SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

“SIA yang diinginkan pemilik perusahaan PT. X”

Disusun oleh :

DWI CATUR SAPTA LINDYARTI

108400194

INSTITUT MANAJEMEN TELKOM

2009/2010

ABSTRAK

Pada proyek konstruksi, manajemen yang efektif sangat bergantung pada akses data

dan pengontrolan data yang baik, khususnya data tentang biaya. Akan tetapi, pengelolaan

data tentang biaya dan fungsi keuangan lainnya secara efektif dan efisien mutlak

membutuhkan aplikasi sistem informasi akuntansi beserta prosedur transaksi yang lebih

baik. Sistem informasi akuntansi terdiri atas dua sub sistem yaitu sistem pemrosesan

transaksi dan sistem pelaporan buku besar. Dalam aplikasinya, sistem pemrosesan transaksi

tersebut dibagi menjadi siklus-siklus. Yaitu, siklus pendapatan, siklus pengeluaran, siklus

konversi, siklus manajemen SDM, dan siklus buku besar adan laporan keuangan.

Pembahasan studi kasus ini berisi tentang deskripsi aplikasi sistem informasi akuntansi

beserta prosedur transaksi yang digunakan oleh PT. X serta didukung oleh berbagai teknik

analisa data. Teknik analisa yang dilakukan berguna untuk mempelajari aplikasi sistem

informasi akuntansi beserta prosedur transaksi yang ada di PT.X. Hasil analisa tersebut,

merupakan bahan pendukung yang digunakan untuk mengajukan usulan aplikasi sistem

informasi akuntansi beserta prosedur transaksi yang dapat menjadi alternatif atas

pemecahan masalah di PT.X. Akhirnya, usulan aplikasi sistem informasi akuntansi beserta

prosedur transaksi yang dibuat diharapkan sesuai dengan masalah yang ingin dipecahkan

oleh PT.X dan dapat membantu PT.X untuk dapat lebih maju lagi.

PENDAHULUAN

Perkembangan teknologi saat ini merupakan pemicu perusahaan untuk menggali

potensi yang dimiliki perusahaan untuk dapat lebih meningkatkan performance perusahaan.

Berbagai peluang yang ditemukan di pasaran, sangatlah berguna untuk diubah menjadi

potensi-potensi yang dapat dimanfaatkan untuk menghasilkan pendapatan bagi

perusahaan.

Sistem informasi akuntansi merupakan suatu sistem yang terstruktur dalam unit

usaha bisnis untuk membantu pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan sehari-hari

dalam mengatasi permasalahan-permasalahan yang dimulai dari sudut pandang akuntansi

yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, membantu manajemen dalam melakukan

pengambilan keputusan, dan juga untuk memenuhi pelaksanaan kebijakan pemerintah

dalam perusahaan.

PT. X merupakan perusahaan yang berperan sebagai produsen dan penyadia jasa

konstruksi. Perusahaan ini harus senantiasa mewaspadai hal yang dapat menghambat

pengembangan perusahaan yang lebih besar lagi dan mengganggu kelancaran aktivitas

operasional serta tawaran proyek yang ditolak pada tahun 1998-2003 yang menyebabkan

suatu proyek tidak dapat terkontrol dengan baik, keluhan dari pelanggan atas ketidakpuasan

layanan yang diberikan perusahaan, serta penurunan penawaran proyek akibat

pengambilan keputusan yang terlambat.

Perusahaan selaku penyedia informasi dituntut untuk dapat memberikan informasi

tentang berbagai hal yang menjelaskan keadaan perusahaan tersebut. Dalam memberikan

informasi bagi perusahaan, Sistem Akuntansi keuangan dan manajemen harus didukung

dengan system pengendalian intern yang baik. Dengan pengendalian intern yang baik ini

diharapkan seluruh data yang telah diolah akan menjadi informasi yang benar dan dapat

dipercaya sehingga informasi tersebut dapat dijadikan sebagai dasar dalam pengambilan

keputusan. Dengan begitu, Sistem Akuntansi yang didukung oleh pengendaliaan intern yang

baik, diharapkan akan menghasilkan informasi yang nantinya sangat membantu manajer

dalam mengambil kebijakan perusahaan dalam upaya mengembangkan perusahaan

menjadi lebih besar dan lebih maju lagi.

