soal lks secretary 2013

LOMBA KOMPETENSI SISWA (LKS)

BIDANG STUDI KEAHLIAN BISNIS MANAJEMEN

Wonomulyo, 9-10 September 2013

I. PETUNJUK

Anda adalah sebagai staf administrasi di Bagian Kepegawaian PT. Gina Rahayu Abadi,Jalan Sukarajin II No.27 Bandung 4012. Telepon (022)7201949 Fax. (022)7201959e-mail: [email protected] website http://www.ginarahayu.co.id

1. Pimpinan anda bernama Bapak Denny Adya, SH. Beliau menjabat sebagai Manager Kepegawaian

2. Dokumen soal ujian praktik ini terdiri dari 7 pekerjaan, yaitu:1. Mengetik Kecepatan 2. Membuat Surat Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris3. Menangani Arsip4. Mengelola Kas Kecil5. Mencari Informasi lewat Internet6. Menangani Telepon7. Wawancara8. Melakukan Presentasi

3. Sebelum mengerjakan tugas, bacalah setiap item tugas dengan cermat dan teliti4. Periksa seluruh kelengkapan soal pada setiap tugas, jika tidak lengkap segeralah

melapor kepada pengawas ujian5. Kerjakan tugas yang paling mudah terlebih dahulu 6. Jangan lupa untuk selalu mencantumkan nomor ujian pada setiap hasil

pekerjaan7. Periksa kembali hasil pekerjaan sebelum menyerahkan kepada pengawas ujian

II. KESELAMATAN KERJA

1. Perhatikan unsur-unsur keselamatan kerja selama anda mengerjakan soal ujian praktik ini.

2. Laporkan jika terdapat kerusakan atau hal lain yang terjadi di luar semestinya kepada pengawas ujian

Smk Muhammadiyah Wonomulyo

http://www.ginarahayu.co.id/

III. DAFTAR PERALATAN, KOMPONEN, DAN BAHAN

No. NamaAlat/Komponen/Bahan

Spesifikasi Jumlah Keterangan

1 2 3 4 5

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Alat Tes /Alat tanganKomputer

Printer

Internet

Perforator

Stapler

LCD

Kalkulator

Telepon

Gunting

Pentium 4

Standar

Jaringan Cepat

Disesuaikan

Disesuaikan

Jaringan

Disesuaikan

Disesuaikan

1

Disesuaikan

Disesuaikan

Disesuaikan

1.

2.

3.

4.

KomponenMap Snelhecter

Guide

Kalender Meja

ATK

Ukuran A 4 3

12

1 / siswa

disesuaikan

2 untuk Arsip dan 1 untuk Kas Kecil

10 guide untuk arsip dan 2 guide untuk

kas kecil

1.

2.

3.

4.

5.

BahanKertas HVS

Amplop

Form Buku Agenda Surat Masuk

Form Buku Agenda Surat Keluar

Form Bukti Penerimaan Kas Kecil

A4

Persegi panjang

5 lembar

2 buah

1 lembar

1 lembar

1

Untuk setiap siswa


No. NamaAlat/Komponen/Bahan

Spesifikasi Jumlah Keterangan

1 2 3 4 5

6.

7.

8.

9.

10.

Form Bukti Pengeluaran Kas Kecil

Form Laporan Kas Kecil

Lembar Pesan Telepon

Block Note

Amplop Persegi Panjang

12

1

1

1

2

Untuk membuat surat


V. SOAL/TUGAS

TUGAS 1: MENGETIK KECEPATAN

Bidang Studi Keahlian : Bisnis dan ManajemenKompetensi Keahlian : Administrasi Perkantoran Mata Uji : Mengetik Kecepatan

1. Petunjuk Pengerjaana. Siapkan komputer dengan program MS. Word atau dapat juga menggunakan mesin

ketik manualb. Siapkan naskah pada lokasi yang tepatc. Ketiklah menurut perintah pengujid. Cetak bila telah selesai

2. Bahan dan Alata. Komputerb. Printerc. Kertas HVS A4

3. Hasil yang diharapkana. Kecepatan mengetik mencapai 150 epmb. Ketelitian mencapai 95 %


Naskah Pemanasan

Everything Counts !

“Everything you say : every thought you entertaint; and everything you do has a

direction, wich serves as an advance or a retreat in respect to your pursuit excellence.

Everything _ regardless of size or intent – has bottom-line consequences; therefore,

everything counts. This is the golden rule of excellence.”

Self-knowledge grows as you subject your life to examination. Listening to your

own speech, reflecting on your own thoughts, looking at your own actions-these are

the processes by which you master yourself

Some people perpectually create their own dissatisfaction by consistently

slipping into mediocrity. This can easily be fixed, too, right now by simply deciding to

quit doing less than excellent work. What a profound idea!

Mediocrity is a choice; it’s not always made consciously, but it is still a choice.

You commit career malpractice every time you do things in a mediocre manner;

every time you show up late; every time you are unprepared.

