STANDART OPERATING PROCEDURE

( S O P )

DRIVERCLEANING SERVICE & OFFICE BOY

PT ……………………………………….

SOP Driver PT ........................

1. Wajib mengisi absen almano yang telah disediakan ketika dilokasi kerja yang telah ditentukan.

2. Mengisi form lembur/ overtime dan ditanda tangan oleh user dilokasi.

3. Wajib datang tepat waktu ke lokasi yang dituju.

4. Melaporkan / koordinasi mengenai kendaraan .

5. Menjaga kerapihan diri dan attitude.

6. Menjaga kebersihan kendaraan operasioanal.

7. Merawat kendaraan/ mobil operasional PT......./ user.

8. Memakai seragam yang telah disediakan.

9. Siap untuk di seluruh lokasi klient.

10. Menguasai mobil / kendaraan manual dan matic.

11. Mengetahui area Bandung dan sekitarnya.

12. Memberikan pelayanan yang terbaik dalam ber kendaraan dilokasi.

13. Menggunakan nama tag yang telah dibuat saat backup.

14. Bila cuti/ ijin/ sakit konfirmasi terlebih dahulu ke User dan Divisi Driver PT ........

Tugas tugas serta pekerjaan Driver

1. Supir wajib menjalankan tugas yang diberikan oleh user atau klient

2. Supir wajib merawat dan menjaga serta bertanggung jawab atas mobil yang dikendarainya setiap hari :

a. Pemeriksaan rutin kendaraan bermotor/mobil sebelum bertugas.

b. Periksa perlengkapan pendukung operasioanal kendaraan.

c. Kebersihan serta kenyamanan kendaraan.

d. Keamanan kendaraan dalam berkendara dijalan.

e. Melaporkan kepada pihak yang berkompeten mengenai kondisi kendaraan.

3. Tidak diperkenankan merokok didalam kendaraan maupun dilingkungan kerja.

4. Supir wajib memakai pakaian seragam serta tanda pengenal secara bersih dan rapih.

5. Menjaga kerahasiaan pihak pertama atau klient dimana ditempatkan meskipun sudah tidak bertugas lagi.

6. Melakukan tugas tugas lain yang ditentukan kemudian sepanjang tidak bertentangan dengan tujuan pokok.

NB.

Bila dari setiap point peraturan Driver PT....... diatas dilanggar maka akan diberikan sangsi sesuai ketentuan yang berlaku di PT.......

Memang kejadian suatu kecelakaan transportasi tidak bisa dihindarkan dari beberapa penyebabnya yang dipengaruhi oleh faktor prasarana (misal kondisi jalan, marka dll),faktor lingkungan atau cuaca, kelengkapan peraturan (termasuk penegakan peraturannya) dan terakhir karena faktor manusia, dan untuk selanjutnya tulisan ini hanya berhubungan dengan faktor manusia terutama Anda sebagai pengemudi.

Faktor Manusia terutama pengemudi atau pilot atau Nahkoda adalah faktor yang sangat menentukan dalam hal keselamatan transportasi, mereka biasanya dibekali pengetahuan yang cukup tetang alat transportasi yang digunakannya termasuk harus memiliki izin “mengemudi”, berpengalaman, dan tahu secara garis besar mengenai permesinan, misal tahu akan kondisi ban, tahu masalah cuaca, kondisi kendaraan (rem, air radiator, instrumnetasi, alat navigasi, lampu, alat darurat, dlsb).

Untuk memudahkan cerita, maka tulisan ini akan lebih membahas masalah tranportasi darat yaitu kendaraan “mobil” dan di dunia mengemudi (berkendaraan) saat ini dikenal 3 (tiga) macam cara mengemudi, yaitu: “Safety Driving”, Aggressive Driving” dan“Defensive Driving”, dan sebagai gambaran bisa dijelaskan sebagai berikut:

- Safety Driving, adalah mengemudi dengan selamat (mungkin secara guyon sering terbaca dibelakang bak truck yang tertulis “utamakan selamat”), dimana pengemudi dalam berkendaraan hanya mengutamakan selamat bagi dirinya pribadi tanpa memperhatikan sekitarnya, tapi biasanya pengemudi masih memperhatikan peraturan dan cara mengemudi yang baik, Safety driving ini biasa dilakukan oleh pembalap.

- Aggressive Driving, yaitu mengemudi dengan lebih “garang/menyerang/ugal-ugalan”, kadang pengemudi sudah tidak memperhatikan peraturan, dan sangat membahayakan pemakai jalan lain, cara mengemudi ini biasanya sudah tidak peduli dengan apapun.

