sistem manajemen service mobil

RANCANGAN SISTEM MANAJEMEN INFORMASI

AGUNG KENCANA SERVIS

Oleh :

Nyoman Binada Pusaka Roynaya 100010692

I Komang Padma Santika 100010565

I Gst Agung Dwi Antara Putra 100010562

I Made Rana Adiwiguna 100010419

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN

TEKNIK KOMPUTER

STIKOM BALI

2012

i

KATA PENGANTAR

Om Swastiastu,

Puji syukur penulis panjatkan kehadapan Tuhan Yang Maha Esa karena telah

melimpahkan segala rahmat-Nya. Sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan yang berjudul

“Rancangan Sistem Informasi Agung Kencana Servis ”.

Tidak ada sesuatu yang sempurna, oleh karena itu apa yang terdapat dalam makalah ini

masih banyak kekurangan, maka penulis sangat mengharapkan kritik dari pembaca.

Diharapkan semoga makalah ini dapat digunakan dan sekiranya bermanfaat bagi para

pembaca pada umumnya.

Om, Santi, Santi, Santi, Om

ii

DAFTAR ISI

COVER JUDUL......................................................................................................................................... i

KATA PENGANTAR............................................................................................................................... ii

DAFTAR ISI............................................................................................................................................. iii

BAB I..........................................................................................................................................................1

PENDAHULUAN......................................................................................................................................1

1.1 Latar Belakang................................................................................................................................1

1.2 Tujuan..............................................................................................................................................1

BAB II........................................................................................................................................................2

PEMBAHASAN.........................................................................................................................................2

2.1 Sistem Manajemen Service Mobil “Agung Kencana Servis”.......................................................2

2.2 Identifikasi Table Proses Yang Diusulkan.....................................................................................3

2.3 Analisis Kebutuhan Data................................................................................................................7

2.4 Software yang digunakan..............................................................................................................12

2.5 Rancangan Menu...........................................................................................................................13

2.6 Context Diagram............................................................................................................................26

BAB III.....................................................................................................................................................27

PENUTUP................................................................................................................................................27

3.1 Kesimpulan....................................................................................................................................27

iii

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

PT. AGUNG KENCANA SERVIS adalah perusahaan yang bergerak dibidang jasa

perbaikan dan perawatan kendaraan roda empat. Untuk mengantisipasi perkembangan teknologi

informasi serta berkembangnya perusahaan,maka diperlukan suatu pengelolaan atau manajemen

perusahaan yang baik dan peningkatan sumber daya manusia.

Seiring pesatnya perkembangan bisnis dalam segala bidang, akhir –akhir ini menuntut

adanya suatu penyesuian diadalam penyajian informasi untuk para pengambil keputusan dan

diperlukan pengembangan sebuah system. Ini dapat diartikan menyusun suatu system yang lama

secara keseluruhan atau bertahap atau memperbaiki sistm yang sudah ada.

1.2 Tujuan

Tujuan perlu dibuatnya sebuah system manajemen informasi Agung Kencana Servis

adalah sebagai berikut :

a. Mempelajari dan menganalisa suatu kebutuhan akan perkembangan system pada PT.

AGUNG KENCANA SERVIS.

b. Melakukan pembahasan , perancangan dan pengembangan system.

1

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Sistem Manajemen Service Mobil “Agung Kencana Servis”

Proses bisnis service mobil Agung Kencana dimulai ketika pelanggan membawa

mobilnya untuk diservice. Pelanggan dilayani oleh petugas service advicer dengan meminta

STNK dan kunci mobil. Informasi direkam/dicatat tentang identitas mobil meliputi merk,

model, no STNK, no Rangka, tanggal registrasi. Serta identitas pelanggan berupa id_pelangan,

nama, alamat, tgl lahir dll. Kemudian service advisor menanyakan keluhan pelanggan dan

dicatat.

Selanjutnya service advisor menyerahkan kunci mobil kepada kepala mekanik guna dicek

tentang kerusakan mobil tersebut. Setelah kerusakan dicek oleh kepala mekanik lalu informasi

disampaikan kepada service advisor tentang kerusakan mobil dan dicatat tentang komponen yang

perlu diganti dalam sebuah lembar item kerja serta biaya yang dibutuhkan.

Lalu petugas service advicer mengkofirmasi kepada pelanggan apakah pelanggan ingin

melakukan perbaikan sesuai dengan lembar item kerja dan biaya yang dibutuhkan.jika tidak

maka pelanggan bisa memilih untuk service saja tanpa melakukan pergantian komponen dengan

biaya yang lebih sedikit.

