sistem informasi an berbasis animasi 3d

Upload: puji-bukan-boneka

Post on 10-Jul-2015

1.169 views

Category:

Documents


1 download

TRANSCRIPT

SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN BERBASIS ANIMASI 3D DI LEMBAGA PENDIDIKAN KOMPUTER PRATAMA MULIA SURAKARTA

SKRIPSI

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Kelulusan Pada Jenjang Strata Satu Program Studi Teknik Informatika Universitas Surakarta

Disusun Oleh : Nama NIM Program Studi : Arif Sutikno : J03IT0071 : Teknik Informatika

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMATIKA UNIVERSITAS SURAKARTA

2005 HALAMAN PERSETUJUAN

Judul Skripsi

: Sistem Informasi Pengarsipan Berbasis Animasi 3D di Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia Surakarta

Nama

: Arif Sutikno

NIM Fakultas Program Studi

: J03IT0071 : Teknologi Informatika : Teknik Informatika

Jenjang Pendidikan : Strata 1 Telah disetujui pada Hari Tanggal : :

Mengetahui

Dosen Pembimbing I

Dosen Pembimbing II

Bambang Eka Purnama, M.Kom

Ir. Joko Wandyatmono, M.Tc

HALAMAN PENGESAHAN

Judul Skripsi

: Sistem Informasi Pengarsipan Berbasis Animasi 3D di Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia Surakarta

Nama NIM Fakultas

: Arif Sutikno : J03IT0071 : Teknologi Informatika

Program Studi

: Teknik Informatika

Diterima dan disahkan oleh Dewan Penguji Skripsi Program Studi Teknik Informatika Fakultas Teknologi Informatika Universitas Surakarta guna melengkapi tugas-tugas dan syarat-syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Teknik Informatika. Surakarta, Oktober 2005

Dewan Penguji Skripsi 1. Ketua 2. Sekretaris 3. Anggota : Ir. Djoko Kuntjoro ( ) ) )

: Bambang Eka Purnama, M. Kom ( : Ir. Joko Wandyatmono, M.Tc (

Mengetahui Dekan

Ir. Djoko Kuntjoro 3D Animation Based Archieving Information System on Pratama Mulia Surakarta Computer Course Arif Sutikno J031T0071 Faculty of Information Technology Surakarta University 2005 ABSTRACT Pratama Mulia Surakarta Computer Course complain that the Existed Archieving System they owned not in proportion, closed, undevelopable and become to failure. According to system life cycle principles, the management have to plan for a new one as an expected system. So the problem are : Is it right that the existed system not in proportion, closed, undevelopable and become to failure?, how to design an expected system to replace and eliminate the weakness of the existed one? The goals of this scripts are : The first is Prove that the existed system is not in proportion, closed, undevelopable and become to failure, the second is Build an expected system called 3D Animation Based Archieving System of Pratama Mulia Surakarta to eliminate the weakness of existed system, the third is Create a prototype of application for computer system that will be applied as an sub-system of this system,

and the fourth is Create a system implementation planning. The usage of methodology to solve the problem are Observe with questionairing supported by interviewing, system analysis and design taken from Kendall and Kendall theory to get the understanding of existed system, feasibility study with feasibility impact grid taken from Kendall and Kendall theory, and Implementation planning theory taken from the book writen by Suryadi, H.S. and Bunawan. After the subjects above already done, this script reports that it is true and proved that the existed system is not in proportion (means not all of the goals accomplished by the system), closed, undevelopable and become to failure (means going to or disposed towards failure), an expected system to replace and eliminate the weakness of the existed system its already done and ready to implement for Pratama Mulia Surakarta Computer Course. Keyword : computer, computer technology, archieve, archieving, 3D Animation. xi+62 pages; 14 figures; 15 tables; 4 attachment Bibliography : 5 (1990-2003)

Sistem Informasi Pengarsipan Berbasis Animasi 3D Di Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia Surakarta Arif Sutikno J031T0071 Fakultas Teknologi Informatika Universitas Surakarta 2005 ABSTRAKSI Lembaga Pendidikan Pratama Mulia mengeluhkan bahwa sistem pengarsipan yang mereka miliki tidak dalam proporsinya, tertutup, tidak dapat dikembangkan dan cenderung gagal. Dengan Berdasarkan prinsip-prinsip siklus hidup sistem pihak manajemen harus merencanakan sebuah sistem baru sebagai sistem usulan. Jadi masalahnya adalah : Apakah benar bahwa sistem yang sedang berjalan tidak dalam proporsinya, tertutup, tidak dapat dikembangkan dan cenderung gagal?, bagaimana merancang sebuah sistem usulan untuk menggantikan dan menghilangkan kelemahan dari sistem yang sedang berjalan?. Tujuan dari skripsi ini adalah : pertama Membuktikan bahwa sistem yang sedang berjalan tidak dalam proporsinya, tertutup, tidak dapat dikembangkan dan cenderung gagal, kedua Membuat sebuah sistem usulan yang disebut sistem informasi pengarsipan berbasis animasi 3D di Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia Surakarta untuk mengurangi kelemahan dari sistem yang sedang berjalan, ketiga Membuat protipe aplikasi untuk sistem komputer yang nantinya akan diaplikasikan sebagai sub-sistem dari sistem ini, dan keempat Membuat rencana implementasi

sistem. Metodologi yang digunakan untuk memecahkan permasalahan adalah observasi dengan kuisioner yang didukung dengan wawancara, analisis dan perancangan sistem oleh Kendall and Kendall untuk mendapatkan pemahaman tentang sistem yang sedang berjalan, teori studi kelayakan dengan feasibility impact grid oleh Kendall and Kendall, teori rencana implementasi sistem oleh Suryadi, H.S. dan Bunawan dalam bukunya yang berjudul Pengantar Pemeliharaan dan Implementasi Sistem Informasi. Setelah kegiatan di atas selesai dikerjakan, skripsi ini melaporkan bahwa adalah benar dan terbukti bahwa sistem yang sedang berjalan tidak dalam proporsinya (artinya : Tidak semua tujuan sistem tercapai), tertutup, tidak dapat dikembangkan dan cenderung gagal (artinya : sedang menuju kegagalan), sebuah sistem usulan untuk menggantikan dan mengurangi kelemahan dari sistem yang sedang berjalan sudah selesai dan siap diimplementasikan untuk Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia Surakarta. Kata Kunci : komputer, teknologi komputer, arsip, pengarsipan, animasi 3D. xi+62 halaman; 14 gambar; 15 tabel; 4 lampiran Daftar acuan : 5 (1990-2003)

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini untuk

memenuhi salah satu syarat kelulusan pada jenjang Strata 1 Program Teknik Informatika Universitas Surakarta dengan judul : Sistem Informasi Pengarsipan Berbasis Animasi 3D di Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia Surakarta Kemudian atas selesainya penulisan skripsi ini, penulis ucapkan banyak terima kasih kepada : 1. Prof. DR. H.S. Brodjo Sudjono, S.H. M.S sebagai Rektor Universitas Surakarta 2. Sugeng Murdowo, ST sebagai Direktur LPK Pratama Mulia Surakarta.

3. Ir. Djoko Kuntjoro, sebagai Dekan Fakultas Teknik Universitas Surakarta. 4. Bambang Eka Purnama, M.Kom sebagai Ketua Program Studi Teknik Informatika Universitas Surakarta ( UNSA ) sekaligus sebagai dosen pembimbing I yang telah banyak memberikan bantuan dan bimbingannya dalam penulisan ini 5. Ir. Joko Wandyatmono, M.Tc sebagai dosen pembimbing II yang telah banyak memberikan bantuan dan bimbingannya dalam penulisan ini 6. Rekan-rekan mahasiswa yang banyak memberikan bantuan dan dukunganya Keterbatasan kemampuan yang dimiliki penulis membuat skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan oleh karena itu saran dan kritik dari semua pihak sangat diharapkan. Akhir kata, penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi penulis dan pembaca umumnya.

Surakarta,

Oktober 2005

Penulis.

DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL HALAMAN PERSETUJUAN HALAMAN PENGESAHAN ABSTRACT ABSTRAKSI KATA PENGANTAR DAFTAR ISI DAFTAR TABEL DAFTAR GAMBAR BAB 1. PENDAHULUAN 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. BAB 2. BAB 3. Latar Belakang Masalah Rumusan Masalah Batasan Tujuan dan Manfaat Metode Kerangka Pemikiran Sistematika Penulisan i ii iii iv v vi viii x xi 1 1 2 2 3 4 5 7 8 15 15 16 18

GAMBARAN UMUM LANDASAN TEORI 3.1. 3.2. 3.3. Konsep Dasar Sistem Jenis-Jenis Sistem Tahapan Uji Kelayakan Sistem Informasi

3.4. BAB 4.

Metode Enkripsi Biner

19 23 24 36 52 52 55 56 61 63

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 4.1. 4.2. Analisis Terhadap Existed Sistem Analisis dan Perancangan Expected System

BAB 5.

PERENCANAAN IMPLEMENTASI SISTEM 5.1. 5.2. 5.3. Jadwal Implementasi Sistem Definisi Kebutuhan Perangkat Lunak Rancangan Antarmuka

BAB 6.

KESIMPULAN

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN A LAMPIRAN B LAMPIRAN C LAMPIRAN D

DAFTAR TABEL Halaman Tabel 3.1. Tabel 4.1. Tabel 4.2. Tabel 4.3. Tabel 4.4. Tabel 4.5. Tabel 4.6. Tabel 4.7. Tabel 4.8. Tabel 4.9. Contoh Feasibility Impact Grid Berkas Tabel ALMARI MASTERDATA.mdb Berkas Tabel WB MASTERDATA.mdb Berkas Tabel PETUGAS MASTERDATA.mdb Berkas Tabel PASS MASTERDATA.mdb Berkas Tabel PEMINJAM MASTERDATA.mdb Feasibility Impact Grid untuk Existed System Berkas Tabel REGULASI ARSIP.mdb Berkas Tabel PETUGAS ARSIP.mdb Berkas Tabel ARSIP ARSIP.mdb 19 30 30 31 31 32 36 48 48 49 49 50 50 51 54

Tabel 4.10. Berkas Tabel KUNCI ARSIP.mdb Tabel 4.11. Berkas Tabel PEMINJAM ARSIP.mdb Tabel 4.12. Berkas Tabel LOG ARSIP.mdb Tabel 4.13. Feasibility Impact Grid untuk Existed System Tabel 5.1. Jadual Implementasi Sistem

DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 1.1. Skema Kerangka Pemikiran. Gambar 2.1. Struktur Organisasi LPK Pratama Mulia Gambar 3.1. Sistem dan Lingkungannya Gambar 3.2. Jenis-jenis Sistem Informasi Gambar 3.3. Skema Pergeseran Biner Gambar 4.1. Skema Struktural Organisasi Strata 2 Seksi Pengarsipan Gambar 4.2. Data Flow Diagram Level Context Existed System Gambar 4.3. Data Flow Diagram Level 0 - Existed System Gambar 4.4. DFD Level Context Sistem Informasi - Expected System Gambar 4.5. DFD Level 0 Sistem Informasi - Expected System Gambar 4.6. DFD Level Context Sistem Keamanan - Expected System Gambar 4.7. DFD Level 0 Sistem Keamanan - Expected System Gambar 5.1. Splash Gambar 5.2. Jendela Login Gambar 5.3. Jendela Utama Gambar 5.4. Jendela Utama pada saat Peminjaman Gambar 5.5. Jendela Penetapan Regulasi Kearsipan Gambar 5.6. Jendela Pengelolaan Tabel Petugas 5 13 16 18 21 25 28 29 38 39 40 41 56 56 57 58 59 59

