sistem informasi pendaftaran dan penyeleksian …repository.amikom.ac.id/files/naskah publikasi...

18
SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN DAN PENYELEKSIAN SISWA BARU PADA SMK MUHAMMADIYAH 1 PRAMBANAN Naskah Publikasi disusun oleh Ani Tristiyaningsih 09.02.7487 Ika Ayu Darmawati 09.02.7503 JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012

Upload: doanmien

Post on 03-Mar-2019

226 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN DAN PENYELEKSIAN …repository.amikom.ac.id/files/Naskah Publikasi 09.02.7487, 09.02... · elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk

SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN DAN PENYELEKSIAN

SISWA BARU PADA SMK MUHAMMADIYAH 1

PRAMBANAN

Naskah Publikasi

disusun oleh

Ani Tristiyaningsih 09.02.7487

Ika Ayu Darmawati 09.02.7503

JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN

KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2012

Page 2: SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN DAN PENYELEKSIAN …repository.amikom.ac.id/files/Naskah Publikasi 09.02.7487, 09.02... · elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk
Page 3: SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN DAN PENYELEKSIAN …repository.amikom.ac.id/files/Naskah Publikasi 09.02.7487, 09.02... · elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk

INFORMATION SYSTEM SELECTION OF NEW STUDENT REGISTRATION ON SMK MUHAMMADIYAH 1 PRAMBANAN

SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN DAN PENYELEKSISAN SISWA BARU PADA SMK MUHAMMADIYAH 1 PRAMBANAN

Ani Tristiyaningsih Ika Ayu Darmawati

Jurusan Manajemen Informatika

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Information system selection of new student regristation on SMK Muhammadiyah 1 Prambanan especially in terms of data processing students,

from entering data (input), change the data and display the data (output). The information system has facilities reporting new students still manually. SMK Muhammadiyah 1 Prambanan one of the schools that do not have this

information system is considered very need a new student information system in order to provide convenience for the teachers in the process of filling in the new students. That way student data reporting process can be informed quick ly.

Based on the above it can be concluded that the information system is

needed in education, especially concerning the student. For example, with the new student information system at SMK Muhammadiyah 1 Prambanan as a means of information for teachers regarding the reporting of student data using computerized systems were processed using Visual Basic programming

language.

We make new admissions program will make it easier in the schools new admissions due to the new system, the time is used more effectively and efficiently.

Keywords: information systems, computerized systems, programming, effective,

efficient

Page 4: SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN DAN PENYELEKSIAN …repository.amikom.ac.id/files/Naskah Publikasi 09.02.7487, 09.02... · elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk

1. PENDAHULUAN

Saat ini komputer hampir dapat dijumpai di setiap kantor pemerintah, perusahaan,

sekolah, atau bahkan rumah tangga. Perkembangan teknologi komputer yang pesat,

khususnya di bidang perangkat lunak, membuat komputer menjadi semakin user friendly

dan telah menjadikannya suatu kebutuhan bagi kalangan tertentu, misalnya kalangan

bisnis. Dalam melakukan pekerjaan, mereka sangat tergantung pada komputer.

Komputer tidak lagi hanya digunakan sebagai pengganti mesin tik ataupun alat hitung,

Namun kini juga banyak digunakan dalam membantu pembuatan keputusan penting.

Akibatnya, informasi yang disimpan memerlukan pengamanan yang dapat melindungi

terhadap akses orang yang tidak berhak.

Minimnya informasi teknologi di sekolah yang terletak di pedesaan,serta sistem

pendataan yang masih dilakukan secara manual, membuat sekolah -sekolah ini semakin

tertinggal jauh akan teknologi yang semakin lama semakin berkembang. Bila sistem

pendaftaran siswa baru masih di lakukan secara manual,maka waktu yang dibutuhkan

untuk pendataan akan semakin lama, hal ini menyebabkan panitia penerimaan siswa

baru tidak dapat mengelola semua data dengan baik dan merasa kerepotan menangani

hal tersebut.

