sistem informasi perusahaan - viewords.files.wordpress.com · services, properti, pabrik, peralatan...
TRANSCRIPT
Sistem Informasi Perusahaan9. The Acquisition/Payment Business Process
Ratih Dyah Kusumastuti
Source: Dunn et al. (2006)
Outline
� Pengantar
� Proses bisnis akuisisi/pembayaran pada sistem nilai & rantai nilai perusahaan
Model REA tingkatan proses bisnis dari proses
2
� Model REA tingkatan proses bisnis dari proses akuisisi/pembayaran
� Kebutuhan informasi dan ukuran pada proses akuisisi/pembayaran
� Relationship queries pada proses akuisisi/pembayaran
Pengantar
� Proses bisnis akuisisi/pembayaran kadang disebut juga sebagai:
� Expenditure transaction cycle (siklus
3
� Expenditure transaction cycle (siklus transaksi pengeluaran/pembelanjaan)
� Pembelian untuk membayar mega-process
� Untuk mengidentifikasi proses ini pada suatu perusahaan, harus dilihat substansinya
Proses akuisisi/pembayaran
� Siklus transakasi akuisisi/pembayaran mencakup segala aktivitas yang berkaitan dengan pembayaran, perawatan (maintaining) dan pembayaran untuk barang/jasa yang dibutuhkan perusahaan� Pembelian bahan mentah, component part� Pembelian/pembayaran utilities, supplies, asuransi, perbaikan,
4
� Pembelian/pembayaran utilities, supplies, asuransi, perbaikan, perawatan, penelitian & pengembangan, professional & legal services, properti, pabrik, peralatan
� Proses yang merupakan kasus khusus dari proses akuisisi/pembayaran tetapi biasanya dianggap sebagai proses terpisah:� Human resources business process (akuisisi dan pembayaran
tenaga kerja)� Financing business process (akuisisi dan pembayaran modal
finansial)
Proses akuisisi/pembayaran pada sistem nilai perusahaan
5
Pada tingkatan ini, proses akuisisi/pembayaran adalahtitik kontak antara perusahaan dan pemasok-pemasoknya (vendors).
Proses akuisisi/pembayaran pada rantai nilai perusahaan (1)
� Tingkatan rantai nilai menjelaskan tentang interface antara proses akuisisi/pembayaran dengan proses bisnis lainnya
Tujuan utama dari proses akuisisi/
6
� Tujuan utama dari proses akuisisi/ pembayaran adalah untuk menyediakan berbagai resources yang dibutuhkan proses-proses bisnis lainnya pada saat mereka membutuhkannya
Proses akuisisi/pembayaran pada rantai nilai perusahaan (2)
� Tujuan utama dapat dipecah lagi menjadi beberapa sasaran:� Membeli barang/jasa dari reliable vendors� Membeli barang/jasa dengan kualitas tinggi atau paling tidak
dengan kualitas yang diinginkan
7
dengan kualitas yang diinginkan� Membeli barang/jasa dengan harga terbaik� Hanya membeli barang/jasa yang legal � Menyediakan resources pada saat perusahaan
membutuhkannya� Hanya menerima barang yang dipesan saja� Memonitor barang yang diterima agar tidak hilang, dicuri
dan rusak� Membayar barang yang diterima sesuai jadwal & tujuan
penerimaannya
Proses akuisisi/pembayaran pada rantai nilai perusahaan (3)
Rantai nilai parsial untuk suatu produsen (manufacturer)
8
(manufacturer)
Rantai nilai parsial untuk suatu distributor
REA Acquisition/Payment Business Process Level Pattern
9
REA Acquisition/Payment Business Process Level Pattern: Operating Assets
10
Instigation Events pada Pengeluaran/ Pembelanjaan (Expenditures)
� Biasanya dimulai secara internal; dipicu oleh suatukebutuhan
� Mungkin pula dipicu secara eksternal, contoh: kebutuhanbaru dirasakan setelah adanya kunjungan pemasok
� Agen internal yang terlibat dalam instigation events pada
11
� Agen internal yang terlibat dalam instigation events padasiklus akuisisi biasanya adalah department supervisors(yang meng-identifikasi adanya kebutuhan danmengotorisasi pengeluaran/pembelanjaan) dan purchasing agent (yang memproses daftar permintaan)
� Agen eksternal yang terlibat dalam instigation events padasiklus akuisisi biasanya adalah pemasok
� Untuk tujuan instigation events, biasanya tidak diperlukanidentifikasi suatu barang/jasa secara spesifik; informasitentang tipe barang/jasa yang dipromosikan biasanyasudah cukup
Purchase/Requisition Event
� Adalah suatu instigation event yang secara keseluruhan bersifat internal; biasanya melibatkan seorang department supervisor yang mengidentifikasi suatu kebutuhan akan barang/jasa dan mengkomunikasikan kebutuhan tersebut pada
12
mengkomunikasikan kebutuhan tersebut pada purchasing department
� Biasanya dilambangkan dengan dokumen daftar permintaan pembelian (purchase requisition document) atau layar data entry yang merangkum infromasi tentang event ini (contoh: department supervisor dan purchasing agent mana yang berpartisipasi, tanggal permintaan, tanggal dibutuhkannya barang/jasa, barang/jasa apa yang dibutuhkan, sumber/pemasok yang direkomendasikan, dst)
Purchase Requisition
13
Relational Tables Encompassing Purchase Requisition Event
14
Mutual Commitment Events pada Proses Akuisisi/Pembayaran
� Melibatkan suatu perusahaan dan mitra bisnis eksternalnya yang bersama-sama menyetujui pertukaran resources pada suatu waktu tertentu di masa depan
� Tidak selalu terjadi pada suatu waktu diskrit; sering melibatkan serangkaian aktivitas Agen internal yang terlibat biasanya adalah purchasing agents
15
� Agen internal yang terlibat biasanya adalah purchasing agents� Agen eksternal yang terlibat biasanya adalah pemasok� Untuk tujuan mutual commitment events, biasanya tidak
diperlukan identifikasi suatu barang/jasa secara spesifik; informasi tentang tipe barang/jasa yang dipromosikan biasanya sudah cukup
� Idealnya, perusahaan ingin dapat melacak mutual commitment events dan instigation events yang memicunya
Purchase Order Event
� Adalah suatu mutual commitment event dimana pemasok sepakat untuk menyediakan barang bagi perusahaan, dan perusahaan sepakat untuk membayar barang tersebut dengan harga tertentu
Biasanya dilambangkan dengan suatu dokumen
16
� Biasanya dilambangkan dengan suatu dokumen pesanan pembelian (purchase order document) or layar data entry yang merangkum informasi tentang event ini (contoh: tanggal pemesanan,tanggal pengiriman yang dijanjikan, cara pembayaran, jumlah uang, pemasok dan purchasing agent mana yang berpartisipasi, produk mana yang dipesan, dst.)