There is no inherent value in mediocrity, so there is no reason for people to stop

and pay attention to you or your work. Choose never to compromise your talent,

quality, and high standards, and you will never choose mediocrity.


Commitment to Excellence

What exactly is excellence ?

Well, thik it as the process of continually growing and improving yourself and your

life. Excellence includes achievement of goals that can be measured by constantly asking

the questions, “ Is what I’m doing truly reflective of a life committed to excellence?”

Your greatest responsibility in seeking excellence is to define what this means

precisely in your life, then to choose the best course of action to make it happen.

Excellence is not a relative term; it is the standard by which you must judge what you do.

You will quickly discover that committing yourself to a life of excellence cannot be

accomplished haphazardly.

Excellence never occurs by accident. It always comes as the result of quality thinking

and purposeful execution. To become the person you were meant to be, everything you do

must be done with the single purpose of achieving excellence. You must do it with the

unshakeable belief and understanding that excellence counts. You must live and die in the

spirit of quality aqnd excellence. The measurement of your “best” begins and ends with the

marks of excellence –nothing less.

Another ay to achieve excellence is to start breaking bad habits and form good ones.

But how do you break a bad habit ? And how do you adopt a good one ?

It’s easy ; make a commitment to do these two things, and you’ll learn to do what

needs to be done . Next, maintain a focus on the new behavior and refuse to accept

anything less than what you expect. That’s exactly how excellence is achieved.

Excellence is a destination for anyone who appreciates, respecets and demonstrates

hard work and good judgment. But excellence is not something that you attain, then put in

a trophy case.

It is a habit – a momentary happening a crossroad where the body, mind, and spir

It all work together .Athletes call it being in “the zone” when their athletic prowess,

experience, and talent peak. Everyone has this potential to achieve excellence.

Excellence requires that a price be paid; whatever you are willing to pay in sweat to

find it and keep it in good working order. Those who have legitimately reached the

summit of their careers, relationship, gamesmanship, have worked harder and longer;


studied and planned more assiduously;practiced more self-denial;and overcome more

difficulties than those who have not risen as fer.

You can become excellent in a second –beginning right now. Strat by visualizing

your self as the best teacher, artist,manager, coach, or parent that you aspire to become –

and start acting the part. Put yourself in the best possible position to succeed, and then

perform your script exactly as it plays out in your mind. It takes less than a second to raise

your standards higher than they are right now.

You must merely decide to deliver world-class quality, but it takes a lifetime of

passionate pursuit to maintain it, whether you are the concierge at a hotel, the manager of a

small department, or the CEO of International firm.

One of the wonderfull things about excellence is that when it is on, you’ll know it

because you’ll enjoy the experience through all five senses : 1. Look Impeccable grooming

,solid posture, and complete preparation for a businessmeeting display the look of

excellence. 2 Feel: An inviting smile, the fine leather of a new , and the smooth texture of

fabric demonstrate the feel of excellence and quality. 3. Sound: A’ rich singing voice,

an expansive vocabulary, and the friendliness of a wake up call areexamples of excellence

in communication. 4 Taste: the design of a home, the font of a letter, and the sweetnees of

a chef’s dessert all celebrate excellence in taste. 5. Smell the aroma of fresh flower, the

bouquet of a parfume, and the scent from freshly backed cookies help us to experience the

smell of excellence.

Excellence begins as a decision-one where you look at your life, business, an

relationship and ask : What do I see that needs improvement? What do I Wish I didn’t

see ? What would I ideally like to see.? Whaat do I hear other people say about me? What

do I see that rubs me the wrong way about others?


TUGAS 2: MEMBUAT SURAT BAHASA INDONESIA dan BAHASA INGGRIS

Bidang Studi Keahlian : Bisnis dan ManajemenKompetensi Keahlian : Administrasi Perkantoran Mata Uji : Membuat Surat Bahasa Indenesia

1. Petunjuk Pengerjaana. Anda diminta untuk membuat surat dalam bahasa Indonesia yaitu surat

permohonan mengikuti kegiatan diklat kepemimpinan bagi 10 orang pegawai kepada PT. Ghalia Training, Jl. Letjen. Suprapto No. 34, Jakarta PusatSurat diketik dalam bentuk Indented Style, dan dimasukkan ke dalam amplop dengan lipatan accordion fold

b. Anda diminta untuk membuat surat dalam Bahasa Inggris (English Correspondence)Baca dan cermati perintahnyaBuatlah suratnya dalam bentuk Hanging Paragraph, masukkan ke amplop menggunakan lipatan ganda sejajar

c. Jangan lupa untuk menuliskan alamat luar pada amplop

2. Bahan dan Alata. Komputerb. Printerc. Kertas HVS A4d. Amplop Persegi Panjang

3. Hasil yang diharapkana. Surat dibuat dengan jelas, informatif dan rapib. Bentuk surat dan lipatan benar sesuai dengan perintah


English Correspondence

Instruction :

Make a reply letter for Hendra’s letter in Hanging paragraph.

