SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO RBB DI KEBUMEN

Naskah Publikasi

Diajukan oleh

Mardiyanti

08.02.7248

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2011

SALES INFORMATION SYSTEM AT RBB STORE KEBUMEN

SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO RBB DI KEBUMEN

Mardiyanti

Jurusan Menejemen Informasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

It is known that the information system play an important role in every effort

inprividing useful information. Therefore many compaines and government

organization who have information system. Also in trading business. Sales is the

main activity in a tride. In the salesactivity should be precise and accurate recording.

Recording the sale and purchase of products in the RBB Store Kebumen still

done manually. stored in book (Hard Document) which resulted in the accumulation

of data, necessiting a new method of storing data for each transaction that can

process quickly and accurately,and resulta reports can be presented quickly.

Keyword : information system, store, sales

1. Pendahuluan

Pada saat ini perkembangan informasi telah berkembang dengan sangat

pesat, oleh karena itu sudah banyak pula perusahaan-perusahaan atau instansi-

instansi yang menggunakan sistem informasi untuk meningkatkan usahanya.

Salah satu cara untuk meningkatkan usaha suatu perusahaan ialah dengan cara

membangun sistem informasi yang baik. Dan syarat untuk membangun sistem

informasi yang baik yaitu adanya kecepatan dan keakuratan untuk memperoleh

informasi yang dibutuhkan. Komputer adalah suatu alat yang dapat menyimpan

data, mengolah data, dan memberikan informasi yang diinginkan secara tepat dan

akurat yang berguna bagi perusahaan untuk kemajuan usahanya.

Pada Toko RBB, pencatatan dan pengolahan data barang, jumlah dan harga

barang, data para supplier, serta data transaksi penjualan masih dilakukan dengan

menggunakan tulisan tangan. Hal ini dapat dikatakan kurang efektif dan efisien,

dikarenakan sulit untuk mencatat dan menghitung banyaknya jenis barang yang

ada, banyaknya jumlah barang, maupun besarnya jumlah harga. Banyaknya jumlah

barang yang dijual dan tingkat keramaian pembeli dapat mengakibatkan penjual

mengalami kesulitan untuk mengelola dan menghitung transaksi penjualan secara

cepat, tepat, dan efisien.

Berdasarkan uraian di atas, maka penulis mencoba untuk menyusun Tugas

Akhir dengan judul “Sistem Informasi Penjualan Pada Toko RBB di Kebumen”.

2. Landasan Teori

2.1 Konsep Dasar Sistem

Sistem dapat didefinisikan menurut dua kelompok pendekatan sistem, yaitu

yang melakukan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau

elemen. Definisi system menurut Richard F.Neuschel Manama berdasarkan

pendekatan yang menekankan pada prosedur adalah sebagai berikut :

“Suatu prosedur adalah suatu urutan-urutan operasi Klerikal (tulis-menulis),

biasanya melibatkan beberapa orang didalan satu atau lebih didalam departemen

yang diterpkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi

bisnis yang terjadi.”

Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur oleh Mc. Leod

(1995) didefinisikan sebagai berikut :

“Suatu sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang saling berinteregasi

dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan”2.

2.2 Konsep Dasar Informasi

Informasi sangat penting dalam suatu lingkungan organisasi, informasi

memperkaya penyajian, penyampaian nilai atau mengungkap sesuatu yang

penerimaannya tidak tahu dan tidak menyangka, sehingga informasi dapat

mengurangi derajat ketidak pastian. Suatu system yang kurang mendapat informasi

akan menjadi kerdil dan akhirnya akan berakhir.

Secara umum informasi adalah data yang sudah diolah menjadi suatu bentuk

lain yang lebih berguna yaitu pengetahuan atau keterangan yang ditujukan bagi

penerima dalam pengambilan keputusan, baik masa sekarang atau yang akan

datang.

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi

Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam

pengambilan keputusan. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi. Sistem

informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang

terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan

yaitu menyajikan informasi. Pengertian lain dari sistem informasi adalah sekumpulan

prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan dan memberikan informasi bagi

pengambil keputusan dan untuk mengendalikan informasi.