- Defensive Driving, adalah mengemudi dengan cara aman, dengan banyak mengalah, selain cara mengemudi ini akan aman bagi dirinya juga aman bagi pengguna jalan lainnya, sering sebagai moto mereka adalah ‘utamakan keselamatan”

Definisi yang diberikan oleh “National Safety Council’s Defensive Course (USA)”mengenai defensive driving adalah “driving to save lives, time, and money, in spite of the conditions around you and the actions of others”, mungkin secara terjemahan bebasnya adalah sebagai berikut, defensive driving adalah “untuk menyelamatkan nyawa, waktu dan uang, tanpa memperdulikan kondisi dan tindakan orang lain”, atau dengan kata lain meskipun kondisi jelek, cuaca tidak mendukung, tindakan orang lain sangat membahayakan, tetapi kita mengemudi harus tetap tenang dan menghindarkan diri dari kemungkinan terjadi kecelakaan.

Beberapa saran dalam melaksanakan Defensive Driving adalah:

Tahap persiapan:

- Kondisi Kendaraan, misalnya sebelum melakukan perjalanan, cek dan test setiap peralatan yang ada di mobil anda, misalnya: Kondisi rem, tanda lampu “sign”, lampu mobil, klakson, kondisi ban termasuk bunganya (biasanya masih diatas 1 mm tebal bunganya), oli mesin, oli rem, air pendingin, kondisi wiper, dan lain sebagainya terakhir kap mesin harus sudah rapat.

- Kondisi Peralatan, apakah spare part (minyak rem, ban cadangan, air accu, dll tersedia), alat P3K, Sabuk Pengaman, tools, segitiga pengaman, dan lain sebagainya.

- Kondisi Pengemudi, apakah sudah makan, tidak sakit/fit, sudah tidur cukup, tidak lupa membawa SIM dan STNK yang masih berlaku, memakai baju yang tidak mengganggu dan lain sebagainya.

Kondisi jalan dan Peraturan:

- Yang paling utama adalah taat pada peraturan lalulintas, mengerti akan arti dari marka jalan, perhatikan kondisi jalan, tahu dengan pasti tujuan Anda mau kemana.

Saat Mengemudi:

- Hindari pengemudi lain yang aggressive (”ugal-ugalan”), sebagai contoh dibelakang Anda ada kendaraan yang terlalu mepet, sebaiknya Anda menghindar dan mempersilahkan pengemudi itu menyusulnya (menyalip), karena bila sesuatu terjadi misalnya saat adanya pengereman mendadak, maka sudah pasti mobil yang dibelakang Anda tersebut akan menabrak kendaraan Anda.

- Turuti aturan lalulintas yang berlaku saat itu, misal berusaha turunkan kecepatan selalu dibawah kecepatan maksimum yang diperbolehkan, dlsb.

- Hindari pandangan yang terhalang, misalnya Anda sedang mengemudi dibelakang container, sehingga pandangan sangat tertutup oleh bak konteiner (”seperti menghadap tembok”) maka Anda harus berusaha menghindarinya dengan pindah jalur.

- Turuti “aturan 2 (dua) detik” (two-second rule) yaitu aturan menjaga jarak di jalan arteri atau jalan biasa, dimana mobil Anda dengan mobil di depan anda harus berjarak selama 2 (dua) detik, mengukurnya misal ada kendaraan didepan Anda melewati suatu tiang maka saat kendaraan Anda sampai di tiang tersebut harus dicapai dalam dua detik, tetapi jarak ini harus bertambah menjadi lebih lama (3, 4, 5 detik) bila kecepatan menjadi lebih kencang misalnya saat mengemudi di jalan tol.

- Menurut teorinya ada 8 (delapan) rahasia mengemudi supaya selamat (diambil dari “http://kidshealth.org”), yaitu:

Utamakan Keselamatan, janganlah berpikiran atau mempunyai niat agresif dalam mengemudi (”jangan ugal-ugalan”)

Perhatikan sekitar Anda, misal ada pengemudi yang ugal-ugalan, maka patut dihindari oleh Anda sebagai pengemudi yang sadar (tidak ikut gila).

Jangan tergantung dari Pengemudi lain, maka janganlah sekali kali memperkirakan tindakan pengemudi kendaraan lain, seperti memperkirakan kendaraan itu pasti belok kiri maka kita ke kanan.

Selalu mempunyai jalan keluar, misal saat ada pengereman mendadak maka bisa menghindarinya.