Rental Order Event
� Adalah suatu mutual commitment event, dimana pemasok sepakat untuk mentransfer kepemilikan atas suatu barang untuk suatu jangka waktu tertentu dan memberikan hak pada perusahaan untuk menggunakan barang untuk tujuan tertentu; sebagai
17
menggunakan barang untuk tujuan tertentu; sebagai imbalannya perusahaan sepakat untuk membayar pada harga yang ditentukan
� Biasanya dilambangkan dengan suatu rental contract document yang merangkum informasi tentang kesepakatan tersebut (contoh: tanggal kontrak, jumlah uang, barang yang disewakan, periode sewa, cara pembayaran, pemasok dan purchasing agentyang berpartisipasi, dst.)
Service Order Event
� Adalah suatu mutual commitment event, dimana pemasok sepakat untuk melakukan satu atau lebih jasa untuk suatu perusahaan selama jangka waktu yang disetujui dan dibayar oleh perusahaan dengan harga yang disepakati
18
harga yang disepakati
� Biasanya dilambangkan dengan suatu service contract document yang merangkum informasi tentang kesepakatan tersebut (contoh: tanggal kontrak, jumlah uang, jasa yang akan diberikan oleh pemasok, jangka waktu pelaksanaan, cara pembayaran, purchasing agent dan pemasok mana yang berpartisipasi, dst.)
Purchase Order
19
Relational Tables Encompassing Purchase Order Event
20
Economic Increment Eventspada Siklus Akuisisi
� Merepresentasikan penerimaan barang atau jasa olehperusahaan sebagai imbalan atas pemberian resource lain (biasanya uang)
� Tidak selalu terjadi pada suatu waktu diskrit; dapat melibatkanserangkaian aktivitas aliran kerjaResources dapat berbeda untuk berbagai jenis bisnis yang
21
� Resources dapat berbeda untuk berbagai jenis bisnis yang berbeda� Inventory (Inventory type dapat menggantikan Inventory), Jasa
(Tipe Jasa bisa menggantikan Jasa, penggunaan asset secarasementara (seperti pada kasus penyewaan))
� Agen internal yang terlibat biasanya adalah purchasing agentsdan receiving clerks
� Agen eksternal yang terllibat biasanya adalah pemasok atauvendors
Purchase (aka Acquisition) Event
� Adalah suatu economic increment event, dimana kepemilikan atas satu atau lebih barang ditransfer dari suatu pemasok ke perusahaan. Transfer dapat terjadi secara langsung (purchasing agent pergi membeli kertas ke toko peralatan kantor) atau dengan cara dikirim (pemasok mengirimkan barang pada perusahaan)
22
perusahaan) � Biasanya dilambangkan dengan suatu receiving report
document atau layar data entry yang merangkum informasi tentang transfer kepemilikan (contoh: tanggal, jumlah uang, barang yang ditransfer kepemilikannya, cara pembayaran, purchase agent dan pemasok mana yang berpartisipasi, dst. Informasi tentang supplier invoice juga dapat disertakan, tetapi tidak boleh digunakan sebagai representasi eksklusif dari eventini (karena biasanya terdapat perbedaan waktu antara transfer dan penerimaan supplier invoice)
Rental Acquisition Event
� Adalah economic increment event, dimana kepemilikan atas barang ditransfer oleh pemasok kepada perusahaan untuk jangka waktu, dan maksud serta harga yang disepakati
Biasanya terjadi untuk suatu jangka waktu tertentu
23
� Biasanya terjadi untuk suatu jangka waktu tertentu
� Biasanya dilambangkan dengan dokumen atau layar data entry yang merangkkum informasi tentang transfer kepemilikian barang dari pemasok ke perusahaan dan juga pengembalian barang kepada pemasok (contoh: tanggal, waktu, nama barang, pemasok dan karyawan yang terlibat, dst.)
Service Acquisition Event
� Adalah economic increment event, dimana suatu pemasok melakukan satu atau beberapa jenis jasa untuk perusahaan
� Dapat untuk jangka waktu atau suatu waktu tertentu
24
Dapat untuk jangka waktu atau suatu waktu tertentu
� Biasanya dilambangkan dengan dokumen yang mengindikasikan penerimaan jasa (atau yang ekivalen dengan layar data entry) yang merangkum informasinya (contoh: tanggal, waktu, jenis jasa yang disediakan, pemasok dan karyawan yang terlibat, mungkin pula beberapa catatan tentang mutu jasa yang diberikan, dst.)
Receiving Report
25
Vendor (Supplier) Invoice
26
Relational Tables Encompassing Purchase Event
27
Economic Decrement Eventspada Siklus Akuisisi
� Hampir selalu merupakan Cash Disbursement Event� Adalah suatu economic decrement event, dimana perusahaan
mentransfer kepemilikan atas uang (atau yang ekivalen) padapemasok
� Biasanya dilambangkan dengan suatu cek atau dokumendisbursement voucher atau layar data entry yang merangkum
28
disbursement voucher atau layar data entry yang merangkuminformasi tentang tentang event ini (contoh: tanggal, jumlah uang, pemasok yang menerima uang, karyawan yang melakukanotorisasi pembayaran, akuisisi atau event lain dimana terjadi cash disbursement, dst.)