ISI

System Informasi Akuntansi

Di era globalisasi dewasa ini, perusahaan dituntut untuk memperhatikan dan

mengelola informasi yang mengalir di dalam dan di luar lingkungannya. Melalui alur

informasi yang sehat, perusahaan dapat memonitor kondisi riil-nya sendiri, baik tentang

persediaan barang, pemasaran, retur, mobilitas dan pertumbuhan sumber daya manusia,

keuangan dan lain sebagainya. Tanpa informasi, perusahaan tidak dapat beroperasi dengan

lancer dan mengambil keputusan manajerial secara objektif, karena perusahaan tidak dapat

mengetahui secara pasti kondisi di lapangan (Budi Sutedjo, 2002).

Kebutuhan atas pelayanan informasi yang tepat waktu, relevan, akurat, dan lengkap

dan dapat mempengaruhi pengambilan keputusan membuat timbulnya beberapa ilmu baru,

salah satunya system informasi akuntansi. Menurut Robinson, Davis dan Alderman (1986),

dengan adanya system informasi akuntansi, akuntansi adalah kegiatan yang lebih dari pada

mencatat, menyimpulkan dan melaporkan aspek-aspek financial pada kegiatan bisnis.

Dalam system informasi akuntansi, akuntansi mencakup proses-proses dan prosedur

tentang informasi financial organisasi yang diterima, tercatat, ditangani, diproses, disimpan,

dilaporkan dan termasuk dibuang sekalipun. Dengan demikian, akuntan-akuntan diharapkan

untuk dapat memvisualisasikan sebuah model proses transaksi secara urut.

Sebagai salah satu dari kegiatan bisnis, salah satu tujuan terpenting dari manajemen

konstruksi adalah meraih keuntungan sesuai dengan waktu, dana dan usaha yang

dikeluarkan (Halpin, 1985). Akan tetapi, dalam proses untuk meraih sasaran tersebut

diperlukan suatu manajemen proyek yang efektif. Pada proyek konstruksi, manajemen yang

efektif sangat bergantung pada akses data dan pengontrolan data yang baik, khususnya data

tentang biaya dan fungsi pengontrolan jadwal (Abudayyeh dan Rsdorf, 1991). Akan tetapi,

pengontrolan data tentang biaya dan fungsi keuangan lainnya secara efektif dan efisien

mutlak membutuhkan system informasi yang lebih baik (Robinson, Davis dan Alderman,

1986).

Dalam artikel ini saya akan membahas kasus mengenai system informasi yang terjadi

pada PT. X. berikut latar belakang masalahnya :

PT. X adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam penyediaan jasa konstruksi

untuk bangunan ruko, rumah tinggal dan bangunan industri. Tiga tahun terakhir, tepatnya

memasuki tahun 2001, sejalan dengan mulai pulihnya ekonomi nasional, kinerja PT. X mulai

meningkat. Meskipun demikian, perusahaan ini mempunyai beberapa masalah untuk

mengembangkan perusahaan lebih besar lagi.

Studi kasus aplikasi system informasi akuntansi ini di latarbelakangi oleh

ketergantungan perusahaan yang sangat besar terhadap direktur utama dan pemegang

saham yang ikut bekerja sebagai manajer proyek. Sedangkan direktur utama dan manajer

proyek mempunyai keterbatasan tenaga dalam menangani aktivitas operasional perusahaan

setiap hari. Akibat dari ketergantungan ini maka perusahaan mempunyai hambatan untuk

mengembangkan perusahaan lebih besar lagi dan cenderung membatasi diri terhadap

tawaran proyek yang tak dapat dikontrol lagi oleh pemilik perusahaan yang juga ikut bekerja

sebagai manajer proyek. Keterbatasan ini tampak dalam data proyek yang dilaksanakan dan

ditolak dari tahun 1998 – 2003 pada Lampiran 1. Pemilik perusahaan menginginkan system

informasi akuntansi yang ada dikembangkan lebih baik lagi sehingga suatu proyek tetap

dapat terkontrol meskipun pemilik perusahaan tidak ikut bekerja lagi sebagai manajer

proyek. Disamping itu, pemilik perusahaan menginginkan suatu penerapan akuntansi

berdasarkan teori akuntansi dalam teori pembukuan perusahaan.

Latar belakang lainnya adalah pemilik perusahaan menginginkan suatu system

informasi yang dapat mengurangi beban tugas terhadap aktivitas operasional yang

seharusnya dapat didelegasikan kepada staff perusahaan. Oleh karena itu, diharapkan

melalui aplikasi system informasi akuntansi yang benar perusahaan dapat mengatasi

masalah yang ada dan berkembang lebih maju lagi.

