sop pengendalian arsif

8/16/2019 Sop Pengendalian Arsif

1/5

Pengertian :

Penyimpanan arsip merupakan usaha memelihara arsip dengan cara meletakkan arsip di tempat

penyimpanan (alat, ruang) yang dilakukan secara sistematis, di mana arsip disusun secara teratur,

menurut proses, metode, menggunakan alat-alat tertentu menurut format arsip.

Pengendalian arsip puskesmas adalah: sistem pengelolaan dokumen/surat

menyurat, yang meliputi sistem penomoran maupun pengkodean dokumen

terkait perencanaan dan penyelenggaraan kegiatan UKM puskesmas. Dokumen eksternal adalah: buku, peraturan, standar, surat keputusan yang

merupakan acuan/referensi di dalam penyusunan perencanaan dan

penyelenggaraan puskesmas. Dokumen/arsip aktif adalah: dokumen yang frekuensi pemakaian masih

tinggi/masih dipakai dalam kegiatan, masih disimpan di unit-unit pelayanan. Dokumen/arsip in aktif adalah: dokumen yang frekuensi pemakaiannya sudah

rendah/sudah tidak dipakai. Master dokumen adalah: dokumen akreditasi yang telah lengkap/telah

dinomori, disyahkan dan ditanda-tangani namun belum dibubuhi cappuskesmas.

Kelompok dokumen adalah: kelompok enis-enis dokumen !contoh kelompok

Prosedur Kera !PK", #nstruksi Kera !#K", dst". $rsip adalah dokumen berisi informasi historis yang timbul dari setiap tahapan

proses/ kegiatan yang telah dilaksanakan. Prosedur Pengendalian $rsip ini

berlaku untuk semua arsip yang dihasilkan/ timbul dari setiap tahapan

proses/kegiatan pada semua unit UKM Puskesmas. $rsip dapat berupa surat masuk atau keluar, formulir yang sudah terisi,

dokumen kegiatan yang sudah dilaksanakan, prosedur kera yang telah

kadaluarsa, disket, hard-disk, micro %lm, gambar dan lain-lain

Tujuan :

Prosedur Pengendalian $rsip ini mengatur tata-cara pengelolaan dan

pengendalian arsip agar dicapai suatu kondisi kearsipan, yakni arsip

senantiasa berada dalam kondisi aman, mudah ditemukan bila diperlukan

dan dimanfaatkan untuk keperluan pembuktian efekti&itas suatu kegiatan

maupun untuk keperluan perbaikan-perbaikan.

Kebiakan :

'eferensi :

$lat dan bahan :

(angkah-langkah prosedur :

a" $rsip dikelola dan dikendalikan sebaik mungkin


2/5


3/5

h" 9etiap dokumen/surat masuk yang belum menadi arsip harus diberidisposisi oleh peabat yang dituu sebelum didistribusikan kepada pihak-pihak terkait/yang berkepentingan.

i" 9etiap pendistribusian suatu arsip =aib dicatat dalam log book/bukueksepedisi sehingga setiap arsip yang didistribusikan dapat ditelusuri

dengan mudah dan cepat.

" Dokumen/surat yang belum selesai dilaksanakan dan masihmemerlukan disposisi/tindak lanut harus dipisahkan pada tempatkhusus yang diberi nama P2" 9etiap penghancuran arsip harus dilengkapi dengan berita acarasingkat yang berisi keterangan tentang arsip yang dihancurkan, tanggalpenghancuran/siapa yang menghancurkan dan bagaimana arsiptersebut dihancurkan.

r" Masa retensi/=aktu penyimpanan setiap arsip ditentukan masing-masing Koordinator Unit, berdasarkan kesepakatan/keperluan. Kecualiarsip-arsip yang menyangkut masalah keuangan /hukum disimpansesuai ketentuan undang-undang yakni minimal selama sepuluh tahun.+ila masa retensi tidak ditetapkan secara spesi%k sesuai keperluannyadianggap masa retensi arsip adalah tahun.


4/5

DIAGRAM ALUR

Pengelola Pengendalian arsip membuat

-buku arsip masuk untuk mencatat semua arsip

yang masuk

-buku arsip keluar untuk mencatat semua arsip yang

keluar

-buku distribusi arsip untuk mencatat distribusi

-buku peminjaman arsip untuk mencatat arsip yang

dipinjam

Pengelola Arsip mengisi formulir daftar arsip

Arsip dipastikan aman, dicegah dari kerusakan,

kehilangan maupun penyalah-gunaan oleh pihak-

pihak yang tidak berhak.

Arsip dibedakan menurut jenisnya

Arsip aktif

Arsip tidak aktif

Arsip pending

Arsip diberi identitas dan dikelompokkan sehingga

mudah dalam menemukan dan mengembalikan

Form. Daftar Arsip

Buku arsip masuk

Buku arsip keluar

Buku distribusi arsip

Buku peminjaman

arsip

Setiap arsip yang masuk dan keluar harus diketahui

oleh koordinator unit

asa simpan setiap arsip ditentukan !oordinator

"nit, berdasarkan kesepakatan#keperluan.

dipisahkan pada tempat khusus

Arsip le$at masa

simpan,

Dimusnahkan%

Berita acara

Pemusnahan Arsip

&idak

'a

!oordinator "nit menunjuk petugas pengelola Arsip

Pengelola arsip (

endapat pengetahuan pengelolaan Arsip .

bertanggung ja$ab kepada koordinator unit

Dimusnahkan dengan cara dibakar, dengan

persetujuan minimal dari !oordinator "nit

Pedoman

klasiikasi arsip

Unit terkait :

Program "! )sesnsial dan Program "! pengembangan *Kepala puskesmas, ,Perawat, Bidan, Analis Kesehatan, Nutrisionis, Sanitarian)


5/5

(angkah-langkah prosedur :

). Petugas melakukan pembuatan rekaman dan mengumpulan dokumen

sesuai dengan tugasnya masing-masing.*. Petugas memberikan semua dokumen ? rekaman kepada ;U.. ;U melakukan pengarsipan dokumen ? rekaman selurus kegiatan

puskesmas yang disetorkan oleh petugas.. @asil pengarsipan dokumen dan rekaman dianalisis oleh kepala

puskesmas dan ditinauulang tentang pengendalian dokumen ? rekaman

yang telah ada.

+agan $lir:

sop pengendalian arsif

Documents