Ikuti Aturan 2 (dua) detik, yaitu menjaga jarak sepanjang dua detik dengan kendaraan di depannya, bila di tol maka aturan menjadi aturan 4 (empat) detik, atau bahkan menjadi aturan 5 (lima) detik

Hindari resiko, sebagai pengemudi harus bisa membaca resiko yang bisa terjadi dan segera hindari resiko itu.

Fokus mengemudi, hindari mengemudi sambil mengobrol ,makan, minum atau berbicara lewat telpon, sebaiknya betul betul focus mengemudi.

Yang perlu diingat saat mengemudi adalah Anda adalah bagian dari masyarakat jalanan yang saat itu Anda berada, maka Anda harus berprinsip bahwa Anda adalah pengemudi yang membawa kebaikan bagi semua orang disamping buat Anda sendiri serta Keluarga Anda, ingat Istri Anda, Orang tua, dan Anak Anda selalu mendambakan Anda selalu berada di tengah-tengah mereka, kenapa kita harus bertindak konyol dengan mempertaruhkan nyawa atau badan Anda sendiri. Kendali ada ditangan Anda.

Selamat Mengemudi dengan Aman, “UTAMAKAN KESELAMATAN”.

Salam

JOB DESCRIPTION CLEANING SERVICE

Cleaner / Pelaksana

Melaksanakan seluruh intruksi yang telah diberikan oleh atasan ( leader / supervisor )

Menjaga dan merawat serta bertanggung jawab terhadap lokasi yabg telah diwewenangkan.

Melaporkan bila terjadi kerusakan / kehilangan keatasan ( leader / supervisor ).

Menjaga dan merawat seluruh peralatan kerja milik perusahaan.

Leader

Mengawasi seluruh aktifitas bawahan.

Mengecek seluruh area kerja.

Mendristibusikan informasi dari atasan dan dari bawahan.

Bertanggung jawab terhadap hasil kerja bawahannya.

Memberikan intruksi dan pelatihan di lapangan.

Membuat laporan kerja harian.

Supervisor

Membuat program-program kerja.

Mengaktualisasikan seluruh program kerja dan kebijaksanaan Housekeeper.

Membuat laporan kerja harian dan melaporkan ke Housekeeper.

Memonitor seluruh aktifitas di lapangan.

Melaksanakan training secara rutin maupun berkala.

Melakukan penilaian terhadap hasil kerja karyawan,

Melakukan evaluasi kerja.

Administrasi

Mengecek seluruh absensi karyawan dan mencatat kedalam buku rekap.

Menyimpan seluruh data-data karyawan,peralatan dan arsip-arsip departemen.

Melakukan pekerjaan administrasi.

Pengadaan seluruh kebetulan departemen.

Mencatat seluruh barang yang masuk dan keluar. Melakukan inventarisasi barang.

PENGAWASAN OBJEK,PENGAWASAN DAN SISTEMNYA

Unsur-unsur yang terdapat dalam sistem pengawasan :

Pengawas itu sendiri

Objek pengawasan

Sistem pengawasan

1.Pengawas (supervisor/leader)

Dalam kapasitasnya peranan seoreng pengawas Cleaning Service memiliki peranan sentral, mengingat dengan adanya pengawas,maka akan lebih terciptanya suatu standar mutu yang diinginkan,karena pengawaslah yang menentukan / menilai baik buruknya suatu job. Disamping itu peranan seorang pengawas sebagai motor penggerak operasional,Mengingat begitu vitalnya kedudukan pengawas,maka dalam menjalankan tugasnya pengawas harus mampu menilai dan mendeteksi indikasi-indikasi yang timbul dan juga harus memiliki apresiasi yang tinggi terhadap objek yang diawasinya.

2.Objek Pengawasan

Sasaran objek pengawasan haruslah jelas dan mengarah pada titik-titik yang berpotensi terjadi kesalahan maupun adanya kelemahan,yaitu : - Lokasi Kerja Apakah lokasi kerja telah benar-benar bersih dan tidak adanya area yang belum tersentuh. - Pelaksana Pastikan / check apakah petugas dilokasi tersebut ada atau tidak dan apa aktivitasnya. - Cara Kerja Perhatikan apakah cara kerja pelaksana sudah baik dan sesuai dengan petunjuk pelaksana. - Hasil Kerja

3.Sistem Pengawasan

Pengawasan akan dapat mencapai sasran apabila dilakukan dengan system yang baik dan teratur.

a) Mulailah pengecekan dari atas menuju bawah dengan menggunakan tangga darurat. b) Kelilingi tiap lantai / lokasi dengan menggukan arah jarun jan (Jangan sesekali mengacak,

karena hal demikian akan berpotensi ada point-point yang terlewat). c) Gunakan 3 (tiga) panca indra (mata,hidung,tangan) untuk mendeteksi kondisi suatu

lokasi.Lakukan dengan seteliti mungkin sampai keseluruh sudut. d) Catat seluruh kondisi / situasi yang dianggap tidak standar (baik mengenai kenersihan maupun

kemungkinan adanya kerusakan).e) Fokuskan perhatian terhadap 4 (empat) dbjek pengawasan (lokasu kerja,pelaksana,cara

kerja,hasil kerja). f) Bila menemukan kotoran sementara petugas tidak ada dilokasi tersebut langsung tanggulangi /

bersihkan.