Jika ia, maka service advicer akan membuat work order rangkap 3 dan diserahkan

kepada mekanik bengkel rangkap 2 .rangkap 1 deserahkan kepada pelanggan Lalu mekanik

bengkel meminta suku cadang kebagian gudang dengan melampirkan work order.

Petugas bagian gudang menyiapkan suku cadang dan membuat nota tentang pengambilan

parts dan bahan – bahan /NPPB sebanyak 2 rangkap .

Setelah mekanik bengkel menerima suku cadang dari bagian gudang, maka mekanik

bengkel langsung melakukan service dan memperbaiki mobil serta pergantian komponen sesui

dengan permintaan kerja.

2

Setelah selesai melakukan service dan perbaikan lalu diserahkan kepada kepala mekanik

guna dillakukan test drive mengecek apakah service benar – benar selesai dengan baik.Jika sudah

maka mobil kembali diserahkan kepada pelanggan . lalu pelanggan akan melakukan pembayaran

di bagian keuangan. Petugas bagian keuangan menerima pembayaran dari pelanggan dan

membuat faktur bengkel 3 rangkap .

Yang terakhir adalah bagian akutansi yaitu membuat jurnal penerimaan kas setelah

menrima faktur bengkel 2 rangkap dari bagian keuangan.dan bagian keungan membuat laporan

penerimaan kas ke direktur setiap akhir periode.

2.2 Identifikasi Table Proses Yang Diusulkan

No Nama Proses Uraian Proses Data Yang

Digunakan

1 Melayani

Pelanggan

Pelanggan datang meminta service.

Petugas service advicer meminta STNK

dan kunci mobil.

Service advicer memasukan data pelanggan

dan mobil.

Menanykan keluhan kepada pelanggan

Mencatat kleuhan.

Data pelanggan dan mobil disimpan dalam

computer.

Data mobil

Data pelanggan

Keluhan

pelanggan

2 Mengecek

mobil

Kunci mobil diserahkankepada kepala

mekanik oleh service advicer.

Kepala mekanik melakukan pengecekan

mobil.

Data mobil

Data pelanggan

3 Konfirmasi ke

pelanggan

tentang

kerusakan

Service advicer menanyakan apakah

pelanggan ingin mengganti komponen

yang rusak atau tidak .

Data kerusakan

mobil

Data Work order

3

mobil

4 Membuat Work

Order

Service advicer menerima konfirmasi

tentang kerusakan mobil dari kepala

mekanik.

Memilih Work order.

Work order ditampilkan dalam layar

computer.

Menambah service.

Menampilkan layar WO detail dan tambah

service pada computer.

Memilih jenis service dan simpan dalam

computer.

mencetak work order 3 rangkap.

WO rangkap 1 kepada pelanggan.

WO rangkap 2 kepada mekanik bengkel.

WO 3 arsip.

mengotorisasi work order.

Perintah kerja

Jenis service

5 Meminta suku

cadang

Mekanik bengkel menerima WO rangkap 2

dari Service advicer.

Meminta suku cadang ke bagian gudang

dengan melampirkan work order.

Data WO

Data detail

service

6 Menyiapkan

suku cadang

Bagian gudang menyiapkan suku cadng

setelah ada permintaan dari mekanik

bengkel.

Meminta suku cadang di gudang.

Memberikan suku cadang ke mekanik

bengkel.

Membuka menu work order dan tampilkan

dalam layar computer.

Tambah barang.

Pada hlayar computer tampilkan WO detail

Data suku

cadang

Data work order

(data service)

4

/tambah sparepart.

Bagian gudangmemeilih jenis sparepart.

Simpan data suku cadang dalam computer

dan mengurangi persediaan suku cadang.

Membuat nota pengambilan parts dan

bahan /NPPB sebanyak 2 rangkap.

Mengotorisasi NPPB .

Membuka laporan pengeluaran sparepart

dan tampilkan daalm layar computer.

Bagian gudang memilih periode, jenis

laporan. Computer cetak laporan.

7 Melakukan

perbaikan dan

service mobil

Mekanik bengkel menerima suku cadang

dari bagian gudang.

Menerima NPPB rangkap 1.

Melakukan service dan perbaikan sesuai

dengan perintah kerja

Data work order

(data service)

8 Melakukan test

drive

Mekanik bengkel selesai

melakukanperbaikan lalu kepala meanik

melkukan test drive .