BAB I PENDAHULUAN

1.1. LATAR BELAKANG Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia adalah sebuah lembaga pendidikan yang sangat memperhatikan kualitas sistem pelayanan mereka terhadap warga belajar. Salah satu bukti perhatian tersebut terlihat dari perhatian mereka atas kualitas pengelolaan arsip milik warga belajar. Lembaga ini telah mengembangkan sebuah sistem informasi pengarsipan yang cukup baik dan bahkan sistem pengarsipan ini telah berkembang menjadi sebuah sistem yang berbasis teknologi komputer yang dapat digolongkan sebagai office automation system. Walaupun demikian, pihak manejemen Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia mengeluhkan bahwa masih ada beberapa hal yang mengganggu. Sebagai misal, dikeluhkan bahwa sistem yang sedang berjalan (existed system) masih bersifat tertutup dan sulit dikembangkan karena hanya digunakan untuk mengelola arsip mahasiswa sedangkan pada kenyataannya banyak jenis arsip lain yang harus dikelola. Contoh lain yang mengganggu adalah existed system seolah memiliki sub-sistem keamanan (security system) tetapi sebenarnya hanya berupa kelengkapan pada program aplikasi sehingga tidak cukup aman. Pihak manajemen Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia juga memiliki harapan bahwa apabila sistem ini akan dikembangkan, sistem yang diharapkan (expected system) harus memiliki program aplikasi yang mudah digunakan atau user friendly dan memiliki antar hadap visual yang dapat menunjukkan lokasi arsip dengan cara animasi 3D atau setidak-tidaknya gambar denah lokasi 2D dengan penunjuk lokasi

arsip (pointer). Berdasarkan pernyataan dan harapan pihak manajemen Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia tersebut maka perlu untuk dilakukan studi analisis atas kinerja sistem yang sedang berjalan dan kemudian dilakukan perancangan sistem yang baru berdasarkan umpan balik yang diperoleh dari analisis yang bersangkutan. 1.2. RUMUSAN MASALAH Berdasarkan dari latar belakang, dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut : 1. Apakah benar bahwa sistem yang berjalan tidak dalam proporsinya, tertutup, tidak dapat dikembangkan dan cenderung gagal? 2. Bagaimana merancang sebuah sistem usulan untuk menggantikan dan menghilangkan kelemahan dari sistem yang sedang berjalan? 1.3. BATASAN Agar lebih terfocus dan tidak melebar, maka pokok bahasan dibatasi pada hal-hal berikut ini : a. Analisis terhadap existed system dilakukan sesuai dengan disiplin ilmu informatika sampai dengan dianggap cukup sebagai bahan bagi perancangan expected system (dalam siklus kehidupan sistem disebut sebagai umpan balik) b. Perancangan sub-sistem pendukung hanya terdiri dari sistem keamanan (security system) yang terdiri dari sistem otoritas (previledges system), sistem perekaman aktifitas (logging system) dan sistem penyamaran data (encryption system) 1.4. TUJUAN DAN MANFAAT

Tujuan : 1. Membuktikan bahwa sistem yang sedang berjalan tidak dalam proporsinya, tertutup, tidak dapat dikembangkan dan cenderung gagal. 2. Membuat sebuah sistem usulan yang disebut sistem Informasi Pengarsipan Berbasis Animasi 3D di Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia Surakarta untuk mengurangi kelemahan dari sistem yang sedang berjalan. 3. Membuat protitipe aplikasi untuk sistem komputer yang nantinya akan diaplikasikan sebagai sub sistem dari sistem pengarsipan. 4. Membuat rencana implementasi sistem. Manfaat : 1. Memenuhi salah satu syarat kelulusan pada jenjang Strata I Program Studi Teknologi Informasi Universitas Surakarta 2. Dapat digunakan oleh Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia untuk melakukan pengembangan atau rekayasa perangkat lunak sistem pengarsipan 1.5. METODE Metode atau cara yang digunakan untuk menyelesaikan masalah pada skripsi ini adalah : a. Metode Pendataan : 1. Kepustakaan Dilakukan dengan cara mengumpulkan beberapa bahan pustaka dari bukubuku, skripsi, materi internet dan catatan kuliah yang berkaitan dengan skripsi ini. 2. Observasi Dengan mengadakan pengamatan langsung terhadap aktifitas pengarsipan

yang ada di Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia. 3. Kuisioner dan wawancara Dilakukan untuk mempermudah pemerolehan bahan masukan analisis sistem. Pembuatan kuisioner dibantu oleh wawancara langsung kepada semua pihak yang berkaitan dengan sistem pengarsipan di Lembaga Pendidikan Pratama Mulia agar diperoleh bahan masukan analisis yang akurat dan tidak bias. b. Metode Pendekatan : 1. Analisis Dilakukan untuk pemerolehan pemahaman terhadap existed system. Analisis dilakukan dengan standar analisis yang berlaku di disiplin informatika. 2. Studi Kelayakan Dilakukan untuk menilai kelayakan dari existed system dengan metode feasibility impact grid.

3. Perancangan Dilakukan untuk membangun rancangan expected system. 4. Rencana Implementasi Dibuat agar sistem dapat diimplemetasikan dengan baik. Dilakukan dengan cara-cara standar minimal manajemen proyek dan dilengkapi dengan prototipe aplikasi untuk sistem komputer yang akan diterapkan sebagai subsistem dari sistem pengarsipan 1.6. KERANGKA PEMIKIRAN Agar diperoleh gambaran yang jelas tentang upaya yang dilakukan untuk menanggapi atau menjawab rumusan masalah, berikut adalah kerangka pemikiran yang

mengarahkan seluruh aktifitas analisis dan perancangan sistem yang dilakukan.

Analisis terhadap sis tem yang sedang berjalan

Observasi, PENDAHULUAN

Data F low Diagram Level Context dan Level 0

Perancangan Sistem Baru Sistem Informasi Baru dengan Data Flow Diagram Level Context, Level 0 dan Struktur Perekaman Phisik Basisdata sebagai dokumentasi Sistem Keamanan dgn Data F low Diagram Level Context, Level 0 dan Struktur Perekaman Phisik Basisdata sebagai dokumentasi

Struktur Perekaman Phisik Basisdata

Observasi, Kuisioner dan Wawancara

Tabel Kelayakan (feasibility impact grid)

Definisi Kebutuhan Perangkat Lunak Sistem Pengarsipan (Required Application Definition)

KESIMPULAN

Perencanaan Implementasi (termasuk pembuatan prototipe)

Gambar 1.1: Skema Kerangka Pemikiran. Diskripsi : 1. Keluhan pihak manajemen Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia digunakan sebagai bahan arahan analisis pada Observasi Pendahuluan. 2. Analisis terhadap sistem yang sedang berjalan dimana analisis tersebut harus menghasilkan : a. Tabel Kelayakan. Pembuatannya dilakukan berdasarkan hasil observasi secara umum terhadap implementasi sistem yang sedang berjalan dan secara khusus terhadap kinerja program aplikasi yang digunakan oleh sistem yang bersangkutan b. Data flow diagram level context dan level 0 c. Struktur basisdata

3. Hasil analisis dari sistem yang sedang berjalan kemudian digunakan sebagai bahan masukan untuk melakukan analisis dan perancangan sistem yang baru yang terdiri dari sistem utama (sistem informasi pengarsipan) dan sistem penunjangnya (sistem keamanan). 4. Perencanaan Implementasi Sistem sesuai dengan standar minimal manajemen proyek. 1.7. SISTEMATIKA PENULISAN BAB I PENDAHULUAN Secara berurut bab ini berisi tentang Latar Belakang, Rumusan Masalah, Batasan, Tujuan Dan Manfaat, Metode, Kerangka Pemikiran dan Sistematika Penulisan.

BAB II

GAMBARAN UMUM Bab ini diperlukan agar sidang pembaca lebih mudah dalam memahami kandungan isi dengan cara memaparkan situasi dan kondisi saat penulisan, serta aktivitas ilmiah yang mendahuluinya dilaksanakan. Situasi berkaitan dengan fungsi waktu dan atmosfir psikologis saat itu sedangkan kondisi lebih cenderung ke fungsi lokasi dan atmosfir fisiologis saat itu.

BAB III

LANDASAN TEORI Isi dari bab ini adalah kumpulan teori (ide atau pemikiran untuk menjelaskan fakta atau kejadian) yang digunakan untuk melakukan pemecahan masalah (problem solving) dari seluruh aktivitas ilmiah yang diwakili oleh tulisan ini.

BAB IV

ANALISIS DAN PERANCANGAN Agar bab ini dapat memenuhi fungsinya dengan baik, bab yang merupakan bagian utama dari tulisan ini disusun berdasarkan urutan yang sesuai dengan

Kerangka Permikiran yang telah dijelaskan pada Bab I. BAB V PERENCANAAN IMPLEMENTASI Berisi perencanaan dan penjadwalan proyek implementasi sistem baru apabila manajemen menghendaki untuk mengimplementasikan sistem yang baru. BAB VI PENUTUP Dengan didahului kesimpulan sebagai jawaban dari rumusan masalah, bab ini berisi kesimpulan perihal beberapa hal yang berkaitan dengan implementasi sistem jika sistem yang baru akan direalisasikan.

BAB II GAMBARAN UMUM

Institusi apapun jika sudah berkaitan dengan hal-hal yang harus legitimate, harus sudah menerapkan Sistem Pengarsipan di dalam manajemennya. Sistem Pengarsipan, secara umum selain berfungsi sebagai perangkat untuk mencari informasi yang akurat dan sah, juga berfungsi sebagai perangkat activities tracking. Implikasinya juga cukup luas, di antaranya : 1. Bagi manajemen; digunakan untuk mencari informasi tertentu yang berkaitan dengan proses pengambilan keputusan (decision making). 2. Bagi lembaga hukum; digunakan untuk validasi pada kasus tertentu pada proses berperkara. 3. Bagi lembaga perpajakan; digunakan sebagai perangkat untuk melakukan activities tracking yang berkaitan dengan keuangan dan pajak. 4. Dan sebagainya. Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia yang berkedudukan di Surakarta adalah sebuah lembaga yang telah cukup mapan. Komitmennya terhadap jasa pelayanan pendidikan yang berkualitas menjadikan institusi ini sangat perhatian terhadap kualitas model manajemen yang dikembangkannya. Gugus kendali mutu yang baik bahkan sudah diterapkan pada kegiatan manajemen institusi ini. Salah satu sub-sistem manajemen yang menjadi perhatian institusi ini adalah Sistem Pengarsipan. Pihak manajemen merasakan bahwa kedudukan strategis Sistem

Pengarsipan adalah sangat penting. Pengalaman empiris mereka membuktikan hal itu. Pengalaman mereka yang berkaitan dengan kecepatan, kemudahan dan ketepatan pelayanan akan bernilai tinggi jika didukung oleh sub-sistem pelayanan yang baik. Di antaranya adalah Sistem Pengarsipan. Contoh sub-sistem yang disumbang dengan pelayanan optimal dari Sistem Pengarsipan adalah : 1. Bimbingan dan Konseling Pendidikan 2. Evaluasi Pendidikan 3. Legalisasi Surat Tanda Selesai Belajar dan Ijazah Nasional 4. Pengambilan Keputusan Pemberian Subsidi Pendidikan 5. Dan sebagainya. Sistem Pengarsipan yang sekarang ini sudah diimplementasikan di Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia sudah berbasis teknologi komputer. Sayangnya sistem ini tidak menjalani siklus kehidupan sistem yang layak. Bahkan sistem ini belum dipelihara dengan baik sebagaimana sub-sistem lain di lingkungan manajemen LPK Pratama Mulia. Sebagian unsur manajemen Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia masih memiliki anggapan bahwa asal sistem sudah diimplementasikan dan digunakan oleh pemilik sistem adalah sistem yang berhasil. Anggapan ini tentu saja tidak sepenuhnya salah. Tetapi secara logis semua orang pasti berpendapat bahwa anggapan tersebut tidak dapat digunakan sebagai pedoman untuk proses pengambilan keputusan yang berkaitan dengan hal itu.

Untuk memelihara sebuah sistem saja, menurut D. Suryadi, H.S. dan Bunawan dalam bukunya yang bertajuk Pengantar Implementasi dan Pemeliharaan Sistem Informasi (Gunadarma, 1995) ada 4 hal yang harus dilakukan oleh pihak manajemen, yaitu : 1. Pemeliharaan korektif 2. Pemeliharaan adaptif 3. Pemeliharaan perfektif dan 4. Pemeliharaan prefentif Pemeliharaan korektif Pemeliharaan korektif adalah bagian dari pemeliharaan sistem yang tidak begitu tinggi nilainya dan lebih membebani karena pemeliharaan ini mengoreksi kesalahankesalahan rancangan, pengkodean, dan implementasi yang seharusnya tidak perlu terjadi. Kebutuhan pemeliharaan sistem korektif seringkali disebabkan oleh perancangan sistem dan perancangan program aplikasi yang tidak baik. Umumnya pemeliharaan korektif ini mencakup kondisi penting atau bahaya yang memerlukan tindakan segera. Kemampuan untuk mendiagnosa atau memperbaiki malfungsi dengan cepat sangat berharga bagi institusi yang bersangkutan.

Pemeliharaan adaptif Pemeliharaan adaptif dilakukan untuk menyesuaikan existed system dengan perubahan dalam system environment, dan memenuhi kehendak user yang menghendaki

adanya peningkatan kenyamanan dan keamanan sistem. Environment tempat sistem beroperasi adalah dinamik, dengan demikian maka sistem harus terus menanggapi perubahan kehendak environment dan user. Misalnya, undang-undang perpajakan yang baru mungkin memerlukan suatu perubahan dalam kalkulasi pembayaran bersih (formulation adaption). Atau diperlukan laporan baru (report form adaption), dan sebagainya. Pemeliharaan adaptif ini tidak dapat dielakkan. Namun demikian, jika ditemui ada banyak pemeliharaan jenis ini berarti perekayasaan sistem dan perekayasaan program aplikasi yang dikembangkan tidak baik, tidak terbuka terhadap perubahan dan/atau tidak cermat.