STANDART KEBERSIIHAN GEDUNG

Dalam menilai apakah lokasi kerja itu bersih atau tidak,setidaknya ada panca indra yang mampu mendeteksinya :

MATA

TANGAN

HIDUNG

Mata

Dengan mata orang dapat melihat apakah suatu lokasi bersih atau kotor.

Tangan

Bila mata sudah melihat bersih,coba sentuh dengan tangan apakah benar-benar sudah bersih / masih ada kotoran yang tidak terlihat tapi dapat dirasakan oleh tangan.

Hidung

Bila sudah terlihat dan disentuh dengan tangan benar-benar tidak ditemukan kotoran,coba dicium / dirasakan apakah masih ada bau yang kurang sedap,baik itu bau kotoran maupun sIsa bahan pembersih yang masih tertinggal .

Bebas dari kotoran,sampah dan debu.

Bebas dari genangan air.

Bebas dari sisa bahan kimia / pembersih.

Unsur-unsur tersebut diatas dapat diintegrasikan kedalam lokasi kerja agar terciptanya standar kegersihan yang diinginkan.

A.Out door (area bagian luar)

1.Parkir Area

- Tidak sampah-sampah yang berserakan - Tidak ada genagan air. - Drainase berfungsi dengan baik / tudak mampet. - Rambu-rambu accessories gedung selalu tampak bersih dan tertata dengan rapi. - Adanya tempat sampah pada sudut-sudut tertentu. - Tidak ada tetesan oli.

2.Dinding gedung luar

- Kaca selalu bersih dan bercahaya. - Tidak ada bintik-bintik dan kerak air. - Tidak timbul pelangi. - Tidak terdapat debu,kotoran yang melekat pada penopang canopy / alocobon.

3.Taman / landscaping

- Seluruh tanaman tertata dengan rapi sesuai dengan estetika gedung. - Tidak tumbuh rumput-rumput liar. - Bebas dari hama dan serangga.

JOB DESCRIPTION

OFFICE BOY

TUGAS RUTIN

Membersihkan dan merapikan meja, kursi, komputer dan perlengkapan lainnya.

Membersihkan/vacuum karpet/lantai (bergiliran).

Menyediakan minuman untuk karyawan.

Mengirim/mengambil dokumen antar Divisi/Bagian.

Melayani permintaan fotokopi/faksimili.

Membelikan dan menyiapkan makan siang karyawan.

Membereskan piring, gelas, & perlengkapan makan siang karyawan.

Mengambil & membereskan gelas minum & perlengkapan makan/minum karyawan.

Membuang sampah yang ada di ruang kerja dan areal tanggung jawabnya.

Membersihkan/vacuum karpet/lantai (bergiliran).

Mencuci piring, gelas & perlengkapan makan/minum lain (bergiliran).

TUGAS BERKALA

Membersihkan kaca ruang kerja.

Menyiram/merawat tanaman.

TUGAS INSIDENTAL

Menyediakan minuman/makanan & melayani keperluan tamu-tamu perusahaan.

Menyediakan minuman/makanan & melayani keperluan rapat/pertemuan/training.

Mengangkat/memindahkan meja, kursi & perabotan lainnya.

Melaksanakan tugas tertentu sesuai permintaan karyawan Divisi yang dilayani.

Melaksanakan tugas tertentu sesuai permintaan Koordinator OB atau Staff GA.

TUGAS TAMBAHAN

Melaksanakan tugas-tugas lain di luar tanggung jawabnya (karyawan Divisi lain)

dengan seijin dari Divisi yang dilayani atau Koordinator OB (Staff GA)

JENIS PELANGGARAN & SANKSI

CLEANING SERVICE & OFFICE BOY

JENIS PELANGGARAN YANG DAPAT DIKENAKAN SANKSI :

Datang terlambat setelah jam masuk tanpa pemberitahuan/ijin Koordinator atau Divisi yang dilayani.