2.4 Kopsep Dasar Basis Data

Data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti

manusia (pegawai, mahasiswa, pembeli), barang, hewan, peristiwa, konsep,

keadaan, dan sebagainya yang direkam dalam bentu angka, huruf, simbol, teks,

gambar, bunyi atau kombinasinya. Basis data (bahasa Inggris: database), atau

sering pula dieja basisdata, adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam

komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program

komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut atau sekumpulan

data yang terintegrasi yang diorganisasikan untuk memenuhi kebutuhan para

pemakai di dalam suatu organisasi. Perangkat lunak yang digunakan untuk

mengelola dan memanggil kueri (query) basis data disebut sistem manajemen basis

data (database management system, DBMS). DBMS (Database Management

System) adalah Perangkat Lunak yang menangani semua pengaksesan ke basis

data.

2.5 Pengertian Pemasaran dan Penjualan

2.5.1 Pengertian Pemasaran

Sebagai salah satu bagian dari ilmu manajemen, pemasaran merupakan

bagian utama dan memegang peranan penting dalam kegiatan dunia usaha,

disamping kegiatan-kegiatan lainnya dalam rangka ilmu manajemen itu sendiri

seperti : kegiatan produksi, kegiatan keuangan, dan kegiatan personalia. Philip

Kotler (1994:4) mengusulkan suatu defenisi pemasaran yang berakar pada watak

manusia. Menurut Philip Kotler (1994:4) pemasaran titik tolaknya pada keinginan

dan kebutuhan manusia untuk kelangsungan hidupnya.

2.5.2 Pengertian Penjualan

Kegiatan penjualan merupakan kegiatan pelengkap atau suplemen dari

transaksi, oleh karena itu kegiatan penjualan terdiri dari serangkaian yang meliputi,

menemukan sipembeli ,negosiasi harga serta syarat-syarat pembayaran Dalam hal

ini penjual harus menentukan kebijaksanaan dan prosedur yang akan diikuti untuk

memungkinkan dilaksanakannya rencana penjualan yang telah ditetapkannya.

2.6 Sistem Perangkat Lunak Yang Digunakan

2.6.1 Visual Basic 6.0

Visual Basic merupakan cara termudah dan tercepat untuk membuat aplikasi

yang dijalankan di sistem operasi Microsoft Windows. Visual Basic menyediakan

sekumpulan perangkat untuk mempermudah dan menyederhanakan

pengembangan aplikasi yang tangguh.

2.6.2 SQL Server 2000

SQL Server adalah tipe database yang bersifat database realational.

Pengertian relasional adalah penyimpanan data dalam bentuk tabel, sedangkan

tabel dapat disusun sesuai dengan kelompoknya yang mempunyai sifat sama. Tabel

berisi dari kumpulan baris‐baris dan kolom‐kolom yang jelas dapat saling

berhubungan satu sama lain. Database SQL Server terdiri dari dua file yaitu data

yang disimpan dalam file LDF dan dalam bentuk MDF.

3. Tinjauan Perusahaan

3.1 Sejarah Singkat Toko

TOKO RBB merupakan unit dagang milik perseorangan yang dirintis sejak

1989 sampai dengan sekarang. Terletak kota Kebumen, tepatnya di jalan Gejayan

(Jl.Bocor) Desa Bocor, Rt 7 Rw 3 Buluspesantren, Kebumen – Jawa Tengah.

UD ini didirikan diatas tanah milik pribadi dan berkembang hingga kini . pada

saat berdirinya UD ini belum memperhatikan masalah yang berkaitan dengan

pengetahuan tentang segala fasilitas yang ada, keterbatasan pengetahuan tersebut

mempunyai dampak yang kurang baik, hal ini dapat diketahui dari segi pencatatan

transaksi – transaksi yang masih manual sehinga kurang efektif dan efisien.

