skripsi - library.usd.ac.idlibrary.usd.ac.id/data pdf/f. ekonomi/akuntansi/082114015_full.pdf ·...

i

EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PADA SISTEM

AKUNTANSI PERSEDIAAN

Studi Kasus pada PT Kebayoran Pharma Yogyakarta

SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat

Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Program Studi Akuntansi

Oleh:

Vinsensia Pratiwi Anjarwati

NIM: 082114015

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SANATA DHARMA

YOGYAKARTA

2013

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

iv

Motto:

“Orang-orang yang berhenti belajar akan menjadi

pemilik masa lalu. Orang-orang yang masih terus

belajar, akan menjadi pemilik masa depan.”

“Ada dua hal yang tak bisa kembali dalam hidup: WAKTU &

PERKATAAN. Pergunakanlah keduanya secara bijaksana agar

bermanfaat.”

By : Mario Teguh

Kupersembahkan karya tulis ini untuk:

Tuhan Yesus Kristus

Bapakku Libertus Didik dan Ibuku Emirita Karti W. Tercinta, yang tak henti-

hentinya berdoa dan mendukungku selama ini

Kedua adikku Anastasia Hilda dan Aurelia Oktatila yang selalu memberikan

semangat ketika di rumah

Pacarku R. Danangjaya Haryo yang sudah setia menemani, mendukung dan

tak henti-hentinya memberi semangat selama proses penulisan skripsi ini

Tante Nia dan Om Chris yang selalu memberi nasehat dan masukkan

Teman-temanku tersayang dan seperjuangan Sisil, Bayu, Unggara, Christo,

Jefri, Hiro, Ucup, Sigit, Sita, Anang, Roni, Amink, Nita, Jati, Wili, Feli.

Teman-teman Gerejaku yang selalu support aku


vi

KATA PENGANTAR

Puji syukur dan terimakasih kepada Allah Bapa di Surga, Bunda Maria,

Santo Yusuf dan Yesus, yang telah melimpahkan rahmat dan karunia kepada

penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini. Penulisan skripsi ini bertujuan

untuk memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana pada Program

Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.

Dalam menyelesaikan skripsi ini penulis mendapat bantuan, bimbingan

dan arahan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terimakasih

yang tak terhingga kepada:

a. Tuhan Yesus Kristus memberi segala sesuatu dan menuntun penulis

sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini.

b. Romo Dr. Ir. Paulus Wiryono Priyotamtama, S.J. selaku Rektor

Universitas Sanata Dharma Yogyakarta

c. Dr. Herry Maridjo, M.Si selaku Dekan Fakultas Ekonomi Sanata Dharma

Yogyakarta

d. Drs. Y.P. Supardiyono, M.Si., Akt. selaku Kepala Program Studi Akuntasi

Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.

e. Drs. Yusef Widya Karsana, M.Si., Akt. selaku Dosen Pembimbing

Akademik Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.

f. Dr. Francisca Ninik Yudianti, M.Acc.,QIA selaku Dosen Pembimbing

yang telah dengan sabar dan setia membimbing dan mengarahkan saya

untuk dapat menyelesaikan skripsi ini.


vii

g. Pak Niko yang sudah sangat banyak membantu dan memberi banyak

nasihat untuk kemajuan skripsi ini.

h. Dosen-dosen serta seluruh Staff karyawan Fakultas Ekonomi Unversitas

Sanata Dharma

i. Ayahku tercinta, atas doa, perhatian, cinta dan dukungan sampai sekarang

hingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini

j. Ibuku tercinta, perhatian, dukungan dan cintamu yang begitu sempurna

untuk perkembangan dan kemajuan penulis, hingga penulis dapat

menyelesaikan skripsi ini

k. Adik-adikku, semangat, tawamu dan dukunganmu membuat penulis

semangat dalam menyelesaikan skripsi ini

l. Kekasihku, kasih sayang, dukungan, semangat dan nasehat selalu

menemani saat penulis menyelesaikan skripsi ini

m. Sahabat-sahabatku, Nita, Tyas, Diah, Diaz, Esti, Hari, Aryo, Rayi, Ongko,

Desi, Ersa, Yuyus, Mas Adi, Riki, Mas Yosi, Andreas, Thomas dan semua

sahabat-sahabatku. Untuk semua persahabatan yang sudah terjalin, tempat

bercanda dan tawa juga semua dukungan yang telah kalian berikan.

n. Kepala Cabang PT Kebayoran Pharma, Kepala Gudang dan Administrasi,

Mbak herti dan Mbak Siti, yang telah memberikan kesempatan untuk

penulis melakukan penelitian di PT Kebayoran Pharma, untuk masukan,

nasehat, serta pengorbanan waktu yang telah diberikan untuk penulis,

mohon maaf jika pada saat penulis melakukan penelitian di PT Kebayoran

Pharma banyak mengganggu dan merepotkan.


ix

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL............................................................................................................ i

HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING.................................................................. ii

HALAMAN PENGESAHAN.............................................................................................. iii

HALAMAN MOTO DAN PERSEMBAHAN.................................................................... iv

HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS............................................. v

HALAMAN KATA PENGANTAR.................................................................................... vi

HALAMAN DAFTAR ISI.................................................................................................. ix

HALAMAN DAFTAR TABEL.......................................................................................... xi

HALAMAN DAFTAR GAMBAR...................................................................................... xii

ABSTRAK........................................................................................................................... xiii

ABSTRACT........................................................................................................................ xiv

BAB I PENDAHULUAN........................................................................................ 1

A. Latar Belakang Masalah......................................................................... 1

B. Rumusan Masalah................................................................................... 2

C. Batasan Masalah..................................................................................... 2

D. Tujuan Penelitian.................................................................................... 3

E. Manfaat Penelitian.................................................................................. 3

F. Sistematika Penulisan............................................................................. 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA............................................................................... 6

A. Sistem.................................................................................................... 6

1. Definisi Sistem................................................................................. 6

2. Karakteristik Sistem......................................................................... 6

3. Tujuan Penyusunan Sistem............................................................... 8

B. Sistem Akuntansi................................................................................... 8

1. Definisi Sistem Akuntansi................................................................ 8

2. Komponen Utama Sebuah Sistem Informasi.................................... 8

3. Unsur-unsur Sistem Akuntansi......................................................... 10

C. Sistem Akuntansi Persediaan................................................................ 13

1. Pengertian Sistem Akuntansi Persediaan.......................................... 13

2. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Persediaan................ 14

3. Dokumen yang Digunakan............................................................... 16

4. Catatan Akuntansi yang Digunakan................................................. 18

5. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Persediaan. 19

D. Sistem Pengendalian Intern................................................................... 29

1. Definisi Sistem Akuntansi Pengendalian Intern............................... 29

2. Tujuan Sistem Pengendalian Intern.................................................. 29

3. Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern dalam Akuntansi

Persediaan......................................................................................... 30

4. Karakteristik atau Sifat Sistem Pengendalian Intern yang dapat

Dipercaya.......................................................................................... 33

BAB III METODE PENELITIAN............................................................................. 35

A. Jenis Penelitian...................................................................................... 35

B. Obyek Penelitian................................................................................... 35

C. Waktu dan Tempat Penelitian............................................................... 36

D. Subyek Penelitian.................................................................................. 36


x

E. Data yang Dicari.................................................................................... 36

F. Teknik Pengumpulan Data.................................................................... 37

G. Teknik Analisis Data............................................................................. 37

BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN.................................................... 40

A. Sejarah Singkat Perusahaan................................................................... 40

B. Lokasi.................................................................................................... 41 C. Struktur Organisasi PT Kebayoran Pharma.......................................... 41

D. Job Description...................................................................................... 42

E. Personalia.............................................................................................. 45

F. Kegiatan PT Kebayoran Pharma........................................................... 45

BAB V ANALISIS DAN PEMBAHASAN............................................................. 47

A. Deskripsi Data Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Akuntansi

Persediaan di PT Kebayoran Pharma.................................................... 47

1. Kegiatan Pokok yang Dilakukan di PT Kebayoran Pharma............ 47

2. Fungsi / Bagian yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Persediaan. 47

3. Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Persediaan............... 49

4. Dokumen / Formulir yang digunakan.............................................. 51

5. Catatan Akuntansi yang Digunakan................................................. 52

6. Bagan Alir Dokumen....................................................................... 53

B. Perbandingan Teori dan Praktik Pengendalian Intern pada Persediaan

yang Diterapkan di PT Kebayoran Pharma........................................... 66

C. Evaluasi Hasil Perbandingan Teori dan Praktik Pengendalian Intern

pada Sistem Akuntansi Persediaan PT Kebayoran Pharma.................. 73

1. Fungsi / Bagian yang Terkait dalam Sistem Pengendalian Intern

pada Sistem Akuntansi Persediaan.................................................. 73

2. Dokumen yang digunakan dalam Sistem Pengendalian Intern

pada Sistem Akuntansi Persediaan................................................. 73

3. Catatan akuntansi yang digunakan dalam Sistem Pengendalian

Intern pada Sistem Akuntansi Persediaan....................................... 74

4. Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggungjawab

Fungsional Secara Tegas................................................................. 75

5. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan...................................... 76

6. Praktik Yang Sehat Dalam Melaksanakan Tugas Setiap Unit

Organisasi........................................................................................ 76

7. Kompetensi Karyawan yang Memadai........................................... 78

BAB VI PENUTUP............................................................................................. 81

A. Kesimpulan..................................................................................... 81

B. Keterbatasan Penelitian.................................................................. 82

C. Saran............................................................................................... 82

DAFTAR PUSTAKA.......................................................................................................... 85

LAMPIRAN......................................................................................................................... 86


xi

DAFTAR TABEL

Tabel 5.1: Fungsi / Bagian yang Terkait dalam Sistem Pengendalian Intern pada Sistem

Akuntansi Persediaan.................. 66

Tabel 5.2: Dokumen yang digunakan dalam Sistem Pengendalian Intern pada Sistem

Akuntansi Persediaan..................... 67

Tabel 5.3: Catatan akuntansi yang digunakan dalam Sistem Pengendalian Intern pada

Sistem Akuntansi Persediaan........................................................................ 68

Tabel 5.4: Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggungjawab Fungsional Secara

Tegas.............................................................................................................. 69

Tabel 5.5: Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan..................................................... 70

Tabel 5.6: Praktik Yang Sehat Dalam Melaksanakan Tugas Setiap Unit Organisasi..…… 71

Tabel 5.7: Kompetensi Karyawan yang Memadai.......................................................... 72


xii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 4.1: Struktur Organisasi PT. Kebayoran Pharma................................................... 41

Gambar 5.1: Prosedur Pemesanan dan Penerimaan Persediaan Obat-obatan...................... 54

Gambar 5.2: Prosedur Pemesanan dan Penerimaan Persediaan Obat-obatan (Lanjutan).... 55

Gambar 5.3: Prosedur Pendistribusian Obat........................................................................ 56

Gambar 5.4: Prosedur Pendistribusian Obat (Lanjutan)...................................................... 57

Gambar 5.5: Prosedur Pendistribusian Obat (Lanjutan) ..................................................... 58




Gambar 5.9: Prosedur Perhitungan Fisik............................................................................. 62


xiii

ABSTRAK

EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PADA SISTEM AKUNTANSI

PERSEDIAAN

(Studi Kasus pada PT Kebayoran Pharma Yogyakarta)

VINSENSIA PRATIWI ANJARWATI

NIM: 082114015

UNIVERSITAS SANATA DHARMA

YOGYAKARTA

2013

Tujuan dilakukannya penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah sistem

pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan yang dilaksanakan pada PT Kebayoran

Pharma Yogyakarta sudah sesuai dengan teori.

Langkah-langkah yang ditempuh untuk mencapai tujuan tersebut adalah: (1)

mendeskripsikan sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan yang

diterapkan pada PT Kebayoran Pharma Yogyakarta. (2) membandingkan hasil temuan

dilapangan dengan teori sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan yang

sudah dipelajari.

Berdasarkan hasil evaluasi yang telah dilakukan, dapat disimpulkan bahwa sistem

pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan yang dijalankan di PT Kebayoran

Pharma Yogyakarta belum sesuai dengan teori yang ada dan yang sudah dipelajari. Hal ini

dapat dilihat dari ketidaksesuaian antara teori dan praktek yang ditemukan dilapangan,

contohnya fungsi pencatatan, dan fungsi penyimpanan, masih sedikitnya dokumen dan

cacatan akuntansi, pelaksanaan perhitungan fisik persediaan yang belum sesuai, dengan

melihat pada prinsip pemisahan fungsi operasi, pemisahan fungsi dalam struktur organisasi

masih perlu diperbaiki.


xiv

ABSTRACT

AN EVALUATION ON INTERNAL CONTROL OF INVENTORY ACCOUNTING

SYSTEM

(A Case Study at PT KebayoranPharma Yogyakarta)

VINSENSIA PRATIWI ANJARWATI

NIM: 082114015

SANATA DHARMA UNIVERSITY

YOGYAKARTA

2013

This research was aimed to find out whether the internal control of the inventory

accounting system carried out by PT KebayoranPharma Yogyakarta was in accordance

with the theory.

The steps made to reach the goal were: (1) describing the internal control of the

inventory accounting systemcarried out by PT KebayoranPharma Yogyakarta. (2)

Comparing the results found in the company to the theory of the internal control of the

inventory accounting system that had been learned.

Based on the results of the evaluation, it could be concluded that the internal

control of the inventory accounting system carried outby PT KebayoranPharma

Yogyakarta was not in accordance with the present theory that had been learned. It

could be seen from the fact thatsome aspects found in the companywas not the same as

the theory. For example:There were a few documents and accounting note and the

physical supply calculation was not appropriate. Based on the principles on the

divisions of operational function, note-taking function, and storing function, the

function divisions in the organization structure should be rearranged.


1

Bab I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

PT. Kebayoran Pharma Yogyakarta merupakan salah satu

distributor obat dan alat-alat kesehatan yang bercabang di Yogyakarta. PT.

