S O PSTANDARD OPERASIONAL PROCEDURE

Sistem e-Procurement

Pelatihan Aplikasi e-ProcurementBRR NAD - Nias

Banda Aceh, 29 – 31 Agustus 2007

SOP

?SOP ? ?

Prosedur operasi standar yang digunakansebagai pedoman dalam sistem e-Procurement

berdasarkan aturan regulasidan standar ISO 9001:2000

TUJUAN

TUJUAN

ContinuesImprovement

Pedoman

StandarSMM

KepuasanPelanggan

KelancaranSistem

SOP Manajerial

Manajerial1. Rapat TinjauanManajemen

2. Audit Mutu Internal

3. PengendalianDokumen

4. Pengendalian Arsip

5. Tindakan Pencegahan

6. Tindakan Perbaikan

7. PenangananKetidaksesuaian

8. Pengukuran KepuasanPelanggan

9. Sosialisasi JadwalLelang

10. Pelatihan danSosialisasi

11. Pengadaan BarangJasa

SOP Teknis

Teknis1. Lelang SecaraElektronik

2. Perubahan Data Lelang

SebelumDiumumkan

3. Perubahan Data Lelang

Setelah Diumumkan

4. Pembatalan SebelumDiumumkan

5. Pembatalan SetelahDiumumkan

6. Pelayanan Informasi

7. Pemeliharaan Hardware dan

Data

LELANG SECARA ELEKTRONIKMengirimkan

Usulan Tertulis(Panitia)

Dokumentasi(Bag. Administrasi)

Cek KelengkapanData dan Dokumen

(Bag. Administrasi)

Data dan DokumenLengkap?

Kirim InformasiKetidaklengkapan

Ke Panitia(Bag. Administrasi)

Tanda TanganBerita Acara Kesepakatan

(Panitia)

Lengkap

Tidak

Upload KekuranganDokumen

(Panitia)

Membuat DraftPengumuman Lelang

(Bag. Administrasi)

Mengumumkan Lelang(Bag. Informasi)

Set Data Pek.Upload DokumenSet PersyaratanSet Rincian Pek.Set Jadwal(Panitia disetujui PPKm)

S O PPengguna Aplikasi e-Procurement

PA / STAF PA

Meminta Username dan Password ke Sekretariat Layanan e-Procurement

Login

Membuat Username dan Password Staf PA

Membuat Username dan Password Pejabat Pembuat Komitmen (PPKm)

Membuat Username dan Password Panitia Pengadaan

Login

LoginLogin

Login > User > Buat Baru

Membuat Kelompok Panitia

Login > Kelompok Panitia > Buat Baru

Input Data Pekerjaan(Kode, Nama, Rencana, Anggaran, PPKm)

Login > Pekerjaan > Buat Baru

Set Panitia

Login > Pekerjaan > Set Panitia

Persetujuan

Login > Pekerjaan > Setujui

Persetujuan

Login > Pengadaan > Menunggu Persetujuan PPKm > Setujui

Menjawab Sanggahan

Login > Pengadaan > Berjalan > Masa Sanggah

Upload Public KeyLogin > Profil > Upload Kunci

Publik

Set Pekerjaan

Login > Paket Pekerjaan > Set

Upload Dokumen Lelang

Input Rincian Pekerjaan

Login > Paket Pekerjaan > Dokumen, Persayaratan, Rincian

Pekerjaan

Register Periode

Login > Paket Pekerjaan > Register

Set Jadual

Login > Pengadaan > Perencanaan > Jadwal

Menjawab Pertanyaan Aanwijzing

Login > Pengadaan > Berjalan > Aanwijzing > Jawab Pertanyaan

Pembukaan Penawaran dan Evaluasi

Login > Pengadaan > Berjalan > Peserta

Upload BA Aanwijzing dan Addendum

Login > Pengadaan > Berjalan > Aanwijzing > Upload

Upload Private Key

Login > Upload Kunci Privat > Upload

PROSES LELANG

ALUR PELAKSANAAN e-PROCUREMENT

PPKm Panitia Pengadaan

Menentukan Pemenang

Login > Pengadaan > Berjalan > Peserta > Pilih Sebagai

Pemenang

Set Persyaratan

Staf PA

Sekretariat Layanan e-Procurement

Menyusun JadualLelang Tahunan(jika periodik)(Koord. Operasional)

Cek Kelengkapan Data dan Dokumen(Bag. Administrasi)

Membuat DraftPengumuman Lelang

(Bag. Administrasi)

Mengumumkan Lelang,Berita Dan Informasi

(Bag. Informasi)

PA / KPA atau Staf PA/KPA

Input User :Panitia, PPKm, Staf

Input Data Pekerjaan

Set Kelompok Panitia

PA/KPA Staf PA/KPA

Input User :Panitia, PPKm, Staf

Input Data Pekerjaan

Set Kelompok Panitia

ApprovalSet

Panitia dan PPKmSet

Panitia dan PPKm

Pejabat Pembuat Komitmen

P R

O S

E S

L E

L A

N G

PenetapanPemenang

Sanggahan ???YATIDAK

Surat JawabanSanggahan

PenunjukanPemenang

Set TanggalMulai Kontrak dan

Selesai Kontrak

Panitia Pengadaan

ApprovalData dan Dokumen

Menjawab Pertanyaan

Upload Berita AcaraAanwijzing

Maks. 2 hari kerja sebelumPembukaan Penawaran

Upload AddendumMaks. 2 hari kerja sebelum

Pembukaan Penawaran

PembukaanPenawaran

Evaluasi :- Administrasi- Teknis- Kewajaran Harga- Kualifikasi

UsulanCalon Pemenang

PERSIAPAN AANWIJZING

Panitia Pengadaan

Set Data Pekerjaan

Upload Dokumen

Set Persyaratan

Set Jadual

Input Rincian Pekerjaan

Mak

s. 3

hr

kerj

ase

belu

mpe

ngum

uman

lela

ng

Pascakualifikasi

EVALUASI

Prakualifikasi

EvaluasiPrakualifikasi

Aanwijzing

PembukaanSampul I

Evaluasi :- Administrasi- Teknis

PembukaanSampul II

Evaluasi :- Kewajaran Harga- Kualifikasi

PPKm

Register Pekerjaan

Penyedia Barang/JasaRegister

Login :- Username- Password

Input Data Perusahaan

Melihat DataPaket Pekerjaan

Download Dokumen

Register (Memilih)Paket PekerjaanAanwijzing

PenawaranCetak Dokumen

PenawaranPenawaranHardcopy

PengumumanPemenang

Tidak Puas ???

Sanggahan

Aktivasi(via email)

Pascakualifikasi

PPKm

Penyedia Barang/JasaRegister

Login :- Username- Password

Input Data Perusahaan

Melihat DataPaket Pekerjaan

Download Dokumen

Register (Memilih)Paket Pekerjaan

Penawaran

Cetak DokumenPrakualifikasi

Tidak Puas ???

Sanggahan

Aktivasi(via email)

Prakualifikasi

Cetak DokumenPenawaran

PengumumanPemenang

Prakualifikasi

PengumumanPemenang

PPKm

AanwijzingPenawaranHardcopy

Thanks☺…☺