sop pembuatan proposal dan lpj

HIMPUNAN MAHASISWA TEKNIK PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA

KODE :SOP-HIMATETA-3

STANDARD OPERATING PROCEDUREPEMBUATAN PROPOSAL DAN LAPORAN

PERTANGGUNG JAWABAN

TANGGAL BERLAKU 18 DESEMBER 2011TANGGAL REVISI

I. PROPOSAL

1. CoverBerisi judul kegiatan yang akan dilaksanakan, lambang/ logo kegiatan (jika ada) atau logo

fakultas, nama instansi penyelenggara mulai dari terkecil contoh :

PROPOSAL (font 16)

AGRICULTURAL ENGINEERING EVENT (AEE) (font 20)

HIMPUNAN MAHASISWA KETEKNIKAN PERTANIAN (font 16)

JURUSAN KETEKNIKAN PERTANIAN

FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

MALANG

2012

LOGO

2. Lembar Pengesahan

LEMBAR PENGESAHAN

Kegiatan : Agricultural Engineering Event 2012

Tema : “Melalui Agricultural Engineering Event Kita Tingkatkan Dedikasi

Keilmuan Keteknikan Pertanian Menuju Indonesia Yang Lebih Baik”

Pelaksana : Himpunan Mahasiswa Teknik Pertanian Universitas Brawijaya Malang

Waktu : 14 – 23 Mei 2010

Tempat : Gedung PPI Universitas Brawijaya, Fakultas Teknologi Pertanian Dan

Desa Torongrejo Kec. Junrejo Kota Batu

Peserta : Mahasiswa, Praktisi dan Masyarakat Umum

Malang, 30 April 2012

Himpunan Mahasiswa Teknik Pertanian Universitas Brawijaya

Ketua Umum

Ulwan ZuhdiNIM. 0911020079

Panitia Pelaksana Agricultural Engineering Event 2012

Ketua Pelaksana

Ifa FajarikaNIM. 0911020051

Mengetahui,

Dekan Fakultas Teknologi PertanianPembantu Dekan III

Dr. Ir.Elok Zubaidah MP. NIP. 19590821 199303 2 001

Jurusan Teknik PertanianKetua Jurusan

Dr. Ir. R u slan Wiros oe darmo,MS . NIP. 195301121980031003

Proposal untuk kom diberi lembar pengesahan kom di lembar tersendiri

LEMBAR PERSETUJUAN





Waktu : 14 – 23 Mei 2010




Menyetujui,

Kerukunan Orang Tua MahasiswaFakultas Teknologi Pertanian

Drs. Nur WachidKetua

Proposal untuk rektorat diberi lembar pengesahan PR III di lembar tersendiri

LEMBAR PERSETUJUAN





Waktu : 14 – 23 Mei 2010




Menyetujui,

Pembantu Rektor III Bidang Kemahasiswaan

Universitas Brawijaya

Ir. H. RB. Ainurrasjid, MSNIP. 1959821 199303 2 001

3. Isi Proposal

I. Pendahuluan

Berisi latar belakang diadakannya suatu kegiatan.

II. Landasan Kegiatan

Dasar- dasar penyelenggaraan kegiatan ini sebagai berikut:

Tri Darma Perguruan Tinggi

AD/ ART HIMATETA

Program kerja bidang PSDM HIMATETA

III. Nama Kegiatan

IV. Tema Kegiatan

V. Tujuan Kegiatan

VI. Bentuk Kegiatan

VII. Waktu dan Tempat Pelaksanaan

VIII. Pelaksanaan Kegiatan

IX. Peserta Kegiatan

X. Susunan Panitia (berupa surat tugas)

XI. Susunan Acara (lampiran 2)

XII. Rencana Anggaran Dana (lampiran 3)

XIII. Penutup

4. Lampiran-lampiran

4.1 Lampiran Susunan Panitia dalam bentuk surat tugas

SURAT TUGAS

No. 106/B/HMJ TEP/IV/2012

Sehubungan dengan pelaksanaan Program Kerja Himpunan Mahasiswa Keteknikan

Pertanian (HIMATETA) Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya Periode

2011/2012 ,bersama ini Ketua Himpunan Mahasiswa Keteknikan Pertanian Fakultas

Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya menugaskan kepada :

Nama : Terlampir

Unit Tugas :Himpunan Mahasiswa Keteknikan Pertanian Fakultas

Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya

Tugas :Agricultural Engineering Event 2012

Pelaksanaan :02 Juni -7 Juni 2012

Tempat :Gedung D Fakultas Teknologi Pertanian, Gedung Samantha

Krida Brawijaya

Demikian surat tugas ini dibuat untuk selanjutnya dilaksanakan dengan sebaik-baiknya

dan penuh tanggung jawab serta selesai menjalankan tugas segera memberi laporan.