Pemeliharaan perfektif Pemeliharaan perfektif ini mempertinggi cara kerja atau maintenancy ability (kemampuan untuk dirawat). Tindakan ini juga memungkinkan sistem untuk memenuhi persyaratan pengguna yang sebelumnya tidak dikenal. Ketika membuat perubahan substansial modul apapun, petugas pemeliharaan juga menggunakan kesempatan untuk meng-upgrade kode, mengganti cabang-cabang yang kadaluarsa, membetulkan kecerobohan, dan mengembangkan dokumentasi. Sebagai contoh, kegiatan pemeliharaan ini mungkin berbentuk perekayasaan ulang atau restrukturisasi perangkat lunak, penulisan ulang dokumentasi, pengubahan format dan isi laporan, penentuan logika pemrosesan yang lebih efisien dan pengembangan efisiensi pengoperasian perangkat.

Pemeliharaan prefentif

Pemeliharaan prefentif terdiri atas inspeksi periodik dan pemeriksaan sistem untuk mengungkap dan mengantisipasi permasalahan. Karena personel pemeliharaan yang bekerja dalam sistem ini seringkali menemukan symptom cacat-cacat yang menandakan permasalahan potensial. Cacat ini bila tidak dikoreksi ditingkat awal jelas sekali akan mempengaruhi baik fungsi sistem maupun kemampuan untuk merawatnya. Skripsi ini sengaja memaparkan perihal pemeliharaan sistem dengan agak panjang lebar karena dianggap bahwa kegiatan ini sudah cukup untuk membuktikan betapa sistem harus mengalami proses-proses dinamik. Agar sistem dapat memenuhi fungsinya, dari waktu ke waktu sistem tersebut harus selalu berubah. Sesuai dengan zaman dan strata kebutuhan yang terus meningkat. Bukti konkrit yang dapat digunakan untuk menunjukkan adanya dinamika sistem adalah struktur organisasi di Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia sendiri. Hanya dengan cara melihat diagram struktur organisasi tersebut, seorang ahli manajemen dengan segera akan mengetahui bahwa struktur organisasi tersebut dikembangkan atas dasar kebutuhan. Setiap unsur manajemen tercipta, bertumbuh dan berkembang karena adanya kebutuhan.

SUMBER BELAJAR

ASISTEN SUMBER BELAJAR SUPERVISOR

KOORDINATOR LABORATORIUM

PERPUSTAKAAN PEMBUKUAN

DIREKTUR Direktorat Pendidikan Komputer PRATAMA MULIA

PELAKSANA HARIAN DIREKTUR Direktorat Pendidikan Komputer PRATAMA MULIA

KASIR

FRONT OFFICE

KAS KECIL

KEUANGAN

KEPALA BAGIAN ADMINIST RASI UMUM DAN KEUANGAN

HOUSE KEEPING

ADMINISTRASI PENDIDIKAN

DRIVER

OPERASIONAL

SECURITY

Gambar 2.1. Struktur Organisasi LPK Pratama Mulia Seksi Pengarsipan sebenarnya adalah seksi maya karena pada hakekatnya seksi ini adalah seksi definitif di Bagian Administrasi Umum dan Keuangan yang dipimpin oleh Kepala Seksi Administrasi Pendidikan dan masing-masing satu personel dari seksiseksi Front Office, Keuangan, Administrasi Pendidikan dan Operasional difungsikan sebagai petugas-petugas pengarsipan. Secara historis, seksi ini terbentuk karena pihak manajemen sangat membutuhkan pelayanan kearsipan yang berkaitan dengan pelayanan kepada Warga Belajar yang menjadi peserta didiknya. Tetapi karena pihak manajemen menyadari bahwa jika sistem ini telah menjadi matang, sistem ini akan dapat diaplikasikan untuk segala macam jenis arsip. Tidak hanya untuk arsip Warga Belajar LPK Pratama Mulia. Tetapi sayang sekali, hampir seluruh lini yang bertanggung jawab terhadap pemeliharaan sistem terjebak pada rutinitas pekerjaan yang membebani mereka secara terus menerus. Oleh karena itu sistem ini menjadi tidak terus bertumbuh serta berkembang ke arah yang lebih mature (matang).

BAB III LANDASAN TEORI

3.1. KONSEP DASAR SISTEM Ada dua pendekatan untuk mendefinisikan sistem, yaitu yang berorientasi pada prosedur dan yang berorientasi pada komponen. Yang berorientasi pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut : Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, bekerja bersama-sama untuk menyelesaikan suatu tugas tertentu. Sedangkan prosedur sendiri didefinisikan sebagai : urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menjelaskan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang harus mengerjakan, kapan (when) harus dikerjakan, dan bagaimana (how) mengerjakannya. Sedangkan yang berorientasi pada komponen mendefinisikan sistem sebagai : Sistem adalah koleksi komponen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan (goal)dan sasaran (objectives) tertentu.

Entitas Luar Sistem

Entitas Luar Sistem

Entitas Luar Sistem

INPUTBahan baku Biaya Sumber

PROSESProsedur Program Aplikasi Keputusan

OUTPUTKinerja Konsekwensi Layanan

Entitas Luar Sistem

Entitas Luar Sistem

Batas Sistem

Umpan Balik PENGAMBILAN KEPUT USAN

Entitas Luar Sistem

Entitas Luar Sistem

Entitas Luar Sistem

Lingkungan Sistem

Gambar 3.1. Sistem dan Lingkungannya

3.2. JENIS-JENIS SISTEM

a. Transaction Processing Systems Adalah sistem informasi berbasis teknologi komputer yang dikembangkan untuk memproses data transaksi. Biasa digunakan untuk mengelola transaksi bisnis yang besar secara real time.

b. Office Automation System dan Knowledge Work Systems Sistem informasi berbasis teknologi komputer yang tidak memasukkan knowledge pada generator laporannya. Jadi user bebas untuk membentuk laporannya sendiri. Biasanya berupa program aplikasi untuk membantu aktivitas manajemen. Contoh : Word processor, electronic spreadsheet, data base management system, dan sebagainya. Sedangkan yang sudah melibatkan knowledge disebut sebagai KWS. Contoh : Accounting utility, Project Management Utility, dan sebagainya.

c. Management Information System Adalah sistem informasi yang berspektrum luas. Meliputi TPS, Analisis dan Pembuatan Keputusan.

d. Decision Support System Jenis sistem informasi ini memberi tekanan khusus pada proses-proses pembuatan keputusan. Sistem ini memiliki strata yang lebih tinggi jika dibandingkan dengan MIS.

e. Expert System dan Artificial Intellegent Adalah sistem informasi yang berkaitan dengan proses pemecahan masalah. Keunikan sistem ini adalah kemampuannya untuk melakukan proses belajar dari pengalaman.

f. Group Decision Support Systems dan Computer Supported Collaborative Work Systems Adalah sistem informasi yang memungkinkan sebuah teamwork untuk bersama-sama melakukan kolaborasi kerja dalam menyelesaikan masalah tertentu. Sistem ini dilengkapi dengan program aplikasi komputer yang mampu melayani kebutuhankebutuhan yang timbul akibat adanya kolaborasi yang bersangkutan. Remote Presenting, chating, progress work and schedules synchronizing, distributed whiteboard, dan kegiatan-kegiatan yang bersifat kolaboratif lain adalah ciri khusus dari sistem ini.

g. Executive Support Systems Sistem yang dependecy-nya terhadap MIS dan TPS sangat tinggi ini merupakan sistem yang mendukung para eksekutif dalam membuat keputusan dari sumber-sumber yang tidak terstruktur.

ESS GDSS CSCWS SE/AI, DSS dan MIS OAS dan KWS

TPS Gambar 3.2. Jenis-jenis Sistem Informasi

3.3. TAHAPAN UJI KELAYAKAN SISTEM INFORMASI

a. Tahapan Uji Kelayakan Sistem Informasi 1. Melakukan analisis dan/atau menentukan tujuan sistem 2. Menentukan elemen-elemen sistem yang akan diuji 3. Melakukan Pengujian dengan cara analisis, observasi dan penanggukan data 4. Melakukan sinkronisasi data hasil pengujian 5. Memetakan hasil pengujian ke dalam feasibility impact grid 6. Menetapkan kelayakan sistem berdasarkan peta hasil uji b. Contoh Feasibility Impact Grid FEASIBILITY IMPACT GRIDX = Tujuan Sistem, Y = Elemen SistemOn time sequen ce Otorisasi/ Previledge Penangan an Basisdata Antar hadap (UI) Pelaporan Jumlah Konversi Kelayakan Layak 15 / 5 = 3 Layak 15 / 5 = 3 Layak 15 / 5 = 3 Layak 18 / 6 = 3 12 / 4 = 3 Layak Layak Efficient Layak Layak Comprehensive Layak Layak Extendable Layak Layak Large Capability Layak Layak Quick/ Easy Access Layak Layak Layak Layak 18/ 6 = 3 Layak 15 / 3 = 3 Total konversi kelayakan 12 / 4 = 3 24 / 8 = 3 Accurate placement Layak Layak Secure Layak Layak

KELAYAKAN = 3 (LAYAK)

Tabel 3.1. Contoh Feasibility Impact Grid Penetapan nilai kelayakan adalah 3 (tiga) untuk layak, 2 (dua) untuk cukup layak dan 1 (satu) untuk tidak layak.

Enkripsi adalah sebuah proses transformasi yang mengubah sebuah kode dari yang bisa dimengerti menjadi sebuah kode yang tidak bisa dimengerti (tidak terbaca). Enkripsi dapat diartikan sebagai kode atau Chiper. (Wahana Komputer, 2003).

b. Model-Model Enkripsi 1. Enkripsi Dengan Kunci Pribadi Enkripsi dapat dilakukan jika si pengirim dan si penerima telah sepakat untuk menggunakan metode enkripsi atau kunci enkripsi tertentu. Metode enkripsi atau kuncinya harus dijaga ketat supaya tidak ada pihak luar yang mengetahuinya. (Wahana Komputer : 2003). Model enkripsi yang termasuk dalam golongan ini adalah : Rivest Code 2 (RC2), Rivest Code (RC4), Caesar Chiper, DES.

2. Enkripsi Dengan Kunci Publik

Berbeda dengan metode enkripsi yang telah dijelaskan diatas. Metode enkripsi kunci publik ini memang sebagian kuncinya harus diketahui oleh umum sebelum proses komunikasi dapat berlangsung. (Wahana Komputer : 2003). Model enkripsi yang termasuk dalam golongan ini adalah : RSA, PGP.

3. Metode Pergeseran Biner

Metode pergeseran biner adalah satu pilihan metode di antara berbagai pilihan lain yang menggunakan metode biner. Pergeseran biner dilakukan dengan algoritmik deskriptif seperti terlihat pada tahapan enkripsi berikut ini:

1. File sumber dibuka oleh program sebagai sebuah file data dengan tipe acak terstruktur. Disebut terstruktur karena file data dianggap tetap memiliki record chain (senarai/rantai record) walaupun hanya memiliki 1 buah field be rtipe byte (8 bit). Contoh record : 65 (A) 2. Setiap record diakses untuk kemudian dimasukkan ke dalam sebuah memory variable yang bertipe sama. Contoh record : 65 3. Isi memory variable tersebut kemudian dipindahkan ke memory variable lain dengan terlebih dahulu dikonversi menjadi sebuah string yang merepresentasikan sebuah bilangan biner dari urutan kode ASCII dari character yang bersangkutan. Contoh : 01000001

Gambar 3.3. Skema Pergeseran Biner

4. Memory variable yang mengandung bentuk string dari bilangan biner tadi kemudian digeser posisi bit-bitnya ke kiri (atau sebaliknya) sampai dengan beberapa langkah. Contoh : 01000001 menjadi 10000010 jika bergeser (atau lebih tepat ber-rotasi) ke kiri 1 bit. 5. String tersebut kemudian dikonversi kembali menjadi sebuah bilangan (byte). Contoh 10000011 menjadi 130 () 6. Hasilnya kemudian diletakkan ke dalam file baru. 7. Demikian seterusnya sampai dengan character terakhir.

Catatan : Character yang dikonversi tidak hanya character data sumber saja (plain) tetapi juga character-character pembawa informasi proses yang disebut non-visual character, yaitu character ASCII di bawah nomor 32. Jadi inilah penyebab dari luasnya cakupan tipe file yang dapat ditangani oleh program enkripsi biner. Bahkan tipe data tertutup seperti *.doc milik Microsoft Word, atau *.psd milik Adobe Photoshop.

BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Analisis terhadap existed system dilakukan agar diperoleh pandangan lengkap pada sistem yang lama dalam wujud data/informasi untuk kepentingan analisis dan perancangan sistem yang baru (expected system). Pada saat dilakukan penilaian pendahuluan (pre-assesment) atas kinerja existed system, tidak didapati adanya documentation report yang cukup. Oleh karena itu diambil keputusan untuk melakukan analisis ulang. Terutama pada aliran informasi serta kinerja program aplikasi komputer yang digunakan sistem yang sedang berjalan. Yang dimaksud dengan existed system adalah sistem yang sedang bekerja dan menjalani siklus hidupnya (Shlaer, S. dan S. Mellor, 1988). Analisis terhadap existed system dilakukan untuk memperoleh informasi perihal : a. Entitas Sistem b. Aliran Informasi dan c. Kelayakan Sistem.

Analisis terhadap expected system dilakukan dengan kecenderungan agar diperoleh sekumpulan informasi yang dapat membantu proses perancangan. Jadi walaupun akan didapat informasi-informasi yang sejenis dengan analisis terhadap existed system, kecenderungan pemaknaannya berbeda.

4.1. ANALISIS TERHADAP EXISTED SYSTEM 4.1.1. Analisis Entitas Sistem Terhadap Existed System Analisis entitas sistem dilakukan dengan cara melakukan identifikasi terhadap entitas-entitas yang terlibat di dalam sistem. Entitas yang terlibat di dalam sistem dapat terdiri dari lifeware (perangkat hidup, brainware, personel) tunggal, organisasi, institusi, software, hardware, sub-sistem dan sebagainya (Anonim, 1982). a. Entitas Dalam Pada Existed System Entitas dalam adalah elemen-elemen sistem yang terintegrasi, secara individu dan/atau bersama-sama melakukan transformasi atau pemrosesan data dalam rangka memenuhi tugas bersama yang telah didefinisikan sebelumnya (Whitten, J.L, L.D. Bentley dan V.M. Barlow, 1994). 1. Struktur (Lifeware) Organisasi lifeware yang terlibat pada entitas dalam dari sistem ini dinilai telah cukup efisien, sesuai dengan kebijakan manajemen, secara skematis terlihat pada Gambar 4.1. Organisasi ini secara struktural ber-strata 2, disebut Seksi Pengarsipan, di bawah strata 1 Bagian Administrasi (manajemen superior). Kepala Seksi Pengarsipan secara otomatis memiliki previledge (hak/otoritas) sebagai Administrator sistem. Petugas-petugas di bawahnya memiliki previledge sebagai operator dan berfungsi sebagai entitas dalam secara penuh.

Manajemen Superior

Kepala Seksi Pengarsipan

Petugas Pengarsipan 1

Petugas Pengarsipan 2

Catatan : Seksi ini sebenarnya adalah seksi maya karena pada hakekatnya seksi ini adalah seksi definitif di Bagian Administrasi Umum dan Keuangan yang dipimpin oleh Kepala Seksi Administrasi Pendidikan dan satu personel dari seks i-seksi 1. F ront Office 2. Keuangan 3. Administrasi Pendidikan 4. Operasional diberi tanggungjawab sebagai Petugas Pengarsipan.

Petugas Pengarsipan N

Gambar 4.1. Skema Struktural Organisasi Strata 2 Seksi Pengarsipan

Jadi, entitas dalam struktur adalah Kepala Seksi Pengarsipan sebagai Administrator sistem dan petugas-petugas di bawahnya sebagai operator sistem. 2. Suprastruktur (Software) Entitas suprastruktur yang pertama adalah mekanisme/prosedur manajemen yang berwujud regulasi-regulasi formal yang mempengaruhi pergerakan sistem. Pada saat observasi tidak diketemukan dokumen phisik regulasi apapun yang mempengaruhi pergerakan sistem. Entitas suprastruktur yang kedua dari sistem ini adalah sebuah peralatan pembantu sistem (utilitas) yang berupa sebuah program aplikasi komputer untuk pengarsipan. Program aplikasi ini dinamai Sistem Pengarsipan Dokumen Warga Belajar LPK Pratama Mulia Surakarta. 3. Infrastruktur (Hardware) Selain gedung, meubeler dan perangkat lainnya, sistem ini memiliki satu buah perangkat sistem komputer yang memiliki spesifikasi sebagai berikut : Central Processing Unit : Intel P4 2.2 GHz processor Main Memory : DDR 128 Megabyte Northbridge : SIS 648FX Front Side Bus : 800 MHz speed Storage Capacity : HDD 80 Gbyte IDE/ATA 5300 rpm Video Display Unit : AGP 64 Mbyte RAM, 110 Hz max. Printing Unit : Canon, Pixma iP1000, color inkjet. Platform : Microsoft Windows XP Prof. Status pada jaringan : Cut Off.

b. Entitas Luar 1. Bagian Administrasi Bagian Administrasi adalah entitas luar yang akan memberi masukan sistem (external system resource entity) berupa dokumen arsip secara phisik beserta informasi yang dikandung di dalamnya. Bagian Administrasi juga berfungsi sebagai sumber informasi perihal regulasi-regulasi formal perihal kearsipan. Bagian Administrasi adalah entitas luar yang akan menerima keluaran sistem (external system comsumer entity) berupa informasi hasil pemrosesan sistem. 2. Unsur Manajemen lain dengan previledge Pihak-pihak lain pada manajemen lembaga dapat memiliki previledge (hak/otoritas) untuk mengakses serta menggunakan dokumen arsip yang dikelola oleh sistem dengan meminjam dokumen arsip secara phisik. Catatan : Dalam hal mengakses sistem, Bagian Administrasi statusnya sama dengan unsur manajemen lain (status previledge-nya sama). 4.1.2. Analisis Aliran Informasi Analis sistem perlu menggunakan kebebasan konseptual yang dilakukan melalui diagram aliran data (data flow diagram), yang secara grafis menandai proses-proses serta aliran data dalam suatu sistem. Secara mendasar, diagram aliran data harus dapat

menggambarkan pandangan sejauh mungkin mengenai masukan, proses, dan keluaran sistem. Serangkaian diagram aliran data bertingkat juga bisa digunakan untuk merepresentasikan dan menganilisis prosedur-prosedur rinci dalam sistem yang lebih besar (Kenneth E. Kendall dan Julie E. Kendall, 2002).

a. Data Flow Diagram Level ContextLaporan Peminjaman Dokumen

Laporan Arsip

0Bagian Administrasi Unsur Manajemen Lain

Sistem Pengarsipan

Dokumen dan Sumber Data Identifikasi Dokumen

Permohonan Peminjaman Dokumen Dokumen (Pengembalian)

Gambar 4.2. Data Flow Diagram Level Context Existed System

b. Data Flow Diagram Level 0

4Pembuatan Laporan Arsip Laporan Arsip Bagian Administrasi Bagian Administrasi Data Dokumen (queried) Dokumen dan Sumber Data Identifikasi Dokumen Laporan Peminjaman

5Pembuatan Laporan Peminjaman

1Menerima Dokumen dan Sumber Data Identifikasi Dokumen

Data Dokumen (add)

Permohonan Peminjaman Dokumen

B

ARSIP

2Memproses Peminjaman Dokumen

Data Dokumen (search dan flagup)

Permohonan Peminjaman Dokumen Unsur Manajemen Lain

Data Dokumen (search dan flagdown)

Data Peminjam (add dan flagup)

Data Dokumen dan Peminjam

3Memproses Pengembalian Dokumen

C

PINJAM

Dokumen dan Pengembalian Dokumen

Data Peminjam (search dan flagdown)

Unsur Manajemen Lain

Data Dokumen dan Peminjam Data Dokumen dan Peminjam

Gambar 4.3. Data Flow Diagram Level 0 - Existed System 4.1.3. Analisis Basisdata Basisdata yang digunakan oleh suprastruktur adalah basisdata berformat terstruktur milik Microsoft Access dengan tajuk MASTERDATA.mdb dan mengandung beberapa table berikut ini.

1. Tabel Almari Nama Tabel Fungsi Tabel Medan Kunci : ALMARI : Menyimpan data almari : NOALMARI

Jumlah Medan : 5

Nama MedanNOALMARI NO PINTU NORAK AWAL AKHIR

JenisByte Byte Byte Byte Byte

Panjang Keterangan2 2 2 2 2 Nomor almari Nomor Pintu Nomor Rak Nomor awal map Nomor akhir map

Tabel 4.1. Berkas Tabel ALMARI MASTERDATA.mdb 2. Tabel WB Nama Tabel Fungsi Tabel Medan Kunci : WB : Menyimpan data Warga Belajar : NOBERKAS

Jumlah Medan : 7

Nama MedanNOBERKAS NOINDUK NAMA WB ALAMAT WB KOTA WB TGL ARSIP PETUGAS ARSIP

JenisString String String String String Date String

Panjang Keterangan10 10 25 40 20 8 2 Nomor berkas Nomor Induk Nama Warga Belajar Alamat Warga Belajar Kota Warga Belajar Tanggal diarsipkan Kode Petugas

Tabel 4.2. Berkas Tabel WB MASTERDATA.mdb 3. Tabel Petugas Nama Tabel Fungsi Tabel Medan Kunci : PETUGAS : Menyimpan data petugas : KODEPETUGAS

Jumlah Medan : 2 Nama MedanKODE PETUGAS PETUGAS

JenisString String

Panjang Keterangan2 25 Kode Petugas Nama Petugas

Tabel 4.3. Berkas Tabel PETUGAS MASTERDATA.mdb 4. Tabel Petugas Nama Tabel Fungsi Tabel Medan Kunci : PASS : Menyimpan data sandi : DATA

Jumlah Medan : 1 Nama MedanDATA

JenisString

Panjang Keterangan15 Kata Sandi

Tabel 4.4. Berkas Tabel PASS MASTERDATA.mdb 5. Tabel Peminjam

Nama Tabel Fungsi Tabel Medan Kunci

: PEMINJAM : Menyimpan data peminjaman arsip : NIKPEMINJAM

Jumlah Medan : 5

Nama MedanNIK PEMINJAM NAMA PEMINJAM BAGIAN NAMA PETUGAS TANGGAL KEMBALI

JenisString String String String Date

Panjang Keterangan15 40 25 40 8 NIK Peminjam Nama Bagian Nama Petugas Tanggal Kembali

Tabel 4.5. Berkas Tabel PEMINJAM MASTERDATA.mdb 4.1.4. Analisis Kelayakan Sistem a. Tujuan Sistem Yang Dirancang Secara umum, tujuan pengarsipan adalah sebagai berikut : 1. Dapat melakukan penyimpanan dokumen arsip secara kronologis - on time sequence 2. Dapat menghemat penempatan dokumen arsip (1 folder = 1 entitas pemilik) efficient 3. Dapat berintegrasi dengan sebagian atau seluruh sistem superior comprehensive 4. Dapat dikembangkan untuk jenis dokumen arsip lain - extendable 5. Dapat menangani sejumlah besar dokumen arsip large capability 6. Mempercepat akses terhadap dokumen arsip quick access 7. Mempermudah akses terhadap dokumen arsip easy access 8. Mempertepat akses terhadap dokumen arsip accurate placement 9. Mengamankan kandungan dokumen arsip dengan baik secure b. Analisis Sistem Yang Akan Dibangun

Berawal dari tujuan sistem, kemudian dikembangkan sebuah tabel kelayakan atau Feasibility Impact Grid (Weinberg, GM, 1982). Agar dapat digunakan sebagai alat bantu analisis kelayakan sistem, tabel ini sengaja dirancang agar mampu menjawab kesesuaian kinerja dengan tujuan sistem (kelayakan). Pengisian tabel diperoleh dari hasil analisis yang dilakukan dan dengan dibantu oleh beberapa kali interview informal serta resume kuisioner dengan spesifikasi sebagai berikut : a. Didistribusikan kepada 9 responden terpilih. b. Responden terpilih adalah responden yang termasuk dalam struktur lifeware Seksi Kearsipan dan unsur manajemen lain yang pernah bersentuhan dengan sistem, termasuk pejabat yang memberi persetujuan diimplementasikannya existed system. c. Diberikan dalam bentuk multiple choice dengan 3 jawaban berurut yang dapat dikonversi ke nilai kelayakan skala 3. Yaitu Layak, Cukup Layak dan Tidak Layak. d. Akumulasi jawaban setiap pertanyaan diasumsikan memenuhi syarat validitas jika melewati batas nilai (passing grade) sama dengan atau lebih besar 7 dan pertanyaan dianggap gagal jika penilaian akumulatif gagal. Daftar kuis/pertanyaan : 1. Dapatkah anda menggunakan program tanpa memasukkan account dan password? a. Tidak dapat b. Dapat karena mendapatkan account dan password Administrator c. Dapat 2. Apakah anda mengerti tatacara penggunaan password dengan hanya melihat user interface yang tersedia?

