I.Tujuan Prosedur Ini

Menguraikan tata cara penyelesaian pekerjaan yang berkaitan dengan proses operasional delivery.

Penyelesaian pekerjaan yang dimaksud berkaitan dengan proses dari awal barang tersebut diterima

oleh tim keranjang incoming sampai dengan barang tersebut diterima oleh pihak yang ditunjuk oleh

pengirim. .

II. Deskripsi

Prosedur ini adalah penuntun yang dapat digunakan untuk pelaksanaan operasional delivery oleh divisi

operasional yang ditetapkan oleh perusahaan. Prosedur ini meliputi seluruh jenis operasional delivery

yang akan dilakukan oleh perusahaan. Setiap operasional delivery yang dilakukan oleh divisi

operasional PT. Wahana Prestasi Logistik tidak dapat dilakukan tanpa mengikuti prosedur ini, dan

apabila dilakukan dianggap tidak absah. Jika ada suatu keputusan yang perlu dikeluarkan ataupun

tindakan yang harus diambil mengenai kegiatan operasional delivery yang akan dilakukan oleh

karyawan tetapi tidak sesuai dengan prosedur, maka harus dilakukan berdasarkan atas persetujuan dari

pejabat yang berwenang didalam perusahaan. Peraturan yang telah dibuat dan terdapat dalam prosedur

ini tidak dapat dirubah, kecuali telah ada perubahan terhadap prosedur ini.

III. Pihak Terlibat

Pihak – pihak terkait yang terlibat dalam prosedur ini adalah :

• Tim Keranjang Incoming.

• Kepala Delivery & Pick Up.

• Pelaksana Administrasi Supir.

• Pelaksana Supir.

• Pelaksana Handling.

• Penerima Barang (Paket).

• Pelaksana PIC (person in charge) Report.

IV. Dokumen yang digunakan

Dokumen – dokumen yang akan digunakan dalam prosedur ini adalah :

• Tanda Terima Kiriman (TTK).

• Manifest.

PT. Wahana Prestasi Logistik

Standard Operating Procedures OPERASIONAL DELIVERY

Tanggal :

Revisi :

21 / 05 / 2010

Nomor :

Disetujui Oleh :

03/WPL/ SOP- OPS/ 10

• Surat Jalan Supir.

• Manifest Terkirim.

V. Laporan – laporan yang dihasilkan

• Laporan Hasil Kiriman.

VI. Lampiran – Lampiran

• Contoh Tanda Terima Kiriman.

• Contoh Manifest.

• Contoh Surat Jalan Supir.

• Contoh Manifest Terkirim.

VII. Alur Operasional Delivery

VIII. Keterangan isi prosedur :

1. Operasional delivery yang dilakukan oleh PT. Wahana Prestasi Logistik akan bermulai dari

penyortiran barang dan tanda terima kiriman (TTK) yang dilakukan oleh tim keranjang

incoming.

2. Setelah melakukan penyortiran barang maka dari pelaksana tim keranjang incoming akan

menempelkan tanda terima kiriman (TTK) lember kelima di barang yang akan dilakukan

pengiriman.

3. Pembuatan manifest terhadap barang – barang yang akan dilakukan pengiriman merupakan

hal selanjutnya yang dilakukan oleh tim keranjang incoming sebelum proses operasional

delivery dilakukan.

4. Apabila pembuatan manifest telah selesai dilakukan maka tim keranjang lintas akan

menyerahkan barang yang sudah tertempel tanda terima kiriman (TTK) lembar 5, tanda

terima kiriman (TTK) lembar 4 dan maniest yang telah dibuat sebelumnya sebanyak 2

lembar.

5. Kepala delivery dan pick up menerima barang yang sudah tertempel tanda terima kiriman

(TTK) lembar 5, tanda terima kiriman (TTK) lembar 4 dan manifest sebanyak 2 lembar.

6. Setelah menerima barang yang sudah tertempel tanda terima kiriman (TTK) lembar 5, tanda

terima kiriman (TTK) lembar 4 dan manifest sebanyak 2 lembar maka kepala delivery dan

pick up akan melakukan pemeriksaan terkait dengan penerimaan tersebut.

7. Apabila hasil pemeriksaan dari kepala delivery dan pick up terhadap penerimaan tersebut

dinyatakan tidak komplit maka salah satu proses selanjutnya yang dilakukan adalah

mengembalikan barang, TTK dan manifest ke tim keranjang incoming. Setelah itu tim

keranjang incoming akan memberikan informasi ke kota asal terkait dengan tidak komplitnya

antara barang, TTK dan manifest. Beberapa hal yang harus diinformasikan kekota asal

apabila ada kondisi :

• Barang tersedia tanpa tanda terima kiriman (TTK) tetapi nomor tanda terima kiriman

(TTK) sudah masuk kedalam manifest.