Menerima kunci mobil dan STNK dari

bengkel mekanik.menegecek dan

melakukan test drive.

Memberikan kunci mobil dan STNK

kepada seervice advicer.

Mobil

9 Menerima

pembayaran

Bagian keuangan menerima kunci

mobildan STNK dari kepala mekanik.

Pelanggan membayar.

Bagian keuangan menerima uang,

menampilakan menu pembayaran dalam

layar computer.

Data pelanggan

Data work order

(data service)

5

Memilih jenis pembayaran dan memasukan

uang.

Computer menghitung jumlah kembalian

uang.

Mencdeetak faktur bengkel sebanyak 3

rangkap.

Faktur bengkel rangkap 1 pada pelanggan

+ kunci mobil dan STNK.

Rangkap2 kebagian akutansi.

Rangkap 3 arsip bagian keuangan.

10 Membuat

jurnal

Menerima faktur pembayaran rangkap 2

dari bagian keuangan.

Memilih JPK dan menampilkannya dalam

layar computer.

Memilih periode dan cetak jurnal.

Mengarsip faktur bengkel rangkap 2.

Data pelanggan

Data work order

(data service)

Data pembayaran

11 Membuat

laporan

penerimaan kas

Bagian keuangan membuka menu JPK dan

tampikan dalam layar computer menu JPK.

Meilih periode dan cetak laporan

penerimaan kas.

Bagian keuangan menyerahkan laporan

penerimaankas ke direktur.

Laporan

penerimaan kas.

Laporan

keuangan.

Laporan

karyawan.

Laporan

sparepart

Laporan data

pelanggan

2.3 Analisis Kebutuhan Data

No Data Atribut Keterangan

6

1 Karyawan NIK

Nama_karyawan

Tanggal_lahir

Alamat

No_telp

Nomer induk karyawan

terdiri dari dua field nama

bagian, empat field tahun

karyawan masuk, dua field

bulanan karyawan masuk,

dua field nomer urut seperti

DK20101201.

Nama karayawan.

Tanggal lahir karaywan.

Jenis kelamin karyawan.

Alamat karyawan.

Nomer telepon karyawan.

2 User NIK

Password







DK20101201.

Password berupa angka atau

karakter

3 Pelanggan kd_pelanggan

nama_pelanggan

alamat

no_tlp

kode pelanggan sebagai

primary key (auto

increment)

nama pelanggan.

Alamat pelanggan.

Nomer telepon pelanggan.

4 Mobil no_polis

kd_pelanggan

no_rangka

no_mesin

nomer polisi sebagai

primary key.

Kode pelanggan sebagai

foreign key(auto icrement).

7

merk

tahun_pembuatan

Nomer rangkamobil

pelanggan.

Nomer mesin mobil.

Merek sebagai foreign key

(auto iincrement).

Tahun tahun pembuatan

mobil

5 Work Order no_wo

tanggal

no_polisi

nik

km_akhir

status

no work order sebagai

primary key. Terdiri dari

dua field nama traansaksi,

dua field tahun pembuatan,

dua field bulan pembuatan,

tiga field nomer urut.

Seperti WO20222011001.

Tangal pembuatan work

order.

kode pelanggan (auto

increment).







MK20101201.

Kilometer akhir mobil.

Status work order

transaksinya sudah selesai

apa belum ( close apa open).

6 Barang kd_barang

kd_merk

kode barang sebagai

primary key, kode merk

8

nama_barang

harga_barang

stok

status

sebagai foreign key.

Kode merk (auto

increment).

Nama barang.

Harga barang.

Stok barang.

Status barang diaprove oleh

direktur atau tidak.

7 Detail_Barang kd_detail_barang

no_wo

kd_barang

jumlah_barang

harga_barang

kode detai barang (primary

key).








Kode barang.

Jumlah barang.

Harga barang.

8 Service kd_service

nama_service

harga

status

kode service sebagai

primary key (auto

increment).

Nama service.

Harga service.

Status service, diaprove oleh

direktur atau tidak.

9 Detail_Service kd_detail_service

no_wo

kd_service

jumlah_service

kode detai service (auto

increment).



9

harga_service dua field nama traansaksi,





Kode service (auto

increment).

Jumlah service.

Harga service

10 Faktur_Pembayaran no_faktur

no_wo

tanggal

tipe_pembayaran

bayar

nomer faktur sebagai

primary key terdiri dari dua

field nama tranaksi, dua

field tahun pembuatan, dua

field bulan pembuatan, tiga

field no urut. Contoh

FA000123.