d. Mengerti e. Cukup mengerti f. Tidak mengerti 3. Apakah sistem keamanan sistem dengan cara pemberian account dan password kepada user program aplikasi seperti saat ini dapat dipertahankan? g. Dapat h. Tidak tahu i. Tidak dapat 4. Dengan menggunakan sistem ini, apakah dalam mencari sebuah dokumen menjadi lebih singkat? j. Ya, cukup signifikan. k. Ya, tetapi saya berharap dapat lebih cepat lagi l. Tidak 5. Seandainya anda bukan administrator, dapatkah anda melihat daftar account petugas yang berhak menggunakan sistem? m. Tidak dapat n. Dapat, dengan akses langsung ke basisdata lewat program tertentu o. Dapat 6. Seandainya anda dari seksi lain dengan hak untuk mengakses dokumen arsip, merasa terbebankah anda dengan adanya sistem pengarsipan ini? p. Tidak q. Cukup terbebani r. Terbebani 7. Apakah anda merasa nyaman dengan user interface (window, formulir, pesan kesalahan, dsb.) milik program aplikasi yang digunakan untuk melayani sistem pengarsipan ini? s. Nyaman t. Cukup nyaman u. Tidak nyaman 8. Apakah laporan-laporan yang dihasilkan sistem ini sesuai dengan harapan anda?

v. Ya w. Kadang-kadang x. Tidak 9. Seandainya anda seorang pengambil keputusan, apakah sistem ini mampu membantu anda dalam proses pembuatan keputusan? y. Ya z. Cukup membantu aa. Tidak 10. Menurut kacamata anda, apakah sistem ini memiliki kaitan dengan sistem informasi lain di institusi anda. bb. Ya cc. Sedikit dd. Tidak

Hasil penilaian : 1. Tidak Layak (7) 2. Layak (8) 3. Layak (8) 4. Layak (7) 5. Tidak Layak (9) 6. Tidak Layak (7) 7. Tidak Layak (7) 8. Tidak Layak (9) 9. Tidak Layak (8) 10. Tidak Layak (8)

FEASIBILITY IMPACT GRIDX = Tujuan Sistem, Y = Elemen SistemOn time sequence Comprehensive Large Capability Quick/ Easy Access Accurate placement

Efficient

Extendable

Secure

Pelayanan Login dan Logout

Tidak Layak

Otorisasi/ Previledge

Tidak Layak

Antar hadap (UI) Tidak Layak Tidak Layak Tidak Layak Tidak Layak Tidak Layak

Tidak Layak Tidak Layak

Pelaporan

Layak

Layak

Algoritma

Jumlah Konversi Kelayakan

3/1= 3

1/1= 1

2/2= 1

2/2= 1

2/1= 2

3/2= 1

1/1= 1

4/4= 1

Total Konversi Kelayakan

11/ 8 = 1

KELAYAKAN = 1 (TIDAK LAYAK)

Tabel 4.6. Feasibility Impact Grid untuk Existed System 4.2. ANALISIS DAN PERANCANGAN EXPECTED SYSTEM 4.2.1. Analisis Entitas Expected System a. Entitas Dalam Expected System Tidak terjadi perubahan pada struktur dan infrastruktur. Dengan cara mencermati ketidak-layakan existed system, kemudian dirancang expected system yang diharapkan dapat menutup lubang ketidak-layakan tersebut. Usaha tersebut menghasilkan sebuah expected system yang jika dibandingkan dengan existed system perubahannya cukup radikal. Yaitu pada entitas dalam sistem. Tepatnya pada suprastrukturnya. Existed system yang semula hanya sebuah sistem tunggal (monolitic system) dipecah menjadi 3 sub-sistem, yaitu : a. Sistem Informasi (information system) b. Sistem Keamanan (security system) c. Sistem Penanggukan Data (data mining system) b. Entitas Luar Expected System

a. Data Flow Diagram Level Context

Laporan Aktual Bebas (SQL-ing) Data Waktu Resi Pengembalian Dokumen Dokumen dan Res i Peminjaman Dokumen Real Time Clock Sistem Komputer

0Resi Pengembalian Dokumen Bagian Administrasi Sistem Informasi Pengarsipan

Dokumen dan Resi Peminjaman

Regulasi Formal Perihal Kearsipan Dokumen dan Sumber Data Identifikasi Dokumen

Permohonan Peminjaman Dok umen Dokumen dan Resi Peminjaman Dokumen (Pengembalian)

Permohonan Peminjaman Dokumen Dokumen dan Resi Peminjaman Dokumen (Pengembalian) Unsur Manajemen Lain

Gambar 4.4. DFD Level Context Sistem Informasi - Expected System

b. Data Flow Diagram Level 0

Real Time Clock Sistem Komputer

7Data Waktu Proses Validasi Berjangka Regulasi Formal Perihal Kearsipan

8Pembuatan Laporan Aktual Bebas (SQL-ing) Arsip Bagian Administrasi

1Menerima Regulasi Formal Perihal Kearsipan

Bagian Administrasi

Informasi Validasi Data Dokumen (flagup) Data Regulasi Data Regulasi

Laporan Aktual Bebas (SQL-ing) Arsip Data Dokumen (queried)

Dokumen dan Sumber Data Identifikasi Dokumen

A

REGULASI

2Menerima Dokumen dan Sumber Data Identifikasi Dokumen

Dokumen dan Resi Peminjaman Dokumen Data Dokumen (add)

Permohonan Peminjaman Dokumen

B

ARSIP

3Memproses Peminjaman Dokumen

Data Dokumen (search dan flagup)

5Membuat Resi Peminjaman Dokumen Dokumen dan Resi Peminjaman Dokumen

Data Dokumen dan Peminjam

Permohonan Peminjaman Dokumen Unsur Manajemen Lain

Data Dokumen (search dan flagdown)

Data Peminjam (add dan flagup)

4C Memproses Pengembalian Dokumen PINJAM

Unsur Manajemen Lain

Dokumen dan Resi Peminjaman Dokumen (Pengembalian)

Data Peminjam (search dan flagdown)

6Membuat Resi Pengembalian Dokumen

Resi Pengembalian Dokumen

Data Dokumen dan Peminjam

Resi Pengembalian Dokumen

9Pembuatan Laporan Aktual Bebas (SQL-ing) Peminjaman

Laporan Aktual Bebas (SQL-ing) Peminjaman

Gambar 4.5. DFD Level 0 Sistem Informasi - Expected System Catatan : DFD Level 0 sudah diasumsikan telah cukup untuk menggambarkan aliran data pada sistem informasi ini. Analisis lebih rinci akan dilakukan secara pararel dengan perancangan basisdata. Wujud hasil analisis dapat berupa DFD Level 1, system flowchart dan pseudocode. Asumsi ini juga berlaku pada sistem keamanan. 4.2.3. Perancangan Aliran Informasi Sistem Keamanan a. Data Flow Diagram Level Context

Petugas Dengan Previledge User Log Event

Login Condition (account dan password) Identitas Petugas Account dan Password

0Sistem Kemanan Pengarsipan Cipher Data Plain Data Sistem Informasi Pengarsipan

Log Signal

Gambar 4.6. DFD Level Context Sistem Keamanan - Expected System

b. Data Flow Diagram Level 0

Identitas Petugas

account dan password

Petugas Dengan Previledge

1Login Condition (account dan password) Pemberian Previledge kepada Petugas Data Identitas Petugas, Ac count, Password, Previledge

A

PETUGAS

2Menangani Login Petugas

Data Petugas (search)

Account dan Waktu Login Logon Signal B LOG

3Waktu Logout Menangani Logout Petugas Logoff Signal Sistem Informasi Pengarsipan

Data Kunci Encryption

Data Kunci Decryption

4Menangani Encryption Basisdata

5Menangani Decryption Basisdata

Cipher Data

Plain Data

Plain Data

Cipher Data

C

D ATA

Gambar 4.7. DFD Level 0 Sistem Keamanan - Expected System

4.3. Perancangan Basisdata Agar dapat diperoleh rancangan basisdata yang benar dan sesuai dengan tujuan perancangan basisdata itu sendiri, berikut ini akan dipaparkan dua langkah singkat dalam melakukan perancangan. a. Menetapkan tujuan perancangan basisdata b. Identifikasi entitas data, metadata dan batas integritas c. Diagram Relasi Basisdata 4.3.1. Tujuan Perancangan Basisdata Basisdata tidak hanya merupakan kumpulan file. Lebih dari itu, basisdata adalah pusat sumber data yang dapat dipergunakan oleh banyak user dan banyak program aplikasi. Inti dari basisdata data adalah database management system (DBMS). Pelayanan DBMS kepada user/program aplikasi adalah : a. Pelayanan visualisasi (visualization service; yang terdiri dari pelayanan perekaman/write dan navigasi). b. Pelayanan perubahan (updating service; menambah, mengubah,

menghapus) c. Pelayanan penerbitan laporan (report generator service). Jadi, sistem yang dikembangkan harus memiliki perangkat DBMS di dalam suprastrukturnya. Sebagai pedoman, daftar di bawah ini menunjukkan karakter yang harus dimiliki oleh sebuah basisdata agar basisdata yang bersangkutan dapat dikatakan sebagai basisdata yang efektif (Everest, G.C., 1985) dan sekaligus menjadi tujuan perancangan basisdata : a. Memastikan bahwa data dapat dipergunakan oleh berbagai user dan program aplikasi. b. Harus dapat memelihara data agar tetap akurat dan konsisten. c. Harus dapat diakses dengan mudah, akurat dan cepat. d. Harus dapat berkembang sesuai dengan kebutuhan. e. Dapat dilihat sesuai pandangan logik setiap user.

4.3.2. Identifikasi Entitas Data, Metadata dan Batas Integritas Sumber Kejadian : SI DFD Level 0.1 - Menerima Regulasi Formal Perihal KearsipanAliran DataRegulasi Formal Perihal Kearsipan

MetadataEntitas : arsip.regulasi ITEM DATA STRUKTUR DESKRIPSI umur_aktif Byte, 2scr Umur aktif record dalam satuan tahunUmur_aktif, durasi, odner_maks, dll.

Mulai

Durasi Integer, 3scr Durasi/jangka waktu validasi file arsip dalam satuan hari map_maks Byte, 2scr Jumlah maksimal map yang diijinkan dlm sebuah odner. odner_maks Byte, 2scr Jumlah maksimal odner yang diijinkan dlm sebuah rak. rak_maks Byte, 1scr Jumlah maksimal rak yang diijinkan dlm sebuah almari.

Merubah record pertama (#0)

True Tabel Regulasi Kosong? Menambah record

Tabel regulasi (ARSIP.mdb)

Selesai

Batas Integritas1. Entitas ini berfungsi sebagai referensi (reference) dan bersama-sama dengan data waktu yang diperoleh dari sistem komputer digunakan untuk menentukan saat validasi terhadap record yang harus dikeluarkan dari entitas arsip.arsip. 2. Cakupan data untuk isian jangka waktu (durasi) validasi file arsip adalah 1 (hari) sampai dengan 255 (hari).

Sumber Kejadian : SI DFD Level 0.2 Menerima Dokumen dan Sumber Data Identifikasi DokumenAliran Data MetadataEntitas : arsip.petugas ITEM DATA STRUKTUR DESKRIPSI acc_petugas String, 15 Rekening/account petugas petugas String, 50 Nama petugas Sandi String, 10 Sandi petugas otoritas Byte, 1scr Strata otoritasMenentukan data kunci pencarian

Mulai

Menerima Dokumen Arsip

Tabel petugas (ARSIP.mdb) -

Record akhir tabel arsip (ARSIP.mdb) untuk otomatisasi

almari, pintu, rak, odner, map, acc_petugas

Tabel arsip (ARSIP.mdb)

Entitas : arsip.arsip ITEM DATA STRUKTUR DESKRIPSI almari Byte, 2scr Nomor almari pintu Byte, 1scr Nomor pintu (0/1)

almari, pintu, rak, odner, map, kunci

Selesai

Tabel kunci (ARSIP.mdb)

rak Byte, 1scr Nomor rak odner Byte, 2scr Nomor odner map Byte, 2scr Nomor map Pengarsip String, 15 acc_petugas (pengarsip) tgl_arsip Date, 10scr Tanggal diarsipkan tgl_keluar Date, 10scr Flag keluar + tanggal Entitas : arsip.kunci ITEM DATA STRUKTUR DESKRIPSI Almari Byte, 2scr Nomor almari Pintu

PJM_mm (ARS_yyyy.mdb).