1. Date of the letter is today

2. The part of the letter must be completed

3. Letter is from Denny Adya, SH

4. The aim of Letter

To take Hendra comes to office for recruitment

Date of the recruitment is two weeks from date of the letter

TUGAS 3: MENANGANI ARSIPSmk Muhammadiyah Wonomulyo

Bidang Studi Keahlian : Bisnis dan ManajemenKompetensi Keahlian : Administrasi Perkantoran Mata Uji : Menangani Surat Masuk dan Keluar

1. Petunjuk Pengerjaana. Saat ini di meja anda ada 10 surat masuk dan surat keluarb. Telitilah surat-surat tersebut untuk proses pencatatan c. Catatlah surat-surat tersebut ke dalam format Buku Agenda yang telah disediakand. Setelah dicatat dalam buku agenda selanjutnya simpanlah surat-surat tersebut dalam

map snelhecter dengan menggunakan sistem subjeke. Jangan lupa bubuhkan stempel agenda pada surat masuk

2. Bahan dan Alata. Format Buku Agenda Surat Masuk dan Surat Keluarb. Map Snelhecter dengan 5 lembar guide/tabc. Perforatord. Staplere. ATK

3. Hasil yang diharapkana. Semua surat tercatat dalam buku agenda dengan lengkap, benar dan rapib. Surat-surat tersimpan dalam map snelhecter dengan benar dan rapi sesuai dengan

sistem subjek

PT. Gina Rahayu Abadi,


Jalan Sukarajin II No.27 Bandung 4012Telepon (022)7201949 Fax. (022)7201959e-mail: [email protected] website http://www.ginarahayu.co.id

SURAT PERINTAHNomor : 01/PRT/I/13

Dasar : Dalam rangka mempertinggi kemampuan untuk mencapai produktivitas dan efisiensi kerja yang sebesar-besarnya, maka karyawan perlu mengikuti pendidikan dan latihan di Bandung.

MEMERINTAHKAN

Kepada : Sdr. Ir. Dimas Nugroho ( Staff IT)Untuk :

4. Terhitung tanggal 10 sampai 14 Januari 2013, untuk melaksanakan pendidikan dan latihan tentang kepemimpinan di Hotel Garuda, Bandung

5. Melaporkan hasil pelaksanaan perintah ini kepada Bagian Kepegawaian

Perintah ini agar dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.

Dikeluarkan di JakartaPada Tanggal 3 Januari 2013Kepala Bagian Kepegawaian

Denny Adya, SH

Jakarta, 7 Januari 2013

KepadaYth. Kepala Kepegawaian PT. Gina Rahayu Abadi



Jalan Sukarajin II No.27 Bandung 4012

Dengan hormat,

Yang bertanda tangan di bawah ini saya :

Nama : HendraTempat Tanggal Lahir : Bogor, 9 Oktober 1989Alamat : Jl. Asem Baris Raya, No. 12

Jakarta Selatan

mengajukan lamaran pekerjaan di perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin.

Bersama ini saya lampirkan bukti pendukung, yaitu :1. Daftar Riwayat Hidup2. Fotokopi Ijazah Terakhir3. Transkip nilai4. Fotokopi SKCK5. Fotokopi KTP6. Pas Foto 3 x 4 = 2 lembar

Demikian surat lamaran ini saya buat, dengan harapan saya dapat diterima di perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin. Saya berjanji akan bekerja dengan sungguh-sungguh, dan saya yakin dapat bekerja dengan baik sesuai dengan pengetahuan yang saya miliki.Atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak/Ibu saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Hendra


Hal : Permohonan Cuti


Kepada Yth. Kepala Kepegawaian PT. Gina Rahayu AbadiJalan Sukarajin II No.27 Bandung 4012

Dengan hormat,

Berdasarkan surat keterangan dokter yang menyatakan bahwa saya diperkirakan akan melahirkan pada tanggal 15 Februari 2013, maka dengan ini saya :

Nama : Desi Arisandi, SETempat Tanggal Lahir : Bogor, 5 Agustus 1979Jabatan : Staff Kepegawaian

Mengajukan permohonan cuti untuk anak pertama saya selama 3 bulan terhitung mulai tanggal 4 Februari – 4 Mei 2013.Adapun tugas-tugas yang menjadi tanggung jawab saya sudah saya selesaikan. Demikian permohonan cuti ini saya sampaikan, atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Desi Arisandi, SE

DENNYS CONSULTANSJl. Jenderal Sudirman, Kav. 25 No. 3

Jakarta Selatan


Nomor : 3/DKL/III/13 10 Januari 2013Lampiran : 1 paket brosurPerihal : Penawaran Diklat

Kepada Yth. Kepala Kepegawaian PT. Gina Rahayu AbadiJalan Sukarajin II No.27 Bandung 4012

Dengan hormat,

Kami adalah perusahaan yang berpengalaman dalam penyelenggaraan kegiatan yang berkaitan dengan peningkatan sumber daya manusia. Banyak dari perusahaan yang sudah bekerjasama dan menggunakan jasa kami dalam melakukan kegiatan pendidikan dan pelatihan bagi para pegawai.