3.2 Visi dan Misi

Toko RBB ini mempunyai visi yaitu :

1. Menjadi toko sepeda terlengkap di kecamatan buluspesantren, kebumen.

Toko RBB ini mempunyai misi yaitu :

1. Memberikan pelayanan yang baik pada setiap pelanggan.

2. Menyediakan suku cadang sepeda terlengkap.

3.3 Fasilitas

Fasilitas yang dimiliki Toko RBB antara lain ruang penyimpanan barang yang

luas dan bersih. Fasilitas pelayanan onderdil yang baik sesui kebutuhan, memberi

kemudahan dalam pembelian dengan memperlihatkan barang dan bertanya kepada

karyawan.

3.4 Lokasi

Lokasi toko RBB beralamat di Jln gejayan (jl.Raya Bocor) depan pasar Bocor

Kecamatan Buluspesantren,Kabupaten Kebumen. Toko RBB ini cukup luas untuk

menampung barang-barang dan sebagai gudang.

3.5 Ruang Lingkup Toko

Toko RBB bergerak dalam bidang penjualan sepeda, suku cadang da nada

beberapa kebutuhan lain seperti Obat pertanian dan Elektronik. Dalam

administrasinya toko ini hanya diolah secara manual. Dengan demikian penanganan

administrasinya lambat dan tidak efisien.

Dalam penyimpanan data-data, toko RBB menggunakan pembukuan.

Alangkah bainya mengenai data-datanya menggunakan sistem komputerisasi.

Adapun kelebihan sisitem komputerisasi adalah:

1. akan lebih cepat mengolah data lebih praktis dan efisien.

2. Bias menyimpan data dengan lebih rapid an rinci dalam file. Sehingga dapat

di buka sewaktu-waktu dibutuhkan.

3. Mempunyai sistem yang modern yaitu sistem komputerisasi.

3.6 Produk yang Dijual

Toko RBB menyediakan berbagai merek sepeda dengan berbagai

ukuran sepeda seperti phonix, jie yang, family dan lain-lain.selain itu juga

menyediakan suku cadang dari berbagai ukuran sepeda seperti ban dalam,

ban luar, pedal, pelek, ruji dan lain-lain.

4. Pembahasan

4.1 Perancangan Sistem

perancangan sistem merupakan tahapan persiapan dan rancangan secara

rinci terhadap sistem yang akan diterapkan. Perancangan sistem dilakukan dengan

tujuan untuk memberikan gambaran kepada user, terutama terhadap sistem yang

telah dibuat. Rancangan ini mengidentifikasi komponen- komponen sistem informasi

yang akan dirancang secara rinci. Adapun rancangan sistem yang diusulkan adalah

sebagai berikut:

4.1.1 Flowchart Sistem Yang Diusulkan

Gambar 4.1 Flow Chart Yang diusulkan

Data

Pemasok

Laporan Data

Pelanggan

Laporan Data

Penjualan

Laporan Data

Pembelian

Data

Pembelian

Data

Barang

Data

Penjualan

Data

Pelanggan

Laporan Data

Barang

Laporan Data

Pemasok

Input Data

Barang

Input Data

Pembelian

Input Data

Penjualan

Input Data

Pelanggan

Input Data

Pemasok

Pengolahan

data

Pelanggan

Pengolahan

data

Pembelian

Pengolahan

data Barang

Pengolahan

data

Penjualan

Pengolahan

data

Pemasok

Pemasok

Menyiapkan

Laporan

Pemasok

Menyiapkan

Laporan

Pembelian

Menyiapkan

Laporan

Barang

Menyiapkan

Laporan

Penjualan

Menyiapkan

Laporan

Pelanggan

Data

Barang

Pembelian

Penjualan

Penjualan

Rinci

Pelanggan

Jenis

Barang

Barang

Pembelian

Rinci

Pengolahan

data Jenis

Barang

Input Data

Jenis

Barang

4.1.2 Data Flowchart Diagram

Data flow diagram adalah gambaran sistem secara logical, gambaran ini

tidak tergantung pada perangkat keras, perangkat lunak, struktur data atau

organisasi file. Keuntungan menggunakan data flow adalah memudahkan user yang

kurang menguasai bidang computer untuk mengerti sistem yang akan dikerjakan

atau dikembangkan.