1. Tabel Regulasi Nama Tabel Fungsi Tabel : REGULASI : Menyimpan data aturan atau regulasi pengarsipan

Jumlah Medan : 5

Nama Medanumur_aktif durasi map_maks odner_maks rak_maks

JenisByte Integer Byte Byte Byte

Panjang Keterangan2 3 2 2 1 Umur aktif record dalam satuan tahun Durasi/jangka waktu validasi file arsip dalam satuan hari Jumlah maksimal map yang diijinkan dlm sebuah odner Jumlah maksimal odner yang diijinkan dlm sebuah rak. Jumlah maksimal rak yang diijinkan dlm sebuah almari.

Tabel 4.7. Berkas Tabel REGULASI ARSIP.mdb 2. Tabel Petugas Nama Tabel Fungsi Tabel Medan Kunci : PETUGAS : Menyimpan data petugas : ACC_PETUGAS

Jumlah Medan : 4

Nama Medanacc_petugas petugas Sandi otoritas

JenisByte Integer Byte Byte

Panjang Keterangan15 50 10 1 Rekening/account petugas Nama petugas Sandi petugas Strata otoritas

Tabel 4.8. Berkas Tabel PETUGAS ARSIP.mdb

3. Tabel Arsip Nama Tabel Fungsi Tabel : ARSIP : Menyimpan data arsip

Jumlah Medan : 8

Nama Medanalmari pintu rak odner map Pengarsip tgl_arsip tgl_keluar

JenisByte Byte Byte Byte Byte String Date Date

Panjang2 1 1 2 2 15 10 10

KeteranganNomor almari Nomor pintu (0/1) Nomor rak Nomor odner Nomor map acc_petugas (pengarsip) Tanggal diarsipkan Flag keluar + tanggal

Tabel 4.9. Berkas Tabel ARSIP ARSIP.mdb 3. Tabel Kunci Nama Tabel Fungsi Tabel : KUNCI : Menyimpan data kunci

Jumlah Medan : 6

Nama MedanAlmari Pintu Rak Odner

JenisByte Byte Byte Byte

Panjang2 1 1 1

KeteranganNomor almari Nomor pintu Nomor rak Nomor odner

Map kunci

Byte String

2 20

Nomor map Kata kunci

Tabel 4.10. Berkas Tabel KUNCI ARSIP.mdb

4. Tabel Peminjam Nama Tabel Fungsi Tabel : PEMINJAM : Menyimpan data peminjaman arsip

Jumlah Medan : 11

Nama Medanalmari pintu rak odner map id1 id2 id3 id4 tgl_keluar tgl_masuk

JenisByte Byte Byte Byte Byte String String String String Date Date

Panjang Keterangan2 1 1 2 2 30 30 30 30 10 10 Nomor almari Nomor pintu (0/1) Nomor rak Nomor odner Nomor map ID peminjam dengan priority one / unique ID peminjam ID peminjam ID peminjam Tgl keluar arsip Tgl masuk arsip

Tabel 4.11. Berkas Tabel PEMINJAM ARSIP.mdb 3. Tabel Log Nama Tabel Fungsi Tabel : LOG : Menyimpan data login

Jumlah Medan : 3

Nama Medanacc_petugas login logout

JenisString Date Date

Panjang15 16 16

KeteranganRekening/account petugas Waktu login Waktu logout

Tabel 4.12. Berkas Tabel LOG ARSIP.mdb

4.4. ANALISIS KELAYAKAN SISTEM Dalam melakukan analisis kelayakan sistem, digunakan perangkat dan mekanisme yang sama dengan cara yang digunakan untuk existed system. FEASIBILITY IMPACT GRIDX = Tujuan Sistem, Y = Elemen SistemOn time sequen ce Efficien t Comprehensive Extendabl e Large Capability Quick/ Easy Acces s Accurate placemen t Secure

Pelayanan Login dan Logout

Layak

Layak

Layak

Layak

Layak

Layak

Otorisasi/ Previledge

Layak

Layak

Layak

Layak

Layak

Layak

Layak

Layak

User Log

Layak

Layak

Layak

Layak

Layak

Layak

Layak

Layak

Penangan an Basisdata

Layak

Layak

Layak

Layak

Layak

Layak

Layak

Layak

Antar hadap (UI)

Layak

Pelaporan

Layak

Layak

Layak

Layak

Layak

Layak

Algoritma

Layak

Layak

Layak

Jumlah Konversi Kelayakan

15 / 5 = 3

15 / 5 = 3

15 / 5 = 3

18 / 6 = 3

12 / 4 = 3

18/ 6 = 3

15 / 3 = 3

12 / 4 = 3

Total konversi kelayakan

24 / 8 = 3

KELAYAKAN = 3 (LAYAK)

Tidak dilakukan pengukuran

Hasil Pengukuran = Pengukuran opponent

Hasil Pengukuran Pengukuran opponent

Pengukuran baru/tambahan

BAB V PERANCANGAN IMPLEMENTASI SISTEM

5.1. JADUAL IMPLEMENTASI SISTEM Sistem Pengarsipan berbasis teknologi komputer hasil rekayasa yang dilakukan bukan merupakan satu sistem yang besar dan kompleks sehingga upaya implementasi dari sistem inipun tidaklah terlalu sulit dan menghabiskan waktu yang lama. Menurut D. Suryadi H.S. dan Bunawan dalam bukunya yang bertajuk Pengantar Implementasi dan Pemeliharaan Sistem Informasi (Gunadarma, 1995), inti aktivitas implementasi sebuah sistem adalah upaya konversi sistem. Konversi dari existed system ke expected system. Hal-hal yang harus disiapkan sebelum konversi sistem adalah :

1. Dokumentasi Sistem (system documentation) 2. Penjadualan implementasi sistem (implementation scheduling) 3. Rencana persiapan lokasi untuk pusat kegiatan sistem (workplace preparation) 4. Pelatihan untuk personel lifeware yang akan mengendalikan sistem (lifeware training program) Setelah ke 4 aktivitas persiapan implementasi sistem (preparation of system implementation) upaya konversi sistem (system conversion) baru dapat dilaksanakan dengan baik.

Untuk mengukur tingkat keberhasilan system implementation, pihak manajemen (dapat langsung dilakukan oleh system analyst and designer) kemudian harus melakukan tinjauan atau evaluasi pasca konversi (system evaluation).

Dokumentasi sistem yang dilakukan diklasifikasikan sesuai dengan tujuan peruntukan pendokumentasian itu sendiri, berpedoman pada tahapan-tahapan implementasi sistem :

1. Pelatihan (recruitment and lifeware training) 2. Penginstruksian (daily, periodical and accidental instruction) 3. Pengkomunikasian (standard of communication ways) 4. Penetapan standar kinerja (standard of objectives task performance) 5. Pemeliharaan sistem (system maintenance) 6. Referensi historis (historically reference)

Semua hasil pendokumentasian tersebut, sesuai dengan klasifikasi masing-masing kemudian ditata secara kronologis di dalam suatu tempat khusus (documentation repository) agar mudah diakses pada saat realisasi konversi sistem. Penjadualan implementasi sistem yang dilakukan menghasilkan sebuah gantchart berikut ini.

Jadual Implementasi Sistem

Mar 2005

Apr 2005 4/3 4/10 4/17 4/24 5/1

May 2005 5/8

Jun 2005 6/12 6/19

ID 1 2 3 4 5 6 Pelatihan

Task Name

Start

Finish

Duration3/6 3/13 3/20 3/27 5/15 5/22 5/29 6/5

21/03/2005 29/04/2005 21/03/2005 08/04/2005 09/03/2005 18/03/2005 02/03/2005 08/03/2005 03/05/2005 03/06/2005 06/06/2005 23/06/2005

30d 15d 8d 5d 24d 14d

Penginstruksian Pengkomunikasian Penetapan Standar Kinerja Pemeliharaan Sistem Referensi Historis

Tabel 5.1. Jadual Implementasi Sistem

Dari Jadual implementasi sistem di atas tercermin bahwa masalah implementasi sistem yang dihadapi relatif kecil. Hal lain yang tercermin atau dapat dimaknai dari gantt-chart tersebut adalah upaya konversi sistem. Upaya konversi sistem dilakukan dengan cara langsung (direct conversion). Pertimbangan penggunaan upaya konversi langsung ini antara lain dapat dibaca pada alinea-aline berikut ini.

Konversi langsung adalah pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan sistem lama, yang kadang-kadang disebut dengan pendekatan cold-turkey. Apabila konversi telah dilakukan, maka tak ada cara untuk kembali ke sistem lama. Pendekatan atau cara konversi ini akan bermanfaat apabila : 1. Sebagai sub-sistem, sistem yang akan diimplementasikan tidak secara langsung

melibatkan sistem-sistem lain dalam lingkungan di mana sistem yang baru tersebut diimplementasikan. 2. Sistem yang lama hampir sepenuhnya tidak bernilai/tidak layak. 3. Sistem yang baru bersifat kecil atau sederhana atau keduanya.

Keuntungan atau kelebihan utama pendekatan ini adalah bahwa ia relatif tidak mahal, sedangkan kelemahan utamanya adalah bahwa ia mempunyai resiko kegagalan yang tinggi. Apabila konversi langsung akan digunakan, aktivitas-aktivitas pengujian dan pelatihan yang ada akan mengambil peran yang sangat penting. Hal ini tercermin dari waktu pelatihan yang cukup panjang (30 hari).

5.2. DEFINISI KEBUTUHAN PERANGKAT LUNAK

Sistem ini membutuhkan perangkat lunak yang berupa program aplikasi komputer dan diharapkan memiliki kinerja seperti tersebut di bawah ini :

1. Bekerja dengan sistem operasi Microsoft Windows 9x/Me dan NT Family 2. Menggunakan database dengan struktur dan relasi sesuai rancangan sistem 3. Dapat melakukan transformasi data dengan mulus, sesuai dengan diagram aliran data yang telah dirancang. 4. Menggunakan antarmuka yang interaktif dan ramah pemakai. 5. Menerapkan sub-sistem keamanan sesuai rancangan.

5.3. RANCANGAN ANTARMUKA A. Rancangan Splash

Splash adalah antarmuka yang hanya bekerja sesaat, yaitu pada saat proses loading sedang terjadi.

Gambar 5.1. Splash B. Rancangan Jendela Login Setelah proses loading selesai, Splash kemudian digantikan oleh sebuah jendela yang mirip dengannya. Fungsinya sebagai antarmuka proses login.

Gambar 5.2. Jendela Login C. Rancangan Jendela Utama Program ini karena berfungsi secara kontinyu seperti halnya program untuk para kasir di supermarket, tampilannya cukup sederhana tetapi memenuhi seluruh layar monitor (maximized). Tidak terlalu banyak mengandung teks. Bahkan menunyapun berbentuk image.

Gambar 5.3. Jendela Utama Menu berada di pojok kiri bawah, terdiri dari : a. Penetapan Regulasi Kearsipan b. Pemeliharaan Tabel Petugas c. Pengarsipan Tabel Arsip

d. Pengarsipan Tabel Peminjam e. Pelaporan Tombol atas yang berada di sisi kiri gambar animasi ruang arsip digunakan mencatat identitas peminjam (pada saat prosesd peminjaman) dan yang berada di bawahnya untuk memasukkan keyword pada saat proses pengarsipan maupun pada saat proses peminjaman arsip. Berikut adalah tampilan program pada saat terjadi proses peminjaman (artinya ada proses pencarian arsip) :

Gambar 5.4. Jendela Utama pada saat Peminjaman

D. Rancangan Jendela Penetapan Regulasi Kearsipan

Gambar 5.5. Jendela Penetapan Regulasi Kearsipan E. Rancangan Jendela Petugas

Gambar 5.6. Jendela Pengelolaan Tabel Petugas

BAB VI KESIMPULAN

Kesimpulan : Dari hasil analisis yang dilakukan, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Benar dan terbukti bahwa sistem yang sedang berjalan tidak dalam proporsinya. Dengan kata lain tidak semua tujuan sistem tercapai, existed system bersifat tertutup, tidak dapat dikembangkan dan cenderung gagal. 2. Analisis dan perancangan yang dilakukan, telah menghasilkan sebuah expected system yang siap untuk diimplementasikan, secara teoritis terbukti bahwa sistem usulan untuk menggantikan dan mengurangi kelemahan dari sistem yang sedang berjalan perlu untuk dilakukan. 3. Prototipe aplikasi berbaisi animasi 3D untuk sistem komputer akan diaplikasikan sebagai sub sistem dari sistem pengarsipan telah dihasilkan 4. Penjadualan implementasi sistem yang dilakukan dibuat dalam bentuk gant-chart, yang bertujuan untuk mempermudah mengevaluasi.