Tanggal pembayaaaran.

Tipe pembayaran sperti kes,

bon, asuransi.

Uang yang dibayar.

11 Detail_Pembayaran no_faktur

bayar

lunas


foreign key terdiri dari dua



10



FA000123.

Uang yang dibayar.

Transaksi slelesai.

12 Jurnal kd_jurnal

no_faktur

tgl

kode jurnal sebagai primary

key terdiridari tiga field

nama jurnal, dua field tahun

jurnal, dua field bulan

juranal, tiga field nomer

urut. Contoh JPK1101101.







FA000123.

Tanggal pembuatan jurnal.

13 Detail_Jurnal kd_jurnal

value

type

kode jurnal sebagia primary

key, terdiridari tiga field

nama jurnal, dua field tahun

jurnal, dua field bulan

juranal, tiga field nomer

urut. Contoh JPK1101101.

Nilai (uang

service,sparepart, kas dll).

Tipe pemasukan.

14 Lpk kd_lpk

no_faktur

tgl

kode penerimaan kas

sebagai primary key (auto

increment).

11

tipe_pembayaran

jurnal_kas







FA000123.

Tanggal laporan penerimaan

kas.

Tipe pembayaran.

Uang yang ditrima.

2.4 Software yang digunakan

a. Visual Studio 2008

Microsoft SQL Server 2000 adalah sistem manajemen database relasional (RDBMS)

yang dirancang untuk aplikasi dengan arsitektur client/server. Istilah client, server, dan

client/server dapat digunakan untuk merujuk kepada konsep yang sangat umum atau hal yang

spesifik dari perangkat keras atau perangkat lunak. Pada level yang sangat umum, sebuah client

adalah setiap komponen dari sebuah sistem yang meminta layanan atau sumber daya (resource)

dari komponen sistem lainnya. Sedangkan sebuah server adaah setiap komponen sistem yang

menyediakan layanan atau sumber daya ke komponen sistem lainnya.

b. SQL server 2000

Microsoft Visual Studio merupakan sebuah perangkat lunak lengkap yang dapat

digunakan untuk melakukan pengembangan aplikasi, baik aplikasi bisnis, aplikasi personal

maupun komponen aplikasinya, dalam bentuk aplikasi console, aplikasi windows, ataupun

aplikasi Web. Visual Studio mencakup compiler, SDK, Intgreted Development Environment

(IDE), dan dokumentasi (umumnya berupa MSDN Library). Compiler yang dimasukkan ke

dalam paket Visual Studio antara lainVisual C++, Visual C#, Visual Basic, Visual Basic.NET,

Visual InterDev, Visual J++, Visual J#, Visual FoxPro, dan Visual SourceSa.

2.5 Rancangan Menu

12

a. Rancangan Menu Login

Tombol login untuk masuk ke halaman home

b. Rancangan Menu Home

Dalam halaman home ada beberapa menu pilihan antara lain: Home, Master, Bengkel dan

Laporan.

c. Rancangan Menu Master

13

Dalam menu master terdapat 4 pilihan, antara lain: Pelanggan, Karyawan, Servis, Data

barang.

Pelanggan

Form Pelanggan

Tombol add untuk menambah data pelanggan

Kotak kecil / checkbox untukmemilih data yang ingin dihapus atau diedit.

Tombol edit untuk mengubah data pelanggan.

Tombol delete untuk menghapus data pelanggan.

14

Form Tambah Pelanggan

Bila tombol add pada form sebelumnya diklik, maka akan tampil form seperti diatas.

Exit untuk keluar dari form tambah pelanggan dan kembali ke form pelanggan.

Save untuk menyimpan data pelanggan hyang baru.

Karyawan

Form Karyawan

Add untuk menambah data karyawan.

Checkbox dicentang untuk memilih data karyawan yang ingin dihapus atau diedit.

Edit untuk mengubah data karyawan.

Delete untuk menghapus data karyawan.

15

Form Tambah Karyawan

Bila tombol add pada form karyawan diklik, maka akan tampil form seperti diatas.

Tombol Exit untuk keluar dari form tambah karyawan dan kembali ke form

karyawan.

Save untuk menyimpan data karyawan yang baru.

Servis

Form Servis

16

Dalam form servis terdapat beberapa pilihan servis yang sudah disertakan dengan

harga sesuai ketentuan bengkel.