• Tanda terima kiriman (TTK) tersedia tanpa barang tetapi nomor tanda terima kiriman

(TTK) sudah masuk kedalam manifest.

• Barang beserta tanda terima kiriman (TTK) tersedia tetapi kondisi barang mengalami

kerusakan.

Selain itu terdapat kondisi dimana barang dan tanda terima kiriman (TTK) tersedia tetapi

tidak masuk kedalam manifest, maka proses yang harus dilakukan adalah mengembalikan

barang dan TTK ke tim keranjang incoming dan kembali ke proses nomor 3 yaitu pembuatan

manifest.

8. Sedangkan apabila hasil pemeriksaan dari kepala delivery dan pick up terhadap penerimaan

tersebut dinyatakan komplit maka proses selanjutnya kepala delivery dan pick up akan

melakukan penandatanganan di manifest dan menyerahkan manifest lembar pertama.

9. a. Setelah itu kepala delivery dan pick up akan melakukan penyortiran tanda terima kiriman

(TTK) sesuai wilayah pengiriman.

b. Pihak tim keranjang incoming akan menerima manifest lembar pertama yang telah

ditandatangani oleh kepala delivery dan pick up. Manifest yang telah ditandatangani oleh

kepala delivery dan pick up tersebut akan berungsi sebagai tanda terima bagi tim keranjang

incoming.

10. a.Setelah selesai melakukan penyortiran tanda terima kiriman (TTK) maka kepala delivery

dan pick up akan menginstruksikan untuk pembuatan surat jalan dan menyerahkan tanda

terima kiriman (TTK) lembar empat kepada administrasi supir.

b.Tim kerajang incoming setelah mendapatkan maniest lembar pertama yang telah

ditandatangani oleh kepala delivery dan pick up akan melakukan pengarsipan terhadap

maniest tersebut.

11. Administrasi supir sesuai instruksi dari kepala delivery dan pick up akan membuat surat jalan

di sistem intranet dan menerima tanda terima kiriman (TTK) lembar empat yang diserahkan

oleh kepala delivery dan pick up.

12. Setelah membuat surat jalan disistem intrnet, pelaksana administrasi supir akan mencetak

surat jalan tersebut.

13. Setelah selesai mencetak surat jalan, maka surat jalan tersebut beserta tanda terima kiriman

(TTK) lembar keempat akan diserahkan kepada pelaksana supir yang akan melakukan

kegiatan operasional delivery.

14. Pelaksana supir menerima tanda terima kiriman (TTK) lembar keempat dan surat jalan yang

diserahkan oleh pelaksana administrasi supir.

15. Setelah menerima surat jalan akan langsung diserahkan kepada pelaksana handling terkait

dengan proses pencarian barang di gudang yang tertera didalam surat jalan tersebut.

16. Pelaksana handling menerima surat jalan dari pelaksana supir.

17. Berdasarkan surat jalan yang diterima tersebut maka pelaksana handling akan melakukan

pengambilan barang sesuai dengan yang tertera didalam surat jalan.

18. Setelah melakukan pengambilan barang sesuai dengan surat jalan yang diberikan, maka

proses selanjutnya adalah pelaksana hadling wajib untuk melakukan perhitungan terhadap

barang yang telah diambil tersebut.

19. a. Setelah selesai melakukan perhitungan barang dan jumlah dari barang sudah sesuai maka

pelaksana handling akan melakukan proses loading barang serta melepaskan tanda terima

kiriman lembar 5 yang masih tertempel dibarang yang akan dilakukan proses delivery.

b. Ketika proses loading dilakukan pelaksana supir yang akan membawa barang untuk di

delivery wajib untuk menyaksikan proses loading barang.

20. Setelah kegiatan loading barang telah selesai dilakukan maka proses selanjutnya pelaksana

handling akan membubuhkan tandatangan di surat jalan yang sebelumnya telah diserahkan

oleh pelaksana supir. Dengan dilakukannya penandatanganan tersebut menandakan bahwa

seluruh barang yang tertera disurat jalan telah lengkap seluruhnya dimuat ke dalam mobil.

21. Selesai menandatangani surat jalan maka pelaksana handling akan menyerahkan kembali

surat jalan tersebut kepada pelaksana supir beserta tanda terima kiriman (TTK) lembar

kelima yang telah dilepaskan dari barang pada saat proses loading.

22. Pelaksana supir menerima surat jalan dan tanda terima kiriman (TTK) lembar kelima yang

diserahkan oleh pelaksana handling.

23. Setelah menerima surat jalan dan tanda terima kiriman (TTK) lembar kelima, maka

pelaksana supir akan membubuhkan tanda tangan di surat jalan. Dengan dilakukannya

penandatanganan tersebut menandakan bahwa pelaksana supir telah menyaksikan proses

loading dan memastikan seluruh barang yang tertera di surat jalan telah di muat didalam

kendaraan yang akan dibawanya.