Saran : Merujuk dari apa yang telah dihasilkan, maka disarankan : 1. Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia Surakarta untuk segera mengimplementasikan sistem ini serta mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang sesuai dengan prototipe agar dapat segera menggantikan program aplikasi yang

digunakan oleh existed system. Perlu diketahui, sebagai salah satu elemen dari sistem komputer yang menjadi bagian dari sebuah sistem strategis seperti sistem pengarsipan yang dibahas dalam skripsi ini, sebuah program aplikasi yang baik akan sangat menentukan keberhasilan seluruh tujuan sistem. 2. Agar sistem dapat berjalan dengan baik, perlu didukung peningkatan kualitas sumber daya manusia, melalui training atau pelatihan-pelatihan terhadap karyawan Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia Surakarta.

DAFTAR PUSTAKA

D. Suryadi, H. S. dan Bunawan, Pengantar Implementasi dan Pemeliharaan Sistem Informasi. Jakarta : Gunadarma. 1995. Kendall, E, Kenneth., Kendall, E, Julie., Analisis dan Perancangan Sistem Edisi Kelima. Jakarta: PT. Prenhallindo. 2003. Paulus Mudjihartono, ST., Hand-out : Sistem Informasi , Yogyakarta, 1996 Robert G. Murdick/ Joel E. Ross/ James R. Claggett, Sistem Informasi untuk Manajemen Modern, Erlangga , 1997. Shlaer, S and S. Mellor, Object Oriented System Analysis: Modelling the World in Data. Englewood Cliffs, NJ: YourdonPress. 1988. Weinberg, G. M., Rethinking Systems Analysis and Design, Boston; Little, Brown. 1982. Whitten, J, L., L. D. Benthey and V. M. Barlow, System Analysis and Design, 3d ed. Barr Ridge II Brwin. 1994.

BIOGRAFI

Arif Sutikno, Lahir di Ambarawa pada tanggal 20 Mei 1969, dan tinggal di Potrokelasan RT. 04/02 Bumi, Laweyan Surakarta. sehari-hari bekerja di Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia Surakarta sebagai Pengajar Komputer Pendidikan dasar dari SD sampai SLTA di tempuh di Ambarawa, Lulus SLTA tahun 1988. Pada tahun 1994 berhasil menempuh ujian nasional sebagai pengajar dan penguji praktek komputer tingkat nasional berbasis DOS yang di selenggarakan di Ungaran Jawa Tengah. Sejak itu aktif sebagai penguji nasional komputer program aplikasi WS, Lotus, Dbase III+ Program untuk wilayah Surakarta. Kemudian tahun 1997 lulus sebagai penguji nasional untuk program word processing (Ms. Word) dan spreadSheet (Ms. Excel), sampai sekarang masih aktif sebagai penguji nasional komputer berbasis windows untuk wilayah surakarta. Tahun 1999 masuk Politeknik Pratama Mulia Surakarta, mengambil jurusan teknik komputer, kemudian tahun 2003 melanjutkan jenjang kesarjanan di Universitas Surakarta jurusan Teknik Informatika dan lulus tahun 2005.

SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN BERBASIS ANIMASI 3D DI LEMBAGA PENDIDIKAN KOMPUTER PRATAMA MULIA SURAKARTA

SKRIPSI

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Kelulusan Pada Jenjang Strata Satu Program Studi Teknik Informatika Universitas Surakarta

Disusun Oleh : Nama NIM Program Studi : Arif Sutikno : J03IT0071 : Teknik Informatika

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMATIKA UNIVERSITAS SURAKARTA

2005

HALAMAN PERSETUJUAN

Judul Skripsi Nama NIM

: Sistem Informasi Pengarsipan Berbasis Animasi 3D di Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia Surakarta : Arif Sutikno : J03IT0071

Fakultas Program Studi Telah disetujui pada Hari Tanggal

: Teknologi Informatika : Teknik Informatika

Jenjang Pendidikan : Strata 1 : : Mengetahui Dosen Pembimbing I Dosen Pembimbing II

Bambang Eka Purnama, M.Kom

Ir Joko Wandyatmono, M.Tc

HALAMAN PENGESAHAN

Judul Skripsi Nama NIM Fakultas Program Studi

: Sistem Informasi Pengarsipan Berbasis Animasi 3D di Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia Surakarta : Arif Sutikno : J03IT0071 : Teknologi Informatika : Teknik Informatika

Diterima dan disahkan oleh Dewan Penguji Skripsi Program Studi Teknik Informatika Fakultas Teknologi Informatika Universitas Surakarta guna melengkapi tugas-tugas dan syarat-syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Teknik Informatika. Surakarta, Dewan Penguji Skripsi 1. Ketua 2. Sekretaris 3. Anggota : (..) : (..) : (..) Oktober 2005

Mengetahui Dekan Ir. Djoko Kuntjoro 3D Animation Based Archieving Information System on Pratama Mulia Surakarta Computer Course Arif Sutikno J031T0071 Faculty of Information Technology Surakarta University 2004 ABSTRACT Pratama Mulia Surakarta Computer Course complain that the Existed Archieving System they owned not in proportion, closed, undevelopable and become to failure. According to system life cycle principles, the management have to plan for a new one as an expected system. So the problem are : Is it right that the existed system not in proportion, closed, undevelopable and become to failure?, how to design an expected system to replace and eliminate the weakness of the existed one? The goals of this scripts are : The first is Prove that the existed system is not in proportion, closed, undevelopable and become to failure, the second is Build an expected system called 3D Animation Based Archieving System of Pratama Mulia Surakarta to eliminate the weakness of existed system, the third is Create a prototype of application for computer system that will be applied as an sub-system of this system, and the fourth is Create a system implementation planning. The usage of methodology to solve the problem are Observe with questionairing supported by interviewing, system analysis and design taken from Kendall and Kendall theory to get the understanding of existed system, feasibility study with feasibility impact grid taken from Kendall and Kendall theory, and Implementation planning theory taken from the book writen by Suryadi, H.S. and Bunawan. After the subjects above already done, this script reports that it is true and proved that the existed system is not in proportion (means not all of the goals accomplished by the system), closed, undevelopable and become to failure (means going to or disposed towards failure), an expected system to replace and eliminate the weakness of the existed system its already done and ready to implement for Pratama Mulia Surakarta Computer Course. Keyword : computer, computer technology, archieve, archieving, 3D Animation. xi+106 pages; 44 figures; 16 tables; 12 attachment; 1 technical documentation Bibliography : 29 (1987-2003)

Sistem Informasi Pengarsipan Berbasis Animasi 3D Di Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia Surakarta Arif Sutikno J031T0071 Fakultas Teknologi Informatika Universitas Surakarta 2004 ABSTRAKSI Lembaga Pendidikan Pratama Mulia mengeluhkan bahwa sistem pengarsipan yang mereka miliki tidak dalam proporsinya, tertutup, tidak dapat dikembangkan dan cenderung gagal. Dengan Berdasarkan prinsip-prinsip siklus hidup sistem pihak manajemen harus merencanakan sebuah sistem baru sebagai sistem usulan. Jadi masalahnya adalah : Apakah benar bahwa sistem yang sedang berjalan tidak dalam proporsinya, tertutup, tidak dapat dikembangkan dan cenderung gagal?, bagaimana merancang sebuah sistem usulan untuk menggantikan dan menghilangkan kelemahan dari sistem yang sedang berjalan?. Tujuan dari skripsi ini adalah : pertama Membuktikan bahwa sistem yang sedang berjalan tidak dalam proporsinya, tertutup, tidak dapat dikembangkan dan cenderung gagal, kedua Membuat sebuah sistem usulan yang disebut sistem informasi pengarsipan berbasis animasi 3D di Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia Surakarta untuk mengurangi kelemahan dari sistem yang sedang berjalan, ketiga Membuat protipe aplikasi untuk sistem komputer yang nantinya akan diaplikasikan sebagai sub-sistem dari sistem ini, dan keempat Membuat rencana implementasi sistem. Metodologi yang digunakan untuk memecahkan permasalahan adalah observasi dengan kuisioner yang didukung dengan wawancara, analisis dan perancangan sistem oleh Kendall and Kendall untuk mendapatkan pemahaman tentang sistem yang sedang berjalan, teori studi kelayakan dengan feasibility impact grid oleh Kendall and Kendall, teori rencana implementasi sistem oleh Suryadi, H.S. dan Bunawan dalam bukunya yang berjudul Pengantar Pemeliharaan dan Implementasi Sistem Informasi. Setelah materi di atas selkesai dikerjakan, skripsi ini melaporkan bahwa adalah benar dan terbukti bahwa sistem yang sedang berjalan tidak dalam proporsinya (artinya : Tidak semua tujuan sistem tercapai), tertutup, tidak dapat dikembangkan dan cenderung gagal (artinya : sedang menuju kegagalan), sebuah sistem usulan untuk menggantikan dan mengurangi kelemahan dari sistem yang sedang berjalan sudah selesai dan siap diimplementasikan untuk Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia Surakarta. Kata Kunci : komputer, teknologi komputer, arsip, pengarsipan, animasi 3D. xi+106 halaman; 44 gambar; 16 tabel; 12 lampiran; 1 dokumentasi teknis Daftar acuan : 29 (1987-2003)

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat Universitas Surakarta dengan judul : Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan di Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia Surakarta Kemudian atas selesainya penulisan skripsi ini, penulis ucapkan banyak terima kasih kepada : 1. Prof. DR. H.S. Brodjo Sudjono, S.H. M.S sebagai Rektor Universitas Surakarta 2. Sugeng Murdowo, ST sebagai Direktur LPK Pratama Mulia Surakarta. 3. Ir. Djoko Kuntjoro, sebagai Dekan Fakultas Teknik Universitas Surakarta. 4. Bambang Eka Purnama, M.Kom sebagai Ketua Program Studi Teknik Informatika Universitas Surakarta ( UNSA ) sekaligus sebagai dosen pembimbing yang telah banyak memberikan bantuan dan bimbingannya dalam penulisan ini Keterbatasan kemampuan yang dimiliki penulis membuat skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan oleh karena itu saran dan kritik dari semua pihak sangat diharapkan. Akhir kata, penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi penulis dan pembaca umumnya. Surakarta, Oktober 2005 menyelesaikan skripsi ini untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan pada jenjang Strata 1 Program Teknik Informatika

Penulis.

DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL i

HALAMAN PERSETUJUAN HALAMAN PENGESAHAN ABSTRACT ABSTRAKSI KATA PENGANTAR DAFTAR ISI DAFTAR TABEL DAFTAR GAMBAR BAB 1. PENDAHULUAN 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. BAB 2. BAB 3. Latar Belakang Masalah Rumusan Masalah Batasan Tujuan Metode Kerangka Pemikiran Sistematika Penulisan

ii iii iv v vi vii viii ix 1 1 2 3 3 4 5 6 8 15 15 16 18 19 23 24

TINJAUAN UMUM LANDASAN TEORI 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. Konsep Dasar Sistem Jenis-Jenis Sistem Tahapan Uji Kelayakan Sistem Informasi Metode Enkripsi Biner

BAB 4.

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 4.1. Analisis Terhadap Existed Sistem

4.2. BAB 5.

Analisis dan Perancangan Expected System

35

PERENCANAAN IMPLEMENTASI SISTEM 5.1. 5.2. 5.3. Jadwal Implementasi Sistem Definisi Kebutuhan Perangkat Lunak Rancangan Antarmuka 48 48 51 56 58

BAB 6.

KESIMPULAN

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN A LAMPIRAN B LAMPIRAN C LAMPIRAN D

LAMPIRAN D PERIHAL SUBYEK PENELITIAN

Obyek penelitian, seperti tersebut pada Bab I, adalah Sistem Pengarsipan. Perihal Sistem Pengarsipan telah cukup tuntas dibahas. Sedangkan dimensi ruang di mana sistem tersebut diterapkan tidak pernah dijelaskan dengan rinci. Lampiran ini mudah-mudahan cukup menjawab curiousity dari sidang pembaca..

2.1. Sejarah Singkat LPK Pratama Mulia Lembaga Pendidikan Pratama Mulia adalah lembaga pendidikan luar sekolah yang diselenggarakan oleh Yayasan Sari Baruna Asih (YBSA). YBSA adalah sebuah yayasan swasta yang bergerak di bidang pendidikan. Didirikan pada bulan Oktober 1989 dengan tujuan untuk mewujudkan sebuah lembaga pendidikan ketrampilan yang berkualitas, diminati, dan dibutuhkan oleh masyarakat maupun industri di Indonesia. Yayasan Sari Baruna Asih didirikan oleh Bapak Ir.H. Soediono dan Dra. Hj. Noes Soediono.