Analisis

A. Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi merupakan suatu system yang bertujuan untuk menghasilkan

informasi (Jogiyanto). Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi

organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk

dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk

pengambilan keputusan.Definisi dari system informasi manajemen sendiri merupakan

jaringan prosedur pengolahan data yang dikembangkan dalam suatu sistem (terintegrasi)

dengan maksud memberikan informasi (yang bersifat ekstern dan intern) kepada

manajemen sebagai dasar pengambilan keputusan. Sedangkan System Informasi Akuntansi

(SIA) adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan,

mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan

keputusan yang relevan bagi pihak luar perusahaan dan pihak ekstern.

Definisi lainnya, sistem informasi akuntansi merupakan salah satu jenis sistem

informasi yang diperlukan oleh perusahaan dalam menangani kegiatan operasionalnya

sehari-hari untuk menghasilkan informasi-informasi akuntansi serta informasi-informasi

lainnya mengenai proses bisnis perusahaan yang diperlukan oleh manajemen dan pihak-

pihak terkait lainnya sehubungan dengan pengambilan keputusan dan kebijakan-kebijakan

lainnya. Menurut Wilkinson (1991), Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu

kerangka pengkordinasian sumber daya (data, meterials, equipment, suppliers, personal,

and funds) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa

informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas dan

menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang berkepentingan. Dan menurut

Gelinas, Orams, dan Wiggins (1997), sistem informasi akuntansi (SIA) sebagai subsistem

khusus dari sistem informasi manajemen yang tujuannya adalah menghimpun, memproses

dan melaporkan informsi yang berkaitan dengan transaksi keuangan.

Karakteristik SIA (Sistem Informasi Akuntansi) :

1. SIA melakasanakan tugas yang diperlukan

2. Berpegang pada prosedur yang relatif standar

3. Menangani data rinci

4. Berfokus historis

5. Menyediakan informasi pemecahan minimal

Ada 2 komponen yang harus ada dalam membangun system informasi akuntansi yang

dibutuhkan oleh PT. X yaitu :

- Spesialis Informasi

- Akuntan

Adapun tujuan Sistem Informasi Akuntansi adalah sebagai berikut:

1. mendukung operasi-operasi sehari-hari

2. mendukung pengambilan keputusan manajemen

3. memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan pertanggungjawaban

Sistem Informasi Akuntansi memiliki beberapa sistem-sistem bagian (sub-system) yang

berupa siklus-siklus akuntansi. Siklus akuntansi menunjukkan prosedur akuntansi mulai dari

sumber data sampai ke proses pencatatan/pengolahan akuntansinya. Siklus akuntansi dibagi

menjadi:

1. Siklus pendapatan

2. Siklus pengeluaran kas

3. Siklus konversi

4. Siklus manajemen Sumber Daya Manusia (SDM)

5. Siklus buku besar dan laporan keuangan

Siklus Pendapatan merupakan prosedur pendapatan dimulai dari bagian penjualan

otorisasi kredit, pengambilan barang, penerimaan barang, penagihan sampai dengan

penerimaan kas.

Siklus pengeluaran kas merupakan prosedur pengeluaran kas mulai dari proses

pembelian sampai ke proses pembayaran.

Siklus konversi merupakan siklus produksi mulai dari bahan mentah sampai ke

barang jadi.

Siklus manajemen Sumber Daya Manusia melibatkan prosedur penggajian.

Siklus buku besar dan pelaporan keuangan berupa prosedur pencatatan dan

perekaman ke jurnal dan buku besar dan pencetakan laporan-laporan keuangan

yang datanya diambil dari buku besar.

Dengan berkembangnya suatu perusahaan, maka aktivitas yang dilakukan pun akan

semakin berkembang dan kompleks. Dan pihak manajemen akan banyak dihadapkan pada

pembuatan keputusan yang tepat waktu, tepat sasaran, dan dapat dipertanggungjawabkan.

Untuk tercapainya hal tersebut informasi yang memadai sangat dibutuhkan, terutama

informasi keuangan. Untuk itu diperlukan suatu sistem informasi akuntansi keuangan yang

memadai untuk mendukung pengambilan keputusan.

