SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN SPP PADA SMK MA’ARIF SALAM MAGELANG

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh:

Sigit Endrianto

11.22.1312

kepadaSEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTAYOGYAKARTA

2013

SCHOOL FEE PAYMENT INFORMATION SYSTEM IN SMK MA’ARIF SALAM MAGELANG

SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN SPP PADA SMK MA’ARIF SALAM MAGELANG

Sigit EndriantoBambang Sudaryatno

Jurusan Sistem Informasi

ABSTRACT

Information needs now is an absolute urgent need care which is very fast paced, precise, accurate, easy and reliable so that the necessary computer tools for effective data processing and efficient.

SMK Ma’arif Salam Magelang is an educational institution NU in area Salam Magelang regency. SPP payments system in SMK Ma’arif Salam Magelang still manual, so many errors in filling the data. In addition, students also have to queue up in making payment, so that time becomes less efficient. Existence of computers in SMK Ma’arif Salam Magelang as operational tools not fully utilized. Hence the need for applications that facilitate the course tuition payment system for officers.

Here the author to create software applications using Visual Basic 6.0 and SQL Server 2000. Which is expected to simplify in making reports regarding SPP payment, such as delinguent reports, payment data and report student data report.

Keywords: Payment System, Computer, Visual Basic

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

1

1. Pendahuluan

Semakin meningkatnya kebutuhan informasi akan diiringi dengan

berkembangnya teknologi. Penyajian sebuah informasi digunakan dalam

pengambilan sebuah keputusan yang akan menentukan berkembangnya suatu

organisasi. Sistem informasi sebagai salah satu bagian dari industri akan

berkembang pesat. Permintaan akan produk informasi juga akan semakin meningkat.

Sistem informasi berkembang sesuai dengan kemampuan sistem informasi tersebut

dalam membantu manusia mengambil keputusan. Sehingga diperlukan sitem

informasi yang dapat memudahkan dalam alur proses sebuah data yang akan diolah

menjadi informasi. Manajemen data dan infromasi yang efektif juga akan

menghasilkan sebuah laporan yang akurat.

Sistem informasi telah menjadi bagian yang tak terpisahkan dari kegiatan bisnis

suatu perusahaan atau organisasi modern karena dapat membantu dan mendukung

kegiatan bisnis dan manajemen pada suatu perusahaan atau organisasi dalam

masyarakat.

Pembayaran SPP di SMK Ma’arif Salam Magelang saat ini masih

menggunakan sistem manual, yaitu dengan cara mencatat pada kartu pembayaran

SPP. Pembayaran dilakukan di ruang tata usaha dan penanganan pembayaran

ditangani dengan satu orang. Oleh karena itu sering terjadi antrian pada waktu

pembayaran SPP. Dalam perekapan data tiap bulan juga mengalami kendala karena

adanya penulisan yang salah sehingga terjadi pergeseran data.

Dengan mempertimbangkan keunggulan komputer maka penulis akan

mengimplementasikan dengan membuat suatu sistem informasi pengolah data

pembayaran SPP yang selama ini masih memakai sistem manual. Maka dengan

demikian penulis mencoba memilih judul “ Sistem Informasi Pembayaran SPP pada

SMK Ma’arif Salam Magelang”

Dalam proses penginputan data perlu adanya aplikasi untuk membantu kinerja

agar lebih tepat, cepat, dan akurat. Adapun program aplikasi yang penulis gunakan

untuk mengimplementasikan rancangan sistem tersebut yaitu dengan menggunakan

Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server 2000.

2. Landasan Teori

2.1 Pengertian Sistem, Informasi, Sistem Informasi

2.1.1 Pengertian Sistem

Menurut Murdick dan Ross (1993) dalam tulisannya Hanif Al Fatta

(2007:3) mendefinisikan sistem sebagai seperangkat elemen yang digabungkan

satu dengan lainnya untuk suatu tujuan bersama. Menurut Scoot (1996) system

2

terdiri dari unsur-unsur seperti masukan (input), pengolahan (processing), serta

keluaran (output).