Kebayoran Pharma memiliki gudang yang berfungsi sebagai

penyimpanan, pengelolaan, pendistribusian, dan penjualan obat-obatan

yang akan disalurkan kepada beberapa apotik, rumah sakit dan praktik

dokter.

Persediaan obat-obatan dan alat-alat kesehatan merupakan aktiva

lancar yang jumlahnya cukup besar sehingga sangat rentan terhadap

pencurian dan relatif mudah menimbulkan penyelewengan sehingga perlu

dilindungi dan diawasi. Jika persediaan obat-obatan dan alat-alat

kesehatan mengalami peningkatan volume transaksi dan jumlah yang

banyak, maka kemungkinan terjadinya kesalahan, pemborosan, dan

kecurangan akan bertambah besar.

Untuk dapat mengelola persediaan PT. Kebayoran Pharma dengan

baik maka dibutuhkan sistem akuntansi yang memadai. Sistem dirancang

dan dibuat untuk menangani aktivitas yang dilakukan berulangkali di PT.

Kebayoran Pharma sebagai contoh pembelian barang, pengambilan barang

di gudang, penjualan barang, dan lain-lain. Sistem akuntansi terdiri dari

beberapa prosedur yang saling terkait sehingga pemanfaatan dan

penggunaan aktiva dapat diawasi dan dilindungi dengan baik.


2

Menurut Mulyadi (2001:19) salah satu tujuan dibuatnya sistem akuntansi

adalah untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern,

yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (realibility) informasi

akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai

pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan. Di dalam

sistem akuntansi terdapat sistem pengendalian intern (SPI). Menurut

Mulyadi (2001:163), sistem pengendalian intern dibentuk untuk menjaga

kekayaan perusahaan, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi,

mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Berdasarkan pertimbangan di atas, penulis tertarik untuk

mengadakan penelitian mengenai sistem pengendalian intern pada sistem

akuntansi persediaan barang dagangan yang dilakukan oleh PT.

Kebayoran Pharma, Yogyakarta.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian sebelumnya, maka pokok permasalahan dalam

penelitian ini adalah “Apakah sistem pengendalian intern pada sistem

akuntansi persediaan barang dagangan di PT. Kebayoran Pharma sudah

dilaksanakan sesuai dengan teori?”

C. Batasan Masalah

Penulis membatasi penelitian hanya pada pelaksanaan prosedur

sistem akuntansi persediaan barang dagangan berupa obat-obatan dan alat-


3

alat kesehatan yang dijalankan di gudang penyimpanan PT. Kebayoran

Pharma Yogyakarta.

D. Tujuan Penelitian

Berdasarkan pada masalah yang telah dikemukakan maka dapat

dirumuskan tujuan penelitian adalah untuk mengetahui dan menilai apakah

sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan barang

dagangan yang diterapkan pada perusahaan tersebut sudah sesuai dengan

teori.

E. Manfaat Penelitian

Hasil penelitian ini diharapkan berharapkan bermanfaat bagi:

a) PT. Kebayoran Pharma

Hasil penelitian ini dapat memberikan sumbangan masukan dan bahan

pertimbangan bagi manajemen PT. Kebayoran Pharma yang nantinya

berguna untuk memperbaiki kebijakan perusahaan atas pengendalian

persediaan barang dagangan dan mengelola sistem persediaan.

b) Universitas Sanata Dharma

Hasil penelitian ini diharapkan mampu memberikan informasi

pengetahuan yang berguna bagi mahasiswa dan mahasiswi khususnya

terhadap sistem pengendalian intern pada persediaan barang

dagangan.


4

c) Penulis

Penelitian ini bermanfaat dalam memperdalam pengetahuan peneliti

tentang analisis persediaan barang dagangan pada perusahaan dagang.

Hasil penelitian ini juga sebagai bahan perbandingan antara ilmu yang

telah didapat selama mengikuti perkuliahan di Universitas dengan

kenyataan yang terjadi di perusahaan-perusahaan dan menambah

pengetahuan yang nyata.

F. Sistematika Penulisan

BAB I. PENDAHULUAN

Menguraikan tentang latar belakang masalah, rumusan masalah,

batasan masalah, tujuan penelitian, dan manfaat penelitian.

BAB II.TINJAUAN PUSTAKA

Menguraikan teoritis dan hasil studi pustaka yang menjadi acuan

dan akan digunakan sebagai landasan berpijak yaitu penjelasan

mengenai sistem dan prosedur, pengertian sistem akuntansi, sistem

akuntansi persediaan dan sistem pengendalian intern.

BAB III. METODE PENELITIAN

Menguraikan jenis penelitian, waktu penelitian, subyek dan obyek

penelitian, teknik pengumpulan data dan teknis analisis data.


5

BAB IV. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Menguraikan secara singkat hasil kunjungan peneliti ke perusahaan

mengenai sejarah perusahaan, struktur organisasi, personalia,

produksi, dan penjualan.

BAB V. ANALISIS DATA

Membahas hasil penelitian, baik dari hasil observasi, mengikuti

proses pengolahan data, kemudian menganalisis.

BAB VI. PENUTUP

Menyajikan kesimpulan dari hasil analisis dan pembahasan serta

saran yang ditujukan kepada pengelola gudang penyimpanan PT.

Kebayoran Pharma agar dapat membantu menciptakan kebijakan

dan program-program untuk dapat menjalankan kegiatan

operasional PT. Kebayoran Pharma lebih baik.


6

Bab II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Sistem

1. Definisi Sistem

Menurut Mulyadi (2001:2), “Sistem adalah sekelompok unsur yang

erat berhubungan satu dengan lainnya untuk mencapai tujuan tertentu.

Prosedur adalah urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan

beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk

menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang

terjadi berulang-ulang.”

2. Karakteristik Sistem

Menurut Jogiyanto (1989:3) ada delapan karakteristik sistem, yaitu:

a. Sebuah sistem memiliki komponen-komponen yang saling

berinteraksi satu sama lain dan membentuk satu kesatuan untuk

menjalankan suatu fungsi tertentu yang mempunyai pengaruh

terhadap proses sistem secara keseluruhan.

b. Setiap sistem yang memiliki batas berupa daerah yang membatasi

yang satu dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan di

luar sistem tersebut. Batas suatu sistem menunjukkan ruang

lingkup dari sebuah sistem tersebut.

c. Lingkungan di luar sistem (di luar batas sistem) ada yang bersifat

menguntungkan namun ada juga yang bersifat merugikan.


7

d. Media penghubung yang menghubungkan subsistem yang satu

dengan subsistem lainnya dalam sebuah sistem disebut dengan

penghubung sistem. Penghubung sistem ini memungkinkan sumber

daya suatu subsistem mengalir ke subsistem yang lainnya.

Misalnya keluaran (output) suatu sistem tertentu dapat menjadi

masukkan (input) dari sistem yang lainnya.

e. Masukkan (input) sebuah sistem dapat berupa maintanance input

(energi yang dimasukkan supaya sebuah sistem dapat beroperasi)

maupun signal output (energi yang diproses untuk mendapatkan

keluaran).

f. Keluaran (output) sebuah sistem merupakan hasil dari pengolahan

sebuah sistem, dan dapat diklasifikasikan menjadi keluaran yang

berguna dan keluaran yang tidak berguna.

g. Setiap sistem mempunyai suatu pengolah sistem yang berfungsi

mengubah masukan menjadi keluaran.

h. Sebuah sistem mempunyai tujuan dan sasaran yang nantinya akan

dicapai. Sasaran dari sebuah sistem tersebut akan menentukan input

yang diperlukan dan output yang akan dihasilkan. Sebuah sistem

dinyatakan berhasil apabila tujuan dan sasaran yang direncanakan

dapat tercapai.


8

3. Tujuan Penyusunan Sistem

Menurut Mulyadi (2001:19) tujuan umum dari pengembangan

sistem adalah sebagai berikut :

a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelola kegiatan usaha baru

b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang

sudah ada, baik dari mutu, ketepatan soal penyajian, maupun dari

struktur informasinya

c. Untuk memperbaiki pengendalian dan pengecekan intern, yaitu

untuk memperbaiki tingkat keandalan informasi akuntansi dan

untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggung-

jawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.

d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan

akuntansi.

B. Sistem Akuntansi

1. Definisi Sistem Akuntansi

Menurut Mulyadi (2001:3) sistem akuntansi adalah organisasi

formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa

untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh

manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.

2. Komponen Utama Sebuah Sistem Informasi

Menurut Mulyadi (2001:11) sistem informasi memiliki komponen

utama yang membentuk struktur bangunan sistem informasi, yang

terdiri atas:


9

a. Blok Masukan (Input Block)

Masukan adalah data yang dimasukkan ke dalam sistem

informasi beserta metode dan media yang digunakan untuk

menangkap dan memasukkan data tersebut ke dalam sistem.

Masukkan terdiri dari transaksi, permintaan, pertanyaan,

perintah dan pesan.

b. Blok Model (Model Block)

Blok model terdiri dari logico-mathematical models yang

mengolah masukkan dan data yang disimpan, dengan berbagai

macam cara, untuk memproduksi hasil yang mengkombinasi

unsur-unsur data untuk menyediakan jawaban atas suatu

pertanyaan, atau dapat meringkas atau menggabungkan data

menjadi suatu laporan ringkas.

c. Blok Keluaran (Output Block)

Keluaran suatu sistem merupakan faktor utama yang

menentukkan blok-blok lain suatu sistem informasi. Keluaran

sistem informasi dapat berupa laporan keuangan, faktur, surat

order pembelian, cek, laporan pelaksanaan anggaran, jawaban

atas suatu pertanyaan, pesan, perintah, hasil suatu pengambilan

keputusan yang deprogram, skenario dan simulasi serta aturan

pengambilan keputusan.


10

d. Blok Teknologi (Technology Block)

Teknologi menangkap masukan, menjalankan model,

menyimpan sekaligus mengakses data, menghasilkan dan

menyampaikan keluaran serta mengendalikan seluruh sistem.

e. Blok Basis Data (Data Base Block)

Basis data merupakan tempat untuk menyimpan data yang

digunakan untuk melayani kebutuhan pemakai informasi.

f. Blok Pengendalian (Control Block)

Merupakan perancangan cara untuk menjamin perlindungan,

integritas, dan kelancaran jalannya sistem informasi, karena

sistem informasi harus dilindungi dari bencana dan ancaman

seperti bencana alam, api, kecurangan, kegagalan sistem,

kesalahan dan penggelapan, penyadapan, ketidakefisienan,

sabotase orang-orang yang dibayar untuk melakukan.

3. Unsur-unsur Sistem Akuntansi

Menurut Mulyadi (2001:3-5), unsur-unsur suatu sistem akuntansi

adalah:

a. Formulir

Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam

terjadinya transaksi. Dalam sistem akuntansi secara manual,

media yang digunakan untuk merekam pertama kali data transaksi

keuangan adalah formulir yang dibuat dari kertas. Dalam sistem

akuntansi dengan komputer, digunakan berbagai macam media


11

untuk memasukkan data ke dalam sistem pengolahan data,

contohnya keyboard. Menurut Mulyadi (2001:82) dalam

merancang suatu formulir, prinsip-prinsip yang perlu

diperhatikan:

1) Sedapat mungkin manfaatkan tembusan atau copy formulir.

2) Hindari duplikasi dalam pengumpulan data.

3) Buatlah rancangan formulir sesederhana dan seringkas

mungkin.

4) Masukkanlah unsur internal check dalam merancang

formulir.

5) Cantumkan nama dan alamat perusahaan pada formulir yang

akan digunakan untuk komunikasi dengan pihak luar.

6) Cantumkan nama formulir untuk memudahkan identifikasi.

7) Beri nomor untuk identifikasi formulir.

8) Cantumkan nomor garis pada sisi sebelah kiri dan kanan

formulir, jika formulir lebar digunakan, untuk memperkecil

kemungkinan salah pengisian.

9) Cetaklah garis pada formulir, jika formulir tersebut akan diisi

dengan tulisan tangan. Jika pengisian formulir akan

dilakukan dengan mesin ketik, garis tidak perlu dicetak,

karena mesin ketik akan dapat mengatur spasi sendiri, dan

juga jika bergaris, pengisian formulir dengan mesin ketik

akan memakan waktu yang lama.


12

10) Cantumkan nomor urut tercetak.

11) Rancanglah formulir tertentu sedemikian rupa sehingga

pengisi hanya membubuhkan tanda √, atau x, atau dengan

menjawab ya atau tidak, untuk menghemat waktu

pengisiannya.

12) Susunlah formulir ganda dengan menyisipkan karbon sekali

pakai, atau dengan menggunakan karbon beberapa kali pakai,

atau cetaklah dengan kertas tanpa karbon.

13) Pembagian zona sedemikian rupa sehingga formulir dibagi

menurut blok-blok daerah yang logis yang berisi data yang

saling terkait.

b. Jurnal

Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan

untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data

keuangan dan data lainnya. Di dalam jurnal data keuangan

digolongkan sesuai dengan informasi yang akan disajikan dalam

laporan keuangan.

c. Buku pembantu

Buku pembantu merupakan rincian dari buku besar. Transaksi

pertama kali dicatat di buku pembantu dan dipindah ke buku

besar jika akan membuat laporan keuangan.


13

d. Buku besar

Buku besar terdiri dari berbagai rekening yang digunakan dalam

meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya di dalam

jurnal.

e. Laporan

Laporan berisi hasil akhir proses akuntansi berupa neraca, laporan

laba rugi, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga

pokok produksi, laporan biaya pemasaran, dan informasi lain

yang merupakan keluaran dari sistem akuntansi yang sudah diolah

terlebih dahulu. Laporan dapat berupa hasil cetak komputer dan

softcopy yang dapat dilihat dari media seperti komputer.

C. Sistem Akuntansi Persediaan

1. Pengertian Sistem Akuntansi Persediaan

Menurut Mulyadi (2001:553), Sistem akuntansi persediaan

adalah sistem akuntansi yang digunakan untuk mencatat mutasi

persediaan yang disimpan di gudang. Persediaan merupakan unsur

aktiva yang disimpan dengan tujuan untuk dijual dalam kegiatan

bisnis yang normal atau barang-barang yang akan dikonsumsi dalam

pengolahan produk yang akan dijual. Perusahaan harus dapat

memperkirakan jumlah persediaan yang ada di perusahaannya.