� Resource biasanya adalah uang (type-level resource – biasanyaadalah suatu daftar cash accounts yang dimiliki perusahaan)
� Agen internal yang terlibat biasanya asalah kasir, accounts payable clerks, atau karyawan keuangan lainnya
� Agen eksternal yang terlibat biasanya adalah pemasok atauvendors
Disbursement Voucher
29
Relational Tables Encompassing Cash Disbursement Event
30
Economic Increment Reversal Events
� Adalah suatu events dimana economic increment events yang terjadi sebelumnya dibalikkan atau ditiadakan
� Walaupun mekanismena serupa, events tersebut secara inheren berbeda dengan economic decrement
31
secara inheren berbeda dengan economic decrement events� Mengembalikan sesuatu yang diharapkan dapat memenuhi
suatu kebutuhan, walaupun sebagai gantinya kita akan menerima kembali sesuatu yang kita serahkan sebelumnya, tidak sama dengan menyerahkan sesuatu sebagai ganti atas sesuatu yang lebih diinginkan
� Resources, agen eksternal dan agen internal yang terlibat sama seperti pada economic increment events
Purchase Return Event
� Adalah suatu economic event, dimana kepemilikan atas barang yang sebelumnya ditransfer dari pemasok ke perusahaan, dikembalikan dari perusahaan ke pemasok
� Walaupun suatu resource (atau resource type) akan turun, karakteristik purchase returns berbeda dari economic decrement events lainnya. Substansi event ini adalah peniadaan economic
32
events lainnya. Substansi event ini adalah peniadaan economic increment event orisinalnya. Events seperti ini disebut sebagai economic increment-reversal events
� Biasanya dilambangkan dengan authorized request to return, packing list, dan dokumen debit memorandum atau layar data entry yang merangkum informasi tentang event ini (contoh: tanggal, kuantitas barang yang dikembalikan ke pemasok, jumlah uang, dst.)
Request to Return
33
Packing List
34
Debit Memorandum
35
Relational Tables Encompassing Purchase Return Event
36
Berbagai Relasi pada ProsesAkuisisi/Pembayaran (1)
� Fulfillment relationships� Antara Purchase Requisition & Purchase Order events� Antara Purchase Order event & Purchase/ Rental / Service
Acquisition events
� Duality relationships
37
� Duality relationships� Antara Purchase/Rentall/Service Acquisition & Cash
Disbursement event (atau Disbursement of Bartered Goods/Services event)
� Reversal relationships� Antara Purchase & Purchase Return events
� Participation relationships� Antara tiap event dan tiap agen internal dan eksternal
Berbagai Relasi pada ProsesAkuisisi/Pembayaran (2)
� Proposition relationships� Antara Purchase Requisition event dan Inventory (atau Inventory
Type atau Service Type)
� Reservation relationships� Antara Purchase Order, Rental Contract, atau Service Contract dan
Inventory (atau Inventory Type atau Service Type)
38
Inventory (atau Inventory Type atau Service Type)� Juga antara Purchase Order, Rental Contract, atau Service Contract
dan Cash
� Stockflow relationships� Antara Purchase (atau Rental atau Service Acquisition) dan
Inventory (atau Inventory Type atau Service Type)� Antara Purchase Return dan Inventory (atau Inventory Type)� Antara Cash dan Cash Disbursement
Resource Query Types
� Informasi terinci tentang status pada suatu waktu atau beberapa waktu untuk tiap resource instance
� Informasi terinci tentang status pada suatu waktu atau beberapa waktu untuk resource instances yang memenuhi kriteria tertentu
39
atau beberapa waktu untuk resource instances yang memenuhi kriteria tertentu
� Rangkuman informasi tentang status pada suatu waktu atau beberapa waktu untuk semua resource instances
� Rangkuman informasi tentang status pada suatu waktu atau beberapa waktu untuk resources instances yang memenuhi kriteria tertentu
Acquisition Cycle Resource Queries
� Daftar untuk tiap inventory item atau item types yang biasa disimpanoleh suatu perusahaan
� Daftar untuk semua inventory item atau item type yang memilikikarakteristik tertentu
� Quantity on hand dari suatu inventory item type pada suatu waktu� Nilai biaya total dari inventory on hand pada suatu waktu
40
� Nilai biaya total dari inventory on hand pada suatu waktu� Daftar semua cash accounts yang dimiliki perusahaan pada suatu
waktu� Saldo dari cash account tertentu pada suatu waktu� Saldo total dari semua cash accounts pada suatu waktu� Daftar dari pasokan umum dan administratif serta service types yang
data deskriptifnya disimpan perusahaan� Daftar untuk semua aset tetao yang dimiliki perusahaan� Nilai buku dari aset tetap terdepresiasi yang dimiliki perusahaan pada
suatu waktu� Umur rata-rata dari tiap mesin yang dimiliki perusahaan pada suatu
waktu
Example Resource Tables
InventoryType ItemID Description UnitOfMeasur
e Standard Cost List Price
BIS1 Big Stuff Each $20.00 $50.00 HUS1 Huge Stuff Each $30.00 $70.00 LIS1 Little Stuff Box of 6 $36.00 $72.00 MIN1 Miniature Stuff Box of 24 $56.00 $110.00 TIS1 Tiny Stuff Box of 12 $48.00 $96.00 TTP12 Tiara Each $10.00 $25.00
Operating Assets Asset TagID
Description Acquisition Date
Acquisition Cost
Asset Category
Estimated LifeYrs