Dikarenakan proses penyeleksian yang masih manual,sehingga dirasa masih kurang

optimal dan memerlukan waktu yang cukup lama baik dalam menyusun laporan dan

memutuskan calon siswa baru yang akan diterima. Padahal idealnya penyeleksian calon

siswa baru tersebut harus ditentukan secepat mungkin untuk mendukung sistem yang

lainnya.

Untuk menyelesaikan persoalan diatas maka perlu untuk merancang sebuah

aplikasi sistem pendukung keputusan untuk membantu panita penerimaan dalam

penyeleksian calon siswa baru. Oleh karena itu penulis mengambil judul “Sistem

Informasi Pendaftaran Dan Penyeleksian Siswa Baru Pada Smk Muhammadiyah 1

Prambanan”.

2. Landasan Teori

2.1 Konsep Dasar Sistem

2.1.1 Definisi Sistem Secara Umum

Page 5: SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN DAN PENYELEKSIAN …repository.amikom.ac.id/files/Naskah Publikasi 09.02.7487, 09.02... · elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk

Sistem menurut para ahli memiliki arti yang bermacam -macam tergantung dari sudut

mana kita memandangnya.

Raymond McLeod,Jr. (1996:13) mendefinisikan sistem sebagai “sekelompok

elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu

tujuan”.1

Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya

mendefinisikan sistem sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk

mencapai suatu tujuan tertentu. 2

Sistem dapat juga diartikan sebagai sekumpulan aktivitas yang saling berhubungan

yang berguna untuk mentransformasikan masukan menjadi keluaran.3

2.2 Konsep Dasar Informasi

2.2.1 Definisi Informasi

Jogiyanto Hm (2005:8) mendefinisikan informasi sebagai “data yang diolah menjadi

bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yag menerimanya”.4

2.2.2 Siklus Informasi

Siklus informasi adalah gambaran secara umum mengenai proses pengolahan data-

data sehingga menjadi informasi yang bermanfaat bagi pengguna. Informasi yang

dihasilkan dari pengolahan data-data sebelumnya akan digunakan kembali sebagai data

untuk menghasilkan informasi berikutnya.

Dapat dilihat pada gambar siklus informasi sebagai berikut :

1 Raymond McLeod,Jr. “Sistem Informasi Manajemen”, 1996, hal 13.

2 Jogiyanto HM. “Analisis & DESAIN S istem Informasi: pendekatan terstruktur teori dan prakt ik

aplikasi bisnis”, 1999, hal 2.

3 Martin, James, “Database Organization”, Prentice Hall Inc., Engelwood Cliffts, New Jersey,

1994, hal 6.

4 Jogiyanto Hm. “Analisis & DESAIN Sistem Informasi: pendekatan terstruktur teori dan praktik

aplikasi bisnis”, 2005, hal 8.

Page 6: SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN DAN PENYELEKSIAN …repository.amikom.ac.id/files/Naskah Publikasi 09.02.7487, 09.02... · elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk

Gambar 2. 1 Siklus Informasi

2.2.3 Kualitas Informasi

Kualitas dari suatu sistem informasi tergantung dari 3 hal yaitu:

1. Akurat (accurate)

Informasi harus bebas dari kesalahan, informasi harus dapat dengan jelas

mencerminkan maksudnya.

2. Tepat pada waktunya (timeliness)

Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Di dalam

pengambilan keputusan, informasi yang sudah usang tidak lagi bernilai. Bila

informasi datang terlambat sehingga pengambilan keputusan terlambat

dilakukan, hal itu dapat berakibat fatal bagi perusahaan.

3. Relevan (relevance)

Informasi yang disampaikan harus mempunyai keterkaitan dengan masalah yang

akan dibahas dengan informasi tersebut. Disamping karakteristik, nilai informasi

juga ikut menentukan kualitasnya. Nilai informasi (value of information)

ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu

informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih besar dibanding biaya untuk

mendapatkannya.