Kami juga ingin menawarkan kerjasama kepada Saudara dalam kegiatan pendidikan dan pelatihan bagi pegawai. Kepuasan Saudara adalah tujuan kami dalam bekerja. Dalam bekerja kami memiliki tenaga-tenaga yang ahli dan berpengalaman dalam bidangnya seperti sebagai pelaksana out bond, motivator, perencana dan sebagainya. Untuk lebih jelasnya dapat Saudara lihat pada paket penawaran kami di Brosur yang dilampirkan bersama surat ini.

Demikian penawaran dari kami. Kami berharap kita dapat setuju untuk melakukan kerjasama ini, dan saya yakinkan kembali bahwa Saudara akan mendapatkan pelayanan dari kami yang sangat memuaskan.Atas perhatian Saudara kami ucapkan terrima kasih, dan balasan secepatnya dari surat ini sangat kami harapkan.

Hormat kami,Divisi Diklat

Ghina Ari Putri, SEManager

PT. Gina Rahayu Abadi,Jalan Sukarajin II No.27 Bandung 4012Telepon (022)7201949 Fax. (022)7201959e-mail: [email protected] website http://www.ginarahayu.co.idSmk Muhammadiyah Wonomulyo


14 Januari 2013

Nomor : 02/D/I/13Lampiran : -Hal : Diklat Pegawai

KepadaYth. Manager Divisi DiklatDENNYS CONSULTANSJl. Jenderal Sudirman, Kav. 25 No. 3Jakarta Selatan

Dengan hormat,

Setelah membaca surat Saudara pada dasarnya kami tertarik untuk melakukan kerjasama dengan perusahaan Saudara. Namun kami ingin sebelum kerjasama ini kita lakukan, kiranya kita dapat bertemu terlebih dahulu untuk membicarakan lebih lanjut bagaimana bentuk kerjasama yang akan kita lakukan.

Untuk itu kami ingin Saudara dapat datang ke kantor kami, pada :

Hari : Kamis, 17 Januari 2013Waktu : 10.00 WIBTempat : R. Kabag. Kepegawaian Lt. 2

Demikian surat ini kami sampaikan, semoga Saudara berkenan hadir dan kita dapat meningkatkan pertemuan nanti dalam bentuk kerjasama yang lebih erat lagi.Atas perhatian Saudar kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,Kepala Bagian Kepegawaian

Denny Adya, SH


KepadaYth. Kepala Kepegawaian PT. Gina Rahayu AbadiJalan Sukarajin II No.27 Smk Muhammadiyah Wonomulyo

Bandung 4012

Dengan hormat,

Sehubungan dengan pindah tugasnya suami saya ke Surabaya maka dengan ini saya :

Nama : Dini AyudiaJabatan : Staf KepegawaianAlamat : Griya Indah Lestari Cibubur, Jakarta Timur

Mengajukan mutasi untuk pindah ke kantor cabang Surabaya. Jika saya diizinkan untuk mutasi ke sana, saya berjanji untuk dapat bekerja dengan baik secara profesional sesuai dengan tugas dan tanggung jawab saya.

Saya berharap permohonan mutasi ini dapat Bapak terima.Demikian permohonan ini saya sampaikan, dan atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Dini Ayudia

PT. Gina Rahayu Abadi,Jalan Sukarajin II No.27 Bandung 4012 Telepon (022)7201949 Fax. (022)7201959e-mail: [email protected] website http://www.ginarahayu.co.id

17 Januari 2013



Nomor : 03/M/I/13Lampiran : -Hal : Mutasi

KepadaYth. Dian Arinda YaniStaf Kepegawaian

Dengan hormat,

Surat permohonan Saudara sudah kami terima, dan kami sangat memahami keingingan Saudara tersebut. Kami juga sudah berkoordinasi dengan kepala kantor cabang yang ada di Surabaya untuk penempatan Saudara.

Setelah kami berkoordinasi dengan memperhatikan beberapa pertimbangan yang relevan, maka dengan ini permohonan mutasi Saudara dapat kami terima. Sambil menunggu pengurusan mutasi Saudara, kami harap Saudara dapat bekerja seperti biasa dengan sebaik-baiknya untuk menyelesaikan tugas-tugas yang menjadi tanggung jawab Saudara.

Kami berharap Saudara akan bekerja dengan baik juga di tempat yang baru nanti.Terima kasih atas perhatian Saudara.


Denny Adya, SH

Bogor, 10 Januari 2013

KepadaYth. Kepala KepegawaianPT. Gina Rahayu AbadiJalan Sukarajin II No.27 Bandung 4012


Dengan hormat,

Yang bertanda tangan di bawah ini saya :

Nama : Doni AtmajaTempat Tanggal Lahir : Bogor, 9 Oktober 1985Alamat : Jl. Agung Raya, No. 40 Bogor

mengajukan lamaran pekerjaan di perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin. Saya berpengalaman kerja selama 5 tahun. Dapat mengetik 10 jari, dapat berkomunikasi dalam Bahasa Inggris lisan dan tulisan, dapat mengoperasikan komputer dan bersedia bekerja keras.