Estimated Salvage
IRSListed Property
OA1 Building-Office/Warehouse
4/1/2010 $200,000.00 Buildings 40 $20,000.00 No
Cash CashAccountID AccountType Location DateAccountEstablished
Ca123501 Checking 1st Local Bank Thursday, April 01, 2010 Ca351235 Petty Onsite -
Cashier Desk Thursday, April 01, 2010
Ca351327 Petty Onsite - CEO Assistant's File
Thursday, April 15, 2010 Ca789125 Savings 1st Local Bank Thursday, April 22, 2010 Ca987654 Imprest
checking 1st Local Bank Thursday, April 01, 2010
41
OA10 Manager task chair 4/10/2010 $350.00 Furniture 7 $50.00 No OA11 Task chair 4/10/2010 $175.00 Furniture 7 $25.00 No OA12 Task chair 4/10/2010 $175.00 Furniture 7 $25.00 No OA13 Task chair 4/10/2010 $175.00 Furniture 7 $25.00 No OA14 Task chair 4/10/2010 $175.00 Furniture 7 $25.00 No OA15 Toshiba tecra notebook 4/15/2010 $3,000.00 Computers 5 $300.00 Yes OA16 Dell optima desktop 4/15/2010 $2,000.00 Computers 5 $200.00 Yes OA17 Dell optima desktop 4/15/2010 $2,000.00 Computers 5 $200.00 Yes OA18 Dell optima desktop 4/15/2010 $2,000.00 Computers 5 $200.00 Yes OA19 Warehouse shelving 4/16/2010 $10,000.00 Fixtures 40 $0.00 No OA2 Property 4/1/2010 $300,000.00 Land 0 $0.00 No OA20 Fax machine 4/17/2010 $400.00 Communication
sEquipment 3 $0.00 Yes
OA3 Executive desk 4/10/2010 $2,000.00 Furniture 10 $200.00 No OA4 Manager desk 4/10/2010 $1,500.00 Furniture 10 $100.00 No OA5 Manager desk 4/10/2010 $1,500.00 Furniture 10 $100.00 No OA6 Administrator desk 4/10/2010 $1,000.00 Furniture 10 $100.00 No OA7 Administrator desk 4/10/2010 $1,000.00 Furniture 10 $100.00 No OA8 Executive desk chair 4/10/2010 $500.00 Furniture 7 $50.00 No OA9 Manager task chair 4/10/2010 $350.00 Furniture 7 $50.00 No
Query to list each operating assets owned on a specific date
42
Query to list each operating assets owned on a specific date
43
Query to identify computers owned on a specified date
44
Event Query Types
� Informasi terinci tentang tiap event instance� Contoh: apa yang terjadi, kapan dan dimana terjadinya, dst.
� Informasi terinci tentang tiap event instance yang memenuhi kriteria tertentu� Contoh: event tipe tertentu yang terjadi selama periode waktu
tertentu di lokasi tertentu
45
tertentu di lokasi tertentu
� Rangkuman informasi untuk semua instances dari suatu eventtipe tertentu pada suatu periode waktu tertentu� Contoh: total dari event instances selama periode waktu tertentu
� Rangkuman informasi untuk instances dari event tipe tertentu untuk suatu periode waktu tertentu yang memenuhi kriteria tertentu� Contoh: rata-rata nilai uang dari event instances untuk suatu lokasi
selama periode waktu tertentu
Acquisition Cycle Event Queries
� Jumlah total purchase orders yang dilakukan selama periode waktu tertentu
� Jumlah total uang untuk suatu purchase ordertertentu, akuisisi pasokan dan jasa umum dan administratif, akuisisi aset operasi, akuisisi inventory
46
administratif, akuisisi aset operasi, akuisisi inventory cash disbursement, atau purchase return
� Rata-rata atau total jumlah uang dari semua events akuisisi/ pembayaran tipe tertentu untuk suatu atau beberapa periode waktu tertentu
� Seller’s tracking number untuk suatu expected purchase event
� Tanggal terjadinya suatu purchase event
Contoh: Tabel-tabel Events
Purchase Requisition (Instigation) Event Purch ReqID
Date
Maximum Budget for this purchase
Date Needed
SuperIDFK
Purch AgentIDFK
Recommended SupplierIDFK
R17 4/22/2010 $30,000 5/2/2010 E5 E12 V7
R18 5/5/2010 5/23/2010 E5 E12 V14
R19 5/6/2010 5/20/2010 E5 E12 V7
R20 5/15/2010 5/25/2010 E5 E12
R21 5/18/2010 5/26/2010 E5 E12 V7 Purchase Order (Mutual Commitment) Event
Purchase OrderID
OrderDate DateNeeded DollarTotal Purchase ReqIDFK
Purchase AgentIDFK
Supplier IDFK
PO16 4/24/2010 5/2/2010 $28,450.00 R17 E12 V7
PO17 5/5/2010 5/8/2010 R18 E12 V14
47
PO17 5/5/2010 5/8/2010 R18 E12 V14
PO18 5/5/2010 5/12/2010 R18 E12 V90
PO19 5/6/2010 5/10/2010 R19 E12 V14
PO20 5/6/2010 5/24/2010 R19 E12 V7
PO21 5/16/2010 5/24/2010 R20 E12 V14
Purchase (Economic Increment) Event
Receiving ReportID
Date
Dollar Amount
Receiving ClerkIDFK
SupplierIDFK
Vendor Invoice# Invoice Amount
Cash DisbIDFK
RR18 4/30/2010 $28,450.00 E111 V7 VI4167 $28,450.00 40 RR19 5/8/2010 $1,100.00 E111 V14 821536 $1,100.00
RR21 5/10/2010 $3,240.00 E111 V14 821983 $3,240.00
RR22 5/12/2010 $2,000.00 E111 V7 VI5213 $2,000.00
RR25 5/12/2010 $480.00 E111 V90 312353 $480.00
Cash Disbursement (Economic Decrement) Event DisbVoucherID VoucherDate DollarAmount CheckNbr CashAcctIDFK APClerkIDFK PayeeIDFK 39 5/15/2010 $746.57 41234 Ca123501 E36 E23 40 5/25/2010 $28,450.00 41235 Ca123501 E36 V7 41 5/29/2010 $398.12 41236 Ca123501 E36 E41
Purchase Return (Economic Increment Reversal) Event Purchase ReturnID
Date
Dollar Amount
Packing Slip#
Debit Memo#
Receiving ReportIDFK
SupplierIDFK
Dept SuperIDFK
Shipping ClerkIDFK
PR3 5/17/2010 $480.00 22 3 RR25 V90 E5 E41
Tabel mana yang dibutuhkan?
Query untuk mengetahui tanggal dan jumlah uang dari Purchase Order #18
Operator relational algebra mana yang dipakai?
Bagaimana SQL statement-nya?