2.2.4 Nilai Informasi

Page 7: SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN DAN PENYELEKSIAN …repository.amikom.ac.id/files/Naskah Publikasi 09.02.7487, 09.02... · elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk

Nilai informasi dapat ditentukan dari dua hal,yaitu manfaat dan biaya. Suatu

informasi dikatakan bernilai apabila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya

mendapatkannya

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi

2.3.1 Definisi Sistem Informasi

Menurut Wahyudi Kumoantoro dan Sebondo Agus Margono mendefinisikan bahwa

sistem informasi adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi

ddata maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi. 5

2.3.2 Komponen Sistem Informasi

Menurut Jogiyanto HM menyebutkan bahwa, komponen-komponen itu disebut

dengan blok bangunan yang dapat dijelaskan sebagai berikut :6

1 Blok Masukan

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini

termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan

dimasukan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2 Blok Model

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang

akan dimanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan

cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3 Blok Keluaran

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan i nformasi

yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan

manajemen serta semua pemakai sistem.

4 Blok Teknologi

Teknologi terdiri dari 3 (tiga) bagian utama, yaitu teknisi, software dan

hardware.

5 Blok Basis Data

5 (Wahyudi Kumontoro dam Subondo Agus Margono: Sistem Informasi Manajemen dalam

organisasi-organisasi public, Gajah Mada University,1998 hal 13)

6 Jogiyanto HM,Analisis & Desain Sistem Informasi.Penerbit ANDI OFFSET

Yogyakarta,2005,Hal 8.

Page 8: SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN DAN PENYELEKSIAN …repository.amikom.ac.id/files/Naskah Publikasi 09.02.7487, 09.02... · elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk

Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu

dengan yang lainya, tersimpan di hardware dan digunakan software untuk

memanipulasinya.

6 Blok Kendala

Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan

bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila

terlanjur terjadi kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

2.4 Sistem Informasi Pengolahan Data Siswa Baru

Secara umum pengolahan data siswa merupakan rangkaian kegiatan pengolahan

data yang mendukung kegiatan pokok lembaga pendidikan dalam rangka

menyelenggarakan proses pendidikan. Adapun kegiatan ini berkenaan dengan proses

penerimaan siswa baru, pendaftaran, tes atau seleksi penerimaan.

Kegiatan ini dilaksanakan tepat pada tahun ajaran baru,dalam sistem ini data diolah

dan ditujukan kepada masing-masing pihak yang berkepentingan dengan proses

tersebut, antara lain kepala sekolah, siswa, sekolah asal siswa.

2.5 Konsep Pemodelan Sistem

2.5.1 Sistem Flowchart

Sistem Flowchart Merupakan pemetaan terhadap arus aktivitas pekerjaan secara

keseluruhan dari sebuah sistem yang menjelaskan tentang urutan-urutan dari prosedur-

prosedur yang ada dalam sistem

2.5.2 Data Flow Diagram (DFD)

Data flow diagram (DFD) adalah gambaran sistem secara logika. Gambaran ini tidak

tergantung pada perangkat keras , perangkat lunak , struktur data.

2.5.3 Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram adalah gambar atau diagram yang menunjukan

informasi yang dibuat, disimpan, digunakan dalam sistem bisnis dan terdapat entitas

yang menunjukkan hubungan antar data

2.6 Microsoft Visual Basic 6.0

Page 9: SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN DAN PENYELEKSIAN …repository.amikom.ac.id/files/Naskah Publikasi 09.02.7487, 09.02... · elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk

Visual Basic adalah bahasa pemrograman yang bekerja dalam lingkup MS -Windows.

Visual Basic dapat memanfaatkan kemampuan MS-Windows secara optimal.

Kemampuannya dapat merancang program aplikasi yang berpenampilan seperti program

aplikasi lainnya yang berbasis MS-Windows. Kemampuan Visual Basic secara umum

adalah menyediakan komponen-komponen yang memungkinkan untuk membuat

program aplikasi yang sesuai dengan tampilan dan cara kerja Microsoft Windows.

2.7 My SQL

Microsoft SQL Server adalah sebuah sistem manajemen basis data relasional

(RDBMS) produk Microsoft. Bahasa kueri utamanya adalah Transact-SQL yang

merupakan implementasi dari SQL standar ANSI/ ISO yang digunakan oleh Microsoft dan

Sybase serta didesain untuk memanipulasi database besar dengan berbagai fasilitas

.Kemampuannya dalam memanajemen data dan kemudahan dalam pengoprasiannya

membuat RDBMS ini menjadi pilihan para administrator

3. TINJAUAN UMUM

3.1 Sejarah S SMK Muhammadiyah 1 Prambanan

SMK (Sekolah Menengah Kejuruan) Muhammadiyah I Prambanan Klaten berdiri

pada tahun 1997 yang terletak di Jalan Perkutut no.6 Tlogo Prambanan Klaten.