2.1.1.1 Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu :

1. Komponen Sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang

artinya saling bekerjasama, kemudian membentuk suatu komponen atau

elemen. Sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian dari sistem.

2. Batas Sistem (Boundary)

3. Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem yang

lainya atau dengan lingkungan luar.

4. Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem

yang mempunyai sistem.

5. Penghubung (Interface)

Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu sub sistem

dengan sub sistem lainya.

6. Masukkan Sistem ( Input)

Masukkan adalah tempat menerima kebutuhan sistem sebagian energi

untuk menggerakkan sistem.

7. Keluaran Sistem (Output)

Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklarifikasi menjadi

keluaran yang berguna dari sisa pembuangan.

8. Pengolahan Sistem (Process)

Pengolahan sistem adalah tempat untuk mengolah energi yang telah

dimasukkan.

9. Sasaran sistem (Objektive)

3

Sasaran sistem adalah suatu yang diraih untuk memenuhi kebutuhan atau

keinginan dari sebuah sub system

2.1.2 Pengertian Informasi

Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi sebuah bentuk yang

berarti bagi pengguna, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini

atau mendukung sumber informasi.(Kusrini dan Koniyo,2007)

2.1.2.1 Kualitas Informasi

Informasi merupakan hal yang penting dalam sebuah organisasi dan

apabila suatu sistem kurang mendapatkan informasi maka sistem tersebut akan

sulit berkembang. Oleh karena itu perlu juga diperhatikan kualitas dari informasi

tersebut.

Informasi yang berkualitas memiliki 3 kriteria, yaitu (Kusrini dan Koniyo, 2007) :

1. Akurat (accurate)

Informasi harus bebas dari kesalahan, tidak bias ataupun menyesatkan.

Akurat juga berarti bahwa informasi itu harus dapat dengan jelas

mencerminkan maksudnya.

2. Tepat pada waktunya (timeliness)

Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.Di dalam

pengambilan keputusan, informasi yang sudah usang tidak lagi bernilai. Bila

informasi datang terlambat sehingga pengambilan keputusan terlambat

dilakukan, hal itu akan berakibat fatal bagi perusahaan.

3. Relevan (relevan)

Informasi yang disampaikan harus mempunyai keterkaitan dengan masalah

yang akan dibahas dengan informasi tersebut. Informasi harus bermanfaat

bagi pemakainya.

2.1.3 Pengertian Sistem Informasi

Definisi umum sistem informasi adalah sebuah sistem yang terdiri atas

rangkaian subsistem informasi terhadap pengolahan data untuk menghasilkan

4

informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan(Kusrini dan Koniyo,

2007).

2.2 Basis Data

Basis data adalah kumpulan data yang saling berelasi. Data sendiri merupakan

fakta mengenai obyek, orang, dan lain-lain. Data dinyatakan dengan nilai (angka,

deretan karakter, atau symbol).

2.3 Software Pendukung

2.3.1 Microsoft Visual Basic 6.0

Visual Basic adalah satu bahasa pemrograman komputer. Bahasa

pemrograman adalah perintah-perintah yang dimengerti oleh komputer untuk

melakukan tugas-tugas tertentu. Bahasa pemrograman Visual Basic dikembangkan

oleh Microsoft sejak tahun 1991. Visual Basic merupakan salah satu bahasa

pemrograman komputer yang mendukung pemrograman berorientasi objek (Object

Oriented Programming, OOP) (Kusrini dan Koniyo, 2007).

2.3.2 Mengenal Microsoft SQL Server 2000

Microsoft SQL Server 2000 adalah perangkat lunak relational database

management system(RDBMS)yang didesain untuk melakukan proses manipulasi

database berukuran besar dengan berbagai fasilitas. Microsoft SQL Server 2000

merupakan andalan Microsoft untuk database server(Kusrini dan Koniyo, 2007).