1. Data Flow Diagram konteks

Merupakan DFD yang menggambarkan garis besar operasional sistem.

Gambar 4.2 DFD Konteks

2. Data Flow Diagram Terperinci

data Flow Diagram Terperinci merupakan penjabaran dari data flow diagram

diagram konteks. Berikut ini adalah DFD yang diusulkan.

Administrasi Pemilik

Sistem

Penjualan

Data barang

Data penjualan

Data pembelian

Data pemasok

Data pengguna

Laporan barang

Laporan Penjualan

Laporan pembelian

Laporan Pemasok

Laporan Pengguna

Laporan barang

Laporan Penjualan

Laporan pembelian

Laporan Pemasok

Laporan Pengguna

data pemasok data pelanggan

data pembelian data barang data jenisbarang data penjualan

pemasok pembelian pembelianrinci barang jenisbarang penjualan penjualanrinci pelanggan

Gambar 4.3 DFD Terperinci

4.2 Perancangan Database

Perancangan database merupakan tahap yang paling penting sebelum

merancang sebuah program atau sistem. Database tersebut nantinya digunakan

sebagai bahan dalam menjalankan sebuah sistem. Database berfungsi untuk

menyimpan data. Data yang telah ada dalam database diolah untuk mendapatkan

administrasi

7.0

Pengolahan

data

pemasok

pemilik

2.0

Pengolahan

data

pembelian

3.0

Pengolahan data

barang

4.0

Pengolahan

data jenis

barang

5.0

Pengolahan

data

penjualan

6.0

Pengolahan

data

pelanggan

1.0

Pengolahan

data

pemasok

8.0

Pengolahan

data

pembelian

9.0

Pengolahan

data barang

10.0

Pengolahan

data

penjualan

11.0

Pengolahan

data

pelanggan

informasi yang diinginkan. Adapun perancangan database yang diusulkan adalah

sebagai berikut:

4.2.1 Teknik Normalisasi

1. Normalisasi Bentuk Pertama

Bentuk normal pertama mempunyai ciri yaitu setiap data dibentuk dalam flat

file (file datar atau rata). Data yang dibentuk dalam satu record. Record dan

data dari field dapat berupa atomic file yaitu tidak ada atribut yang yang

berulang-ulang atau ganda. Berikut ini gambar normalisasi bentuk pertama:

Tabel 4.1 Normalisasi Bentuk Pertama

Kode_Barang Jenis_Barang Nama_Barang Harga_beli Harga_Jual Stock Merk Satuan No_Pembelian Tgl_pembelian Disc_Pembelian Total_Pembelian No_Nota Tgl_Nota Disc_Penjualan PPn Total_Bayar Kode_Pelanggan Nama_Pelanggan Alamat_Pelanggan Tlpn_Pelanggan Id_Pengguna Nama_Pengguna Alamat_Pengguna Tlpn_Pengguna Password Level_Login Kode_Pemasok Nama_Pemasok Alamat_pemasok Tlpn_Pemasok Fax Kontak

2. Normalisasi Bentuk Kedua

Pada bentuk normal kedua semua field atau relasi sudah harus berbentuk

dalam bentuk normal pertama dan atribut kunci tergantung pada kunci

primer. Untuk membentuk normal kedua harus sudah ditentukan kunci-kunci

field. Kunci field haruslah unik dan dapat mewakili atribut lain yang menjadi

anggotanya.