3.1.2 Visi , Misi, dan Tujuan SMK MUHAMMADIYAH 1 PRAMBANAN

3.1.2.1 Visi Sekolah

Terwujudnya siswa yang cerdas, trampil, mandiri, unggul dan islami

3.1.2.2 Misi Sekolah

1. Membentuk pribadi yang berakhlak mulia

2. Menghasilkan tenaga kerja yang kreatif dan inovatif sesuai

perkembangan IPTEK

3. Menghasilkan lulusan yang mampu bersaing di pasar kerja era global

4. Menghasilkan alumni yang tangguh dan profesional

5.Menjadikan siswa yang berguna bagi agama, bangsa dan Negara

3.1.2.3 Tujuan Sekolah

Page 10: SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN DAN PENYELEKSIAN …repository.amikom.ac.id/files/Naskah Publikasi 09.02.7487, 09.02... · elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk

a. Menyiapkan siswa untuk memasuki lapangan kerja serta mengembangkan

sikap profesional.

b. Menyiapkan siswa agar mampu memiliki karir, mampu berkompetensi dan

mampu mengembangkan diri.

c. Menyiapkan tenaga kerja tingkat menengah untuk mengisi kebutuhan dunia

usaha dan industri pada saat ini maupun masa yang akan datang.

d. Menyiapkan tamatan agar menjadi warga negara yang produktif, adaptif dan

kreatif

.

4 PEMBAHASAN

4.1 Rancangan Sistem yang Diusulkan

Flowchart merupakan penyajian secara sistematis tentang proses dan logika dari

kegiatan penanganan informasi atau penggambaran secara grafik dari langkah -langkah

dan urut-urutan prosedur dari suatu program. Flowchart menolong analis dan

programmer untuk memecahkan masalah ke dalam segmen-segmen yang lebih kecil dan

menolong dalam menganalisis alternatif-alternatif lain dalam pengoperasian. Sistem

flowchart adalah urutan proses dalam system dengan menunjukkan alat media input,

output serta jenis media penyimpanan dalam proses pengolahan data. Program flowchart

adalah suatu bagan dengan simbol -simbol tertentu yang menggambarkan urutan proses

secara mendetail dan hubungan-hubungan antara suatu proses (instruksi) dengan

proses lainnya dalam suatu program.

Flowchart juga sering diartikan sebagai bagan alir atau diagram alir yang

menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Flowchart yang diusulkan

nantinya diharapkan dapat memperbaiki sistem yang sudah ada pada SMK

Muhammadiyah 1 Prambanan

4.1.1Flowchart yang Diusulkan

Page 11: SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN DAN PENYELEKSIAN …repository.amikom.ac.id/files/Naskah Publikasi 09.02.7487, 09.02... · elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk

4.1 Gambar Flowchart yang Diusulkan

4.1.2 DFD (Data Flowchart Diagram)

Page 12: SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN DAN PENYELEKSIAN …repository.amikom.ac.id/files/Naskah Publikasi 09.02.7487, 09.02... · elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk

Data Flow Diagram (DFD) merupakan suatu diagram yang menggunakan

notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem yang penggunaannya

sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, terstruk tur dan jelas.

Diagram ini menunjukkan proses aliran data yang di proses dalam sistem yang

kemudian menjadi data yang siap di gunakan atau diolah kembali untuk menjadi

bahan pengambilan keputusan SMK Muhammadiyah 1 Prambanan.