3. Analisis Sistem

Analisis sistem adalah sebuah istilah yang secara kolektif mendeskripsikan fase-

fase awal pengembangan sistem. Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah

yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus

bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan

mereka

3.1 Analisis Kelemahan Sistem

Pengembangan sistem lama ke sistem yang baru memerlukan analisis yang

tepat untuk mengetahui kelemahan dan masalah pada sistem lama.Untuk

mengidentifkasi masalah, harus dilakukan analisis kinerja, informasi, ekonomi,

keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan pelanggan. Dari analisis ini biasanya

didapatkan beberapa masalah utama :

a. Analisis kinerja (performance analysis)

Kinerja diukur dengan 2 hal yaitu jumlah produksi dan waktu

tanggap.Jumlah produksi adalah jumlah pekerjaan yang bisa diselesaikan

selama jangka waktu tertentu.Waktu tanggap adalah keterlambatan rata-rata

antara suatu transaksi dengan tanggapan yang diberikan kepada transaksi

5

tersebut.

b. Analisis informasi (information analysis)

Informasi merupakan hal yang tidak kalah penting, karena dengan informasi

tersebut pihak manajemen akan merencanakan langkah-langkah

selanjutnya. Oleh sebab itu diharapkan adanya informasi yang akurat dan

tepat waktu.

c. Analisis ekonomi (economy analysis)

Pijakan dasar bagi kebanyakan pemilik perusahaan adalah biaya.Persoalan

ekonomis dan peluang berkaitan dengan masalah biaya.Hal yang perlu

diperhatikan dalam analisis ini adalah aspek biaya dan keuntungan.

d. Analisis keamanan aplikasi (control analysis)

Pengendalian dibutuhkan untuk menghindari dan mendeteksi secara dini

terhadap penyalahgunaan atau kesalahan sistem, serta untuk menjamin

keamanan data dan informasi.

e. Analisis efisisensi (efficiency analysis)

Berhubungan dengan sumber daya yang ada guna meminimalkan

pemborosan.Effisiensi dari sistem yang dikembangkan adalah pemakaian

secara maksimal atas sumber daya yang tersedia.

f. Analisis layanan (service analysis)

Peningkatan pelayanan terhadap konsumen merupakan tujuan

utama.Peningkatan pelayanan terhadap sistem yang dikembangkan akan

memberikan akurasi dalam pengolahan data, kehandalan terhadap

konsistensi dalam pengolahan input dan outputnya, serta sistem yang

mudah dipakai.

3.2 Analisis Kebutuhan Sistem

Analisis kebutuhan sistem terbagi menjadi dua, yaitu analisis fungsional dan

analisis non fungsional.

a. Kebutuhan Fungsional

Yaitu jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya

dilakukan sistem. Kebutuhan fungsional juga berisi informasi-informasi apa

saja yang nantinya dihasilkan oleh sistem. (Hanif, 2007)

b. Kebutuhan Non Fungsional

Yaitu kebutuhan yang berisi properti perilaku yang dimiliki oleh sistem yang

meiputi operasional, kinerja, kemanan serta politikdan budaya. (Hanif, 2007)

3.3 Analisis Kelayakan Sistem

Setelah mengetahui kelemahan dan permasalahan pada sistem lama dan

adanya usulan pembuatan sistem baru, maka untuk mengetahui apakah sistem baru

6

lebih baik dari sistem lama, perlu diadakannya analisis kelayakan pada sistem baru.

3.3.1 Kelayakan Teknologi

Secara teknik, teknologi yang digunakan adalah teknologi yang mudah

dioperasikan. Pengerjaanya yang mengutamakan kebutuhan user dan kemudahan

dalam pengoperasiannya membuat sistem ini user friendly walaupun tidak semua

orang dapat mengaksesnya tanpa login dari user.

3.3.2 Kelayakan Hukum

Pengembangan sistem dikatakan layak secara hukum jika tidak melanggar

peraturan dan hukum yang berlaku. Software yang digunakan untuk pengembangan

sistem ini adalah Visual Basic 6.0 dan SQL Server 2000. Secara hukum, sistem ini

telah memenuhi aturan dan undang-undang yang berlaku karena sistem ini

menggunakan perangkat lunak yang resmi dab berlisensi. Sehingga nantinya tidak

menimbulkan masalah dikemudian hari.