Pada dasarnya suatu sistem informasi dibangun dengan beberapa tahap

pengembangan serta melibatkan sumber daya dari beberapa disiplin ilmu yang berbeda,

baik sisi manajemen, teknologi informasi, keuangan, dan lain sebagainya. Salah satu hasil

produk pembangunan sistem informasi adalah suatu perangkat lunak yang terpadu,

ditambah dengan tata aturan yang diterapkan untuk mengelola sistem sehingga tujuan dari

suatu sistem dapat tercapai. Pembangunan suatu sistem informasi baik dalam skala besar

maupun kecil, tetap membutuhkan langkah-langkah tersusun dan terkoordinasi karena

pembangunan system informasi merupakan suatu proyek pengembangan memiliki tujuan

sehingga sistem informasi dapat berjalan dengan baik.

Menurut saya, seharusnya manajer PT. X menyadari pentingnya komunikasi antar

departemen/subsystem yang mengarah untuk tercapainya suatu keputusan. Yantu dengan

disediakannya system informasi perusahaan. Karena peranan SIA dalam PT. X ini sangat

penting untuk menghasilkan informasi yang dapat membantu pemilik perusahaan, direktur

utama dan pemegang saham, serta manajer proyek dan departemen lainnya untuk

mengontrol aktivitas operasional perusahaan, mengontrol tawaran proyek, mengontrol

jalannya proyek, serta mengontrol keadaan financial perusahaan dan untuk mengambil

keputusan. Manajemen. PT. X sebaiknya membangun system informasi akuntansi keuangan

dan system informasi akuntansi manajemen.

Informasi Akuntansi yang dihasilkan oleh SIA dapat dibedakan menjadi 2, yaitu :

- informasi akuntansi keuangan, Informasi yang berbentuk laporan keuangan yang

ditujukan kepada pihak extern.

- Informasi Akuntansi Manajemen, informasi yang berguna bagi manajemen dalam

pengambilan keputusan.

Didalam Akuntansi Manajemen terdapat dua komponen yang digunakan bagi perencanaan

dan pengendalian perusahaan, yaitu :

1. Sistem Akuntansi Biaya

Digunakan untuk membantu manajemen dalam perencanaan dan pengawasan dari

aktivitas pengadaan, proses distribusi dan penjualan.

2. Sistem Budgeting

Adalah proyeksi keuangan perusahaan untuk masa depan yang bermanfaat untuk

menolong manajer dalam perencanaan dan pengawasan.

Unsur-unsur yang dapat mempengaruhi penerapan SIA dalam perusahaan (PT. X) adalah :

1. Analisa Perilaku

Setiap sistem yang tertuangkan dalam kertas tidak akan efektif dalam penerapannya kecuali

seorang akuntan dapat mengetahui kebutuhan akan orang-orang yang terlibat dalam sistem

tersebut.

Akuntan yang ditunjuk oleh perusahaan nantinya harus mengerti bagaimana memotivasi

orang-orang untuk mengarah kepada kinerja perusahaan yang positif, efektif serta efisien

untuk perusahaan dan orang-orang yang terlibat di dalamnya.

Selain itu juga akuntan tersebut harus menyadari bahwa setiap orang mempunyai persepsi

yang berbeda-beda dalam menerima suatu informasi, sehingga informasi yang akan

diberikan dapat didesain dan dikomunikasikan sesuai dengan perilaku (behavior) para

pengambil keputusan.

2. Metode kuantitatif

Dalam menyusun informasi, seorang akuntan harus menggunakan metode ini untuk

meningkatkan efektifitas dan nilai dari informasi tersebut.

3. Komputer

Pada beberapa perusahaan, komputer telah digunakan untuk menggantikan pekerjaan rutin

seorang akuntan, sehingga memberikan waktu yang lebih banyak kepada akuntan untuk

dapat terlibat dalam proses pengambilan keputusan.

Agar kita dapat mengembangkan ide sistem informasi tersebut menjadi suatu karya

maka jawabannya adalah ide tersebut perlu dikembangkan dengan dukungan perangkat

pengembangan sistem informasi, serta perlu mengembangkan ide tersebut dalam tahap-

tahap pembangunan sistem informasi.

Di dalam usaha pengembangan sistem informasi manajemen yang canggih dengan

berbasis komputer memerlukan orang-orang yang mempunyai ketrampilan tinggi dan

berpengalaman lama dan memerlukan partisipasi dari para manajer perusahaan/organisasi.

Karena sistem informasi manajemen yang baik adalah sistem informasi manajemen yang

mampu menyeimbangkan biaya dan manfaat yang akan diperoleh, yang berarti SIM akan

menghemat biaya, meningkatkan pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi

yang sangat bermanfaat bagi pihak manapun dan bagi siapa pun. Sistem informasi

manajemen bertujuan untuk memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam

perusahaan atau dalam sub unit organisasional perusahaan. Sistem informasi manajemen

menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai

simulasi model penyajian system informasi.