Bersama ini saya lampirkan bukti pendukung, yaitu :1. Daftar Riwayat Hidup2. Fotokopi Ijazah Terakhir3. Transkip nilai4. Fotokopi SKCK5. Fotokopi KTP6. Pas Foto 3 x 4 = 1 lembar

Demikian surat lamaran ini saya buat, dengan harapan saya dapat diterima di perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin.

Atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak/Ibu saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Doni Atmaja

PT. Gina Rahayu Abadi,Jalan Sukarajin II No.27 Bandung 4012Telepon (022)7201949 Fax. (022)7201959e-mail: [email protected] website http://www.ginarahayu.co.id

20 Januari 2013

Nomor : 04/R/I/13



Lampiran : -Hal : Lamaran

KepadaYth. Doni AtmajaJl. Dermaga Indah, No. 3Bogor

Dengan hormat,

Surat Lamaran Saudara sudah kami terima dengan baik. Kami mengucapkan terima kasih atas keinginan Saudara untuk bekerja di perusahaan kami.

Sehubungan dengan itu maka dengan ini kami beritahukan kepada Saudara bahwa setelah kami analisa tentang data kepegawaian perusahaan kami ternyata saat ini kebutuhan pegawai untuk perusahaan masih cukup.

Namun demikian, jika nanti perusahaan memerlukan tambahan pegawai kami akan mempertimbangkan lamaran Saudara. Untuk itu surat lamaran Saudara tidak kami kembalikan karena menjadi arsip kami untuk pertimbangan selanjutnya.

Demikian jawaban atas surat lamaran Saudara. Kami berharap Saudara segera mendapat kesempatan untuk bekerja.Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.


Denny Adya, SH

PT. Gina Rahayu Abadi,Jalan Sukarajin II No.27 Bandung 4012Telepon (022)7201949 Fax. (022)7201959e-mail: [email protected] website http://www.ginarahayu.co.id

23 Januari 2013

Nomor : 05/R/I/13Lampiran : -Smk Muhammadiyah Wonomulyo


Hal : Mutasi

KepadaYth. Bapak Agus Prasetyo, SEKepala Kantor Cabang SurabayaPT. Pesona Makmur

Dengan hormat,

Dengan ini diberitahukan bahwa terhitung mulai tanggal 3 Maret 2013, ada beberapa karyawan yang akan mutasi dari kantor pusat di Jakarta untuk penempatan kantor cabang Surabaya.

Adapun Karyawan yang akan di mutasi tersebut adalah :1. Indah Pertiwi NIK. 28792. Gunawan Prakoso NIK. 32333. Sukma Indriyani NIK. 3211

Demikianlah pemberitahuan ini disampaikan untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.


Denny Adya, SH

TUGAS 4: MENGELOLA KAS KECIL

Bidang Studi Keahlian : Bisnis dan ManajemenKompetensi Keahlian : Administrasi Perkantoran Mata Uji : Mengelola Kas Kecil

1. Petunjuk Pengerjaan


a. Pimpinan anda melakukan beragam kegiatan yang perlu di danai dengan anggaran Kas Kecil yang anda kelola

b. Pengelolaan dana kas kecil menggunakan sistem imprestc. Pada tanggal 31 Januari 2012 saldo kas kecil Rp. 150.000d. Tanggal 1 Februari 2013 pengisian dana kas kecil sebesar Rp. 4.550.000e. Selama periode 1 – 28 Februari 2013 terjadi beberapa pengeluaran kas kecil sebagai

berikut :1. Tanggal 2 Februari membayar langganan harian Kompas sebesar

Rp. 75.0002. Tanggal 3 Februari membeli ATK di Toko Buku Sentosa sebesar

Rp. 225.0003. Tanggal 4 Februari membeli snack di Elly Bakery untuk tamu

sebesar Rp. 55.0004. Tanggal 7 Februari membeli materai 10 lembar @ 6.0005. Tanggal 9 Februari membayar ongkos taksi Blue Bird sebesar Rp.

100.000 untuk transport ke kantor Depnaker6. Tanggal 11 Februari membeli Nasi Box untuk tamu sebanyak 10 box

@ Rp. 15.0007. Tanggal 15 Februari membayar TV Berlangganan sebesar Rp.

150.0008. Tanggal 17 Februari membeli tiket pesawat untuk perjalanan dinas

tujuan Surabaya pp sebesar Rp. 2.000.0009. Tanggal 21 Februari mengeluarkan biaya untuk fotokopi sebesar Rp.