Project, Select
SELECT PurchaseOrderID, OrderDate,
Purchase Order (Mutual Commitment) Event Purchase OrderID
OrderDate DateNeeded DollarTotal Purchase ReqIDFK
Purchase AgentIDFK
Supplier IDFK
PO16 4/24/2010 5/2/2010 $28,450.00 R17 E12 V7
PO17 5/5/2010 5/8/2010 R18 E12 V14
PO18 5/5/2010 5/12/2010 R18 E12 V90
PO19 5/6/2010 5/10/2010 R19 E12 V14
PO20 5/6/2010 5/24/2010 R19 E12 V7
PO21 5/16/2010 5/24/2010 R20 E12 V14
48
SELECT PurchaseOrderID, OrderDate, DollarTotal FROM PurchaseOrderWHERE PurchaseOrderID=18;
Seperti apa Access QBE-nya?
Bagaimana hasilnya?
Agent Queries
� Informasi terinci tentang status tiap agent instance pada suatu atau beberapa titik waktu
� Informasi terinci tentang status semua agent instances yang memenuhi kriteria tertentu
49
� Informasi terinci tentang status semua agent instances yang memenuhi kriteria tertentu pada suatu atau beberapa titik waktu
� Rangkuman informasi status semua agent instances suatu atau beberapa titik waktu
� Rangkuman informasi status agent instancesyang memenuhi kriteria tertentu suatu atau beberapa titik waktu
Acquisition Cycle Agent Queries
� Daftar semua purchase agents, accounts payable clerks, inventory clerks, atau supervisors dari suatu perusahaan
� Daftar karyawan yang memiliki karakteristik tertentu (contoh: semua accounts payable
50
� Daftar karyawan yang memiliki karakteristik tertentu (contoh: semua accounts payable clerks yang memiliki minimum fidelity bondtertentu
� Daftar karyawan yang tinggal di kota atau provinsi tertentu
� Daftar semua nama dan telepon karyawan untuk suatu pohon telepon darurat
Contoh Tabel-tabel Agen
Shipping Clerk (Internal Agent) ShippingClerkID Name Address Telephone DateOfBirth E41 Amy Milano 8892 Eddy Ave. 555-9557 January 3, 1964
Department Supervisor (Internal Agent) DeptSupervisorID Name Address Telephone DateOfBirth E5 Patrick Wellesley 53125 Fenton Dr. 555-1112 March 4, 1958
Accounts Payable Clerk (Internal Agent)
51
Supplier (External Agent) SupplierID Name Address Telephone PerformanceRating V7 Joe’s Favorite Vendor 89056 Ransom Hwy. 555-7655 Excellent
V14 Reliable Rudy’s 34125 Michigan Ave. 555-1199 Very Good
V90 Trina’s Trinkets 1612 Myway Rd. 555-2424 Very Good
Accounts Payable Clerk (Internal Agent) APClerkID Name Address Telephone DateOfBirth E36 Diane Bowersox 9115 Wolfgang Ct. 555-7244 September 15, 1963 Receiving Clerk (Internal Agent) ClerkID Name Address Telephone DateOfBirth
E247 Kenneth Barki 4312 Monticello Dr. 556-4891 April 14, 1945
E251 Rita Barki 4312 Monticello Dr. 556-4891 May 22, 1948
Carilah Suppliers dengan Performance Rating “Very Good”
Tabel mana yang dibutuhkan? Operator relational algebra mana yang dipakai?
Bagaimana SQL statement-nya?
Select
Supplier (External Agent) SupplierID Name Address Telephone PerformanceRating V7 Joe’s Favorite Vendor 89056 Ransom Hwy. 555-7655 Excellent V14 Reliable Rudy’s 34125 Michigan Ave. 555-1199 Very Good V90 Trina’s Trinkets 1612 Myway Rd. 555-2424 Very Good
52
Bagaimana SQL statement-nya?
SELECT *FROM Supplier WHERE PerformanceRating=“Very Good”;
Seperti apa Access QBE-nya?
Bagimana hasilnya?
Duality Relationship Query Types
� Identifikasi apakah suatu exchange tertentu telah selesai dilakukan
� Identifikasi exchanges yang telah selesai dilakukan pada periode waktu tertentuIdentifikasi exchange yang belum selesai dilakukan
53
� Identifikasi exchange yang belum selesai dilakukan pada suatu periode waktu tertentu
� Kalkulasi jumlah claim, contoh: prepaid expenses, payables, unearned revenues, atau receivables, secara total ataupun untuk suatu exchange eventtertentu
� Kalkulasi rata-rata atau total jeda waktu antar events yang terlibat dalam satu atau lebih exchanges
Acquisition Cycle Duality Queries
� Kalkulasi outstanding payable balance untuk suatu purchase
� Kalkulasi total accounts payable pada suatu waktu
54
waktu
� Kalkulasi prepaid expenses pada suatu waktu
� Jangka waktu accounts payable
� Kalkulasi rata-rata jumlah hari yang dibutuhkan untuk membayar vendor invoices
Purchase (Economic Increment) Event Receiving ReportID
Date
Dollar Amount
Receiving ClerkIDFK
SupplierIDFK
Vendor Invoice#
Invoice Amount
Cash DisbIDFK
RR18 4/30/2010 $28,450.00 E111 V7 VI4167 $28,450.00 40 RR19 5/8/2010 $1,100.00 E111 V14 821536 $1,100.00
RR21 5/10/2010 $3,240.00 E111 V14 821983 $3,240.00
RR22 5/12/2010 $2,000.00 E111 V7 VI5213 $2,000.00
RR25 5/12/2010 $480.00 E111 V90 312353 $480.00
Contoh Tabel Relasi Duality & Reversal
55
Cash Disbursement (Economic Decrement) Event DisbVoucherID VoucherDate DollarAmount CheckNbr CashAcctIDFK APClerkIDFK PayeeIDFK
39 5/15/2010 $746.57 41234 Ca123501 E36 E23
40 5/25/2010 $28,450.00 41235 Ca123501 E36 V7
41 5/29/2010 $398.12 41236 Ca123501 E36 E41
Purchase Return (Economic Increment Reversal) Event Purchase ReturnID
Date
Dollar Amount
Packing Slip#
Debit Memo#
Receiving ReportIDFK
SupplierIDFK
Dept SuperIDFK
Shipping ClerkIDFK
PR3 5/17/2010 $480.00 22 3 RR25 V90 E5 E41
Querying for Accounts Payable
� Secara konseptual� Nilai uang dari akuisisi barang dan jasa (kecuali tenaga kerja) yang belum
lunas dibayar
� Secara praktis� Total akuisisi hingga tanggal neraca tertentu dikurangi total cash
disbursements hingga tanggal neraca tersebut. Juga dikurangi dengan
56
disbursements hingga tanggal neraca tersebut. Juga dikurangi denganpurchase returns/discounts hingga tanggal neraca tersebut
� Hanya mengikutsertakan ending date constraint (merefleksikan data kumulatif dari awal berdirinya perusahaan hingga tanggal neraca)
� Gunakan tanggal akuisisi untuk menentukan akuisisi mana yang akandisertakan
� Gunakan tanggal cash disbursement dan relasi duality untuk menentukancash disbursements mana yang akan disertakan. Pastikan untuk meng-agregasikan cash disbursements yang sesuai dengan purchase sebelummengurangkannya dari purchase amount
� Catatan: Akuisisi – Cash disbursements dari Vendors tidak dapat diterima karenakurang bermakna dibandingkan dengan menggungakan relasi duality
� Mungkin akan dibutuhkan operator outer join dan fungsi Nz dari Access (untuk akuisisi tanpa cash disbursements yang sesuai)
Accounts Payable Query Steps
57
Accounts Payable Query Steps
58
Accounts Payable Query Steps
59
Accounts Payable Query Steps
60
Accounts Payable Query Steps with Nz
61
Accounts Payable Query Steps with Nz
62
Stockflow Relationship Query Types
� Resources apa dan jenis mana yang dinaikkan atau diturunkan oleh suatu economic event?