YBSA sampai saat ini telah mendirikan 3 (tiga) program pendidikan yang diharapkan dapat membantu masyarakat untuk terus menerus mengembangkan dirinya dalam menghadapi persaingan bisnis yang semakin maju. Ketiga program pendidikan tersebut adalah :

1. Bahasa Inggris. Penyelenggaraannya bekerjasama dengan Yayasan LIA Jakarta. Awal penyelenggaraannya pada bulan Mei 1990

2. Program Pendidikan Komputer. Mulai beroperasi sejak bulan Januari 1990 dengan SK KANDEPDIKBUD No. 0090/I03/L/97 tertanggal 19 Februari 1997. 3. Politeknik Pratama Mulia. Awal operasinya dimulai pada tahun 1992. Merupakan perguruan tinggi swasta di Surakarta yang berbasis produksi dengan menerapkan pendidikan sistem ganda berdasarkan SK MENDIKBUD No. 168/DIKTI/D/1992.

Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia kedudukan kantor pusatnya di Jl. Bhayangkara No. 10 Surakarta. Menyelenggarakan program pendidikan komputer yang dirancang secara praktis, diselaraskan dengan kebutuhan dunia bisnis dan perkantoran. Kurikulum yang digunakan selalu diserasikan dengan perkembangan teknologi industri dan dunia komputer melalui metode pengajaran 30% teori dan 70% praktek. Kemudian dalam perkembangannya lembaga ini terus berupaya untuk meningkatkan perlengkapan sarana dan prasarana serta berusaha menumbuhkan dan meningkatkan kesadaran dan minat masyarakat akan pentingnya menguasai komputer di era globalisasi saat ini.

2.2. Struktur Organisasi

Struktur organisasi di Lembaga Pendidikan komputer Pratama Mulia disusun secara sederhana dengan memperhatikan asas kebenaran personel pada kebenaran tempat. Agar lebih jelas struktur organisasi tersebut disajikan dalam bentuk gambar sebagai berikut :

SUMBER BELAJAR

ASISTEN SUMBER BELAJAR SUPERVISOR

KOORDINATOR LABORATORIUM

PERPUSTAKAAN PEMBUKUAN

DIREKTUR Direktorat Pendidikan Komputer PRATAMA MULIA

PELAKSANA HARIAN DIREKTUR Direktorat Pendidikan Komputer PRATAMA MULIA

KASIR

FRONT OFFICE

KAS KECIL

KEUANGAN

KEPALA BAGIAN ADMINIST RASI UMUM DAN KEUANGAN

HOUSE KEEPING

ADMINISTRASI PENDIDIKAN

DRIVER

OPERASIONAL

SECURITY

a. Direktur Pendidikan

Direktur Pendidikan mempunyai tugas dan tanggung jawab terhadap kemajuan direktorat/lembaga yang dipimpinnya. Meliputi unsur pengembangan program pendidikan serta pengawasan kurikulum. Tugasnya : 1. Merencanakan, menyusun dan mengevaluasi rencana program di bidang pendidikan kejuruan 2. Mengembangkan dan menerbitkan petunjuk-petunjuk pedoman kerja, kebijaksanaan dan prosedur-prosedur melalui otorisasi di bidang pendidikan untuk kegiatan pendaftaran peserta, pengaturan proses belajar, ujian dan kelulusan. 3. Merencanakan sumber-sumber kelembagaan untuk pelaksanaan programprogram pendidikan serta mengendalikan dan mengawasi penggunaan sumber-sumber tersebut. 4. Menyediakan laporan-laporan (baik bulanan, triwulan, maupun tahunan) tentang pengembangan pendidikan kejuruan pada Ketua Yayasan dan bila diperlukan pada pihak luar yang terkait. 5. Melaksanakan penilaian prestasi karyawan bawahannya untuk dapat dipertimbangkan penentuan jenjang kepangkatan dan skala gaji. 6. Mengkoordinasi, mengendalikan dan memberi penjelasan mengenai tugastugas yang harus dilaksanakan oleh bawahan. 7. Berusaha menambah relasi dan senantiasa memeliharanya demi

kelangsungan dan perkembangan lembaga. 8. Mengambil tindakan yang sifatnya darurat apabila diperlukan untuk selanjutnya melaporkan kepada Ketua Yayasan. 9. Melimpahkan tugas dan tanggung jawab kepada seseorang, apabila berhalangan hadir/tidak ada di tempat yang dikuatkan dengan surat keputusan atau lebih sebagai Pelaksana Harian Direktur Pendidikan

b. Kepala Bagian Administrasi Umum dan Keuangan

Kepala Administrasi Umum dan Keuangan bertanggungjawab terhadap pelaksanaan dan pengendalian kebijaksanaan operasional lembaga dalam bidang pengelolaan, penggunaan, pengadministrasian, pemeliharaan serta mendukung pelaksanaan program pelayanan jasa pendidikan.

Kepala Bagian Administrasi Umum dan Keuangan membawahi antara lain: Keuangan yang meliputi (Kasir. Kas Kecil, Pembukuan), Administrasi Pendidikan, Front Office, dan Operasional yang meliputi (driver, security, house keeping). Tugas :

1. Bidang Administrasi Umum

1) Menyusun dan mengendalikan petunjuk-petunjuk pedoman kerja dalam hal kepegawaian, operasional dan pemasaran 2) Menyelenggarakan tata perundangan dan penyempurnaan metode organisasi

3) Menyelenggarakan statistik dan kearsipan bidang perkantoran. 4) Menyelenggarakan penyusunan rencana dibidang keadministrasian 5) Melaksanakan penilaian prestasi karyawan bawahannya, untuk dapat dipertimbangkan dalam penentuan jejang kepangkatan dan skala gaji, serta menyusun pengajuan kenaikan gaji seluruh karyawan secara berkala kepada direktur pendidikan 6) Mengendalikan, mengkoordinasi dan menginterpretasikan rencana keuangan tahunan lembaga termasuk proyeksi penerimaan keuangan, biaya-biaya, laba bersih, posisi kas dan kebutuhan-kebutuhan modal 7) Mengembangkan dan menerapkan sistem yang menyeluruh terhadap laporan-laporan keuangan yang berhubungan dengan hasil-hasil operasi (pendapatan) sebagai bahan informasi Direktur Pendidikan 8) Mengembangkan dan menetapkan kebijaksanaan prosedur-prosedur dibidang keuangan untuk kegiatan-kegiatan akuntansi, anggaran, perpajakan, perencanaan dan pengestimasian laporan-laporan keuangan serta pengukurannya 9) Menyediakan laporan-laporan perkembangan lembaga pendidikan kepada pihak luar (badan-badan pemerintah) yang berhubungan dengan data administrasi dan perpajakan 10) Mengkaji ulang dan menganalisa kemajuan keuangan lembaga, membandingkan hasil-hasil nyata dengan rencana-rencana yang sudah disetujui, membuat laporan-laporan rekomendasi untuk tindakan perbaikan jika diperlukan kepada Direktur Pendidikan 11) Mengkoordinasikan dan mengendalikan tugas-tugas yang harus

dilakukan oleh bawahannya 12) Mengambil tindakan yang sifatnya darurat apabila dianggap perlu, untuk selanjutnya melaporkan kepada Direktur Pendidikan 13) Bekerja sama dengan Kepala Bagian Pendidikan membuat proyeksi kelas untuk angkatan baru 14) Memeriksa berkas-berkas/surat-surat keterangan yang akan diajukan kepada Direktur Pendidikan 15) Merencanakan dan menyusun anggaran pendapatan dan belanja pendidikan kejuruan 16) Menyiapkan absensi Sumber Belajar dan melaporkan kepada Kepala Bagian Personalia pada akhir bulan sebagai bahan pertimbangan gaji karyawan 17) Menyiapkan dan menyusun pembayaran gaji tiap bulan dan mengatur pengeluaran uang untuk kebutuhan masing-masing bagian 18) Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang dipandang perlu oleh atasannya 19) Mengeluarkan uang untuk pembayaran gaji, perjalanan dinas kantor, tunjangan-tunjangan lainnya sesuai dengan peraturan yang berlaku

2. Bidang Administrasi Pendidikan

1) Memberikan pelayanan umum dan teknis dengan menyusun rencana kebutuhan perlengkapan lembaga yang berkaitan dengan pendidikan 2) Mengurus dan mengelola administrasi warga belajar baru dan warga belajar lama, misal perpindahan kelas, penundaan kelas, warga belajar

yang lulus dan lain-lain ke dalam buku induk siswa 3) Menyiapkan dan membuat laporan perkembangan warga belajar yang meliputi jumlah baru/lama, jumlah warga baru/lama, jumlah warga belajar yang lulus, jumlah warga belajar yang menunda kelas, jumlah warga belajar yang keluar 4) Menyiapkan dan menyempurnakan pelaksanaan pendaftaran warga baru, sistem pengajaran, sistem pengujian/tes-tes, kebutuhan ijazah dan pemakaian ruang 5) Membuat Surat Keterangan Tanda Belajar di LPKPM bagi warga belajar yang membutuhkan 6) Membagikan bahan-bahan tes kepada Sumber Belajar 7) Menyelenggarakan tugas-tugas lain yang dipandang perlu oleh Direktur Pendidikan

3. Bidang Operasional

1) Memberikan pelayanan umum dan teknis dengan menyusun rencana kebutuhan perlengkapan lembaga 2) Mengendalikan pemakaian fasilitas kantor seperti : listrik, telepon, kendaran dan peralatan lain yang dipandang perlu agar tercipta efisiensi secara menyeluruh 3) Mengendalikan dan memelihara kebersihan, kenyamanan, keamanan dan ketertiban lingkungan kantor

4. Bidang Keuangan

1) Menyusun dan menyiapkan Anggaran Pendapatan dan Belanja Lembaga baik rutin maupun berkala 2) Mengelola, mengendalikan, dan melaksanakan pembukuan penerimaan dan pengeluaran kantor 3) Melaksanakan pemeriksaan bon-bon barang dan kuitansi-kuaitansi pengeluaran 4) Menganalisa perkembangan deposito dan giro pada bank setiap hari 5) Menyiapkan dan membantu penyusunan laporan keuangan rutin (bulanan, triwulan dan tahunan) dan berkala kepada Direktur Pendidikan 6) Menerima dan menyiapkan uang pendaftaran/angsuran warga belajar dan selanjutnya secara berkala melaporkan kepada Direktur Pendidikan 7) Menyusun laporan penerimaan keuangan baik rutin (harian, bulanan, semester dan tahunan maupun berkala (sewaktu-waktu diperlukan) 8) Melaporkan penyediaan buku kuitansi pembayaran warga belajar. 9) Merencanakan dan mengurus uang tunai kas dari bank setiap mata anggaran dan mengevaluasi posisi keuangan untuk kepentingan efisiensi 10) Senantiasa melakukan koordinasi dengan Kepala Bagian Pendidikan dalam hal angsuran warga belajar 11) Memeriksa tagihan listrik, air bersih, koran, majalah, telepon dan setoran pajak 12) Menyiapkan laporan rutin dan berkala terhadap perkembangan keuangan

kepada atasan dan piha-pihak yang terkait setelah mendapat persetujuan dari Kepala Bagian Administrasi Umum dan Keuangan

5. Bidang Front Office

1) Menerima tamu dan pesan untuk disampaikan kepada yang bersangkutan 2) Memberi informasi kepada warga belajar atau calon warga belajar yang memerlukan dan berusaha memberikan dorongan positif 3) Mencatat karyawan yang ijin meninggalkan kantor setelah membuat buku catatan pesan, nomor telepon dan interlokal penting 4) Melaksanakan tugas lain yang berkaitan dengan bidangnya 5) Membantu kasir apabila diperlukan (merekap) 6) Membuat salinan daftar warga belajar per kelas yang akan di buka baik jam, tanggal dan bulan

c. Supervisor

Supervisor mempunyai tanggung jawab melaksanakan, mengkoordinasi dan mengendalikan kebijakan operasional lembaga dalam pelayanan jasa pendidikan komputer. Tugas :

a b c d

Mengatur jadwal kelas, sumber belajar dan asisten sumber belajar komputer Mengatur dan mengawasi praktek laboratorium komputer Menyusun dan menyiapkan bahan-bahan latihan dan ujian Bertanggungjawab atas laboratorium komputer

e

Menyiapkan laporan pelaksanaan pengajaran dan pembukaan kelas tiap bulan, semester dan tahun

f

Menyusun laporan perkembangan warga belajar dalam bentuk laporan mingguan, bulanan, catur wulan dan tahunan

g

Mengambil tindakan yang sifatnya darurat, untuk kemudian melaporkannya kepada atasan langsung

h

Melaksanakan penilaian prestasi karyawan bawahannya untuk dapat dipertimbangkan dalam penentuan jenjang kepangkatan dan skala gaji

d. Koordinator Laboratorium Komputer

a. Menjaga,