3.3.3 Kelayakan Operasional

Sistem ini tidak memerlukan operator dengan keahlian khusus untuk

mengoperasikannya. Selain itu sumber daya manusia di SMK Ma’arif Salam juga

mendukung. Mereka juga akan mendapat pelatihan terlebih dahulu sehingga akan

mempermudah user dalam menjalankanya.

3.3.4 Analisis Kelayakan Ekonomi

Secara ekonomi, sistem ini tidak akan menimbulkan kerugian karena biaya

dasar lebih kecil dari manfaat dan keuntungan yang diperoleh.

4. Hasil Penelitian dan Pembahasan

4.1 Pengertian Implementasi

Tahap implementasi sistem (Sistem Implementation) adalah tahap meletakkan

sistem supaya siap dioperasikan. Tahap implementasi sistem terdiri dari langkah –

langkah sebagai berikut :

4.1.1 Rencana Implementasi

Supaya kegiatan implementasi dapat beroperasi sesuai dengan yang

diterapkan, maka perlu jadwal rencana kegiatan implementasi. Dengan demikian,

rencana implementasi merupakan kegiatan awal dari tahap implementasi sistem.

Rencana implementasi dimaksudkan untuk mengatur biaya dan waktu.

4.1.2 Kegiatan Implementasi

Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah

direncanakan dalam kegiatan implementasi antara lain sebagai berikut :

1. Pemrograman

2. Pengetesan program

3. Instalasi Hardware dan Software.

7

4. Pemilihan dan pelatihan personil

5. Pengetesan sistem

4.1.2.1 Pemrograman

Dalam membuat sebuah program setidaknya ada beberapa hal yang perlu

anda lakukan:

1. Mendefinisikan Masalah/Defining the problem

Masalah/Probem disini adalah kompenan apa saja yang diperlukan agar

program ini jalan dikenal dengan masukan/inputnya apa saja, mendefinisikan

apa yang nanti akan dilakukan oleh program dan bagaimana keluaran dari

program yang kita harapkan nantinya. Pada tahap ini juga dikenal requirement

analisis atau analisa kebutuhan.

2. Perencanaan/Planning/Desain Sistem

Pada tahap ini adalah medefinisikan langkah-langkah apa saja yang dilakukan

oleh program dalam menyelesaikan permasalahan yang ada. Bentuk dari

perencanaan itu bisa berupa flowchart ataupun algoritma dari program,

sehingga kita akan tahu proses apa saja yang ada dalam program tersebut.

semakin detail flowchart atau algoritma yang dibuat semakin mudah juga

pada tahap implementasi/coding nantinya.

3. Implementasi/Koding/Programming

Kini saatnya Menulis program dengan terstruktur dan sesuai dengan flowchart

yang telah kita buat.pada tahapan ini dibagi manjadi 2 bagian pertama adalah

pembuatan database dan pengcodingan program.

Sebelum program diterapkan, maka program harus bebas dari kesalahan-

kesalahan. Oleh karena itu program harus di test untuk menemukan kesalahan-

kesalahan yang mungkin terjadi.

4.1.2.3 Instalasi Hardware dan Software

Instalasi hardware tidak perlu dilakukan karena diruang tata usaha sudah

terdapat beberapa komputer yang siap untuk digunakan dan memenuhi syarat

minimum yang sudah disusun dikebutuhan nonfungsional.

4.1.2.4 Pemilihan dan pelatihan personil

Personil untuk sistem ini adalah karyawan tata usaha yang telah ada di SMK

Ma’arif Salam Magelang. Pertimbangan terhadap karyawan yang sudah ada adalah :

1. Mentransfer karyawan lama ke posisi baru umumnya lebih mudah daripada

merekrut karyawan baru.