� Berapa kuantitas resource atau resource type yang dinaikkan atau diturunkan oleh suatu economic event?
63
event?� Berapa nilai uang dari suatu resource atau resource
type yang dinaikkan atau diturunkan oleh suatu economic event?
� Kapan suatu event menaikkan atau menurunkan resource atau resource type?
� Dimana suatu event menaikkan atau menurunkan resource atau resource type?
Acquisition Cycle Stockflow Queries
� Inventory tipe apa yang dinaikkan oleh suatu purchase event?� Berapa kuantitas dari tiap inventory type yang dinaikkan oleh suatu
purchase event?� Inventory tipe mana yang diturunkan oleh suatu purchase return
event?� Berapa kuantitas dari tiap inventory type yang diturunkan oleh
suatu purchase return event?
64
Berapa kuantitas dari tiap inventory type yang diturunkan olehsuatu purchase return event?
� Berapa biaya per unit yang ditagihkan untuk suatu inventory typepada suatu purchase event?
� Berapa biaya per unit yang diberikan sebagai kredit untuk suatuinventory type pada suatu purchase return event?
� Berapa nilai uang total dari purchases untuk suatu periode waktu? (catatan: Bila nilai total purchase disimpan dalam tabel purchase event, maka relasi stockflow tidak perlu digunakan untuk memenuhikebutuhan informasi ini)
� Berapa nilai rata-rata uang pada purchases untuk suatu inventory type pada suatu periode waktu?
Querying for Inventory Weighted Average Unit Cost
Purchase (Economic Increment) Event
Receiving ReportID
Date
Dollar Amount
Receiving ClerkIDFK
SupplierIDFK
Vendor Invoice#
Invoice Amount
Cash DisbIDFK
RR18 4/30/2010 $28,450.00 E111 V7 VI4167 $28,450.00 40 RR19 5/8/2010 $1,100.00 E111 V14 821536 $1,100.00
RR21 5/10/2010 $3,240.00 E111 V14 821983 $3,240.00
Tabel yang dipakai:
65
RR21 5/10/2010 $3,240.00 E111 V14 821983 $3,240.00
RR22 5/12/2010 $2,000.00 E111 V7 VI5213 $2,000.00
RR25 5/12/2010 $480.00 E111 V90 312353 $480.00
Stockflow1 Relationship (Purchase – Inventory Type)
PurchaseID ItemID PurchaseQuantity ActualUnitCost
RR18 BIS1 100 $20.00 RR18 LIS1 200 $35.50 RR18 HUS1 150 $29.00 RR18 TIS1 300 $50.00
RR19 MIN1 20 $55.00 RR21 MIN1 60 $54.00 RR22 BIS1 100 $20.00 RR25 TTP12 48 $10.00
InventoryType ItemID Description UnitOfMeasur
e Standard Cost List Price
BIS1 Big Stuff Each $20.00 $50.00 HUS1 Huge Stuff Each $30.00 $70.00 LIS1 Little Stuff Box of 6 $36.00 $72.00 MIN1 Miniature Stuff Box of 24 $56.00 $110.00 TIS1 Tiny Stuff Box of 12 $48.00 $96.00 TTP12 Tiara Each $10.00 $25.00
Querying for Inventory Weighted Average Unit Cost
66
Querying for Inventory Weighted Average Unit Cost
67
Querying for Inventory Weighted Average Unit Cost
68
Fulfillment Relationship Query Types
� Identifikasi commitment events atau instigation eventsyang belum dipenuhi
� Identifikasi commitment events atau instigation eventsyang sudah dipenuhi
� Identifikasi dari commitment events yang tidak didahului
69
� Identifikasi dari commitment events yang tidak didahului oleh instigation events, atau identifikasi economic eventsyang tidak didahului oleh commitment events
� Kalkulasi lama jeda antara instigation & commitment events atau antara commitment & economic events
� Identifikasi penyebab commitments events dan/atau economic events
� Identifikasi hasil instigations events dan/atau commitment events
Acquisition Cycle Fulfillment Queries
� Identifikasi purchase orders yang belum terpenuhi
� Idnetifikasi purchase requisitions yang sudah dipenuhi (atau purchase requisitions yang
70
dipenuhi (atau purchase requisitions yang menghasilkan purchase orders)
� Kalkulasi jumlah rata-rata hari yang dibutuhkan perusahaan untuk memenuhi purchase requisitions untuk suatu periode waktu tertentu
� Identifikasi purchase order yang berkaitan dengan suatu purchase
Calculation of Average Number of Days to Fulfill Purchase Requisition
Purchase Requisition PurchReqID Date MaxBudget
forPurchasDateNeeded SupervisorID PurchaseAgentID RecommendedSupplier
R17 4/22/2010 $30,000.00 5/2/2010 E5 E12 V7 R18 5/5/2010 $1,400.00 5/23/2010 E5 E12 V14 R19 5/6/2010 $5,500.00 5/20/2010 E5 E12 V7 R20 5/15/2010 $200.00 5/25/2010 E5 E12
Tabel yang dibutuhkan
71
R20 5/15/2010 $200.00 5/25/2010 E5 E12 R21 5/18/2010 $7,500.00 5/26/2010 E5 E12 V7
Purchase Order PurchaseOrderID OrderDate DateNeeded DollarTotal PurchaseReqID PurchAgentID SupplierID PO16 4/24/2010 5/2/2010 $28,450.00 R17 E12 V7 PO17 5/5/2010 5/8/2010 $1,100.00 R18 E12 V14 PO18 5/5/2010 5/12/2010 $200.00 R18 E12 V90 PO19 5/6/2010 5/10/2010 $3,240.00 R19 E12 V14 PO20 5/6/2010 5/24/2010 $2,000.00 R19 E12 V7 PO21 5/16/2010 5/24/2010 $220.00 R20 E12 V14
Calculation of Average Number of Days to Fulfill Purchase Requisition
72
Proposition Relationship Query Types
� Resources apa atau resource types mana yang di-propose oleh instigation event untuk dinaikkan atau diturunkan?