Ketua HIMATETA,

Ulwan Zuhdi NIM 0911020079

Lampiran Surat Tugas

No : 106/B/HMJ TEP/IV/2012

Tanggal : 24 April 2012

Nama Panitia Agricultural Engineering Event (AEE) 2012:

Ketua Pelaksana :

Sekretaris I :

Bendahara :

Seksi- seksi :

4.2 Lampiran 2

Rencana Anggaran Dana

Berisi rencana pemasukan dan pengeluaran. Total Pemasukan harus sama dengan Total

Pengeluaran.

4.3 Lampiran 3

Susunan Acara

Keterangan :

Penulisan dengan huruf Times New Roman 12

Spasi 1,5

Margin atas 3, kiri 4, kanan 3, bawah 3

ALUR PENGAJUAN PROPOSAL

1. Pembuatan proposal kegiatan

2. Diperiksa Oleh Bagian Kemahasiswaan, Jika sudah di ACC kemudian meminta tanda

tangan kepada pihak – pihak yang ada di dalam lembar pengesahan

3. Setelah disetujui PD III, menyerahkan memo dari PD III ke bidang kemahasiswaan

4. Mengambil dana sebesar 75% dari dana total yang telah di ACC PD III, 25 % sisa dana

diambil setelah LPJ kegiatan

Tambahan: Cover Proposal KOM adalah warna BIRU dan Untuk DPP

adalah Warna Putih Bening

II. LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

Susunan Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) kegiatan sama dengan proposal kegiatan,

hanya diberi tambahan evaluasi pelaksanaan kegiatan, perubahan pengeluaran dana dan

lampiran dokumentasi pelaksanaan kegiatan

Pengambilan sisa dana 25% dengan menyerahkan kwitansi kosong sebanyak 6 lembar

beserta stempel toko, kwitansi paling depan diberi materai ( materai Rp 3000,-

untuk pembelian/penggunaan di bawah Rp 1.000.000,- dan materai Rp 6000,-

untuk penggunaan di atas Rp. 1.000.000,-)

Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) dilampiri dengan absensi asli dari peserta maupun

panitia dan foto copy nota bon pembelanjaan diletakkan sebelum dokumentasi kegiatan

Cover untuk LPJ : Kuning untuk KOM

Hijau untuk DPP

Lembar Dokumentasi diletakkan paling akhir dari kegiatan

Absensi di fotokopi sebanyak 2 kali dan absensi asli 1 kali tidak dijilid atau diletakkan di

luar proposal untuk masing masing masing masing LPJ (KOM dan DPP)

Pertanggung Jawaban (LPJ) harus diselesaikan maksimal 1 minggu setelah kegiatan

selesai

Panitia harus menyerahkan hasil Laporan Pertanggung Jawaban kegiatan (LPJ) baik

dalam bentuk hard maupun soft copy ke Himpunan.

Total Pemasukan dan Total Pengeluaran harus sama.

Jumlah Anggaran Dana yang Dilaporkan HARUS SAMA dengan Jumlah Dana

Diproposal.

Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) kepada himpunan berupa soft copy antara lain

o Proposal

o Surat masuk dan keluar

o LPJ

o Seluruh Dokumentasi

Dimasukkan ke dalam komputer himpunan di bagian folder masing – masing bidang.atau

menyerahkan soft copy ke Sekretaris Umum untuk arsip.

FORMAT LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

I. Pendahuluan

Berisi latar belakang diadakannya suatu kegiatan.

II. Landasan Kegiatan

Dasar- dasar penyelenggaraan kegiatan ini sebagai berikut:

Tri Darma Perguruan Tinggi

AD/ ART HIMATETA

Program kerja bidang PSDM HIMATETA

III. Nama Kegiatan

IV. Tema Kegiatan

V. Tujuan Kegiatan

VI. Bentuk Kegiatan

VII. Waktu dan Tempat Pelaksanaan

VIII. Pelaksanaan Kegiatan

IX. Peserta Kegiatan

X. Hasil dan Evaluasi Kegiatan

XI. Susunan Panitia (berupa surat tugas)

XII. Susunan Acara (lampiran 2)

XIII. Rencana Anggaran Dana (lampiran 3)

XIV. Penutup

Lampiran-lampiran

1. Lampiran Susunan Panitia

SURAT TUGAS

No. 106/B/HMJ TEP/IV/2012

Sehubungan dengan pelaksanaan Program Kerja Himpunan Mahasiswa Keteknikan Pertanian

(HIMATETA) Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya Periode 2011/2012 ,bersama

ini Ketua Himpunan Mahasiswa Keteknikan Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas

Brawijaya menugaskan kepada :

Nama : Terlampir

Unit Tugas :Himpunan Mahasiswa Keteknikan Pertanian Fakultas

Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya

Tugas :Agricultural Engineering Event 2012

Pelaksanaan :02 Juni -7 Juni 2012

Tempat :Gedung D Fakultas Teknologi Pertanian, Gedung Samantha

Krida Brawijaya

Demikian surat tugas ini dibuat untuk selanjutnya dilaksanakan dengan sebaik-baiknya dan

penuh tanggung jawab serta selesai menjalankan tugas segera memberi laporan.