Table 4.2 Bentuk Normal Kedua

Barang Jenis_Barang Pemasok

Kode_Barang* Jenis_Barang Nama_Barang Harga_Beli Harga_Jual Stock

No_Jenis_Barang* Jenis_Barang Merk Satuan

Kode_Pemasok* Nama_Pemasok Alamat Kota Telepon Fax Kontak

Pengguan Pembelian Pembelian_Rinci

Id_Pengguna* Nama Alamat Telepon Nama_pengguna Password Level_Login

No_Pembelian* Tgl_Pembelian Kode_Pemasok Disc Total Nama_Pengguna

No_Pembelian Kode_Barang Jenis_Barang Harga_Beli Jumlah Sub_Total

Pelanggan Penjualan Penjualan_Rinci

Kode_Pelanggan* Nama_Pelanggan Alamat Telepon

No_Nota* Tgl_Nota Disc_Penjualan PPn Total_Bayar Kode_Pelanggan Nama_Pengguna

No_Nota Kode_Barang Jenis_Barang Harga_Jual Jumlah sub_Total

3. Normalisasi Bentuk Ketiga

Table 4.3 Bentuk Normal Kedua

Barang Jenis_Barang Pemasok

Kode_Barang* Jenis_Barang Nama_Barang Harga_Beli Harga_Jual Stock

No_Jenis_Barang* Jenis_Barang Merk Satuan

Kode_Pemasok* Nama_Pemasok

Alamat Kota Telepon Fax Kontak

Pengguan Pembelian Pembelian_Rinci

Id_Pengguna* Nama Alamat Telepon Nama_pengguna Password Level_Login

No_Pembelian* Tgl_Pembelian Kode_Pemasok** Disc Total Nama_Pengguna

No_Pembelian** Kode_Barang** Jenis_Barang Harga_Beli Jumlah Sub_Total

Pelanggan Penjualan Penjualan_Rinci

Kode_Pelanggan* Nama_Pelanggan Alamat Telepon

No_Nota* Tgl_Nota Disc PPn Total_Bayar Kode_Pelanggan** Nama_Pengguna

No_nota** Kode_Barang** Jenis_Barang Harga_Jual Jumlah sub_Total

4.2.2 Hubungan Antar Tabel

Gambar 4.4 Relasi antar tabel

4.3. Pembahasan Program

Dalam Pembuatan sistem informasi penjualan pada toko RBB di Kebumen ada

beberapa hal yang menjadi pertimbangan penulis dalam pembuatan program.

Pertimbangan tersebut antara lain :

1. Pembangunan sistem informasi penjualan yang sesuai dengan kebutuhan

pihak Toko.

2. Pembangunan sistem informasi Penjualan yang mampu membantu

memaksimalkan konerja SDM dalam mengolah data penjualan.

Pembelian

* No_Pembelian

Tgl_Pembelian

** Kode_Pemasok

Disc

Total

Nama_Pengguna

Pembelian_Rinci

** No.Pembelian

** Kode_Barang

** Jenis_Barang

Harga_beli

Jumlah

Sub_Total

Pemasok

* Kode_Pemasok

Nama_Pemasok

Alamat

Kota

Telepon

Fax

Kontak

Pengguna

* Id_Pengguna

Nama

Alamat

Telepon

Nama_pengguna

Password

Level_Login Penjualan

* No_Nota

Tgl_Nota

Disc

PPn

Total_Bayar

** Kode_Pelanggan

Nama_Pengguna

Barang

* Kode_Barang

** Jenis_Barang

Nama_Barang

Harga_Beli

Harga_Jual

Stock

Jenis_Barang

No_Jenis_Barang

* Jenis_Barang

Merek

Satuan

Pelanggan

* Kode_Pelanggan

Nama_Pelanggan

Alamat

Telepon

Penjualan_Rinci

** No_nota

** Kode_Barang

** Jenis_Barang

Harga_Jual

Jumlah_Jual

sub_Total

Dengan pertimbangan diatas, maka penulis mencoba untuk membangun

program Penjualan yang sesuai kebutuhan pihak Toko RBB di Kebumen.

Setelah menganalisis kebutuhan dan merancang sistem penjualan Baru, maka

didapatkan hasil dari pembangunan program sebagai berikut:

1. Sistem informasi penjualan yang baru merupakan sistem informasi penjualan

terkomputerisasi. Dengan komputerisasi maka transaksi dapat cepat

dilaksanakan.

2. Seluruh data tersimpan didatabase sehingga kapanpun data dibutuhkan

dapat langsung diakses.

4.4 Manual Program

1. Form Login

Gambar 4.5 Form Login

Form login digunakan untuk masuk ke aplikasi, terdapat dua level login yaitu

admin dan kasir.