Berapa kuantitas dari suatu resource or
73
� Berapa kuantitas dari suatu resource or resource type yang di-propose suatu instigation event untuk dinaikkan atau diturunkan?
� Kapan suatu instigation event mem-proposeuntuk menaikkan atau menurunkan suatu resource or resource type tertentu?
Acquisition Cycle Proposition Queries
� Inventory type mana yang dibutuhkan seperti yang tertera pada suatu purchase requisition event?
Berapa biaya per unit yang diestimasi untuk
74
� Berapa biaya per unit yang diestimasi untuk suatu inventory type pada suatu purchase requisition event tertentu?
� Berapa kali suatu inventory type tertentu diminta selama periode waktu tertentu?
� Berapa tipe inventory yang diminta pada suatu purchase requisition event tertentu?
Query to calculate number of times an item has been requisitioned during a time period
Tabel yang dibutuhkan:
PropositionPurchaseRequisitionInventoryType PurchRequistionID ItemID QuantityNeeded EstimatedUnitCost
Purchase Requisition PurchReqID Date MaxBudget
forPurchasDateNeeded SupervisorID PurchaseAgentID RecommendedSupplier
R17 4/22/2010 $30,000.00 5/2/2010 E5 E12 V7 R18 5/5/2010 $1,400.00 5/23/2010 E5 E12 V14 R19 5/6/2010 $5,500.00 5/20/2010 E5 E12 V7 R20 5/15/2010 $200.00 5/25/2010 E5 E12 R21 5/18/2010 $7,500.00 5/26/2010 E5 E12 V7
75
PurchRequistionID ItemID QuantityNeeded EstimatedUnitCost R17 BIS1 100 $20.00 R17 HUS1 150 $30.00 R17 LIS1 200 $36.00 R17 TIS1 300 $48.00 R18 MIN1 20 $56.00 R18 TTP12 20 $10.00 R19 BIS1 100 $20.00 R19 MIN1 60 $56.00 R20 TTP12 20 $10.00 R21 LIS1 200 $36.00
InventoryType ItemID Description UnitOfMeasur
e Standard Cost List Price
BIS1 Big Stuff Each $20.00 $50.00 HUS1 Huge Stuff Each $30.00 $70.00 LIS1 Little Stuff Box of 6 $36.00 $72.00 MIN1 Miniature Stuff Box of 24 $56.00 $110.00 TIS1 Tiny Stuff Box of 12 $48.00 $96.00 TTP12 Tiara Each $10.00 $25.00
Query to calculate number of times an item has been requisitioned during a time period
76
Reservation Relationship Query Types
� Resources apa atau resource types mana yang disetujui untuk dinaikkan atau diturunkan oleh suatu commitment event?
� Berapa kuantitas suatu resource atau resource type yang disetujui untuk dinaikkan atau diturunkan oleh suatu commitment event?
77
disetujui untuk dinaikkan atau diturunkan oleh suatu commitment event?
� Berapa nilai uang dari suatu resource atau resource typeyang disetujui untuk dinaikkan atau diturunkan oleh suatu commitment event?
� Kapan suatu event setuju untuk menaikkan atau menurunkan suatu resource atau resource type tertentu?
� Dimana suatu event setuju untuk menaikkan atau menurunkan suatu resource atau resource type tertentu?
Acquisition Cycle Reservation Queries
� Inventory type mana yang disetujui oleh suatu commitment event tertentu untuk dinaikkan?
� Berapa jumlah tiap inventory type yang disetujui oleh suatucommitment event untuk dinaikkan?
� Berapa biaya per unit yang dikenakan untuk tiap inventory
78
� Berapa biaya per unit yang dikenakan untuk tiap inventory type pada suatu commitment event tertentu?
� Berapa nilai uang total dari purchase orders untuk suatuperiode waktu tertentu? (Catatan: bila jumlah uang total disimpan dalam tabel purchase order event, maka tidakperlu menggunakan relasi reservation untuk memenuhikebutuhan informasi ini)
� Berapa rata-rata nilai uang dari purchase orders untuksuatu inventory type tertentu pada suatu periode waktutertentu?
Participation Relationship Query Types
� Agen-agen mana yang berpartisipasi pada suatu event?
� Berapa events dari tipe tertentu, dimana seorang agen tertentu ikut berpartisipasi?
79
agen tertentu ikut berpartisipasi?
� Berapa nilai uang total dari events tipe tertentu, dimana seorang agen tertentu ikut berpartisipasi untuk suatu periode waktu tertentu
� Kapan suatu event tertentu, dimana seorang agen tertentu ikut berpartisipasi, terjadi?