Persediaan di perusahaan tidak boleh ada terlalu banyak dan tidak

boleh ada terlalu sedikit pula karena akan mempengaruhi jumlah biaya

yang harus dikeluarkan untuk persediaan tersebut.


14

Persediaan mempunyai beberapa fungsi penting bagi

perusahaan, yaitu:

a. agar dapat memenuhi permintaan yang diantisipasi akan terjadi,

b. untuk menyeimbangkan produksi dengan distribusi,

c. untuk memperoleh keuntungan dari adanya potongan, karena

membeli dalam jumlah yang banyak maka akan ada diskon,

d. untuk menghindari kekurangan persediaan yang dapat terjadi

karena cuaca buruk,

e. untuk menjaga kelangsungan operasi dengan cara persediaan

dalam proses.

Biaya persediaan terdiri dari seluruh pengeluaran, baik yang

langsung maupun tidak langsung, yang berhubungan dengan

pembelian, penjualan, dan persediaan. Biaya persediaan bahan baku

atau barang yang dibeli untuk kemudian dijual kembali, biaya

termasuk pengiriman, penerimaan, penyimpanan dan seluruh biaya

yang terjadi sampai barang siap untuk dijual.

2. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Persediaan

a. Fungsi Gudang

Fungsi gudang bertanggungjawab penuh dalam semua kegiatan

penyimpanan barang persediaan di gudang dan fungsi gudang juga

bertanggungjawab pada sistem perhitungan fisik dimana fungsi

gudang harus melakukan penyesuaian data kuantitas persediaan

yang dicatat pada kartu gudang berdasarkan hasil fisik persediaan.


15

b. Fungsi Penjualan

Fungsi penjualan bertanggungjawab atas sistem penjualan barang

di perusahaan.

c. Fungsi Pembelian

Fungsi pembelian bertanggungjawab terhadap persediaan barang

yang sudah menipis atau hampir habis kepada suplier.

d. Fungsi Penerimaan Barang

Fungsi penerimaan barang bertanggungjawab untuk melakukan

pemeriksaan terhadap jenis, mutu, kualitas, dan kuantitas barang

yang diterima dari suplier. Selain itu fungsi penerimaan barang

juga bertanggungjawab untuk menerima barang dari pembeli yang

diterima dari retur pembeli.

e. Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi mempunyai tugas untuk mencatat keluar

masuknya uang dan fungsi pencatat masih tidaknya persediaan.

Di dalam sistem perhitungan fisik, fungsi akuntansi juga

bertanggungjawab dalam:

1) Mencatat harga pokok satuan persediaan yang dihitung ke

dalam daftar hasil perhitungan fisik

2) Mengalikan kuantitas dan harga pokok per satuan yang

tercantum dalam daftar hasil perhitungan fisik

3) Melakukan pencatatan harga pokok total dalam daftar hasil

perhitungan fisik


16

4) Melakukan penyesuaian terhadap kartu persediaan berdasarkan

data hasil perhitungan fisik persediaan.

5) Membuat bukti memorial untuk mencatat penyesuaian dan

persediaan dalam jurnal umum berdasarkan hasil perhitungan

fisik persediaan.

f. Fungsi Perhitungan Fisik Persediaan

Fungsi perhitungan fisik persediaan ini melakukan tugasnya

sebagai penghitung fisik persediaan dan memberikan hasil

perhitungannya tersebut kepada bagian kartu persediaan untuk

nantinya digunakan sebagai penyesuaian terhadap catatan

persediaan dalam kartu persediaan.

3. Dokumen yang digunakan

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi persediaan

adalah:

a. Surat Permintaan Pembelian

Dokumen ini merupakan suatu formulir yang diisi oleh fungsi

gudang atau fungsi pemakaian barang untuk meminta fungsi

pembelian melakukan pembelian barang dengan jumlah, jenis,

mutu. Surat ini dibuat rangkap dua lembar setiap terdapat

permintaan, satu lembar digunakan untuk fungsi pembelian

sedangkan tembusannya digunakan untuk arsip dari fungsi yang

meminta barang.


17

b. Surat Permintaan Penawaran Harga

Merupakan dokumen yang digunakan untuk meminta penawaran

harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali

yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang benar.

c. Surat Order Pembelian

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok

yang telah dipilih.

d. Laporan Penerimaan Barang

Laporan ini merupakan dokumen yang digunakan oleh bagian

gudang sebagai dasar pencatatan tambahan kuantitas barang dari

pemasok ke kartu gudang.

e. Laporan Pengiriman Barang

Laporan ini merupakan dokumen yang digunakan oleh bagian

gudang untuk mencatat kuantitas persediaan yang dikirimkan

kembali kepada pemasok ke dalam kartu gudang.

f. Memo Debit

Merupakan dokumen yang digunakan oleh bagian kartu persediaan

untuk mencatat kuantitas dan harga pokok persediaan yang

dikembalikan kepada pemasok ke dalam kartu persediaan.

g. Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang

Merupakan dokumen yang digunakan oleh bagian gudang untuk

mencatat pengeluaran barang gudang.


18

h. Bukti Pengembalian Barang Gudang

Digunakan oleh bagian gudang untuk melakukan pencatatan

tambahan kuantitas persediaan ke dalam kartu gudang. Selain itu,

juga dipakai oleh bagian kartu persediaan untuk mencatat tambahan

kuantitas dan harga pokok persediaan ke dalam kartu persediaan,

untuk mencatat berkurangnya biaya ke dalam kartu biaya dan untuk

mencatat pengembalian barang ke dalam jurnal umum.

i. Kartu Perhitungan Fisik

Kartu ini digunakan untuk melakukan perekaman atau pencatatan

hasil perhitungan fisik dari persediaan.

j. Daftar Hasil Perhitungan Fisik

Daftar ini digunakan untuk meringkas data yang telah direkam ke

bagian dari kartu persediaan fisik.

k. Bukti Memorial

Bukti ini digunakan untuk membuktikan penyesuaian rekening

persediaan sebagai akibat dari transaksi tertentu atau adanya

perhitungan ulang fisik persediaan.

4. Catatan Akuntansi yang Digunakan

a. Kartu Gudang

Kartu gudang berfungsi untuk mencatat persediaan dan mutasi

barang yang disimpan di gudang. Kartu gudang tidak berisi data

harga pokok tiap jenis barang, tetapi hanya berisi informasi jumlah


19

tiap jenis barang yang disimpan di gudang. Kartu ini disimpan di

gudang untuk mencatat mutasi kuantitas fisik barang di gudang.

b. Kartu Barang

Kartu ini biasanya diletakkan pada tempat penyimpanan barang.

Kartu ini berfungsi sebagai indentitas barang yang disimpan.

c. Kartu Persediaan

Kartu ini digunakan untuk mencatat kuantitas dan harga pokok

barang yang disimpan di gudang. Kartu ini juga digunakan sebagai

alat kontrol catatan kuantitas barang di gudang.

d. Kartu Hutang

Buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada

pemasok adalah kartu hutang.

e. Jurnal Umum

Jurnal umum berfungsi untuk mencatat jurnal harga pokok barang

yang dijual.

5. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Persediaan

Prinsip-prinsip umum yang harus diperhatikan

(R.Soemita.A.K,1981:38-40)

a. Prosedur Permintaan Pembelian

Di dalam prosedur ini, fungsi gudang mengajukan permintaan

pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada

fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya

untuk barang-barang yang langsung pakai, fungsi yang memakai


20

barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi

pembelian dengan menggunkan surat permintaan pembelian.

Surat permintaan pembelian ini merupakan surat bukti pesanan

pembelian. Surat permintaan pembelian ini merupakan suatu

bukti pesanan pembelian. Bagian pembelian akan mencocokkan

kondisi persediaan fisik persediaan sebelum menyetujui

permintaan pembelian. Tidak ada barang-barang yang dibeli

sebelum mendapat persetujuan dari instansi yang berwenang.

b. Prosedur Bagian Penerimaan Barang

Jika perusahaan terlalu kecil untuk menyelenggarakan

administrasi persediaan yang terus menerus, maka harus dibuat

suatu laporan penerimaan. Tiap daftar penerimaan barang harus

dicocokkan dengan pesanan pembelian dan mencatat banyaknya

barang-barang yang diterima, berikut tanggal penerimaannya

dalam surat pesanan pembelian. Karyawan yang diberi tugas

untuk menerima barang-barang tidak diijinkan untuk melihat

surat permintaan pembelian atau catatan-catatan pesanan

pembelian, supaya ia jangan mencatat banyaknya barang yang

dipesan, akan tetapi harus mencatat banyaknya barang-barang

yang benar-benar diterima yang mungkin berbeda dengan barang

yang dipesan, oleh karena adanya kesalahan-kesalahan dari pihak

penjual. Tiap barang harus dihitung, ditimbang atau diukur


21

kuantitas maupun kualitas untuk memperoleh keyakinan bahwa

yang dibayar adalah hanya barang-barang yang telah diterima.

c. Prosedur Permintaan dan Pengeluaran Barang dari Gudang

(Mulyadi,2001:547)

Dalam prosedur ini dicatat harga pokok persediaan produk yang

dipakai dalan intern perusahaan. Dokumen sumber yang

digunakan dalam prosedur ini adalah bukti permintaan dan

pengeluaran barang gudang. Bukti ini dipakai oleh bagian gudang

untuk mencatat pengurangan persediaan karena pemakaian intern.

Bukti ini digunakan oleh bagian kartu persediaan untuk mencatat

berkurangnya kuantitas dan harga pokok persediaan karena

pemakaian intern. Bukti ini juga digunakan sebagai dokumen

sumber dalam jurnal umum.

d. Sistem Perhitungan Fisik Persediaan

Prosedur perhitungan fisik persediaan (Mulyadi, 2001:575-585):

1) Deskripsi Kegiatan

Bagian kartu persediaan bertanggungjawab atas

terselenggaranya catatan akuntansi yang dapat diandalkan

mengenai persediaan yang disimpan di bagian gudang,

sedangan bagian gudang bertanggungjawab atas

penyimpanan fisik persediaan di gudang. Secara periodik,

catatan persediaan yang diselenggarakan di bagian kartu

persediaan harus dicocokkan dengan persediaan yang secara


22

fisik ada di gudang untuk menanggulangi masalah

kemungkinan kerusakkan barang karena penyimpanan atau

kehilangan barang yang disebabkan karena adanya

penggelapan/pencurian barang digudang.

Sistem perhitungan fisik persediaan umumnya

digunakan oleh perusahaan untuk menghitung secara fisik

persediaan yang disimpan di gudang, yang hasilnya

digunakan untuk meminta pertanggungjawaban bagian

gudang mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan, dan

pertanggungjawaban bagian kartu persediaan mengenai

keandalan catatan persediaan yang diselenggarakannya, serta

untuk melakukan penyesuaian terhadap catatan persediaan di

bagian kartu persediaan. Dalam bagian ini diuraikan sistem

perhitungan fisik persediaan yang merupakan salah satu

unsur pengendalian intern melekat terhadap persediaan.

2) Dokumen

Dokumen digunakan untuk merekam, mencatat, meringkas,

dan membukukan hasil perhitungan fisik persediaan adalah:

a) Kartu Penghitungan Fisik

Dokumen ini digunakan untuk merekam dan mencatat

hasil penghitungan fisik persediaan. Di dalam

penghitungan fisik persediaan, setiap jenis persediaan

dihitung dua kali secara independen oleh penghitung dan


23

pengecek. Kartu penghitungan fisik dibagi menjadi tiga

bagian, yang tiap bagian dapat dipisahkan satu dengan

lainnya dengan cara menyobeknya pada waktu proses

penghitungan fisik persediaan dilaksanakan.

b) Daftar Hasil Penghitungan Fisik

Dokumen ini digunakan untuk meringkas data yang telah

direkam di dalam bagian kartu penghitungan fisik. Data

yang disalin adalah nomor kartu penghitungan fisik,

nomor kode persediaan, nama persediaan, kuantitas, dan

satuan.

c) Bukti Memorial

Dokumen ini merupakan suatu dokumen sumber yang

digunakan untuk melakukan pembukuan adjustment

rekening persediaan sebagai akibat dari hasil

penghitungan fisik ke dalam jurnal umum. Data yang

digunakan dalam pembuatan bukti memorial adalah

selisih jumlah kolom harga pokok total dalam daftar

hasil penghitungan fisik dengan saldo harga pokok

persediaan yang bersangkutan menurut kartu persediaan.

3) Catatan Akuntansi yang Digunakan

a) Kartu Persediaan

Kartu persediaan digunakan untuk mencatat kuantitas

dan harga pokok barang yang disimpan di gudang yang


24

tercantum dalam kartu persediaan oleh bagian kartu

persediaan, berdasarkan hasil penghitungan fisik

persediaan. Kartu persediaan ini juga merupakan rincian

rekening kontrol persediaan yang bersangkutan dalam

buku besar.

b) Kartu Gudang

Kartu ini disimpan di arsip kantor gudang untuk

mencatat mutasi kuantitas fisik barang di gudang.

Berfungsi untuk melakukan pencatatan kuantitas

persediaan dan mutasi tiap jenis barang, namun hanya

berisi informasi kuantitas tiap jenis barang yang

disimpan di gudang.

c) Jurnal Umum

Jurnal umum di dalam sistem penghitungan fisik

persediaan digunakan untuk mencatat jurnal adjustment

rekening persediaan. Hal ini dikarenakan adanya

perbedaan antara saldo yang dicatat di dalam rekening

persediaan dengan saldo menurut perhitungan fisik.

