. Address Book / Buku Alamat

Menu Ke-3 adalah Address Book gunanya untuk menyimpan data-data alamat e-mail relasi yang mungkin sering dikirim e-mail.

Untuk menambah pilih Add maka akan tampil layar di bawah ini :

Setelah selasai mengisi pada bagian lingkaran merah maka klik Save Changes yang pada lingkaran biru.g. Help / Menu Bantuan

Menu Help berguna untuk menampilkan keterangan (penjelasan) pemakaian e-mail ini dalam bahasa English.h. Menghapus Email Permanent.

Pilih Menu Folders dengan Pilihan Trash sesudah itu pilih Empty Trash yang berguna untuk menghapus secara permanent e-mail message yang telah di hapus. Seperti layer di bawah ini :

i. Keluar dari Web Mail Sistem

Menu Log Out untuk keluar dari Web e-mail dan Windows Web Email ini akan tertutup secara otomatis dan kembali ke menu distributor.j. Folder / Rak Mail

Menu Folders untuk menampilkan isi dari folder yang berada dibawahnya yaitu Inbox, Draft, Sent, Trash yang masing2 berisi: Inbox berisi file yang masuk, Draft adalah folder tempat message yang di save dengan menggunakan Send Later pada menu Compose, Sent berisi E-mail yang sudah di kirim, dan terakhir Trash berisi e-mail yang di hapus dengan menggunakan tombol Delete Selected.

k. Mengganti / Pindah Folder

Pilih di Folder berguna untuk pindah tampilan folder dari Inbox ke folder lain setelah itu tekan Go.l. Memilih Semua Email

Menu Select All Messages untuk mencentang seluruh isi dari folder yang sedang aktif (dalam hal ini adalah Inbox)m. Mengcopy Email yang sudah dipilih

Menu Copy untuk mengkopi e-mail yang sudah dicentang ke dalam folder lain.

n. Menghapus Sementara Email

Menu Delete Selected Message untuk menghapus e-mail yang sudah dicentang sementara dan akan dimasukkan kedalam Trash Folder.5. Menu Ubah Password

Untuk merubah password login website Faasri ini dapat dilakukan dengan mengklik Ubah Password. Tampilannya adalah sebagai berikut :

User diminta memasukkan password yang sekarang dipakai di kolom Password Sekarang, kemudian isi juga password baru sesuai dengan keinginan user pada kolom Password Baru, dan masukkan password baru sekali lagi di kolom Masukkan Ulang Password Baru. Harap diperhatikan, angka / huruf di kolom Password Baru dan kolom Masukkan Ulang Password Baru haruslah sama, jika tidak maka proses pengubahan password tidak akan berhasil.6. Menu FAQ

Menu FAQ (Frequently Asked Question) berisi tentang tanya jawab permasalahan seputar akses ke web Faasri (cc-online).7. Menu Rangkuman Support Via Telpon

Berisi semua trouble baik masalah PC, data atau aplikasi yang terjadi di distributor per bulan yang sudah pernah di support dan ter-log di dalam server Faasri.

8. Menu Asset Saat Ini

Berisi asset PC Unilever yang ada di distributor.9. Menu Pengumuman Unilever

Berisi penguman / informasi baik dari Unilever maupun dari Faasri.