2. Form Menu Utama

Gambar 4.6 Menu Utama

Pada menu utama ini terdiri atas beberapa menu, sedangkan setiap menu terbagi

atas beberapa sub menu, yaitu :

1. Menu File terdiri dari menu login, Pengguna, Kunci sistem, Ganti

Password.

2. Menu Master terdiri dari menu data barang, data pemasok, dan data

Pelanggan.

3. Menu Transaksi terdiri dari menu penjualan dan pembelian.

4. Menu Laporan terdiri dari menu laporan barang, laporan Pelanggan,

laporan pemasok, laporan pembelian, dan laporan penjualan.

5. Di toolbar ada beberapa menu untuk yang sering digunakan.

3. Form Transaksi Pembelian

Gambar 4.7 Form Transaksi Pembelian

Form transaksi pembelian digunakan untuk memasukan data pembelian ,

terdiri dari kode pemasok, maka akan muncul nama pemasok. Kode barang, nama

barang, satuan, harga beli, jumlah beli, dan total, diskon apa bila ada. Tekan F1

untuk menyimpan, F2 untuk batal.

4. Form Transaksi Penjualan

Gambar 4.8 Form Transaksi Penjualan

Form transaksi penjualan digunakan untuk memasukan data penjualan,

terdiri dari No nota, pelanggan, kode barang, nama barang, satuan, harga jual,

jumlah beli, dan total, diskon dan PPn apa bila ada. Tekan F2 untuk bayar, F3 untuk

mencetak nota, ESC untuk keluar dari program, F7 untuk membatalkan transaksi.

F4 untuk menampilkan form logout, F5 untuk menampilkan daftar barang.

5. Kesimpulan dan Saran

5.1 Kesimpulan

Dari hasil penelitian yang telah dilakukan dapat diambil kesimpulan bahwa

dengan penerapan aplikasi penjualan dapat diubah sistem lama menjadi sistem

yang berbasis pada penggunaan teknologi komputerisasi.

Adapun pokok-pokok kesimpulan dapat dilihat dari beberapa hal berikut ini:

1. dengan melakukan perancangan sistem informasi penjualan pada toko

RBB di kebumen dapat merubah sistem yang sebelumnya manual

menjadi sistem terkomputerisasi.

2. Menyajikan informasi secara cepat dan akurat.

3. Dapat menghemat waktu pencarian, pencatatan, dan transaksi

penjualan.

4. Hasil laporan dapat tersaji dengan waktu yang cepat.

5. Dapat meninjau data yang sedang diproses atau data yang sudah lama.

5.2 Saran

Saran yang diberikan penulis untuk pembangunan sistem selanjutnya adalah

sebagai berikut :

1. Untuk mengoptimalkan pekerjaan, sebaiknya sistem penjualan yang

dilakukan secara manual perbaharui dengan menerapkan sistem

komputerisasi.

2. Sistem komputerisasi tersebut sebaiknya dilengkapi pula dengan

persiapan sumberdaya manusia yaitu pegawai yang mampu

mengoprasikan program yang baru dengan baik.

3. Apabila sistem ini akan dikembangkan diharapkan menambah fungsi

tambahan untuk Pembaharuan sistem.

Demikian kesimpulan dan saran yang penulis berikan, untuk penelitian

berikutnya supaya lebih mengembangkan sistem yang diusulkan penulis

agar lebih disempurnakan lagi dan semoga sistem yang diusulkan dapat

membantu meningkatkan kualitas dan kinerja pada Toko RBB di Kebumen.

DAFTAR PUSTAKA

Budi Harto, widodo,S.SI. 2002. Aplikasi Database Dengan SQL Server 2000 dan

Visual Basic 6. Jakarta : Elex media Komputinda.

Hadi, Rahadian. 2003. Membuat Laporan dengan Crystal Report 8.5 dan Visual

Basic 6.0. Jakarta: Elex media Komputinda.

Fatta, Hanif Al. 2007. Ananlisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta:

Andi.

Fathansyah, Ir. 2002. Buku Teks Ilmu Komputer Basis Data.Bandung: Informatika.

Parno,S.kom. 2011. Modul Kuliah: Konsep Dasar Informasi.