4.1.2.2 Pengetesan Program

8

2. Karyawan tata usaha yang sudah ada umumnya sudah atau lebih memahami

proses pembayaran SPP di SMK’Ma’arif Salam, sedangkan karyawan baru

butuh waktu lama untuk mempelajari cara-caranya.

3. Moral karyawan yang akan menjalankan sistem ini akan lebih meningkat.

Personil yang akan mengunakan sistem yang baru harus dilatih agar

memahami sistem baru. Pelatihan ini untuk personil yang mengoperasikan

sistem, yaitu mereka yang terlibat dalam mempersiapkan input, proses data,

mengoprasikan sistem dan menjaga sistem. Selain itu siswa perlu diberi

pendidikan tentang sistem ini.

4.2 Pemeliharaan Sistem

Tahap akhir dari proses penerapan sistem adalah tahap pemeliharaan yang

terus dilakukan selama sistem masih berjalan dan tetap dipakai. Kegiatan

pemeliharaan ini meliputi pemeliharaan sistem perangkat keras dan perangkat

lunak. Dengan adanya sistem pemeliharaan maka sistem tersebut dapat dikontrol,

sehingga ketika dioperasikan tidak akan mengalami hambatan.

4.2.1 Pemeliharaan perangkat keras

1. Melakukan perawatan minimal 1 bulan sekali terhadap perangkat keras,

misalnya dibersihkan dari debu.

2. Pengecekan kipas pada power supply maupun kipas pendingin prosesor agar

dapat bekerja dengan baik.

4.4.2 Pemeliharaan Perangkat Lunak

1. Backup Database

Untuk menghindari kehilangan data-data yang sudah dimasukkan, maka

dilakukan prosedur backup data secara berkala. Backup data dapat dilakukan

dengan cara manual yaitu dengan cara copy paste file database.

2. Restore Database

Restore database dilakukan untuk mengaktifkan/menggunakan kembali

database yang sudah di backup sebelumnya. Untuk me-restore database

dapat menggunakan Enterprise Manager yang merupakan bawaan SQL

server 2000.

3. Mencatat berbagai permasalahan–permaslahan yang muncul, jika sewaktu–

waktu terjadi permasalahan yang sama maka bisa disesuaikan.

4. Menginstal Antivirus.

9

5. Penutup

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan uraian penjelasan dan pembahasan pada keseluruhan bab pada

skripsi “SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN SPP PADA SMK MA’ARIF SALAM

MAGELANG” maka dapat ditarik kesimpulan :

1. Sistem informasi pembayaran ini menghasilkan cetak nota untuk siswa,

laporan data siswa, laporan data jurusan, laporan data tahun ajaran, laporan

data kelas, laporan petugas dan laporan data pembayaran spp.

2. Dengan adanya sistem baru ini, maka akan mempercepat proses transaksi

pembayaran pada SMK Ma’arif Salam Magelang sebab sistem yang baru

telah menggunakan komputer untuk pengolahan data.

3. Dengan adanya sistem informasi pembayaran ini, dapat diperoleh informasi

yang cepat dan akurat. Selain itu informasi juga dapat menampilkan laporan

–laporan yang dibutuhkan oleh sekolah yang dapat dicetak sewaktu-waktu.

5.2 Saran

Setelah sistem informasi pembayaran spp pada SMK Ma’arif Salam Magelang ini

dibuat, ada beberapa saran dari penulis agar kedepanya system informasi ini bias

dikembangkan menjadi lebih sempurna dimasa mendatang, yaitu :

1. Untuk dapat memberikan pelayanan yang lebih baik kepada siswa

sebaiknya segera dilakukan pengembangan sistem yaitu Sistem Informasi

Pembayaran SPP.

2. Perlu disempurnakan desain tampilan sistem informasi ini agar lebih

menarik.

3. Sistem informasi ini baru terbatas untuk pembayaran SPP saja. Diharapkan

pihak sekolah dapat mengembangkan sistem informasi sekolah secara

menyeluruh dengan berbasiskan komputer.

10

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem informasi. Yogyakarta: Andi.

Kusrini dan Andri Koniyo. 2007.Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Yogyakarta: Andi.