4.1.2.1 DFD Konteks

Data Calon Siswa

Data Karyawan

Data Jurusan

Data Daftar Ulang

Data Logiin

Laporan Data Calon Siswa

Laporan Data Karyawan

Laporan Data Jurusan

Laporan Data Daftar Ulang

Laporan Logiin

Gambar 4. 1 Contex Diagram

0.0

Sistem

Pendaftaran dan

Penyeleksian

siswa baru

Admin

Page 13: SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN DAN PENYELEKSIAN …repository.amikom.ac.id/files/Naskah Publikasi 09.02.7487, 09.02... · elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk

4.1.2.2 DFD Level 1

Pendaftaran

Data Seleksi Daftar Ulang

Data Seleksi

Hasil

Data Seleksi

Jurusan

Data Seleksi

Data User

Data Logiin

Data Logiin Karyawan

Gambar 4. 2 DFD Level 1

Admin

Penerimaan

Siswa Baru

1.0

Proses

Pendaftaran

2.0

Proses Seleksi

3.0

Cetak Hasil

4.0

Cetak Laporan

Page 14: SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN DAN PENYELEKSIAN …repository.amikom.ac.id/files/Naskah Publikasi 09.02.7487, 09.02... · elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk

4.2 Sistem Perancangan Database

Merancang database suatu hal yang sangat penting. Kesulitan utama dalam

merancang database adalah bagaimana merancang sehingga database dapat

memuaskan keperluan saat ini dan masa mendatang. Perancangan model

konseptual perlu dilakukan untuk menunjukkan entity dan relasinya dibutuhkan

analisis dan tentang informasi yang ada dalam spesifikasi di masa yang akan

datang. Pada pendekatan model konseptual, beberapa konsep pendekatan

relational digunakan, namun tidak berarti konsep ini nantinya di implementasikan

ke dalam model relasional saja, tetapi dapat juga dipakai pada model

Hierarchical dan Network.

4.3 ERD (Entitas Relationship Diagram)

Page 15: SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN DAN PENYELEKSIAN …repository.amikom.ac.id/files/Naskah Publikasi 09.02.7487, 09.02... · elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk

4.2 Gambar ERD yang Diusulkan

Page 16: SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN DAN PENYELEKSIAN …repository.amikom.ac.id/files/Naskah Publikasi 09.02.7487, 09.02... · elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk

4.4 Manual Program

4.4.1 Login

Gambar 4. 1 Login

Keterangan tombol:

1. Tombol Ok : Untuk masuk dalam aplikasi

2. Tombol Batal : Untuk mambatalkan masuk dalam aplikasi

4.4.1 Menu Utama

Gambar 4. 2 Menu

Page 17: SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN DAN PENYELEKSIAN …repository.amikom.ac.id/files/Naskah Publikasi 09.02.7487, 09.02... · elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk

Pada menu pendaftaran berfungsi memasukkan inputan pendaftaran.

Pada menu data terdapat 3 sub menu

1. Karyawan :Memasukkan data karyawan dan pencarian data

2. Jurusan :Memasukkanjurusan

3. User :Memasukkandatauser

4. Daftar Ulang :Memasukkan daftar biaya

Pada menu laporan terdapat 3 sub menu :

1. Laporan penerimaan siswa

2. Laporan bukti pendaftaran

3. Laporan daftar ulang

Pada menu exit berfungsi untuk keluar dari program atau aplikasi.

5. KESIMPULAN

Dari penelitian yang dapat dilihat bahwa pengolahan data menggunakan sis tem

manual sangat tidak efektif dan tidak efesien untuk menghasilkan informasi yang

dibutuhkan. Sedangkan penggunaan sistem yang baru dengan berbasis komputer

khususnya dengan software Microsoft Visual Basic 6.0, diharapkan informasi yang

dihasilkan lebih berkualitas dan membantu dalam proses pengambilan keputusan.

Page 18: SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN DAN PENYELEKSIAN …repository.amikom.ac.id/files/Naskah Publikasi 09.02.7487, 09.02... · elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk

DAFTAR PUSTAKA

Arif, M.Rudyanto. 2005. Pemrograman Basis Data menggunakan

Transact SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta : ANDI.

M.Kom, Kusrini. 2006. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis

Data. Yogyakarta : ANDI.

Sunyoto, Andi. 2007, Pemrograman Database dengan Visual Basic dan

Microsoft SQL. Yogyakarta : ANDI.