sistem pengelolaan arsip dan pendistribusian surat online

17
SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DAN PENDISTRIBUSIAN SURAT ONLINE RUMAH SAKIT LAVALETTE Oleh Ristiani Pertiwi

Upload: ristiani-pertiwi

Post on 18-Jan-2017

299 views

Category:

Documents


5 download

TRANSCRIPT

Page 1: SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DAN PENDISTRIBUSIAN SURAT ONLINE

SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DAN PENDISTRIBUSIAN SURAT ONLINE

RUMAH SAKIT LAVALETTE

OlehRistiani Pertiwi

Page 2: SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DAN PENDISTRIBUSIAN SURAT ONLINE

ARSIP• Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan

media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (UU No.43/2009)

• Arsip Manual• Arsip Elektronik

Page 3: SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DAN PENDISTRIBUSIAN SURAT ONLINE

BEFORE

SURAT MASU

K

SURAT KELUA

R

Page 4: SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DAN PENDISTRIBUSIAN SURAT ONLINE

Kelemahan 1. Tempat penyimpanan

yang terbatas, butuh ruang penyimpanan yang luas.

2. Pencarian kembali dokumen yang rumit

3. Dokumen mudah rusak

Kelebihan1. Tidak harus mampu

mengoperasikan komputer

2. Tidak tergantung terhadap aliran listrik

Saran1. Sistem pengelolaan arsip kombinasi

(manual & elektronik)2. Pengadaan rak sortir 3. Penggunaan Ms.Excel 4. Pengadaan Scanner

Page 5: SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DAN PENDISTRIBUSIAN SURAT ONLINE

AFTER

SURAT MASU

K

SURAT KELUA

R

Page 6: SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DAN PENDISTRIBUSIAN SURAT ONLINE

Kelebihan 1. Pengarsipan lebih teratur

dan akurat2. Mudah untuk diterapkan3. Efisiensi waktu dalam

pencarian kembali 4. Memperkecil

kemungkinan kerusakan dokumen

5. Mudah dalam melakukan recovery dokumen

Kelemahan 1. Banyak waktu yang

digunakan2. Pengaruh dengan

adanya virus3. Memerlukan harddisk

yang berkapasitas besar

Page 7: SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DAN PENDISTRIBUSIAN SURAT ONLINE

PENDISTRIBUSIAN DOKUMEN

• Mendistribusikan dokumen adalah membagikan/meyalurkan data/informasi ke orang/bagian yang membutuhkan.

Cara Mendistribusikan Dokumen: • Intern : pendistribusian dengan dibagikan secara

langsung kepada pihak-pihak yang memerlukan dengan menggunakan buku ekspedisi intern sebagai bukti bahwa yang bersangkutan telah menerima dokumen tersebut.

Page 8: SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DAN PENDISTRIBUSIAN SURAT ONLINE

Kelemahan 1. Inefisiensi waktu2. Menghabiskan banyak

kertas serta biaya Fotocopy

Kelebihan1. Penerima jelas2. Rahasia terjaga

SaranPenggunaan aplikasi MsgPopUp

Page 9: SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DAN PENDISTRIBUSIAN SURAT ONLINE

• MsgPopUp adalah satu perisai komunikasi antara rangkaian (LAN) ynag dibangun oleh Taejun Park tahun 2004. MsgPopUp merupakan aplikasi pada komputer yang digunakan untuk mengirim pesan dari komputer lain, dan aplikasi ini bukan hanya sekedar kirim mengirim pesan, bisa juga digunakan untuk mengirim gambar, video dan file-file lainya.

Page 10: SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DAN PENDISTRIBUSIAN SURAT ONLINE

1. Download aplikasinya kemudian ekstrak (caranya klik kanan –> Extract Here)

2. Double klik MsgPopup.exe. Nah di panel atas akan muncul icons warna hijau dengan tulisan “MSG”

Page 11: SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DAN PENDISTRIBUSIAN SURAT ONLINE

3. Setting aplikasi Msgpopup berada di pojok kiri atas (gambar roda). Jika di klik akan muncul jendela dialog Setup : Tab Network (isikan jika IP Address statis), Group Name dan User Name diisi untuk identifikasi User dan Group.Tab Sound : untuk setting notifikasi suara apabila menerima message atau kiriman file.

Page 12: SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DAN PENDISTRIBUSIAN SURAT ONLINE

4. Cara Chatting

Page 13: SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DAN PENDISTRIBUSIAN SURAT ONLINE

5. Cara Mengirim File•Tentukan User yang akan dikirim file dengan cara double klik Nama User yang berada di kiri atas aplikasi PopUp•Klik tanda yang diberi tanda•Buka Folder dimana attachment file berada akan dikirim•Klik open lalu oke –> File siap dikirim•Klik Send

Tanda untuk melampirkan file

Page 14: SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DAN PENDISTRIBUSIAN SURAT ONLINE

5. Cara menerima file•Jika ada pesan masuk jendela MsgPopUp langsung terbuka

Tanda bahwa ada pesan masuk

Page 15: SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DAN PENDISTRIBUSIAN SURAT ONLINE

6. Cara mendownload file •Double klik pada area atas, file akan langsung terbukaFile akan terkirim akan tersimpan di folder /Msgpopup/down

Page 16: SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DAN PENDISTRIBUSIAN SURAT ONLINE

Kelebihan : • Lebih cepat terdistribusikan • Efisien waktu• Tepat sasaran • Aplikasi gratis• RinganKelemahan • Penerima kurang jelas• Rentan Virus

Page 17: SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DAN PENDISTRIBUSIAN SURAT ONLINE

[email protected]

SEKIAN