4) Fungsi yang Terkait

Fungsi yang dibentuk untuk melakukan perhitungan fisik

persediaan hanya bersifat sementara, yang biasanya

berbentuk komite atau panitia. Anggotanya dipilih dari

karyawan yang tidak melaksanakan catatan akuntansi


25

persediaan dan tidak melaksanakan fungsi gudang. Panitia

perhitungan fisik terdiri dari:

a) Pemegang kartu perhitungan fisik

b) Penghitung

c) Pengecek

Sehingga fungsi yang terkait dalam sistem penghitungan fisik

persediaan adalah:

a) Panitia penghitungan fisik persediaan

b) Fungsi akuntansi

c) Fungsi gudang

5) Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Perhitungan Fisik

Persediaan

Menurut Mulyadi (2001:580), Jaringan prosedur yang

membentuk sistem perhitungan fisik persediaan antara lain:

a) Prosedur Penghitungan Fisik

Dalam prosedur ini, tiap jenis persediaan di gudang

dihitung oleh penghitung dan pengecek secara

independen yang hasilnya dicatat dalam kartu

penghitungan fisik

b) Prosedur Kompilasi

Dalam prosedur ini, pemegang kartu perhitungan fisik

melakukan perbandingan data yang dicatat dalam bagian

ke-3 dan bagian ke-2 karu perhitungan fisik serta


26

melakukan pencatatan data yang tercantum dalam bagian

ke-2 kartu perhitungan fisik ke dalam daftar perhitungan

fisik.

c) Prosedur Penentuan Harga Pokok Persediaan

Dalam prosedur ini, bagian kartu persediaan mengisi

harga pokok per satuan tiap jenis persediaan yang

tercantum dalam daftar penghitungan fisik berdasarkan

informasi dalam kartu persediaan yang bersangkutan

serta mengalikan harga pokok persatuan tersebut dengan

kuantitas hasil perhitungan untuk mendapatkan total

harga pokok persediaan yang dihitung.

d) Prosedur Adjustment

Di prosedur ini, bagian kartu persediaan melakukan

adjustment terhadap data persediaan yang tercantum

dalam kartu persediaan berdasarkan data hasil

perhitungan fisik persediaan yang tercantum dalam

daftar hasil perhitungan fisik persediaan. Daftar prosedur

ini juga bagian gudang melakukan adjustment terhadap

data kuantitas persediaan yang tercatat dalam kartu

gudang.


27

6) Unsur Pengendalian Intern pada Sistem Perhitungan Fisik

Persediaan

Menurut Mulyadi (2001:581), unsur pengendalian intern

dalam sistem perhitungan fisik persediaan digolongkan ke

dalam tiga kelompok, yaitu:

a) Organisasi

1. Penghitungan fisik persediaan harus dilakukan oleh

suatu panitia yang terdiri dari fungsi pemegang kartu

penghitungan fisik, fungsi penghitung, dan fungsi

pengecek.

2. Panitia yang dibentuk harus terdiri dari karyawan

selain karyawan fungsi gudang dan fungsi akuntansi

persediaan, karena karyawan di kedua fungsi inilah

yang justru dievaluasi tanggung jawabnya atas

persediaan.

b) Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

1. Daftar hasil penghitungan fisik persediaan

ditandatangani oleh Ketua Panitia Penghitungan

Fisik Persediaan

2. Daftar hasil penghitungan fisik persediaan

ditandatangani oleh Ketua Panitia Penghitungan

Fisik Persediaan


28

3. Pencatatan hasil penghitungan fisik persediaan

didasarkan atas kartu penghitungan fisik yang telah

diteliti kebenarannya oleh pemegang kartu

penghitungan fisik.

4. Harga satuan yang dicantumkan dalam daftar hasil

perhitungan fisik berasal dari kartu persediaan yang

bersangkutan.

5. Adjustment terhadap kartu persediaan didasarkan

pada informasi (kuantitas maupun harga pokok total)

tiap jenis persediaan yang tercantum dalam daftar

perhitungan fisik.

c) Praktik yang Sehat

1. Kartu penghitung fisik benomor urut tercetak dan

penggunaannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi

pemegang kartu penghitungan fisik.

2. Penghitungan fisik setiap jenis persediaan dilakukan

dua kali secara independen, pertama kali oleh

penghitung dan kedua kali oleh pengecek.

3. Kuantitas data persediaan yang lain yang tercantum

dalam bagian ke-3 dan bagian ke-2 kartu

penghitungan fisik dicocokkan oleh fungsi

pemegang kartu penghitungan fisik sebelum data

yang tercantum dalam bagian ke-2 kartu


29

penghitungan fisik dicatat dalam daftar hasil

penghitungan fisik.

4. Peralatan dan metode yang digunakan untuk

mengukur dan menghitung kuantitas persediaan

harus dijamin ketelitiannya.

D. Sistem Pengendalian Intern

1. Definisi Sistem Pengendalian Intern

Definisi sistem pengendalian intern menurut Mulyadi (2001:163),

adalah “Sistem pengendalian intern merupakan sistem yang meliputi

struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran, yang dikoordinasikan

untuk menjaga kelayakan organisasi, mengecek ketelitian dan

keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong

dipatuhinya kebijakan manajemen.”

2. Tujuan Sistem Pengendalian Intern

Menurut Mulyadi (2001:163), ada 4 tujuan sistem pengendalian

intern, yaitu:

a. Menjaga kekayaan organisasi

b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi

c. Mendorong efisiensi

d. Mondorong dipatuhinya kebijakan manajemen.


30

3. Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern

a. Organisasi

Perancangan organisasi harus didasarkan pada unsur pokok sistem

pengendalian intern seperti:

1) Harus dipisahkan tiga fungsi pokok yaitu fungsi operasi, fungsi

penyimpanan, dan fungsi akuntansi.

2) Tidak ada transaksi yang dilaksanakan dari awal sampai akhir

oleh satu orang atau satu fungsi saja.

Unsur pokok sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi

persediaan:

1) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan barang

2) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi

3) Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan

4) Fungsi penyimpanan harus terpisah dari fungsi akuntansi

5) Tidak satupun departemen diberi tanggungjawab untuk

melaksanakan semua tahap suatu transaksi.

b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

1) Daftar kebutuhan barang dan surat permintaan barang diotorisasi

oleh kepala bagian gudang

2) Surat penawaran yang dikirim kepada supplier diotorisasi oleh

kepala bagian pembelian

3) Formulir order pembelian persediaan barang diotorisasi oleh

fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi


31

4) Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh kepala bagian

penerimaan barang

5) Memo debit untuk retur pembelian barang diotorisasi oleh

bagian keuangan

6) Register bukti kas keluar diotorisasi oleh kepala bagian

keuangan

7) Surat tanda penerimaan barang diotorisasi oleh kepala bagian

gudang

c. Praktik yang sehat

1) Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan

pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh bagian gudang.

2) Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan

pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh bagian pembelian

3) Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan

pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan

barang

4) Memo debit dan retur pembelian bernomor urut tercetak dan

pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh bagian pembelian.

5) Barang hanya diperiksa dan diterima oleh bagian penerimaan

barang jika bagian ini telah menerima tembusan surat order

pembelian dari fungsi pembelian


32

6) Bagian penerimaan barang melakukan pemeriksaan barang yang

diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan

membandingkan dengan tembusan surat order pembelian.

7) Terdapat pengecekan harga, syarat pembelian, dan ketelitian

perkalian dalam faktur pemasok sebelum faktur tersebut

diproses untuk dibayar.

d. Karyawan yang kompeten

1) Seleksi terhadap calon karyawan berdasarkan persyaratan

tertentu

2) Pemberian latihan kerja kepada calon karyawan

3) Pemberian pendidikan tambahan kepada karyawan agar selalu

sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaanya.

Pengendalian intern mempunyai arti penting bagi

manajemen dan auditor independen. Pengendalian intern

merupakan alat untuk mengendalikan aktifitas entitas sehingga

setiap aktifitas yang dilakukan dapat dikontrol agar dapat mencapai

tujuan yang diharapkan. Bagi auditor, dibutuhkan suatu

pemahaman pengendalian intern yang mencukupi untuk

merencanakan audit dan untuk menentukan sifat, waktu, serta

luasnya pengujian-pengujian yang akan dilaksanakan.


33

Dalam tujuan mencapai pengendalian akuntansi terdapat 6

(enam) prinsip dasar yang dimiliki oleh suatu sistem yaitu:

1. Pemisahan fungsi

2. Prosedur pemberian wewenang

3. Prosedur dokumentasi

4. Prosedur dan catatan akuntansi

5. Pengawasan fisik atas aktiva dan catataan akuntansi

6. Pemeriksaan intern secara bebas

4. Karakteristik atau Sifat Sistem Pengendalian Intern yang dapat

dipercaya

Sifat atau karakteristik sistem pengendalian intern yang dapat

dipercaya ada 5 (lima), yakni:

1. Kualitas karyawan sesuai dengan tanggungjawab

2. Rencana organisasi yang memberi pemisahan tanggungjawab

fungsi secara layak

3. Sistem pemberian wewenang, tujuan dan teknik, dan pengawasan

yang wajar untuk mengadakan pengendalian atas aktiva, utang,

penghasilan dan biaya.

4. Pengendalian terhadap penggunaan aktiva dan dokumen serta

formulir yang penting

5. Perbandingan catatan-catatan aktiva dan utang dengan yang

senyatanya ada dan mengadakan tindakan koreksi bila terdapat

perbedaan.


34

Semua poin pada sifat/karakteristik sistem pengendalian intern ini

tercakup dalam komponen-komponen sistem pengendalian intern.

Dengan kata lain, komponen-komponen sistem pengendalian intern

merupakan pengembangan dari sifat/karakteristik sistem pengendalian

intern.


35

Bab III

METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang dilakukan adalah studi kasus di PT. Kebayoran

Pharma dengan cara mengamati langsung kegiatan yang terjadi di PT.

Kebayoran Pharma kemudian membandingkannya dengan teori yang

ada.

B. Objek Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan pada PT. Kebayoran Pharma sebuah

perusahaan distributor obat-obatan dan alat-alat kesehatan di Jalan

Timoho di kota Yogyakarta. Peneliti mengambil persediaan distributor

obat-obatan dan alat-alat kesehatan berdasarkan pertimbangan bahwa

distributor obat-obatan dan alat-alat kesehatan tersebut mempunyai

investasi yang cukup besar dan tenaga kerja yang cukup banyak, serta

mutasi persediaan yang cepat, sehingga masalah pengendalian intern

menjadi sangat penting.

Objek penelitian dalam penulisan ini yaitu:

1. Aktivitas/kegiatan pokok yang dilakukan di PT. Kebayoran

Pharma.

2. Bagian–bagian yang terkait dalam sistem pengendalian intern

pada sistem akuntansi persediaan.


36

3. Jaringan prosedur yang membentuk sistem pengendalian intern

pada sistem akuntansi persediaan.

4. Dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan dalam kegiatan

sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan.

5. Bagan alir dokumen.

C. Waktu dan tempat penelitian:

1. Waktu penelitian dilakukan pada bulan Oktober 2012 sampai

dengan bulan Januari 2013.

2. Tempat penelitian pada PT. Kebayoran Pharma sebuah distributor

obat-obatan dan alat-alat kesehatan di Jalan Timoho

D. Subjek Penelitian:

1. Pimpinan Perusahaan PT. Kebayoran Pharma

2. Bagian Gudang Penyimpanan Barang

3. Bagian Administrasi

4. Staff Gudang

E. Data yang Dicari

1. Gambaran umum PT. Kebayoran Pharma

2. Struktur Organisasi PT. Kebayoran Pharma

3. Job Description jabatan yang terkait dalam sistem pengendalian

intern pada sistem akuntansi persediaan

4. Dokumen dan catatan yang digunakan dalam sistem pengendalian

intern pada sistem akuntansi persediaan

5. Prosedur pencatatan dan pengelolaan persediaan


37

6. Sistem Pengendalian Intern yang diterapkan oleh PT. Kebayoran

Pharma

7. Laporan-laporan yang dihasilkan dari sistem pengendalian intern

pada sistem akuntansi persediaan yang telah ada.

F. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data dilakukan dengan cara:

1) Teknik wawancara, penulis melakukan tanya jawab dan diskusi

secara langsung dengan pihak perusahaan, khususnya dengan

bagian yang berhubungan langsung dengan sistem pengendalian

intern pada sistem akuntansi persediaan dan mendapatkan sejarah

serta gambaran PT. Kebayoran Pharma.

2) Teknik observasi, yaitu metode pengumpulan data dengan

melakukan pengamatan langsung maupun tidak langsung

terhadap aktivitas yang berhubungan dengan sistem pengendalian

intern pada sistem persediaan pada PT. Kebayoran Pharma.

3) Teknik dokumentasi, yaitu metode pengumpulan data dengan

melihat dokumen, catatan, dan formulir-formulir yang digunakan

dalam kegiatan yang berkaitan langsung dengan sistem

pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan di PT.

Kebayoran Pharma.

G. Teknik Analisis Data

Untuk menganalisis data yang diperoleh, penulis menggunakan metode

deskriptif yaitu suatu metode penelitian yang menggambarkan apa


38

yang dilakukan perusahaan berdasarkan fakta-fakta atau kejadian

dalam perusahaan tersebut, kemudian diolah menjadi data, dan

selanjutnya diadakan suatu analisis sehingga akhirnya menghasilkan

suatu kesimpulan.

Teknik analisis data yang digunakan untuk mengetahui apakah sistem

pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan yang dilakukan

di PT. Kebayoran Pharma sudah sesuai dengan teori. Langkah-langkah

yang digunakan sebagai berikut:

1. Mendeskripsikan sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi

persediaan yang dilaksanakan oleh PT. Kebayoran Pharma,

meliputi:

a. Kegiatan pokok yang dilakukan

b. Bagian-bagian yang terkait dalam sistem pengendalian intern

pada sistem akuntansi persediaan

c. Prosedur yang membentuk sistem pengendalian intern pada

sistem akuntansi persediaan

d. Dokumen-dokumen yang digunakan

e. Catatan akuntansi yang digunakan

f. Bagan alir dokumen

2. Membandingkan hasil temuan lapangan pada PT. Kebayoran

Pharma dengan teori sistem pengendalian intern pada sistem

akuntansi persediaan. Komponen-komponen yang dibandingan

dengan teori, meliputi:


39

a. Bagian-bagian yang terkait meliputi : bagian gudang, bagian

pengiriman/penjualan, dan bagian akuntansi.

b. Dokumen-dokumen yang digunakan meliputi : surat order

pembelian, memo debit, bukti permintaan dan pengeluaran

barang gudang, daftar hasil perhitungan fisik persediaan.

c. Catatan akuntansi yang digunakan meliputi : kartu gudang dan

kartu hutang.

d. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab

fungsional secara tegas.

e. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

f. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas setiap unit

organisasi.

g. Komponen karyawan yang memadai


40

Bab IV

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

A. Sejarah Singkat Perusahaan

PT. Kebayoran Pharma Yogyakarta berkedudukan di Jalan Melati Wetan No.