Tombol add untuk menambah data servis.

Form Tambah Servis

Bila tombol add pada form servis diklik, maka akan tampil form seperti diatas.

Tombol Exit untuk keluar dari form tambah servis dan kembali ke form servis.

Save untuk menyimpan data servis yang baru.

Data Barang

17

Dalam form barang terdapat beberapa data barang yang juga sudah disertakan dengan

harga sesuai ketentuan bengkel.

Tombol add untuk menambah data servis.

Form Tambah barang

Bila tombol add pada form barang diklik, maka akan tampil form seperti diatas.

Tombol Exit untuk keluar dari form tambah barang dan kembali ke form servis.

18

Save untuk menyimpan data barang yang baru.

d. Rancangan Menu Bengkel

Dalam menu master terdapat 2 pilihan, antara lain: Work Order dan Pembayaran.

Work Order

19

Dalam menu work order ini terdapat beberapa work order servis yang sudah di pesan

sebelumnya oleh pelanggan, jika status work order adalah “open” maka work order

tersebut belum dikerjakan dan kita bisa melihat rincian work order tersebut dengan

mengklik “open”.

Dalam halaman ini juga terdapat tombol add yang berfungsi untuk menambah work

order.

Form Tambah Work Order

Bila tombol add pada form work order diklik, maka akan tampil form seperti diatas.

Form ini berfungsi untuk menambah work order. Dalam form ini juga disertakan

tombol add servis untuk menambah servis dan add sparepart untuk menambah

sparepart.

Form Tambah Servis Berdasarkan Work Order

20

Bila tombol add servis pada form tambah work order diklik, maka akan tampil form

seperti diatas.

Tombol Exit untuk keluar dari form add servis dan kembali ke form tambah work

order.

Save untuk menyimpan data servis.

Form Tambah Sparepart Berdasarkan Work Order

21

Bila tombol add sparepart pada form tambah work order diklik, maka akan tampil

form seperti diatas.

Tombol Exit untuk keluar dari form add sparepart dan kembali ke form tambah work

order.

Save untuk menyimpan data servis.

Pembayaran

Halaman pembayaran ini berfungsi untuk melihat daftar servis yang sudah selesai dan

harus dilunasi oleh pelanggan. Jika statusnya “open” berarti belum lunas dan jika

statusnya “closed” berarti sudah lunas. Untuk melihat detail transaksi kita tinggal

mengklik “open” pada status dan kita akan melihat halaman detail transaksi seperti

dibawah ini .

22

Detail Transaksi

e. Rancangan Menu Laporan

Dalam menu master terdapat 4 pilihan, antara lain: JPK, LPK, Sparepart dan Servis.

23

JPK

Halaman JPK berfungsi untuk melihat laporan “jurnal penerimaan kas”

Tombol cetak untuk mencetak laporan tersebut.

LPK

Halaman LPK berfungsi untuk melihat “laporan penerimaan kas”


24

Sparepart

Halaman sparepart berfungsi untuk melihat “laporan pengeluaran sparepart”


Servis

Halaman servis berfungsi untuk melihat “laporan servis”


25

2.6 Context Diagram

26

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Dengan selesainya seluruh kegiatan analisis, perencanaan,dan implementasi sistem maka

dapat diambil kesimpulan seperti berikut:

a. Dengan diterapkannya sistem informasi yang baru di dalam Bengkel Agung Kencana

Servis, maka dapat menghemat waktu dalam memasukkan data transaksi dan pembuatan

laporan keuangan dengan menghasilkan data yang lebih maksimal.

b. Dengan adanya sistem yang baru, perusahaan dapat memperoleh laporan manajerial dari

data transaksi dan laporan keuangan pada Bengkel Agung Kencana Servis dengan lebih

cepat dan akurat serta dapat membantu pimpinan dalam pengambilan keputusan.

c. Sistem baru yang penulis usulkan memiliki beberapa kelebihan antara lain:

Data lebih aman tersimpan di dalam komputer dibandingkan dengan dibuat di

kertas dan disimpan di dalam dokumen, karena tidak semua orang dapat

menggunakan aplikasi tanpa mengetahui nama user dan password, sehingga data

perusahaan dapat dijaga kerahasiaannya.

Sistem yang baru dibuat sesederhana mungkin untuk memudahkan dalam

penggunaannya, tujuannya agar kerja karyawan lebih cepat dan mengerti cara

penggunaannya.

27

sistem manajemen service mobil

Documents