Pulang sebelum jam yang pulang tanpa pemberitahuan/ijin Koordinator atau Divisi yang dilayani.

Pulang sebelum jam yang ditentukan bagi yang bertugas lembur pada hari biasa tanpa pemberitahuan/ijin dari Koordinator atau Divisi yang dilayani.

Pulang lebih cepat dari jam yang ditentukan bagi yang bertugas lembur pada hari libur tanpa pemberitahuan/ijin dari Koordinator atau Divisi yang dilayani.

Tidak stand-by pada tempat yang ditentukan tanpa pekerjaan/alasan yang masuk akal ketika dicari/diperlukan untuk melaksanakan tugas tertentu berikutnya.

Terlambat (terlalu lama) atau salah dalam mengerjakan tugas rutin, tugas berkala dan tugas insidental yang menjadi tanggung jawabnya tanpa alasan yang masuk akal sehingga menimbulkan keluhan (complaint) dari karyawan/tamu dan/atau merugikan Perusahaan baik dalam finansial maupun nama baik.

Tidak mengerjakan tugas rutin, tugas berkala dan tugas insidental yang menjadi tanggung jawabnya tanpa alasan yang masuk akal.

Menolak perintah tugas dari Koordinator atau Divisi yang dilayani tanpa alasan yang masuk akal.

Tidak masuk kerja tanpa pemberitahuan/ijin dari Koordinator atau Divisi yang dilayani.

Pelanggaran-pelanggaran lain yang telah ditetapkan dalam Peraturan Perusahan.

JENIS SANKSI YANG DIKENAKAN ATAS PELANGGARAN YANG DILAKUKAN :

TEGURAN LISAN

Melakukan satu kali pelanggaran dari salah satu jenis pelanggaran diatas.

Melakukan pelanggaran sesuai Peraturan Perusahaan untuk Teguran Lisan.

Diberikan oleh Koordinator OB

TEGURAN TERTULIS

Melakukan 2 (dua) kali pelanggaran yang sama dalam jangka waktu 1 (satu) bulan.

Melakukan 2 (dua) jenis pelanggaran yang berbeda dalam jangka waktu 1 (satu) bulan.

Melakukan pelanggaran sesuai Peraturan Perusahaan untuk Teguran Tertulis.

Dikeluarkan oleh Koordinator OB

SURAT PERINGATAN PERTAMA (SP-I)

Melakukan 3 (tiga) kali pelanggaran yang sama dalam jangka waktu 1 (satu) bulan.

Melakukan 3 (tiga) jenis pelanggaran yang berbeda dalam jangka waktu 1 (satu) bulan.

Melakukan pelanggaran sesuai Peraturan Perusahaan untuk SP-I.

Dikeluarkan oleh HRD & GA Manager.

Dikenakan sanksi nyata berupa pemotongan pembayaran 10 (sepuluh) jam lembur.

SURAT PERINGATAN KEDUA (SP-II)

Melakukan 4 (empat) kali pelanggaran yang sama dalam jangka waktu 1 (satu) bulan.

Melakukan 4 (empat) jenis pelanggaran yang berbeda dalam jangka waktu 1 (satu) bulan.

Melakukan pelanggaran sesuai Peraturan Perusahaan untuk SP-II.

Dikeluarkan oleh HRD & GA Manager.

Dikenakan sanksi nyata berupa pemotongan pembayaran 15 (lima belas) jam lembur.

SURAT PERINGATAN KETIGA (SP-III)

Melakukan 5 (lima) kali pelanggaran yang sama dalam jangka waktu 1 (satu) bulan.

Melakukan 5 (lima) jenis pelanggaran yang berbeda dalam jangka waktu 1 (satu) bulan.

Melakukan pelanggaran sesuai Peraturan Perusahaan untuk SP-III.

Dikeluarkan oleh HRD & GA Manager.

Dikenakan sanksi nyata berupa pemotongan pembayaran 20 (dua puluh) jam lembur.

PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA (PHK)

Melakukan lebih 5 (lima) kali pelanggaran yang sama dalam jangka waktu 1 (satu) bulan.

Melakukan lebih 5 (lima) jenis pelanggaran yang berbeda dalam jangka waktu 1 (satu) bulan.

Melakukan pelanggaran sesuai Peraturan Perusahaan untuk PHK.

Dikeluarkan oleh HRD & GA Manager.

Panduan ini dibuat untuk menjadi acuan standar kerja PT. KARUNIA ADI SENTOSA yang bergerak di bidang Cleaning Service dan Office Boy,guna menjadikan tenaga kerja yang professional dan bertanggung jawab. Demikianlah Standart Operating Procedure di buat.