6A Yogyakarta. Kebayoran Pharma terdiri dari bagian keuangan dan

administrasi, bagian logistik, dan bagian marketing. PT. Kebayoran Pharma

adalah sebuah perusahaan nasional yang berpusat di Jakarta dan memiliki

banyak cabang di kota-kota besar, contohnya: Solo, Makasar, Bandar

Lampung, Malang dan Surabaya. PT. Kebayoran Pharma bergerak di bidang

distribusi obat-obatan (farmasi). Pada PT. Kebayoran Pharma ini Kepala

Cabang bertanggungjawab atas semua kegiatan yang berlangsung pada

perusahaan tersebut. Tugas Supervisor diperusahaan ini merangkap sebagai

bagian marketing atau pemasaran. Supervisor disini juga memasarkan dan

mengenalkan produk-produk lama atau baru yang dijual diperusahaannya

kepada beberapa apotek dan rumah sakit bahkan memasarkannya ke rumah

praktik dokter. Beberapa marketing perusahaan ini juga memasarkan

barangnya sampai ke luar kota, contohnya: Solo, Semarang, Klaten, Magelang,

Purworejo, dan lain-lain. Sehingga jaringan pemasaran yang ada pada PT.

Kebayoran Pharma ini sangat luas.


41

B. Lokasi

PT. Kebayoran Pharma yang bergerak dalam bidang distribusi obat terletak di

Jalan Melati Wetan No. 6A Yogyakarta.

C. Struktur Organisasi PT. Kebayoran Pharma

PT.Kebayoran Pharma mempunyai struktur Kepala Cabang mengepalai seluruh

kegiatan di PT. Kebayoran Pharma dan Kepala Cabang bertanggungjawab atas

semua kegiatan yang berlangsung, Superviser Umum berada di tengah-tengah,

yaitu diantara Kepala Cabang atau atasan (pembuat kebijakan) dan karyawan

atau bawahan yang berhubungan langsung dengan proses operasional

(pelaksana lapangan).

Gambar 4.1: Struktur Organisasi PT. Kebayoran Pharma

Sumber: PT. Kebayoran Pharma Yogyakarta


42

D. Job Description

1. Kepala Cabang

a. Mengontrol semua kegiatan yang berada dalam perusahaan Kebayoran

Pharma.

b. Mengawasi dan merumuskan pelaksanaan kegiatan di Perusahaan

Kebayoran Pharma.

c. Mengkoordinasikan semua kebutuhan dan mengawasi kegiatan di

perusahaan.

d. Melaksanakan tugas yang diberikan oleh kepala pusat perusahaan.

2. Supervisor

a. membuat rencana pekerjaan untuk kedepanya yaitu rencana kerja harian,

mingguan, bulanan,dan tahunan.

b. memberikan arahan atau petunjuk, mengawasi serta memberikan training

untuk bawahannya untuk mencapai hasil yang maksimal.

c. Membantu memberikan jalan keluar jika bawahannya mengalami suatu

masalah.

d. Ikut menawarkan barang apabila ada obat-obatan dan alat-alat kesehatan

yang baru kepada pelanggan (apotek, Rumah Sakit, Praktik Dokter).

3. Kasir

a. Bertanggungjawab untuk menghitung total yang harus dibayar oleh

perusahaan konsumen.

b. Menerima keuangan semua hasil penjualan barang.


43

4. Administrasi Umum

a. Mengkoordinasi semua kegiatan administrasi di PT. Kebayoran Pharma.

b. Merekap pelaporan dari pelanggan.

c. Mengelola surat menyurat.

d. Membuat laporan secara berkala.

5. Piutang

a. Membuat jadwal salesman untuk penagihan faktur.

b. Membuat syarat-syarat pembayaran.

c. Mengurus semua retur.

d. Bertanggungjawab terhadap semua surat pesanan yang dterima.

6. Operator Sales (Fakturis)

a. Mengetik semua faktur yang berkaitan dengan penjualan dan

pendistribusian barang dagang.

7. Administrasi Faktur Pajak dan Faktur Kembali

a. Bertanggungjawab atas faktur tagihan barang kepada pembeli.

b. Bertanggungjawab terhadap surat-surat pajak.

c. Bertanggungjawab terhadap faktur kembali yang dikirim dari

perusahaan pelanggan atas pengiriman barang.

8. Apoteker

a. Bertanggungjawab pada faktur-faktur yang akan dikirim ke perusahaan

konsumen.

b. Mengotorisasi faktur penjualan.


44

9. Kepala Gudang

a. Bertanggungjawab atas keluar masuknya barang dagang.

b. Membantu Kepala Cabang dalam Pengelolaan Materiil obat di gudang.

c. Membuat laporan berkala di bagian gudang.

d. Bertanggungjawab atas pembelian dan penerimaan barang.

10. Salesman Etch/ Hoslab

a. Menawarkan alat-alat kesehatan langsung ke dokter praktik, Rumah

Sakit, dan Apotek. Contohnya: jarum suntik, alat pengukur tekanan

darah, alat untuk mengukur gula darah, kursi roda, kursi praktik dokter

gigi, termometer, stethoscope, Elbow Crutch (alat bantu berjalan), dll.

b. Menawarkan alat-alat kesehatan tersebut tidak terbatas.

11. Salesman Offer The Counter (OTC)

a. Menawarkan obat-obat bebas tanpa resep dokter serta berlogo hijau dan

biru (dosis yang terkandung lebih tinggi daripada obat berlogo hijau) di

apotek dan toko-toko. Contohnya: Decolgen, Neozep, Biogesic, Ultraflu,

Procold, dll.

b. Menawarkan obat-obat tersebut didalam kota.

12. Salesman

a. Menawarkan obat-obat bebas tanpa resep dokter serta berlogo hijau dan

biru (dosis yang terkandung lebih tinggi daripada obat berlogo hijau) di

apotek dan toko-toko. Contohnya: Decolgen, Neozep, Biogesic, Ultraflu,

Procold, dll.

b. Menawarkan obat-obat tersebut diluar kota.


45

13. Staf Gudang

a. Membantu dalam mengatur barang yang masuk ke gudang.

b. Membantu mengambil barang dari gudang sesuai dengan surat pesanan.

c. Membantu kepala gudang dalam menghitung barang.

14. Loper/Salesman Gudang

a. Bertugas untuk mengantar barang sesuai alamat pemesan.

b. Bertanggungjawab mengantar penagih/salesman.

15. Driver

a. Bertanggungjawab dalam pengiriman barang sampai ketempat tujuan.

b. Bertanggungjawab atas kerusakan barang saat pengiriman dikeculiakan

apabila terjadi kecelakaan.

E. Personalia

Karyawan yang dimiliki oleh PT. Kebayoran ini terdiri dari 24 orang, yang

terdiri dari Kasir, Administrasi Umum, Piutang, Operator Sales, Administrasi

Faktur Pajak dan Faktur Kembali, Apoteker, Kepala Gudang, Salesman yang

terdiri dari 6 orang karyawan, Salesman OTC, Salesman Gudang, Staf Gudang

terdiri dari 2 orang karyawan, Loper terdiri dari 3 orang karyawan dan Driver

terdiri dari 2 orang karyawan. Jam kerja PT. Kebayoran Pharma yaitu pukul

08.00-16.00 WIB.

F. Kegiatan PT. Kebayoran Pharma

Kegiatan yang dilakukan di PT. Kebayoran Pharma Timoho meliputi :

membeli obat-obatan, mengelola materiil obat-obatan (menata barang sesuai

tempat, menyimpan barang di gudang, dan mendistribusikannya kepada


46

supplier), membuat laporan secara berkala, membuat data pendukung untuk

perencanaan pengadaan maupun pembelian obat, mengelola administrasi

pergudangan secara tertib (pemasukan, pengeluaran, pertanggungjawaban, dll),

memberikan informasi kesediaan obat kepada Kepala Cabang PT. Kebayoran

Pharma yang selanjutnya untuk pendistribusian obat kepada para pelanggan

atau suplier obat dan kesehatan alat-alat.


47

Bab V

ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A. Deskripsi Data Sistem Pengendalian Intern Pada Sistem Akuntansi

Persediaan di PT. Kebayoran Pharma Yogyakarta

Berikut ini akan dideskripsikan sistem pengendalian intern pada sistem

akuntansi persediaan yang ada di PT. Kebayoran Pharma

1. Kegiatan Pokok yang Dilakukan di PT. Kebayoran Pharma

Yogyakarta

Kegiatan yang dilakukan di Perusahaan Kebayoran Pharma meliputi:

menyediakan obat-obatan dan alat-alat kesehatanbagi apotek dan

rumah sakit serta praktik dokter. Mengelola materiil obat-obatan dan

alat-alat kesehatan bagi konsumen, membuat laporan berkala,

mengelola administrasi pergudangan secara teratur (pemasukan,

penyimpanan, pengeluaran, dll), membuat perencanaan pengadaan

maupun pembelian persediaan obat.

2. Fungsi / Bagian yang Terkait Dalam Sistem Pengendalian Intern pada

Sistem Akuntansi Persediaan

a. Bagian Gudang Obat

Bagian gudang obat ditangani oleh petugas gudang.

Tanggungjawab fungsi gudang antara lain: mengelola dan

menyimpan barang gudang, menuliskan persediaan obat hampir

habis, mencatat keluar masuknya barang dalam buku penerimaan,


48

mengarsipkan dokumen-dokumen, seperti: kartu hutang, kartu

gudang, bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat

order pembelian, dan daftar hasil perhitungan fisik persediaan.

Dalam sistem perhitungan fisik persediaan, bagian ini

bertanggungjawab untuk:

1. Melakukan penyesuaian data kuantitas persediaan yang dicatat

dalam kartu gudang berdasarkan hasil perhitungan fisik

persediaan.

2. Melakukan penyesuaian terhadap kartu persediaan berdasarkan

data hasil perhitungan persediaan.

b. Bagian Pembelian

Bagian pembelian ditangani oleh Kepala Gudang dengan cara

memesan obat-obatan yang sudah hampir habis dan yang

diperlukan kepada pemasok dengan membuat surat pesanan dan

mengirimkan melalui Salesman. Pemesanan obat dilakukan dalam

waktu yang cukup sering dan jumlah yang relatif banyak.

c. Bagian Pengiriman dan Penerimaan Barang

Bagian ini ditangani oleh Kepala Gudang. Bagian tersebut

bertanggungjawab atas pengiriman barang kembali ke pemasok

apabila terdapat retur pembelian, maupun pemeriksaan terhadap

jenis, mutu, dan kualitas barang yang diterima dari pemasok.


49

d. Bagian Pembukuan

Bagian pembukuan ini untuk pengelolaan persediaan ditangani

oleh petugas administrasi. Bagian ini bertanggungjawab atas

pencatatan transaksi, penyimpanan dokumen dan pembuatan

laporan-laporan yang bersangkutan dengan pembelian dan

pendistribusian obat.

e. Bagian Perhitungan Fisik

Bagian ini dilakukan oleh Kepala Gudang dan beberapa Staf

Gudang.

3. Prosedur yang Membentuk Sistem Pengendalian Intern pada Sistem

Akuntansi Persediaan

Jaringan prosedur yang membentuk sistem pengendalian intern sistem

akuntansi persediaan yang dilaksanakan dalam Perusahaan Kebayoran

Pharma antara lain:

a. Prosedur Pemesanan dan Penerimaan Persediaan Obat-obatan dan

Alat-alat Kesehatan

1) Prosedur Pemesanan Persediaan Obat-obatan dan Alat-alat

Kesehatan

Biaya yang diperlukan untuk memenuhi seluruh kebutuhan

persediaan obat-obatan dan alat-alat kesehatan bersumber dari

kantor pusat dan beberapa laba yang didapat dari penjualan.

Maka untuk pemesanan dan pembelian obat-obatan dan alat-

alat kesehatan tersebut disesuaikan dengan kebutuhan yaitu


50

pada saat obat dan alat-alat kesehatan hampir habis dengan cara

memesan obat dan alat-alat kesehatan secara langsung kepada

supplier obat. Bagian Gudang menuliskan jenis-jenis obat yang

sudah hampir habis dalam buku pengadaan kemudian

ditindaklanjuti dengan memesan obat-obatan dan alat-alat

kesehatanyang hampir habis tersebut kepada supplier obat.

Pemesanan obat bisa dalam jumlah yang banyak. Surat pesanan

tersebut kemudian di serahkan kepada salesman untuk

dikirimkan kepada supplier yang bersangkutan.

2) Prosedur Penerimaan Persediaan Obat-Obatan dan Alat-alat

Kesehatan

Obat-obatan dan alat-alat kesehatan yang dibeli dari supplier

jumlahnya relatif banyak dan pemesanan barang selalu

dilakukan jika persediaan barang sudah hampir habis. Setelah

itu dilakukan pemeriksaan, antara lain mengecek kecocokan

antara pesanan dan barang yang diterima secara fisik beserta

surat pesanan. Kemudian bagian pembelian akan mencatat

daftar harga pokok persediaan barang yang dibeli. Bagian

pembelian akan mengarsipkan surat pesanan, sedangkan daftar

harga pokok persediaan, buku pengadaan dan barang akan

dicatat dalam buku penerimaan.