62.50010. Tanggal 24 Februari membeli parcel buah untuk relasi sebesar Rp.

150.00011. Tanggal 25 Februari membayar transport antar surat sebesar Rp.

50.00012. Tanggal 28 Februari membeli tiket KA Parahyangan tujuan Bandung

sebesar Rp. 300.000f. Catatlah transaksi tersebut menggunakan Bukti Penerimaan Kas Kecil dan Bukti

Pengeluaran Kas Kecilg. Buatlah Laporan Pengelolaan Kas Kecil bulan Februari 2013h. Berapakah dana yang perlu ditambahkan untuk mengisi kas kecil bulan Maret 2013i. Susunlah bukti-bukti tersebut secara terstruktur dan simpan dalam map snelhecter

2. Bahan dan Alata. ATKb. 1 lbr Form Bukti Penerimaan Kas Kecil c. 12lbr Form Bukti Pengeluaran Kas Kecild. 1 lbr Form Pembukuan Kas Kecile. 1 bh map snelhecter dengan 2 guide


3. Hasil yang diharapkana. Form Bukti Penerimaan dan Pengeluaran Kas Kecil terisi dengan lengkap, benar

dan rapib. Pembukuan kas Kecil dibuat dengan benar dan rapic. Bukti-bukti transaksi tersusun dengan lengkap, terstruktur, benar dan rapi

TUGAS 5: TUGAS INTERNET

Bidang Studi Keahlian : Bisnis dan ManajemenKompetensi Keahlian : Administrasi Perkantoran Mata Uji : Internet


1. Petunjuk Pengerjaana. Anda diminta oleh pimpinan anda untuk mencari informasi di internet tentang

pariwisata yang menarik di Pulau Lombok, karena ada relasi dari Jepang yang ingin pergi ke Pulau tersebut.

b. Cetaklah hasil browsing anda di internet dengan menggunakan MS. Word sebanyak 2 halaman

2. Bahan dan Alata. Komputerb. Jaringan Internetc. Kertas A 4 = 2 lembar

3. Hasil yang diharapkana. Hasil browsing dapat tercetak dengan benar dan rapi dan memuat berbagai macam

informasi yang dibutuhkan

TUGAS 6: TUGAS MENERIMA dan MELAKUKAN PANGGILAN TELEPON

Bidang Studi Keahlian : Bisnis dan ManajemenKompetensi Keahlian : Administrasi Perkantoran Mata Uji : Menerima dan Melakukan Panggilan Telepon


1. Petunjuk Pengerjaan

1. a. Baca dan cermati petunjuk berikut: Anda sebagai Sekretaris PT. Gina Rahayu Abadi, Jalan Sukarajin II No.27 Bandung 40124 Telepon (022)7201949 Fax. (022)7201959 e-mail: [email protected] website http://www.ginarahayu.co.id Nama Direktur Ade suryadi, MT. Bergerak di bidang Trading.

b. Dapatkan pesan-pesan yang diperlukan atau diterima dengan lengkap. c. Berikan informasi sesuai keperluan. d. Sebelum menelepon siapkan dahulu informasi yang diperlukan. e. Catat informasi yang ada pada Lembar Pesan Telepon (LPT) untuk diketahui oleh

atasan. f. Bila penelepon menggunakan Bahasa Inggris, maka dijawab dengan bahasa Inggris. g. Nilai maksimal : 100 h. Bobot : 10 i. Waktu : 10 menit

2. Peralatan dan bahan yang Diperlukan a. Pesawat telepon/Aiphone b. Lembar Pesan Telepon (telephone message) c. Kertas HVS A4 d. Pensil/pulpen e. Kalender Meja

3. Alur Kerja Sebagai Sekretaris selain menangani pekerjaan rutin lainnya Anda juga harus menangani panggilan telepon (telepon yang masuk) untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan penelepon maupun melakukan hubungan telepon yang diinstruksikan oleh atasan.

A. Menerima Panggilan Telepona. Saat anda sedang mengerjakan tugas, penguji akan menelpon anda b. Siapkan Lembar pesan telepon dan hal lain yang diperlukan

B. Melakukan Panggilan Telepona. Anda akan dipanggil oleh penguji untuk melakukan kegiatan menelponb. Anda diminta untuk menelpon Bapak Kusuma dari PT. Bahtera Putra untuk

mengundang rapat tentang kegiatan seminar Profesionalisme Kerja

2. Hasil yang diharapkanSmk Muhammadiyah Wonomulyo

a. Dapat menerima telepon dengan baik dan benar, dengan sikap dan etika bertelepon yang sesuai dengan standar

b. Dapat melakukan panggilan telepon sesuai dengan aturan dan etika dalam bertelepon dan materi yang disampaikan sesuai dengan permasalahan yang diminta

c. Lembar pesan telepon dapat diisi dengan rapi, dan benard. Penggunaan Block Note dilakukan dengan tepat dan isinya sesuai dengan

permasalahan yang diminta

TUGAS 7 : MEMBUAT AGENDA KEGIATAN PIMPINAN

Bidang Studi Keahlian : Bisnis dan ManajemenKompetensi Keahlian : Administrasi Perkantoran Mata Uji : Membuat Agenda Pimpinan


1. Petunjuk Pengerjaana. Anda diminta untuk membuat jadwal kegiatan pimpinan dengan data-data dan

informasi yang telah tersediab. Rapikan informasi dan data-data tersebut sehingga memudahkan pimpinan anda

untuk melakukan kegiatannyac. Cermatilah setiap informasi agar jadwal dapat tersusun dengan rapi dan benar