Ketua HIMATETA,

Ulwan Zuhdi NIM 0911020079

Lampiran Surat Tugas

No : 106/B/HMJ TEP/IV/2012

Tanggal : 24 April 2012

Nama Panitia Agricultural Engineering Event (AEE) 2012:

Ketua Pelaksana :

Sekretaris I :

Bendahara :

Seksi- seksi :

2. Lampiran 2

Rencana Anggaran Dana

Berisi rencana pemasukan dan pengeluaran. Total Pemasukan harus sama dengan Total

Pengeluaran.

ANGGARAN DANA

(Format point PEMASUKAN untuk pengajuan dana DPP)A. PEMASUKAN

1. Fakultas = Rp.2. Kas LKM = Rp._________3. Kontribusi peserta4. TIDAK BOLEH SPONSOR Jumlah = Rp

(Format point PEMASUKAN untuk pengajuan dana KOM)A. PEMASUKAN

1. Fakultas/DPP = Rp.2. KOM = Rp.3. Sponsor = Rp.4. Dana Mandiri /Kas = Rp._________

Jumlah = Rp

B. PENGELUARAN1. Sie Acara :

1. Honorarium pemateri (bila ada) (satuan) = Rp2. ……………dst

Sub Jumlah = Rp

3. Lampiran 3

Susunan Acara

DISETUJUI OLEH:

KETUA UMUM

ULWAN ZUHDI

SEKERTARIS HIMPUNAN

IFA FAJARIKA

BENDAHARA UMUM

TRI NURHAYATI

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAANUNIVERSITAS BRAWIJAYAFAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN

KETENTUAN PENGAJUAN ANGGARANLEMBAGA KEMAHASISWAAN

1. Semua proposal kegiatan yang diajukan HARUS SESUAI dengan PROGRAM KERJA LKM yang telah ditetapkan dalam Rancangan Kegiatan Kelembagaan (RKK)

2. Yang berhak mengajukan Proposal kegiatan /anggaran dana /pencairan dana dan pelaporan kegiatan adalah :a. Ketua Lembagab. Sekretaris Lembagac. Bendahara Lembaga

(Apabila bukan pengurus LKM yang tersebut diatas, tidak akan dilayani).

3. Pengajuan proposal kegiatan (anggaran kegiatan), 2 minggu sebelum pelaksanaan kegiatan dimulai dan Pelaporan kegiatan 1 minggu setelah kegiatan selesai, dengan ketentuan sebagai berikut :a). Format penyusunan proposal/laporan diketik dalam kertas HVS

ukuran A4b). Proposal dan Laporan dibuat rangkap 3 (tiga) dengan rincian :

* 1 bendel pengajuan DPP/Fak* 1 bendel pengajuan dana KOM* 1 bendel arsip LKM

c). Proposal/Laporan disusun rapi (tanpa dijilid) dan diajukan terlebih dahulu kepada Kasubbag Kemahasiswaan untuk dilakukan koreksi, revisi atau perbaikan (apabila ada kesalahan).Selanjutnya Proposal / Laporan yang tidak ada kesalahan langsung diparaf oleh Kasubbag Kemahasiswaan, sebelum ditandangani oleh Pembantu Dekan III dan Ketua KOM (pengajuan anggaran kegiatan)

d). Berkas Laporan kegiatan yang diajukan HARUS disertai dengan bukti :- Absensi ASLI minimal rangkat 3- Nota belanja ASLI

- Kwitansi bermeterai 3000 (Maks 975 rb) atau 6000 (> 1 juta dan pakai NPWP)

4. Penyampaian Laporan Pertangungjawaban (LPJ) pengguna dana kegiatan apabila melebihi waktu yang telah ditentukan, maka pengajuan anggaran dana kegiatan berikutnya TIDAK akan dilayani

5. Program Kerja Kelembagaan yang telah SELESAI diselenggarakan dan BELUM mengajukan proposal kegiatan, maka anggaran dana kegiatan tersebut TIDAK AKAN DICAIRKAN meskipun telah ditetapkan dalam rancangan Kegiatan Kelembagaan (RKK)

6. Tidak diperkenankan melakukan perubahan Rancangan Kegiatan dan Anggaran dana yang telah ditetapkan tanpa persetujuan dari Pembantu DEkan III

7. LAYANAN KONSULTASI PROPOSAL, maupun LAPORAN dilakukan pada jam kerja di bagian kemahasiswaan FTP-UB (Kasubbag. Kemahasiswaan atau staff yang ditunjuk)

sop pembuatan proposal dan lpj

Documents