51

b. Prosedur Pendistribusian Obat dan Alat-alat Kesehatan

Pendistribusian obat dan alat-alat kesehatan yang dilakukan oleh

PT. Kebayoran Pharma ini dilakukan dengan menggunakan sistem

pendistribusian satu pintu, yaitu semua pesediaan obat dan alat-alat

kesehatan dimasukkan ke gudang terlebih dahulu, disimpan, dan

kemudian dari gudang obat dan alat-alat kesehatan didistribusikan

ke pelanggan sesuai permintaan.

c. Prosedur Perhitungan Fisik Persediaan

Prosedur ini dilakukan setahun sekali oleh Kepala Gudang dan

Sfatt Gudang. Data yang dicatat dalam proses perhitungan fisik

persediaan ini antara lain: nama barang persediaan, jumlah

persediaan, nomer batch, dan tanggal kadaluarsa. Hasil perhitungan

fisik ini ditulis dalam selembar kertas. Setelah itu dilakukan

pencocokan antara data yang diperoleh dari perhitungan fisik

dengan catatan/data yang ada sebelumnya. Apabila terdapat selisih,

maka jumlah akan disesuaikan dengan hasil perhitungan fisik

persediaan.

4. Dokumen / Formulir yang Digunakan:

a. Surat Pesanan

b. Formulir Surat Permohonan Obat dan Alat-alat Kesehatan

c. Formulir Bukti Penyerahan Obat dan Alat-alat Kesehatan dari

Gudang Obat


52

d. Laporan Pemakaian dari Sisa Persediaan Obat-obatan dan Alat-alat

Kesehatan

e. Memo debit

f. Bukti penerimaan dan pengeluaran gudang

g. Daftar hasil perhitungan fisik

5. Catatan Akuntansi yang Digunakan

a. Kartu Gudang

Kartu ini diletakkan pada tempat penyimpanan barang, berfungsi

sebagai identitas barang yang disimpan, untuk memudahkan

pencarian barang, dan sekaligus mencatat satu kejadian mutasi

barang.

b. Daftar Harga Pokok Persediaan

Catatan ini digunakan untuk mencatat harga pokok barang yang

dibeli dari pemasok barang.

c. Buku Penerimaan/Pemasukkan Barang

Buku ini digunakan untuk mencatat setiap kali terdapat penerimaan

obat-obatan dan alat-alat kesehatandari pembelian obat kepada

pemasok.

d. Buku Pengeluaran Barang

Buku ini digunakan untuk mencatat semua aktifitas pengeluaran

obat dan alat-alat kesehatan dari gudang.

e. Buku Pertanggungjawaban


53

Buku ini digunakan untuk mencatat mutasi obat-obatan, baik obat-

obatan yang masuk maupun yang keluar. Pencatatan dilakukan

secara rutin setiap bulan dengan merekap formulir-formulir

pemasukkan dan pengeluaran barang gudang. Nantinya, data pada

buku pertanggungjawaban ini harus sesuai dengan kartu barang di

gudang.

f. Buku Pengadaan

Buku ini digunakan untuk mencatat mutasi obat-obatan dan alat-

alat kesehatan, baik yang masuk maupun yang keluar. Berdasarkan

buku ini pihak Gudang akan memesan barang yang dibutuhkan.

6. Bagan Alir Dokumen

a. Prosedur Pemesanan dan Penerimaan Persediaan Obat-obatan dan

Alat-alat Kesehatan

Prosedur Pemesanan Obat-obatan dan Alat-alat Kesehatan


54

Bagian Gudang

Gambar 5.1: Prosedur Pemesanan dan Penerimaan Persediaan

Obat-obatan

Bagian Gudang

mulai

menuliskan

jumlah

pesanan yang

sudah menipis

Buku

Pengadaan

membuat

surat pesanan

melakukan

pemesanan

barang melalui

telepon / surat

pemesanan

1

1

Supplier

Surat Pesanan

Salesman

Surat Pesanan


55

Penerimaan Persediaan Obat-obatan dan Alat-alat Kesehatan

Bagian Gudang

Gambar 5.2: Prosedur Pemesanan dan Penerimaan Persediaan

Obat-obatan (Lanjutan)

Supplier

menerima

surat

pesanan

dan

barang

Surat Pesanan

mencocokkan

surat pesanan

dengan

barang yang

diterima

Surat Pesanan

mencatat ke

daftar harga

pokok

persediaan pada

surat pesanan

Surat Pesanan

barang

dimasukkan

ke gudang

N


56

b. Prosedur Pendistribusian Obat

Salesman

Gambar 5.3: Prosedur Pendistribusian Obat

mulai

SPP

dari pelanggan

SPP

63

2Faktur 1

Penjualan

Arsip

Perusahaan

Pelanggan

ke pelanggan

pelanggan

SPP

32

Faktur 1

Penjualan

7

8

10

2

Faktur 1

Tagihan

3Faktur 1

Penjualan

Arsip

Pelanggan

pelanggan

pelanggan

Faktur 2

Tagihan

3Faktur 1

Penjualan

11

2

SPP: Surat Pesanan Pelanggan

Beserta Uang

Tagihan


57

Bagian Piutang

Gambar 5.4: Prosedur Pendistribusian Obat (Lanjutan)

SPP

mencatat

pesanan dan

perusahaan

pelanggan

3

6

Faktur 5

Penjualan

N

12

Faktur 3

Penjualan

N

Selesai

2


Beserta Uang

Tagihan


58

Fakturis


SPP

membuat

faktur

berdasarkan

surat

pesanan

SPP

65

43

2Faktur 1

Penjualan

3

4



59

Apoteker


SPP

65

43

2Faktur 1

Penjualan

mengotorisasi

faktur

penjualan

9

SPP

Faktur 2

Penjualan

N

4

5



60

Bagian Gudang


SPP

65

43

2Faktur 1

Penjualan

mengecek

kemudian

membuat surat

jalan untuk

pengambilan

barang di gudang

surat Jalan

N

6

N

Pengambilan

barang di

gudang

SPP

63

2Faktur 1

Penjualan

7

5



61

Bagian Faktur Kembali


SPP

32

Faktur 1

Penjualan

9

Membuat

Faktur

Tagihan ke

Pelanggan

2

Faktur 1

Tagihan

3Faktur 1

Penjualan

Faktur 2

Tagihan

3Faktur 1

Penjualan

N

12

8

10

11


Beserta Uang

Tagihan


62

c. Prosedur Perhitungan Fisik

Bagian Gudang

Gambar 5.9: Prosedur Perhitungan Fisik

mulai

melakukan

perhitungan

fisik

dokumen hasil

perhitungan fisik

melakukan

penyesuaian

catatan

Buku

Pertanggung

jawaban

dokumen hasil

perhitungan fisik

selesai

N


63

Deskripsi Bagan Alir

a) Prosedur Pemesanan dan Penerimaan Persediaan Obat-obatan dan

Alat-alat Kesehatan

Prosedur Pemesanan Persediaan Obat-obatan dan Alat-alat

Kesehatan

Bagian Gudang menuliskan jumlah pesanan yang sudah menipis

didalam buku pengadaan kemudian bagian gudang membuat surat

pesanan sebanyak 1 lembar dan melakukan pemesanan barang

melalui telepon/surat pesanan. Surat pesanan yang sudah dibuat

diserahkan kepada salesman untuk diberikan ke supplier.

Penerimaan Persediaan Obat-Obatan dan Alat-alat Kesehatan

Bagian gudang menerima surat pesanan dan barang dari supplier

kemudian mencocokkan surat pesanan dengan barang yang diterima,

kemudian mencatat daftar harga pokok persediaan pada surat

pesanan dan barang dimasukkan ke gudang, surat pesanan tersebut

kemudian diarsipkan sementara sesuai nomor urut.

b) Prosedur Pendistribusian Obat

Salesman membawa Surat Pesanan Pelanggan (SPP) dari pelanggan

sebanyak 1 lembar kemudian diserahkan ke Bagian Piutang dan

Bagian Piutang Mencatat pesanan dan perusahaan pelanggan

kemudian SPP tersebut diserahkan kepada fakturis untuk dibuat

faktur penjualan sebanyak 6 rangkap. Faktur penjualan 6 rangkap

dan 1 lembar SPP kemudian diserahkan ke Apoteker untuk


64

melakukan otorisasi faktur penjualan, setelah diotorisasi oleh

Apoteker, faktur penjualan 6 rangkap dan 1 lembar SPP diserahkan

ke Bagian Gudang untuk dicek dan membuat surat jalan untuk

pengambilan barang di gudang. Surat jalan dan faktur penjualan

nomor 4 diarsipkan sementara oleh gudang. Faktur Penjualan nomor

5 diserahkan ke Bagian Piutang dan Faktur Penjualan nomor 1,2,3,6

dan SPP diserahkan ke Salesman untuk diserahkan kepada

pelanggan. Faktur Penjualan nomor 6 diarsipkan oleh pelanggan.

Salesman menerima faktur penjualan nomor 1,2,3, dan SPP

kemudian diserahkan ke Bagian Faktur Kembali untuk dibuat faktur

tagihan 2 rangkap ke pelanggan. Faktur penjualan nomor 2 dan SPP

diserahkan ke Apoteker untuk diarsipkan sementara sesuai nomor

urut sedangkan faktur penjualan nomor 1 dan 3 serta faktur tagihan 2

rangkap diserahkan ke Salesman untuk diberikan ke pelanggan

sebagai tagihan, faktur tagihan nomor 1 diarsipkan oleh pelanggan.

Salesman menerima faktur tagihan nomor 2 dan faktur penjualan

nomor 1 dan 3 beserta uang tagihan kemudian diserahkan ke Bagian

Faktur Kembali. Faktur penjualan nomor 1 dan faktur tagihan nomor

2 diarsipkan sementara sesuai nomor urut oleh Bagian Faktur

Kembali, sedangkan faktur penjualan nomor 3 beserta uang tagihan

diserahkan ke Bagian Piutang untuk dihitung dan faktur penjualan

nomor 3 diarsipkan sementara sesuai nomor urut.


65

c) Prosedur Perhitungan Fisik

Bagian gudang melakukan perhitungan fisik dengan menghasilkan

dokumen hasil perhitungan fisik. Kemudian dilakukan penyesuaian

catatan sebelumnya dengan dokumen hasil persediaan fisik dan

dicatat pada buku pertanggungjawaban. Dokumen hasil perhitungan

fisik ini kemudian diarsipkan sementara oleh gudang.


66

B. Perbandingan Teori dan Praktik Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Akuntansi Persediaan yang Diterapkan di

PT. Kebayoran Pharma

1. Fungsi / Bagian yang Terkait dalam Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Akuntansi Persediaan

Tabel 5.1 : Perbandingan teori dan praktik fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan

Sumber : Data Diolah

Teori Temuan di lapangan Status Keterangan

Bagian Gudang berfungsi sebagai

penyimpanan barang persediaan

dan bertanggungjawab pada sistem

perhitungan fisik persediaan.

PT. Kebayoran Pharma mempunyai bagian

gudang yang berfungsi sebagai penyimpanan

dan pengelolaan persediaan.

Sesuai Teori

Bagian gusang sudah sesuai dengan

fungsinya tetapi fungsi gudang juga

merangkap sebagai bagian pembelian.

Bagian Akuntansi berfungsi

mencatat keluar masuknya uang

dan mencatat masih tidaknya

persediaan.

PT. Kebayoran Pharma mempunyai bagian

akuntansi yang bertanggungjawab terhadap atas

pencatatan keluar masuknya uang dan

pembuatan laporan-laporan

Sesuai Teori -

Bagian Pembelian

bertanggungjawab terhadap

persediaan barang yang sudah

menipis.

Bagian pembelian pada PT. Kebayoran Pharma

dilakukan oleh bagian gudang yaitu oleh kepala

gudang.

Tidak Sesuai Teori Fungsi pembelian menjadi satu dengan

fungsi gudang

Bagian Penjualan

bertanggungjawab pada sistem

penjualan barang di perusahaan.

Bagian Penjualan di PT. Kebayoran Pharma

dilakukan oleh loper/salesman gudang. Sesuai Teori

Salesman gudang bertugas sebagai bagian

pengiriman dan bertanggungjawab atas

pengiriman.

Bagian Penerimaan Barang

bertanggungjawab untuk

melakukan pemeriksaan terhadap

jenis, mutu, kualitas dan

kuantitasyang diterima.

Pada PT. Kebayoran Pharma bagian

penerimaan barang menjadi satu dengan bagian

gudang.

Tidak Sesuai Teori Tidak ada bagian khusus menangani

penerimaan barang.

Bagian Perhitungan Fisik

Persediaan bertanggungjawab

sebagai penghitung fisik persediaan

dan memberikan hasil

perhitungannya kepada bagian

kartu persediaan.

Bagian perhitungan fisik persediaan pada PT.

Kebayoran Pharma dilakukan oleh bagian

gudang.

Tidak Sesuai Teori

PT. Kebayoran Pharma tidak melakukan

perhitungan fisik oleh pihak yang

independen.


67

2. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Akuntansi Persediaan

Tabel 5.2 : Perbandingan teori dan praktik dokumen yang digunakan dalam sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan


Surat Permintaan Pembelian

PT. Kebayoran Pharma tidak

menggunakan Surat Permintaan

Pembelian

Tidak Sesuai Teori Pembelian dilakukan langsung melalui

telefon atau surat pesanan

Surat Permintaan Penawaran Harga Tidak ada surat permintaan penawaran

harga Tidak Sesuai Teori

PT. Kebayoran Pharma tidak mempunyai

surat permintaan penawaran harga.

Surat Order Pembelian Surat pesanan berfungsi sama dengan

surat order pembelian Sesuai Teori -

Laporan Penerimaan Barang

Laporan penerimaan barang pada PT.

Kebayorna Pharma dilakukan sebatas

otorisasi tandatangan penerima barang

Tidak Sesuai Teori PT. Kebayoran Pharma pernah tidak

mempunyai laporan penerimaan barang.

Laporan Pengiriman Barang Tidak ada surat laporan pengiriman

barang di PT. Kebayoran Phama Tidak Sesuai Teori

PT. Kebayoran Pharma pernah tidak

mempunyai laporan pengiriman barang.