2. Bahan dan Alata. Format Agenda Kegiatan Pimpinanb. Kalender Mejac. ATK

3. Hasil yang diharapkana. Jadwal kegiatan pimpinan tersusun dengan jelas, informatif dan rapi

JADWAL KEGIATAN PIMPINAN

Anda diminta pimpinan anda untuk merapikan data-data tentang kegiatannya pada awal bulan Maret 2013 yang terdapat pada map diantaranya :


1. Nota dari pimpinan rapat rutin mingguan setiap hari Rabu pukul 08.00 WIB, khusus rabu pertama Maret ini membahas evaluasi kinerja pegawai selama bulan Februari. Data tolong disiapkan di flashdisk.

2. Seminar tentang Sistem Informasi Manajemen yang akan diadakan pada Rabu, 2 Maret 2013 mulai pukul 10.00 WIB di Ruang Serbaguna. Catatan disurat tersebut adalah anda diminta mencetak bahan seminaryang sudah dibuat pimpinan dan file ada di komputer.

3. Lembar Pesan Telepon dari CV. Prima, permintaan Bapak Andi untuk bertemu hari Selasa, 1 Maret 2013 pukul 14.00 WIB telah disetujui

4. Fax dari Depnaker tentang undangan rapat antara pemerintah, pengusaha dan serikat pekerja di Jakarta, hari Rabu, 2 Maret pukul 13.00 WIB.

5. Surat lamaran atas nama Andi Agustian yang dijadwalkan untuk interview tanggal 3 Maret 2013 harus dijadwalkan kembali karena ada kunjungan mendadak dari kantor cabang Surabaya. Catatan segera telepon pelamar, interview diundur tanggal 4 Maret 2010 pukul 09.00 WIB.

6. Pernikahan putri Bapak Direktur PT. Adi Pradana (Bambang Adiwaluyo) di Hotel Mandarin hari Jumat, 4 Maret 2013 pukul 19.00 WIB

7. Brosur dari penyelenggara seminar “Indonesia Future” tanggal 3 Maret 2013 di Hotel Indonesia pukul 19.00 WIB. Catatan : Tolong sediakan bukti transfer pembayaran seminar.

8. Lembar Pesan Telepon dari Bapak Tedy dari PT. Tata Guna Sentosa untuk bertemu tanggal 3 atau 4 Maret 2013. Catatan : Tolong diatur sesuai dengan waktu yang kosong dan segera konfirmasikan.

9. Undangan tournament golf di Padang Golf Cibubur, tanggal 4 Maret 2013 pukul 06.00 WIB. Didampingi Bapak Teguh, tolong dikonfirmasi.

10. Janji dengan Dr. Rizki di RS. MMC yang seharusnya tanggal 1 Maret 2013 diundur tanggal 2 Maret 2013 pukul 17.00 WIB. Catatan : Harap konfirmasi kembali di pagi hari ke RS

TUGAS 8 : TUGAS NOTULA

Bidang Studi Keahlian : Bisnis dan ManajemenKompetensi Keahlian : Administrasi Perkantoran


Mata Uji : Notula

1. Petunjuk Pengerjaana. Buatlah notula dari pelaksanaan kegiatan Rapat Tri Wulan tentang Evaluasi kinerja

pegawaib. Cetaklah notula yang telah dibuat

2. Bahan dan Alata. Komputerb. Printerc. Kerta HVS A4

3. Hasil yang diharapkana. Notula rapat dibuat dengan baik dan benar

SOAL RAPAT

Rapat Tri Wulan tentang kinerja pegawai PT. Gina Rahayu Abadi, Jalan Sukarajin II

No.27 Bandung 40124 Telepon (022)7201949 Fax. (022)7201959 e-mail:


[email protected] website http://www.ginarahayu.co.id Nama Direktur Ade suryadi, MT.

Bergerak di bidang Trading

Rapat diselenggarakan pada hari Jum’at, 7 Februari 2011, di R. Rapat Lt. 2, Jam 8.00 WIB

dengan dihadiri oleh

1. Kepala Bagian Kepegawaian

2. Kepala Bagian Keuangan

3. Kepala Bagian Pemasaran

4. Kepala Bagian Rumah Tangga

5. Tiga orang staf administrasi masing-masing Andini, Arman dan anda sendiri

sebagai notulis

Agenda Rapat :

1. Laporan Kinerja Pegawai

2. Peningkatan Profesionalisme

3. Lain-lain

Soal :

Rapat dibuka oleh pimpinan Ka. Bag. Kepegawaian yang intinya mengucapkan

terimakasih atas kehadiran para peserta dan menyampaikan tentang tujuan diadakannya

rapat.