� Dimana suatu event tertentu, dimana seorang agen tertentu ikut berpartisipasi, terjadi?
Acquisition Cycle Participation Queries
� Pada supplier yang mana, suatu purchase tertentu dilakukan?
� Oleh purchase agent yang mana suatu purchase orderdilakukan?
� Berapa purchase orders yang dilakukan oleh seorang purchase agent tertentu pada periode waktu tertentu?
80
Berapa purchase orders yang dilakukan oleh seorang purchase agent tertentu pada periode waktu tertentu?
� Berapa jumlah uang total (atau rata-rata) dari purchasesyang dilakukan oleh tiap purchasing agent selama periode waktu tertentu?
� Kapan suatu purchase diterima, dan oleh receiving clerkyang mana (sertakan nomor identifikasi, nama, dan nomor telepon)?
� Pada supplier yang mana sebagian besar purchase returnsdilakukan?
Query for date and receiving clerk associated with specific purchase
Tabel yang dibutuhkan:Purchase ReceivingReportID Date DollarAmount ReceivingClerkID SupplierID VendorInvoice
# InvoiceAmount CashDis
bursemeRR18 4/30/2010 $28,450.00 E247 V7 VI4167 $28,450.00 40 RR19 5/8/2010 $1,100.00 E247 V14 821536 $1,100.00
81
RR21 5/10/2010 $3,240.00 E247 V14 821983 $3,240.00 RR22 5/12/2010 $2,000.00 E251 V7 VI5213 $2,000.00 RR25 5/12/2010 $480.00 E247 V90 312353 $480.00
Receiving Clerk ReceivingClerkID Name Address Telephone DateOfBirth E247 Kenneth Barki 4312
Monticello Dr. 556-4891 4/14/1945
E251 Rita Barki 4312 Monticello
556-4891 5/22/1948
Query for date and receiving clerk associated with specific purchase
82
Multiple-Relationship Acquisition Cycle Queries
� Purchase orders mana yang sudah sebagiandipenuhi?
� Membutuhkan relasi stockflow, reservation, danfulfillment-purchaseorder-purchase
Berapa nilai uang total dari accounts payable
83
� Berapa nilai uang total dari accounts payableuntuk suatu supplier tertentu pada suatu waktu?
� Membutuhkan relasi duality, participation-supplier-purchase, dan participation-supplier-cash disbursement
� Pada requisition yang mana, suatu vendortertentu direkomendasikan sebagai recommended supplier? � Membutuhkan relasi proposition dan participation-
purchaserequisition-supplier
Multiple-Relationship Acquisition Cycle Queries
� Purchase agent yang mana yang memesan suatuinventory type tertentu dari supplier tertentu?
� Membutuhkan relasi reservation, participation-supplier-purchaseorder, dan participation-purchaseagent-purchaseorder
84
purchaseagent-purchaseorder
� Berapa nilai uang total dari purchases untuk suatuinventory type tertentu yang dilakukan padasuppliers tertentu di daerah tertentu?
� Membutuhkan relasi stockflow-purchase-inventory dan participation-supplier-purchase
Accounts Payable per Supplier
Tabel yang dibutuhkan:Purchase ReceivingReportID Date DollarAmount ReceivingClerkID SupplierID VendorInvoice
# InvoiceAmount CashDis
bursemeRR18 4/30/2010 $28,450.00 E247 V7 VI4167 $28,450.00 40 RR19 5/8/2010 $1,100.00 E247 V14 821536 $1,100.00 RR21 5/10/2010 $3,240.00 E247 V14 821983 $3,240.00 RR22 5/12/2010 $2,000.00 E251 V7 VI5213 $2,000.00 RR25 5/12/2010 $480.00 E247 V90 312353 $480.00
85
Cash Disbursement DisbVoucherID VoucherDate DollarAmount CheckNumber CashAccountI
D APClerkID PayeeID
39 5/15/2010 $746.57 41234 Ca123501 E36 E23 40 5/25/2010 $28,450.00 41235 Ca123501 E36 V7 41 5/29/2010 $398.12 41236 Ca123501 E36 E41
Purchase Return
Purch ReturnID
Date Dollar Amount
Packing Slip#
Debit Memo#
Receiving Report#
SupplierID Dept SupervisorID
Shipping ClerkID
PR3 5/17/2010
$480.00 22 3 RR25 V90 E5 E41
Accounts Payable per SupplierBatasi purchase datedan jumlahkan purchase dollar amount untuk tiap supplier
86
tiap supplier
Accounts Payable per Supplier
Gabungkan (join) tabel purchase dan cash disbursementdan batasi cash
87
disbursement date
Accounts Payable per Supplier
Jumlahkan cash disbursements untuk tiap supplier
88
Accounts Payable per Supplier
Gabungkan (join) tabel purchase dan purchase return; Batasi purchase
89
Batasi purchase return date
Accounts Payable per Supplier
Jumlahkan purchase returns untuk tiap supplier
90
Accounts Payable per Supplier
Gabungkan purchasesdan purchase returnsuntuk tiap supplieruntuk mendapatkan unreturned purchases
91
Accounts Payable per SupplierGabungkan unreturned purchases dan cash disbursements untuk tiap supplier untuk mendapatkan unpaid purchases
92
Hasil untuk 31 Mei 2010
Rangkuman
� Telah dibahas:
� Proses akuisisi/pembayaran dan bagaimana proses tersebut pada tingkatan sistem nilai dan rantai nilai
� Pola extended REA pada tingkatan proses bisnis
� Dokumen-dokumen yang biasanya digunakan untuk merepresentasikan events serta resources and agen
93
� Dokumen-dokumen yang biasanya digunakan untuk merepresentasikan events serta resources and agen yang terkait
� Contoh-contoh tabel relational database untuk siklus akuisisi dan input data untuk berbagai tabel tersebut
� Tipe-tipe queries untu proses akuisisi/pembayaran yang mungkin dibutuhkan untuk mendukung pengambil keputusan pada berbagai area fungsional
� Contoh-contoh queries dari berbagai tipe