Memo Debit Sesuai Teori -

Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang

Gudang

Dokumen ini juga dipakai untuk mencatat

pengembalian barang di gudang dan kartu

perhitungan fisik

Sesuai Teori -

Bukti Pengembalian Barang Gudang

Tidak ada dokumen pengembalian barang

gudang. Pengembalian barang ke gudang

langsung dicatat dalam bukti permintaan

dan pengeluaran barang dari gudang

Tidak Sesuai Teori -

Kartu Perhitungan Fisik

PT. Kebayoran Pharma menggunakan

bukti permintaan dan pengeluaran barang

sebagai kartu perhitungan fisik

Tidak Sesuai Teori

Tidak ada kartu perhitungan fisik dalam

melakukan perhitungan fisik di PT.

Kebayoran Pharma.

Daftar Hasil Perhitungan Fisik Persediaan Daftar hasil perhitungan fisik persediaan

ditulis pada sebuah buku. Sesuai Teori -

Bukti Memorial


menggunakan bukti memorial untuk

membuktikan penyesuaian rekening

persediaan.




68

3. Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Akuntansi Persediaan

Tabel 5.3 : Perbandingan teori dan praktik catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan



Kartu Gudang

PT. Kebayoran Pharma menggunakan kartu

gudang untuk mencatat persediaan dan mutasi

barang

Sesuai Teori -

Kartu Barang Pencatatan pada kartu barang dijadikan satu

dengan kartu gudang. Tidak Sesuai Teori -

Kartu Persediaan Tidak terdapat kartu persediaan dalam gudang. Tidak Sesuai Teori Kuantitas barang dicatat pada kartu

gudang

Kartu Hutang PT. Kebayoran Pharma menggunakan kartu

hutang untuk mencatat utang kepada pemasok. Sesuai Teori -

Jurnal Umum Tidak menggunakan pencatatan jurnal umum. Tidak Sesuai Teori


menggunakan jurnal umum dalam

mencatat harga pokok barang yang dijual


69

4. Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggungjawab Fungsional Secara Tegas

Tabel 5.4 : Perbandingan teori dan praktik struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas dalam sistem pengendalian Intern pada




Fungsi pembelian harus

terpisah dari fungsi penerimaan

Di PT. Kebayoran Pharma fungsi pembelian menjadi satu

dengan fungsi penerimaan barang yang dilakukan oleh fungsi

gudang.

Tidak Sesuai

Teori Fungsi gudang merangkap beberapa fungsi

dan belum ada pemisahan fungsi yang jelas.

Fungsi pembelian terpisah dari

fungsi pembukuan

Di PT. Kebayoran Pharma fungsi pembelian barang sudah

terpisah dari fungsi pembukuan. Sesuai Teori -

Fungsi penerimaan harus

terpisah dari fungsi

penyimpanan barang

Fungsi penerimaan belum terpisah dari fungsi penyimpanan

barang. Pada PT. Kebayoran Pharma kedua fungsi ini

dilakukan juga oleh fungsi gudang.

Tidak Sesuai Teori Fungsi gudang juga merangkap sebagai fungsi

penerimaan barang.

Fungsi penyimpanan fisik

aktiva harus terpisah dari fungsi

pembukuan

PT. Kebayoran Pharma sudah menerapkan fungsi

penyimpanan fisik aktiva sudah terpisah dari fungsi

pembukuan.

Sesuai Teori Sudah ada pembagian fungsi yang jelas.

Pemisahan fungsi otorisasi

terjadinya transaksi dari fungsi

pelaksanaan transaksi.

Pembagian fungsi otorisasi terjadinya transaksi dari fungsi

pelaksanaan sudah jelas. Sesuai Teori -

Setiap transaksi tidak boleh

dilakukan hanya oleh satu

fungsi saja

Beberapa transaksi masih dilakukan oleh 1 fungsi yaitu

fungsi/bagian pembelian, penerimaan barang, dan

fungsi/bagian perhitungan fisik persediaan menjadi satu

dengan fungsi/bagian gudang.

Tidak Sesuai Teori

Yang sesuai hanya fungsi/bagian gudang

itupun sudah dirangkap oleh yaitu

fungsi/bagian pembelian, penerimaan barang,

dan fungsi/bagian perhitungan fisik

persediaan.

Perhitungan fisik persediaan

harus dilaksanakan oleh suatu

panitia yang terdiri dari fungsi

pemegang kartu perhitungan

fisik, fungsi penghitung dan

fungsi pengecek.

Pada PT. Kebayoran Pharma perhitungan fisik persediaan

dilakukan oleh kepala gudang dan staff gudang. Tanpa

adanya fungsi pemegang kartu perhitungan fisik, fungsi

penghitung dan fungsi pengecek.

Tidak Sesuai Teori

Tidak ada fungsi perhitungan fisik persediaan.

Bagian gudang merangkap sebagai panitia

penrhitungan fisik persediaan.


harus dilakukan oleh bagian

yang independen

Pada PT. Kebayoran Pharma perhitungan fisik persediaan

tidak dilakukan oleh bagian yang independen. Perhitungan

fisik dilakukan oleh kepala gudang dan staf gudang.



70

5. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

Tabel 5.5 : Perbandingan teori dan praktik sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dalam sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan.



Surat permohonan obat ke

gudang diotorisasi oleh petugas

gudang.

Sudah ada otorisasi oleh petugas gudang pada

surat permohonan obat Sesuai Teori

PT. Kebayoran Pharma sudah

menerapkan otorisasi kepada fungsi yang

terkait.

Bukti penerimaan dan

pengeluaran barang gudang

diotorisasi oleh bagian gudang.

Bukti penerimaan dan pengeluaran barang

diotorisasi oleh bagian gudang Sesuai Teori

Sudah ada otorisasi oleh fungsi yang

terkait

Daftar kebutuhan barang yang

akan dibeli diotorisasi oleh

kepala fungsi gudang.

Pembelian barang sudah diotorisasi oleh kepala

gudang Sesuai Teori


terkait

Surat pesanan yang dikirimkan

ke pemasok diotorisasi oleh

kepala bagian pembelian.

Surat pesanan untuk pemasok sudah di otorisasi

oeh kepala bagian pembelian Sesuai Teori


terkait


71

6. Praktik yang Sehat Dalam Melaksanakan Tugas Setiap Unit Organisasi Tabel 5.6 : Perbandingan teori dan praktik tentang praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unti organisasi dalam sistem pengendalian intern




Formulir bernomor urut

tercetak.

Pada PT. Kebayoran Pharma sudah terdapat formulir

bernomor urut tercetak Sesuai Teori -

Fungsi gudang menuliskan

jumlah persediaan yang

diterima dan dikeluarkan dalam

kartu barang.

Bagian gudang PT. Kebayoran Pharma menuliskan

jumlah persediaan langsung pada kartu gudang. Tidak Sesuai Teori

Kartu gudang berfungsi juga sebagai

mutasi keluar masuknya barang dari

gudang.

Bagian penerimaan melakukan

pemeriksaan barang dengan

cara menghitung dan

menginspeksikan barang

tersebut dan membandingkan

dengan surat order pembelian.

Bagian penerimaan melakukan pengecekan dan

membandingkan dengan surat order pembelian. Sesuai Teori -

Pencocokan jumlah fisik

barang dengan catatan

Sudah adanya pencocokan jumlah fisik barang dengan

catatan. Sesuai Teori -

Pemeriksaan mendadak Pemeriksaan mendadak dilakukan tanpa pemberitahuan

karyawan terlebih dahulu. Sesuai Teori

Pemeriksaan mendadak dilakukan oleh

Kepala Cabang dan beberapa atasan.


oleh pihak yang independen

Perhitungan fisik persediaan tidak dilakukan oleh pihak

yang independen tetapi dilakukan oleh fungsi gudang. Tidak Sesuai Teori

Fungsi gudang merangkap beberapa

fungsi termasuk fungsi perhitungan fisik

persediaan sehingga fungsi perhitungan

fisik ini belum baik.


dilakukan dua kali, pertama

oleh penghitung kedua oleh

pengecek

Pada PT. Kebayoran Pharma melakukan perhitungan

fisik hanya hanya sekali dan pada akhir tahun. Tidak Sesuai Teori -

Rotasi jabatan

Rotasi jabatan tidak dilakukan di PT. Kebayoran Pharma

karena mengingat waktu dan kemampuan yang ada pada

karyawan PT. Kebayoran Pharma.


Wajib cuti sementara

Wajib cutin sementara dilakukan PT. Kebayoran Pharma

untuk membuka kesempatan untuk menggantikan posisi

tertentu untuk sementara waktu.

Sesuai Teori -


72

7. Kompetensi Karyawan yang Memadai

Tabel 5.7 : Perbandingan teori dan praktik tentang kompetensi karyawan yang memadai dalam sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan



Seleksi terhadap calon

karyawan berdasarkan

persyaratan tertentu.

Seleksi dilakukan saat adanya pencalonan

karyawan baru atau pendaftaran karyawan. Sesuai Teori

Seleksi tidak dilakukan secara rutin ketika

PT. Kebayoran Pharma membuka

lowongan pekerjaan.

Pemberian latihan

kerja/training kepada calon

karyawan.

Pemberian latihan kerja diberikan kepada calon

karyawan di PT. Kebayoran Pharma Sesuai Teori

Pemberian latihan kerja dilakukan dalam

jangka waktu 6 bulan.

Pemberian pendidikan

tambahan kepada karyawan

agar selalu sesuai dengan

tuntutan perkembangan

pekerjaanya.

PT. Kebayoran Pharma tidak memberikan

pendidikan kepada karyawannya tetapi hanya

memberikan trainning.

Tidak Sesuai Teori

Pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan

PT. Kebayoran Pharma sangat banyak dan

tidak memungkinkan untuk diberikannya

pendidikan.


73

C. Evaluasi Hasil Perbandingan Teori dan Praktik Sistem Pengendalian

Intern Pada Sistem Akuntansi PersediaanPT. Kebayoran Pharma

1. Bagian-bagian yang terkait dalam sistem pengendalian intern pada


Dari 6 bagian-bagian yang terkait dalam sistem pengendalian

intern pada sistem akuntansi persediaan, 50% sudah sesuai dan 50%

tidak sesuai dengan teori. 3 bagian sudah sesuai teori yaitu bagian

gudang, bagian pembukuan, dan bagian pengiriman barang sedangkan

3 bagian yang tidak sesuai dengan teori yaitu bagian pembelian, bagian

penerimaan barang, bagian perhitungan fisik. Bagian pembelian,

bagian penerimaan barang dan bagian perhitungan fisik persediaan

dirangkap jadi satu dan dilakukan oleh bagian gudang sehingga

pekerjaan bagian gudang menjadi tidak fokus dan dapat terjadi

pencatatan transaksi yang sebenarnya tidak terjadi, sehingga data yang

dihasilkan tidak dapat dipercaya kebenarannya dan sebagai akibatnya

persediaan barang tidak terjamin keamanannya.

2. Dokumen yang digunakan dalam sistem pengendalian intern pada


Terdapat 11 dokumen yang digunakan dalam praktik

pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan, 4 dokumen

sudah sesuai teori yaitu surat order pembelian, memo debit, bukti

permintaan dan pengeluaran barang gudang dan daftar hasil

perhitungan fisik persediaan 7 dokumen tidak sesuai dengan teori


74

yaitu surat permintaan pembelian, surat permintaan penawaran harga,

laporan penerimaan barang, laporan pengiriman barang, bukti

pengembalian barang gudang, kartu perhitungan fisik dan bukti

memorial. Dari ke-7 dokumen yang tidak sesuai dengan teori

mengakibatkan pencatatan menjadi tidak lengkap dan tidak dapat

dipertanggungjawabkan serta ketidaksesuaian ke-7 dokumen tersebut

tidak dapat dijadikan sebagai perlindungan kekayaan perusahaan dan

tidak dapat dicek ketelitiannya serta keandalan data akuntansi yang

dicatat.

3. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem pengendalian intern


Terdapat 5 catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem

pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan antara lain kartu

gudang, kartu barang, kartu persediaan, kartu hutang dan jurnal umum,

dari kelima catatan tersebut hanya 40% yang sesuai dengan teori yaitu

kartu gudang dan kartu hutang sedangkan 60% tidak sesuai teori yaitu

kartu barang, kartu persediaan dan jurnal umum. Fungsi kartu gudang

sudah sesuai dengan teori yaitu mencatat persediaan dan mutasi barang

yang disimpan di gudang, tetapi fungsi kartu gudang dirangkap

menjadi satu dengan fungsi kartu barang dan kartu persediaan yaitu

fungsi kartu gudang juga digunakan untuk mencatat kuantitas dan

identitas barang di gudang, sehingga pencatatan menjadi tidak handal


75

(reability) dan tidak dapat dipertanggungjawabkan dan dapat

memungkinkan terjadinya kesalahan pencatatan dan pemborosan.

4. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional

secara tegas.

Dari 8 struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab

fungsional secara tegas, 3 struktur sudah sesuai teori yaitu fungsi

pembelian terpisah dari fungsi pembukuan, fungsi penyimpanan fisik

aktiva harus terpisah dari fungsi pembukuan dan pemisahan fungsi

otorisasi terjadinya transaksi dari fungsi pelaksanaan transaksi

sedangkan 5 struktur tidak sesuai dengan teori yaitu fungsi pembelian

harus terpisah dari fungsi penerimaan, fungsi penerimaan harus

terpisah dari fungsi penyimpanan barang, setiap transaksi tidak boleh

dilakukan hanya oleh satu fungsi saja, perhitungan fisik persediaan

harus dilaksanakan oleh suatu panitia yang terdiri dari fungsi fungsi

pemegang kartu perhitungan fisik, fungsi penghitung dan fungsi

pengecek serta perhitungan fisik persediaan harus dilakukan oleh

bagian yang independen. Dari ke 5 struktur yang tidak sesuai dengan

teori tersebut mengakibatkan tidak dapat dipisahkannya

tanggungjawab secara tegas sehingga ketika terjadi dan terdapat suatu

kecurangan atau kesalahan maka akan dibebankan ke satu

fungsi/bagian saja yang pekerjaannya juga dirangkap oleh beberapa

fungsi/bagian lain. Jadi ketika salah satu fungsi tersebut melakukan

suatu kesalahan atau kecurangan akan berdampak terhadap fungsi lain


76

yang merangkap menjadi satu. Sehingga pekerjaan menjadi terhambat,

tidak fokus dan tidak berjalan dengan baik dan pemisahan

tanggungjawab yang tidak jelas. Perangkapan beberapa struktur

menjadi 1 juga mengakibatkan adanya penyelewengan terhadap

persediaan karena catatan yang dihasilkan dan fungsi yang seharusnya

tidak dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya.

5. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

Dari 4 sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, semua sudah

sesuai dengan teori. PT. Kebayoran Pharma sudah melakukan prosedur

pencatatan sesuai dengan teori yang ada, yaitu surat permohonan obat

ke gudang diotorisasi oleh petugas gudang, bukti penerimaan dan

pengeluaran barang gudang diotorisasi oleh bagian gudang, daftar

kebutuhan barang yang akan dibeli diotorisasi oleh kepala fungsi

gudang dan surat pesanan yang dikirimkan ke pemasok diotorisasi oleh

kepala bagian pembelian.

6. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas setiap unit organisasi

Terdapat 9 ketentuan dalam praktik yang sehat dalam

melaksanakan tugas setiap unit organisasi. 5 ketentuan sudah sesuai

teori yaitu:

a. Formulir bernomor urut tercetak. PT. Kebayoran Pharma sudah

menerapkan formulir bernomor urut tercetak untuk mengurangi

penyalahgunaan atau penyelewengan yang mungkin terjadi pada

barang di gudang.


77

b. Bagian penerimaan melakukan pemeriksaan barang dengan cara

menghitung dan menginspeksikan barang tersebut dan

membandingkan dengan surat order pembelian.

c. Pencocokan jumlah fisik barang dengan catatan. Hal ini sangat

membantu dalam perhitungan fisik persediaan yang dilakukan.

Untuk mengetahui kuantitas yang ada di gudang dengan pencatatan

yang terjadi.

d. Pemeriksaan mendadak. Pemeriksaan ini dilakukan tanpa

pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa.

Hal ini akan mendorong karyawan untuk melaksanakan tugasnya

sesuai dengan tanggungjawabnya.

e. Wajib cuti sementara. Selama karyawan mengambil cuti, jabatan

karyawan yang bersangkutan dapat digantikan untuk sementara

oleh karyawan lain, sehingga seandainya terjadi kecurangan

dimaksudkan dapat diungkapkan oleh karyawan yang

menggantikan posisinya sementara.

Sedangkan 4 ketentuan yang tidak sesuai dengan teori yaitu:

a. Fungsi gudang menuliskan jumlah persediaan yang diterima dan

dikeluarkan dalam kartu barang. Bagian gudang PT. Kebayoran

Pharma menuliskan jumlah persediaan langsung pada kartu

gudang.

b. Perhitungan fisik persediaan dilakukan bukan oleh pihak yang

independen. Pada PT. Kebayoran Pharma saat perhitungan fisik


78

persediaan dilakukan oleh Kepala Gudang dan Staff Gudang

sehingga dapat memunculkan kecurangan, kesalahan pencatatan,

penyelewengan, maupun pencurian.

c. Perhitungan fisik persediaan dilakukan dua kali, pertama oleh

penghitung kedua oleh pengecek. Perhitungan fisik pada PT.

Kebayoran Pharma hanya terjadi setahun sekali yaitu saat akhir

tahun sehingga dapat menimbulkan kesalahan dalam perhitungan

maupun pencatatan.

d. Rotasi jabatan. Rotasi jabatan tidak pernah dilakukan karena dinilai

tidak memungkinkan dan disamping itu juga karena karyawan

sudah terbiasa dengan pekerjaan yang biasa mereka lakukan

sehingga karyawan dianggap tidak mampu untuk melakukan

pekerjaan yang lain. Dengan demikian karyawan tidak memiliki

kesempatan untuk mendapatkan pengalaman yang lain.

7. Kompetensi karyawan yang memadai

Dari 3 kompetensi karyawan yang memadai, yang sesuai

dengan teori hanya 2 yaitu seleksi terhadap calon karyawan

berdasarkan persyaratan tertentu dan pemberian latihan kerja/training

kepada calon karyawan sedangkan yang tidak sesuai teori yaitu

pemberian pendidikan tambahan kepada karyawan agar sesuai dengan

tuntutan perkembangan pekerjaannya. PT. Kebayoran Pharma tidak

memberikan pendidikan tambahan kepada karyawan agar sesuai

dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya PT. Kebayoran Pharma


79

merasa bahwa pekerjaan yang dilakukan sangat banyak dan tidak

memungkinkan diberi pendidikan akibatnya banyak karyawan yang

mempunyai kemampuan terbatas itu saja dan tidak dapat melakukan

pekerjaan yang jauh lebih baik serta karyawan tidak mempunyai

pengetahuan yang lebih dalam mengenai sistem akuntansi peusahaan

yang seharusnya didapat dan dipahami untuk lebih memperbaiki

sistem akuntansi yang ada pada PT. Kebayoran Pharma.

Dari ketujuh tabel pembanding antara teori dan pratik Sistem

Pengendalian Intern pada Sistem Akuntansi Persediaan yang diterapkan

di PT. Kebayoran Pharma Yogyakarta dapat disimpulkan bahwa

sebanyak 70% banyak yang belum sesuai dengan teori sehingga

memungkinkan memunculkan kesalahan pencatatan, penyelewengan, dan

kecurangan serta ketidakhandalan data yang didapat dalam sistem

akuntansi persediaan di PT. Kebayoran Pharma. Sekitar 70% atau

sebanyak 5 struktur organisasi dari 8 struktur organisasi belum sesuai

dengan teori sehingga terjadi perangkapan fungsi oleh satu fungsi di PT.

Kebayoran Pharma Yogyakarta yang membuat pemisahan

tanggungjawab menjadi tidak tegas. Untuk sistem otorisasi dan prosedur

pencatatan pada PT. Kebayoran Pharma sudah sesuai dengan teori yang

ada, PT. Kebayoran Pharma sudah menerapkan sistem otorisasi. Dalam

praktik yang sehat masih banyak yg belum sesuai dan dapat dikatakan

belum baik karena terdapat 5 ketentuan yang sudah dapat diterapkan dari


80

9 ketentuan yang terdapat dalam teori. PT. Kebayoran Pharma lebih

banyak menerapkan cara kerja mereka sendiri yang menurut mereka jauh

lebih mudah dipahami daripada mengikuti aturan yang baku dan baik

dari teori sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan.

PT. Kebayoran Pharma Yogyakarta merasa kesulitan ketika menerapkan

suatu praktik yang baru, seperti pemisahan fungsi yang jelas, catatan dan

dokumen akuntansi yang terpisah, dan praktik yang sehat dalam

melaksanakan tugas setiap bagian/fungsi karena terbatasnya Sumber

Daya Manusia (SDM) yang bekerja di PT. Kebayoran Pharma sedikit dan

sudah berumur lanjut yang mengakibatkan mereka enggan untuk

mendapatkan atau belajar ilmu yang sistem baru untuk menerapkan

akuntansi yang baik dan benar, sehingga dengan SDM yang sedikit itu

mengakibatkan terjadinya perangkapan fungsi/bagian padahal dapat

dikatakan PT. Kebayoran Pharma mempunyai volume yang besar dalam

sistem penjualannya. Keterbatasan juga ada pada orang-orang yang

dipercaya sangatlah sedikit, 1 orang yang dipercaya bisa dipercaya untuk

beberapa bagian/fungsi di PT. Kebayoran Pharma, sehingga

pekerjaanpun menjadi tidak fokus dan terbagi-bagi.


81

Bab VI

Penutup

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil evaluasi yang dilakukan, disimpulkan bahwa sistem

pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan yang diterapkan pada

PT. Kebayoran Pharma belum sesuai dengan teori. Hal ini dilihat dari

banyaknya ketidaksesuaian antara praktik di PT. Kebayoran Pharma dengan

teori yang ada, yaitu masih ada perangkapan fungsi antara bagian pembelian,

bagian penerimaan barang dan bagian perhitungan fisik merangkap menjadi

satu dengan bagian gudang, kurangnya dokumen dan catatan akuntansi yang

digunakan dalam sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi

persediaan sehingga data yang didapat tidak handal dan tidak dapat

dipertanggungjawabkan, pada struktur organisasi banyak yang belum sesuai

sehingga tidak dapat dipisahkannya tanggungjawab yang tegas, perhitungan

fisik persediaan dilakukan bukan oleh pihak yang independen tetapi

dilakukan oleh bagian gudang serta tidak adanya pemberian pendidikan

tambahan kepada karyawan agar selalu sesuai dengan tuntutan perkembangan

pekerjaannya. Banyak ketidaksesuaian tersebut memungkinkan untuk

terjadinya kesalahan pencatatan, penyelewengan dan pemborosan persediaan

barang serta tidak dapat dijaganya kekayaan perusahaan karena tidak dapat

dimonitor/dicek ketelitian dan keandalan data akuntansi persediaan pada PT.

Kebayoran Pharma.


82

B. Keterbatasan Penelitian

Penelitian yang dilakukan memiliki keterbatasan, yaitu tidak seluruh data dan

informasi dapat diberikan sepenuhnya oleh PT. Kebayoran Pharma,

contohnya sejarah PT. Kebayoran Pharma Yogyakarta, dokumen-dokumen

dan catatan-catatan akuntansi dari gudang dan bagian administrasi. Hal ini

disebabkan karena Kepala Cabang maupun karyawan banyak yang tidak

mengetahui mengenai sejarah perusahaannya dan dokumen serta catatan

tersebut tidak diperkenankan untuk diperbanyak atau diteliti.

C. Saran

Berdasarkan hasil evaluasi yang telah dilakukan dapat diberikan beberapa

saran, sebagai berikut:

1. PT. Kebayoran Pharma sebaiknya memperbaiki sistem pemisahan fungsi

yang diterapkan supaya sesuai dengan prinsip sistem akuntansi yang baku

yang meliputi pemisahan fungsi antara bagian pembelian,bagian

penerimaan barang dan bagian perhitungan fisik persediaan dengan

bagian gudang, setiap transaksi harus dilakukan oleh beberapa fungsi

serta perhitungan fisik persediaan harus dilaksanakan oleh suatu panitia

yang terdiri dari fungsi pemegang kartu perhitungan fisik, fungsi

penghitung, dan fungsi pengecek supaya bagian/fungsi yang ada terfokus

pada pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya sehingga data yang

dihasilkan dapat dipercaya kebenarannya dan persediaan barang terjamin

keamanannya serta menghindari adanya pencatatan yang sebenarnya tidak

terjadi.


83

2. PT. Kebayoran Pharma sebaiknya menambah beberapa dokumen dan

catatan akuntansi pendukung yang diperlukan, seperti surat permintaan

pembelian, surat permintaan penawaran harga, bukti pengembalian barang

ke gudang, laporan penerimaan barang, laporan pengiriman barang, kartu

perhitungan fisik dan bukti memorial untuk membuktikan penyesuaian

rekening persediaan sebagai akibat dari suatu transaksi. Untuk catatan

akuntansi yang perlu ditambah antara lain kartu barang berfungsi sebagai

identitas barang yang disimpan, kartu persediaan digunakan untuk

mencatat kuantitas dan harga pokok barang yang disimpan, kartu barang

hilang atau rusak untuk meningkatkan kualitas sistem akuntansi, jurnal

umum digunakan untuk mencatat jurnal harga pokok barang yang dijual

dan sebagai catatan akuntansi pertama. Hal ini diperlukan supaya

pencatatan menjadi lengkap dan dapat dipertanggungjawabkan

kebenaranya terhadap pencatatan persediaan barang di gudang serta

menghindari terjadinya manipulasi pencatatan. Untuk Surat Pesanan

Pelanggan dan Surat Pesanan sebaiknya tidak hanya 1 lembar supaya

dapat dipertanggungjawabkan dan jika hilang masih ada rangkap lain

yang dapat dijadikan bukti Surat Pesanan Pelanggan. Surat jalan pada

pendistribusian obat pada gudang sebaiknya tidak perlu karna tidak terlalu

berfungsi, surat jalan bisa diganti dengan faktur.

3. PT. Kebayoran Pharma sebaiknya mengubah prosedur pelaksanaan

perhitungan fisik persediaan. Perhitungan fisik harus ditingkatkan

menjadi dua kali dalam setahun supaya tidak terjadi penumpukan


84

pekerjaan pada akhir tahun dan pencatatan menjadi lebih mudah dan lebih

baik. Perhitungan fisik persediaan dilakukan oleh panitia penghitung fisik

persediaan dan dilakukan minimal dua kali dalam setahun. Panitia

penghitung fisik yang terdiri dari fungsi pemegang kartu penghitung fisik,

fungsi penghitung dan fungsi pengecek supaya meminimalkan kesalahan

perhitungan dan pencatatan persediaan serta adanya pemisahan

tanggungjawab yang tegas pada perhitungan fisik persediaan. Ketika

perhitungan fisik dilakukan oleh satu fungsi saja maka dapat

menimbulkan penyelewengan, kesalahan pencatatan dan kecurangan

dalam pencatatan dan mengelola penyimpanan persediaan di gudang.


85

DAFTAR PUSTAKA

Adikoesoema, R.Soemita, Achmad, Bachtiar. 1980. Sistem-sistem Akunting.

Bandung: Sinar Baru

Harnanto. 1987. Sistem Akuntansi. Yogyakarta: BPFE

Jogiyanto, H.M. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan

Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset

Jusup, A.H 1987. Dasar-dasar Akuntansi. Yogyakarta: BPFE

Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat

Mulyadi. 1990. Pemeriksaan Akuntan. Yogyakarta: BPFE

Alberta Pungky, Febriana. 2009. Evaluasi Sistem Akuntansi Persediaan.

Skripsi. USD, Yogyakarta


86

LAMPIRAN


87


88


89


90


91


skripsi - library.usd.ac.idlibrary.usd.ac.id/data pdf/f. ekonomi/akuntansi/082114015_full.pdf ·...

Documents