Selanjutnya kepala bagian kepegawaian menyampaikan materi selanjutnya yaitu tentang

kinerja pegawai. Berdasarkan data yang telah dihimpun oleh para staf kepegawaian

ternyata kinerja pegawai selama 3 bulan pertama menunjukkan hasil yang lebih baik

dibandingkan tahun sebelumnya. Hal ini ditunjukkan dengan tingkat kehadiran pegawai

yang mencapai 95%. Angka ini lebih tinggi 5 % dari tahun sebelumnya. Namun

demikian, tingkat keterlambatan pegawai masih cukup tinggi, mencapai angka 10 %.

Sedangkan keterlambatan di setiap bagian bervariasi. Disamping tingkat kehadiran

pegawai, beliau juga menyampaikan tentang hal lainnya, seperti disiplin, kemampuan kerja

pegawai dan kaitannya dengan peningkatan keuntungan yang telah dicapai oleh

perusahaan. Setelah dibandingkan dengan adanya peningkatan keuntungan perusahaan,

pimpinan juga menganalisa bahwa kinerja pegawai turut mempengaruhi pencapaian


tersebut. Selanjutnya beliau meminta Andini untuk menyampaikan laporan kinerja

pegawai, khususnya berkaitan dengan kehadiran.

Andini : Berdasarkan data dari kehadiran pegawai, dapat disimpulkan :

1. Dari data pegawai sebanyak 100 orang, tingkat kehadiran mereka rata-

rata mencapai 95 %

2. Tingkat keterlambatan pegawai rata-rata mencapai 10 %

3. Ketidakhadiran pegawai paling besar karena sakit

4. Sedangkan keterlambatan sebagian besar karena alasan perjalanan

Selanjutnya pimpinan meminta masukan, tanggapan dan saran dari para peserta tentang

data yang telah disampaikan berikut untuk perbaikan ke dapan.

Hartono, SE ( Kepala Bagian Keuangan) menyampaikan tanggapan sebagai berikut : perlu

ada kebijakan yang dapat membuat pegawai untuk bekerja lebih rajin misalnya dengan

memberi insentif bagi mereka yang hadir 100 % setiap bulan, diberikan penghargaan juga

berupa sertifikat sehingga hal ini dapat memotivasi mereka.

Dendi Aryono, SE (Ka. Bag. Pemasaran) menyampaikan bahwa data yang sudah

disampaikan sebaiknya diumumkan kepada setiap bagian, kalau perlu dipasang di

pengumuman

Drs. Riri Arifin (Ka. Bag. Rumah Tangga) menyampaikan bahwa selain diberikan reward

kepada mereka yang berprestasi, bagi mereka yang rendah kinerjanya juga diberikan

peringatan, seperti, mereka yang terlambat dipotong gajinya, atau uang makannya

dikurangi

Arman , menyampaikan bahwa banyak pegawai yang menyampaikan kepadanya mereka

sudah berusaha untuk datang tepat waktu, tetapi terkadang banyak hambatan selama dalam

perjalanan, sehingga mereka keberatan kalau ada pemotongan gaji untuk mereka yang

terlambat. Mereka berharap ada kebijakan dari manajemen.

Setelah adanya masukan pimpinan memberikan alternatif solusi dalam meningkatkan

kehadiran mereka, yaitu ada toleransi keterlambatan sebanyak 3 kali dalam sebulan, Smk Muhammadiyah Wonomulyo

selebihnya keterlambatan mereka dipotong sebesar Rp. 20.000, yang disetujui peserta.

Selanjutnya pimpinan mengharapkan masukan dari peserta untuk meningkatkan

profesionalisme kerja mereka.

Tentang hal ini mereka pada umumnya mempunyai pendapat yang hampir sama yaitu

perlunya ada peningkatan gaji bagi mereka, pelatihan dan diklat pegawai yang terus

menerus dan berkesinambungan, rewards yang adil dan fasilitas kerja dipenuhi, seperti

transport yang memadai, makanan dengan gizi yang baik dan sebagainya.

Rapat ditutup pada pukul 10.00 WIB.

TUGAS 9 : TUGAS PRESENTASI

Bidang Studi Keahlian : Bisnis dan Manajemen


Kompetensi Keahlian : Administrasi Perkantoran Mata Uji : Presentasi

1. Petunjuk Pengerjaana. Setelah anda mengerjakan semua tugas yang diberikan, selanjutnya anda akan

melakukan kegiatan presentasi. Ada beberapa tema yang akan diujikan dalam kegiatan presentasi. Cara memilih tema berdasarkan instruksi dari penguji, apakah akan di undi atau peserta dapat memilih salah satu dengan bebas.

Adapun tema dari presentasi adalah :a. Character building for success b. Developing communication skillc. Kompetensi Administrasi Perkantoran

b. Waktu untuk presentasi adalah kurang lebih 7 menit setiap peserta ujic. Peserta uji harus membuat materi presentasi dengan menggunakan power point,

max 4 slide

2. Bahan dan Alatd. Komputere. LCD

3. Hasil yang diharapkanPresentasi dapat dilakukan dengan baik dan menarik, penguasaan materi, penggunaan bahasa, penampilan, pembuatan slide, etika dan tata cara presentasi dapat dilakukan dengan baik.


soal lks secretary 2013

Documents