24. Setelah selesai menandatangani surat jalan tersebut, maka surat jalan tersebut akan

diserahkan kepada kepala delivery dan pick up.

25. Kepala delivery dan pick up menerima surat jalan yang diserahkan oleh pelaksana supir.

26. Setelah menerima surat jalan dari pelaksana supir, maka kepala delivery dan pick up akan

melakukan penandatanganan surat jalan tersebut. Dengan dilakukannya penandatanganan

tersebut manandakan bahwa kepala delivery dan pick up telah mengetahui perihal barang

yang tertera di surat jalan tersebut akan dilakukan proses pendeliveryan oleh pelaksana supir.

27. Selanjutnya kepala delivery dan pick up akan memberikan instruksi kepada pelaksana supir

untuk melakukan pengiriman barang sesuai dengan surat jalan yang telah ditandatangani

tersebut. Dalam hal ini kepala delivery dan pick up akan menginstruksikan pengiriman

kepada pelaksana supir sesuai dengan wilayah kerja masing – masing dari pelaksana.

28. Berdasarkan instruksi yang diberikan oleh kepala delivery dan pick up maka pelaksana supir

akan melakukan pengiriman barang sesuai dengan tujuannya.

29. Ketika akan menyerahkan barang kepada penerima barang, pelaksana supir akan terlebih

dahulu menyerahkan tanda terima kiriman (TTK) lembar empat dan lima kepada penerima

barang.

30. Penerima barang menerima tanda terima kiriman (TTK) lembar empat dan lima dari

pelaksana supir ketika akan menerima barang.

31. Setelah menerima tanda terima kiriman (TTK) lembar empat dan lima, maka penerima

barang akan membubuhkan tanda tangan di tanda terima kiriman (TTK) tersebut.

32. Setelah menandatangani tanda terima kiriman (TTK) proses selanjutnya adalah penerima

barang akan menerima barang dari pelaksana supir. Dengan dilakukannya penandatanganan

tersebut menandakan bahwa penerima barang telah menerima barang dari pengirim melalui

pelaksana supir PT. Wahana Prestasi Logistik.

33. Setelah menerima barang maka penerima barang akan mengembalikan tanda terima kiriman

(TTK) lembar empat tersebut kepada pelaksana supir.

34. Pelaksana supir menerima tanda terima kiriman (TTK) lembar empat yang diserahkan oleh

penerima barang pada saat penerimaan barang.

35. Setelah menerima tanda terima kiriman (TTK) lembar empat dari penerima barang maka

pelaksana supir akan kembali ke kantor PT. Wahana Prestasi Logistik dan melaporkan hasil

delivery ke kepala delivery dan pick up. Selain melaporkan hasil delivery, pelaksana supir

juga menyerahkan tanda terima kiriman (TTK) lembar empat kepada kepala delivery dan

pick up.

36. Proses selanjutnya kepala delivery dan pick up menerima tanda terima kiriman (TTK) lembar

empat dan melakukan pemeriksaan hasil delivery yang dilakukan oleh pelaksana supir,

dimana pemeriksaan yang dilakukan dengan membandingkan hasil delivery dengan surat

jalan yang ada.

37. Setelah selesai melakukan pemeriksaan hasil delivery maka kepala delivery dan pick up

akan menginstruksikan admnistrasi supir untuk melakukan update status tanda terima

kiriman (TTK) dan pembuatan maniest terkirim. Dimana proses update status tanda terima

kiriman (TTK) dan pembuatan manifest terkirim akan dilakukan dengan menggunakan

sistem intranet.

38. Berdasarkan instruksi yang diberikan oleh kepala delivery maka administrasi supir akan

melakukan pembuatan update status tanda terima kiriman (TTK) dan pembuatan manifest

terkirim dalam sistem intranet.

39. Proses selanjutnya administrasi supir akan menyerahkan manifest terkirim dan tanda terima

kiriman (TTK) lembar empat kepada person in charge (PIC).

40. Person in charge (PIC) menerima manifest terikirim dan tanda terima kiriman (TTK) lembar

empat dari administrsi supir. Proses operasional delivery akan berakhir ketika tanda terima

kiriman (TTK) lembar 4 dan laporan manifest terkirim telah diterima oleh person in charge

(PIC) report.

IX. Lampiran – lampiran

A. Tanda Terima Kiriman

Contoh Tanda Terima Kiriman Lembar 4 (Setelah Pengiriman)

Contoh Tanda Terima Kiriman Lembar 5 ( Setelah Pengiriman)

B. Manifest

Contoh Manifest

C. Surat Jalan Supir.

Contoh Surat Jalan Supir

D. Contoh Manifest Terikirim

Contoh Manifest Terkirim