Kegiatan utama dari semua sistem informasi, yaitu menerima data sebagai masukan

(input), kemudian memprosesnya dengan melakukan penghitungan, penggabungan unsur

data, pemutakhiran dan lain-lain, dan akhirnya memperoleh informasi sebagai keluarannya

(output). Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh pengolah informasi. Pengolah

informasi dapat meliputi elemen-elemen komputer, non-komputer atau kombinasi

keduanya.

B. Fungsi dan manfaat SIA

Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi/perusahaan antara lain :

Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.

Memproses data menjadi informasi yang dapat digunakan dalam proses

pengambilan keputusan.

Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.

Subsistem SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan yang

secara langsung memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.

SIA terdiri dari 3 subsistem :

Sistem pemrosesan transaksi

Untuk mendukung proses operasi bisnis harian.

Sistem buku besar/ pelaporan keuangan

Untuk menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba/rugi, neraca, arus kas,

pengembalian pajak.

Sistem pelaporan manajemen

Yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan keuangan bertujuan khusus

serta informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan

kinerja, serta laporan pertanggungjawaban.

Manfaat SIA

Sebuah SIA menambah nilai dengan cara:

Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan

aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.

Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan

Meningkatkan efisiensi

Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan

Meningkatkan sharing knowledge

menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan

Dengan adanya rancangan sistem informasi akuntansi diharapkan masalah-masalah

yang ada dalam perusahaan dan keterbatasan-keterbatasan semua aspek informasi

perusahaan serta hambatan untuk mengembangkan perusahaan dapat diatasi dengan baik

dan informasi-informasi yang dibutuhkan dapat dihasilkan dengan cepat dan tepat.

KESIMPULAN

Sistem informasi akuntansi merupakan suatu sistem yang terstruktur untuk

membantu pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan sehari-hari dalam mengatasi

permasalahan-permasalahan di dalam perusahaan, membantu manajemen dalam

melakukan pengambilan keputusan, dan juga untuk memenuhi pelaksanaan kebijakan

pemerintah dalam perusahaan.

Dengan berkembangnya suatu perusahaan, maka aktivitas yang dilakukan pun akan

semakin berkembang dan kompleks. Dan pihak manajemen akan banyak dihadapkan pada

pembuatan keputusan yang tepat waktu, tepat sasaran, dan dapat dipertanggungjawabkan.

Untuk tercapainya hal tersebut informasi yang memadai sangat dibutuhkan, terutama

informasi keuangan. Untuk itu diperlukan suatu sistem informasi akuntansi keuangan yang

memadai untuk mendukung pengambilan keputusan.

Dengan adanya rancangan sistem informasi akuntansi diharapkan masalah-masalah

yang ada dalam perusahaan dan keterbatasan-keterbatasan semua aspek informasi

perusahaan serta hambatan untuk mengembangkan perusahaan dapat diatasi dengan baik

dan informasi-informasi yang dibutuhkan dapat dihasilkan dengan cepat dan tepat.

DAFTAR PUSTAKA

http://digilib.petra.ac.id/viewer.php?

submit.x=14&submit.y=19&submit=prev&page=2&qual=high&submitval=prev&fname=

%2Fjiunkpe%2Fs1%2Fsip4%2F2004%2Fjiunkpe-ns-s1-2004-21498162-1802-konstruksi-

chapter1.pdf

http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi_akuntansi

http://www.google.co.id/search?hl=id&q=related:p3m.amikom.ac.id/p3m/dasi/

maret05/06%2520-%2520STMIK%2520AMIKOM%2520Yogyakarta%2520Makalah

%2520RINI%2520_sistem

%2520informasi_.pdf+makalah+sistem+informasi+manajemen+akuntansi&tbo=1&sa=X&ei=

ezE0TIiVKY2ZrAfx4_nzBQ&ved=0CB8QHzAD

http://webcache.googleusercontent.com/search?

q=cache:T0JWQOprM0gJ:rooswhan.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/72/SISTEM

%2BINFORMASI

%2BAKUNTANSI.doc+analisis+sistem+informasi+manajemen+akuntansi&cd=20&hl=id&ct=cl

nk&gl=id

http://blog.re.or.id/definisi-sistem-informasi-akuntansi.htm

http://apr1l-si.comuf.com/SI.pdf